Dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot beheertaken IJVI (hierna DVO Beheertaken IJVI)
Dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot beheertaken IJVI (hierna DVO Beheertaken IJVI)
Partijen:
1. De Gemeente Zwolle, te dezer zake krachtens artikel 171, eerste en tweede lid Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder X. Xxxxxx en handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 6 februari 2024, hierna te noemen: “opdrachtgever”
en
2. Het openbaar lichaam de Omgevingsdienst IJsselland, te dezer zake vertegenwoordigd door haar voorzitter, de xxxx X. Xxxxxxx en handelende ter uitvoering van het besluit van het Dagelijks Bestuur d.d. 11 januari 2024 hierna te noemen: ‘de Omgevingsdienst’;
hierna gezamenlijk te noemen: ‘partijen’.
Overwegende dat:
a) op grond van artikel 6 uit de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJsselland het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst IJsselland op basis van een overeenkomst facultatieve taken kan uitvoeren voor deelnemers;
b) Opdrachtgever in dat kader aan de Omgevingsdienst de uitvoering wil opdragen van IJVI beheertaken;
c) de in de basis-DVO tussen Omgevingsdienst en opdrachtgevers genoemde overwegingen ook op de aanvullende DVO Beheertaken IJVI van toepassing zijn;
d) de Omgevingsdienst deze IJVI beheertaken voor de Opdrachtgever wil uitvoeren, mits deze kostendekkend kunnen worden uitgevoerd en de overige partijen daar geen nadelen van ondervinden;
e) de uitvoering van deze taken overeenkomstig artikel 6 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling aanvullend is op de uitvoering van de Basistaken;
f) onderstaande artikelen een aanvulling zijn op of vervanging van de artikelen uit de Basis DVO. Per artikel in de DVO Beheertaken IJVI is aangegeven of het een aanvullend of vervangend artikel betreft.
Verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
Artikel 1. Begripsbepalingen (aanvullend op artikel 1 Basis DVO)
1.1. Artikel 1 van de Gemeenschappelijke Regeling is van toepassing op deze overeenkomst.
1.2. In deze overeenkomst zijn aanvullende begripsbepalingen opgesteld aanvullend op de begripsbepalingen uit de Basis DVO:
a) Basis DVO: de DVO die de Omgevingsdienst met haar Partners heeft gesloten met als doel de algemene voorwaarden vast te stellen waaronder de taken door de Omgevingsdienst warden uitgevoerd
b) Opdrachtgevers: partijen die opdrachtgever zijn voor de IJVI beheertaken.
c) IJVI beheertaken: Facultatieve taken voor zover die betrekking hebben op het beheren van de IJVI applicatie, onder te verdelen in een in bijlage 2 omschreven lijst van te leveren producten en diensten;
d) DVO Beheertaken IJVI: deze dienstverleningsovereenkomst tussen deelnemende partijen gesloten met betrekking tot de IJVI beheertaken;
e) Service Level Agreement IJVI (SLA IJVI): beschrijving van de kwaliteitseisen behorende bij de uitvoering van de IJVI beheertaken. De service level agreement is opgenomen in bijlage 1.
f) Producten en Dienstencatalogus IJVI (PDC IJVI): beschrijving van de producten en diensten die door IJVI Beheer worden geleverd. Hierin is opgenomen welke producten en diensten standaard worden geleverd en welke producten en diensten op basis van een specifieke uitvoeringsovereenkomst worden geleverd. De producten en dienstencatalogus is opgenomen in bijlage 2.
Artikel 2. Doel van de overeenkomst
Deze overeenkomst heeft tot doel de opdracht te geven en de voorwaarden vast te stellen waaronder de opdracht wordt uitgevoerd.
Artikel 3. De opdracht
De opdrachtgever geeft aan de Omgevingsdienst opdracht tot het uitvoeren van de IJVI beheertaken zoals gespecificeerd in de PDC en de bijbehorende SLA IJVI.
Artikel 4 Bepalen en verdelen van de exploitatiekosten ;
De exploitatiekosten worden in rekening gebracht aan de deelnemende partijen van Omgevingsdienst op basis van de volgende grondslagen:
Grondslag 1: Loonkosten
De loonkosten worden volledig doorbelast aan de deelnemende partijen, waarbij 50% van de kosten wordt doorbelast op basis van het toegerekende aantal inwoners van de IJVI partij en 50% op basis van het aantal afgenomen licenties;
Voor de gemeenten wordt hierbij gerekend met het inwonertal van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft;
Voor Provincie Overijssel, Veiligheidsregio IJsselland en Omgevingsdienst worden de inwoneraantallen bepaald op basis van het gemiddelde aantal inwoners per gemeente in regio IJsselland in het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft;
Grondslag 2: Licentiekosten en onderhoudskosten aan systemen
Deze kosten worden doorbelast naar alle deelnemende partijen op basis van het aantal afgenomen licenties. Een volledige licentie weegt daarbij voor 150% ten opzichte van een raadpleeglicentie.
Artikel 5 Facturering en betaling
5.1 De begrote kosten worden op basis van genoemde verdeelsleutels vooraf per kwartaal gefactureerd. Elk kwartaal wordt 25% van de totaal verschuldigde bijdrage in rekening gebracht.
5.2 Na vaststelling van de jaarrekening vindt conform bovengenoemde verdeelsleutels een verrekening plaats van de werkelijke IJVI exploitatiekosten tussen Omgevingsdienst en de opdrachtgever, na aftrek van de reeds betaalde voorschotfacturen.
Artikel 6 Kwaliteit (ter vervanging van artikel 5 Basis DVO)
6.1 Ten aanzien van de specifieke invulling van de kwaliteitsnormen wordt verwezen naar de Service Level Agreement (bijlage 1)
Artikel 7 Rapportage en verantwoording (ter vervanging van artikel 7 Basis DVO)
7.1 Omgevingsdienst rapporteert bij afwijkingen van de exploitatiebegroting aan Opdrachtgever, als onderdeel van de bestuursrapportages en het jaarverslag van de Omgevingsdienst.
7.2 In de Service Level Agreement (bijlage 1) is opgenomen over welke onderwerpen wordt gerapporteerd, met welke frequentie, aan wie en hoe deze door Omgevingsdienst wordt aangeboden.
Artikel 8 Communicatie (ter vervanging van artikel 9 Basis DVO)
Ten aanzien van communicatie wordt verwezen naar de afspraken in de SLA en het Dossier Afspraken en Procedures (DAP).
Artikel 9 Klachtenregeling (ter vervanging van artikel 11 Basis DVO)
8.1 De klachtenregeling met betrekking tot de uitvoering van de IJVI beheertaken is opgenomen in het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) dat door opdrachtgevers en Omgevingsdienst gezamenlijk wordt vastgesteld en door de Omgevingsdienst wordt beheerd.
Artikel 10 Duur overeenkomst
9.1 De overeenkomst gaat in op 6 februari 2024 en geldt voor onbepaalde tijd.
9.2 De beëindiging van de overeenkomst kan slechts plaatsvinden met inachtneming van een opzegtermijn van 2 jaar.
9.3 Beëindiging van deze overeenkomst dient schriftelijk te geschieden waarop de ontvanger van het bericht een ontvangstbevestiging terugstuurt.
Artikel 11 Wijziging
10.1 Partijen kunnen bij elkaar een voorstel indienen tot wijziging van deze overeenkomst.
10.2 Deze overeenkomst kan slechts gewijzigd worden indien Partijen daartoe besluiten en daartoe een nieuwe overeenkomst aangaan en ondertekenen.
Artikel 12 Vergoeding in geval van vermindering of wijziging taken en bij beëindiging opdracht
Beëindigingsvergoeding
12.1Indien;
a) Opdrachtgever met inachtneming van het bepaalde in artikel 10 de overeenkomst beëindigt, ofwel
b) Opdrachtgever met inachtneming van het bepaalde in artikel 11 één of meer categorieën van IJVI beheertaken niet langer opdraagt aan de Omgevingsdienst,
dan is Opdrachtgever aan de Omgevingsdienst, onder aftrek van eventuele baten, een beëindigingsvergoeding verschuldigd ter hoogte van alle kosten die direct of indirect verband houden met vermindering of beëindiging van de betreffende categorie IJVI beheertaken of gehele opdracht.
12.2 Opdrachtgever en de Omgevingsdienst zullen in een situatie als bedoeld in lid 1 eerst in gezamenlijk overleg onderzoeken en inventariseren wat de wijziging in de uitvoering van de IJVI beheertaken voor beide Partijen in personele en financiële zin betekent en op welke wijze dat op de minst bezwarende wijze kan plaatsvinden. Uitgangspunt is het principe ‘mens volgt werk”. Functies die (nagenoeg) gelijk blijven, zullen in beginsel door de bestaande functionarissen ook in de nieuwe situatie vervuld blijven.
12.3 De beëindigingsvergoeding bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten. De frictiekosten en desintegratiekosten worden berekend op basis van de principes van goed koopmanschap en de principes van accounting
12.4 Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten te maken door de Omgevingsdienst die het directe gevolg zijn van de beslissing tot vermindering van de beheertaken of beëindiging van de opdracht.
12.5 Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de Omgevingsdienst die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de beslissing tot vermindering of beëindiging van de opdracht.
12.6 Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing op kosten te dragen door de Omgevingsdienst die samenhangen met de afbouw van eventuele overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan binnen een periode van 5 jaar vanaf het moment van beëindiging van de overeenkomst door opdrachtgever.
Gelijktijdige vermindering of beëindiging van IJVI beheertaken bij meerdere opdrachtgevers
12.7 Bij de berekening van de beëindigingsvergoeding wordt rekening gehouden met op het moment van vaststelling van de beëindigingsvergoeding bekende vermeerdering en/of vermindering van aan de Omgevingsdienst opgedragen IJVI beheertaken door andere deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling. Bij de beëindigingsvergoeding worden dan de frictiekosten en desintegratiekosten naar evenredigheid toegerekend naar het aandeel dat aan het aandeel van de verminderde of beëindigde IJVI beheertaken op de totale formatie voor IJVI beheertaken.
Inspanningsplicht Omgevingsdienst
12.8 De Omgevingsdienst is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de beëindigingsvergoeding zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst van het besluit tot vermindering of beëindiging als bedoeld in artikel 14 lid 1.
Vaststelling beëindigingsvergoeding
12.9 De omvang van de te betalen vergoeding wordt conform bovenstaande artikelen berekend door de Omgevingsdienst onder toezicht van het Dagelijks Bestuur. De directeur van de omgevingsdienst legt deze berekening voor aan de Opdrachtgever teneinde overeenstemming te bereiken over de beëindigingsvergoeding.
12.10 Komen Opdrachtgever en Omgevingsdienst in onderling overleg niet tot overeenstemming over de beëindigingsvergoeding dan is artikel 14.2 van toepassing.
Artikel 13 Aansprakelijkheid en verzekering (ter vervanging van artikel 12 van de Basis DVO)
13.1 De Omgevingsdienst verzekert de aansprakelijkheid voor situaties en voor het bedrag welke gelet op de opgedragen taken in alle redelijkheid verwacht mag worden.
13.2 De Omgevingsdienst geeft Opdrachtgever op verzoek inzage in de complete aansprakelijkheidspolis en informeert Opdrachtgever uiterlijk twee maanden voor eventuele wijziging van deze polis over genoemde wijziging.
13.3 De aansprakelijkheid van de Omgevingsdienst jegens Opdrachtgever en derden voor schade, voortvloeiende uit of verband houdende met de uitvoering van de IJVI beheertaken, is steeds beperkt tot het bedrag waarop de aansprakelijkheidsverzekering in het desbetreffende geval aanspraak geeft, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico volgens de desbetreffende polis.
13.4 Bij het inschakelen door de Omgevingsdienst van derden en bij het gebruik door de Omgevingsdienst van apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, zal de Omgevingsdienst steeds de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. De Omgevingsdienst is echter voor eventuele tekortkomingen van deze derden of voor het niet deugdelijk functioneren van door de Omgevingsdienst bij de uitvoering van de IJVI beheertaken gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, niet aansprakelijk.
Artikel 14 Geschillen
14.1 In geval van geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze overeenkomst of de daaruit voortvloeiende overeenkomsten - waarbij een geschil aanwezig is indien een der partijen een geschil aanwezig acht - zullen partijen eerst met elkaar in overleg treden en trachten naar de regels van redelijkheid en billijkheid tot een oplossing van het geschil te komen.
14.2 Komen Opdrachtgever en Omgevingsdienst in onderling overleg niet tot overeenstemming over de oplossing van het geschil dan benoemen het Dagelijks Bestuur en de Opdrachtgever gezamenlijk een onafhankelijke deskundige die de opdracht krijgt aan beide partijen te adviseren over de oplossing van het geschil. De kosten van inschakeling van de deskundige zijn bij helfte voor rekening van de Omgevingsdienst IJsselland en Opdrachtgever(s). Het advies van de onafhankelijk deskundige is bindend voor beide partijen.
Artikel 15 Slotbepaling
15.1 Deze overeenkomst kan worden aangehaald als “Dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot beheertaken IJVI”.
Aldus overeengekomen en ondertekend te Zwolle d.d. ,
de Opdrachtgever, de Omgevingsdienst,
Gemeente Zwolle, namens deze namens deze
X. Xxxxxx, X. Xxxxxxx,
wethouder voorzitter
………………… ……………….
handtekening handtekening