Samenwerkingsovereenkomst Veiligheidsregio Zeeland en North Sea Port Netherlands N.V.
Samenwerkingsovereenkomst Veiligheidsregio Zeeland en North Sea Port Netherlands N.V.
Partijen:
- Veiligheidsregio Zeeland ten deze vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer J.A.H. Lonink.
Hierna te noemen: VRZ.
- North Sea Port Netherlands N.V. te Terneuzen, ten deze vertegenwoordigd door haar bestuurders, de heer D.J.M. Schalck en de xxxx X.X.X.X. Xxxxxxx. Hierna te noemen: North Sea Port.
- Gezamenlijk te noemen: “partijen”.
Overwegende dat:
- VRZ de wettelijke taak heeft om samen met haar publieke en private netwerkpartners, alsmede omliggende regio’s, een effectieve en efficiënte organisatie voor de incidentbestrijding te organiseren.
- North Sea Port verantwoordelijk is voor een effectieve, efficiënte en veilige afhandeling van het scheepvaartverkeer en de zorg voor de (nautische en maritieme) veiligheid in de havengebieden en in het kader hiervan wenst bij te dragen aan een adequate incidentbestrijding in het havengebied.
- VRZ en North Sea Port de bestaande samenwerking voor de toekomst willen borgen.
- VRZ middelen (waaronder onder meer grootvermogen dompelpomp, twee cobra units, schuimvormend middel, etc.) heeft aangeschaft welke mede zijn gefinancierd door North Sea Port ten behoeve van incidentbestrijding in de havengebieden;
- North Sea Port een calamiteitensteiger in het havengebied Vlissingen-Oost ten behoeve van de incidentbestrijding op het water heeft aangelegd.
- North Sea Port over faciliteiten beschikt die in geval van een incident, ramp of crisis gebruikt kunnen worden, zoals de ‘Mariahoeve’.
Verklaren overeengekomen te zijn als volgt:
Doelstelling
Artikel 1. Doelstelling
1.1 Het doel van deze samenwerkingsovereenkomst is om de organisatie van de incidentbestrijding in stand te houden en te (blijven) verbeteren en hiermee een belangrijke bijdrage te leveren ten aanzien van de veiligheid, continuïteit en toegankelijkheid van het havengebied van North Sea Port.
Gebruik faciliteiten North Sea Port Artikel 2. Faciliteiten
2.1 North Sea Port stelt In geval van een incident, ramp of crisis het gebruik van de locatie Mariahoeve, gelegen aan de Akkerweg 1 te Nieuwdorp ter beschikking aan de VRZ.
2.2 Op deze locatie zijn faciliteiten (24/7) in te richten zoals:
a. Aanlandingslocatie (calamiteitensteiger van North Sea Port op ca. 2,5 kilometer).
b. Coördinatiebasis voor hulpverleningsdiensten.
c. Uitgangsstelling en verzamelplaats voor hulpverleningsvoertuigen.
d. Xxxxxxxxxxx opvang voor betrokken personen. Processen als registratie, verzorging, opvang en informeren pers/media, opvang en begeleiding van bezoekers, etc. worden uitgevoerd onder verantwoording van VRZ.
e. Locatie voor het inrichten van een gewondennest.
f. Catering voor hulpverleners en/ of slachtoffers van een incident, ramp of crisis onder verantwoording van en door personeel van VRZ.
2.3 Voor het gebruiken van alternatieve locaties al dan niet in beheer bij North Sea Port binnen het havengebied neemt VRZ contact op zoals beschreven in artikel 3.
2.4 De operationele uitwerking zal door partijen nader worden overeengekomen in procedureafspraken en werkinstructies.
2.5 North Sea Port stelt, indien dit ten behoeve van trainingen of oefeningen gericht op een scenario waarin het havengebied is betrokken gewenst is, faciliteiten ter beschikking.
2.6 Het gebruik van faciliteiten in het vorige lid wordt bij het opstellen van de planning als bedoeld in artikel 8.1 overlegd en afgestemd.
Artikel 3. Alarmering
3.1 De alarmering van North Sea Port voor het gebruik van faciliteiten verloopt vanuit de Gemeenschappelijke Meldkamer.
3.2 De in artikel 3.1 genoemde alarmering zal nader worden uitgewerkt in een door partijen op te stellen werkinstructie.
Artikel 4. Veiligheid
4.1 VRZ draagt in geval van incident, ramp of crisis zorg voor de veiligheid van personeel van alle (ook internationale) onder haar gezag opererende hulpdiensten aanwezig op de aan haar beschikbaar gestelde faciliteiten.
4.2 VRZ conformeert zich aan de aldaar geldende veiligheidsvoorschriften op alle te gebruiken faciliteiten van North Sea Port als ook op overige te gebruiken (alternatieve) faciliteiten in het havengebied.
Artikel 5. Schade
5.1 Behoudens opzet of grove schuld aan de zijde van North Sea Port berust de aansprakelijkheid voor schade aan de in gebruik genomen faciliteit, ten gevolge van het gebruik in het kader van de incidentbestrijding door VRZ, voor rekening en risico van de VRZ.
Instandhouding van incidentbestrijdingsorganisatie en -middelen, financiën
Artikel 6. Incidentbestrijdingsmiddelen
6.1 VRZ draagt zorg voor de operationele instandhouding (onderhoud etc.) van middelen die ten behoeve van de incidentbestrijding op de deltawateren en het havengebied zijn aangeschaft in samenwerking met North Sea Port.
6.2 De middelen zijn primair bedoeld voor de incidentbestrijding op de deltawateren en het havengebied.
6.3 Inzet van middelen, zoals bedoeld in artikel 6.1, buiten het havengebied is alleen toegestaan in urgente gevallen en slechts voor de benodigde periode. Indien in deze periode een incident plaats vindt in het havengebied waar de inzet van deze middelen noodzakelijk is, krijgt dit voorrang.
6.4 Indien er wijzigingen noodzakelijk zijn of aanvullende behoefte(n) ter verbetering van bestaande middelen ontstaan treden de partijen hierover met elkaar in overleg.
Artikel 7. Informatiepositie en communicatie
7.1 Partijen maken gezamenlijk afspraken over de wijze van informatievoorziening en informatie uitwisseling tijdens een incident, ramp of crisis.
7.2 VRZ ondersteunt North Sea Port in het verbeteren en het borgen van de informatiepositie van het havencoördinatiecentrum van North Sea Port (havenkapiteindienst).
7.3 Partijen maken gezamenlijk afspraken over risico- en crisiscommunicatie. Deze afspraken hebben onder andere betrekking op het gebruik van het bestaande waarschuwingssysteem Alert4omgevingen dat wordt ingezet tijdens incidenten in de havengebieden in Zeeland.”
7.4 Indien er wijzigingen noodzakelijk zijn of aanvullende behoefte(n) ontstaan ter verbetering van de informatievoorziening, informatie uitwisseling en risico- en crisiscommunicatie treden de partijen hierover met elkaar in overleg.
Artikel 8. Vakbekwaamheid
8.1 VRZ organiseert periodiek activiteiten in het havengebied (trainingen en oefeningen). VRZ stelt hiervoor een planning op en stelt deze ter beschikking aan North Sea Port.
8.2 VRZ is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning.
8.3 In deze planning vindt jaarlijks ten minste één activiteit plaats waarbij North Sea Port actief betrokken is bij de voorbereiding.
Artikel 9. Planvorming
9.1 Bij nieuw te ontwikkelen plannen of wijzigingen van reeds bestaande plannen voor de risico- en crisisbeheersing, op of gerelateerd aan het terrein van North Sea Port, betrekken en informeren partijen elkaar.
9.2 Partijen zijn verantwoordelijk voor de wijziging, implementatie en borging van de plannen in de eigen organisatie.
9.3 North Sea Port wordt door VRZ benaderd om een inhoudelijke bijdrage te leveren aan het Regionaal Risicoprofiel, het Beleidsplan en het Crisisplan van VRZ.
9.4 VRZ ontwikkelt conform de wet Veiligheidsregio’s thematische planvorming. North Sea Port draagt inhoudelijk bij aan de totstandkoming van voor haar relevante planvorming.
Artikel 10. Financiële bijdrage
10.1 North Sea Port stelt een jaarlijkse bijdrage1 ten behoeve van de instandhouding van de organisatie van de incidentbestrijding op de deltawateren en het havengebied aan de VRZ ter beschikking.
10.2 VRZ zet de bijdrage in ieder geval in voor de instandhouding en verbetering van de organisatie van de incidentbestrijding in het havengebied en Deltawateren.
10.3 Tevens draagt North Sea Port op haar kosten zorg voor het onderhoud, instandhouding en reservering ten behoeve van vervanging van de calamiteitensteiger in de Scaldiahaven.
10.4 VRZ draagt jaarlijks zorg voor de financiële verantwoording van de door North Sea Port ter beschikking gestelde bijdrage.
10.5 De financiële bijdrage wordt ten minste eenmaal per 4 jaar geëvalueerd2 en zo nodig bijgesteld of naar aanleiding van het periodiek overleg als bedoeld in artikel 11 aangepast.
Overleg en evaluatie
Artikel 11. Overleg en uitwerking
11.1 Jaarlijks vindt, ten minste eenmaal, door partijen overleg plaats over de uitvoering, relevante beleidsontwikkelingen en eventuele behoefte in verbreding van de overeenkomst.
11.2 Indien, op verzoek van één van de partijen, extra overleg gewenst is wordt hiertoe door VRZ een vergadering voor partijen belegd.
11.3 Ten behoeve van de meer concrete uitwerking van deze samenwerkingsovereenkomst zullen de partijen in overleg met elkaar binnen drie maanden na ondertekening van de overeenkomst een actielijst opstellen. Deze actielijst is een dynamisch document en wordt jaarlijks, daar waar nodig, geactualiseerd in het bij art. 11.1 genoemde overleg.
11.4 Indien uit dit jaarlijks overleg actiepunten worden geconstateerd, wordt hier door partijen gezamenlijk opvolging aan gegeven.
Artikel 12. Evaluatie incidenten
12.1 Incidenten waarbij North Sea Port betrokken is, worden op initiatief van VRZ door partijen geëvalueerd.
12.3 Partijen zijn gehouden om de afgesproken actiepunten, voortkomend uit een bovengenoemde evaluatie, te delen binnen de eigen organisatie en daar waar mogelijk door te voeren in de eigen organisatie.
Slotbepalingen
Artikel 13. Beheer van de overeenkomst
13.1 VRZ draagt zorg voor het beheer van de samenwerkingsovereenkomst.
13.2 Partijen dragen gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de implementatie van de samenwerkingsovereenkomst binnen de eigen organisatie.
1 Voor de programmaperiode 2016-2020 is de bijdrage vastgesteld op € 250.000,- (excl. BTW) waarvan € 175.000,- aan de VRZ beschikbaar wordt gesteld en het resterende bedrag geoormerkt is t.b.v. de calamiteitensteiger.
2 Het eerstvolgende evaluatiemoment voor de financiële bijdrage vindt plaats in 2020.
13.3 Partijen monitoren gezamenlijk de voortgang van de implementatie van de samenwerkingsovereenkomst.
Artikel 14. Contactpersoon partijen
14.1 Vanuit North Sea Port fungeert de adviseur havenveiligheid als contactpersoon voor de overeenkomst.
14.2 Vanuit VRZ fungeert de teamleider Crisisbeheersing als contactpersoon voor de overeenkomst.
Artikel 15. Duur van de overeenkomst
15.1 Deze overeenkomst treedt in werking op de dag na ondertekening en geldt voor de duur van 4 jaar en kan telkens worden verlengd voor de periode van 4 jaar.
15.2 Deze overeenkomst wordt 6 maanden voor het aflopen ervan geëvalueerd op initiatief van VRZ of eerder naar aanleiding van het periodiek overleg als bedoeld in artikel 10.
15.3 Partijen spreken de intentie uit om in het kader van het doel van deze overeenkomst een blijvende verbinding aan te gaan.
Artikel 16. Kosten
16.1 Behoudens het bepaalde in artikel 10 dragen partijen ieder hun eigen kosten met betrekking tot de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst, tenzij anders wordt overeengekomen.
Artikel 17. Geschillen
17.1 Wanneer er verschil van mening bestaat tussen de partijen omtrent de overeenkomst, treden partijen met elkaar in overleg om tot overeenstemming te komen.
17.2 Een geschil wordt ter beslechting voorgelegd aan een door de partijen samen te stellen arbitragecommissie, welke een bindend advies zal geven ten aanzien van het geschil.
Artikel 18. Wijziging of beëindiging
18.1 Indien één of beide partijen het noodzakelijk vindt/vinden wijzigingen in de afspraken binnen de overeenkomst aan te brengen, treden partijen hiertoe met elkaar in overleg.
18.2 Iedere partij kan de samenwerkingsovereenkomst opzeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van één jaar. Zij doet dit middels een schriftelijk, gemotiveerde, mededeling aan de andere partij, waarna de partijen met elkaar in overleg treden over de gevolgen.
18.3 Gedurende de opzegtermijn zullen de partijen zich tot het uiterste inspannen om gezamenlijk tot een afwikkeling te komen die recht doet aan hun onderscheiden belangen.
Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te <plaats> op <datum>.
Veiligheidsregio Zeeland North Sea Port Netherlands NV
Namens deze, Namens deze,
De heer J.A.H. Lonink De heer D.J.M. Schalk
Voorzitter CEO
De xxxx X.X.X.X. Xxxxxxx CEO