PUBLIEKE OPROEP ERFPACHT PADELACCOMMODATIE

PUBLIEKE OPROEP ERFPACHT PADELACCOMMODATIE

Erfpacht ten behoeve van realisatie en uitbating padelaccommodatie

Project:

Gemeente Wielsbeke

Bedrijven- en dienstenzone Lobeek

Realisatie en uitbating van padelaccommodatie

Opdrachtgever:

WVI

Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxx

Goedgekeurd door WVI dd. 05-05-2021

Inleiding

De West-Vlaamse Intercommunale, hierna kortweg WVI genoemd, is een intergemeentelijk samenwerkingsverband van 54 West-Vlaamse gemeenten. WVI ondersteunt de aangesloten gemeenten bij de ontwikkeling van hun streek, onder andere met activiteiten op vlak van ruimtelijke ordening, stedenbouw en leefomgeving. Daarnaast staat WVI de aangesloten gemeenten bij voor wat betreft hun economisch grondbeleid en de economische ontwikkeling door middel van de realisatie en het beheer van ruimte voor bedrijvigheid. Ook kan WVI alle nodige verrichtingen uitvoeren met het doel diensten van algemeen nut en openbaar belang uit te bouwen, waaronder recreatieve infrastructuur.

In de gemeente Wielsbeke staat WVI in nauwe samenwerking met het lokale bestuur in voor de ontwikkeling van de bedrijven- en dienstenzone Lobeek. Het betreft een gebied van circa 8 hectare, dat als overgang fungeert tussen de woonkern van Wielsbeke en de grootschalige bedrijvigheid aan de overzijde van de N382. De bestemming van de zone is vooral gericht op kantoren, diensten en op handel gerichte bedrijven. Aangezien deze activiteiten een relatief hoge tewerkstellingsgraad kennen en vaak sterk gericht zijn op bezoekers, wordt bij de ontwikkeling volop ingezet op de creatie van een prettige werk- en leefomgeving. Dit komt onder andere tot uiting in de hoogwaardige architectuur van de bedrijfsgebouwen en de ruime groenzones, zowel op als rond de bedrijfskavels.

Aanvullend op de bedrijfsactiviteiten kunnen zich in het gebied ook ondersteunende faciliteiten en recreatieve functies vestigen. In het bijzonder biedt het ruimtelijk uitvoeringsplan (RUP) Lobeek ruimte voor voorzieningen in de sector van ontspannen, sport en spel. Hierdoor ontstaat de unieke gelegenheid om de bedrijven- en dienstenzone verder te versterken met een sportaccommodatie. Dit biedt kansen op een interessante wisselwerking, die zowel voor de bedrijven en hun werknemers als voor de sportaccommodatie tot een win-winsituatie kan leiden.

Activiteiten in de sector van ontspannen, sport en spel zijn bestemmingsmatig enkel mogelijk in het centrale deel van de bedrijven- en dienstenzone Lobeek. Door WVI wordt in dit deel van het terrein een perceel van 3.944 m² voorbehouden voor deze publieke oproep. Het betreft een “opdracht” die wordt uitgeschreven door WVI, in samenspraak met het gemeentebestuur van Wielsbeke.

Concreet gaat WVI over tot uitgifte van een perceel grond in erfpacht, gekoppeld aan de verplichting tot realisatie en uitbating door de erfpachter van sportaccommodatie conform de voorschriften van het RUP Lobeek, de stedenbouwkundige richtlijnen en de randvoorwaarden zoals bepaald in dit document. Gelet op de snel groeiende populariteit van padel, het feit dat de gemeente Wielsbeke nog niet beschikt over padelfaciliteiten en de diverse vragen die zowel de gemeente Wielsbeke als WVI ontvingen van kandidaat- uitbaters van padelaccommodatie, dient de sportaccommodatie hoofdzakelijk te bestaan uit padelfaciliteiten. Op het perceel dient tevens een centraal gebouw met nevenfaciliteiten (kleedkamers e.d.) voorzien te worden, evenals de nodige parkeerplaatsen.

Op basis van dit dossier worden geïnteresseerden verzocht om een financieel en inhoudelijk voorstel te doen. De voorstellen worden beoordeeld op zowel de geboden vergoeding als het ontwerp en het voorgestelde uitbatingsmodel.

Er wordt een procedure gevolgd in één enkele fase, er is geen voorafgaande selectie van kandidaten.

1. Algemene informatie

1.1. Voorwerp van het Project

Dit dossier heeft betrekking op de uitgifte van een perceel grond in erfpacht door WVI. Het perceel is gelegen in de bedrijven- en dienstenzone Lobeek in Wielsbeke en staat aangeduid op het opmetingsplan (bijlage 2). De oppervlakte van het perceel bedraagt 3.944 m².

De erfpacht wordt aangegaan voor een periode van 33 jaar die ingaat bij het verlijden van de authentieke akte en eindigt na afloop van 33 jaar, te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding.

Op het perceel zal de erfpachter het “Project” ontwikkelen, met name de realisatie en uitbating van padelfaciliteiten binnen de toepasselijke ruimtelijke randvoorwaarden en met aandacht voor de ambities van de gemeente Wielsbeke en WVI. Op het perceel dient tevens een centraal gebouw met nevenfaciliteiten (kleedkamers e.d.) voorzien te worden, evenals de nodige parkeerplaatsen.

Het Project wordt ontworpen, ingevuld, gerealiseerd, gefinancierd, en uitgebaat op eigen privaat initiatief, op private kosten en op privaat risico. WVI zal op geen enkel moment tussenkomen in het risico van de erfpachter.

De uitgifte van het perceel in erfpacht zal gebeuren conform de bepalingen van het contract van erfpacht, waarvan een ontwerp is toegevoegd in bijlage 4. Het betreft marktconforme bepalingen die aldus géén bijzondere publieke lasten uitmaken voor een private ontwikkeling.

1.2. Toelichting en randvoorwaarden

a) Context

Het perceel is gelegen binnen de grenzen van het RUP Lobeek, zoals goedgekeurd door de deputatie van de provincie West-Vlaanderen op 00-00-00000. Door de goedkeuring van het RUP is de zone waarin het perceel gelegen is, bestemd voor bedrijfsactiviteiten, maar kunnen ook activiteiten in de sector van ontspannen, sport en spel ontplooid worden.

De stedenbouwkundige voorschriften van het RUP dienen nageleefd te worden, evenals het richtlijnenkader2 (bijlage 3) en de specifieke ruimtelijke randvoorwaarden (zie verder). De erfpachter zal zelf de benodigde omgevingsvergunning aanvragen bij het gemeentebestuur van Wielsbeke.

b) Ambities van de gemeente Wielsbeke en WVI

Het belang van voldoende sporten en bewegen is duidelijk. Hetzelfde geldt voor het sociale aspect dat hier vaak mee gepaard gaat. De gemeente Wielsbeke zet dan ook volop in op kwalitatieve en toegankelijke sportinfrastructuur. Zo krijgt het domein Hernieuwenburg momenteel een grondige facelift, waarbij de inplanting van nieuwe sportfaciliteiten centraal staat. Op die locatie kan echter niet aan alle takken van sport een plek geboden worden. Daarom zoekt de gemeente actief naar alternatieve locaties voor sporten die nog niet in Wielsbeke vertegenwoordigd zijn.

Padel is daarvan een goed voorbeeld. Hoewel deze sport de laatste jaren enorm snel aan populariteit gewonnen heeft, beschikt de gemeente Wielsbeke nog niet over padelfaciliteiten. Er is evenwel voldoende interesse voor de uitbating van een padelaccomodatie. Zowel de gemeente als WVI werd recent door diverse kandidaat-uitbaters bevraagd naar de beschikbaarheid van een locatie voor de realisatie van padelfaciliteiten. Door middel van deze publieke oproep wensen de gemeente en WVI hiervoor op

1 Het bestemmingsplan en de stedenbouwkundige voorschriften van het RUP Lobeek kunnen geraadpleegd worden via de website van de gemeente Wielsbeke: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx-xxx-xx-xxxxxxx

2 Op het inrichtingsplan bij het richtlijnenkader staat de zone waarin het perceel waarop dit toewijzingsdossier betrekking heeft aangeduid als “deelzone kleinhandel”. Gezien deze publieke oproep wordt de betreffende deelzone niet langer voorbehouden voor kleinhandelsactiviteiten.

gestructureerde wijze een oplossing aan te reiken in de bedrijven- en dienstenzone Lobeek. Deze locatie wordt zeer geschikt geacht, onder meer omwille van de volgende aspecten:

- De inplanting van sportaccommodatie is conform de bestemmingsvoorschriften van het RUP Lobeek;

- Het terrein is centraal gelegen in de gemeente Wielsbeke en kent een goede bereikbaarheid;

- Sportaccommodatie is perfect inpasbaar in het kwalitatieve en groene kader van de bedrijven- en dienstenzone;

- De inpassing van sportaccommodatie in de bedrijven- en dienstenzone biedt kansen op een interessante wisselwerking tussen bedrijven en hun werknemers enerzijds en de sportaccommodatie anderzijds.

De accommodatie dient binnen een relatief korte, maar haalbare termijn gerealiseerd te worden. Na de realisatie van de padelfaciliteiten is de erfpachter verantwoordelijk voor de uitbating van de accommodatie.

WVI wenst tenslotte een marktconforme erfpachtvergoeding te ontvangen voor de erfpacht van het perceel grond.

1.3. Contactpersoon

WVI is bereikbaar op het volgende adres (contactpersoon):

WVI

Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxx

Tel: 000 00 00 00

De xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Projectverantwoordelijke ondernemen x.xxxxxxxxx@xxx.xx

Gsm: 0470 48 03 29

De kandidaten dienen – tot nader bericht – alle contacten met WVI (en de gemeente Wielsbeke) over dit dossier te laten verlopen via de contactpersoon.

WVI kan zich bij het uitvoeren van haar taken en het nemen van haar beslissingen laten bijstaan en laten adviseren door derden – deskundigen die zij aanwijst.

1.4. Beschrijving van het in erfpacht te geven perceel

Het in erfpacht te geven perceel bevindt zich ter hoogte van het waterbufferbekken op de hoek van de Spoorstraat en de Tumulusstraat in de bedrijven- en dienstenzone Lobeek in de gemeente Wielsbeke. Het perceel staat aangeduid op het opmetingsplan (bijlage 2) en heeft een oppervlakte van 3.944 m².

Het perceel bestaat uit de volgende kadastrale percelen, gelegen in de gemeente Wielsbeke, 1e afdeling, sectie C, met nummer 189B2 (gedeeltelijk) en 191T2 (gedeeltelijk).

Het perceel is heden vrij van gebruik.

1.5. Toepasselijke regelgeving

Het Project is voor alles wat niet uitdrukkelijk vermeld is in onderhavig dossier en bijhorend contract van erfpacht onderworpen aan de desbetreffende wettelijke bepalingen. De erfpachter is zelf verantwoordelijk voor het bekomen van alle vereiste toelatingen, vergunningen en goedkeuringen voor de realisatie en uitbating van de padelaccommodatie.

1.6. Gegevens

De gronden worden in erfpacht gegeven in de staat waarin zij zich bevinden.

Voorkooprechten

WVI heeft geen kennis van voorkooprechten, met uitzondering van het recht van voorkoop in het kader van de Vlaamse Waterweg.

Verkaveling

De gronden maken geen onderdeel uit van een verkaveling. Watergevoeligheid

De gronden zijn niet gelegen in mogelijk of effectief overstromingsgevoelig gebied zoals vastgesteld door de Vlaamse Regering.

De gronden zijn niet gelegen in een afgebakend overstromingsgebied of afgebakende oeverzone zoals vastgesteld door de Vlaamse Regering.

De gronden zijn niet gelegen in een risicozone voor overstromingen. Archeologie

In opdracht van WVI werd reeds een archeologisch onderzoek uitgevoerd in de zone waarin het perceel gelegen is. Op basis daarvan werd de zone door het Agentschap Onroerend Erfgoed aangeduid als een gebied waar geen archeologisch erfgoed te verwachten valt. Indien het Agentschap Onroerend Erfgoed van mening is dat desondanks een bekrachtigde archeologienota aan de aanvraag tot omgevingsvergunning gevoegd dient te worden, dan valt deze verplichting ten laste van de erfpachter.

Bodemverontreiniging

WVI verklaart met betrekking tot de gronden geen weet te hebben van bodemverontreiniging die schade kan berokkenen aan de erfpachter of aan derden, of die aanleiding kan geven tot een saneringsverplichting, tot gebruiksbeperkingen of tot andere maatregelen die de overheid in dit verband kan opleggen. Daarmee wordt bedoeld dat op deze gronden geen risico-inrichtingen gevestigd zijn of geweest zijn, zoals fabrieken, werkplaatsen, opslagplaatsen, machines, installaties, toestellen en handelingen die een verhoogd risico op bodemverontreiniging kunnen inhouden en die voorkomen op de lijst door de Vlaamse Regering opgesteld in overeenstemming met artikel 2, 14° van het Decreet betreffende de bodemsanering en de bodembescherming.

Inhoud van de bodemattesten dd. 16-02-2021 en 23-02-2021:

Deze grond is niet opgenomen in het grondinformatieregister.

De OVAM heeft geen aanwijzingen dat deze grond een risicogrond is.

Er zijn een aanwijzingen bij de OVAM dat op deze grond een bodemverontreiniging voorkomt.

Er zijn geen gebruiksadviezen of gebruiksbeperkingen van toepassing op deze grond. Voor grondverzet dient er pas vanaf een volume van 250 m³ een technisch verslag opgemaakt te worden.

Dit bodemattest vervangt alle vorige bodemattesten Opmetingsplan

Een DWG-bestand van het opmetingsplan kan opgevraagd worden bij de contactpersoon. Sonderingen

Een sonderingsverslag kan opgevraagd worden bij de contactpersoon.

2. Ruimtelijke randvoorwaarden

Het perceel is gelegen binnen de grenzen van het RUP Lobeek. De stedenbouwkundige voorschriften van artikel 2 zijn van toepassing, in het bijzonder de bepalingen van deelaanduiding C. Aanvullend zijn de inrichtingsvoorschriften uit het richtlijnenkader voor bedrijven van toepassing. De ontwerpen dienen te voldoen aan deze voorschriften en aan de hieronder vermelde randvoorwaarden, gebaseerd op de ambities van de gemeente en WVI.

- Het perceel heeft een oppervlakte van 3.944 m².

- Het streven is om het perceel in te richten met minstens 5 dubbelterreinen.

- Bij voorkeur worden minstens enkele indoor- of overdekte terreinen voorzien, zodat ook in slechte weersomstandigheden kan worden gespeeld.

- De terreinen dienen aangelegd te worden volgens de richtlijnen van de Federación Internacional de Pádel/International Padel Federation. De kandidaten maken evenwel zelf een afweging over het al dan niet voorzien van zones voor out of court play.

- Op het perceel dient een gebouw met nevenfaciliteiten voorzien te worden. Dit gebouw moet minstens bestaan uit de benodigde kleedkamers en sanitaire voorzieningen (aparte voorzieningen voor dames en heren). Het is toegelaten om het gebouw tevens uit te rusten met een horecafunctie conform de stedenbouwkundige voorschriften van het RUP. De regelmatige aanwezigheid van een aanspreekpunt/personeel bij de padelaccommodatie wordt als een pluspunt beschouwd.

- De inrichting van het perceel dient te voldoen aan de inrichtingsvoorschriften uit het richtlijnenkader.

Het geheel dient een verzorgde en representatieve uitstraling te hebben.

- De constructies dienen uitgevoerd te worden in eigentijdse en duurzame materialen.

- Maatregelen met betrekking tot duurzaam bouwen, rationeel gebruik van energie en water en opwekking van hernieuwbare energie worden als een pluspunt beschouwd.

- De draagstructuur van de gebouwen en overkappingen dient dermate gedimensioneerd te worden dat bijkomende nuttige belasting voor het plaatsen van fotovoltaïsche panelen en/of een groendak kan worden opgevangen.

- Mogelijke hinderlijke aspecten voor de omgeving (zoals licht en geluid) dienen in het voorstel toegelicht te worden, evenals de maatregelen die voorzien worden om de hinder te milderen.

- De publiek toegankelijke delen van het perceel dienen maximaal te voldoen aan de bepalingen van het Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van een gewestelijke stedenbouwkundige verordening betreffende toegankelijkheid van 5 juni 2009.

- De volledige parkeerbehoefte van de padelaccommodatie dient op het perceel zelf te worden opgevangen. Als richtnorm wordt gehanteerd:

o 4 parkeerplaatsen per dubbelterrein

o 2 parkeerplaatsen per enkelterrein

Er mag niet rechtstreeks geparkeerd worden vanaf de openbare weg; het circuleren en manoeuvreren van en naar de parkeerplaatsen moet volledig op het perceel gebeuren.

- De parkeerplaatsen dienen aangelegd te worden in waterdoorlatende materialen.

- Op het perceel dienen voldoende overdekte fietsparkeerplaatsen voorzien te worden, teneinde het gebruik van de fiets voor verplaatsingen naar en van de padelaccommodatie maximaal te faciliteren. Als richtnorm wordt gehanteerd:

o 4 fietsparkeerplaatsen per dubbelterrein

o 2 fietsparkeerplaatsen per enkelterrein

De fietsparkeerplaatsen bevinden zich bij voorkeur in (de directe nabijheid van) het gebouw met nevenfaciliteiten.

- Bij voorkeur wordt de nodige laadinfrastructuur voorzien voor elektrische auto’s en fietsen.

- Met het oog op de uitbating/bewaking van de accommodatie kan maximaal één conciërgewoning op het perceel voorzien worden als nevenfunctie. Hierbij dient aangetoond te worden dat dit noodzakelijk is voor de goede uitbating en de veiligheid van de padelaccommodatie. De huisvesting dient te gebeuren in een ruimte die één geïntegreerd geheel uitmaakt met de bebouwing ten behoeve van de padel-/nevenfaciliteiten. De totale vloeroppervlakte van de woning mag maximaal 200 m² bedragen. Het maximumvolume bedraagt 1.000 m³. De woning dient volledig op verdieping voorzien te worden. Behoudens de strikt noodzakelijke ruimte voor de toegankelijkheid mag op het gelijkvloers geen (buiten)ruimte worden ingenomen ten behoeve van de woonfunctie. De bewoning mag pas een aanvang nemen zodra de werken voor de realisatie van de padelfaciliteiten zijn

voltooid. De erfpachter erkent uitdrukkelijk dat de padelaccommodatie en de woning één geheel vormen en nooit afzonderlijk voor uitbating of bewoning zullen kunnen verkocht of verhuurd worden.

- Regenwaterputten en andere ondergrondse constructies, behalve de nodige aansluitingen op de nutsvoorzieningen, dienen ingeplant te worden op minstens 5 meter vanaf de rooilijn.

- Aantakking op de RWA- en DWA-riolering dient te gebeuren op de daartoe voorziene aansluitingspunten.

3. Procedure

3.1. Algemeen

De procedure beschreven in dit document wordt niet beschouwd als een overheidsopdracht in de zin van de reglementering op de overheidsopdrachten:

- De uitgifte van de grond door middel van erfpacht, met een realisatie- en uitbatingsverplichting, kan worden beschouwd als een opdracht die niet valt onder het toepassingsgebied van de wetgeving overheidsopdrachten.

De finaliteit van het Project is immers de realisatie, op eigen privaat risico en onder privaat bouwheerschap, van een privaat project, ingebed weliswaar in publieke ruimtelijke voorwaarden (cf. stedenbouwkundige voorschriften) en met aandacht voor de ambities van WVI als eigenaar van het perceel.

De invulling van het Project zal, binnen de randvoorwaarden zoals omschreven in dit document, integraal afhankelijk zijn van de creativiteit van de indieners, gebaseerd op hun ervaring en kennis.

WVI zal het perceel uitgeven in erfpacht aan de gekozen private partner of erfpachter, waarbij de erfpacht gekoppeld wordt aan een realisatie- en uitbatingsverplichting van een private ontwikkeling, dus met de bedoeling én onder de voorwaarde om er een private ontwikkeling op te realiseren.

- De opgelegde randvoorwaarden of ambities van WVI zijn niet van aard dat ze een risico- verschuiving teweeg brengen aangaande het financierings-, het bouw- en het uitgifterisico, dat integraal komt te liggen en blijft liggen bij de erfpachter.

- Door een voorstel in te dienen, garandeert de erfpachter aan WVI dat:

1. Het perceel zal worden ingericht in overeenstemming met zijn voorstel;

2. De aanvraag tot omgevingsvergunning wordt ingediend binnen de vier maanden, te rekenen vanaf het ondertekenen van de authentieke akte;

3. De door de gemeente Wielsbeke en WVI bepaalde randvoorwaarden en ambities onverminderd zullen worden gerespecteerd;

4. De vergunningsplichtige werken voor de realisatie van de padelfaciliteiten worden aangevat binnen het jaar, te rekenen vanaf het ondertekenen van de authentieke akte. De uitvoering van deze werken wordt, zodra zij wordt aangevat, op normale wijze en binnen normale termijnen voortgezet en beëindigd. De werken worden alleszins voltooid binnen een periode van dertig maanden te rekenen vanaf het ondertekenen van de authentieke akte.

5. De daadwerkelijke uitbating van de padelfaciliteiten dient een aanvang te nemen binnen dezelfde termijn van dertig maanden te rekenen vanaf het ondertekenen van de authentieke akte, en dient in stand gehouden te worden.

3.2. De procedure van onderhandeling

Hoewel de toewijzing van de erfpacht van het perceel geen overheidsopdracht betreft in de zin van de reglementering overheidsopdrachten, dient WVI de oproep wel te onderwerpen aan een afdoende marktbevraging en een gelijke mededinging.

Er is bij deze publieke oproep gekozen voor een procedure waarbij over de voorstellen met de indieners kan worden onderhandeld.

Het te ontwikkelen Project heeft immers betrekking op de realisatie en uitbating van een belangrijk privaat project. Het spreekt voor zich dat nauw overleg moet kunnen gepleegd worden met de kandidaten teneinde het meest geschikte project te kunnen selecteren.

3.3. Onderdelen in de procedure van onderhandeling

De procedure gebeurt in één fase, waarbinnen de beoordeling van de uitsluitingsgronden, de selectie-eisen en de ontvangen voorstellen van de kandidaten worden beoordeeld op basis van dit toewijzingsdossier of bestek.

Voor de effectieve “toewijzing” heeft WVI evenwel de mogelijkheid om te onderhandelen met één of meerdere kandidaten en een aanpassing (i.e. verbetering) van het voorstel te vragen. WVI zal steeds maximaal de gelijke behandeling tussen de kandidaten nastreven.

3.4. Akkoordverklaring

Door het indienen van een voorstel aanvaarden de kandidaten de inhoud van dit toewijzingsdossier en de invulling van de procedure zoals deze in het toewijzingsdossier beschreven is. Zij aanvaarden zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn als door een contract.

Indien een kandidaat in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dit schriftelijk en per aangetekende brief bekend te maken aan de contactpersoon, en dit binnen de 15 kalenderdagen na de publicatie van het toewijzingsdossier.

Indien een kandidaat fouten en/of leemten in onderhavig document opmerkt en zelfs indien deze fouten en/of leemten de betrokkene zouden toelaten of niet zouden beletten een voorstel in te dienen, dient deze zulke fouten en/of leemten onmiddellijk en uit eigen beweging te melden aan de contactpersoon, teneinde deze in de mogelijkheid te stellen de nodige correctieve acties te ondernemen.

3.5. Verantwoordelijkheid voor meegedeelde informatie

WVI aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de meegedeelde documentatie, met uitzondering van het feitelijk onjuist zijn van feitelijke gegevens die werden meegedeeld in documenten en die zijn opgesteld door WVI en enkel in de mate dat de kandidaat redelijkerwijze niet kon weten dat het om onjuistheden ging.

WVI levert geen garantieverklaring af, noch impliciet, noch in te dienen, aanvaardt tevens deze afwijzing van aansprakelijkheid.

3.6. Uitsluiting van kandidaten

Indien de kandidaten handelen in strijd met de eisen gesteld in dit toewijzingsdossier, kan dit alsnog leiden tot de onregelmatigheid van de door de kandidaten in te dienen documenten of van het voorstel én tot uitsluiting van (verdere) deelname aan deze procedure.

3.7. Procedure – schorsing en stopzetting van de procedure – overdracht van de procedure

WVI behoudt zich het recht voor de procedure te allen tijde te onderbreken, schorsen of te beëindigen, bijvoorbeeld – doch zonder dit recht tot deze gevallen te beperken – indien er in redelijkheid geen kans bestaat dat door onderhandelingen tot overeenstemming kan worden gekomen, WVI tot andere inzichten is gekomen, financiële inzichten, etc.

WVI is niet verplicht om finaal tot toewijzing – lees: uitgifte van het perceel in erfpacht – over te gaan. WVI behoudt zich het recht voor de procedure over te dragen naar een andere overheid.

3.8. Taal

De taal waarin deze procedure wordt gevoerd, is het Nederlands. Alle stukken die de kandidaten indienen, dienen in het Nederlands te zijn opgesteld.

Documenten die als bijlage moeten worden toegevoegd en die door officiële instanties werden afgeleverd en dit in een andere taal dan het Nederlands, kunnen in de betreffende taal worden ingediend. WVI behoudt zich het recht voor om hiervan een, desgevallend beëdigde, vertaling te eisen.

De kandidaat is verantwoordelijk voor eventuele fouten in de vertaling.

3.9. Vertrouwelijkheid

Door aan deze procedure deel te nemen verbindt de kandidaat zich ertoe alle informatie die hij van WVI ontvangt en alle informatie die hij aan WVI verstrekt dan wel in het kader van de procedure (zal) vervaardigen, geheim te houden en niet aan derden te verstrekken, behoudens wanneer het gaat om algemeen bekende informatie.

WVI zal de door haar ontvangen informatie en inschrijvingen met de gepaste vertrouwelijkheid behandelen, binnen de context van het formeel motiveringsbeginsel, het beginsel van behoorlijk bestuur en de openbaarheid van bestuur, alle principes die op haar van toepassing zijn.

3.10. Communicatie

De communicatie verloopt volgens de in dit toewijzingsdossier opgenomen modaliteiten en, behoudens andersluidende afspraak, via de contactpersoon, en dit maximaal per e-mail.

3.11. Inlichtingen voor het indienen van een voorstel

De kandidaten kunnen vragen om inlichtingen omtrent dit toewijzingsdossier richten aan de contactpersoon.

Vragen om toelichting met betrekking tot het Project kunnen uitsluitend per e-mail worden ingediend bij de contactpersoon.

De vragen om toelichting worden bij voorkeur zo spoedig mogelijk ingediend, en dienen in alle geval uiterlijk op 07-06-2021 gesteld te worden.

Vragen of opmerkingen die verder gaan dan een loutere verduidelijking of het bekomen van bijkomende informatie en die een zeker overleg of onderhandeling zouden impliceren aangaande bepaalde onderdelen van het toewijzingsdossier, alsook verzoeken ingediend na de uiterste indieningstermijn, zullen niet worden beantwoord. De vragen en/of opmerkingen dienen gegroepeerd te worden ingediend en worden enkel (schriftelijk) beantwoord indien tijdig ingediend en indien relevant voor het dossier.

Er wordt geen geleid plaatsbezoek georganiseerd. De geïnteresseerden kunnen het perceel evenwel op eigen initiatief bezoeken. Partijen betreden de gronden steeds op eigen risico.

4. Vormvereisten en administratieve bepalingen

4.1. Algemeen

Een digitaal voorstel, in pdf-formaat, moet uiterlijk op 25-06-2021 om 12.00 uur ingediend worden op het e- mailadres van de contactpersoon.

Een papieren versie moet uiterlijk dezelfde dag per post, in één exemplaar, worden verstuurd. De digitale versie primeert. De contactpersoon bevestigt de ontvangst van het voorstel per mail.

4.2. De indiener van het voorstel: kandidaten

Het voorstel wordt ingediend door één of meerdere (rechts)personen. Het inschrijvingsformulier moet worden gedagtekend en ondertekend door de persoon of de personen die de inschrijver(s) rechtsgeldig kan/kunnen verbinden. De ondertekening dient te zijn vergezeld van de functie of de hoedanigheid van de ondertekenende perso(o)n(en).

Het is aan de inschrijver(s) om de rechtsgeldigheid van de handtekening(en) aan te tonen. De ondertekening van de vereiste documenten is steeds vergezeld van de bewijzen van de ondertekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar, o.a. de meest recente versie van de statuten (relevant uittreksel ervan), uittreksels uit het Belgisch Staatsblad, en alle andere documenten die de ondertekeningsbevoegdheid bewijzen.

De inschrijving die door een volmachthouder wordt ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgever(s) voor wie wordt gehandeld. De volmachthouder voegt de akte toe waaruit zijn ondertekeningsbevoegdheid blijkt. Hij kan zich hierbij desgevallend beperken tot de verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin zijn bevoegdheden zijn bekendgemaakt.

Biedingen die niet rechtsgeldig ondertekend zijn, of waarvan de handtekening door WVI niet kan worden geverifieerd bij afwezigheid van stukken, worden onmiddellijk afgewezen. Wanneer er documenten of stukken werden toegevoegd, die onduidelijk zijn of vragen oproepen, kan WVI hetzij bijkomende toelichting vragen hetzij de bieding onmiddellijk afwijzen.

Wanneer een voorstel uitgaat van meerdere (rechts)personen:

- gelden, behoudens andersluidende vermelding, alle verplichtingen t.a.v. één enkele (rechts)persoon die optreedt als kandidaat-erfpachter ook t.a.v. alle individuele (rechts)personen;

- dient aangegeven te worden wie zal optreden als contactpersoon. WVI zal uitsluitend aan deze contactpersoon de kennisgevingen in het kader van deze procedure overbrengen;

- zal iedere (rechts)persoon die het voorstel onderschrijft, in principe, behoudens wanneer wettelijke of deontologische voorschriften dit verbieden, hoofdelijk en solidair jegens WVI verbonden zijn;

- dient het voorstel door alle deelnemende (rechts)personen ondertekend te worden.

Het daadwerkelijke erfpachtrecht wordt toegekend aan één rechtspersoon, waarmee alle (rechts)personen waardoor het voorstel werd ingediend verbonden dienen te zijn conform de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Door het indienen van een voorstel wordt dit door de kandidaten uitdrukkelijk aanvaard. Zij verbinden zich ertoe om zo nodig alle noodzakelijke verrichtingen uit te voeren om tijdig de benodigde rechtspersoon op te richten.

4.3. Architect

De kandidaten vermelden in hun voorstel de naam en gegevens van de architect die zal optreden als ontwerper.

In geval van bijzondere omstandigheden kan een wijziging van de architect worden toegestaan met dien verstande dat blijvend moet voldaan zijn aan de in het toewijzingsdossier uiteengezette uitsluitingsgronden, toelaatbaarheids- en selectiecriteria.

Een dergelijke wijziging kan slechts plaatsvinden na de voorafgaande schriftelijke goedkeuring door WVI. Deze goedkeuring zal enkel gegeven worden wanneer aldus geen afbreuk wordt gedaan aan de eerdere beslissingen, inzonderheid wat betreft de selectie. Sowieso kunnen de kandidaten geen enkele aanspraak formuleren op een recht op dergelijke wijziging.

4.4. Vormvereisten voor het voorstel

Het voorstel wordt ingediend aan de hand van het inschrijvingsformulier (bijlage 1) en bevat verder alle bijlagen die werden aangehaald of opgelegd in dit toewijzingsdossier.

Het voorstel dient goed gestructureerd en ondubbelzinnig te zijn samengesteld. Het bijvoegen van folders, publicaties, bedrijfsreclame, enz. is toegestaan, maar maakt geen deel uit van het voorstel (tenzij het wordt aangewend als referentiemateriaal) en dient apart te worden opgenomen.

4.5. Onvolledig of onduidelijk voorstel

In geval van onvolledigheid of onduidelijkheid van het voorstel, kan het voorstel hetzij als onregelmatig worden beschouwd, hetzij worden beoordeeld op grond van de wel overgemaakte documenten, hetzij kan de kandidaat-erfpachter worden uitgenodigd om bijkomende documenten over te maken.

WVI behoudt zich dan ook het recht voor om van een kandidaat nadere aanvulling of verduidelijking te vragen ten aanzien van het ingediende voorstel of bijgevoegde stukken.

5. De selectiecriteria

5.1. Uitsluitingsgronden

De kandidaten kunnen uitgesloten worden van verdere deelname aan de procedure, indien zij:

1) failliet verklaard zijn of het voorwerp uitmaken van een dergelijke of gelijkaardige procedure

2) definitief, strafrechtelijk veroordeeld zijn door een rechtbank wegens ernstige beroepsfouten of misdrijven lastens de Staat, terrorisme, kinderarbeid of illegale tewerkstelling

3) aanzienlijke achterstallige RSZ-betalingen hebben en het afbetalingsplan niet volgen

4) aanzienlijke achterstallige belastingschulden hebben en het afbetalingsplan niet volgen

5) schuldig zijn aan ernstige beroepsfouten, of

6) schuldig zijn aan valsheid in geschrifte.

Door een voorstel in te dienen verklaren de kandidaten op eer dat zij zich niet in één van deze gevallen bevinden. De kandidaten moeten dus zelf geen bijkomende verklaring afleggen noch attesten toevoegen. Wanneer de kandidaten zich wél of mogelijks bevinden in één van deze gevallen, verschaffen zij aan WVI spontaan de nodige toelichting en duiding, in welk geval WVI zal oordelen of er wordt overgegaan tot uitsluiting.

WVI kan voor de effectieve toewijzing van het erfpachtrecht, van de begunstigde kandidaten of de erfpachter, alsnog de voorlegging eisen van attesten die deze verklaring op eer onderbouwen.

WVI heeft steeds het recht met eigen middelen de waarachtigheid van de verklaring van de kandidaten na te gaan. Bij verzwijging van feiten of bij leugenachtige verklaringen, kan het voorstel van de betrokken kandidaat worden geweerd als onregelmatig.

Indien WVI aanwijzingen heeft dat een kandidaat zich bevindt in één of meer van de omstandigheden hierboven genoemd, kan zij alle maatregelen treffen die zij nuttig acht om meer informatie te verwerven en een beslissing te kunnen treffen.

WVI heeft het recht om in iedere fase kandidaten te vragen de vereiste bewijsstukken voor te leggen met betrekking tot het voorgaande.

5.2. Financiële draagkracht

De kandidaat dient, met het oog op de realisatie en de uitbating, een voldoende financiële draagkracht aan te tonen voor de uitvoering van het Project en om de gevraagde engagementen aan te gaan zonder een financieel risico voor WVI met zich mee te brengen. Dit kan gebeuren door een accountantsverklaring, het voorleggen van financiële ratio’s of andere middelen.

6. De toewijzingscriteria

6.1. Criteria

De erfpacht zal worden toegewezen aan de kandidaat die de hoogste score behaalt voor zijn voorstel. De toewijzingscriteria zijn de volgende:

- Toewijzingscriterium 1: Het financiële voorstel (40/100 punten)

- Toewijzingscriterium 2: Het inrichtingsconcept (40/100 punten)

- Toewijzingscriterium 3: Het voorstel voor de uitbating van de padelaccommodatie (20/100 punten) Toelichting van de criteria:

Toewijzingscriterium 1: Het financiële voorstel (40/100 punten)

Het perceel wordt in erfpacht gegeven, gekoppeld aan een realisatie- en uitbatingsverplichting, dus met de bedoeling én onder de voorwaarde er het Project op te realiseren. De erfpachter betaalt jaarlijks een erfpachtvergoeding aan WVI. De erfpachtvergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd aan de hand van de index van de consumptieprijzen en dit zonder dat de vergoeding lager kan zijn dan het voorgaande jaar.

De kandidaten dienen één voorstel op te geven, uitgedrukt in euro, als basis voor de jaarlijkse erfpachtvergoeding. De minimale prijs bedraagt 4,78 EUR/m², ofwel 18 852,32 EUR.

De kandidaat die de hoogste erfpachtvergoeding voorstelt krijgt de maximale score van 40 punten. De andere kandidaten krijgen een score van 40 punten x (de voorgestelde erfpachtvergoeding van de betrokken kandidaat / de voorgestelde erfpachtvergoeding van de kandidaat met de hoogste erfpachtvergoeding).

Toewijzingscriterium 2: Het inrichtingsconcept (40/100 punten)

Het voorgestelde concept dient te voldoen aan de stedenbouwkundige voorschriften van het RUP Lobeek, aan de inrichtingsvoorschriften uit het richtlijnenkader voor bedrijven en aan de ruimtelijke randvoorwaarden zoals hiervoor gesteld.

Ten behoeve van de beoordeling dient het voorstel van de kandidaat minstens een voorontwerp voor de inrichting van het perceel te bevatten, opgemaakt door een erkend architect, bestaande uit:

- Inplantingsplan

- Grondplannen

- Gevelzichten met aanduiding van de materialen

- Plan met aanduiding van de interne ontsluiting, de (fiets)parkeervoorzieningen en de bestratingsmaterialen

- Groenplan met aanduiding van soortenkeuze beplanting

Bij voorkeur wordt tevens een visualisatie toegevoegd van de inrichting van het perceel.

Bij het voorontwerp dient een toelichtingsnota (maximaal 5 pagina’s A4) gevoegd te worden, waarin minstens aandacht besteed dient te worden aan:

- Architecturale kwaliteit, kleur- en materiaalgebruik

- Maatregelen met betrekking tot duurzaam bouwen, rationeel gebruik van energie en water en opwekking van hernieuwbare energie

- Gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid

- Kostenraming voor de inrichting van het perceel

Er wordt een globale kwalitatieve beoordeling van alle aangehaalde elementen van ieder voorstel gedaan, die resulteert in een individuele score per voorstel.

Toewijzingscriterium 3: Het voorstel voor de uitbating van de padelaccommodatie (20/100 punten)

Een degelijk plan voor de uitbating van de padelaccommodatie is de cruciaal om van het Project een aanhoudend succes te maken. Ten behoeve van de beoordeling dient het voorstel een nota te bevatten, waarin de kandidaat zijn plannen voor de uitbating van de padelaccommodatie toelicht. In deze toelichting (maximaal 5 pagina’s A4) dienen minstens de volgende onderdelen aan bod te komen:

- Openingsuren

- Tarieven en abonnementsformules

- Aanwezigheid/toezicht van personeel

- Wijze waarop de eventuele nevenfuncties worden ingericht/uitgebaat

- Beoogde levensduur en onderhoud van de faciliteiten

- Wijze waarop de bevolking van de gemeente Wielsbeke zal worden betrokken

- Wijze waarop de bestaande of nog op te richten (lokale) sportverenigingen betrokken zullen worden

- Wijze waarop de gemeente Wielsbeke (sportdienst) zal worden betrokken

- Wijze waarop ingespeeld zal worden op de bedrijvigheid in de omgeving

Er wordt een globale kwalitatieve beoordeling van alle aangehaalde elementen van ieder voorstel gedaan, die resulteert in een individuele score per voorstel.

6.2. Beoordeling van de voorstellen

De evaluatie van de voorstellen bestaat achtereenvolgens uit:

a) Het onderzoek naar de volledigheid en formele regelmatigheid, alsmede uitsluitingseisen en de financiële draagkracht.

b) De voorstellen die niet op basis van punt a) geweerd zijn, worden beoordeeld op basis van de toewijzingscriteria.

Voor de beoordeling van de voorstellen kan WVI werken met een beoordelingscommissie, samengesteld uit deskundigen. Op basis van deze beoordeling wordt een rangschikking opgemaakt met een score op 100.

Op basis van deze rangschikking kunnen één of meerdere voorkeursbieders (Preferred bidders) worden aangeduid door WVI.

Het doel is om, indien aangewezen volgens WVI, met (één van de) Preferred bidder(s) finale onderhandelingen te voeren en tot contractsluiting te komen. WVI kan ook beslissen om onmiddellijk, zonder verder te onderhandelen, over te gaan tot toewijzing van het Project aan de kandidaat met de hoogste score.

De beslissing over de toewijzing van het Project wordt afdoende gemotiveerd en ter kennis gebracht aan de overige kandidaten.

7. Contractuele bepalingen

7.1. Algemeen

Door middel van de toewijzing van het Project door WVI komt de overeenkomst tussen de beide partijen tot stand. De overeenkomst zal gefinaliseerd worden bij notariële akte, op basis van de bepalingen van dit toewijzingsdossier en het bijhorende contract van erfpacht, waarvan een ontwerp is toegevoegd in bijlage 4.

De akte wordt verleden binnen de drie maanden na de toewijzing van de erfpacht door WVI en op initiatief van WVI.

WVI zal een beroep doen op een notaris naar keuze. De erfpachter kan eveneens een notaris aanduiden.

7.2. Vervreemdingsverbod

Het is de erfpachter niet toegestaan om zijn erfpachtrecht en de op het perceel opgerichte gebouwen en opstallen geheel of gedeelteijk te verkopen of over te dragen om niet of onder bezwarende titel, er gebruiks- of genotsrechten op toe te kennen of het te bezwaren met om het even welk zakelijk recht of te verzaken aan het recht van natrekking. Het is de erfpachter wel toegelaten om een hypotheek te vestigen voor de realiatie van de conform deze oproep te realiseren opstallen.

WVI kan evenwel goedkeuring verlenen voor een afwijking van voormeld verbod, op grond van een uitdrukkelijke en gemotiveerde aanvraag door de erfpachter, waarin de identiteit van de kandidaat- overnemer wordt meegedeeld, evenals een gedetailleerde omschrijving van de plannen voor het gebruik en de uitbating van de betrokken goederen. WVI is steeds gerechtigd om bijkomende, relevant geachte informatie op te vragen vooraleer de aanvraag te beoordelen.

7.3. Controle

WVI kan te allen tijde vragen om op de hoogte gehouden te worden van de voortgang van het Project en de naleving van het voorstel en de uitvoeringstermijn.

7.4. Financiële modaliteiten

De erfpachter verbindt er zich toe om jaarlijks een erfpachtvergoeding te betalen aan WVI voor het gebruik en het genot van het perceel. De inrichting, het onderhoud, water-, gas en elektriciteitsverbruik en om het even welke taksen, belastingen of lasten zijn niet in de erfpachtvergoeding begrepen en zijn te allen tijde ten laste van de erfpachter.

De erfpachtvergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd aan de hand van de index van de consumptieprijzen en dit zonder dat de vergoeding lager kan zijn dan het voorgaande jaar. De erfpachtvergoeding is verschuldigd op de vervaldag, zijnde 1 januari van het jaar waarvoor de vergoeding verschuldigd is. De vergoeding is jaarlijks, ondeelbaar en uiterlijk op 31 januari van het jaar waarvoor de vergoeding verschuldigd is betaalbaar.

Bij gebreke aan betaling van de erfpachtvergoeding binnen de daarvoor gestelde termijn, zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest van toepassing zijn zoals bepaald in artikel 5 van de Wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties van 2 augustus 2002 of de toekomstige wijzigingen ervan.

De erfpachtvergoeding verschuldigd voor de eerste periode vanaf de inwerkingtreding van deze overeenkomst tot het einde van het eerste erfpachtjaar wordt pro rata temporis berekend. Dit bedrag dient bij het verlijden van de akte betaald te worden.

Alle kosten voor het verlijden van de akte zijn ten laste van de erfpachter (opzoekingskosten, notariskosten, belastingen, …).

7.5. Opschortende voorwaarde

De erfpacht wordt niet toegekend onder opschortende voorwaarde van het bekomen van een omgevingsvergunning. Het risico voor het bekomen van de benodigde vergunningen ligt integraal bij de erfpachter.

7.6. Overmachts- en imprevisieclausule

Partijen zullen niet aansprakelijk zijn wegens vertraging of tekortkoming in de uitvoering van hun verbintenissen, indien deze vertraging of tekortkoming door overmacht is ontstaan en waardoor de uitvoering onmogelijk is geworden.

Indien na het ondertekenen van de overeenkomst zich abnormale en redelijkerwijze onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet toe te rekenen zijn aan de partijen, en die de uitvoering van de verbintenissen niet onmogelijk maken maar in aanzienlijke mate verzwaren of bemoeilijken, zullen de partijen opnieuw met elkaar onderhandelen om tot een billijke aanpassing van hun contract te komen. Indien binnen de termijn afgesproken tussen de partijen geen nieuwe overeenkomst werd onderhandeld, kan één van de partijen de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een termijn van vier maanden.

De partijen moeten bij aangetekend schrijven kennis geven van overmacht of imprevisie en dit binnen een termijn van 15 kalenderdagen nadat voormeld feit zich heeft voorgedaan.

De partijen staven de onmogelijkheid of het verzwarende karakter van uitvoering in hun aangetekend schrijven.

7.7. Bevoegde rechtbanken

Dit document is onderworpen aan het Belgisch Recht.

Indien enige bepaling van dit document niet rechtsgeldig zou blijken, blijven de overige bepalingen in stand. De ongeldige bepaling zal geacht worden te zijn vervangen door een bepaling die de oorspronkelijke bedoeling van de toewijzende instantie zoveel als mogelijk benadert.

De rechtbanken van het Rechtsgebied West-Vlaanderen zijn bevoegd voor eventuele geschillen.

Bijlagen:

1. Model deelnemingsformulier

2. Opmetingsplan

3. Stedenbouwkundig richtlijnenkader en bijhorend inrichtingsplan

4. Contract van erfpacht (ontwerp)