Offerte-uitvraag voor onderzoek naar en advies voor een organisatiemodel / businesscase. Inleiding
Offerte-uitvraag voor onderzoek naar en advies voor een organisatiemodel / businesscase.
Inleiding
De vier gemeenten in de Kop van Noord-Holland: Den Helder, Hollands Kroon, Schagen en Texel, willen een integrale uitvoering van het werkgerelateerde deel van de Participatiewet, de Wet Sociale Werkvoorziening, Beschut werken en de dienstverlening aan werkgevers.
In de afgelopen jaren zijn documenten opgesteld waarin de uitgangspunten voor uitvoering zijn aangegeven. Deze documenten zijn bijgevoegd om een indruk te krijgen van het vraagstuk waar een oplossing voor gezocht wordt.
Binnen de samenwerking neemt Texel en het daar gevestigde Sw-bedrijf de Bolder een eigenstandige plaats in. Xxxxx werkt samen bij de uitvoering van de werkgeversdienstverlening in het Werkgeversservicepunt, maar heeft geen binding met de uitvoering van de Wsw en Beschut werken van de drie gemeenten die in dat verband samenwerken in de Gemeenschappelijke Regeling Gesubsidieerde Arbeid (GrGa) en met Noorderkwartier N.V.
Het Portefeuillehoudersoverleg Sociaal Domein Kop van Noord-Holland (PHO) heeft in haar vergadering van 7 juli 2016 besloten om de bestuurlijke aansturing en de uitvoering regionaal en integraal te organiseren.
In deze vergadering van de portefeuillehouders werden drie onderwerpen aangegeven die om nader onderzoek en uitwerking vragen:
1. Op korte termijn de werkzaamheden van het Werkgeversservicepunt integreren en onder één functionele aansturing brengen; dit is inmiddels uitgevoerd;
2. Er dient onderzoek gedaan te worden naar de juridische, organisatorische en financiële vormgeving die past bij de schets van het organisatiemodel (zie bijlage). Daaraan dient een advies over de procedure van wijziging van de huidige organisatiestructuur naar de nieuwe gekoppeld te worden, waarin alle te verwachten gevolgen in beeld gebracht worden
3. Met de schets als uitgangspunt dienen de verschillende bedrijven (Wsw/Beschut werken, Werkgeversservicepunt, Re-integratiebedrijf en Commerciële activiteiten) ingericht te worden ten behoeve van de uitvoering van de Participatiewet. Dit onderdeel is gedeeltelijk functioneel. Alle onderdelen zullen in de nieuwe organisatiestructuur een definitieve plaats krijgen.
Vraagstelling van deze offerte
Het Portefeuillehoudersoverleg Sociaal Domein heeft op 7 juli 2016 besloten om de opdrachtverlening voor te bereiden die zal leiden tot een onderzoek naar een organisatiemodel / businesscase voor integrale uitvoering van het werkgerelateerde deel van de Participatiewet, inclusief de Wet Sociale Werkvoorziening en het nieuwe Beschut werken. Hier gaat een offertetraject aan vooraf.
Doel en resultaat van de te verlenen opdracht:
- Er wordt een businesscase aangereikt die aan de juridische en bedrijfseconomische vereisten voldoet, waarin de vier gemeenten de taken op grond van de Participatiewet optimaal kunnen uitvoeren en zij samenwerken in een organisatiemodel om integraal uitvoering aan het werkgerelateerde deel van de
Participatiewet te kunnen geven, waarbij zoveel als mogelijk gebruik wordt gemaakt bestaande infrastructuur.
- De businesscase formuleert hoe de voorgestelde organisatie financieel wordt ingericht en waarbij antwoord gegeven wordt op vragen welk financiële (verdien)model de basis vormt, wie in dat model bijdraagt en met welke rechten en plichten, hoe de interne verantwoordingsstructuur vorm krijgt, hoe de beginbalans is, welke investering worden voorzien enz.
- De businesscase formuleert hoe de voorgestelde organisatie organisatorisch wordt ingericht en waarbij antwoord wordt gegeven op vragen hoe de aansturing is geregeld, welke competenties, functies en formatie de organisatie nodig heeft, hoe verhouden de verschillende bestuurlijke en ambtelijke gremia zich tot elkaar enz.
- De businesscase formuleert hoe de voorgestelde organisatie juridisch wordt ingericht en waarbij antwoord wordt gegeven op vragen welke juridische vorm de best toepasbare is, welke mandaten zijn beschikbaar om in de bedrijfsvoering snel en adequaat te kunnen reageren, waar komt de democratische en politieke verantwoordelijkheid voor de publieke middelen tot uitdrukking enz.
- Naast het leveren van de bovenstaande elementen omvat de opdracht ook het leveren van een advies over de procedure waarop de herstructurering van de huidige organisaties (drie gemeenten en Noorderkwartier N.V.) naar de nieuwe organisatie gerealiseerd wordt op de onderdelen zoals die hiervoor zijn benoemd (financieel, organisatorisch en juridisch).
- De businesscase geeft inzicht in de meerwaarde van de nieuw te vormen organisatiestructuur ten opzichte van de situatie die we achter ons laten, met name in termen van kosten en baten, opbrengst en effect voor de doelgroepen die de businesscase wil bedienen.
- De businesscase bevat al datgene u nuttig en nodig acht vanuit uw expertise met het onderwerp.
Opdrachtgever
Het Managementoverleg Sociaal Domein is gemandateerd opdrachtgever namens het Portefeuillehoudersoverleg Sociaal Domein.
Het Managementoverleg heeft de Task Force Werkbedrijf ingesteld. De voorzitter van deze Task Force is de gesprekspartner voor de opdrachtnemer gedurende het onderzoek en uitbrengen van het advies.
Opdrachtresultaat
Opdrachtnemer levert uiterlijk 15 december 2016 het resultaat van de opdracht aan de ambtelijk opdrachtgever.
Op basis van besluitvorming door de 4 gemeenten wordt het vervolgtraject voor herstructurering uitgewerkt. Dit is een vervolgopdracht die mogelijk door dezelfde opdrachtnemer uitgevoerd kan worden.
Beschrijving werkwijze en dienstverlening
U wordt gevraagd aan te geven op welke wijze u uitvoering gaat geven aan deze opdracht. Hiervoor geeft u antwoord op de volgende vragen:
1. Hoe wordt deze opdracht uitgevoerd?
2. Hoe zorgt u voor afstemming met de opdrachtgever en de Task Force?
3. Hoe zorgt u er voor dat het advies dat u uitbrengt, draagvlak vindt bij de betrokken partijen?
4. Hoe gaat u rapporteren over de voortgang van het project?
5. Hoe garandeert u dat de werkzaamheden gecontinueerd worden indien u afwezig bent?
Keuze projectleider
De keuze van de opdrachtgever is sterk afhankelijk van de inzet en kwaliteiten van de kandidaat projectleider, die deze opdracht gaat uitvoeren. Wij vragen de kandidaat, naast zijn CV, zich in een brief aan ons voor te stellen, en ons duidelijk te maken wat zijn meerwaarde is en welke motivatie hij heeft om deze opdracht uit te voeren.
De projectleider heeft aantoonbare ervaring binnen dit werkterrein en op het gebied van gemeentelijke samenwerking.
In te zetten projectleider
1. De opdrachtnemer stelt één projectleider aan. Deze is namens de opdrachtnemer verantwoordelijk voor het gehele project. Deze projectleider is het aanspreekpunt voor opdrachtgever, Task Force en andere belanghebbenden.
2. De projectleider van opdrachtnemer is gekwalificeerd en heeft minimaal 5 jaar ervaring als zelfstandig projectleider in grootschalige projecten op het werkvlak met de in de offerteaanvraag beschreven werkzaamheden en voor een overheidsopdrachtgever.
3. Indien de externe projectleider van opdrachtnemer afwezig is, door welke reden dan ook, zal door opdrachtnemer een kwalitatief minimaal vergelijkbare kandidaat ingezet worden die deze projectwerkzaamheden (uiterlijk 2e dag van afwezigheid) zal overnemen voor de duur van de afwezigheidperiode.
4. Als er sprake is van disfunctioneren van de projectleider van opdrachtnemer naar de mening van de opdrachtgever dan zal opdrachtnemer een geschiktere kandidaat moeten aandragen.
5. Vervanging geschiedt onder dezelfde condities en voorwaarden genoemd in de offerteaanvraag dan wel in de offerte van opdrachtnemer. Hiervoor geldt dat maximaal hetzelfde tarief voor de nieuwe projectleider mag worden berekend.
6. Verlenging van het contract voor uitvoering van de vervolgopdracht, die door het Managementoverleg gegeven wordt, behoort tot de mogelijkheden.
De opdrachtnemer rapporteert aan de opdrachtgever over de voortgang van zijn/haar werkzaamheden en ureninzet.
Commerciële eisen
1. Alle in de offerte genoemde en/of bedoelde prijzen, tarieven en kortingen worden vermeld met een duidelijke vermelding van wat wel en niet inbegrepen is.
2. De gehanteerde tarieven zijn in euro’s, exclusief BTW.
3. In de prijzen zijn alle kosten met betrekking tot deze opdracht inbegrepen.
4. De prijzen zijn vast tijdens de looptijd van de overeenkomst. Het uitbrengen van een offerte op basis van nacalculatie is niet mogelijk.
5. Vooruitbetaling is niet mogelijk.
6. Xxxxxxxx door opdrachtgever vindt maandelijks achteraf plaats op basis van werkelijk bestede uren.
7. Opdrachtnemer voert de werkzaamheden binnen de geoffreerde vaste kosten uit.
8. De algemene inkoopvoorwaarden voor diensten van gemeente Den Helder zijn op deze opdracht van toepassing.
Sluiting offertetermijn
Uw offerte dient op dinsdag 11 oktober 2016, om 10.00 uur digitaal beschikbaar te zijn. Het emailadres is: xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Gesprek kandidaten
Opdrachtgever nodigt de kandidaten uit voor een gesprek en presentatie van de offerte.
Tijdens dit gesprek wordt ingegaan op de offerte en op de competenties en vaardigheden van de desbetreffende kandidaat zelf.
Het gaat om onder andere de volgende competenties:
• analytisch;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• open, onafhankelijke en uitnodigende wijze van communicatie;
• flexibel en resultaatgericht;
• bestuurlijke sensitiviteit;
• planmatig werken;
• neutrale positie ten opzichte van de vier gemeenten en Noorderkwartier N.V.
Informatie
Meer informatie over de te verlenen opdracht vindt u in de bijlagen:
- 1.Notitie Werkbedrijf en Wsw, oktober 2014
- 2. Projectplan Pwet-Werk 2015, februari 2015
- 3. Concept rapportage Haalbaarheid Scenario 4 Noorderkwartier 7 april 2016 II def
- 4. Opdracht aan projectleider Wsp – def
- 5. Schets van organisatiemodel – juli 0000
Xxx Xxxxxx
4 oktober 2016
Managementoverleg Sociaal Domein
X. Xxxxx, voorzitter
Bijlage 5: schets basis voor organisatiemodel, vastgesteld in Portefeuillehoudersoverleg Sociaal Domein Kop van NH op 7 juli 2016