OVEREENKOMST GEZAMENLIJKE CONSULTANCY OPDRACHT

BIJLAGE

Bijlage nr. 1

OVEREENKOMST GEZAMENLIJKE CONSULTANCY OPDRACHT

‘SYSTEEMARCHITECTUUR DIGITALE BIBLIOTHEEK’

Bibnet vzw,

met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxx, Priemstraat 51,

ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder het nummer 0472.863.518, vertegenwoordigd door haar voorzitter, de xxxx Xxx Xxx xx Xxxxx en haar directeur, de xxxx Xxx Xxxxxxxxx,

hierna 'Bibnet' genoemd,

enerzijds,

en anderzijds

De Vereniging van de Vlaamse Provincies vzw,

gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxx 00–21, vertegenwoordigd door haar voorzitter, xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, gedeputeerde provincie Oost-Vlaanderen en haar directeur, de xxxx Xxxxxxx Xxx Xxxxx,

hierna ‘VVP’ genoemd,

en

De Vlaamse Gemeenschapscommissie, gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Emile Jacqmainlaan 135, vertegenwoordigd door haar algemeen directeur Cultuur, Jeugd, Sport, de xxxx Xxxx Xxxxxxxxx,

hierna ‘VGC’ genoemd,

Na het volgende uiteengezet te hebben:

Context

Krachtens artikel 20 van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, zoals gewijzigd, geeft de Vlaamse Regering invulling aan het begrip “digitale bibliotheek voor de openbare bibliotheken binnen de Vlaamse Gemeenschap” en subsidieert met het oog daarop Bibnet, die tot doel heeft het beleid van de Vlaamse Gemeenschap betreffende de digitale bibliotheek te ondersteunen en uit te voeren. Dat impliceert de ontwikkeling, de realisatie en het beheer van inhoudelijke en technische toepassingen met het oog op de uitbouw van de digitale bibliotheek voor de openbare bibliotheken binnen de Vlaamse Gemeenschap. Bibnet richt zich daartoe onder andere op de ontwikkeling en exploitatie van het centraal bibliografisch achtergrondbestand Open Vlacc en één Vlaams bibliotheekportaal, dat een uniforme toegang biedt tot alle informatie die zich in de openbare bibliotheken bevindt.

Krachtens artikel 59 van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, zoals gewijzigd, geeft elke provincie autonoom

invulling aan een streekgericht bibliotheekbeleid ter ondersteuning van de bibliotheekwerking in de provincie. Binnen die eigen invulling vraagt het decreet wel aandacht voor de specifieke rol van de provincies inzake schaalvergroting van de bibliotheekwerking, via de ontwikkeling van provinciale bibliotheeksystemen (PBS) en het stimuleren van structurele samenwerkingsverbanden tussen gemeenten.

Krachtens artikel 47 van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, zoals gewijzigd, kan ook de Vlaamse Gemeenschapscommissie een streekgericht bibliotheekbeleid voeren. Het streekgericht bibliotheekbeleid Brussel ondersteunt de erkende Nederlandstalige openbare bibliotheken van het Brusselse gewest met een waaier aan regionale diensten en producten. De ontwikkeling van een geautomatiseerd bibliotheeksysteem, en het stimuleren en begeleiden van structurele samenwerkingsverbanden tussen de bibliotheken behoren tot de belangrijkste opdrachten van het streekgericht bibliotheekbeleid Brussel.

Het geheel van toepassingen en initiatieven die gerealiseerd worden door de drie bestuurslagen om de digitale uitdagingen voor de openbare bibliotheken aan te gaan, noemen we de digitale bibliotheek. De samenwerking tussen deze toepassingen zorgt er voor dat de bibliotheeksector op het vlak van digitale ontwikkelingen kan functioneren als één netwerk en ook in de digitale samenleving een maatschappelijke meerwaarde heeft.

Tendensen

Tot een tiental jaren geleden werden geautomatiseerde bibliotheken uitsluitend beheerd met geïntegreerde softwarepakketten. Met één softwarepakket werd de catalogus, de lezersadministratie, de uitleen, de tijdschriftadministratie, bestellingen, export en import van data en de publieksinterface voorzien. Door de toenemende nood aan de uitwisseling van data, de creatie van nieuwe types van dienstverlening, het verbinden van diverse types van data en diensten, het zoeken naar schaalvergroting, worden meer en meer specifieke functies met gespecialiseerde software gerealiseerd. Grote functionele gehelen worden uit de klassieke bibliotheeksystemen genomen en verzelfstandigd. Het belang van een weloverwogen systeemarchitectuur die het raamwerk biedt voor een efficiënte samenwerking tussen het bibliotheeksysteem en gesegmenteerde functioneel gespecialiseerde systemen neemt fors toe.

Bibliotheken, als lokale instellingen, hebben vaak te weinig slagkracht om de nieuwe digitale ontwikkelingen op eigen kracht te implementeren. Digitale toepassingen, collecties en infrastructuur kunnen daarom best op bovenlokale schaal worden ontwikkeld om vervolgens lokaal geïmplementeerd te worden. Dit vergt een intensieve samenwerking en afstemming tussen de drie betrokken besturen: Vlaams, provinciaal/Brussels, lokaal. In aansluiting op de ontwikkeling van Open Vlacc door de Vlaamse overheid en de provinciale/Brusselse bibliotheeksystemen, besloten de Vlaamse Gemeenschap, de provinciale overheden en de Vlaamse Gemeenschapscommissie in 2009 om samen te werken in het interbestuurlijke project Bibliotheekportalen. Het project resulteerde in een uniforme toegang tot de collecties van de Vlaamse openbare bibliotheken die zijn ingestapt op de bovenlokale bibliotheeksystemen. In 2011 werd de samenwerking verruimd met de aankoop en integratie van een basispakket digitale metacontent en in 2012 werd een proefproject voor centraal toegangsbeheer opgezet. Het bovenlokale aandeel in de systeemvoorzieningen van een openbare bibliotheek wordt dus almaar groter. Vaak worden de sturing en het beheer van deze schaalvergroting opgenomen in (on)rechtstreekse interbestuurlijke samenwerking.

Uitdaging

Bij de verdere uitbouw van de digitale bibliotheek is de afstemming tussen de ontwikkelingen van alle betrokken overheden primordiaal. Toekomstige inspanningen van de betrokken overheden moeten kaderen in een gemeenschappelijke visie, systeemarchitectuur en ontwikkelagenda opdat ze elkaar maximaal kunnen versterken.

komen partijen overeen als volgt:

Artikel 1 – Voorwerp van de overeenkomst

Deze overeenkomst heeft als voorwerp een gezamenlijke consultancy-opdracht naar een gepaste systeemarchitectuur voor de digitale bibliotheek.

Artikel 2 – Doelstelling

Met het proces en de resultaten van de consultancy-opdracht streven partijen volgende zaken na:

- onderlinge afstemming qua visie en IT-strategie;

- optimaliseren van de bestaande systeemarchitectuur;

- wegen op de productplanning van de huidige leveranciers;

- gezamenlijke blauwdruk voor de verdere uitbreiding van de digitale bibliotheek;

- systematiseren en waar nodig professionaliseren van de relatie met de leveranciers;

- beïnvloeding van de (internationale) markt van de leveranciers voor bibliotheken;

- basis en kader voor eventuele latere marktbevragingen;

- strategieën en reële alternatieven om een ‘lock in’ met een exclusieve software leverancier te vermijden;

- reduceren van kosten voor licentiëring, onderhoud, integratie, migratie en exit van de bibliotheekautomatisering;

- delen van ervaringen en inzichten met de bredere Europese bibliotheeksector.

Artikel 3 – Scope

§ 1. De gezamenlijke consultancy-opdracht valt uiteen in twee inhoudelijke delen: 1° Globaal kader:

- Formulering van een toekomstvisie voor de digitale bibliotheek en haar services op basis van de huidige technologische context en de verwachte evoluties binnen een tijdshorizon van maximaal vijf jaar;

- Uitwerken van een gepaste systeemarchitectuur voor de digitale bibliotheek met beschrijving van de algemene technische karakteristieken, de verschillende IT- componenten, hun functies en onderlinge relaties.

2° Toetsing aan de bestaande situatie:

- Mappen van de bestaande systemen (Open Vlacc, PBS, Bibliotheekportalen, Open BiB ID, etalages…) op de uitgewerkte systeemarchitectuur;

- Identificatie van knelpunten, leemtes en noodzakelijke aanpassingen binnen de bestaande systemen;

- Uitwerken van oplossingen;

- Opmaak van een ruw actieplan (fasering, prioritering) voor de verdere uitbouw van de (aan)gepaste systeemarchitectuur.

§ 2. Het vastleggen van een gedetailleerde project- en productplanning voor elk individueel systeem en het herzien van bestaande contractuele afspraken met IT-leveranciers vallen buiten scope van de gezamenlijke consultancy-opdracht. Dit wordt opgenomen tussen klant en leverancier volgens de onderling afgesproken procedures.

§ 3. De consultant volgt een methodiek van gestructureerde workshops met panels van experten (bibliothecarissen, informatie-architecten van binnen en buiten de bibliotheeksector). De panels zullen de consultancy-opdracht inhoudelijk voeden. De consultant staat in voor de procesbegeleiding, de notulering en rapportering, en de consolidatie van de inhoudelijke debatten van de experten.

§ 4. De consultancy-opdracht loopt parallel en in afstemming met een evaluatie en benchmarking van enkele opensource-oplossingen die uitgevoerd wordt door de Franstalige Gemeenschap.

§ 5. Aangezien partijen met het proces en de resultaten van de consultancy-opdracht ambiëren om de internationale markt van de leveranciers voor bibliotheken te beïnvloeden en een nauwe afstemming en een uitwisseling nastreven met de studie uitgevoerd door de Franstalige Gemeenschap, worden de resultaten van de consultancy-opdracht neergelegd in een voor (bibliotheek)professionals vlot leesbaar eindrapport, beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels.

Artikel 4 – Uitvoeringsbepalingen

§ 1. Bibnet treedt op als opdrachthouder. Dit impliceert dat Bibnet verantwoordelijk is voor:

- het sluiten van overeenkomsten in het kader van de uitvoering van de opdracht;

- de aansprakelijkheid voortvloeiend uit de overeenkomsten die zij sluit;

- het informeren van de VVP en de VGC in het kader van de contractbesprekingen;

- het verlenen van inzagerecht in de overeenkomsten die zij sluit met leveranciers;

- het verrekenen van de kosten over de partijen.

§ 2. De interbestuurlijke projectgroep Bibliotheekportalen treedt op als stuurgroep van de consultancy-opdracht. De stuurgroep bestaat uit volgende leden:

- Xxxxxx Xxxxxxxxxxx (W-Vl), Xxxxxxx Xxxxxxx (W-Vl), Xxxxxxx Xxxxxxxx (Vl-Br), Xxxxx Xxxxxxxxxxx (Vl-Br), Xxxxx Xxxxxxxx (Limb), Xxxxxxxx Xxxxx (Limb), Xxx Xxxxxxxx (A’pen), Xxxx Xx Xxxxxx (A’pen), Xxx Xxxxxxx (O-Vl) en Joris Eeraerts (O-Vl) voor de VVP;

- Xxxxxxx Xxxxxxxxx voor de VGC;

- Xxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxx en Xxxxx Xxxxx voor Bibnet;

- Xxxx Xxxxxx in opdracht van de Vlaamse overheid.

§ 3. De dagelijkse aansturing van de consultancy-opdracht gebeurt door een projectgroep Systeemarchitectuur die wordt opgericht in de schoot van de stuurgroep. De projectgroep bestaat uit Xxxxxxx Xxxxxxx (VVP), Xxxxxxx Xxxxxxxxx (VGC), Xxx Xxxxxxxxx (Bibnet) en Xxxx Xxxxxx (Vl.G.). De projectgroep staat in voor:

- begeleiding offerteaanvraag en gunning door Xxxxxx;

- het plannen en opvolgen van de werkzaamheden;

- de dagelijkse aansturing, afstemming en overleg met de consultant;

- de samenstelling van de expertenpanels;

- voortgangsrapportering aan de stuurgroep;

- afstemmen en overleg met de projectleiding die de studie van de Franstalige Gemeenschap uitvoert.

§ 4. De gezamenlijke consultancy-opdracht wordt uitgevoerd volgens volgende projectkalender:

- december 2012: gunningsvoorstel projectgroep;

- januari 2013: toewijzing opdracht;

- januari 2013: intakegesprek met consultant

- juni 2013: oplevering eindrapport;

- september 2013: oplevering vertalingen;

- september 2013: publicatie eindrapport.

Artikel 5 – Financiering en facturatie

§ 1. De kosten van de opdracht worden gedragen door de partijen volgens onderstaande verdeling:

- VVP: 5 x 8.000 euro BTWi = 40.000 BTWi

- VGC: 1 x 8.000 euro BTWi = 8.000 BTWi

- Bibnet: 1 x 8.000 euro BTWi = 8.000 BTWi

§ 2. Eventuele meerkosten, goed te keuren door de stuurgroep, worden gedragen door de partijen volgens dezelfde verhouding.

§ 3. Bibnet stelt bij de aanvang van deze overeenkomst voor elke partij een factuur op voor 50% van de gehele onkostenbijdrage. Bij de sluiting van de opdracht stelt Bibnet voor elke partij een factuur op voor de resterende 50% van de gehele onkostenbijdrage.

§ 4. De VVP en de VGC dragen er zorg voor dat de facturen uiterlijk binnen vijftig werkdagen zijn betaald door overschrijving op bankrekeningnummer van Bibnet.

Artikel 6 – Slotbepalingen

§ 1. Tenzij anders voorzien, kan elke kennisgeving of mededeling in het raam van deze overeenkomst schriftelijk gebeuren of langs elektronische weg indien de ontvangst van de elektronische mededeling door de bestemmeling wordt bevestigd.

§ 2. Eventuele wijzigingen aan de onderhavige overeenkomst kunnen slechts worden aangebracht door middel van een schriftelijke, door partijen ondertekende bijlage die aan de onderhavige overeenkomst zal worden gehecht om er integraal deel van uit te maken.

§ 3. Deze overeenkomst vervangt alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken met betrekking tot het project “consultancy-opdracht systeemarchitectuur digitale bibliotheek”.

§ 4. Partijen bevestigen bij de onderhandeling en het opstellen van de onderhavige overeenkomst te goeder trouw te hebben gehandeld, en verbinden er zich toe bij de uitvoering ervan te goeder trouw te blijven handelen.

§ 5. De nietigheid van enige bepaling van deze overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. In voorkomend geval verbinden de partijen er zich toe om de nietige

bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit op de gemeenschappelijke bedoeling van partijen en op de geest van de onderhavige overeenkomst in het algemeen.

§ 6. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht. Alle geschillen met betrekking tot deze overeenkomst behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.

Artikel 7 – Inwerkingtreding

Deze overeenkomst treedt in werking van zodra alle partijen ze getekend hebben.

Aldus opgemaakt in drie exemplaren te Brussel op

Elke partij verklaart een exemplaar te hebben ontvangen. Gelezen en goedgekeurd,

Voor Bibnet Xxx Xxxxxxxxx Xxx Xxx xx Xxxxx directeur voorzitter

Voor de VVP Xxxxxxx Xxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx directeur voorzitter

Voor de VGC Xxxx Xxxxxxxxx algemeen directeur

Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van de overeenkomst Gezamenlijke consultancy-opdracht 'systeemarchitectuur digitale bibliotheek' tussen de vzw Bibnet, de vzw Vereniging van de Vlaamse Provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie nr. 20122013-0194 van 20-12-2012

De collegeleden,

Xxxxx DE LILLE Xxxxxxxx XXXXXXXX Xxx XXXXXXXXX