Voltijdse betrekking (80% is bespreekbaar), contract van onbe- paalde duur
VLIR-UOS zoekt een programme manager (m/v/x)
Voltijdse betrekking (80% is bespreekbaar), contract van onbe- paalde duur
De organisatie
VLIR-UOS ondersteunt partnerschappen tussen universiteiten en hogescholen, in Vlaanderen en het Zuiden, die innovatieve antwoorden zoeken op globale en lokale uitdagingen. Zo financiert VLIR-UOS samenwerkingsprojecten tussen professoren, onderzoekers en docenten. Daarnaast kent VLIR-UOS beurzen toe aan studenten in Vlaanderen en het Zuiden. Ten slotte werkt VLIR-UOS mee aan de ver- sterking van het hoger onderwijs in het Zuiden en de ontwikkelingsrelevante internationalisering van het hoger onderwijs in Vlaanderen.
VLIR-UOS is onderdeel van de Vlaamse Interuniversitaire Raad en geniet financiering van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking (DGD). De hoofdzetel in Brussel telt een twintigtal werknemers, onderver- deeld in 3 diensten (programmadienst, financiële dienst, ondersteunende dienst) en enkele transversale functies (communicatie, informatie en data, strategie & kwaliteit).
De functie
Je maakt deel uit van de programmadienst (PROG), die momenteel uit 6 programme managers (PM) bestaat. Deze dienst wordt aangestuurd en gecoacht door het diensthoofd.
Als PM draag je bij tot het beheer van een deel van het VLIR-UOS-portfolio, bestaande uit samenwer- kings- en beurzenprogramma’s en projecten die worden uitgevoerd door de Vlaamse universiteiten en hogescholen en hun partnerinstellingen, in het kader van het VLIR-UOS-vijfjarenprogramma, binnen de normatieve contouren gesteld door de financierende overheid en de beleidsprioriteiten van de Vlaamse hogeronderwijsinstellingen.
Je verantwoordelijkheden situeren zich in de onderstaande opdrachtdomeinen.
Beheer van de kernprocessen
Portfolio
De programmadienst staat als team in voor de uitvoering van kernprocessen gerelateerd aan een deel van het VLIR-UOS-portfolio. Concreet gaat dit over het inhoudelijk en administratief-financieel beheer van enkele door VLIR-UOS gefinancierde (landen)programma’s, waarbinnen de Vlaamse universiteiten en hogescholen projecten uitvoeren. In dit verband zijn taken o.m.:
• lanceren van oproepen voor programma’s, projecten en beurzen;
• organiseren van selecties van programma’s, projecten en beurzen;
• ondersteunen van promotoren en medewerkers van de hogeronderwijsinstellingen bij de formu- lering van projecten en programma’s;
• bijdragen tot de opmaak van contracten met hogeronderwijsinstellingen;
• opvolgen en begeleiden van landenprogramma’s en de daaronder ressorterende interventietypes teneinde deze te ondersteunen in het behalen van de vooropgestelde resultaten (bv. door vormin- gen en trainingen in het kader van capaciteitsopbouw voor ontwikkelingssamenwerking te organi- seren in België of het land in kwestie) en het voldoen aan de beheersmatige aspecten (bv. tijdige en correcte rapportering);
• reviseren van project- en programmaverslagen en van daaruit input genereren voor jaarlijkse geag- gregeerde landenverslagen;
• rapporteren over de landenprogramma’s binnen de opgelegde deadlines;
• ondersteunen van externe evaluatieprocessen;
• capteren van lessons learned, best practices,… die blijken uit monitoring en evaluatie;
• deelnemen aan interne verbeterprojecten;
• vertegenwoordigen van VLIR-UOS op relevante fora.
Het huidige vijfjarenprogramma ging in 2017 van start en eindigt eind 2021. Je draagt bij tot het optima- liseren van het VLIR-UOS-portfolio van interventietypes in het kader van de ambitie om het volgend vijfjarenprogramma (2022-2026) SDG1-proof te maken.
Thema’s
De programmadienst staat ook in voor de opbouw en verdieping van de expertise inzake de prioritaire en transversale thema’s van de Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking en de prio- ritaire thema’s van de minister van Ontwikkelingssamenwerking waarover VLIR-UOS als dienstverlener en platform voor universitaire ontwikkelingssamenwerking dient te beschikken. Je krijgt in dit kader de thematische verantwoordelijkheid (focal point) voor het thema “diversiteit, gendergelijkheid en inclusie”, maar afhankelijk van de concretisering van het volgend vijfjarenprogramma kunnen nog andere thema’s aan jou worden toegewezen.
Je taken in dit verband zijn onder meer de volgende:
• Je draagt bij aan de verankering van “diversiteit, gendergelijkheid en inclusie” in het beleidskader van VLIR-UOS op organisatieniveau (visie, missie, portfolio, beurzenbeleid enz.), en zorgt op het portfoliovlak mee voor de uitwerking van instrumenten voor promotoren i.f.v. projectformulering en
-opvolging.
• Je volgt relevante initiatieven op over deze thema’s in de sector van de internationale en Belgische ontwikkelingssamenwerking en in de sector van het Vlaams hoger onderwijs en maakt de vertaal- slag naar UOS.
• Je stemt af en overlegt met andere relevante actoren en stakeholders in de sector van de ontwik- kelingssamenwerking (o.m. via ARGO, de federaties, …) en in de sector van het Vlaams hoger onderwijs (o.m. via de VLIR, de Jonge Academie, …) vanuit een geïntegreerde benadering en netwerkvisie.
• Je neemt deel aan interne verbeterprojecten en draagt bij tot kennisopbouw en -beheer binnen VLIR-UOS, o.m. door leerproducten, impactverhalen,… uit te werken.
1 SDG: Sustainable Development Goals
In het kader van de thematische expertise zal je ook het programma voor Beleidsvoorbereidend Onder- zoek (Policy Supporting Research, PSR) inhoudelijk en administratief opvolgen. Dit programma wordt uitgevoerd op vraag van DGD en in afstemming met de zusterorganisatie ARES. Je zal dit programma mee vormgeven binnen een volgend vijfjarenprogramma.
Landen
VLIR-UOS heeft momenteel 20 partnerlandenprogramma’s en een Belgiëprogramma binnen zijn port- folio. Dit zal evolueren naar een nieuwe lijst van 17 partnerlanden verdeeld over Afrika, Azië en Latijns- Amerika2, naast ook nog een Belgiëprogramma.
Het portfolio bestaat in essentie uit programma’s (institutioneel, nationaal, internationaal/regionaal) en projecten (departementaal) die worden uitgevoerd in partnerlanden en een aantal programma’s die in België (opleidingsprogramma’s met links in partnerlanden, beurzenprogramma bestemd voor bursalen uit partnerlanden, capaciteitsversterking van de Vlaamse hogeronderwijsinstellingen op het vlak van UOS, beleidsvoorbereidend onderzoek) worden uitgevoerd.
Als PM zal je verantwoordelijk zijn voor de opvolging van projecten en programma’s in minstens 1 part- nerland en bijdragen tot interventies (e.g. beleidsvoorbereidend onderzoek/PSR) die momenteel res- sorteren binnen het Belgiëprogramma. De herverdeling van landen is afhankelijk van de uiteindelijke landen en de beschikbare interne expertise.
Je draagt bij tot de geografische uitwerking van de algemene meerjarenprogrammatie van VLIR-UOS (vb. uitwerken landenkaders, organisatie landenfora, …).
Interne samenwerking
• Binnen de programmadienst werk je nauw samen met je collega’s rond de diverse aspecten van de huidige en volgende meerjarenprogrammatie (portfolio, landen, themata,…).
• Samen met je team en met de transversale collega’s draag je bij tot de ontwikkeling, implementatie en optimalisatie van methodologische concepten, procedures, modaliteiten, richtlijnen en formaten.
• In de rapporteringscyclus werk je nauw samen met de financiële dienst bij het nazicht van financiële projectverslagen en met de transversale collega’s i.f.v. morele rapportering.
• Je draagt bij tot de uitbouw van een modern kennis- en informatiebeheerssysteem door punctuele deelname aan het verbeterproject Digitalisering dat werd opgestart in 2020.
• Je bereidt nota’s en rapporten voor ten behoeve van het Bureau UOS, DGD en andere organen.
Externe samenwerking en vertegenwoordiging
• Je draagt de missie en visie van VLIR-UOS (pro)actief uit.
• Je draagt bij tot de platformfunctie van VLIR-UOS door
o te netwerken (in binnen- en buitenland) met andere actoren binnen een land (Belgische actoren, privé-sector, overheid, donoren…), bv. door deel te nemen aan werkgroepen, en door de dyna- miek tussen de actoren onderling te bevorderen;
0 Xxxxx, Xxxxxxx, XX Xxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxx, South Africa, Tanzania, Uganda, Indonesië, Philippines, Vietnam, Bolivia, Cuba, Ecuador, Peru.
o als aanspreekpunt voor (een) bepaald(e) land(en), (landen)platformen uit te bouwen en evene- menten te faciliteren om partnerschappen tussen hogeronderwijsinstellingen te bevorderen;
o bij te dragen tot en deel te nemen aan overlegvergaderingen, dienstreizen en events als verte- genwoordiger van VLIR-UOS;
o bij te dragen aan de ontsluiting van VLIR-UOS-eigen en academische expertise naar de sector toe.
• Je dialogeert met de overheid over landen- en/of interventiespecifieke aspecten.
Jouw profiel
Opleiding
Je bent in het bezit van een masterdiploma (of gelijkgesteld).
Ervaring
Vereist
Je beschikt over relevante werkervaring van minstens 5 jaar.
Wenselijk
• Ervaring binnen een hogeronderwijsinstelling (bv. binnen onderwijs- of onderzoeksbeleid) of binnen een ontwikkelingsorganisatie;
• Ervaring met onderzoek / uptake van onderzoek / tech transfer;
• Ervaring met internationale samenwerking, studentenbeleid, …;
• Ervaring met beleidsontwikkeling van een organisatie of tussen organisaties in een extern kader;
• Ervaring met SDG-alignering (principes en toepassing Agenda 2030) binnen hoger onderwijs en/of ontwikkelingssamenwerking;
• Terreinervaring in een land van het Globale Zuiden (cfr. huidige partnerlanden VLIR-UOS zie web- site, toekomstige partnerlanden, zie voetnoot hierboven);
• Ervaring met projectbeheer (bv. PCM, Theory of Change, results based management systemen,…);
• Ervaring met vormings- en sensibiliseringsactiviteiten.
Competenties
• Je beschikt over de volgende persoonsgebonden competenties:
o Probleemanalyse
o Klantgerichtheid
o Resultaatsgerichtheid
o Oordeelsvorming
o Plannen & organiseren
o Samenwerken
o Aanpassingsvermogen
o Overtuigingskracht
o Verantwoording
• Je beschikt over de volgende kenniscompetenties:
o Zeer goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels en goede kennis van het Frans;
o Doelgroepgerichte, heldere en foutloze communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, inclusief presentaties voor groepen;
o Bovengemiddelde vaardigheid in het werken met Excel en vlotte beheersing van Outlook, Word, PowerPoint en databeheer in een Windows-omgeving;
o Kennis van het Vlaams hoger onderwijs in het algemeen, en bij voorkeur van aspecten van financiering, onderwijsbeleid, onderzoeksbeleid, …;
o Kennis van de Belgische ontwikkelingssamenwerking;
o Kennis van één of meerdere van de prioritaire of transversale thema’s van de Belgische ontwik- kelingssamenwerking, in de eerste plaats “diversiteit, gendergelijkheid en inclusie”, is wenselijk.
Ons aanbod
• Een voltijdse functie volgens een 38-urenstelsel met voldoende flexibiliteit en de mogelijkheid tot thuiswerk. Een 80%-aanstelling is bespreekbaar.
• Een dynamische omgeving van gedreven mensen in een modern kantoor in Brussel, in de nabijheid van openbaar vervoer en met veel aandacht voor welzijn op het werk in de brede zin.
• Een loon volgens xxxxxx’x van de Vlaamse overheid. We houden rekening met relevante werker- varing.
• Xxxxxxxx 35 dagen verlof per jaar voor een voltijdse functie.
• Een uitgebreid pakket voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, eindejaarstoelage, 100% terugbetaling van de kosten van woon-werkverkeer (abonnement open- baar vervoer in combinatie met/of een fietsvergoeding).
• VLIR-UOS is een lerende organisatie die gericht is op continue verbetering en professionalisering. Er zijn collectieve en individuele opleidingsmogelijkheden.
Selectieprocedure en indiensttreding
• We selecteren gemotiveerde kandidaten op basis van hun opleiding, ervaring en competenties, en streven naar een diverse organisatie op vlak van gender, afkomst, beperking, religie, leeftijd,…
• Procedure:
o kandidaten sturen een motivatiebrief van maximum één bladzijde en hun curriculum vitae uiter- lijk op 28 juni 2020 naar xxxx@xxxxxxx.xx met als onderwerp ‘vacature PM’;
o de kandidaten die werden geselecteerd op basis van hun cv en motivatiebrief nodigen we zo snel mogelijk uit om een schriftelijke proef vanop afstand voor te bereiden en per e-mail in te dienen vóór een bepaald tijdstip;
o de kandidaten die na de proef verder worden overwogen, nodigen we uit voor een gesprek via een online tool (MS Teams, Zoom,…) in de eerste week van juli;
o de hoogst gerangschikte kandidaten ontvangen een uitnodiging voor een assessment bij een externe partner (mogelijk online) van VLIR-UOS.
• Het directiecomité draagt de als eerste gerangschikte kandidaat voor aan het Bureau UOS en ver- volgens aan het Bureau der Rectoren van de VLIR.
• Je indiensttreding is zo spoedig mogelijk na succesvolle afronding van de selectieprocedure.
Meer informatie
• over de organisatie: xxx.xxxxxxx.xx;
• over de functie: Xxxxx Xx Xxxxxx, xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx; 02 550 19 64.