MEDIATIONOVEREENKOMST De ondergetekenden: [….] Mediator van de RvA p/a RvA, Godebaldkwartier 407, Kantoren Janssoenborch 7de verdieping, 3511 DT Utrecht, postbus 19290, 3501 DG Utrecht telefoonnummer: 030 – 23 43 222, e-mailadres:...
MEDIATIONOVEREENKOMST
De ondergetekenden:
[….] Mediator van de RvA p/a RvA, Xxxxxxxxxxxxxxxx 000, Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0xx xxxxxxxxxx, 0000 XX Xxxxxxx, xxxxxxx 00000, 0000 XX Xxxxxxx
telefoonnummer: 030 – 23 43 222,
e-mailadres: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
en de partijen
Naam: A
Adres:
Postcode en Woonplaats:
Telefoonnummer:
E-mailadres:
en
Naam: B
Adres:
Postcode en woonplaats:
Telefonnummer:
E-mailadres:
komen hierbij het volgende overeen:
1 De kwestie
(beschrijving kwestie)
Partijen hebben daarover een geschil dat zij door middel van deze mediation wensen op te lossen.
2 Mediation
2.1 Partijen en de Mediator zullen zich inspannen om de in punt 1 genoemde Kwestie tussen Partijen op te lossen door Mediation volgens de in deze overeenkomst neergelegde procedure.
2.2 Partijen verstrekken en de Mediator accepteert de opdracht om het daarvoor benodigde communicatie- en onderhandelingsproces te begeleiden.
2.3 De Mediator is verantwoordelijk voor de begeleiding van het proces. Partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de gevonden oplossing.
2.4 Partijen en de Mediator verbinden zich tegenover elkaar tot alles waartoe zij op grond van deze overeenkomst en het RvA Mediationreglement gehouden zijn.
2.5 De Mediation vangt aan op de datum van ondertekening van deze overeenkomst. Vanaf dat moment zijn de bepalingen van deze overeenkomst volledig van toepassing.
2.6 Naast het gestelde in deze overeenkomst verbinden Partijen zich tegenover de Mediator en tegenover elkaar zich te onthouden van acties of gedragingen die de Mediation in ernstige mate bemoeilijken of belemmeren.
3 Vrijwilligheid
De Mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid. Het staat elk van de Partijen en de Mediator vrij om de Mediation op elk gewenst moment te beëindigen. Beëindiging kan uitsluitend door een brief of een e-mail gericht aan de Mediator en aan de andere Partij. Dit bericht kan worden toegelicht tijdens een gezamenlijke (slot)bijeenkomst met de Mediator. Het beëindigen van de Mediation doet niets af aan de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van Partijen.
4 Geheimhouding
4.1 Partijen doen aan derden – waaronder begrepen rechters of arbiters – geen mededelingen over het verloop van de Mediation, de daar door de bij de Mediation aanwezige personen ingenomen standpunten, gedane voorstellen en de daarbij mondeling of schriftelijk, direct of indirect, verstrekte informatie.
4.2 Partijen verbinden zich om geen stukken aan derden – onder wie begrepen rechters of arbiters – bekend te maken, te citeren, aan te halen, te parafraseren of zich daarop anderszins te beroepen, als deze stukken door een bij de Mediation betrokkene tijdens of in verband met de Mediation zijn geopenbaard, getoond, of anderszins bekend gemaakt. Deze verplichting geldt niet voor zover de betrokkene over wie het gaat onafhankelijk van de Mediation al over deze informatie beschikte of had kunnen beschikken. Onder stukken als bedoeld in dit artikel wordt verstaan: deze Mediationovereenkomst, door Partijen of door de Mediator in het kader van de Mediation opgestelde aantekeningen, verslagen, en ook andere gegevensdragers zoals geluidsbanden, videobanden, foto’s en digitale bestanden in welke vorm dan ook.
4.3 De artikelen 4.1 en 4.2 gelden ook voor de Mediator.
4.4 Partijen doen hiermee afstand van het recht om, in rechte of anderszins, dat wat tijdens de Mediation is gebleken als bewijs tegenover elkaar aan te voeren en/of, elkaar of de Mediator, als getuige of anderszins te horen of te doen horen over informatie die is verstrekt en/of vastgelegd tijdens of in verband met de Mediation.
4.5 Deze overeenkomst geldt als een bewijsovereenkomst in de zin van de wet, zie artikel 7:900 BW jo. artikel 153 Rv. Mediator en Partijen hebben de bedoeling om daarmee op onderdelen af te wijken van het wettelijke geldende bewijsrecht om daarmee de gewenste vertrouwelijkheid te waarborgen.
4.6 De Mediator behandelt alle informatie die hem door één van Partijen buiten aanwezigheid van de andere Partij wordt verstrekt vertrouwelijk, met uitzondering van die informatie waarvoor de betrokken Partij uitdrukkelijk toestemming verleent om die informatie tijdens de Mediation in te brengen.
4.7 Het bepaalde in dit artikel 4 geldt niet in het geval van (a) informatie waarvoor een wettelijke meldplicht bestaat of (b) een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de Mediator, waarbij de geheimhoudingsverplichtingen vervallen enkel voor zover nodig om de klacht te behandelen.
4.8 Het bepaalde in dit artikel 4 geldt eveneens niet in het geval dat partijen voor voor geschilpunten die niet via de mediation kunnen worden opgelost, een geschil aanhangig maken bij de RvA (arbitrage volgens het Arbitragereglement van de RvA of (bindend/richtinggevend) Advies volgens het Reglement Fast Track Light of het Reglement Fast Track Plus, waarbij zij uitdrukkelijk zijn overeengekomen dat de mediator zal optreden als arbiter of (bindend) adviseur. Hiervoor sluiten partijen een afzonderlijke overeenkomst, waarin zij uitdrukkelijk bepalen dat de partijen en de mediator van de geheimhouding als bedoeld in artikel 10 van het toepasselijke Mediationreglement zijn ontheven, uitsluitend ten behoeve en gedurende de looptijd van deze arbitrageprocedure (en een eventueel hoger beroep ).
5 Vertegenwoordiging
Namens A zijn bij de bijeenkomst(en) aanwezig:
Namens B zijn bij de bijeenkomst(en) aanwezig:
Alle aanwezigen en bij de Mediation betrokkenen zullen deze overeenkomst ondertekenen.
6 Andere procedures
Eventueel bij de aanvang van de Mediation al aanhangige gerechtelijke, arbitrale of aanverwante procedures over de Kwestie of onderdelen daarvan, met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten, worden door Partijen opgeschort voor de duur van de Mediation.
7 Honorarium, overige kosten en waarborgsom
7.1 Het honorarium voor de werkzaamheden van de Mediator wordt vastgesteld overeenkomstig de tabel Uurtarieven mediation bij de RvA zoals deze gelden op de datum van het ondertekenen van deze overeenkomst. Verder komen voor rekening van Partijen de administratiekosten volgens de tabel Administratiekosten mediation bij de RvA en de kosten van de Mediationdesk van de RvA zoals deze gelden op de datum van het ondertekenen van deze overeenkomst. Daarnaast komen voor rekening van partijen alle overige directe en indirecte kosten van de Mediation, zoals eventuele huur van ruimtes, reistijd- en kosten van de mediator en van de eventuele secretaris alsmede honoraria en kosten van eventuele bij de Mediation door de Mediator betrokken derden, een en ander steeds vermeerderd met wettelijk verschuldigde omzetbelasting.
7.2 Honorarium en kosten zoals bedoeld in artikel 7.1 worden door Partijen gezamenlijk gedragen, ieder voor een gelijk deel.
7.3 Partijen dragen ieder de eigen kosten.
7.4 Als waarborg voor de voldoening van het honorarium en de overige kosten zal de RvA aan partijen verzoeken om voor aanvang van de mediation ieder voor 50% een waarborgsom te voldoen, vastgesteld conform de tabel Waarborgsom Mediation bij de RvA.
8 Beslotenheid
Bij de Mediation zijn geen andere personen aanwezig dan de Mediator, Partijen en derden als bedoel in artikel 5. Voor het betrekken van andere personen bij de Mediation is goedkeuring van partijen nodig. In ieder geval draagt de Mediator er zorg voor dat alle personen die zijn betrokken bij de Mediation deze overeenkomst of een aanvulling daarop waarin de geheimhouding wordt geregeld, ondertekenen.
9 De Mediationprocedure
De Mediator zal de procedure op de hier beschreven manier voeren:
9.1 De bijeenkomst(en) vindt/vinden plaats op het kantoor van de RvA of een in overleg met Partijen te bepalen andere locatie.
De Mediation begint met een korte beschrijving van de Kwestie door A en door B waarbij zij beiden in de gelegenheid worden gesteld – als zij dat wensen – om, ononderbroken door de wederpartij, stoom af te blazen.
Daarna zal de Mediator samen met Partijen de wederzijdse belangen en die van andere relevante belanghebbenden onderzoeken en bespreken met als doel inzicht te krijgen in gezamenlijke belangen, onderhandelbare belangen en tegenstrijdige belangen van Partijen en die belangen waar dat nodig is verder te onderzoeken.
Na deze inventarisatie zal de Mediator samen met Partijen onderzoeken welke opties er mogelijk zijn om tot een oplossing van de Kwestie te komen binnen de door Partijen geformuleerde kaders.
----alleen op te nemen op de wens van partijen en met instemming van de Mediator ----
Partijen en de Mediator komen overeen dat de Mediator hierbij vrij zal zijn om desgevraagd of ongevraagd zijn eigen mening met Partijen te delen.
----------- vorige zin alleen opnemen als dit uitdrukkelijk is afgesproken -----------------
9.2 Tijdens de Mediation kan de Mediator op eigen voorstel of op voorstel van Partijen, met instemming van Partijen, een één-op-één gesprek (de zogenaamde “caucus”) met Partijen houden. Alleen met instemming van de gesprekspartner in caucus kan de Mediator informatie delen met de andere Partij(en) in de Mediation over wat daar is besproken.
----alleen op te nemen op de wens van de Mediator en met instemming van partijen----
9.3 De Mediator zal wel/niet van iedere bijeenkomst verslag leggen door middel van --------in te vullen/te bepalen/aan te passen door Mediator--------
10 Vastlegging van het resultaat van de Mediation en tussentijdse afspraken
10.1 De door Partijen bereikte minnelijke oplossing van de Kwestie zal tussen Partijen worden vastgelegd in een door Partijen te ondertekenen schriftelijke overeenkomst.
Voor deze oplossing is wel/geen goedkeuring nodig van [….] in verband waarmee deze overeenkomst op dat punt een voorbehoud bevat.
----alleen op te nemen op de wens van de Mediator ----
De onder ‘5 Vertegenwoordiging’ genoemde personen zijn bevoegd om voor de partij die zij vertegenwoordigen onderhandelingen aan te gaan en een vaststellingsovereenkomst ter beëindiging van (een deel van) het geschil te sluiten en de door partijen bereikte oplossing door onderteke0ning van die va]ststellingsovereenkomst te bekrachtigen.
----------- vorige zin alleen opnemen als dit uitdrukkelijk is afgesproken -----------------
10.2 De tijdens de duur van de Mediation gemaakte afspraken binden partijen alleen voor zover ze schriftelijk tussen hen zijn vastgelegd, door hen zijn ondertekend en daarbij uitdrukkelijk is opgenomen dat deze afspraken blijven bestaan ook als de Mediation verder niet tot overeenstemming leidt.
10.3 Partijen bepalen gezamenlijk en op schrift in hoeverre de inhoud van de af te sluiten overeenkomst vertrouwelijk blijft. In elk geval mag de inhoud van de afgesloten overeenkomst aan de rechter/arbiter worden voorgelegd als dat noodzakelijk is om nakoming daarvan te vorderen.
11 Beperking aansprakelijkheid
Iedere aansprakelijkheid van de Mediator, ingeval van schade als gevolg van zijn handelen of nalaten in de Mediation, is beperkt tot ten hoogste het bedrag dat in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd door de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van de RvA.
Met uitzondering van opzet of grove roekeloosheid van de Mediator, vrijwaren Partijen de Mediator en zullen Partijen de Mediator schadeloos stellen ter zake van alle vorderingen die een derde op enig tijdstip tegen de Mediator mocht instellen en die verband houden met handelen of nalaten van de Mediator tijdens de Mediation.
12 Niet voorziene gevallen
In de gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, beslist de Mediator. Hij handelt daarbij overeenkomstig de strekking van deze overeenkomst.
12 Toepasselijk recht
Deze overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht.
Zo overeengekomen en in drievoud opgemaakt en ondertekend
Mediator
te
op
A
te
op
B
te
op