Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek over de werking van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek voor de beleidsperiode 2013-2017
Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek over de werking van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek voor de beleidsperiode 2013-2017
Tussen:
de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering in de persoon van xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx, Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur die handelt in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering op 28 september 2012;
en
de Vlaamse Erfgoedbibliotheek vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxxxx, voorzitter, en Xx Xxxxxx, secretaris-penningmeester, die handelen in uitvoering van de beslissing van de raad van bestuur op 25 januari 2013.
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen en beleidskader
Artikel 1. In de beheersovereenkomst wordt verstaan onder:
1° cultureel erfgoed: roerend en immaterieel erfgoed, dat als betekenisdrager uit het verleden gemeenschappelijke betekenissen verkrijgt binnen een cultureel referentiekader;
2° administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureel-erfgoeddecreet;
3° Flandrica: alle publicaties die in Vlaanderen of door Vlamingen in het buitenland worden uitgegeven, evenals alle relevante buitenlandse publicaties die in hoofdzaak over Vlaanderen handelen.
Art. 2. §1. De beheersovereenkomst wordt gesloten tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek om de opdracht en de subsidiëring die de Vlaamse Gemeenschap geeft aan de Vlaamse Erfgoedbibliotheek vast te leggen.
§2. De opdracht van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek wordt in deze beheersovereenkomst vertaald in doelstellingen.
§3. De beheersovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2013 en eindigt op 31 december 2017.
Hoofdstuk II. Doelstellingen
Art. 3. De Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek komen overeen dat de Vlaamse Erfgoedbibliotheek binnen de beleidsperiode volgende strategische en operationele doelstellingen bereikt:
SD 1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek is aangestuurd als een competente, efficiënte en experimentele netwerkorganisatie die werkt op een kwaliteitsvolle en transparante manier.
OD 1.1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de principes van goed bestuur gerespecteerd via regelmatige bestuursvergaderingen, de opmaak van kwaliteitsvolle beleidsdocumenten en een transparante boekhouding die door een extern accountant is gecontroleerd.
OD 1.2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft een correct personeels- en welzijnsbeleid gevoerd.
SD 2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek is opgetreden als aanspreekpunt voor de erfgoedbibliotheken in Vlaanderen en Brussel.
OD 2.1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft geparticipeerd aan relevante fora in binnen- en buitenland en heeft er de noden en behoeften van erfgoedbibliotheken op de agenda geplaatst.
OD 2.2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft, in samenwerking met de VVBAD, de sector regelmatig samengebracht op het Overlegplatform Erfgoedbibliotheken Vlaanderen.
OD 2.3 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de erfgoedbibliotheken in Vlaanderen en Brussel geïnformeerd over relevante actuele ontwikkelingen en informatie uit de erfgoed- en bibliotheeksectoren.
SD 3 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de afstemming gecoördineerd van het collectiebeleid, in het bijzonder voor Flandrica, van de partnerbibliotheken van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek.
OD 3.1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de werking gecoördineerd en ondersteund van een collegagroep die expertise ontwikkelt en verspreidt rond collectiebeleid. Deze collegagroep heeft in samenwerking met FARO gezorgd voor de realisatie van collectiebeleidsplannen voor de partnerbibliotheken van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek.
OD 3.2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft instrumenten ontwikkeld en verspreid voor het in kaart brengen en afstemmen van cultureel- erfgoedcollecties van erfgoedbibliotheken.
SD 4 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft expertise verzameld en verspreid over de bewaring van cultureel-erfgoedcollecties van erfgoedbibliotheken.
OD 4.1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de werking gecoördineerd en ondersteund van een collegagroep die expertise ontwikkelt en verspreidt rond preservering en conservering.
OD 4.2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft instrumenten ontwikkeld en verspreid voor het in kaart brengen van schadebeelden bij cultureel- erfgoedcollecties van erfgoedbibliotheken, waaronder een registratiemodel, een vorming en een publicatie.
OD 4.3 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft het diverse vormingsaanbod in Vlaanderen, zowel universitair als niet-universitair, rond de bewaring van cultureel-erfgoedcollecties actief opgevolgd en geprobeerd om dit af te stemmen op de noden van erfgoedbibliotheken.
SD 5 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft expertise ontwikkeld en verspreid over de digitalisering en duurzame digitale bewaring van cultureel-erfgoedcollecties van erfgoedbibliotheken.
OD 5.1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de werking gecoördineerd en ondersteund van een collegagroep die expertise ontwikkelt en verspreidt rond digitalisering. Deze collegagroep heeft gezorgd voor een handleiding voor het digitaliseren van erfgoedbibliotheekcollecties.
OD 5.2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft Xxxxxxxxx.xx verder uitgebouwd via samenwerkingsprojecten en heeft zo de professionele digitalisering van cultureel-erfgoedcollecties van erfgoedbibliotheken gestimuleerd.
OD 5.3 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft meegewerkt aan initiatieven van derden met het oog op de realisering van duurzame digitale toegankelijkheid van cultureel-erfgoedcollecties van erfgoedbibliotheken.
SD 6 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft expertise ontwikkeld en verspreid over de bibliografische ontsluiting van cultureel-erfgoedcollecties van erfgoedbibliotheken.
OD 6.1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de werking gecoördineerd en ondersteund van collegagroepen rond bibliografische ontsluiting.
OD 6.2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft deze beleidsperiode prioritair ingezet op:
a) het voortzetten van de bibliografische ontsluiting van oude Vlaamse drukken in de STCV-databank;
b) het up-to-date houden van de Abrahamdatabank met bibliografische beschrijvingen van Belgische kranten (1830-1950);
c) het beter bekend maken van deze databanken bij een divers publiek.
SD 7 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft expertise ontwikkeld en verspreid over de culturele ontsluiting van cultureel-erfgoedcollecties van erfgoedbibliotheken.
OD 7.1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de werking gecoördineerd en ondersteund van een collegagroep publiekswerking en communicatie.
OD 7.2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft Xxxxxxxxx.xx verder ontwikkeld als levendig webportaal voor de cultureel-erfgoedcollecties van erfgoedbibliotheken dat kan worden ingezet voor recreatieve, culturele en educatieve doeleinden.
SD 8 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft binnen de eigen organisatie een beleid geconcretiseerd op het vlak van maatschappelijke en culturele diversiteit .
OD 8.1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft bijzondere aandacht gehad voor een maatschappelijk en cultureel diverse samenstelling van het personeelsbestand en van de bestuursorganen.
OD 8.2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de erfgoedbibliotheken in Vlaanderen en Brussel gesensibiliseerd voor en geïnformeerd over maatschappelijke en culturele diversiteit.
OD 8.3 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft haar partnerbibliotheken gestimuleerd om proactief vorm te geven aan acties die vervat zitten in het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding en die betrekking hebben op hun doelstellingen.
OD 8.4 Om de website van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek ook voor mensen met een visuele, auditieve of motorische beperking toegankelijk te maken, zijn de principes van de 'Web Content Accessibility Guidelines' toegepast.
SD 9 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft een beleid op het vlak van duurzaamheid binnen de eigen organisatie geconcretiseerd.
OD 9.1 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft in haar werking een ecologisch bewustzijn ingebouwd. Dit omvat een constante aandacht voor de ecologische impact van de werking.
OD 9.2 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft met behulp van de organisatiewebsite en het samenwerkingsplatform Atrium een duurzame werking uitgebouwd, met kennisborging naast kennisdeling.
OD 9.3 De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft een duurzame omgang gehad met cultureel erfgoed, zowel in fysieke als in digitale vorm. De organisatie had hierbij oog voor het duurzame karakter van zowel de beschrijving, de archivering, de ontsluiting als de uitwisseling van cultureel-erfgoedcollecties. Voor wat betreft de digitale collecties volgde de organisatie de aanbevelingen van CEST (de Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox), documenteerde hierin haar processen en zorgde voor een actualisering van de Toolbox voor wat betreft bibliotheekspecifieke informatie.
Hoofdstuk III. Middelen
Art. 4. De Vlaamse Gemeenschap voorziet in uitvoering van het Cultureel- erfgoeddecreet van 6 juli 2012 en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering van 28 september 2012 een jaarlijkse werkingssubsidie van 310.000 euro op haar begroting voor de beleidsperiode 2013-2017 voor de uitvoering van deze beheersovereenkomst. Deze werkingssubsidie wordt toegekend binnen de perken van de begroting van de Vlaamse Gemeenschap.
Hoofdstuk IV. Communicatie
Art. 5. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy.
Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Art. 6. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek moet, in uitvoering van artikel 186 van het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012, in alle gedrukte en digitale communicatie, bij elke mededeling, verklaring of publicatie en presentatie de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden door de standaardlogo’s en de bijhorende tekst “met steun van de Vlaamse overheid” te gebruiken.
Hoofdstuk V. Toezicht en Opvolging
Art. 7. Het toezicht en de evaluatie zal gebeuren op basis van:
1° een jaarlijkse controle van het actieplan. Dit actieplan wordt de eerste keer ingediend uiterlijk 1 maand na de ondertekening van deze beheersovereenkomst door de minister. Voor de volgende jaren wordt het actieplan jaarlijks ingediend uiterlijk op 1 december voorafgaand aan het jaar waarop ze van toepassing is.
Het actieplan bevat ten minste:
a) een inhoudelijke planning, waarin wordt beschreven hoe de beheersovereenkomst tijdens het desbetreffende jaar zal worden uitgevoerd;
b) een begroting, waarin wordt beschreven welke personele, logistieke en financiële middelen ingezet zullen worden voor de uitvoering van de beheersovereenkomst.
2° een jaarlijkse controle van het jaarverslag. Dit jaarverslag wordt jaarlijks ingediend uiterlijk op 1 april na het werkingsjaar waarvoor de subsidie werd toegekend. Dit jaarverslag bevat:
a) een inhoudelijk verslag waarin gerapporteerd wordt over de uitvoering van de beheersovereenkomst. Eventuele afwijkingen ten opzichte van het actieplan worden daarbij toegelicht;
b) een financieel verslag dat bestaat uit:
b.1) de jaarrekening, bestaande uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting, van de rechtspersoon waarin de cultureel-erfgoedorganisatie is ondergebracht. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen die beschikbaar gesteld worden door de Nationale Bank van België;
b.2) het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening;
b.3) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt;
c) een lijst met beleidsrelevante gegevens, indien opgenomen in het model van jaarverslag, indien van toepassing.
3° maximaal twee evaluaties van de uitvoering van de beheersovereenkomst:
a) een tussentijdse evaluatie. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld aan de cultureel-erfgoedorganisatie uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode;
b) een eindevaluatie. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld aan de cultureel-erfgoedorganisatie binnen de twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.
Als het actieplan of het jaarverslag niet voldoet aan bovenstaande vraag, indien er onduidelijkheden zijn of wanneer de Vlaamse Erfgoedbibliotheek onvoldoende aantoont hoe de vooropgestelde doelstellingen gehaald zullen worden of zijn, kan de Vlaamse Gemeenschap uiterlijk binnen de drie maanden na ontvangst van het actieplan of jaarverslag een aangepast actieplan of jaarverslag vragen.
Art. 8. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie of het steunpunt voor cultureel erfgoed, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante gegevens.
Hoofdstuk VI. Bepalingen inzake reserve
Art. 9. §1. De vaststelling van de reserve zal gebeuren zoals bepaald in artikel 40 van het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012.
Gedurende de beleidsperiode kan een cultureel-erfgoedorganisatie die een werkingssubsidie ontvangt onbeperkt een reserve aanleggen.
Op het einde van de beleidsperiode wordt de reserve getoetst aan volgende normen:
1° maximaal 20 % van de toegekende jaarlijkse werkingssubsidie mag worden gebruikt voor de aanleg van een reserve;
2° de totale gecumuleerde reserve op basis van werkingssubsidies mag maximaal 50
% van de toegekende jaarlijkse werkingssubsidie bedragen.
§2. Als de normen overschreden worden, vordert de Vlaamse Regering het bedrag van de overschrijding terug, door dat bedrag in mindering te brengen op de werkingssubsidie van een lopend of volgend werkingsjaar, of door terugbetaling.
Bij stopzetting van de activiteit wordt de totale gecumuleerde reserve op basis van werkingssubsidies teruggevorderd.
Hoofdstuk VII. Sanctionering
Art. 10. Als er bij het toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld, kan de Vlaamse Gemeenschap de volgende sancties opleggen:
1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie;
2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.
De sanctie die de Vlaamse Regering oplegt, moet in een redelijke verhouding staan tot de vastgestelde inbreuken.
Hoofdstuk VIII. Slotbepalingen
Art. 11. Deze beheersovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureel- erfgoeddecreet van 6 juli 2012. De bepalingen in het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012 en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze beheersovereenkomst.
Art. 12. §1. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze beheersovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan met uitzondering van de bepalingen in artikel 4.
§2. De Vlaamse Gemeenschap behoudt de mogelijkheid om van deze beheersovereenkomst af te wijken als ze daartoe juridisch verplicht wordt door een andere nationale of internationale overheidsinstantie. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek kan daarbij geen aanspraak maken op schadeloosstelling door de Vlaamse Gemeenschap.
§3. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek behoudt de mogelijkheid om van deze beheersovereenkomst af te wijken als ze daartoe juridisch verplicht wordt door een andere nationale of internationale overheidsinstantie. De Vlaamse Gemeenschap kan daarbij geen aanspraak maken op schadeloosstelling door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek.
Opgemaakt in twee originele exemplaren. Gedaan in Brussel, op
Elke partij verklaart een ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
Xxxx Xxxxxxxxxxx
Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur
Voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek,
Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
An Renard Secretaris-penningmeester