FunctiebeschrijvingAdministratief medewerker Gemeentesecretariaat/Onthaal Voltijds
Administratief medewerker Gemeentesecretariaat/Onthaal Voltijds |
1. FUNCTIE
• Concrete functie: administratief medewerker
• Niveau: C1 – C3.
• Brutomaandwedde volgens barema (min. € 1.889,55 – max. € 3.458,36)
• Voltijds contractueel verband
• Contract onbepaalde duur
• Afdeling: gemeentesecretariaat
2. VISIE
De gemeente Hoeilaart streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners. Om dit te realiseren zoeken we enthousiaste en dynamische medewerkers. Mensen die waarden als samenwerken, klant- en resultaatgerichtheid, loyauteit en zichzelf ontwikkelen belangrijk vinden.
3. Hoofddoel van de functie
Je staat naar best vermogen in voor de administratieve taken van jouw dienst teneinde een efficiënte en effectieve afhandeling van de dossiers te bevorderen.
Je draagt bij tot een positief imago van de dienst en het gemeentebestuur in het algemeen.
4. Plaats in de organisatie
Je rapporteert aan en werkt onder de leiding van het diensthoofd.
5. Vaardigheden
5.1 Verstrekken van inlichtingen en/of ter beschikking stellen van documentatie/informatie aan burgers en interne diensten.
• Verstrekken van informatie aan het publiek, telefonisch of persoonlijk.
• Gericht doorgeven van telefonische oproepen aan de interne diensten.
• Het verzekeren van een vlotte, correcte en klantvriendelijke dienstverlening.
• Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail).
• Adressenbestanden van contactpersonen of organisaties bijhouden.
5.2 Uitvoeren van allerhande administratieve taken.
• Voorbereiden, verwerken en bijhouden van diverse documenten.
• Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem.
• Samenstelling en opvolging van dossiers bestemd voor het college van burgemeester en schepenen, burgemeester en de gemeentesecretaris.
• Opmaak brieven, mails,… en verwerken van de inkomende en uitgaande briefwisseling.
5.3 Uitvoeren van specifieke organisatorische, logistieke of administratieve opdrachten.
• Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal (loket en telefoon).
• Beheer infostand (ordenen, informatie verdelen, etc.).
• Sorteren, registreren en verdelen van de inkomende briefwisseling.
• Versturen van uitgaande stukken (frankeren) + wegbrengen naar het postkantoor.
• Administratieve ondersteuning van de burgemeester (vergunningen politiereglement, etc.).
• Ondersteuning van de dienst bevolking bij het behandelen van premies en geschenkbonnen bij geboorte en nieuwe inwoners met een kind jonger dan 3 jaar.
• Administratieve ondersteuning van alle gemeentelijke diensten (sport, cultuur, jeugd, welzijn, etc.) bij inschrijvingen.
• Stockbeheer kantoormateriaal (voorraden inventariseren en organiseren) en kledij stadswacht.
• Beheer van het Digitaal Loket.
• Administratieve ondersteuning van het syndicaal overleg.
• Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken (beheer sleutels dienstwagen, fiets, verdelen buskaarten, pasjes laadpalen, etc.).
6. Competenties
6.1 Kerncompetenties
Competenties waarover elke medewerker van de gemeente Hoeilaart dient te beschikken. Ze hebben betrekking op de waarden van de organisatie.
Samenwerking
• Werkt mee aan het behalen van afgesproken doelstellingen.
• Deelt kennis en informatie op een transparante manier.
• Bevordert de groepsgeest.
Klantgerichtheid
• Behandelt de externe en interne klant op een snelle, klantvriendelijke, respectvolle, integere en objectieve manier.
• Toont begrip voor opmerkingen of klachten van klanten.
• Stelt vragen, stelt oplossingen voor of verwijst naar de juiste dienst of persoon.
• Maakt concrete afspraken en komt die ook na.
Loyauteit
• Voert de genomen (beleids)beslissingen op een correcte manier uit.
• Staat constructief-kritisch tegenover genomen (beleids)beslissingen.
Resultaatgerichtheid
• Neemt doel- en oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier de nodige initiatieven om de afgesproken taken of doelstellingen binnen de afgesproken termijn af te werken of te bereiken.
Zichzelf ontwikkelen
• Verwerft nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis die belangrijk zijn voor het eigen functioneren.
• Stelt zichzelf professionele doelen.
• Staat open voor en past zich flexibel aan veranderingen van de functie of de organisatie aan.
6.2 Functiespecifieke competenties
Competenties die in de uitoefening van deze specifieke functie belangrijk zijn.
Nauwgezetheid
• Verwerkt informatie op een vlotte manier.
• Past richtlijnen, beslissingen en reglementen correct toe.
• Xxxxx het eigen werk na.
• Heeft oog voor detail.
Mondelinge communicatie
• Is vriendelijk en behulpzaam.
• Stelt duidelijke vragen.
• Denkt oplossingsgericht.
• Brengt een boodschap duidelijk over.
Schriftelijke communicatie
• Schrijft professionele brieven en teksten.
• Hanteert een correcte spelling en grammatica.
Plannen en organiseren
• Plant het werk.
• Werkt zelfstandig.
• Denkt niet enkel op korte termijn.
• Respecteert deadlines.
Integriteit
• Gaat vertrouwelijk om met informatie.
• Is eerlijk en oprecht.
• Komt afspraken na.
• Neemt verantwoordelijkheid op.
Initiatief nemen
• Xxxx zelf voorstellen ter verbetering van het eigen werk, de dienst of de organisatie.
• Lost problemen op voor ze zich stellen.
• Xxxxxx zelf voorstellen aan voor problemen.
• Xxxxx niet op opdrachten maar ziet werk.
Stressbestendigheid
• Blijft ook bij wijzigende, drukke of onzekere werkomstandigheden goed functioneren.
• Reageert rustig bij tegenstand, kritiek of negatieve feedback.
• Blijft in elke situatie professioneel.
Deze functiebeschrijving vormt de basis voor de evaluatie tijdens de loopbaan.
7. Aanwervingsvoorwaarden
- Houder zijn van een diploma hoger secundair onderwijs.
- Slagen in een selectieprocedure (schriftelijke en mondelinge proef).
8. Selectie
De schriftelijke selectieproef zal plaatsvinden op woensdag 25 oktober 2017 in de voormiddag.
9. Indienen van de kandidaturen
Enkel schriftelijke kandidaturen met cv worden aanvaard.
De kandidaturen worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Xxx xxx Xxxxxxxxxxxxx, 1560 Hoeilaart en kunnen ingediend worden:
- ofwel per brief, ten laatste op 20 oktober 2017. De postdatum geldt als bewijs.
- ofwel door afgifte op het gemeentesecretariaat, ten laatste op 20 oktober 2017 om
16 uur.
- ofwel per e-mail naar xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx ten laatste op 20 oktober 2017 om
16 uur.
10. Algemene informatie
Wedde
Volgens barema C1 - C3 (brutomaandwedde voltijds: min. € 1.889,55 – max. € 3.458,36).
De jaren, gepresteerd in overheidsdienst, worden volledig in aanmerking genomen voor de berekening van de anciënniteit.
Functierelevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt volledig in aanmerking genomen voor de berekening van de anciënniteit.
Bijkomende voordelen
- Maaltijdcheques (€ 8).
- Hospitalisatieverzekering.
- Terugbetaling openbaar vervoer woon-werkverkeer.
- Fietsvergoeding.
- 2de pensioenpijler.
Het gemeentebestuur is aangesloten bij de gemeenschappelijke sociale dienst Lokale Besturen in Vlaanderen, die bijzondere premies toekent. Via deze dienst kan je ook vakantiewoningen boeken of kortingen bekomen bij een aantal grote reisoperatoren.