Artikel 1
Artikel 1
Begripsomschrijving, dit reglement verstaat onder:
a. De wet: Alle toepasselijke wetgeving binnen het Koninkrijk der Nederlanden.
b. Care to Coach BV: Rechtspersoon welke uitvoering geeft aan de dienstverlening van de organisatie.
c. Curator bewindvoerder en/of mentor: Een natuurlijke of rechtspersoon welke door een rechtbank is aangesteld als curator, beschermingsbewindvoerder of mentor conform BW 1.
d. Onder, curatele, bewind of mentorschap gestelde: Natuurlijk persoon welke door de rechtbank op grond van titel 19 Boek 1 Bw. Onder, curatele, beschermingsbewind of mentorschap is geplaatst.
e. Dienstverlening: Alle diensten die Care to Coach BV uitvoert voor curatele, beschermingsbewind, mentorschap en inkomensbeheer ten behoeve van haar cliënten.
f. Personeelslid: Natuurlijk persoon waarmee Care to Coach BV een contract heeft gesloten om als werknemer/medewerker/stagiair uitvoering te geven aan de dienstverlening.
g. Client: Natuurlijk persoon waaraan Xxxx to Coach BV haar dienstverlening aanbiedt.
h. Crediteur: Natuurlijke of rechtspersoon welke een vordering heeft op: de cliënt, die onder curatele, waarvan het inkomen en zorg wordt beheerd, waarvan het inkomen wordt beheerd, de onder bewind gestelde waarvan het inkomen wordt beheerd of mentorschap waarvan de zorg wordt behartigd.
i. Registratie: Alle verzamelde en vastgelegde gegevens volgens het verwerkingsregister van Care to Coach BV.
Artikel 2
Het doel van de registratie is het vastleggen, bewaren en bewerken van gegevens, zodat de dienstverlening zoals omschreven in titel 19 Boek 1 Bw. met betrekking tot curatele, beschermingsbewind en mentorschap, schuldhulpverlening als beschreven in artikel 48 WCK., of het beheer van inkomen, kan worden uitgevoerd.
Artikel 3
De persoonsregistratie heeft alleen betrekking op personen waarbij door een werknemer van Care to Coach BV de dienstverlening wordt uitgevoerd.
Artikel 4
De persoonsregistratie bevat alle persoonlijke gegevens van de persoon welke noodzakelijk zijn voor de dienstverlening van Care to Coach BV. De gegevens hebben betrekking op geboortedatum en plaats, voor- en achternamen, Burgerservicenummer, familiebetrekkingen, inkomsten en uitgaven, arbeidsbetrekkingen en alle overige gegevens die van belang zijn om een deugdelijke, adequate en volledige uitvoering van de dienstverlening mogelijk te maken.
Artikel 5
De in het voorgaande artikel 4 bedoelde gegevens worden verkregen door informatie van:
• de cliënt(en)
• de schuldenaar
• familie en verwanten
• de persoon wiens inkomen wordt beheerd
• werkgevers
• belastingdienst
• rechtbank
• uitkeringsinstanties
• crediteuren
• banken
• borgen
• zorg- en hulpverleningsinstellingen
Artikel 6
Eindverantwoordelijk voor de persoonsregistratie is de directeur / bestuurder van Care to Coach BV. Eventueel delegeert deze persoon de verstrekking van de gegevens binnen Care to Coach BV aan werkzame personeelsleden en zorgen ervoor dat de bepalingen van dit reglement in acht worden genomen.
Artikel 7
Rechtstreeks toegang tot de gegevens hebben (werknemer/medewerker/stagiair):
• het management
• de teamleider
• de kwaliteitsmedewerker
• de curator
• de (assistent) bewindvoerder(s)
• de mentor(en)
• de administratief/facilitair medewerkers
• stagiaires van Care to Coach BV
• de externe salarisadministrateur, boekhouder, Office IT en de accountant die belast zijn met het vaststellen van de financiële positie van de onderneming.
Artikel 8
De registratie is uitsluitend toegankelijk op de volgende gegevens:
• dossiernummer
• initialen voorvoegsels naam van de schuldenaar
• toelatingsdatum
• burgerservicenummer
• dossierbeheerder.
Artikel 9
Care to Coach BV is verplicht aan de volgende organisaties of personen gegevens te verstrekken:
• Rechtbanken, Gerechtshoven en de Hoge Raad der Nederlanden;
• andere bij de dienstverlening betrokken personen op de griffie sector kanton;
• andere, van rechtswege door de uitvoering van de dienstverlening;
• geconfronteerde personen of organisaties.
Care to Coach BV kan, indien er een kennelijk belang voor cliënt is, informatie verstrekken aan:
• werkgevers
• uitkeringsverstrekkers
• woningbouwverenigingen
• energieleveranciers
• belastingdienst
• crediteuren
• schuldhulpverleners of WSNP-bewindvoerders
• andere zorg- en hulpverlenende instellingen.
Het verstrekken van deze informatie door Care to Coach BV heeft plaats op basis van het in Nederland geldend recht. Dit alles ten behoeve van de cliënt voor zover niet strijdig met de Wet Persoonsregistratie.
Artikel 10
Het verstrekken van informatie aan personen en instanties buiten de genoemde in artikel 9, vindt slechts plaats door middel van een door de cliënt getekende volmacht.
Artikel 11
De opgenomen registraties worden door Care to Coach BV uit de persoonsregistratie verwijderd:
• indien gegevens niet meer nodig zijn voor de uitvoering van de dienstverlening;
• papieren archief zeven jaar nadat het beschermingsbewind of het budgetbeheer is beëindigd;
• digitaal archief zeven jaar nadat het beschermingsbewind of het budgetbeheer is beëindigd;
• na een opdracht van de met uitvoering belaste Rechtbank.
• op verzoek van de betreffende cliënt, mits niet in strijd met de dienstverlening van Care to Coach BV
Artikel 12
Ter beveiliging van de persoonsregistratie treft Care to Coach BV organisatorische maatregelen welke onder andere omvatten:
• wachtwoordbeveiliging voor het inloggen op server en werkstations;
• wachtwoordbeveiliging op de op persoonsregistratie gerichte software;
• gecodeerde data verzending op virtual private network;
• het installeren van antivirussoftware, een firewall en anti- spyware programmatuur.
Artikel 13
Cliënten hebben ten alle tijde inzage in zijn of haar dossier. Hierbij is er inzage in de bankgegevens door middel van een klantenrapportage welke maandelijks
wordt verstrekt. Betreffende persoon kan zich, voor meer informatie wenden tot het telefonisch spreekuur of vragen stellen per email.
Verzoeken van derden om inzage in de registratie kunnen worden ingediend bij hoge uitzondering en na schriftelijk toestemming van cliënt bij het management van Care to Coach BV. Deze zullen van de verzoeker verlangen dat die zich legitimeert, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker. Dergelijke verzoeken zullen daar waar nodig worden geverifieerd bij de cliënt van Care to Coach BV.
Artikel 14
In verband met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), welke in werking zal treden op 25 mei 2018 is het noodzakelijk een register op te stellen waarin wordt vermeld welke gegevens er worden verwerkt en met welke organisaties deze gegevens worden gedeeld. Dit register kan worden opgevraagd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Care to Coach BV beschikt over dit register per 25 mei 2018.
Artikel 15
De persoonsregistratie bevindt zich ten kantore van Care to Coach BV en vervangt alle hiervoor gepubliceerde privacyreglementen van Care to Coach BV.
Aldus opgemaakt te Leeuwarden, 25 mei 2018, versie 1.1.
Afgegeven bij intake en getekend voor ontvangst en gezien op afspraken formulier Care to Coach bv :
De client