Verwerkersovereenkomst de Bureaus

Verwerkersovereenkomst de Bureaus

Ondergetekenden,

I De Bureaus B.V., statutair gevestigd te Utrecht, kantoorhoudend te Xxxxxxxxxx 000, Xxxxxxx (0000XX), rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur mevr. mr X.Xx. Xxxxxx LL.M., hierna te noemen “Verwerker”,

en

XX Xxxxxxxxx, hierna te noemen Verwerkingsverantwoordelijke”,

Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke hierna gezamenlijk te noemen “Partijen”, afzonderlijk respectievelijk ook als “Partij”.

Nemen het navolgende in overweging:

A. Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die De Bureaus, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 54296552, uitvoert ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke aan wie zij diensten levert op grond van de voorwaarden die zij in de gebruiksovereenkomst Het RekenProgramma (hierna ‘Overeenkomst’) met elkaar zijn overeengekomen;

B. Verwerker en Verwerkersverantwoordelijke een gebruiksovereenkomst met elkaar zijn aangegaan ten behoeve van het verstrekken van een niet-exclusief gebruiksrecht van het RekenProgramma waarbij in het kader van de betreffende dienstverlening persoonsgegevens worden verwerkt;

C. Deze verwerkersovereenkomst bevat alle afspraken die Partijen in het kader van de toepasselijke Algemene Verordening Gegevensbescherming met elkaar maken en vervangt indien van toepassing eerder overeengekomen bewerkersovereenkomsten die in het kader van de wet bescherming persoonsgegevens met elkaar zijn gemaakt;

D. Deze verwerkersovereenkomst heeft een aanvullende werking op de tussen Partijen toepasselijke Overeenkomst.

En komen overeen als volgt:

1 Doeleinden van verwerking

1.1 Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het in de ‘cloud’ opslaan van gegevens van Verwerkingsverantwoordelijke, en bijbehorende (online-) diensten, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.

1.2 De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt zullen door Verwerker niet voor

2 van 7

enig ander doel worden verwerkt dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld, conform de in de Overeenkomst beschreven Diensten.

Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.

1.3 Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens en neemt derhalve geen beslissingen over onder meer het gebruik van de Persoonsgegevens.

1.4 De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te Verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.

1.5 Verwerkingsverantwoordelijke geeft per dossier aan hoelang een dossier bewaard moet blijven. Verwerker legt deze bewaartermijn vast met gebruikmaking van een vervaldatum. Op de door Verwerkingsverantwoordelijke aangegeven vervaldatum wordt het dossier definitief van de server verwijderd.

2 Verplichtingen Verwerker

2.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorgdragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.

2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.

2.4. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.

2.5 Verwerker zal de Persoonsgegevens aantoonbaar, op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken en in overeenstemming met de op hem als Verwerker rustende verplichtingen op grond van de AVG en overige wetgeving.

2.6 De Verwerker zal geen persoonsgegevens (laten) verwerken in een land buiten de EER, tenzij de Verantwoordelijke hier uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring voor heeft gegeven.

3 Verdeling van verantwoordelijkheid

3.1 Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-

)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door

3 van 7

derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.

3.2 Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.

4 Inschakelen van derden of onderaannemers

4.1 Verwerkingsverantwoordelijke gaat er mee akkoord dat Xxxxxxxxx derden of onderaannemers kan inschakeling voor verbetering van of onderhoud van Het RekenProgramma.

4.2 Indien Verwerker gebruik maakt van derden zorgt Verwerker ervoor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen.

4.2 Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.

5 Beveiliging

5.1 Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

5.2. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst of Overeenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.

5.3 Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen en voldoende zijn voor de te verwerken (bijzondere) categorieën persoonsgegevens en het daarmee gepaard gaande risico.

5.4 Verwerker kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden.

5.5 Verwerkingsverantwoordelijke kan Verwerker verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. Verwerker is niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. Verwerker kan de kosten verband houdende met de op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke doorgevoerde wijzigingen in rekening brengen bij Verwerkingsverantwoordelijke. Pas nadat de door Verwerkingsverantwoordelijke gewenste gewijzigde beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend door Partijen, heeft Verwerker de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren.

4 van 7

6 Meldplicht

6.1 Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld, maar uiterlijk binnen 24 uur, op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.

6.2 Een melding moet alleen bij (meldplichtige) gebeurtenissen met grote impact worden gedaan, en alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.

6.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een inbreuk is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:

• de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;

• de naam en de contactgegevens van de security officer of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;

• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;

• de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

7 Afhandeling verzoeken van betrokkenen

7.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.

7.2 Op verzoek van de Verantwoordelijke zal de Verwerker haar medewerking aan de Verantwoordelijke verlenen indien een betrokkene een verzoek als vermeld in lid 1 van dit artikel indient.

8 Geheimhouding en vertrouwelijkheid

8.1. Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.

8.2 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte

5 van 7

opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.

8.3 Verwerker waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid Persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben.

9 Audit

9.1 Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit de Verwerkersovereenkomst, en alles dat daar direct verband mee houdt.

9.2 Deze audit mag eens per jaar plaatsvinden alsook bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.

9.3 Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.

9.4 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.

9.5 De kosten van de audit worden door Verwerker gedragen indien er niet conform de Verwerkersovereenkomst blijkt te zijn gewerkt, en/of er fouten worden gevonden in de bevindingen, die toegerekend moeten worden aan Verwerker. In ieder ander geval zullen de kosten van de Audit worden gedragen door Verwerkingsverantwoordelijke.

10 Aansprakelijkheid

10.1 De aansprakelijkheid van partijen voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst, dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, is beperkt volgens de regeling aansprakelijkheidsbeperking in de daarvoor opgenomen toepasselijke Overeenkomst of eventueel bijbehorende (algemene)voorwaarden.

11 Intellectuele eigendomsrechten

11.1 Voor zover de (verzameling van) Persoonsgegevens van verwerkingsverantwoordelijke wordt beschermd door enig intellectueel eigendomsrecht, verleent Verwerkingsverantwoordelijke toestemming aan Verwerker de Persoonsgegevens te gebruiken in het kader van de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst.

12 Duur en beëindiging

12.1 Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen en op de datum van de laatste ondertekening.

12.2 Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.

12.3 Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker – naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke – alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm

6 van 7

retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, en/of deze originele persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen.

12.4 Verwerker is gerechtigd deze overeenkomst van tijd tot tijd te herzien. Zij zal minimaal drie maanden van tevoren mededeling doen van de wijzigingen aan Verwerkingsverantwoordelijke waarop zij onderbouwd kan besluiten wel of niet met de betreffende wijziging in te stemmen. Verwerkingsverantwoordelijke mag opzeggen tegen het einde van deze drie maanden indien zij niet akkoord kan gaan met de wijzigingen.

13 Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

13.1 De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.

13.2 Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement dat in de Overeenkomst is opgenomen.

13.3. Mocht een conflict ontstaan over de bepalingen in deze Verwerkersovereenkomst, dan geldt de volgende volgorde:

1. De Gebruikersovereenkomst Het RekenProgramma

2. Verwerkersovereenkomst de Bureaus

3. Algemene voorwaarden de Bureaus

7 van 7