Verwerkersovereenkomst 3.0 Pillars.school

Verwerkersovereenkomst 3.0 Xxxxxxx.xxxxxx

Uitgangspunt voor deze verwerkersovereenkomst is de Model Verwerkersovereenkomst 3.0 zoals opgesteld door partijen die zijn aangesloten bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy (hierna: het Convenant).

De nieuwe Model Verwerkersovereenkomst 3.0 komt in de plaats van eerdere Model verwerkersovereenkomsten uit 2015 en 2016. De uitgangspunten van deze Model Verwerkersovereenkomst 3.0 sluiten aan bij de bepalingen in het Convenant, geven invulling aan verplichtingen op grond van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG), en de uitgangspunten zoals onder andere in (inter)nationale beveiligingsnormen, jurisprudentie en richtsnoeren van de toezichthouder zijn aangegeven.

In het Convenant is afgesproken dat Onderwijsinstellingen en Leveranciers het actuele model gebruiken bij het maken van afspraken. Van de actuele Model Verwerkersovereenkomst kan alleen gemotiveerd en schriftelijk worden afgeweken.

Deze Model Verwerkersovereenkomst 3.0 bevat twee bijlagen:

In de Privacybijsluiter (Bijlage 1) wordt met name een beschrijving gegeven van de dienstverlening, producteigenschappen en welke categorieën Persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden.
In de Beveiligingsbijlage (Bijlage 2) wordt omschreven welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen er worden getroffen. De beveiliging dient een continu punt van aandacht en zorg te blijven

Informatie over het Convenant en de model Verwerkersovereenkomst is te vinden op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Meer informatie en antwoorden op vragen over privacy en de wettelijke rechten en verplichtingen voor Onderwijsinstellingen zijn te vinden op de websites van de sectorraden PO-Raad, VO-raad, MBO Raad (saMBO-ICT) en bij Kennisnet.

Xxxxxxx.xxxxxx is deelnemer aan het Convenant en heeft de model verwerkersovereenkomst ingevuld. Graag gaan we een verwerkersovereenkomst met u aan. Wilt u daarom zo vriendelijk zijn om op de volgende pagina onder partijen uw gegevens in te vullen en uw handtekening te plaatsen onder de verwerkersovereenkomst. Tenslotte vragen we u om in bijlage 2 op pagina 27 de gegevens in te vullen van de contactpersoon bij uw Onderwijsinstelling. Wanneer u ons de verwerkersovereenkomst ingevuld en getekend toestuurt (naar xxxx@xxxxxxx.xxxxxx), ontvangt u van ons een getekend exemplaar terug.

Partijen:

Het bevoegd gezag van <naam + rechtsvorm onderwijsinstelling>, geregistreerd onder BRIN-nummer <brin> bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van Onderwijs, gevestigd en kantoorhoudende aan <adres>, te (<postcode>) <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <functie + naam>, hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”.

De eenmanszaak Xxxxxxx.xxxxxx, gevestigd en kantoorhoudende aan Bing Xxxxxxxxxxxx 00, xx (0000 XX) Xxxxxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door eigenaar E.B. Xxxxxxxx, hierna te noemen: “Verwerker”

hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”

Overwegen het volgende:

Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij de verwerker software levert om de inzet van ICT middelen op scholen te verbeteren (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.
Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.

Komen het volgende overeen:

Artikel 1: Definities

In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;
Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Leverancier;
Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;
Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;
Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
Keten iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer dat de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten iD wordt ook ECK iD genoemd;
Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Onderwijsinstellingen;
Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;
Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs;
Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu-K;
Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in overweging a met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en Leverancier voor het betreffende product of dienst;
Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;
School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;
Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);
Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.

Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
De Onderwijsinstelling geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.
De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.

Artikel 3: Rolverdeling

Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
De Onderwijsinstelling neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten¹ die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.

Artikel 4: Privacyconvenant

Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.

Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens

Verwerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Onderwijsinstelling (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.
De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt
Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.

Artikel 6: Vertrouwelijkheid

Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
1. voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
2. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten; of
3. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.
Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Onderwijsinstelling respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx - tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt - Onderwijsinstelling onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.

Artikel 7: Beveiliging en controle

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:

een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.

Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
De Verwerker stelt in goed overleg de Onderwijsinstelling in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:

Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Onderwijsinstelling, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.
De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.

Artikel 8: Datalekken

Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
Verwerker informeert Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
In geval van een Datalek, voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Onderwijsinstellingen in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Onderwijsinstellingen een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Onderwijsinstelling onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.
In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Onderwijsinstelling de Betrokkenen informeren over het Datalek.
Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.

Artikel 9 Bijstand

Verwerker verleent Onderwijsinstelling bijstand bij het doen nakomen van de op Onderwijsinstelling rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking - maar niet beperkt - tot:
1. het - voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
2. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
3. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
4. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
5. het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.

Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte

Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkers-overeenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.

Artikel 11: Inschakeling Subverwerker

Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkers-overeenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Verwerkers-overeenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.

Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens

Onderwijsinstelling zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
Verwerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkers-overeenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.

Artikel 13: Aansprakelijkheid

Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Product- of Dienstenovereenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
1. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
2. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.

Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.

Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.

Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst

In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaardt, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.

Artikel 15: Duur en beëindiging

De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 6, 9 en 12.

Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,

Onderwijsinstelling, Verwerker,

Naam: Naam: Xxxxx Xxxxxxxx

Functie: Functie: Eigenaar Xxxxxxx.xxxxxx

Datum: Datum:

Bijlage 1: Privacybijsluiter

Bijlage 2: Beveiligingsbijlage

BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER Pillars

A. Algemene informatie

Naam product en/of dienst : Pillars

Naam Verwerker en vestigingsgegevens : Xxxxxxx.xxxxxx

Bing Xxxxxxxxxxxx 00

0000 XX, Xxxxxxxxx

Link naar leverancier en/of productpagina : xxx.xxxxxxx.xxxxxx

Beknopte uitleg en werking product en dienst : meetinstrument t.b.v. ICT in het onderwijs

Doelgroep (zoals po/vo, onderbouw/bovenbouw) :

Gebruikers PO/VO, personeelsleden van scholen

B. Omschrijving specifieke diensten

Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens:

Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst.

Voornaam

Achternaam
Mailadres

Omschrijving van de optionele Verwerkingen die de Verwerker aanbiedt

Functie
Geslacht
Geboortedatum

C. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van gegevens

De Verwerker is:

I. leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen, of

II. (tevens) leverancier is van een School- en Leerlinginformatiemiddel.

Ad I. Indien de Verwerker leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit Leermiddelen en Toetsen, dan zijn de volgende mogelijke doelstellingen van gegevensverwerking in het kader van deze producten en diensten van toepassing:

a. het met gebruikmaking van het Digitale Onderwijsmiddel geven en volgen van onderwijs en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers, waaronder:

de opslag van leer- en toetsresultaten;
het terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en toetsresultaten;
de beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer;
analyse en interpretatie van leerresultaten;
het kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten tussen Digitale Onderwijsmiddelen.

b. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;

c. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;

d. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens.

e. de continuïteit en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;

f. onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling;

g. het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analyse doeleinden beschikbaar kunnen stellen van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren.

h. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.

i. De uitvoering of toepassing van een andere wet

Ad II. (Alleen) indien de Verwerker (tevens) leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit een School- en Leerlinginformatiemiddel dan zijn de volgende mogelijke doelstellingen van gegevensverwerking in het kader van deze producten en diensten van toepassing:

a. de organisatie, het geven en volgen van onderwijs, het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers of het geven van school- en studieadviezen, waaronder:

de indeling en aanpassing van roosters;
de analyse en interpretatie van leerresultaten;
het bijhouden van persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden van een Onderwijsdeelnemer en de gevolgen daarvan voor het volgen van onderwijs;
het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling;
de communicatie met Onderwijsdeelnemers en ouders en medewerkers van de onderwijsinstelling;
financieel beheer;
monitoring en verantwoording, ten behoeve van met name: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vorm) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs;
het behandelen van geschillen.
het uitwisselen van Persoonsgegevens met Derden, waaronder:
toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak;
samenwerkingsverbanden in het kader van passend onderwijs, regionale overstappen;
partijen betrokken bij de invulling van stage of leer-/ werkplekken voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan;
Onderwijsinstellingen ingeval van overstappen tussen onderwijsinstellingen en bij vervolgonderwijs.

b. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;

c. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;

h. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.

i. De uitvoering of toepassing van een andere wet

D. Categorieën en soorten persoonsgegevens

1. Omschrijving van de categorieën Betrokkenen over wie Persoonsgegevens worden verwerkt, en de categorieën persoonsgegevens van de Betrokkenen:

Van toepassing	Categorie	Toelichting
Ja	1. Contactgegevens	naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; Beperkte set = naam, e-mail, opleiding; Persoonlijke set = geboortedatum, geslacht;
Nee	2. Onderwijs-deelnemer-nummer	een administratienummer dat onderwijsdeelnemers identificeert
Nee	3.Nationaliteit en geboorteplaats
Nee	4. Ouders, voogd	gegevens als bedoeld onder 1, van de ouders/verzorgers van onderwijsdeelnemers
Nee	5. Medische gegevens	gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs;
Nee	6. Godsdienst	gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs, of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs;
Ja	7. Studievoortgang	gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten; te weten: klas / leerjaar / ILT code Examinering Studievoortgang en/of Studietraject Begeleiding onderwijsdeelnemers, inclusief handelingplan Aanwezigheidsregistratie
Ja	8. Onderwijsorganisatie	gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
Nee	9. Financiën	gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
Nee	10. Beeldmateriaal	foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het instituut;
Ja	11. Docent, zorg-coördinator, intern begeleider, decaan, mentor	gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen;
Nee	12 Overige gegevens, te weten ….	andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Wel moet worden vermeld om welke gegevens het gaat.
Nee	13. BSN/PGN
Nee	14. Keten-ID (ECK-ID)	unieke iD voor de 'educatieve contentketen'. hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar onderwijsdeelnemers of docenten.

3. Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen):

Tot het einde van de overeenkomst met Xxxxxxx.xxxxxx

E. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:

Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens:

San Fransico/Amerika bij mLab

F. Subverwerkers

Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.

Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:

HandiHow, Capelle aan de IJssel, softwareontwikkeling
mLab, San Fransico, database hosting

Opmerking: mLab voldoet aan de vereisten van de EU-VS. Privacy Shield Framework en het Swiss-US Privacy Shield Framework, zoals uiteengezet door het Amerikaanse ministerie van Handel en de Federal Trade Commission ("FTC"), met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonlijke informatie uit de Europese Unie en Zwitserland aan de Verenigde Staten, respectievelijk (gezamenlijk "Privacy Shield"). mLab heeft aan het ministerie van Handel gecertificeerd dat het zich houdt aan de privacyschildbeginselen. De "Privacy Shield-principes" betekenen samen de 7 privacybeginselen en de 16 aanvullende principes die worden beschreven in het Privacy Shield. Als er een conflict is tussen de voorwaarden in dit privacybeleid en de privacyschildbeginselen, zijn de privacyschildbeginselen van toepassing. Ga naar xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx voor meer informatie over het Privacy Shield-programma en om de certificering van mLab te bekijken.

G. Contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij: Xxxxx Xxxxxxxx, xxxxx@xxxxxxx.xxxxxx, Bing Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX, Xxxxxxxxx.

G. Versie

Versie 1.0, datum laatste wijziging 31-10-2018

Deze Privacybijsluiter maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad de verschillende betrokken ketenpartijen (GEU, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u hier: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE

De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.

Normen informatiebeveiliging

Verwerker is verplicht om aan Onderwijsinstelling aan te tonen of en op welke wijze passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking plaatsvindt in overeenstemming met de AVG en de Model Verwerkersovereenkomst.

Voor het toepassen en aantonen van de technische maatregelen, kan Verwerker gebruik maken van (zo snel als redelijkerwijs mogelijk de meest recente versie van) het in het onderwijs ontwikkelde ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’². Dat schema voorziet in een baseline van (beveiligings)maatregelen waarmee organisaties dit aantoonbaar kunnen maken.

Indien Verwerker voornoemd Certificeringsschema gebruikt, dan mag gebruik worden gemaakt van een standaard beveiligingsbijlage die is afgestemd door de Initiatiefnemers van het Convenant. Deze afgestemde bijlage 2 is te vinden op de website van het Platform en komt in de plaats van deze model bijlage 2: xxx.xxx-x.xx/xxx.

Verwerker kan ook gebruik maken van andere certificeringsmechanismen en/of (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging, mits die een gelijkwaardig of hoger niveau van beveiliging bieden en de door Verwerker genomen maatregelen aan de Onderwijsinstelling inzichtelijk worden gemaakt.

Minimale beveiligingsmaatregelen en aantoonbaarheid

Verwerker plaatst op deze plek in de bijlage een verklaring waaruit blijkt dat voldaan wordt aan passende technische maatregelen voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens. Deze verklaring bevat ten minste:

Een classificatie van het product of de dienst op het gebied van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid;
Een beschrijving in welke mate aan de hieronder genoemde minimale beveiligingsmaatregelen in het kader van artikel 32 AVG wordt voldaan;

Verwerker heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast;
Verwerker heeft de Persoonsgegevens die worden Verwerkt geclassificeerd op het gebied van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid en heeft op basis van die classificatie beveiligingsmaatregelen genomen om de risico’s voor de Verwerking van Persoonsgegevens te beperken;
Verwerker neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Hierbij heeft Verwerker procedures vastgesteld en gedeeld met de Onderwijsinstelling voor de identificatie, autorisatie en authenticatie van medewerkers alsmede rondom de registratie, aanmelding en afmelding van de medewerkers;
Verwerker zorgt dat de toegang tot het product of de dienst beveiligd is door middel van een passend beleid voor wachtwoorden dat aansluit bij de stand van de techniek;
Verwerker heeft procedures voor het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering en/of vergelijkbaar met het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren;
Verwerker heeft maatregelen genomen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
Verwerker maakt bij de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens gebruik van een (inter)nationale beveiligingsnorm;
Verwerker heeft maatregelen genomen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling.

Een toetsing van getroffen maatregelen aan (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging.

Beschikbaarheid

Vragen	Motivatie	Laag	Midden	Hoog
Wanneer moet de dienst beschikbaar zijn voor de gebruikers? - Laag = regulier (bijvoorbeeld alleen kantooruren) - Midden = ruim (bijvoorbeeld 07:00 - 23:00 en/of ook in het weekend) - Hoog = altijd (bijvoorbeeld 24x7)	De dienst is feitelijk altijd beschikbaar, maar dat is geen eis. Binnen kantooruren zal de dienst het vaakst gebruikt worden.	X
Wat is de langste periode dat de ict-toepassing niet beschikbaar mag zijn? - Laag = maximaal enkele dagen - Midden = maximaal een aantal uur - Hoog = maximaal een aantal minuten	Enkele dagen niet beschikbaar is hooguit lastig.	X
Welke impact heeft uitval (de data, informatie of de ict-toepassing zijn niet beschikbaar)? - Laag = geen - Midden = het proces wordt belemmerd maar kan wel doorgaan - Hoog = het proces kan in zijn geheel niet doorgaan	Er is niets van afhankelijk, Pillars is een meetinstrument.	X
Op hoeveel gebruikers/organisaties heeft uitval impact? - Laag = bij uitval van de toepassing worden slechts enkele gebruikers/organisaties geraakt - Midden = bij uitval van de toepassing worden grote groepen gebruikers/organisaties geraakt - Hoog = bij uitval van de toepassing wordt een substantieel aandeel van de gebruikers/organisaties geraakt	Pillars groeit in aantal gebruikers, maar dat zijn geen dagelijkse gebruikers. Gebruikers zullen de toepassing in veel gevallen slechts eens per jaar invullen. Een aantal hoofdgebruikers per organisatie vaker.	X
Zijn er contractuele verplichtingen voor de beschikbaarheid? - Laag = nee - Midden = ja, er is een standaard SLA of er staan algemene beschikbaarheidseisen in het contract - Hoog = ja, er is een uitgebreide SLA afgedwongen inclusief eisen voor rapportage en responstijd voor incidenten	Deze zijn er niet.	X
Wat is de verwachtte belasting van de ict-toepassing? - Laag = weinig gelijktijdige gebruikers (honderden), weinig transacties (100 per uur), minder dan 1000 requests per seconde - Midden = gelijktijdige gebruikers (duizenden), normale hoeveelheid transacties (100-500 per uur), tussen 1000 en 2000 requests per seconde - Hoog = veel gelijktijdige gebruikers (vele duizenden), veel transacties (meer dan 500 per uur), meer dan 2000 requests per seconde	Minder dan 1000 requests per seconde, zoveel is zeker.	X

B=	1

Omschrijving	Kenmerken
Beschikbaarheid is onbelangrijk. Algeheel verlies of niet beschikbaar zijn van deze informatie gedurende meerdere dagen brengt geen merkbare (meetbare) schade toe aan de belangen van de instelling, haar medewerkers of haar studenten of klanten.	RTO*= 24-48 uur, afhankelijk van de categorie informatie
Beschikbaarheid is belangrijk. Algeheel verlies of niet beschikbaar zijn van deze informatie gedurende een dag brengt merkbare schade toe aan de belangen van de instelling, haar medewerkers of haar studenten of klanten.	RTO*= 8-24 uur, afhankelijk van de categorie informatie
Beschikbaarheid is noodzakelijk. Algeheel verlies of niet beschikbaar zijn van deze informatie gedurende een werkdag brengt merkbare schade toe aan de belangen van de instelling, haar medewerkers of haar studenten of klanten.	RTO*= 1-8 uur, afhankelijk van de categorie informatie

Integriteit

Vragen	Motivatie	Laag	Midden	Hoog
Kan er fraude met leerresultaten of financiële fraude plaatsvinden door fouten in de gegevens of ongeautoriseerde wijzigingen? - Laag = nee, de gegevens lenen zich niet voor fraude - Midden = beperkt, gegevens worden ook elders gecontroleerd - Hoog = ja, de ict-toepassing is de enige toepassing met deze gegevens	De gegevens lenen zich niet voor fraude.	X
Hoe erg is het als er fouten of ongeautoriseerde veranderingen in de gegevens zitten? - Laag = niet - Midden = het proces wordt belemmerd maar kan wel doorgaan - Hoog = het proces kan in zijn geheel niet doorgaan	Dat is niet erg, gebruikers voeren de gegevens overigens zelf in en kunnen deze herzien of aanpassen.	X
Hoeveel effect hebben fouten of ongeautoriseerde veranderingen in gegevens? - Laag = alleen in de toepassing - Midden = in de toepassing, maar ook in het proces (bijvoorbeeld leerresultaten) - Hoog = groot effect door bijvoorbeeld automatische beslissingen, veel koppelingen en veel transacties	Fouten hebben geen effect, slechts in de toepassing.	X
Leiden fouten of ongeautoriseerde veranderingen tot imagoverlies? - Laag = nee - Midden = kortstondig imagoverlies - Hoog = langdurig imagoverlies	Nee, geen effect, want het blijft in de toepassing.	X
Zijn er contractuele of wettelijke verplichtingen voor de integriteit van gegevens? - Laag = nee - Midden = ja, deze eisen stelselmatige controle (denk aan examenresultaten) - Hoog = ja, deze eisen stelselmatige controle en bewijs van werking (denk aan gegevens ten behoeve van bekostiging)	Nee.	X
Kunnen er personen negatieve gevolgen ondervinden als gevolg van het niet correct zijn van gegevens? - Laag = niet - Midden = eventuele fouten zijn nog te corrigeren - Hoog = fouten veroorzaken ernstige of langdurige negatieve gevolgen	Nee.	X

I=	1

Omschrijving	Kenmerken
Integriteit is onbelangrijk. Blijvende juistheid van informatie (vanaf de bron tot het laatste gebruik) is gewenst, maar hoeft niet gegarandeerd te zijn. Indien informatie niet correct is, leidt dit tot beperkte schade.	Bedrijfsproces tolereert enkele fouten Gegevens zijn volledig RPO* 7 dagen
Integriteit is beschermd. Blijvende juistheid van informatie moet gewaarborgd zijn. Sommige toleranties zijn toelaatbaar. Juistheid van informatie is belangrijk, maar niet kritisch. Het is niet noodzakelijk dat correctheid onbetwistbaar aangetoond kan worden. Indien informatie niet correct is kan de organisatie substantiële schade lijden.	Een zeer beperkt aantal fouten is toegestaan Gegevens zijn volledig en juist RPO* 1 dag
Integriteit is noodzakelijk. Informatie moet gegarandeerd correct zijn. Informatie waarbij het noodzakelijk is dat de correctheid niet betwist kan worden, zoals de uitslagen van toetsen, examens, onomkeerbare financiële transacties. Indien informatie niet correct is, kan de organisatie ernstige schade lijden.	Bedrijfsproces eist foutloze informatie Gegevens zijn volledig, juist en actueel RPO* 4 uur

Vertrouwelijkheid

Vragen	Motivatie	Laag	Midden	Hoog
Welke type persoonsgegevens bevat de ict-toepassing? - Laag = geen - Midden = 'gewone' persoonsgegevens zoals NAW - Hoog = bijzondere persoonsgegevens (geloof, medisch, et cetera)	Naam, achternaam en mailadres van gebruikers.		X
Leiden datalekken tot imagoverlies? - Laag = nee - Midden = kortstondig imagoverlies wat opgevangen kan worden door tijdige communicatie - Hoog = langdurig imagoverlies	Nee.	X
Zijn er contractuele of wettelijke verplichtingen voor de vertrouwelijkheid? - Laag = nee - Midden = ja, deze eisen bescherming - Hoog = ja, deze eisen bescherming, bewijs van werking en melding van inbreuk	Nee.	X
Kunnen er personen in gevaar worden gebracht als gevolg van het uitlekken van gegevens? - Laag = niet - Midden = eventuele fouten zijn nog te corrigeren - Hoog = personen kunnen het slachtoffer worden van identiteitsfraude	Niet.	X
Past de toepassing profilering* toe? - Laag = nee - Midden = ja, maar deze leidt niet tot automatische beslissingen (alleen handmatig) - Hoog = ja, en deze leidt tot automatische beslissingen (door de toepassing zelf)	Nee.	X

V=	2

Omschrijving	Kenmerken
Informatie is voor intern gebruik. Openbaar worden van gegevens leidt tot weinig of geen schade voor een instelling of betrokkene.	Gegevens zijn alleen in te zien en te bewerken door personen binnen de organisatie.
Informatie is vertrouwelijk. De organisatie, instelling of betrokkene kan substantiële schade lijden indien informatie toegankelijk is voor ongeautoriseerde personen. Informatie mag alleen toegankelijk zijn voor personen die hier vanuit hun functie toegang toe moeten hebben (need-to-know basis). Hieronder vallen onder andere persoonsgegevens.	Xxxxxxxx alleen toegankelijk voor direct betrokkenen binnen de organisatie op basis van functie of rol.
Informatie is geheim. De organisatie, instelling of betrokkene kan ernstige schade lijden indien informatie toegankelijk is voor ongeautoriseerde personen. Informatie mag uitsluitend toegankelijk zijn voor een zeer geselecteerde groep personen. Hieronder vallen onder andere bijzondere persoonsgegevens.	Toegang is beperkt tot expliciet aangewezen personen binnen de organisatie. Beheerders hebben, waar mogelijk, geen toegang tot de gegevens. Beheerders maken alleen gebruik van persoonlijk herleidbare accounts.

Verwerker een privacy beleid opgesteld, gepubliceerd op de website van Verwerker. Verwerker en subverwerkers evalueren halfjaarlijks en zo nodig eerder;
Verwerker heeft de Persoonsgegevens die worden Verwerkt geclassificeerd. Zie bovenstaande tabellen. BIV classificatie B1 I1 V2, geven aan dat de risico’s erg klein zijn. Getroffen beveiligingsmaatregelen zijn in verhouding tot de risico’s. Gebruikers zijn volledig de baas over de eigen data en kunnen deze ten alle tijden wijzigen/verwijderen;
De Onderwijsinstelling is zelf verantwoordelijk voor de identificatie, autorisatie en authenticatie van medewerkers alsmede rondom de registratie, aanmelding en afmelding van de medewerkers;
Verwerker zorgt dat gebruikers slechts toegang hebben, wanneer ze een juiste gebruikersnaam en wachtwoord invoeren;
De Onderwijsinstelling is zelf verantwoordelijk voor de registratie en van gebruikers. Ook het wijzigen en afmelden van toegangsrechten ligt in handen van de Onderwijsinstelling. Gebruikersactiviteiten worden gelogd. De Onderwijsinstelling heeft daar inzage in wanneer dat verzoek Verwerker bereikt.
Verwerker maakt back-ups om te voorkomen dat gegevens verloren gaan bij vernietiging. Deze back-ups blijven een maand beschikbaar. De back-ups zijn slechts beschikbaar voor medewerkers van subverwerkers die een geheimhoudingsplicht hebben.
Verwerker maakt bij de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens gebruik van een (inter)nationale beveiligingsnorm;
Verwerker heeft maatregelen genomen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling.

Een toetsing van getroffen maatregelen aan (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging kan op verzoek aan Verwerker worden gedaan. Verwerker zal hieraan meewerken en toetst zelf ook regelmatig of de getroffen maatregelen nog doeltreffend zijn.

Beveiligingsincidenten en/of datalekken:

In geval van een (vermoeden van) beveiligingsincident en/of datalek, kan Onderwijsinstelling contact opnemen met: xxxx@xxxxxxx.xxxxxx

De contactpersoon voor Verwerker is: [contactgegevens Onderwijsinstelling voor beveiligingsincidenten]

Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging

Onze procedure over het informeren in geval van datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging:

Datalekken en incidenten zullen door Onderwijsinstelling of Verwerker aan elkaar worden gemeld zodra deze worden ontdekt,
De wijze waarop informatie wordt gedeeld:
Contactpersonen van Xxxxxxxxx en Onderwijsinstelling nemen hiervoor telefonisch contact met elkaar op en melden datalekken en incidenten ook schriftelijk via een mailbericht;
In het geval van de Verwerker wordt contact opgenomen met Xxxxx Xxxxxxxx, 0614663122, xxxxx@xxxxxxx.xxxxxx. In het geval van de Onderwijsinstelling wordt contact opgenomen met de contactpersoon van de Onderwijsinstelling;
Samen met de Verwerkingsverantwoordelijke wordt er bepaald of het datalek gemeld wordt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en welke maatregelen genomen worden om schade voor betrokkenen te beperken.
Informatie die we in ieder geval over een incident delen zijn
De kenmerken van het incident, zoals: datum en tijdstip constatering, samenvatting incident, kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens);
De oorzaak van het beveiligingsincident;
De maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen;
Benoemen van betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de mate waarin;
De omvang van de groep betrokkenen;
Het soort gegevens dat door het incident wordt getroffen (met name bijzondere gegevens, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
Daarna maken we zoals eerder beschreven afspraken over een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie 1.0, 31-10-2018

Deze Beveiligingsbijlage maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad de verschillende betrokken ketenpartijen (GEU, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u hier: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

1 Zie voor een voorbeeld de Aanpak IBP bij xxxxx://xx.xx/XXXxxxxxxxxx

2 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxx/

Verwerkersovereenkomst Xxxxxxx.xxxxxx 27

Document Metadata

Table of Contents

Verwerkersovereenkomst 3.0 Pillars.school

Document Metadata