Controleverordening Papendrecht 2023
Controleverordening Papendrecht 2023
Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Papendrecht
Inhoudsopgave
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 3
Artikel 3. Overige controles en opdrachten 3
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 4
Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders 4
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 5
Artikel 6. Rapportering door accountant 5
Artikel 7. Intrekken oude verordening en overgangsrecht 5
Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel 5
Controleverordening gemeente Papendrecht 2023
Besluit van de raad van de gemeente Papendrecht tot vaststelling van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Papendrecht 2023 (Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet).
De raad van de gemeente Papendrecht;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders 23 april 2024; gelet op artikel 213 eerste lid, van de Gemeentewet;
gelezen het advies van de Auditcommissie; besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Papendrecht 2023
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
• Accountant: een door de raad benoemde benoemde accountant als bedoeld in artikel 213, Tweede lid, van de Gemeentwet;
• Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
• Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
• Jaarrekening: jaarrekenig van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
• Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met balangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;
• Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
1. De accountantscontrole vindt plaats door de accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. Na afloop van deze contractperiode kan het contract met de accountant, na instemming van de raad, jaarlijks worden verlengd tot een maximale contractperiode van 6 jaar.
2. De griffie bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen en de selectiecriteria vast.
3. In het programma van eisen worden de toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties opgenomen. Deze zijn gelijk aan de maximale goedkeurings- en rapporteringstoleranties conform het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
4. De raad kan jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant bepalen waaraan bij de komende controle specifiek aandacht besteed moet worden en welke rapporteringstoleranties daarbij worden gehanteerd.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Gemeente
Papendrecht (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:
de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.
3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller.
Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders
1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsvertantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3. Bij de jaarrekening bevestigt de secretaris namens het college met de letter of representation (LOR) aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli aan de raad.
5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
.
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.
2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
3. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 6. Rapportering door accountant
1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring dringt hij bij college aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het college de geconstateerde afwijkingen niet wenst of niet meer kan
herstellen, meldt de accountant dit schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan
het college.
2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingendie niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.
Artikel 7. Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De “Controleverordening gemeente Papendrecht 2023”, vastgesteld 8 december 2022 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij wel van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Papendrecht 2023.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 10 juni 2024.
xx xxxxxxxx, X.X. xxx Xxxxxx | xx xxxxxxxxxx, X.X.X. xxx Xxxxx |