Algemene Voorwaarden van Ecolodges ’t
Algemene Voorwaarden van Ecolodges ’t
Lennepserf V.O.F.
Deze algemene voorwaarden liggen ter inzage op het kantoor van Ecolodges ’t Lennepserf V.O.F en kunnen worden geraadpleegd via deze link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx- voorwaarden/
Versie augustus 2022
Artikel 1: Definities
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
a. diensten: het door ondernemer verhuren en faciliteren van vergader- en verblijfslocaties en ter beschikking stellen van (onder andere) catering en al hetgeen tussen ondernemer en klant verder is afgesproken in het kader van de overeenkomst;
b. vergader- en verblijfslocaties: de door de ondernemer op grond van de overeenkomst ter beschikking gestelde vergader- en verblijfslocatie(s);
c. ondernemer: Ecolodges ’t Lennepserf V.O.F., het bedrijf dat omwille van zakelijke doeleinden diensten aan de klant aanbiedt;
d. klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met de ondernemer een overeenkomst heeft gesloten;
e. groep: het geheel aan individuen dat krachtens de overeenkomst het recht heeft in de vergader- en verblijfslocaties te verblijven, bestaande uit de klant en de zakelijke relaties;
f. zakelijke relaties: degenen die onderdeel uitmaken van de groep;
g. reserveringswaarde: de waarde van de overeenkomst tussen ondernemer en klant, die gelijk is aan de totale omzetverwachting van ondernemer exclusief btw, welke verwachting is gebaseerd op de binnen de locatie geldende gemiddelden en waarbij rekening wordt gehouden met overige kosten zoals personeel en nacalculatie;
h. kosten: alle kosten voor de ondernemer die samenhangen met de uitoefening van het bedrijf;
i. informatie: schriftelijke of elektronisch aangereikte gegevens over het gebruik van de vergader- en verblijfslocaties en de regels omtrent het verblijf;
j. wellness: de door de ondernemer aangeboden wellnessfaciliteiten waar door
de klant, een zakelijke relatie en/of de groep gebruik van kan worden gemaakt;
k. website: de website die wordt gebruikt door de ondernemer, xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx;
l. annulering: de in schriftelijke vorm door klant aan ondernemer gedane mededeling dat van één of meer overeengekomen diensten geheel of gedeeltelijk geen gebruik zal worden gemaakt, dan wel de in schriftelijke vorm door ondernemer aan klant gedane mededeling dat één of meer overeengekomen diensten geheel of gedeeltelijk niet verstrekt zullen worden.
Artikel 2: Toepasselijkheid
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte, opdracht of de totstandkoming en inhoud van alle overeenkomsten welke door ondernemer wordt verstuurd, voor zover van deze voorwaarden niet uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
2. Voordat de overeenkomst (op afstand) wordt gesloten, wordt de tekst van deze algemene voorwaarden aan de klant beschikbaar gesteld. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, zal de ondernemer voordat de overeenkomst op afstand wordt gesloten, aangeven op welke wijze de algemene voorwaarden bij de ondernemer zijn in te zien en dat zij op verzoek zo spoedig mogelijk kosteloos worden toegezonden.
3. Indien de overeenkomst op afstand elektronisch wordt gesloten, kan in afwijking van het vorige lid en voordat de overeenkomst op afstand wordt gesloten, de tekst van deze algemene voorwaarden langs elektronische weg aan de klant ter beschikking worden gesteld op zodanige wijze dat deze door de klant op een eenvoudige manier kan worden opgeslagen op een duurzame gegevensdrager. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, zal voordat de overeenkomst op afstand wordt gesloten, worden aangegeven waar van de algemene voorwaarden langs elektronische weg kan worden kennisgenomen en dat zij op verzoek van de klant langs elektronische weg of op andere wijze kosteloos zullen worden toegezonden.
4. Indien de ondernemer niet steeds strikte naleving van deze voorwaarden verlangt, betekent dit nog niet dat de bepalingen daarvan niet van toepassing zouden zijn, of dat de ondernemer in enigerlei mate het recht zou hebben opgegeven om in
andere gevallen de strikte naleving van de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen.
Artikel 3. Aanbiedingen, offertes en tarieven
1. Uitgebrachte offertes hebben een geldigheidsduur van 7 dagen.
2. Aanvaarding van een offerte door klant vindt schriftelijk plaats door (digitaal) accorderen van de betreffende offerte via Moneybird of, indien voorgaande niet mogelijk is, per e-mail of post. Na voornoemde aanvaarding ontstaat een reservering.
3. Gemaakte reserveringen zijn bindend voor de klant.
4. Alle door de ondernemer gedane offertes ter zake de totstandkoming van een overeenkomst zijn vrijblijvend en onder voorbehoud van prijswijzigingen, zoals opgenomen in artikel 6 van deze algemene voorwaarden, en ‘zolang de voorraad (c.q. capaciteit) strekt’. Doet de ondernemer binnen een redelijke termijn na aanvaarding door de klant een beroep op bedoeld voorbehoud dan wordt de beoogde overeenkomst geacht niet tot stand te zijn gekomen. Blijft een dergelijk beroep op een voorbehoud door de ondernemer binnen een redelijke termijn uit, dan is de overeenkomst definitief tot stand gekomen.
4. De in de offerte vermelde prijzen c.q. tarieven op de website zijn exclusief btw en eventuele overig gemaakte kosten en nacalculaties.
5. Indien bij de uitvoering van een reservering blijkt dat de feitelijke omstandigheden of de feitelijke wensen van klant sterk afwijken van de oorspronkelijke gegevens in de overeenkomst zullen ondernemer en Klant tijdig in onderling overleg ter plekke de overeenkomst op relevante onderdelen wijzigen.
Artikel 4: De inhoud van overeenkomst
1. De ondernemer stelt de diensten voor zakelijke doeleinden, dus niet voor permanente duur/bewoning, ter beschikking voor de overeengekomen periode en de overeengekomen prijs.
2. De klant is aansprakelijk voor de juistheid en volledigheid van de door hem/haar aan ondernemer verstrekte informatie.
3. De klant heeft de verplichting de overeenkomst en overige informatie na te leven. Hij draagt er zorg voor dat de groep
en/of een zakelijke relatie die hem/haar bezoeken en/of bij hem/haar verblijven de overeenkomst, de algemene voorwaarden en de bijbehorende informatie naleven.
4. De klant is gehouden de ondernemer, uiterlijk op de dag van aankomst, een lijst met zakelijke relaties te overhandigen. Indien er wijzigingen plaats hebben gevonden in de vooraf verstrekte lijst met zakelijke relaties dan dient de klant dit vooraf aan te geven.
Artikel 5: Duur en afloop van de overeenkomst
De overeenkomst eindigt van rechtswege na het verstrijken van de overeengekomen periode, zonder dat daartoe een opzegging is vereist.
Artikel 6: Prijs en prijswijziging
1. De prijs wordt overeengekomen op basis van de op dat moment geldende tarieven, welke door de ondernemer zijn vastgesteld.
2. Indien na vaststelling van de overeengekomen prijs, door een lastenverzwaring aan de zijde van de ondernemer, extra kosten ontstaan als gevolg van een wijziging van lasten en/of heffingen, die direct op de accommodatie of de klant en/of de zakelijke relaties betrekking hebben, kunnen deze aan de klant worden doorberekend, ook na de afsluiting van de overeenkomst.
Artikel 7: Facturatie en betalingen
1. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.
2. De factuur wordt 14 dagen voor de geboekte datum opgemaakt en digitaal verstuurd.
3. Voor diensten waarvan de totale kosten meer dan € 3.000,00 bedragen kan ondernemer een aanbetalingsfactuur sturen op basis van 50% van de reserveringswaarde exclusief btw. Een aanbetalingsfactuur dient te worden voldaan binnen 30 dagen na factuurdatum. In geval de diensten korter dan 30 dagen van tevoren geboekt wordt dient de aanbetalingsfactuur binnen 10 dagen voorafgaand aan de reservering te zijn voldaan, zonder aftrek van kortingen of verrekeningen. In het geval van een last minute boeking (korter dan 10 dagen) zal geen aanbetalingsfactuur gestuurd worden.
4. Bij overschrijding van de genoemde betalingstermijnen is ondernemer gerechtigd wettelijke rente in rekening te
brengen. De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de klant in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag.
5. Bezwaren tegen de hoogte van de factuur schorten een betalingsverplichting niet op. Klant is evenmin gerechtigd om de betaling van een factuur om een andere reden op te schorten.
6. Indien klant in gebreke of in verzuim is in de (tijdige) nakoming van zijn/haar verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van Klant. Buitengerechtelijke kosten worden berekend op basis van hetgeen in de Nederlands incasso-praktijk gebruikelijk is.
7. De klant dient de (noodzakelijke) informatie m.b.t. inkoopprocedures welke nodig zijn voor een correctie facturatie dienen voorafgaand aan de bijeenkomst schriftelijk aan ondernemer te worden doorgegeven.
8. Facturen worden verstuurd uit naam van ondernemer en dienen rechtstreeks aan ondernemer te worden voldaan op het bankrekeningnummer zoals vermeld op de factuur.
Artikel 8: Reserveringen & Annuleringen
1. Op het gebruik van de diensten kan een optie geplaatst worden door de klant. De optie blijft 7 dagen na dagtekening van de daartoe uitgebrachte offerte geldig. Daarna komt de optie te vervallen. Mocht de klant de optie langer willen aanhouden, dan dient dit per e-mail aangegeven te worden. Het staat de ondernemer vrij om het verzoek tot het verlengen van de optie te honoreren en, indien voorgaande plaatsvindt, voor welke termijn. Zonder verlenging van de optie komt de optie te vervallen en kunnen andere geïnteresseerden voor die datum een optie of reservering plaatsen onder dezelfde voorwaarden.
2. Een optie wordt omgezet in een reservering als de offerte door de klant digitaal is geaccordeerd.
3. Het aantal personen kan tot maximaal 7 dagen voorafgaand aan de reservering tot een maximum van 50% van het oorspronkelijke aantal kosteloos naar beneden worden aangepast. Het definitief aantal personen zal worden aangepast in de overeenkomst. Op basis van de aanpassingen zal het aantal personen
naar evenredigheid worden verlaagd op de factuur.
4. Een vergaderlocatie kan geboekt worden voor een hele dag, dan wel per dagdeel of -delen. De dagdelen zijn als volgt opgebouwd: ochtenddeel van 8.30 uur tot 13.00 uur, middagdeel van 13.00 uur tot 17.00 uur, avonddeel van 17.00 uur tot 21.00 uur. Bij het reserveren van dagdelen dient klant rekening te houden met de noodzakelijke voorbereidingstijd voor en eventuele uitloop van zijn/haar activiteiten in de ruimte. De kosten van extra uren worden, indien van toepassing, doorberekend aan de klant.
5. In geval klant een reservering tot 30 dagen voor de geboekte datum annuleert is dit kosteloos;
- Bij annulering vanaf 30 dagen t/m 15 dagen voor de geboekte datum brengt ondernemer 50% van de reserveringswaarde in rekening;
-Bij annulering vanaf 14 dagen t/m 8 dagen voor de geboekte datum brengt ondernemer 75% van de reserveringswaarde in rekening;
- Bij annulering vanaf 7 dagen tot de geboekte datum brengt Ondernemer 100% van de reserveringswaarde in rekening;
Bij de annulering zal rekening worden gehouden met gemaakte dan wel geplande personeelskosten. De kosten voor annuleren worden, indien van toepassing, verrekend met de eventuele aanbetalingskosten van 50%. Annuleren van de opdracht dient schriftelijk te gebeuren.
6. A. In geval een deel van de diensten wordt/worden geannuleerd (bijv. vervallen lunch of diner) of wanneer een of meer diensten dient/dienen te worden verplaatst zijn dezelfde annuleringsvoorwaarden van toepassing.
B. Bij een twee- of meerdaagse boeking gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:
In geval klant een reservering tot 30 dagen voor de geboekte datum annuleert is dit kosteloos;
- Bij annulering vanaf 30 dagen t/m 15 dagen voor de geboekte datum brengt o ndernemer 50% van de reserveringswaarde in rekening;
- Bij annulering vanaf 14 dagen tot geboekte datum brengt Ondernemer 100% van de reserveringswaarde in rekening;
Bij de annulering zal rekening worden gehouden met gemaakte dan wel
geplande personeelskosten. De kosten voor annuleren worden, indien van toepassing, verrekend met de eventuele aanbetalingskosten van 50%.
Het aantal zakelijke relaties en/of gereserveerde aantal verblijfslocaties kan tot max. 14 werkdagen kosteloos naar beneden worden aangepast. Het definitief aantal zakelijke relaties en/of verblijfslocaties zal worden aangepast in de boeking. Op basis van de aanpassingen zal het aantal personen naar evenredigheid worden verlaagd op de factuur. In geval een deel van het programma wordt geannuleerd (bijv. vervallen lunch of diner) of wanneer een of meer diensten dient/dienen te worden verplaatst zijn dezelfde annuleringsvoorwaarden van toepassing.
Artikel 9: Voortijdig vertrek
De klant is de volledige prijs voor de overeengekomen periode verschuldigd indien de klant besluit voortijdig te vertrekken.
Artikel 10: Tussentijdse beëindiging door de ondernemer en ontruiming bij een toerekenbare tekortkoming en/of onrechtmatige daad
1. De ondernemer kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen, zonder recht van terugbetaling:
a. Indien de klant, de groep en/of een zakelijke relatie verplichtingen uit de overeenkomst, de bijbehorende informatie en/of de overheidsvoorschriften, ondanks voorafgaande schriftelijke waarschuwing, niet of niet behoorlijk naleeft of naleven en wel in zodanige mate dat, naar de maatstaven van redelijkheid en billijkheid, van de ondernemer niet kan worden gevergd dat de overeenkomst wordt voortgezet;
b. Indien de klant, de groep en/of een zakelijke relatie ondanks voorafgaande schriftelijke waarschuwing in strijd handelt/handelen met de erfregels uit art. 12 van deze algemene voorwaarden waardoor het plezier, het comfort of de gezondheid van anderen wordt geschonden, dan wel de wet heeft overtreden of deze algemene voorwaarden op een andere manier schendt/schenden of waarschijnlijk zal schenden;
c. Indien de klant, de groep en/of een zakelijke relatie ondanks voorafgaande schriftelijke waarschuwing, door gebruik van vergader- en verblijfslocaties in strijd
met de bestemming van het terrein handelt.
2. Na opzegging dient de klant ervoor te zorgen dat de vergader- en verblijfslocaties is ontruimd en de klant, de groep en/of een zakelijke relatie het terrein ten spoedigste hebben verlaten, doch uiterlijk binnen 4 uur.
3. Indien de klant nalaat de vergader- en verblijfslocaties te ontruimen, is de ondernemer gerechtigd vergader- en verblijfslocaties te ontruimen en de kosten te verhalen.
4. De klant blijft gehouden het overeengekomen tarief te betalen.
Artikel 11. Ruimtes & Aansprakelijkheid
1. De vergader- en verblijfslocaties van de ondernemer zijn alleen toegankelijk voor klant en zakelijke relaties. De klant is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor de door hem/haar begeleide zakelijke relaties tijdens het verblijf op het terrein van ondernemer en dient zorg te dragen dat zij deze algemene voorwaarden en huisregels van ondernemer stipt na te leven.
2. Toegang tot en gebruik van het terrein van ondernemer vindt plaats op eigen risico en met inachtneming van de geldende huisregels, zoals beschreven in het navolgende artikel van deze algemene voorwaarden. Ondernemer is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van meegebrachte artikelen/goederen.
3. Er mag niet worden gerookt en er zullen geen brandgevaarlijke zaken (zoals open vuur, vuurwerk, rookmachines) of andere artikelen die kunnen leiden tot schade of vervuiling van de ruimte worden gebruikt.
4. Ondernemer hecht waarde aan een goede relatie met omwonenden en/of respecteert de natuur in de betreffende directe omgeving. Klant mag bij het gebruik van de diensten geen hinder of overlast veroorzaken voor de omwonenden en directe omgeving.
5. Klant zal de vergader- en verblijfslocaties achterlaten zoals deze bij aanvang wordt aanvaard. Klant wordt geacht de apparatuur, meubilair en overige inrichting op de daarvoor bestemde manier te gebruiken. Alle kosten van reparatie, schoonmaak of herstel van meubilair, apparatuur en overige inrichting zijn voor rekening van de klant voor zover er, extra dan als redelijk beschouwd mag worden, kosten zijn gemaakt om de ruimte in oorspronkelijke staat terug te brengen.
6. Het is de klant, de groep en/of een zakelijke relatie niet toegestaan op het terrein te graven, bomen te kappen, struiken te snoeien of enig andere activiteit van een dergelijke aard uit te voeren
Artikel 12: Erfregels
1. Tijdens het verblijf is het huishoudelijk
reglement, “de erfregels”, van toepassing.
2. Op de dag van vertrek dient/dienen de verblijfslocatie(s) om uiterlijk 11.00 uur leeg te zijn.
3. Het is klant, de groep en/of een zakelijke relatie) verboden de (nacht)rust te verstoren tussen 22.00 en 07.00 uur. Tussen de hiervoor genoemde tijdstippen dient het stil te zijn. Dit betekent onder meer geen luide gesprekken, muziek of enig ander lawaai. Ook mag tijdens deze periode geen gebruik worden gemaakt van gemotoriseerde voertuigen. Het is niet toegestaan muziekdragers, muziekinstrumenten en andere voorwerpen die geluidsoverlast (kunnen) veroorzaken op een dusdanige manier te gebruiken dat overlast wordt veroorzaakt. Indien een andere klant, de groep en/of een zakelijke relatie een klacht indient, staat de overlast in beginsel vast.
4. De klant, de groep en/of een zakelijke relatie dient/dienen zich correct te gedragen en alles na te laten wat redelijkerwijs tot aanstoot of overlast kan leiden voor de Ondernemer of anderen.
5. Feestjes zijn uitdrukkelijk niet toegestaan.
6. Huisdieren mogen enkel worden meegenomen indien dat vooraf met de ondernemer is besproken.
7. Roken is niet toegestaan in de vergader- en verblijfslocaties.
8. Vuur mag alleen aangestoken worden in de daarvoor aangegeven plekken.
9. De klant, de groep en/of een zakelijke relatie is/zijn verplicht zich gedurende het verblijf aan de erfregels te houden. Het niet voldoen aan de erfregels levert een onmiddellijk opeisbare boete op van
€300,- per dag dat de overtreding aanhoudt.
10. Bij het verlies van de sleutel wordt een bedrag van €115,00 in rekening gebracht. Het is niet toegestaan sleutels en/of pasjes in gebruik te geven aan anderen dan de klant of de zakelijke relaties. Bij vertrek dient de sleutel en/of pasjes in te worden geleverd bij de receptie van de ondernemer.
11. Openbare dronkenschap is verboden. Het is een klant, de groep en/of een
zakelijke relatie niet toegestaan om buiten de vergader- en verblijfslocaties, anders dan op het daarbij behorende terras, geopende flessen en/of blikken alcoholhoudende drank(en) bij zich te hebben.
12. De ondernemer is gehouden, naast de opeisbare boete zoals in lid 10 van dit artikel is vermeld, een passende maatregel te nemen zoals beschreven in art. 10 van deze algemene voorwaarden.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
1. De ondernemer is nimmer aansprakelijk voor een ongeval, diefstal of schade op zijn terrein, vergader- en verblijfslocaties.
2. Indien de ondernemer aansprakelijk is voor de klant en/of een (of meer) zakelijke relatie(s) geleden schade is deze te alle tijden beperkt tot maximaal de reserveringswaarde van de overeenkomst.
3. De ondernemer is niet aansprakelijk voor gevolgen van extreme weersinvloeden of andere vormen van overmacht zoals beschreven in artikel 14 van deze algemene voorwaarden.
4. Het betreden van het terrein van de ondernemer is geheel op eigen risico. De ondernemer is niet aansprakelijk voor lichamelijke schade aan deelnemers.
5. De klant is jegens de ondernemer hoofdelijk en volledig aansprakelijk voor schade, die is veroorzaakt door het doen of (na)laten van hem-/haarzelf, de groep en/of een zakelijke relatie voor zover het gaat om schade die aan de klant, de groep en/of een zakelijke relatie kan worden toegerekend.
Artikel 14: Overmacht
1. In het geval van overmacht is de ondernemer gerechtigd de overeenkomst, middels een schriftelijk verklaring aan klant, te ontbinden of de nakoming van haar verplichtingen jegens de klant voor een redelijke termijn op te schorten, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.
2. Overmacht aan de zijde van de ondernemer bestaat indien de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, wordt verhinderd door omstandigheden buiten de wil van de ondernemer daaronder begrepen maar niet uitsluitend: belemmerende maatregelen van enige overheid, pandemieën, personeelsstakingen, blokkades, brand, overstromingen en andere (technische) storingen of gebeurtenissen.
Artikel 15: Klachten
1. Klant is verplicht de ruimte direct na ingebruikneming te controleren en eventuele zichtbare onvolkomenheden, beschadigingen en/of afwijkingen aan de ruimte te melden. Klachten tijdens het gebruik van vergader- en verblijfslocaties dienen eveneens direct te worden gemeld.
2. Ondernemer zal zich inspannen om deze klachten zo spoedig mogelijk te verhelpen, zodat de klant de ruimte en de faciliteiten in gebruik kan nemen of het gebruik kan voortzetten. Klachten omtrent de staat of defecten, gebreken of andere onvolkomenheden zal ondernemer direct oppakken.
3. Overige klachten ten aanzien van de diensten van ondernemer dienen direct na ontdekking – doch uiterlijk binnen 7 dagen
– na gebruik van de ruimte schriftelijk aan ondernemer te worden gemeld.
4. In het geval van een terechte klacht, zal ondernemer klant de gelegenheid bieden de gereserveerde dagdelen op een ander tijdstip in te zetten.
5. Indien een klacht niet binnen de voorafgaande vermelde termijn aan ondernemer is vermeld, wordt de ruimte geacht in goede staat in gebruik genomen te zijn en aan de overeenkomst te beantwoorden en worden de faciliteiten en/of diensten van ondernemer geacht conform de overeenkomst te zijn geleverd
c.q. uitgevoerd.
Artikel 16: Vertrouwelijkheid
1. Ondernemer verplicht zich, zowel tijdens als ook na beëindiging van haar diensten tot geheimhouding jegens een ieder ten aanzien van alle informatie of bijzonderheden welke ter kennis zijn gekomen omtrent de diensten en/of omtrent het bedrijf van klant.
2. Ondernemer respecteert de privacy van de klant en de zakelijke relaties en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die wordt verschaft altijd vertrouwelijk wordt behandeld. Gegevens worden alleen gebruikt om diensten te leveren waar om is gevraagd.
Artikel 17: Toepasselijk recht
1. Op de tussen ondernemer en klant gesloten overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Eventuele geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in de plaats waar ndernemer is gevestigd, zij het dat ondernemer altijd de bevoegdheid behoudt het geschil voor te leggen aan de
bevoegde rechter in de plaats waar klant is gevestigd.