Samenwerkingsovereenkomst Huurdersvereniging De Marken
Samenwerkingsovereenkomst Huurdersvereniging De Marken
4 september 2023
Samenwerkingsovereenkomst Huurdersvereniging De Marken
Ondergetekenden,
Woonstichting Xx Xxxxxx in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. xxx Xxxxxxxx, bestuurder, hierna te noemen ‘de verhuurder’.
en
Huurdersvereniging De Marken, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door:
de xxxx X. Xxxx, voorzitter en xxxxxxx X. Xxxxxxxxx, secretaris, hierna te noemen ‘de huurdersvereniging’.
Overwegende dat:
• De verhuurder verantwoordelijk is voor het beleid en beheer inzake het totale
woningbestand en de huurders direct wil betrekken bij onderwerpen die voor hen van belang zijn;
• Daadwerkelijke betrokkenheid en invloed van de zijde van de huurders bevorderlijk zijn voor een goede dienstverlening en een effectief beheer van de woningen van de verhuurder, om slagvaardig te kunnen inspelen op de legitieme wensen van de huurders;
• De verhuurder de belangen van huurders van zijn woningen erkent en middels deze afspraken de invloed van huurders op zijn beleid wil waarborgen;
• De huurdersvereniging medeverantwoordelijk is voor goed wonen en er naar streeft de belangen te behartigen van alle huurders van de verhuurder;
• De huurdersvereniging sinds 1 juli 2015 een (aan de verhuurder en gemeente) gelijkwaardige positie heeft bij het maken van de lokale prestatieafspraken;
• Het belangrijk is dat de huurdersvereniging deze invloed uitoefent vanuit een onafhankelijke en zelfstandige positie;
• Een huurdersvereniging dicht bij de huurders moet staan en daarom moet weten wat er onder hen leeft;
• Voor het contact met de huurder het bestaan van de bewonerscommissies en werkgroepen van groot belang is en deze voldoende faciliteiten en mogelijkheden voor overleg krijgen;
• Voor overleg een goede onderlinge verstandhouding van belang is en gestructureerd overleg en respect voor elkaars doelstellingen noodzakelijk zijn;
• De samenwerking tot doel heeft;
- Het optimaliseren van de kwaliteit van het wonen;
- Het bevorderen van een goede relatie tussen huurders en verhuurder;
- Het laten aansluiten van het door de verhuurder te voeren beleid bij de behoefte van de (toekomstige) huurders;
- Het bevorderen van een goede verhouding tussen de hoogte van de huur en de kwaliteit van woning en woonomgeving.
Komen het navolgende overeen:
I-BEGRIPSOMSCHRIJVING
Artikel 1
In deze samenwerkingsovereenkomst en daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: Huurder: natuurlijke persoon, die met betrekking tot een bepaalde woning of wooneenheid een huurovereenkomst is aangegaan met de verhuurder. Onder huurder wordt ook begrepen de
medehuurder. Tevens wordt onder huurder verstaan degene die de woning met toestemming van de huurder huurt van een huurder die de woning van de verhuurder huurt.
Huurwoning: de woning die in eigendom is van de verhuurder.
Bewoner: natuurlijke persoon woonachtig in een (voormalige) woning van de verhuurder die dankzij de VvE, de woonomgeving of een onderhouds- of servicecontract een relatie heeft met de huurders en verhuurder.
Complex: een verzameling woningen van de verhuurder die financieel, administratief, qua bouwwijze of anderszins een eenheid vormen.
Huurdersvereniging: de representatieve vereniging of stichting die als doelstelling heeft het behartigen van de belangen van de huurders op verhuurdersniveau (of vestigingsniveau).
Bewonerscommissie: een groep bewoners, bestaande uit door de bewoners gekozen of aangewezen personen, die geacht wordt de belangen te behartigen van de bewoners in (een) bepaald(e)
complex(en).
Bewonersadviesgroep: een groep bewoners die op verzoek van de Huurdersorganisatie op complexniveau waar geen bewonerscommissievertegenwoordiging aanwezig is, activiteiten verrichten.
Overlegwet: Wet op het Overleg Huurders Verhuurder. Betreft de vigerende wet. Op moment van aangaan overeenkomst geldend van 01-01-2022 t/m heden.
Geschil: een geschil is aanwezig zodra de ene partij hiervan schriftelijk mededeling doet aan de andere partij.
Schema: het ‘Schema onderwerpen en bevoegdheden’ als in de bij deze overeenkomst gevoegde bijlage.
II-DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN
Artikel 2
1. De samenwerkingsovereenkomst is opgesteld met de doelstelling:
a) De huurdersvereniging en bewonerscommissie(s) goede mogelijkheden te bieden om de belangen te behartigen van degenen die ze vertegenwoordigd;
b) De verhuurder met het overleg mogelijkheden te bieden om de dienstverlening aan zijn huurders te optimaliseren;
c) De taken en bevoegdheden van de verhuurder en de huurdersvereniging en bewonerscommissie(s) te verduidelijken;
d) Regels en procedures af te spreken ter structurering van het overleg tussen verhuurder en huurdersvereniging en bewonerscommissie(s);
e) Het bevorderen van gelijkwaardigheid en goed overleg tussen verhuurder en huurdersvereniging en bewonerscommissies.
2. De verhuurder en de huurdersvereniging bevorderen gezamenlijk totstandkoming van bewonerscommissies en/of bewonersadviesgroepen in straten, complexen, buurten of wijken waar specifieke belangenbehartiging noodzakelijk is en (nog) ontbreekt.
3. De verhuurder zal nieuwe bewoners attenderen op de mogelijkheid zich aan te sluiten bij de huurdersvereniging en/of bewonerscommissies.
4. De verhuurder en de huurdersvereniging bevorderen de totstandkoming van werkgroepen, (digitale) panels of bewonersadviesgroepen op een bepaald onderwerp, om zoveel mogelijk huurders bij het beleid te betrekken.
5. Bij wijziging in wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving voor het overleg tussen huurdersvereniging en verhuurder zal de samenwerkingsovereenkomst – zo nodig- worden bijgesteld.
III-ERKENNING EN REPRESENTATIVITEIT
Artikel 3
1. De verhuurder erkent de huurdersvereniging als gesprekspartner voor alle onderwerpen van beleid en beheer die voor de huurders van belang kunnen zijn onder voorwaarde dat:
a) het bestuur van de huurdersvereniging wordt gekozen of aangewezen door en uit de huurders die ze vertegenwoordigt;
b) de huurdersvereniging de huurders op de hoogte houdt van haar activiteiten en hen betrekt bij haar standpuntbepaling;
c) de huurdersvereniging ten minste één maal per jaar een vergadering uitschrijft voor de huurders, waarin ze verantwoording aflegt van haar activiteiten in het verstreken jaar en haar plannen bespreekt voor het eerstvolgende jaar en deze vaststelt;
2. De verhuurder erkent de bewonerscommissie en bewonersadviesgroepen, in samenwerking met de Huurdersvereniging, als gesprekspartner voor alle onderwerpen van beleid en beheer die voor de huurders van dat complex van belang kunnen zijn onder de voorwaarden genoemd in artikel 3, lid 1 b en c.
IV- HET OVERLEG TUSSEN VERHUURDER EN HUURDERSVERENIGING EN BEWONERSCOMMISSIE(S)
Artikel 4
1. De verhuurder en de huurdersvereniging voeren regelmatig overleg over alle onderwerpen die voor de huurders en huurdersvereniging van belang zijn,
2. Het zwaartepunt van het overleg met (het bestuur van) de huurdersvereniging op
verhuurdersniveau ligt bij de onderwerpen die zich op verhuurdersniveau afspelen. De in het schema (bijlage 1 van deze overeenkomst) genoemde onderwerpen zullen, wanneer daartoe aanleiding bestaat, aan de orde worden gesteld.
3. Het overleg tussen de verhuurder en de huurdersvereniging vindt maandelijks plaats of vaker, als één of beide partijen dat noodzakelijk acht.
4. Het zwaartepunt van het overleg met de bewonerscommissie(s) ligt bij de onderwerpen die zich in het betreffende complex of werkgebied afspelen. De in het schema genoemde onderwerpen zullen, wanneer daartoe aanleiding bestaat, in overleg met de huurdersvereniging, aan de orde worden gesteld.
Artikel 5
1. De verhuurder wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door de bestuurder of daartoe belaste medewerkers of derden, al dan niet vergezeld van één of meer functionarissen van of namens de verhuurder.
2. De huurdersvereniging wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door het bestuur of de door het bestuur aangewezen bestuursleden, al dan niet bijgestaan door adviseur(s).
3. De bewonerscommissie wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door haar
vertegenwoordigers, bijgestaan door een vertegenwoordiger van de huurdersvereniging en al dan niet bijgestaan door één of meer adviseurs.
4. Het overleg wordt afwisselend voorgezeten door de verhuurder en de huurdersvereniging of bewonerscommissie.
5. De datum en agenda van het overleg worden gezamenlijk en in overleg bepaald en worden (ten minste 1 week) voorafgaand aan het overleg afgestemd tussen voorzitter Huurdersvereniging en bestuurder De Marken.
6. Het verslag van de overlegvergadering wordt verzorgd door de Huurdervereniging, hierin zijn de besluiten en de wederzijdse acties opgenomen.
V – RECHT OP INFORMATIE
Artikel 6
1. De verhuurder informeert de huurdersvereniging tijdig en kosteloos over alle onderwerpen van beleid en beheer die voor de huurdersvereniging van wezenlijk belang kunnen zijn, tenzij de
verstrekking ervan zich verzet tegen het bedrijfsbelang van de verhuurder.
2. Dit recht op informatie omvat in elk geval de onderwerkpen genoemd in de Overlegwet, artikel
3.2 a t/m k.
3. Met betrekking tot de lokale woonopgave heeft de huurdersvereniging van een corporatie recht op dezelfde informatie als de gemeente.
4. De verhuurder informeert de bewonerscommissie(s)en de huurdersvereniging tijdig en kosteloos over alle onderwerpen van beleid en beheer die voor huurders van dat complex van wezenlijk belang kunnen zijn.
5. Partijen kunnen nadere afspraken maken over het vertrouwelijk behandelen van stukken.
Artikel 7
1. De huurdersvereniging zal tenminste de volgende schriftelijke informatie ter beschikking stellen aan de verhuurder:
a) de statuten en de reglementen van de huurdersvereniging
b) de namen en adressen van de bestuursleden;
c) het (financieel) jaarverslag;
d) het werkplan en de begroting.
2. De bewonerscommissie zal in ieder geval de namen en adressen van haar vertegenwoordigers aan de verhuurder ter beschikking stellen.
VI – ADVIESRECHT
Artikel 8
1. De huurdersvereniging kan de verhuurder te allen tijde, gevraagd en ongevraagd, adviseren over alle onderwerpen van beleid en beheer.
2. De verhuurder betrekt de huurdersvereniging zo tijdig mogelijk bij voorgenomen wijzigingen in beleid of beheer volgens de onderwerpen genoemd in artikel 3.2 a t/m k van de Overlegwet.
3. De verhuurder informeert de huurdersvereniging uit eigen beweging schriftelijk over
voornemens tot wijziging in het door hem gevoerde beleid en vraagt de huurdersvereniging om advies.
4. De verhuurder geeft daarbij zijn beweegredenen aan en de gevolgen van zijn voornemens voor de huurders.
5. Indien een van beide partijen overleg wenst over het beleid, de verstrekte informatie of het advies, stelt de andere partij hem daartoe in de gelegenheid.
6. De verhuurder voert een voornemen tot wijziging in het beleid niet uit, dan nadat hij de huurdersvereniging in staat heeft gesteld daarover schriftelijk advies uit te brengen.
7. De huurdersvereniging dient binnen zes weken - of zoveel korter als mogelijk is – te reageren op een verzoek om advies van de verhuurder, tenzij een langere termijn wordt overeengekomen.
8. Als de huurdersvereniging niet binnen zes weken reageert op het verzoek om advies, wordt aangenomen dat ze met het voorgestelde instemt.
9. Op een door de huurdersvereniging uitgebracht schriftelijk advies wordt door de verhuurder zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van dat advies, schriftelijk en gemotiveerd gereageerd.
10. Als de verhuurder niet binnen twee weken op het advies heeft gereageerd, dient hij het uitgebrachte advies over te nemen.
11. Voor de bewonerscommissie gelden de bepalingen van artikel 8, lid 1 tot en met lid 10 voor die onderwerpen van beleid.
VII - INIATIEF EN OVERLEGRECHT
Artikel 9
De huurdersvereniging en bewonerscommissie(s) hebben de mogelijkheid om het initiatief te nemen tot het op de agenda zetten van onderwerpen waarover ze overleg willen voeren met de verhuurder en waar ze advies over willen uitbrengen.
VIII – INSTEMMINGSRECHT
Artikel 10
1. Met betrekking tot de in het schema genoemde onderwerpen wordt aan de huurdersvereniging of bewonerscommissie(s) instemmingsrecht verleend.
2. Met betrekking tot wijzigingen in het beleid ten aanzien van de vaststelling van kosten voor
nutsvoorzieningen met een individuele meter en servicekosten als bedoeld in artikel 237, derde lid van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, heeft de huurdersvereniging instemmingsrecht.
3. De verhuurder zal over genoemde onderwerpen geen besluit nemen, dan wel tot uitvoering van een besluit overgaan, alvorens daarover overeenstemming is bereikt met de huurdersvereniging of de bewonerscommissie(s).
4. De verhuurder neemt het initiatief tot dit voor het bereiken van overeenstemming noodzakelijke overleg.
5. Als de verhuurder niet het instemmingsrecht toepast door aan hem verwijtbare oorzaken, is het besluit vernietigbaar
IX – FINANCIËLE REGELING
Artikel 11
1. De verhuurder stimuleert en ondersteunt de huurdersvereniging in materiële en immateriële zin bij haar activiteiten, voor zover deze noodzakelijk zijn voor:
a) de opbouw en instandhouding van de huurdersvereniging, zoals bijvoorbeeld de werving van leden, bewonerscommissies, contactpersonen, werkgroepen, ledenraadplegingen;
b) de samenwerking met huurders, bewonerscommissies en andere partijen;
c) het op de hoogte houden van huurders, bewonerscommissies en werkgroepen en het betrekken van hen bij de standpuntbepaling door de huurdersvereniging;
d) het overleg tussen de verhuurder en de huurdersvereniging;
e) deskundigheidsbevordering van zowel huurdersvereniging als bewonerscommissie(s), met een minimum van drie dagen per persoon per jaar;
f) extern advies op administratief, inhoudelijk en communicatief gebied. De verhuurder draagt hiervoor de kosten.
2. De verhuurder draagt de kosten voor het lidmaatschap van de landelijke belangenorganisatie
voor huurders, de Nederlandse Woonbond, en voor de aansluiting bij eventuele regionale of lokale bundelingen van huurdersvertegenwoordigingen (bijvoorbeeld ten behoeve van de prestatieafspraken).
3. De verhuurder zal zorg dragen voor het incasseren van de contributie van de leden van de huurdersvereniging, gelijktijdig met de huur, voor zover gebruik wordt gemaakt van automatische incasso
4. De verhuurder zal de contributie die door hem geïnd is, aan het einde van het betreffende boekjaar bijschrijven op rekening van de huurdersvereniging.
5. De verhuurder ondersteunt de bewonerscommissie(s) eveneens in (im)materiële zin en vergoedt de kosten voor het op de hoogte houden van de huurders, het betrekken van de achterban,
deskundigheidsbevordering en het inhuren van deskundigen ten behoeve van of bij het overleg.
X – GESCHILLENREGELING
Artikel 12
1. Geschillen die voortvloeien uit de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van deze
overeenkomst worden eerst mondeling en daarna, indien nodig, schriftelijk aan de andere partij gemeld.
2. Als de huurdersvereniging en verhuurder er samen niet uitkomen, roepen zij de hulp in van een mediator.
3. De kosten van de mediator wordt door de verhuurder betaald.
4. Als de mediation geen resultaat heeft, kan het geschil schriftelijk worden voorgelegd aan de huurcommissie , dan wel meteen of daarna aan de kantonrechter.
XI – DUUR EN WIJZIGING VAN DEZE OVEREENKOMST
Artikel 13
1. Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking met ingang van ondertekening van de overeenkomst.
2. Partijen kunnen deze overeenkomst opzeggen. Voordat de overeenkomst kan worden opgezegd, zal er overleg tussen partijen plaatsvinden. Eenzijdige opzegging geschiedt schriftelijk en gelet op
de inhoud en strekking van deze overeenkomst met redenen omkleed en met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal zes maanden.
3. Deze overeenkomst kan worden gewijzigd indien dit noodzakelijk wordt geacht en partijen hierover in goed overleg overeenstemming hebben bereikt, of indien de wet ons daartoe verplicht. De wijziging(en) word(t)(en) schriftelijk vastgelegd en ondertekend door partijen.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt te Schalkhaar op 4 september 2023
Namens de verhuurder Namens de huurdersvereniging
X. xxx Xxxxxxxx X. Duis
Bestuurder Voorzitter
Woonstichting De Marken Huurdersvereniging De Marken
X. Xxxxxxxxx Secretaris
Huurdersvereniging De Marken