EH
Uitleg werking beheerapplicatie
Ketenmachtigingen voor intermediairs
Intermediair
Ketenmachtiging Gever
Intermediair
Intermediair stuurt aanvraag EH KM naar de ketenmachtiging gever
WV van ketenmachtiging- gever tekent de aanvraag EH KM en stuurt deze samen met kopie ID bewijs per post naar EH middeluitgever
EH
middeluitgever
Contract wordt
gecontroleerd en
Medewerker A
De gekoppelde gebruiker van de intermediair kan inloggen namens de ketenmachtiginggever waarvan de ketenmachtiging is goedgekeurd/geactiveerd
verwerkt
Medewerker B
Wanneer uw organisatie de QuoVadis offerte voor de uitrol van ketenmachtigingen ondertekend retour heeft gestuurd dan krijgt u toegang tot de ketenmachtigingen add-on in de beheerapplicatie.
Deze presentatie legt stap voor stap uit hoe u als intermediair ketenmachtigingen kunt regelen voor uw relaties via de beheerapplicatie van QuoVadis.
Om gebruik te gaan maken van ketenmachtigingen, moet u deze niet alleen aanvragen bij uw relaties, u moet deze ketenmachtiging ook koppelen aan medewerkers binnen uw organisatie die over eHerkenning niveau 3 beschikken.
Er zijn twee manieren om gebruikers te koppelen aan ketenmachtigingen:
1. Het aanmaken van een groep werknemers
2. Elke werknemer apart koppelen
Wij raden het aan om te beginnen met het aanmaken van groepen werknemers. Dat is namelijk makkelijker als u later nieuwe werknemers gaat toevoegen aan bestaande ketenmachtigingen.
Het is mogelijk om groepen van werknemers aan te maken die u direct aan bestaande, of nieuwe ketenmachtigingen kunt koppelen.
Hier kunt u veel tijd mee besparen omdat u niet handmatig per ketenmachtiging elke collega los hoeft toe te voegen. Vooral voor grotere organisaties zal dit veel tijd besparen.
Kies in het menu voor ‘Groepen’ en klik op ‘voeg
toe’.
Vervolgens kunt u de groep een naam geven, meerdere groepen kunnen niet dezelfde naam hebben.
Hierna kunt u de gebruikers kiezen die u aan deze groep wilt toevoegen. U kunt achteraf altijd nog gebruikers toevoegen of verwijderen.
Dit is het overzicht van alle werknemers binnen uw organisatie die over eHerkenning beschikken en dus toegevoegd kunnen worden aan een groep.
Zorg ervoor dat de gebruikers die met een ketenmachtiging moeten inloggen, over eHerkenning niveau 3 beschikken.
Door vervolgens op de knop ‘voeg toe’ te klikken, wordt de groep toegevoegd aan de Beheermodule. De groep is dan ook direct te bekijken in het overzicht.
Door de groep te openen kunt u groepsleden toevoegen of verwijderen, de groepsnaam wijzigen of zelfs de hele groep verwijderen.
In het menu ketenmachtigingen kunt u de ketenmachtiging opzoeken waar u een groep aan wilt koppelen. Open deze volledig en kies voor de optie ‘voeg gebruiker toe’.
In het scherm dat nu opent gaat u naar het tabblad ‘gebruikersgroep’ en selecteert u de groep die u aan de ketenmachtiging wilt koppelen. Als een groepslid niet over het juiste niveau eHerkenning beschikt, kunt u deze niet aan de ketenmachtiging koppelen.
Klik vervolgens op ‘Voeg gebruikers toe’. Nu kunnen alle gebruikers in de toegevoegde groep gebruik maken van deze ketenmachtiging.
Kies in de beheerapplicatie links in het menu voor ‘ketenmachtigingen’ en start het proces door te klikken op ‘Voeg toe’.
Let op: als er meerdere KvK’s in de beheerapplicatie beheerd worden, kies dan rechtsboven in het scherm de juiste KvK.
Kies voor ‘meerdere bedrijven’ en druk op ‘Kies een bestand’.
Dit bestand is het Excel-formulier met relaties die u wilt uitnodigen om een ketenmachtiging te verstrekken. U dient deze gegevens zelf te verzamelen en goed te controleren.
Wanneer u slechts één bedrijf wilt uitnodigen,
dan kan dit via de optie ‘Eén bedrijf’.
Als er velden zijn die niet aan de eisen voldoen of die niet zijn ingevuld maar essentieel zijn, dan
ziet u een ’waarschuwingsdriehoek’ bij dit
betreffende veld.
Het bestand kan dan niet worden verwerkt. Advies: corrigeer eerst de velden in het originele
upload-bestand en ga dan terug naar het begin
van stap 1 en upload het bestand opnieuw.
Zodra er geen ‘driehoekjes’ meer getoond worden kunt u via de knop ‘importeer bedrijven’ het bestand importeren.
In deze stap koppelt u de diensten waarvoor u een ketenmachtiging wenst te ontvangen.
De meeste intermediairs kiezen voor ‘Algemene bevoegdheid’. Hiermee is uw organisatie nu én in de toekomst gemachtigd voor alle diensten.
Bespreek wel eerst goed met uw relatie of hij hiermee akkoord gaat.
Bij een dienstverlenersmachtiging bent u voor alle huidige en toekomstige diensten van deze dienstverlener (bijv. UWV) gemachtigd.
U kunt ook zoeken op dienstverleners, bijvoorbeeld ‘UWV’. Dan krijgt u een lijst te zien met specifieke diensten van het UWV waarvoor u gemachtigd kunt worden.
In deze stap koppelt u gebruikers die bij u intern gebruik mogen maken van de ketenmachtigingen die u hier aanvraagt.
Iedere werknemer die binnen de organisatie van een intermediair met ketenmachtigingen gaat werken heeft eHerkenning niveau 3 nodig.
Tijdens het aanvragen van eHerkenning niveau 3, of later in de beheerapplicatie, bepaalt u waar uw medewerker gemachtigd voor wordt namens uw eigen organisatie.
In dit scherm kunt u alle gebruikers binnen uw organisatie vinden die een QuoVadis eHerkenningsmiddel hebben.
U kunt geen ketenmachtiging koppelen aan een gebruiker met een lager niveau eHerkenning dan EH3.
U kunt direct gebruikersgroepen koppelen aan de ketenmachtiging.
Standaard wordt gekozen voor ketenmachtigingen die 5 jaar geldig zijn. U kunt op verzoek van de klant kiezen voor een kortere periode.
De ketenmachtiging kan ook tussentijds worden ingetrokken door uw relatie.
Vanuit de beheerapplicatie wordt de ketenmachtiging-overeenkomst per e-mail verstuurd naar de contactpersonen die in het uploadbestand zijn opgegeven.
Vul hier de contactgegevens in van de persoon binnen uw organisatie waar uw relaties terecht kunnen met vragen.
Tot slot is het mogelijk een persoonlijk bericht toe te voegen aan de e-mail die uw relaties gaan ontvangen.
Voorbeeld e-mail voor relaties – inclusief persoonlijk bericht:
Stap 6: Genereren ketenmachtiging-overeenkomsten
Na afronding van Stap 5 genereren wij op de achtergrond voor alle relaties de bijbehorende ketenmachtiging-overeenkomst. Zij dienen deze overeenkomst vervolgens volgens de bijgevoegde instructies te downloaden, uit te printen en door de wettelijke vertegenwoordiger(s) te laten ondertekenen. Vervolgens dient de ondertekende overeenkomst, mét kopieën van de identiteitsdocument(en) van de wettelijke vertegenwoordigers retour gestuurd te worden naar:
QuoVadis - Xxxxxxx 00 - 0000XX Xxxxxxxx
Via een koppeling met de Kamer van Koophandel, voegen wij adresgegevens van de organisatie en wie de overeenkomst mag ondertekenen toe op de ketenmachtiging-overeenkomst.
Aan het upload bestand heeft u als intermediair al gekoppeld welke machtiging en de duur van de
machtiging op het contract vermeld moet worden.
Op deze wijze zorgen we ervoor dat de overeenkomsten van te voren al goed zijn ingevuld en dat de verwerking van de ketenmachtigingen snel en efficiënt geregeld kan worden.
Zodra de ketenmachtiging-overeenkomst door ons is verwerkt en goedgekeurd wordt automatisch de ketenmachtiging in de beheerapplicatie actief en kan de gebruiker binnen uw organisatie namens de relatie inloggen met ketenmachtigingen.
Uitleg beheerapplicatie: status
De status van uw ketenmachtiging
In de beheerapplicatie hebben de verzonden ketenmachtiging-overeenkomsten verschillende statussen. Deze zijn te vinden onder de knop ‘wachtend op afhandeling’.
Wij onderscheiden de volgende statussen:
1. Aanvraag verstuurd
• De aanvraag is verstuurd naar uw relatie en hij moet nu de bijgeleverde instructies volgen om de ketenmachtiging te activeren.
2. Aanvraag ontvangen
• Het is voor intermediairs handig als zij in de beheerapplicatie kunnen zien of de overeenkomst bij QuoVadis binnen is gekomen.
3. Niet compleet
• Het kan zijn dat contracten bij binnenkomst bijvoorbeeld niet compleet zijn of fout ondertekend. Wij nemen dan contact op met de relatie. U als intermediair hoeft niets te doen.
4. Fout
• Deze status kan voorkomen als er bijvoorbeeld een verkeerd Kvk nummer is ingevoerd, of als een aanvraag dubbel wordt verzonden.
5. Ketenmachtigingen actief
Na het verzenden van de ketenmachtiging-
overeenkomst kunt u bij ‘wachtend op afhandeling’ zien welke relaties de overeenkomst hebben ingediend en wat de status is.
In deze situatie is het KvK-nummer verkeerd ingevuld.
Controleer dit KvK-nummer en voeg het opnieuw toe in een leeg upload-bestand. Deze kunt u vervolgens opnieuw uploaden.
In het menu ‘Wachtend op afhandeling’ kunt u de status zien van de uitnodigingen naar uw relaties.
Zijn er relaties die niet hebben gereageerd? Dan kunt u de uitnodiging opnieuw versturen.
Klik op het pijltje naast de naam van uw relatie die nog niet gereageerd heeft en klik vervolgens op ‘versturen’ om de optie te krijgen om een uitnodiging nogmaals te verzenden.
Vervolgens kunt u hier:
• De gegevens opnieuw invullen van de contactpersoon naar wie u de uitnodiging (nogmaals) wilt versturen
• Een persoonlijke notitie toevoegen
• Uw eigen gegevens invullen.
Tip: Wilt u een uitnodiging opnieuw versturen naar meerdere relaties? Dan kan het handig zijn om bepaalde gegevens te kopiëren zodat u die eenvoudig kunt hergebruiken.
Door op deze knop te klikken kunt u een export downloaden in het bestandsformaat .xlsx of .csv.
In deze export staat een overzicht van alle ketenmachtiging-overeenkomsten die in de lijst ‘Wachtend op afhandeling’ staan en de daarbij horende status.
In het tabje ‘ketenmachtigingen’ kunt u zien van welke relaties de ketenmachtigingen zijn geactiveerd.
Voor deze klanten kunt u dus met een ketenmachtiging inloggen
Overige zaken
1. Spoedprocedure
2. Gebruiker toevoegen of verwijderen bij actieve ketenmachtiging
3. Optie ketenmachtiging aanvragen bij één bedrijf
4. Ketenmachtiging via andere leverancier
5. Verwijderen van actieve ketenmachtiging
Het kan natuurlijk voorkomen dat een ketenmachtiging nog niet is verwerkt door QuoVadis en u als intermediair met spoed moet kunnen inloggen met een ketenmachtiging voor uw relatie.
U kunt via deze pagina een spoedaanvraag indienen. U (of uw relatie) kan vóór 14:00 uur op een werkdag de overeenkomt + kopie ID bewijs volgens instructies uploaden en wij verwerken het dezelfde dag nog.
Aan de spoedprocedure zijn extra kosten verbonden: per ketenmachtiging wordt er €10,- extra in
rekening gebracht.
Wanneer u al een actieve ketenmachtiging hebt en u wilt daar een gebruiker aan toevoegen, dan is dat mogelijk in het menu ‘actieve ketenmachtigingen’. De gebruiker die u wilt toevoegen heeft eHerkenning niveau 3 nodig.
- U opent de actieve ketenmachtiging
- Vervolgens drukt u onderin op het knopje ‘Voeg gebruiker toe’.
• Selecteer de gebruiker(s) die u toe wilt voegen.
• Vervolgens drukt u onderin op het knopje
‘Voeg gebruiker toe’.
Als u de stappen goed hebt doorlopen, dan krijgt u de bevestiging dat de gebruiker inderdaad is toegevoegd aan de ketenmachtiging.
Verwijderen gebruiker
Als u een gebruiker wilt verwijderen bij een actieve ketenmachtiging, dan klikt u naast de naam op de prullenbak.
Kies voor de optie ‘Eén bedrijf’.
•
•
Doorloop de stappen zoals eerder beschreven om een ketenmachtiging aan te vragen.
Druk vervolgens op ‘Verstuur aanvraag tot goedkeuring’ om de aanvraag af te ronden.
Maar let op: de knop ‘ik heb al goedkeuring
ontvangen’ is iets heel anders.
Via deze knop kunt u namelijk een ketenmachtiging vastleggen die u heeft ontvangen via een andere leverancier van eHerkenning. Xxxx hier meer over op de volgende pagina.
Het eHerkenningstelsel maakt het mogelijk voor de relaties van een intermediair om hun ketenmachtiging elders te registreren. Dus niet bij de leverancier van eHerkenning waarmee de intermediair zelf werkt.
We onderscheiden hierbij 2 varianten:
• Variant 1: Intermediair heeft een contract uitgestuurd via de beheerapplicatie van QuoVadis en de relatie heeft deze ketenmachtiging al bij een (andere) leverancier van eHerkenning geregistreerd.
• Functie om ketenmachtiging als goedgekeurd te verwerken.
• Variant 2: Relatie heeft nog geen contract uitgestuurd door de intermediair en geeft spontaan een ketenmachtiging af via een (andere) eHerkenning-leverancier. Deze relatie dient vervolgens handmatig toegevoegd te worden in de beheerapplicatie van QuoVadis.
• Functie om ketenmachtiging als goedgekeurd te verwerken. Meer instructies over deze variant op de
volgende pagina’s.
• Ga naar het menu ‘wachtend op afhandeling’ en open de ketenmachtiging die u wilt verwerken als goedgekeurd.
• Druk vervolgens op de knop ‘Verwerk aanvraag als goedgekeurd’.
Kies de organisatie waar de ketenmachtiging is vastgelegd
Druk vervolgens op de knop ‘Verwerk als goedgekeurd’ om de ketenmachtiging te activeren.
Vervolgens wordt er gecontroleerd of de ketenmachtiging inderdaad bij deze organisatie is vastgelegd, als het inderdaad allemaal klopt, dan zult u vervolgens de geactiveerde ketenmachtiging kunnen gebruiken.
Het eHerkenningstelsel maakt het nu mogelijk dat een relatie van een intermediair hun ketenmachtiging elders registreert. Dus niet bij de leverancier van eHerkenning waarmee de intermediair zelf werkt.
Welke stappen moet u als intermediair dan volgen?
Stap 1: Zorg dat u de volgende info van uw relatie ontvangt:
• Juiste KvK nummer van uw relatie (8-cijferig hoofdvestigingsnummer).
• Voor welke diensten heeft uw relatie u een ketenmachtiging verstrekt?
• Voor welke termijn bent u gemachtigd? (meestal 5 jaar)
• Bij welke leverancier van eHerkenning heeft de relatie de ketenmachtiging geregistreerd?
Stap 2: kies bedrijf
Vul het KvK nummer in waarvoor de intermediair een ketenmachtiging wilt activeren.
Stap 3: kies diensten
Selecteer de diensten waarvoor de relatie de intermediair heeft gemachtigd.
Stap 4: kies gebruiker
Selecteer de gebruiker(s) die bij de intermediair mogen gaan inloggen met de ketenmachtigingen.
Stap 5: kies duur van de machtiging
Xxxx hoelang de ketenmachtiging geldig is die uw relatie aan u heeft gegeven en kies vervolgens de optie ‘ik heb al goedkeuring ontvangen’.
Stap 6: bevestig gegevens
Omdat in het verleden vaak onterecht op deze wijze geprobeerd is ketenmachtigingen vast te leggen, vragen wij u via deze melding om een extra bevestiging.
Deze manier van een ketenmachtiging vastleggen werkt namelijk alleen als een ketenmachtiging door uw relatie bij een andere eHerkenning-leverancier is vastgelegd.
Als u zeker weet dat dit voor u de goede optie is, klik dan op “Ja, leg de ketenmachtiging vast”.
Stap 7: kies machtigingen-register
Omdat de ketenmachtiging bij een andere eHerkenning leverancier is vastgelegd moet u deze leverancier vastleggen.
Op het moment dat de medewerker van de intermediair met QuoVadis inlogt bij bijvoorbeeld het UWV dan wordt er in het machtigingen-register van de andere (hier vastgelegde) eHerkenning-leverancier gekeken of deze machtiging nog actief is.
Verwijderen van actieve ketenmachtiging
U kunt een geactiveerde ketenmachtiging verwijderen en het abonnement stopzetten. Dit doet u door de geactiveerde ketenmachtiging te openen en vervolgens voor 'verwijder bedrijf' te kiezen.
De actieve ketenmachtiging verdwijnt uit de beheerapplicatie en u kunt dan ook niet meer namens uw relatie inloggen.
Het is uw eigen verantwoordelijkheid om vervolgens uw relatie hiervan op de hoogte te stellen.
Voor vragen:
085-0239320