Uitgangspuntennotitie evenementensponsoring 2024-2027
Uitgangspuntennotitie evenementensponsoring 2024-2027
Uitgangspuntennotitie evenementensponsoring 2024-2027
Deze notitie beschrijft de inhoudelijke en financiële uitgangspunten voor evenementensponsoring in de periode 2024-2027. Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op het coalitieakkoord ‘Verbindend vooruit! 2023-2027’
en gelieerd aan de nieuwe communicatiestrategie. De resultaten van evenementensponsoring in voorgaande collegeperiodes zijn meegewogen.
Inleiding
In Noord-Holland worden veel evenementen georganiseerd. Voor inwoners en bezoekers dragen zij bij aan de aantrekkelijkheid van de provincie en zijn zij een belangrijke vorm van vrijetijdsbesteding. Onder evenementen verstaan wij: publiek toegankelijke gebeur- tenissen op een vooraf bekende en afgebakende locatie. Evenementensponsoring maakt integraal onderdeel uit van de communicatiestrategie van de provincie, want ook hier- mee wordt de zichtbaarheid, de bekendheid en het vertrouwen in de provincie vergroot. Het brengt ons dichter bij onze inwoners, op plekken waar we niet altijd vanzelfsprekend aanwezig zijn. Daarnaast biedt sponsoring de kans om tijdens evenementen de dillema’s, keuzes, taken en projecten van de provincie duidelijker voor het voetlicht te brengen
en om daarover met relaties, bezoekers en inwoners in gesprek te gaan. Ook kan met sponsoring een bijdrage worden geleverd aan maatschappelijke doelen uit het coalitieak- koord, zoals het stimuleren van verduurzaming en van inclusie bij (sport)evenementen.
Het nieuwe coalitieakkoord is de basis van het nieuwe beleid voor evenementen- sponsoring, er wordt op verschillende plaatsen gerefereerd aan sponsoring.
Evenementen
Wij blijven een bijdrage leveren aan evenementen die ondersteunend zijn aan de iden- titeit en diversiteit van Noord-Holland. We zorgen dan ook voor voldoende budget hiervoor. We zien dit als een belangrijke manier om te zorgen voor verbinding tussen alle verschillende groepen die in Noord-Holland wonen. We streven naar een mooie
mix van evenementen die zowel het meer landelijke als het metropolitane karakter van Noord-Holland goed vertegenwoordigen. Ook hier zullen we kijken naar het vereenvou- digen van regelgeving en het versnellen van het afgeven van vergunningen. Het huidige evenementenbeleid wordt voortgezet.
Aandacht voor het koloniaal verleden
We zijn nog niet zo lang geleden gestart met de Keti Koti dialoogtafels.
Hier kunnen Noord-Hollanders het gesprek voeren over de impact van racisme en discriminatie in onze samenleving. We willen hier mee doorgaan en zetten in op brede vertegenwoordiging, zodat zoveel mogelijk verschillende mensen deel kunnen nemen aan deze tafels. Daarnaast blijven we uiteraard deelnemen aan de landelijke herdenking van de afschaffing van de slavernij op 1 juli.
Inclusiviteit
De provincie is er voor alle Noord-Hollanders. We streven naar een diverse en inclusieve provincie die voor iedereen toegankelijk is, waar iedereen zich veilig voelt en waarin iedereen zichzelf mag en kan zijn. Sinds 2019 is Noord-Holland een ‘regenboogprovincie’. We onderschrijven de ambities uit het regenboogakkoord.
In de sponsorstrategie voor 2024 tot en met 2027 gaan we uit van:
• publieksevenementen
• evenementen die aansluiten bij ons beleid
• mogelijkheden voor een grote zichtbaarheid
• evenementen met een bovenregionale uitstraling (media-aandacht)
Algemene uitgangspunten evenementensponsoring
Bij evenementen kiest de provincie bewust voor een sponsorovereenkomst in plaats van subsidie. Sponsoring biedt de mogelijkheid een andere relatie aan te gaan. Dan is het evenement niet het doel, zoals bij subsidie, maar een middel voor de realisatie van onze doelstellingen. Bij sponsoring wordt actief gestuurd op onderhandelbare tegenprestaties, zoals het verkrijgen van publiciteit voor het gekoppelde provinciale beleid, hospitality rechten, het stimuleren van verduurzaming van het evenement en contact en interactie met de doelgroep van het evenement.
De provincie kiest voor een mix van grote, middelgrote en kansrijke kwalitatief hoog- waardige evenementen die voldoen aan de onderstaande basisvoorwaarden.
Hierbij streven we naar een combinatie van evenementen waarmee we verschillen- de doelgroepen bereiken en die zowel het landelijke als metropolitane karakter van Noord-Holland goed vertegenwoordigen.
Hierbij letten wij op:
• spreiding over het jaar
• spreiding van aandacht over de regio’s
• spreiding over de diverse doelgroepen die in Noord-Holland wonen
• spreiding over de verschillende beleidsthema’s
Basisvoorwaarden:
a. te sponsoren evenementen moeten bijdragen aan de profilering en positieve uitstraling van de provincie als maatschappelijk relevante overheidsorganisatie en als aantrek- kelijke werkgever
b. sponsoring moet het imago van de provincie verbeteren en de naamsbekendheid vergroten, passend bij de realisering van beleidsdoelen
c. evenementen moeten een bovenregionale uitstraling hebben en media-aandacht opwekken
d. evenementen bereiken een breed publiek, o.a. door voor alle bezoekers gratis of betaalbare entree/deelnemersprijzen te hanteren
e. aanvullend op bestaande evenementen waarmee de provincie zich presenteert, zoals nieuwjaarsbijeenkomst, provincieconcert, werkbezoeken en reguliere presentaties en congressen
f. een evenement mag geen a)reuk doen aan de reputatie van de provincie Noord-Holland
g. contract met uitvoerend rechtspersoon
Vaste evenementen
Op grond van een optimale aansluiting op bovenstaande voorwaarden en succesvolle samenwerking in het verleden zullen wij voor onderstaande evenementen in principe een sponsorovereenkomst voor vier jaar afsluiten:
• Landbouwshow Opmeer (landbouw)
• Bloemencorso van de Bollenstreek (o.a. landbouw, toerisme)
• Ondernemingsverkiezingen Noord-Holland (MKB)
• Promotie Events Techniek (arbeidsmarkt & onderwijs)
• Dam-tot-Dam weekend (recreatie)
• Ronde om Texel (watersport)
• Bevrijdingspop Haarlem (cultuur)
• Keti Koti Festival Amsterdam (cultuur)
• Egmond Wandelmarathon of Fjoertoer (recreatie)
Daarnaast zullen wij jaarlijks een aanvraag indienen voor deelname aan de Canal Parade van Amsterdam Pride.
Evenementen met een kortlopend sponsorcontract
Er is een jaarlijks budget beschikbaar voor sponsoring van evenementen die voldoen aan de basisvoorwaarden en die bijdragen aan een juiste mix van culturele, breedtesport-, recreatieve en topsportevenementen die aansluiten op onze beleidsambities.
Bij culturele evenementen geven wij de voorkeur aan (boven)regionale evenementen die bijdragen aan regionale samenwerking en passen binnen het regioprofiel, zoals genoemd in het Beleidskader Erfgoed en cultuur.
De keuze van te sponsoren sportevenementen zal aansluiten bij de nieuwe ambities op het gebied van sport. We kiezen per jaar steeds een mix van (breedte)sport-, recreatieve en topsportevenementen met een goede spreiding over Noord-Holland en die aansluiten bij regionale behoeften.
Onder topsportevenementen verstaan wij: WK’s, EK’s en wereldbekerwedstrijden van door NOC*NSF erkende takken van topsport- en internationale wedstrijdsportdisciplines. Voor sponsoring komen alleen Olympische of paralympische disciplines, of disciplines die op de nominatie staan om Olympisch of paralympisch te worden in aanmerking.
Mega-evenementen
De provincie heeft goede ervaringen met mega-evenementen als SAIL Amsterdam. Omdat zulke mega-evenementen slechts af en toe plaatsvinden en de hoogte van de sponsorbijdrage de mogelijkheden binnen de reguliere sponsorbegroting overschrijdt, wordt net als in het verleden de sponsorbijdrage voor een mega-evenement apart opgenomen in de begroting.
Werkwijze
Organisaties melden zich bij de provincie met een sponsoraanvraag of wij benaderen de eve- nementenorganisaties die passen bij onze uitgangspunten. Sponsoraanvragen worden aan de hand van onze uitgangspunten beoordeeld, waarbij we streven naar variatie in thema’s, spreiding in tijd en ruimte en variatie tussen typen evenementen. Op jaarbasis kunnen we ongeveer 20 evenementen ondersteunen. We kiezen ervoor om met de organisaties van de vaste evenementen een sponsorovereenkomst voor de periode 2024-2027 af te sluiten.
Ter bescherming van de integriteit van de provincie worden sponsorships alleen aangegaan met partijen van goede reputatie en met ervaring in het organiseren van evenementen.
Om zoveel mogelijk met betrouwbare partijen in zee te gaan, worden organisatoren gescreend. De sponsorbedragen en tegenprestaties worden contractueel vastgelegd.
Relatiemanagement en burgerparticipatie
Evenementen zijn een ideale gelegenheid om op een laagdrempelige manier met inwoners, partners en andere relaties in gesprek te gaan. Dat kan op verschillende manieren, waarbij vaak een mix wordt gekozen van een relatiebijeenkomst in het kader van het evenement, het onder de aandacht brengen van een bepaald beleidsthema bij het publiek (bijv. met een paviljoen) of door interactie met de bezoekers tot stand te brengen.
Duurzaamheid en inclusie
We blijven stimuleren dat de evenementen die wij sponsoren steeds meer verduurzamen door een deel van onze sponsorbijdrage hiervoor te bestemmen. Hierbij vragen wij onder andere (en indien van toepassing) aandacht voor het (her)gebruik van grondstoffen, voedselverspilling, gebruik van lokale (streek)producten, inclusiviteit, energiebesparing, vervoersstromen, impact op natuur en gezondheid. Om het dierenwelzijn te verbeteren en te controleren dienen organisaties experts in te zetten, conform de wet- en regelgeving.
We maken hierover afspraken in de sponsorovereenkomst en organiseren kennisuitwisseling tussen onze partners, bijvoorbeeld tijdens werkbezoeken of in expertsessies.
Activering
Waar mogelijk zal de provincie de doelen van sponsoring versterken met aanvullende eigen, provinciale, activiteiten (merk-activatie) en inzet van provinciebestuurders. Zo wordt een hoger rendement uit sponsoring behaald. Hierover worden met de organisatie afspraken gemaakt. Het kan bijvoorbeeld gaan om:
• meenemen van een gesponsord evenement in een eigen social media campagne;
• acties ter promotie van een evenement in een media campagne, bijv. een prijsvraag of win-actie via social media of de plaatsing van advertenties;
• zichtbaar maken van beleid/beleidsprojecten door middel van een of meer infostands bij het evenement, advertorial, promotiefilms, social media, brochures, etc. of een
actieve rol van bestuurders tijdens het evenement, zoals het verzorgen van een opening, startschot, prijsuitreiking, etc.
Uitzonderingen op het sponsorbeleid
Niet alle aanvragen, projecten en evenementen zullen via het sponsorbudget worden ondersteund:
• geen activiteiten met een religieus, militair of politiek karakter
• geen fondsenwervende evenementen
• geen individuele activiteiten (van privépersonen)
• geen studiereizen, scripties, boeken, films etc.
• geen beurzen, seminars en congressen
• geen evenement enkel en alleen vanwege een jubileum
• geen toeristische activiteiten
• geen markten, braderieën etc.
• geen uitvoering van regulier beleid (oftewel: geen subsidie of vervanging daarvan)
Financiën
Op de meerjarenbegroting is jaarlijks een bedrag van € 625.000,- voor het uitvoeringsprogramma evenementensponsoring gereserveerd. De globale verdeling van budget is per jaar als volgt:
Vaste evenementen: | € 250.000,- |
Evenementen met incidentele sponsoring: | € 275.000,- |
Activering: | € 100.000,- |
De omvang van het sponsorbedrag is gerelateerd aan de marktwaarde van de ingekochte rechten en gaat deze niet te boven.
Monitoring
In het laatste jaar van deze collegeperiode zullen we de doelstellingen van evenementen- sponsoring toetsen en de resultaten evalueren.