Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
voor begunstigden die tijdens de programmaperiode 2021-2027 projecten uitvoeren in het kader van het Europees Sociaal Fonds Plus (ESF+) en hiervoor Europese middelen en/of Vlaamse cofinancieringsmiddelen (VCF) ontvangen.
Inhoudsopgave
Inhoud
3.2 Toepasselijke regelgeving 4
3.4 Communicatie en zichtbaarheid 6
3.5 Financiering - omvang van de steun 7
3.5.4. Uitsluiting ESF-middelen als cofinanciering 7
3.6.1. Doelstelling en inhoud 8
3.6.2. Verantwoordelijkheden van de promotor en partners 8
3.7 Meldpunt klachten Departement Werk en Sociale Economie 10
3.10 Kwaliteitswerking door Europa WSE-coaches 12
3.16 Onregelmatigheden en fraude 16
3.17 Verwerking van persoonsgegevens 17
3.19 Gebruik van het Nederlands 21
3.20 Ondeelbaarheid en nietigheden 21
1. Situering
Voor de toekenning van middelen uit het Europees Sociaal Fonds Plus (ESF+) gelden de volgende voorwaarden:
• de Algemene Voorwaarden voor begunstigden die projecten uitvoeren in het kader van het ESF+ programma 2021-2027, en waarvoor ze Europese en/of Vlaamse cofinancieringsmiddelen ontvangen (voorliggend document);
• de oproepspecifieke voorwaarden en criteria die gelden voor de begunstigen van een goedgekeurd project van een specifieke oproep. Deze voorwaarden worden beschreven in de oproepfiche;
• de projectspecifieke voorwaarden: de voorwaarden en afspraken die via de PLATOS applicatie worden meegedeeld bij onder meer elke projectbeslissing, waaronder ook de toewijzing van het maximale steunbedrag.
2. Definities
1. Europa WSE: de Vlaamse Overheid, vertegenwoordigd door het Departement Werk en Sociale Economie, afdeling Europese Programma’s, hierna Europa WSE, die als beheerautoriteit verantwoordelijk is voor onder meer het beheer en de uitvoering van het ESF+ in Vlaanderen;
uitvoeren van projecten.1 Waar het gaat om staatssteunregelingen is de begunstigde de onderneming die de steun ontvangt. Hieronder worden promotor en partners verstaan.
3. promotor: de organisatie die een project indient bij Europa WSE en de eindverantwoordelijke is voor de administratieve en financiële afhandeling. Als het project samen met andere partners wordt uitgevoerd, geldt de promotor als het aanspreekpunt voor Europa WSE;
4. partner: elke andere organisatie in het partnerschap, die niet de promotor is;
5. onderaannemer: elke organisatie door de promotor of partners aangesteld buiten het partnerschap voor de uitvoering van een project, voor een tijdelijke -kort of langlopende- opdracht;
6. oproep: de concrete actie die wordt ondersteund;
7. project: de werkwijze om de concrete actie uit te voeren;
8. oproepfiche: het document waarin de oproepspecifieke voorwaarden worden vastgesteld die aanvullend zijn bij de Algemene Voorwaarden.
9. PLATOS: de ICT-applicatie voor alle officiële communicatie tussen de promotor en Europa WSE.
10. Tijdsregistratie-applicatie (TR-applicatie): de ICT-applicatie voor registratie van prestaties van projectpersoneel van promotor en partners.
3. Algemene voorwaarden
De begunstigden voeren het goedgekeurde project zorgvuldig uit in overeenstemming met de algemene, oproepspecifieke en projectspecifieke voorwaarden.
De promotor is de eindverantwoordelijke voor de administratieve en financiële afhandeling van het project en voor het rapport naar Europa WSE.
Alle communicatie over de uitvoering van het project verloopt via PLATOS.
3.2 Toepasselijke regelgeving
De begunstigde verbindt zich ertoe om in het kader van de uitvoering van zijn project de geldende reglementering na te leven, onder meer:
• de wetgeving betreffende de mededinging (wetgeving overheidsopdrachten) zoals dit wordt verduidelijkt op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
• het geldende staatsteunregime zoals dit wordt gespecificeerd in de oproepspecifieke voorwaarden;
• de geldende privacy-wetgeving GDPR;
• de antidiscriminatiewetgeving van 10 mei 2007
• Het Handvest van de Grondrechten van de Europese Unie (Handvest van de grondrechten van de Europese Unie | European Union Agency for Fundamental Rights (xxxxxx.xx));
• Het VN-Verdrag inzake rechten van personen met een handicap na te leven (Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap (xxxx.xx));
• Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019 (VCO) + wijziging van 1 juli 2022 en Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 (BVCO) ter uitvoering van VCO van 29 maart 2019
Inzake staatssteun biedt het BVR van 25 september 2015 betreffende steun aan projecten in het kader van het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling en het Europees Sociaal Fonds, het procedurele kader. Indien er door het Europees Sociaal Fonds +, staatssteun in kader van de Europese groepsvrijstellingsverordening wordt toegekend, is dit in de EU-databank ter kennisgegeven met volgend SA-nummer SA.xxxxx.
Een partnerschap tussen verschillende organisaties is een samenwerking waarbij iedere deelnemende organisatie mee de uitvoering van het project realiseert, zonder dat het in de plaats treedt van de begunstigden die erin samenwerken.
Een partnerschap is geen creatie van een nieuwe structuur of koepel maar een tijdelijke samenwerking gebaseerd op gelijkwaardigheid van alle betrokken partners.
Tussen de partners in het project adviseren we het opstellen van een partnerschapsovereenkomst.
We adviseren dit om de gemaakte afspraken duidelijk te stellen. Deze partnerschapsovereenkomst moet niet aan Europa WSE worden opgeleverd.
We adviseren de doelstellingen (zowel gedeelde als diegene die van belang zijn voor individuele organisaties) evenals afspraken inzake leidende principes, wat elke partner inbrengt, wie welke rollen opneemt in het kader van het partnerschap, communicatie (extern en intern), governance (inzake besluitvorming, rapportering en risicomanagement), reviewprocessen, conflict resolutie en, waar relevant, intellectuele eigendom vast te leggen in een partnerschapsovereenkomst.
Binnen het partnerschap neemt een organisatie de rol op als promotor.
De promotor is de eindverantwoordelijke voor de uitvoering van het project en is het enige aanspreekpunt met betrekking tot het project voor Europa WSE.
De promotor is de eindverantwoordelijke voor het indienen van de aanvraag, de tussentijdse rapporten, het eindrapport en de wederzijdse communicatie met Europa WSE. De gemaakte kosten worden door de promotor gebundeld en ingediend als rapport.
Binnen het partnerschap stelt men geen interne facturatie op voor het rapport. De partners geven hun gemaakte kosten voor het project door aan de promotor, die ze bundelt in het rapport naar Europa WSE.
De overige organisaties zijn partners.
Alle bepalingen zijn zowel voor de promotor als partners geldend. De partners moeten op ieder moment gekend zijn in PLATOS.
Organisaties die geen kosten maken of financiering ontvangen in het project moeten niet worden opgenomen in het formele partnerschap.
3.4 Communicatie en zichtbaarheid
De begunstigde moet de steun van de Europese Unie voor zijn project bekend maken. Hij vermeldt het project op zijn website, op divers projectmateriaal, hangt een affiche uit of vermeldt die steun op een elektronisch display, en zo meer.
Projecten van strategisch belang en projecten met een totale subsidiabele kost van meer dan 10 miljoen euro moeten een communicatie-event of –activiteit organiseren en daarbij tijdig de Europese Commissie en Europa WSE betrekken.
De geldende voorwaarden inzake communicatie en zichtbaarheid zijn raadpleegbaar op de website van Europa WSE.
Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan zullen de totale subsidiabele kosten van rechtswege met maximaal drie procent worden verminderd.
Europa WSE publiceert een lijst met alle goedkeurde projecten en de voorgeschreven informatie ervan.
niet-exclusief, onherroepelijk recht met vrijstelling van royalty's verleend om dat materiaal en de bijhorende reeds bestaande rechten erop te gebruiken.
3.5 Financiering - omvang van de steun
3 . 5 . 1 . OMVANG VAN DE STEUN
De PLATOS-projectbeslissing geldt als een principiële goedkeuring van het project met het bijhorende maximale steunbedrag en het maximale steunpercentage.
De projectbeslissing en de betaling van voorschotten doen geen afdwingbare rechten op de subsidiebedragen ontstaan voor de promotor en de partner(s).
Resterende subsidiemiddelen worden uitbetaald na de afhandeling van een rapport. Zowel eventuele voorschotten als deze resterende subsidiemiddelen zijn afhankelijk van het rapport.
Bij teveel uitbetaalde middelen wordt teruggevorderd.
De ESF-steun is steeds additioneel. Dit wil zeggen dat het ESF-bedrag pas kan berekend worden na vastlegging van de andere financieringsbronnen, zoals bijvoorbeeld overige publieke cofinanciering, Vlaams OpleidingsVerlof, eigen financiering, ontvangsten…. Met andere woorden: de andere financieringsbronnen moeten eerst berekend en benut worden.
3 . 5 . 3 . DUBBELE SUBSIDIËRING
De promotor en partners verbinden er zich toe elke vorm van dubbele subsidiëring uit te sluiten op de gerapporteerde kosten.
Er geldt namelijk een verbod op dubbele subsidiëring. Als een activiteit dubbel wordt gesubsidieerd,
d.w.z. als de subsidies voor dezelfde effecten en o.b.v. dezelfde verantwoordingsstukken wordt bekomen, moet het volledige subsidiebedrag worden teruggevorderd.
Cofinanciering is wel toegelaten, d.w.z. verschillende actoren financieren elk een deel van de totale kost.
3 . 5 . 4 . UITSLUITING ESF- MIDDELEN ALS COFINANCIERING
ESF-middelen mogen niet worden ingezet ter cofinanciering voor andere middelen.
Reservevorming is uitgesloten bij ESF-projecten doordat Europa WSE zich baseert op terugbetaling van gemaakte kosten en anderzijds gerelateerde inkomsten aan het project ook in mindering worden gebracht.
3 . 6 . 1 . DOELSTELLING EN INHOUD
De Promotor rapporteert over de uitvoering van zijn project volgens de voorwaarden die in het oproepdocument zijn vermeld. Het rapport heeft zowel tot doel om de voortgang van het project te bespreken als om de gemaakte kosten af te rekenen met Europa WSE.
Bij rapport na afloop van een rapportperiode worden de effectief gemaakte kosten ingediend en door Europa WSE afgerekend. Dit zijn de daadwerkelijk aan het project gebonden kosten. Deze kunnen minder zijn dan de begrote kosten en de subsidiebedragen van de ESF-steun en/of van andere door Europa WSE beheerde programmamiddelen.
Slechts mits een uitdrukkelijke schriftelijke toestemming kan van de afgesproken verplichting afgeweken worden en kan via PLATOS aan de promotor de toestemming verleend worden tot een nieuw rapportschema.
De promotor moet de gerapporteerde kosten kunnen staven met de in de oproepspecifieke voorwaarden vermelde bewijsstukken.
Na de afhandeling van de beheersverificaties wordt de ESF-steun en/of andere door Europa WSE beheerde programmamiddelen uitbetaald van zodra zij ter beschikking zijn, of teruggevorderd.
Indien de promotor een vooruitbetaling heeft ontvangen en geen rapport indient, zal na verwittiging het voorschot worden teruggevorderd.
3 . 6 . 2 . VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE PROMOTOR EN PARTNERS
De promotor verzamelt, controleert en organiseert de verwerking van alle informatie- en bewijsstukken voor de rapporten. Hij zorgt ervoor dat de rapporten geschieden binnen de termijnen zoals die zijn bepaald in het oproepdocument.
De promotor rapporteert over de uitvoering van het project door zowel zijn organisatie als door partners en/of onderaannemers.
De promotor houdt in samenwerking met zijn partners een overzichtelijke en geordende projectadministratie bij met het oog op:
• een doeltreffende beheersing van de projectuitgaven;
• het verschaffen van gedetailleerde en overzichtelijke financiële rapporten;
• het opstellen van de vereiste inhoudelijke voortgangsrapporten en het eindrapport en een efficiënt verloop van controles.
3 . 6 . 3 . RAPPORTBEOORDELING
Europa WSE voert een eerstelijnscontrole uit. Na uitbetaling van de rapportbeoordeling kan de auditautoriteit nog een tweedelijnscontrole uitvoeren en kunnen overige controle-instanties van de Vlaamse Overheid en Europese instanties nog verificaties uitvoeren.
Bij de verificaties wordt nagegaan of de gerapporteerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan en in overeenstemming zijn met de geldende algemene en specifieke voorwaarden van de oproep en het project.
Deze verificaties verlopen door middel van deskcontroles en/of controles ter plaatse. De promotor verleent alle medewerking aan controle van het project, inclusief op de eigen locatie of bij een partner.
De aangestelde controle-instanties kunnen zich altijd alle aanvullende gegevens laten verschaffen die nodig zijn om de subsidie definitief vast te stellen.
Europa WSE kan een gerandomiseerde steekproef trekken, waarbij de vastgestelde bevindingen kunnen worden geëxtrapoleerd op de niet-gecontroleerde items.
In geval van ontbrekende bewijsstukken of onduidelijkheden vraagt de projectbeheerder van Europa WSE bijkomende inlichtingen bij de promotor. Hierdoor wordt de behandelingstermijn onderbroken.
Na ondertekening van de rapportbeoordeling worden de saldo’s van de ESF--en VCF-middelen uitbetaald op rekening van de promotor, na ontvangst van deze middelen bij Europa WSE. De promotor stort het verschuldigde bedrag door aan de partner(s) zoals overeengekomen in de partnerschapsovereenkomst.
Eventuele bijkomende informatie die na het rapport aan Europa WSE wordt bezorgd, kan in voorkomend geval enkel leiden tot een nieuwe rapportbeoordeling als Europa WSE om die bijkomende informatie heeft gevraagd.
Elk rapport wordt gevolgd door een rapportbeoordeling van Europa WSE. Deze beoordeling kan aanleiding geven tot de terugvordering of het (geheel of gedeeltelijk) niet-betalen van ESF-steun en/of van andere door Europa WSE beheerde programmamiddelen.
Als na de uitbetaling van de middelen blijkt dat deze middelen ten onrechte werden uitgekeerd, bijvoorbeeld naar aanleiding van een controle, zullen deze middelen worden teruggevorderd.
De promotor kan tegen de rapportbeoordeling via PLATOS een gemotiveerd bezwaar aantekenen binnen een termijn van 30 kalenderdagen met aanvang op de dag na de datum van verzending van de rapportbeoordeling.
Bij een gemotiveerd bezwaar dat tijdig is ingediend zal Europa WSE een nieuwe rapportbeoordeling uitvaardigen. Bij de behandeling van het bezwaar beslist Europa WSE alleen op basis van de al aanwezige informatie van het rapport zoals die op datum van de rapportbeoordeling is gekend, behalve als Europa WSE hierom anders heeft verzocht.
De promotor kan daarna tegen deze rapportbeoordeling via PLATOS een gemotiveerd beroep aantekenen binnen een termijn van 30 kalenderdagen met aanvang op de dag na de datum van verzending van de rapportbeoordeling.. Dan zal een beroepscommissie de standpunten van de promotor en van Europa WSE horen en een beslissing nemen.
Bij een gemotiveerd beroep dat tijdig is ingediend zal Europa WSE een nieuwe rapportbeoordeling uitvaardigen, overeenkomstig de beslissing van de beroepscommissie. Bij de behandeling van het beroep beslist de beroepscommissie alleen op basis van de al aanwezige informatie van het rapport zoals die op datum van de eerste rapportbeoordeling is gekend, behalve als Europa WSE hierom anders heeft verzocht.
De beoordeling na bezwaar en beroep wordt telkens via PLATOS bezorgd.
3.7 Meldpunt klachten Departement Werk en Sociale Economie
Xxx je niet tevreden over onze werking of ben je het niet eens met een beslissing in uw dossier, probeer dan in eerste instantie met uw dossierbehandelaar of de desbetreffende dienst tot een oplossing te komen.
Kreeg je na contact met de dienst geen bevredigende oplossing dan kan je een klacht indienen via het meldpunt klachten Departement Werk en Sociale Economie
Als u niet tevreden bent over de manier waarop uw klacht werd afgehandeld, kunt u contact opnemen met de Vlaamse Ombudsdienst:
E-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx(opent in uw e-mail applicatie)
Telefoon: 1700 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
De promotor hanteert een voor het project afzonderlijk boekhoudsysteem of een boekhoudkundige codering per project.
Alle uitgaven en ontvangsten met betrekking tot het project worden geboekt conform de boekhoudkundige normen. De boekingen gebeuren op aparte rekeningen of zijn op een overzichtelijke manier terug te vinden in de boekhouding. De promotor kan een analytische identificatie toepassen of kan het projectnummer relateren aan de diverse boekingen.
Ten laatste op het moment van elke betalingsaanvraag (tussentijdse rapport en eindrapport) moet de promotor het gevraagde steunbedrag boeken als een vordering (MAR2 - vorderingen op ten hoogste 1 jaar, klasse 4 “te ontvangen subsidies en vergoedingen van de overheid”). De verdere afhandeling moet gebeuren in overeenstemming met de geldende boekhoudregels.
Bij uitbetaling van het rapport wordt het ontvangen subsidiebedrag tegengeboekt (MAR 740
‘bedrijfssubsidies en compenserende bedragen’). Dit geldt ook wanneer een voorschot ontvangen
wordt.
Op het moment dat de subsidie in de boekhouding als een te verwachten subsidie wordt ingebracht (klasse 4) zit dit bedrag in de jaarrekening maar kan deze buiten de balans gehouden worden. Eens de subsidie daadwerkelijk ontvangen is, zal deze in de balans te komen en invloed hebben op de winst/verlies van de onderneming.
Op aanvraag wordt inzage verschaft in alle documenten en stukken met betrekking tot de boeking van projectkosten en financieringsbronnen die bijdragen tot de kostendelging van het project.
ESF-middelen en Vlaamse cofinancieringsmiddelen zijn belastbaar. Deze zijn niet vrijgesteld.
Binnen de vennootschaps- en personenbelasting geldt het principe dat elke subsidie die een onderneming ontvangt van de overheid (zowel regionale, federale als Europese subsidies) wordt belast als een opbrengst. Al deze overheidssubsidies worden in één keer belastbaar op het ogenblik van ontvangst.
De promotor verbindt zich ertoe om mee te werken aan evaluatieonderzoeken in het kader van de ESF-financiering.
Dergelijk onderzoek wordt opgezet door medewerkers van de studiedienst van het Departement WSE, al dan niet in samenwerking met externe experten.
Medewerking behelst typisch het ter beschikking stellen en, indien nodig, verhelderen/opwaarderen van reeds verzamelde data, het faciliteren van toegang van onderzoekers tot bevoorrechte getuigen (projectmedewerkers, deelnemers, andere belanghebbenden,…) en het deelnemen aan werkgroepen om de evaluatie te valoriseren (bv. deelname aan een seminarie gegeven door een toonaangevend expert rond een voor de projecten relevant topic).
Evaluatieonderzoek kan ook nieuwe ideeën en academische onderbouwde concepten op de agenda zetten, die zich ertoe lenen om, via de in de projecten geïntegreerde leerprocessen (cfr. kwaliteitskader EUWSE), te komen tot verbeterde praktijken ten voordele van de doelgroep.
Evaluaties vinden hun neerslag in een rapport dat gepresenteerd wordt op het ESF Monitoringcomité. Daarna worden deze gepubliceerd voor het grote publiek op de Europa WSE website.
3.10 Kwaliteitswerking door Europa WSE-coaches
Waar relevant zet Europa WSE in op dynamische partnerschappen die actief zijn in complexe context. Europa WSE stelt zich hierbij op als een partner met toegevoegde waarde vanuit de principes gelijkwaardigheid, transparantie, verantwoordelijke autonomie en voortdurend verbeteren met oog op effectiviteit. (zie Onze visie | Europa WSE).
Hiertoe ontplooit Europa WSE op maat van haar oproepen een kwaliteitskader door een generiek kader aan te passen (zie xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx/xxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx).
Het Europa WSE kwaliteitskader is gericht op continu leren en verbeteren, met partnerschapsontwikkeling als belangrijke voorwaarde om dat leren en verbeteren in een samenwerkingsverband mogelijk te maken.
Europa WSE ondersteunt haar partners hierin via kwaliteitswerking door Europa WSE coaches (al dan niet met andere door Europa WSE gemandateerde co-coaches).
De promotor verbindt zich ertoe om mee te werken aan deze kwaliteitswerking door Europa WSE coaches.
Dit is te onderscheiden van de basisvoorwaarde voor bepaalde dienstverlenende organisaties om, als individuele organisatie, een ESF-kwaliteitsregistratie te bezitten, zoals bepaald in de eventuele oproep specifieke voorwaarden.
De begunstigden verbinden zich ertoe om mee te werken aan acties die Europa WSE opzet inzake gender en gendermainstreaming.
3.12 Projectadministratie en bewaarplicht
De Promotor moet alle bewijsstukken opladen in PLATOS en deze ook zelf bewaren overeenkomstig artikel 82 van Verordening (EU) 2021/1060.
De bewaartermijn bedraagt vijf jaar, te rekenen vanaf 31 december van het jaar waarin de promotor de laatste betaling voor het project ontvangen heeft. In geval van gerechtelijke procedures kan deze termijn onderbroken worden.
Het is de verantwoordelijkheid van de promotor en partners om bewijsstukken langer te bewaren indien dit voor andere regelgeving vereist is.
De in het kader van het Europese WSE-project behaalde resultaten (producten, instrumenten,
methodes, …) zullen voor het publiek kenbaar, consulteerbaar en bruikbaar zijn, en in het publieke
domein worden geplaatst.
Hiertoe ziet de begunstigde toe op een brede verspreiding van deze resultaten op een niet- exclusieve en niet-discriminerende wijze, bijv. via onderwijs, open-access databases, open access- publicaties of open source-software. De software dient gedistribueerd te worden onder de meest recente versie van de European Union Public License (EUPL).
Teneinde de verspreiding van de resultaten te garanderen, verleent de begunstigde daarnaast aan Europa WSE het kosteloze en niet-exclusieve recht om de behaalde resultaten in het publieke domein te plaatsen, in welke vorm en/of op welke wijze dan ook en zulks uitsluitend ter beoordeling van Europa WSE, opdat deze in het algemeen belang door eender welke derde partij bekend zijn en kunnen worden aangewend.
De begunstigde erkent dat Europa WSE beschikt over het recht van mededeling van de producten aan het publiek volgens ongeacht welk procedé, met inbegrip van, maar niet beperkt tot publicaties of elke andere vorm van communicatie, zoals persconferenties, seminaries, het oprichten van netwerken of elke andere vorm van disseminatie door Europa WSE geschikt bevonden. Europa WSE beschikt voor de volledige duur van mededeling over dit recht.
De begunstigde verbindt zich er uitdrukkelijk toe om geen inbreuk te plegen op enig
gelden, en met name geen enkel element te gebruiken waarop een derde auteursrechten of andere rechten kan laten gelden, en indien de Promotor dit toch zou doen, vrijwaart de promotor Europa WSE hiervan. Indien er sprake is van een aanspraak van een derde ter zake van inbreuk op bepaalde intellectuele eigendomsrechten verplicht de promotor zich ertoe, op zijn kosten, onmiddellijk alle maatregelen te treffen om identieke en/of gelijkaardige intellectuele eigendomsrechten te verzekeren.
De Promotor waarborgt dat hij houder is van alle (intellectuele) rechten en dat hij de nodige contractuele afspraken heeft gemaakt opdat hij beschikt over alle intellectuele eigendomsrechten, die personen die in opdracht van de promotor, in dienstverband of op iedere andere wijze hebben meegewerkt aan de uitvoering van de projectovereenkomst zouden kunnen laten gelden.
De Promotor waarborgt dat de personen die in opdracht van de Promotor, in dienstverband of op iedere andere wijze hebben meegewerkt aan het project, hun moreel recht van naamsvermelding, het recht om het werk bekend te maken en het recht van integriteit niet zullen uitoefenen op een wijze die de belangen van Europa WSE (zouden kunnen) schaden.
De oproepspecifieke voorwaarden bepalen de looptijd van het project.
Het project kan voortijdig worden stopgezet door Europa WSE in de gevallen die worden omschreven in artikel 15 Sancties.
De promotor kan bij Europa WSE een gemotiveerd verzoek indienen om het project voortijdig stop te zetten. Dit zijn de twee mogelijkheden:
• Intrekking: door omstandigheden is het project niet van start gegaan of werd slechts een heel beperkt deel van het werkprogramma uitgevoerd, waarop de promotor beslist het project niet uit te voeren. Na bevestiging van de intrekking door Europa WSE wordt het project geschrapt en het eventueel uitbetaalde voorschot teruggevorderd. De promotor moet geen rapport indienen.
• Stopzetting: door omstandigheden die zich tijdens de uitvoering van het project hebben voorgedaan (vb. reorganisatie, overname, nieuw beleid …) kan of wenst de promotor het project niet verder te zetten. De promotor dient een eindrapport in over de ingekorte periode en Europa WSE berekent het finaal subsidiebedrag voor de ingekorte periode. Dit
kan leiden tot een bijkomende betaling of tot een terugvordering, afhankelijk van wat eerder aan het project werd betaald.
Als de begunstigde nalaat de subsidie te verantwoorden bijvoorbeeld bij intrekking of stopzetting van het project, vervalt de beslissing tot toekenning van de subsidie voor het niet-verantwoorde gedeelte. Eventueel al uitbetaalde voorschotten worden teruggevorderd.
Europa WSE heeft volgende mogelijkheden tot sanctie:
• stopzetten van het project zonder gevolgen voor afrekening van kosten die tot het moment van stopzetting zijn gemaakt.
• doorvoeren van retroactieve financiële correcties, zonder stopzetting
• stopzetten van het project met retroactieve financiële correcties.
Bij het nemen van sancties houdt Europa WSE rekening met de aard en de ernst van de vastgestelde schending.
Geheel of gedeeltelijk terugvorderen
Europa WSE kan de subsidie gedeeltelijk of geheel terugvorderen, of een forfaitaire schrapping doorvoeren, indien de promotor:
• het eindrapport in de PLATOS-applicatie niet heeft ingediend binnen de termijn van 30 kalenderdagen na de voorziene indieningdatum of binnen de termijn die Europa WSE heeft bepaald voor de verlengde indieningstermijn
• de voorwaarden niet naleeft waaronder subsidie werd verleend
• de subsidie niet aanwendt voor doelstellingen, waarvoor subsidie werd verleend;
• de controle op de aanwending van de subsidie verhindert;
• een subsidie ontvangt met dezelfde effecten o.b.v. dezelfde verantwoordingsstukken (dubbele subsidiëring). Cofinanciering is wel toegelaten: verschillende actoren financieren elk een deel van de totale kost.
• bij financiële correcties conform de geldende regelgeving
De gehele of gedeeltelijke terugvordering van ESF-steun en/of andere door Europa WSE beheerde programmamiddelen kunnen ook na de einddatum van het project gebeuren.
Een ingetrokken steunbedrag kan niet opnieuw worden aangewend in hetzelfde project. Dit wil concreet zeggen dat een bijdrage die bij een tussentijds rapport wordt ingetrokken, in mindering wordt gebracht van het goedgekeurde subsidiebedrag in de projectbeslissing. (artikel 103 Verordening (EU) 2021/1060)
Sancties indien niet wordt voldaan aan de kwaliteitsvoorwaarden van de uitvoering
In het geval van het niet naleven van voorwaarden die te maken hebben met de kwaliteit van de uitvoering, kan Europa WSE op eender welk moment een procedure tot stopzetting (zonder
Het kan hierbij ook gaan om voorwaarden die opgelegd werden bij de goedkeuring van een project.
In eerste instantie rekent Europa WSE op het engagement van partners om de nodige kwaliteit te verzekeren, zoals vooropgesteld door haar kwaliteitskader. Projecten worden hierin ondersteund door Europa WSE coaches (al dan niet met andere door Europa WSE gemandateerde co-coaches).
De rollen van coach en beheerder worden bij Europa WSE strikt gescheiden. De Europa WSE-coach heeft geen enkele beslissingsmacht maar werkt louter ondersteunend. Dit betekent dat de activiteiten van een Europa WSE-coach niet kunnen ingeroepen worden als argument dat de facto aan kwaliteitsvoorwaarden voldaan is. Een Europa WSE-beheerder volgt op regelmatige basis op of een project de diverse voorwaarden naleeft, ook inzake de kwaliteit van uitvoering. Hiertoe kan een beheerder op het terrein bijvoorbeeld mee activiteiten inzake kwaliteitswerking volgen, om te beoordelen of het engagement hierop effectief waargemaakt wordt.
Indien de beheerder oordeelt dat voorwaarden inzake kwaliteit van de uitvoering onvoldoende gerespecteerd worden, kan de beheerder het project en een Europa WSE-coach oproepen om, in samenspraak, de nodige remediërende acties te bepalen, inclusief een tijdspad. Deze afspraken worden opgenomen als projectspecifieke voorwaarden in PLATOS. Indien deze afspraken niet nagekomen worden binnen het vermelde tijdspad, wordt het project via PLATOS formeel op de hoogte gesteld van het opstarten van de stopzettingsprocedure. Dit houdt in dat nogmaals remediërende acties (inclusief tijdspad) bepaald en gedocumenteerd worden in PLATOS en dat het project automatisch stopgezet wordt indien de afspraken niet nagekomen worden binnen het tijdspad. Dergelijke stopzetting heeft geen financiële gevolgen wat betreft het reeds uitgevoerde werk. Om de subsidiemiddelen te ontvangen dient het stopgezette project een eindrapport in.
3.16 Onregelmatigheden en fraude
Een onregelmatigheid wordt gedefinieerd als elke inbreuk op het Unierecht of op het nationale recht betreffende de toepassing daarvan, die bestaat in een handelen of nalaten van een promotor of partner waardoor de algemene begroting van de Gemeenschappen wordt of zou kunnen worden benadeeld als gevolg van een onverschuldigde uitgave. Deze definitie omvat dus alle soorten objectieve gedragingen (een handeling of het nalaten van een handeling), ook als er geen sprake is van opzet, die een overtreding of niet-naleving van het Gemeenschapsrecht inhouden en waardoor de Gemeenschapsbegroting wordt of zou kunnen worden benadeeld.
Bij fraude is er steeds component opzettelijk bedrog aanwezig, waarmee het zich onderscheidt van
de algemenere term ‘onregelmatigheid’.
Een „vermoeden van fraude” is een onregelmatigheid die aanleiding geeft tot het inleiden van een administratieve of gerechtelijke procedure in de lidstaat om na te gaan of er sprake is van een opzettelijke handeling, in het bijzonder van fraude.
De promotor doet onverwijld mededeling aan Europa WSE over feiten en omstandigheden, waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat zij invloed hebben op het recht van voortbestaan van de subsidie, alsook van een verzoek aan de rechtbank tot verlening van uitstel van betaling, een gerechtelijk akkoord of een faillissement van promotor en/of partners.
3.17 Verwerking van persoonsgegevens
De begunstigde treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking voor alle persoonsgegevens die hij rechtstreeks of onrechtstreeks inzamelt en verwerkt voor zijn doeleinden, in het bijzonder voor de verplichtingen vanuit deze overeenkomst.
De begunstigde zal de volgende persoonsgegevens doorgeven aan Europa WSE:
*Gegevens van uiteindelijk begunstigden van de begunstigde, namelijk de BTW-registratienummer(s) of fiscaal identificatienummer(s).
*Gegevens van uiteindelijk begunstigden van de contractanten van de begunstigde indien de aanbestedingsregels moeten gevolgd worden en er kosten gemaakt worden boven de Europese drempelbedragen, namelijk ook de BTW-registratienummer(s) of fiscaal identificatienummer(s).
De beheerautoriteit zal via deze gegevens andere persoonsgegevens voornaam, naam, geboortedatum, verdere BTW-registratienummer(s) of fiscaal identificatienummer(s) verwerken vanuit het UBO-register met als doeleinde rapportering aan de Europese Commissie. Deze uiteindelijk begunstigden moeten natuurlijke personen zijn. Deze maatregel dient om de Uniebegroting beter te beschermen tegen onregelmatigheden, met inbegrip van fraude.
De verwerking van andere persoonsgegevens die zullen doorgegeven worden staan vermeld in de oproepfiche aangezien deze specifiek per oproep zijn.
De rechtmatigheidsgrond voor de verwerking door de beheerautoriteit is artikel 6.1.c van de AVG, de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust. Dezelfde rechtmatigheidsgrond legitimeert de doorgifte van de persoonsgegevens door de begunstigde aan DWSE. De begunstigde informeert de betrokkenen waar vereist onder de bepalingen van artikels 13 en 14 van de AVG. Hij informeert daarbij ook over de
De afdeling Europese programma’s binnen het Departement WSE (Europa WSE) is verwerkersverantwoordelijke en verwerkt persoonsgegevens van gesubsidieerde acties voor volgende doeleinden:
• Controle van de subsidievoorwaarden en berekening van de subsidie
• Rapportering aan de Europese Commissie
• Evaluatie van de gesubsidieerde acties
De begunstigde (=verwerker) verbindt er zich toe om de informatieveiligheid en de privacywetgeving omtrent deze persoonsgegevens te respecteren. De persoonsgegevens worden doorgegeven aan het departement WSE via de beveiligde systemen Platos.
De begunstigde kan een andere verwerker in dient nemen. Hij licht Europa WSE in over de beoogde toevoeging of vervanging van andere verwerkers. Europa WSE kan hier bezwaar tegen maken.
De begunstigde legt aan zijn verwerkers dezelfde verplichtingen op als de zijne en zo de andere verwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de begunstigde volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van die andere verwerker.
De begunstigde zal de volgende persoonsgegevens verwerken in het kader van de opdracht:
1. Gegevens van medewerkers (projectpersoneel) van de begunstigde:
● Unieke identificatie (zoals rijksregisternummer of bisnummer)
● Naam en voornaam
● Geboortedatum
● Contactgegevens
● Beroep en betrekking
● Gegevens over de geleverde prestaties
● Loongegevens
Deze persoonsgegevens worden verwerkt met als doel de controle van de subsidievoorwaarden en de berekening van de subsidie.
2. Gegevens van deelnemers (doelgroep) bij de begunstigde:
● Unieke identificatie (zoals RRN of bisnummer)
● Naam en voornaam
● Geboortedatum
● Start en einde van de actie
Via de unieke identificatie worden door de verwerkingsverantwoordelijke andere bestaande databronnen geraadpleegd met als doeleinde rapportering aan de Europese Commissie.
Het gaat hier over de verzamelplicht van onderwijsgegevens (zoals diploma), adres, gezondheidsgegevens (handicap), nationaliteit, buitenlandse achtergrond, werkgelegenheidsgegevens en loongegevens voor iedere deelnemer. Deze verzamelplicht komt voort vanuit de gemeenschappelijke output-en resultaatsindicatoren zoals opgenomen in bijlage I van de ESF+-verordening (EU) 2021/1057.
Ook in kader van evaluatieonderzoeken van de gesubsidieerde acties kunnen anonieme gegevens van deelnemers verwerkt worden en gerapporteerd worden aan de Europese Commissie.
In kader van de oproep lokale partnerschappen wordt een empowermentvragenlijst opgezet waarvan de antwoorden anoniem verzameld worden met als doeleinde evaluatie van de gesubsidieerde acties.
3. Gegevens van uiteindelijk begunstigden van de begunstigde: BTW-registratienummer(s) of fiscaal identificatienummer(s).
Gegevens van uiteindelijk begunstigden van de contractanten van de begunstigde indien de aanbestedingsregels moeten gevolgd worden en er kosten gemaakt worden boven de Europese drempelbedragen, namelijk ook de BTW-registratienummer(s) of fiscaal identificatienummer(s).
De beheerautoriteit zal via deze gegevens andere persoonsgegevens voornaam, naam, geboortedatum, verdere BTW-registratienummer(s) of fiscaal identificatienummer(s) verwerken vanuit het UBO-register met als doeleinde rapportering aan de Europese Commissie. Deze uiteindelijk begunstigden moeten natuurlijke personen zijn. Deze maatregel dient om de Uniebegroting beter te beschermen tegen onregelmatigheden, met inbegrip van fraude.
De persoonsgegevens worden verwerkt door de begunstigde in de PLATOS systemen van Europa WSE. De begunstigde verwerkt persoonsgegevens voor de beheerautoriteit uitsluitend zoals omschreven in de opdracht en overeenkomstig de in deze overeenkomst vastgelegde verplichtingen. De opdracht wordt nader omschreven in de oproepfiche.
De begunstigde treft alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om de persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kost van de beveiliging, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen. In het bijzonder zal de begunstigde de persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang en elke andere vorm van onwettige verwerking.
Elke verwerking anders dan omschreven in de opdracht is strikt verboden, met inbegrip van de doorgifte van persoonsgegevens aan derden, een derde land of een internationale organisatie, behoudens de verwerkingsverantwoordelijke schriftelijke instructies heeft gegeven om bijkomende verwerkingen uit te voeren.
De medewerkers van de begunstigde die de verwerking uitvoeren dienen zich ertoe te hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of zijn hiertoe door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid gebonden.
De bewaartermijn van de persoonsgegevens bedraagt vijf jaar, te rekenen vanaf 31 december van het jaar waarin de promotor de laatste betaling voor het project ontvangen heeft. In geval van gerechtelijke procedures kan deze termijn onderbroken worden. Na beëindiging van deze termijn stelt de begunstigde onmiddellijk een einde aan elke verwerking van de persoonsgegevens en vernietigt bij elke kopie en back-up van de persoonsgegevens die hij nog zou bezitten, tenzij opslag van de persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.
De begunstigde informeert Europa WSE zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens.
De begunstigde wijst een functionaris voor gegevensbescherming aan.
De oproepspecifieke en de projectspecifieke voorwaarden kunnen tijdens de looptijd van het project worden gewijzigd. Als Europa WSE wijzigingen doorvoert, brengt zij de promotor hiervan voorafgaandelijk schriftelijk op de hoogte. Europa WSE bepaalt de termijn waarbinnen de promotor opmerkingen kan formuleren en bepaalt de datum waarop de wijziging in werking treedt. Op basis van de opmerkingen van de promotor trachten de beide partijen tot een consensus te komen. Als de promotor niet reageert binnen de door Europa WSE vooropgestelde termijn dan wordt hij geacht in te stemmen met de wijziging.
Iedere wijziging van de voorwaarden inzake de projectperiode, het partnerschap en/of specifieke voorwaarden die zijn gesteld in de oproep of ten aanzien van het project moet Europa WSE altijd voorafgaandelijk goedkeuren. De promotor dient de aanvraag voorafgaand in via PLATOS. De wijziging kan een herziening van de toegewezen ESF-steun en/of andere door Europa WSE beheerde programmamiddelen tot gevolg hebben.
Europa WSE registreert de wijzigingen en vaardigt haar beslissingen uit via PLATOS. De meest recente beslissing is van toepassing.
3.20 Gebruik van het Nederlands
De begunstigde gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met Europa WSE.
Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan Europa WSE een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.
3.21 Ondeelbaarheid en nietigheden
De algemene, de oproepspecifieke en de projectspecifieke voorwaarden zijn één en ondeelbaar. De nietigheid van een bepaling kan geenszins de nietigheid van de overige bepalingen met zich meebrengen. Partijen zullen zich in voorkomend geval naar best vermogen inspannen om de nietige bepaling te laten vervangen door een overeenstemmende bepaling met een praktisch en economisch gelijkaardig resultaat.
Het Belgische recht is van toepassing.
Ieder geschil tussen partijen op grond van of in verband met de voorwaarden, behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de Nederlandstalige kamers van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
Bij indiening van de aanvraag moeten deze algemene voorwaarden in PLATOS worden onderschreven door de gemandateerde promotor. Indien de onderschrijving van de algemene voorwaarden niet wordt aangesloten, wordt een negatieve beslissing uitgesproken.