VOORWOORD

Samenwerkingsovereenkomst huurdersvereniging De Sleutel en Plavei

VOORWOORD

Huurdersvereniging De Sleutel en Plavei zetten zich in voor mensen met een huurovereenkomst van een woning van Xxxxxx. Dit gebeurt vanuit verschillende invalshoeken maar wel vanuit dezelfde intentie: het belang van de zittende en de toekomstige huurders van Xxxxxx. Alles wat de huurdersvereniging en Plavei met, dit doel voor ogen, doen vereist wederzijds vertrouwen, integriteit, zorgvuldigheid, wederzijds respect en constructief overleg. We zien elkaar als partners en we onderschrijven dezelfde normen en waarden als het gaat om onze samenwerking: we werken samen op basis van een evenwichtige relatie en structuur. Het gaat daarbij niet alleen om de principes en bepalingen van de Governancecode Woningcorporaties 2020 maar ook om de verantwoordelijkheid van de individuele betrokkenen en hun collectieven voor de eigen houding en het eigen gedrag. Xxxxx hebben een voorbeeldfunctie, er is ruimte voor reflectie en tegenspraak en er is begrip voor elkaars positie in het krachtenspel van de volkshuisvesting.

Om de samenwerking te stroomlijnen is het bestaan van een transparante, stabiele, goed functionerende en gefaciliteerde huurdersvereniging van cruciaal belang. Dit wordt door Plavei onderkend en erkend. Deze samenwerkingsovereenkomst geeft de kaders aan voor de samenwerking tussen Plavei en huurdersvereniging De Sleutel.

Xxxxxx is een toegelaten instelling in het kader van artikel 19 van de Woningwet. Voor Xxxxxx geldt het kader van de Woningwet, het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting en de Wet op het overleg huurders verhuurder. Voor Xxxxxx is het bovendien van belang dat de vijf principes van de Governancecode Code woningcorporaties 2020 zijn geborgd. Deze overeenkomst regelt dat de relatie tussen de huurdersvereniging De Sleutel en Plavei past binnen deze vijf principes en binnen de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

Op basis van de voornoemde uitgangspunten bekrachtigen huurdersvereniging De Sleutel en Plavei hun samenwerking door het aangaan van de voorliggende samenwerkingsovereenkomst.

Didam, 16 mei 2024

ARTIKEL	INHOUD	PAGINA
Artikel 1	Definities	4
Artikel 2	Doelstellingen en uitgangspunten	4
Artikel 3	Erkenning en representativiteit	5
Artikel 4	Overleg tussen huurdersvereniging De Sleutel en Plavei	5
Artikel 5	De overlegvergadering	6
Artikel 6	Overleg met Raad van Commissarissen	6
Artikel 7	Informatie van Plavei aan de huurdersvereniging	6
Artikel 8	Informatie van de huurdersvereniging aan Xxxxxx	0
Artikel 9	Financiële regeling	7
Artikel 10	Raad van Commissarissen	9
Artikel 11	Geschillenregeling	9
Artikel 12	Duur van de overeenkomst, evaluatie en wijziging	10
Bijlage	Overlegonderwerpen	12

Ondergetekenden,

Stichting Plavei, gevestigd aan de Xxxxxxxxxx 00 (0000 XX), te Didam, gemeente Montferland, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder, de heer J.B.W. ter Bogt, hierna te noemen ‘Plavei of de verhuurder’

en

de rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging, Huurdersvereniging De Sleutel, gevestigd op het adres Xxxxxx xx Xxx 00 0000XX xx ‘x-Xxxxxxxxxx, gemeente Montferland, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder(s) mevrouw X.X.X. xxx xxx Xxxx (voorzitter),

hierna te noemen ‘de huurdersvereniging’, ‘De Sleutel’; gezamenlijk met verhuurder aan te duiden als

‘partijen’;

Partijen nemen het volgende in overweging:

1. Partijen wensen nadere afspraken te maken over de uitwerking van de Wohv, de Woningwet en het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV) inzake het overleg met de huurdersvereniging;

2. Partijen erkennen dat het in wederzijds belang is dat de huurdersvereniging en verhuurder structureel met elkaar overleg voeren;

3. Deze overeenkomst heeft tot doel samenwerking, communicatie en overleg tussen de verhuurder en de huurdersvereniging zo goed mogelijk te laten verlopen;

4. De verhuurder en de huurdersvereniging streven er naar te komen tot een optimale samenwerking met respect voor elkaars standpunten en wederzijdse doelstellingen;

5. Het uitgangspunt van deze overeenkomst is de erkenning van huurdersvereniging De Sleutel als belangenbehartiger voor alle huurders/bewoners van woningen van Plavei;

6. Een huurdersorganisatie heeft sinds 1 juli 2015 een (aan de verhuurder en gemeente) gelijkwaardige positie bij het maken van de lokale prestatieafspraken;

7. Het belangrijk is dat de huurdersvereniging haar invloed uitoefent vanuit een onafhankelijke en zelfstandige positie;

8. De samenwerking heeft tot doel:

- het optimaliseren van de kwaliteit van het wonen binnen de kaders van de statuten van huurdersvereniging De Sleutel en de statuten van stichting Plavei;

- het bevorderen van een goede relatie tussen huurders en verhuurder;

- het laten aansluiten van het door de verhuurder te voeren beleid bij de behoefte van de (toekomstige) huurders;

- het bevorderen van een goede verhouding tussen de hoogte van de huur en de kwaliteit van woning en woonomgeving;

- het professionaliseren en bestendigen van de huurdersvereniging.

Komen het navolgende overeen;

Artikel 1 Definities

1.1.Huurder: natuurlijke persoon, die met betrekking tot een bepaalde woning of wooneenheid een huurovereenkomst is aangegaan met de verhuurder. Onder huurder wordt ook begrepen de medehuurder. Tevens wordt onder huurder verstaan degene die de woning met toestemming van de verhuurder huurt van een huurder die de woning van de verhuurder huurt.

1.2.Huurwoning: de woning die in eigendom of beheer is van de verhuurder.

1.3.Complex: een verzameling woningen van de verhuurder die financieel, administratief, qua bouwwijze of anderszins een eenheid vormen.

1.4.Huurdersorganisatie: de huurdersorganisatie als bedoeld in artikel 1 lid 1 onder f Wohv die als doelstelling heeft het behartigen van de belangen van de huurders op verhuurdersniveau.

0.0.Xx huurdersvereniging: Huurdersvereniging De Sleutel.

1.6.Bewonerscommissie: een groep huurders, bestaande uit door de huurders gekozen of aangewezen personen, die geacht wordt de belangen te behartigen van de huurders in (een) bepaald(e) complex(en).

1.7.Geschil: een geschil is aanwezig zodra de ene partij hiervan schriftelijk mededeling doet aan de andere partij.

1.8.Geschillencommissie: geschillencommissie zoals bedoeld in artikel 11 van deze samenwerkingsovereenkomst.

Artikel 2 Doelstellingen en uitgangspunten

1. De samenwerkingsovereenkomst is opgesteld met de doelstelling:

a) De huurdersvereniging goede mogelijkheden te bieden om de belangen te behartigen van degenen, die zij vertegenwoordigt;

b) Plavei mogelijkheden te bieden om middels het overleg de dienstverlening aan zijn huurders te optimaliseren;

c) de taken en bevoegdheden van Plavei en de huurdersvereniging te verduidelijken;

d) regels en procedures af te spreken om het overleg tussen Plavei en de huurdersvereniging te verduidelijken en te structureren om zo een goede overlegrelatie te bevorderen;

e) het bevorderen van een gelijkwaardig overleg tussen Plavei en de huurdersvereniging.

2. Plavei maakt nieuwe huurders attent op de mogelijkheid lid te worden van Huurdersvereniging De Sleutel.

3. Bij wijziging in wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving omtrent het overleg tussen huurder en Plavei, wordt de samenwerkingsovereenkomst –zo nodig– bijgesteld.

4. De huurdersvereniging werkt samen met Xxxxxx in de geest van de Governancecode Woningcorporaties 2020, zoals deze van toepassing is op Plavei. Dat betekent onder andere dat partijen hebben afgesproken dat de huurdersvereniging voor hun bestuursleden een rooster van aftreden opmaakt en dat de maximale zittingstermijn van bestuursleden wordt beperkt tot 3 aansluitende termijnen van 4 jaar. Verder betracht de huurdersvereniging maximale transparantie. Dat betekent bijvoorbeeld dat deze samenwerkingsovereenkomst door

de huurdersvereniging en door Plavei op hun websites wordt gepubliceerd.

5. De bestuursleden van de huurdersvereniging spannen zich in om hun rol zo goed mogelijk te vervullen. Dit doet zij onder andere door zich actief (bij) te scholen.

6. De samenwerking tussen Huurdersvereniging De Sleutel en Plavei is voortdurend in ontwikkeling. Deze samenwerkingsovereenkomst geeft kaders aan, maar de samenwerking kan worden gezien als een proces. Deze overeenkomst is daarbij voor beide partijen een hulpmiddel dat 1 keer per 2 jaar wordt geëvalueerd.

Artikel 3 Erkenning en representativiteit

1. Plavei erkent de huurdersvereniging als gesprekspartner voor alle onderwerpen van beheer en beleid die voor de huurders van belang kunnen zijn onder voorwaarde dat:

a) de huurdersvereniging alle huurders van woningen van Xxxxxx (overeenkomstig de definitie in artikel 1 lid 1 van deze overeenkomst) in staat stelt lid te worden van Huurdersvereniging De Sleutel;

b) het bestuur van de huurdersvereniging wordt gekozen of aangewezen door en uit de leden die zij vertegenwoordigt;

c) de huurdersvereniging de leden op de hoogte houdt van haar activiteiten en hen betrekt bij haar standpuntbepaling;

d) de huurdersvereniging tenminste één maal per jaar een vergadering uitschrijft voor de leden, waarin zij verantwoording aflegt van haar activiteiten in het verstreken jaar en haar plannen bespreekt voor het eerstvolgende jaar en deze vaststelt;

e) de huurdersvereniging zich inspant om zoveel mogelijk huurders in haar werkgebied te motiveren zich bij haar aan te sluiten. Ze streeft naar een zo groot mogelijk aantoonbaar draagvlak;

f) de huurdersvereniging streeft naar pluriformiteit in de samenstelling van haar bestuur;

g) de huurdersvereniging kent een bestuur van maximaal 7 natuurlijke personen, conform hetgeen is bepaald in haar statuten.

Artikel 4 Het overleg tussen Plavei en de huurdersvereniging

1. Plavei en het bestuur van Huurdersvereniging De Sleutel voeren regelmatig overleg over alle onderwerpen die voor de huurders en de huurdersvereniging van belang zijn.

2. Het zwaartepunt van het overleg met het bestuur van de huurdersvereniging ligt bij de onderwerpen die betrekking hebben op het collectief huurdersbelang.

Artikel 5 De overlegvergadering

1. Xxxxxx wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door de directeur-bestuurder of een door hem aangewezen persoon, al dan niet vergezeld van één of meer functionarissen van Plavei.

2. De huurdersvereniging wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door ten minste twee van haar bestuursleden.

3 Het overleg tussen Plavei en de huurdersvereniging vindt periodiek plaats, tenminste vier maal per jaar, tenzij partijen tussentijds anders overeenkomen.

4 Indien het onderwerp een spoedeisend karakter heeft, kunnen partijen overeenkomen een tussentijdse vergadering bijeen te roepen.

5 De directeur-bestuurder van Plavei of een door hem gemandateerd persoon fungeert als voorzitter van de vergadering. Het voorzitterschap kan ook bij toerbeurt worden vervuld door de voorzitter van de huurdersvereniging; hierover maken partijen een werkafspraak.

6 De datum en agenda van het overleg worden door de huurdersvereniging en Plavei gezamenlijk en in overleg bepaald.

7 Het verslag van de overlegvergadering wordt opgesteld door de huurdersvereniging. Bij het verslag zal een afsprakenlijst met afhandelingstermijnen worden gevoegd. Het verslag en de afsprakenlijst kan ook bij toerbeurt worden gemaakt door Plavei; hierover maken partijen een werkafspraak. Het verslag en de afsprakenlijst worden binnen drie weken na afloop van de vergadering aan de deelnemers toegezonden. Het verslag zal in het volgende overleg ter vaststelling worden voorgelegd.

Artikel 6 Overleg met Raad van Commissarissen

1. Eén maal per jaar vindt een informeel overleg plaats, tussen de Raad van Commissarissen van Plavei en een vertegenwoordiging van het bestuur van Huurdersvereniging De Sleutel.

2. Het onder 6.1 bedoelde overleg heeft een overwegend meningvormend karakter.

Artikel 7 Informatie van Plavei aan de huurdersvereniging

1. Xxxxxx informeert de huurdersvereniging over onderwerpen van beleid en beheer, die voor huurders en de huurdersvereniging van belang kunnen zijn.

2. De informatieverstrekking van Xxxxxx aan de huurdersvereniging omvat in elk geval informatie over de volgende onderwerpen:

a) verordeningen, reglementen en statuten die gelden ten aanzien van Xxxxxx;

b) beschikkingen, besluiten en algemene beleidsinformatie op het gebied van de volkshuisvesting van de gemeente, samenwerkingsverbanden van overheden en/of woningcorporaties, die voor de gezamenlijke huurders en bewoners van Plavei van belang zijn;

c) het jaarverslag, inclusief het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening;

d) de begroting, inclusief de financiële meerjarenprognoses van Xxxxxx;

e) het jaarlijkse programma van uit te voeren onderhouds- en verbeteringsprojecten;

f) het voorraadbeleid;

g) relevante stukken met betrekking tot het te voeren huurprijsbeleid van Plavei;

h) andere beleids(voorbereidende)stukken en besluiten, die voor de huurdersvereniging van belang kunnen zijn, voor zover die het algemeen belang van Plavei niet schaden.

3. De verhuurder kan besluiten bepaalde informatie (nog) niet te verstrekken wanneer het bedrijfsbelang zich daartegen verzet. Vertrouwelijke stukken dienen als dusdanig behandeld te worden. Stukken zijn in de basis vertrouwelijk, tenzij uit de aard van de stukken blijkt dat dat niet het geval is of gevraagd of ongevraagd door Xxxxxx is vermeld dat de stukken niet vertrouwelijk zijn.

4. De huurdersvereniging heeft naast informatierecht, gekwalificeerd adviesrecht en instemmingsrecht ten aanzien van bepaalde onderwerpen. In de bijlage van deze overeenkomst is aangegeven met betrekking tot welke onderwerpen van beleid en beheer Huurdersvereniging De Sleutel welke rechten heeft.

5. Gekwalificeerd adviesrecht:

a) de huurdersvereniging kan Plavei te allen tijde, gevraagd en ongevraagd, adviseren over alle onderwerpen van beleid en beheer.

b) Xxxxxx reageert schriftelijk binnen twee weken na ontvangst op een schriftelijk uitgebracht advies.

1) Indien Plavei advies vraagt aan de huurdersvereniging

dient dit schriftelijk te gebeuren.

2) De huurdersvereniging dient binnen zes weken schriftelijk of per email te reageren op een verzoek om advies van Xxxxxx.

3) Op een door de huurdersvereniging uitgebracht schriftelijk advies zal

Plavei, indien zij het advies geheel of gedeeltelijk niet volgt, binnen 14 dagen na ontvangst van het advies schriftelijk haar redenen daarvoor mededelen.

6. Instemmingsrecht:

Plavei zal over genoemde onderwerpen geen besluit nemen, dan wel tot uitvoering overgaan, alvorens daarover overeenstemming is bereikt met de huurdersvereniging. De huurdersvereniging dient binnen vier weken te reageren op een verzoek om instemming van Xxxxxx.

Wanneer Xxxxxx nalaat, op basis van een aan haar verwijtbare oorzaak, het instemmingsrecht toe te passen, is het besluit vernietigbaar.

Artikel 8 Informatie van de huurdersvereniging aan Plavei

1. De huurdersvereniging zal tenminste de volgende schriftelijke informatie ter beschikking stellen aan Plavei:

a) de statuten en de reglementen van de huurdersvereniging;

b) de namen, adressen, emailadressen, telefoonnummers van de bestuursleden;

c) het jaar(activiteiten)verslag; zo spoedig mogelijk maar uiterlijk 30 juni van het daaropvolgende jaar;

d) de jaarrekening van het voorgaande jaar; zo spoedig mogelijk maar uiterlijk 30 juni van het daaropvolgende jaar;

e) zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op 1 november van het voorafgaande jaar wordt het werkplan en begroting voor het komend jaar aan Xxxxxx voorgelegd;

f) een door de leden goedgekeurd jaarverslag van het afgelopen jaar; dit kan een samentrekking zijn van c en d;

2. De huurdersvereniging kan Xxxxxx te allen tijde adviseren over alle onderwerpen van beleid en beheer.

Artikel 9 Financiële regeling

1. Overwegende de Woningwet en de Wet op het Overleg Huurders Verhuurder onderkennen partijen dat de vrijwillige functie van bestuurslid van een huurdersvereniging van de individuele leden een serieuze inspanning vergt op de gebieden beschikbaarheid, inzet, tijdsinvestering, kennis en kennisontwikkeling. Dit uitgangspunt vormt de basis voor de in deze samenwerkingsovereenkomst overeengekomen bestuursbijdrage zoals bepaald in artikel 13 lid c.

2. Plavei wil verantwoording afleggen over de door haar bestede middelen. Daarom is het van belang dat deze samenwerkingsovereenkomst openbaar wordt gemaakt. Dit gebeurt door beide partijen; zij plaatsen onafhankelijk van elkaar een exemplaar van de meest recente ondertekende overeenkomst voor iedereen ter inzage op hun internetsite.

3. Plavei vergoedt, stimuleert en ondersteunt de huurdersvereniging in de kosten die rechtstreeks samenhangen met, en die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor, het uitvoeren van haar taken. Onder deze kosten worden mede de kosten van scholingsactiviteiten begrepen.

4. Het door Plavei ter beschikking gestelde bedrag zal door de huurdersvereniging besteed worden aan:

a) (mede)financiering van de organisatie en de activiteiten van de eigen huurdersvereniging;

b) financiering van benodigdheden, denk aan papier, reproductie, portokosten, tablet/laptop/printer en dergelijke;

c) financiering van (externe) deskundige ondersteuning en advisering (onder meer organisatorisch, beleidsmatig, juridisch en bouwkundig);

d) financiering van een opleidingsprogramma voor bestuursleden van de huurdersvereniging;

e) financiering van contributie aan regionale en/of landelijke bewonersorganisaties;

f) vergoedingen aan de bestuursleden.

5. De jaarbijdrage van Xxxxxx aan de huurdersvereniging zal in vier evenredige delen voorafgaand aan de start van ieder nieuw kwartaal ter beschikking gesteld, mits is voldaan aan lid 8 en lid 9 van dit artikel 9.

6. Xxxxxx ontvangt zo spoedig mogelijk vooraf aan elk begrotingsjaar, uiterlijk op 1 november, de begroting van de huurdersvereniging.

7. Indien Plavei van mening is dat de door haar ter beschikking te stellen gelden niet overeenkomstig deze overeenkomst zullen worden besteed, deelt Xxxxxx dit de huurdersvereniging zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de begroting, mee.

8. De huurdersvereniging legt jaarlijks aan de bij haar - als leden - aangesloten huurders zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar, verantwoording af over de besteding van de contributie en het door Plavei beschikbaar gestelde bedrag.

9. De huurdersvereniging legt jaarlijks zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar, middels een jaarverslag verantwoording af over de gemaakte kosten en de besteding van de door de verhuurder beschikbaar gestelde middelen. Deze uitgaven worden ter kennisgeving van de verhuurder gebracht, een en ander overeenkomstig artikel 8 lid 1 sub c en sub d van deze samenwerkingsovereenkomst.

10. Indien de gelden niet overeenkomstig deze overeenkomst zijn besteed, kan Xxxxxx na overleg met de huurdersvereniging besluiten de aldus bestede gelden als onverschuldigd betaald beschouwen.

11 Indien de huurdersvereniging kan aantonen dat de kosten, die moeten worden

gemaakt om de positie van de huurdersvereniging te waarborgen en/of te versterken, hoger zijn dan de gegenereerde inkomsten, en wanneer aanvullend ook het reservefonds van de huurdersvereniging ontoereikend is, kan Plavei voor de dekking van deze kosten, naast het onder het derde lid van artikel 9 bedoelde bedrag, een extra bijdrage verstrekken. Een besluit om een extra bijdrage te verstrekken is uitsluitend aan het bestuur van Plavei.

12. De contributie van de leden van de huurdersvereniging bedraagt €0,50 per maand (prijspeil 1 juli 2022). De contributiebetaling van de leden aan de huurdersvereniging geschiedt via Plavei. De huurdersvereniging bepaalt het tarief jaarlijks in een algemene ledenvergadering. Het tarief voor het lidmaatschap van de huurdersvereniging blijft gedurende de periode tussen 1 juli 2022 en 1 juli 2024 ongewijzigd.

13. De financiële bijdrage van Xxxxxx aan de huurdersvereniging kent verschillende elementen:

a) Plavei betaalt een bedrag per VHE per jaar. Dit bedrag wordt voor 2022 vastgesteld op €6,40, uitgangspunt is de normering van de Woonbond en 4200 VHE van Plavei (bron Plavei jaarplan 2020). De hoogte van deze bijdrage wordt gedurende de periode tussen 1 juli 2022 en 1 juli 2024 niet verhoogd.

b) Plavei betaalt Huurdersvereniging De Sleutel jaarlijks een bijdrage die gelijk is aan de opbrengst van de contributie van haar eigen leden in dat jaar. Dit conform hetgeen is vastgelegd in artikel 9 lid 12 van deze samenwerkingsovereenkomst.

c) Het bestuur van de huurdersvereniging bestaat uit maximaal 7 natuurlijke

personen. Per bestuurslid betaalt Xxxxxx een vrijwilligersvergoeding van €2.100,- per kalenderjaar (peildatum 1 juli 2024). De maximale bestuursvergoeding van Plavei per bestuurslid volgt de richtlijn van de Belastingdienst.

d) Overschotten op de jaarlijkse begroting van de huurdersvereniging, blijkend uit de verantwoording die door de huurdersvereniging wordt afgelegd in het kader van artikel 9 lid 8 en lid 9 van deze samenwerkingsovereenkomst, kunnen tot een cumulatief maximum van €10.000,- worden aangewend voor het vormen van een reservefonds. Wanneer de reserve oploopt tot boven een cumulatief maximum van

€10.000,- wordt het meerdere gebruikt door de huurdersvereniging ten behoeve van financiering van haar begrotingsactiviteiten. Een overschot bovenop de reserve wordt door Xxxxxx in mindering gebracht op het uit te betalen jaarbedrag conform hetgeen is bepaald in artikel 9 lid 5 van deze samenwerkingsovereenkomst.

Artikel 10 Raad van Commissarissen

1. De huurdersvereniging is bevoegd om (gezamenlijk met andere huurdersverenigingen binnen het werkgebied van Plavei waarmee Plavei een samenwerkingsovereenkomst heeft afgesloten), op basis van unanimiteit in de Raad van Commissarissen van Plavei één (of meer) bindende voordracht(en) uit te brengen. Het feitelijke aantal voordrachten volgt overeenkomstig het bepaalde in artikel 30 lid 9 van de Woningwet uit de keuzes over het aantal commissarissen zoals deze worden gemaakt door de Raad van Commissarissen van Plavei en zoals deze zijn vastgelegd in het laatst vastgestelde reglement van de Raad van Commissarissen van Plavei.

2. Het is niet toegestaan dat leden van de Raad van Commissarissen van verhuurder tevens lid zijn van het bestuur van de huurdersvereniging.

3. Bij de voordracht wordt door de huurdersvereniging gehandeld met inachtneming van de Governancecode Woningcorporaties 2020.

Artikel 11 Geschillenregeling

1. Geschillen die voortvloeien uit de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van deze overeenkomst kunnen alleen schriftelijk gemotiveerd worden voorgelegd aan een geschillencommissie.

2 Doel van de geschillenregeling is het beslechten van geschillen buiten een bevoegde rechterlijke instantie om.

3 Partijen zijn gehouden aan de uitspraak van de geschillencommissie, tenzij één van de partijen zwaarwegende motieven heeft om daarvan af te wijken. Partijen zullen in een dergelijk geval eerst in overleg treden voor zij stappen nemen.

4. Binnen twee weken nadat het geschil schriftelijk is gemeld aan de andere partij wordt de geschillencommissie geïnstalleerd.

5. De geschillencommissie bestaat uit drie leden. Eén lid wordt benoemd door Xxxxxx, één lid door de huurdersvereniging. Het derde lid wordt door partijen in gezamenlijk overleg en met wederzijds goedvinden benoemd. De voorzitter van de geschillencommissie wordt door de leden van de commissie in onderling overleg aangewezen.

6. Medewerkers, directeur-bestuurder en de leden van de Raad van Commissarissen van Plavei of leden van een huurdersvereniging kunnen geen deel uitmaken van de geschillencommissie. Personen, waarvan verwacht wordt dat op basis van hun functie de onafhankelijkheid of zuiverheid van de arbitrage geschaad kan worden, worden eveneens uitgesloten van het

lidmaatschap van de geschillencommissie.

7. De geschillencommissie heeft recht op inzage in alle informatie van partijen die betrekking heeft op het geschil en behandelt het geschil op basis van hoor en wederhoor.

8. De geschillencommissie stelt de partijen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk zes weken na instelling van de commissie, in kennis van haar beslissing.

9. De geschillencommissie doet schriftelijk uitspraak. De uitspraak wordt toegezonden aan partijen. De uitspraak is zodanig gemotiveerd, dat de belangrijkste overwegingen daaruit zijn af te leiden. De uitspraak wordt binnen 4 maanden gedaan na start van de geschillencommissie. De uitspraak is voor partijen bindend.

10. De kosten van de geschillencommissie komen voor rekening van de partij die in het ongelijk wordt gesteld, tenzij de geschillencommissie anders beslist.

11. De bij het geschil betrokken partijen zullen het geschil, zolang het geschil in behandeling is bij de geschillencommissie, niet voorleggen aan een bevoegde rechterlijke instantie, tenzij er sprake is van een spoedeisend belang.

12. Indien partijen niet tot overeenstemming komen over het te benoemen onafhankelijke lid, dan kan het geschil eveneens aan de huurcommissie of de (gewone) bevoegde rechter worden voorgelegd. Partijen kunnen ook in andere situaties overeenkomen dat het geschil niet aan de geschillencommissie, maar eveneens aan de huurcommissie of de (gewone) bevoegde rechter worden voorgelegd.

Artikel 12 Duur van de overeenkomst, evaluatie en wijziging

1. Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking met ingang van de dag van ondertekening (door beide partijen) van de overeenkomst.

2. Partijen kunnen deze overeenkomst opzeggen. Eenzijdige opzegging geschiedt schriftelijk en gelet op de inhoud en strekking van deze overeenkomst met redenen omkleed en inachtneming van een opzegtermijn van minimaal drie maanden. De opzeggingstermijn voor Plavei is drie maanden indien de huurdersvereniging niet voldoet aan de eisen van artikel 1 lid 1 onder f van de wet overleg huurders verhuurder.

3. Voordat partijen deze overeenkomst conform het vorige lid opzeggen, zal er overleg tussen partijen plaatsvinden.

4. Deze overeenkomst kan worden gewijzigd als partijen hierover overeenstemming hebben bereikt. De wijziging(en) word(t)(en) schriftelijk vastgelegd en ondertekend door partijen.

5. Conform artikel 2 lid 6 wordt deze overeenkomst en de aard en inhoud van het overleg tussen partijen 1 keer per 2 jaar geëvalueerd.

6. Onderwerpen van evaluatie zijn in ieder geval (maar niet gelimiteerd) de volgende thema’s:

a) de stabiliteit, continuïteit en professionaliteit van huurdersvereniging De Sleutel;

c) de toereikendheid van de bestuursbijdrage zoals benoemd in artikel 9 lid 13 sub c;

d) de noodzakelijke bestuursomvang;

e) de effectiviteit, transparantie, efficiency en kosten van de wijze waarop De Sleutel en Plavei samenwerken.

Aldus in tweevoud overeengekomen te Didam, op 16 mei 2024

Stichting Plavei,

de heer J.B.W. xxx Xxxx, directeur/bestuurder en

Huurdersvereniging De Sleutel, mevrouw X.X.X. xxx xxx Xxxx, voorzitter

Bijlage: Overlegonderwerpen

In het hierna volgende overzicht wordt aangegeven over welke onderwerpen de huurdersvereniging informatierecht (I), gekwalificeerd adviesrecht (A) of instemmingsrecht (S) heeft, zoals bedoeld is in artikel 7 van de samenwerkingsovereenkomst tussen Plavei en huurdersvereniging De Sleutel.

	Onderwerp	Bevoegdheid
A	Algemeen
1	Volkshuisvestingsplan/ondernemingsplan	A
2	De beoogde inhoud van prestatieafspraken met de gemeente meerdere gemeenten in geval van onderhandelingen over zulke prestatieafspraken	A
3	Fusie als bedoeld in artikel 309 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van de corporatie (art. 53 Woningwet)	S
4	Het aangaan van een verbinding tussen verhuurder en een andere rechtspersoon of vennootschap, als bedoeld in artikel 21 van de Woningwet	S
5	Jaarverslag	I
B	Onderhoud en verbetering woningen
1	Strategisch voorraadbeheer	A
2	Beleid en procedure met betrekking tot planmatig (groot)onderhoud en woningverbetering	A
3	Jaarlijkse onderhoudsplanning	A
4	Meerjarenprogramma en –begroting planmatig onderhoud	A
5	Uitgangspunten van beleid bij melding, uitvoering en controle reparatieverzoeken (maken van afspraken wat voor rekening Plavei respectievelijk huurder is)	A
C	Leefbaarheid en woonomgeving
1	Algemeen beleid met betrekking tot leefbaarheid, onderhoud en verbetering woonomgeving	A
D	Servicekosten
1	Wijziging in de vaststelling van het servicekostenbeleid (i.c. verplichte kosten voor huurder gerelateerd aan woning en woonomgeving)	S
E	Woonruimteverdeling en verhuur van woningen
1	Standaard huurovereenkomst en bijbehorende voorwaarden van woningen en garages	A
2	Procedure met betrekking tot het aangaan en beëindigen van de huurovereenkomst	A
3	Woonruimteverdelingsbeleid, niet passend binnen de landelijke regelgeving en voor zover niet regionaal geregeld	A

	Huurprijzenbeleid
1	Jaarlijkse huurverhoging incl. huurverhogingspercentage c.q. huurbeleidsplan	A
2	Huurprijzenbeleid met betrekking tot: • Differentiatie • Geriefsverbetering • Mutatie • Woningverbetering	A
G	Mutatie- en opleveringsbeleid
1	Beleid met betrekking tot zelf aangebrachte voorzieningen	A
H	Sloop en vervangende nieuwbouw
1	Algemeen nieuwbouwbeleid	A
2	Sociaal Plan	A
I	Participatiebeleid
1	Vaststelling en wijziging samenwerkingsovereenkomst tussen Plavei en huurdersvereniging De Sleutel	S
2	Wijziging statuten Plavei, voor zover het gaat om de huurdersparticipatie	S
3	Voordracht RvC lid Plavei	S
J	Verkoop van woningen
1	Algemeen beleid, uitgangspunten en voorwaarden	A
K	Wonen en zorg
1	Algemeen beleid, uitgangspunten en voorwaarden	A
2	Programma van eisen bij nieuwbouw voor ouderen	A
L	Regionale Geschillencommissie
1	Vaststelling en wijziging reglement	A
2	Rapportage aantal en soorten klachten	A
3	Klachtenafhandeling door commissie en corporatie	A