Samenwerkingsovereenkomst DataverseNL
Samenwerkingsovereenkomst DataverseNL
Ondergetekenden:
1. Data Archiving and Networked Services (DANS), instituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW), gevestigd te Den Haag, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door
H.P.A. Xxxx, directeur DANS, hierna te noemen: "DANS-KNAW";
EN
2. [Naam instelling],[eventueel omschrijving instelling], gevestigd te [plaats], in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam vertegenwoordiger], hierna te noemen: de "Wederpartij";
De partijen hierboven omschreven onder 1) en 2) samen hierna ook te noemen de "Partijen" en elk een "Partij".
“Deelnemende Partij” is een partij die een samenwerkingsovereenkomst DataverseNL met DANS-KNAW heeft getekend.
Overwegende dat:
• Partijen gezamenlijk een dienst op het terrein van opslag en beheer van onderzoeksdata aan willen bieden aan wetenschappelijk medewerkers van de universiteiten, hogescholen en onderzoeksinstituten;
• Deze dienst uitstekend geschikt is voor het online opslaan, delen, registreren en publiceren van onderzoeksdata;
• De dienstverlening van DANS-KNAW en de Deelnemende Partijen complementair is, waarbij DANS-KNAW zich richt op backoffice diensten aan de UB’s (en andere onderzoeksinstituten), en de Deelnemende Partijen zich richten op frontoffice diensten aan de onderzoekers van de eigen instelling;
• Het voor Partijen gunstig is voor deze dienst gezamenlijk één gedeelde technische omgeving te gebruiken, waarover DANS-KNAW het technisch en applicatiebeheer voert.
Zijn als volgt overeengekomen:
Artikel 1 Doel van de overeenkomst
1. Het doel van deze overeenkomst is middels een samenwerkingsverband een dienst te verzorgen voor wetenschappelijk medewerkers van Partijen (hierna te noemen "Gebruikers") met betrekking tot de opslag, het delen, het registreren en het publiceren van onderzoeksdata via de applicatie DataverseNL.
2. De jaarlijkse kostenverrekening binnen het samenwerkingsverband is geregeld in artikel 9 van deze overeenkomst en in bijlage 1 (“Tarief en Kostenberekening”).
3. Partijen sluiten de toepasselijkheid van elkaars algemene c.q. inkoopvoorwaarden, van welke aard ook, uit.
Artikel 2 Inhoud en algemeen gebruik DataverseNL
1. De inhoud van de Dataverse van de Wederpartij binnen DataverseNL is de verantwoordelijkheid van de Wederpartij en niet van DANS-KNAW.
2. Wederpartij verklaart zich akkoord met de DataverseNL General Terms of Use zoals opgenomen in bijlage 2 van deze overeenkomst (“DataverseNL General Terms of Use”) inzake het gebruik van DataverseNL en is verantwoordelijk voor de naleving van deze voorwaarden door zijn of haar Gebruikers.
Artikel 3 Persoonsgegevens
1. De Wederpartij is verwerkersverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de volgende persoonsgegevens die de Dataverse in de zin van de AVG bevat: de instellingsaccountgegevens (federatieve login via SURFconext) en de persoonsgegevens in bestanden behorende bij datasets. DANS-KNAW is voor deze persoonsgegevens verwerker in de zin van de AVG.
2. De Wederpartij neemt binnen DataverseNL alleen persoonsgegevens op in bestanden behorende bij datasets.
3. Tussen de Partijen wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.
4. In de DataverseNL General Terms of use worden voorwaarden gesteld omtrent persoonsgegevens waarbij Wederpartij onder andere, maar niet uitsluitend erop wordt gewezen dat persoonsgegevens:
a. op rechtmatige wijze verwerkt dienen te worden;
b. alleen in een bestand behorend bij een dataset voor mogen komen;
c. alleen onder passende voorwaarden beschikbaar gesteld mogen worden aan derden.
Artikel 4 Functionaliteit voor Gebruikers
1. DataverseNL biedt Gebruikers de mogelijkheid onderzoeksdata op te slaan en indien gewenst met anderen te delen.
2. Gebruikers kunnen door middel van persoonlijke inloggegevens van hun eigen instelling via SURFconext gebruik maken van de dienst.
3. Gebruikers hebben verfijnde mogelijkheden om toegangsrechten toe te kennen en te beperken. Zij kunnen hierdoor heel precies bepalen welke onderzoeksdata voor wie toegankelijk zijn en onder welke voorwaarden.
4. Gebruikers zijn bij het delen van hun onderzoeksdata zelf verantwoordelijk om de onderzoeksdata te delen conform de AVG en andere geldende privacywetgeving.
Artikel 5 Beheer
2. Hosting van de Dataverse-applicatie is door DANS-KNAW tegen vergoeding uitbesteed aan de KNAW afdeling ICT Services KNAW-ICT Services zorgt voor een werkende server, goede verbindingen en een uitgebreid back-up systeem. De dienstverlening tussen DANS-KNAW en KNAW-ICT Services is in een Service Level Agreement vastgelegd.
3. Het frontofficebeheer wordt door de Wederpartij zelfstandig uitgevoerd. Dit betreft het ondersteunen, voorlichten en behandelen van vragen van Gebruikers van de eigen instelling.
4. DANS-KNAW monitort het gebruik van opslagcapaciteit en stelt online rapportages beschikbaar aan de Wederpartij.
5. Vanuit DataverseNL kunnen datasets voor lange-termijn archivering worden overgedragen aan DANS-KNAW of aan een andere partij, zoals 4TU.Centre for Research Data. Hierover worden nadere afspraken gemaakt en worden technische faciliteiten geïmplementeerd om de overdracht van data uit Dataverse naar elektronische archiefsystemen zoveel mogelijk te automatiseren.
6. DANS-KNAW heeft de vrijheid om de hosting van de server en opslag aan een andere partij binnen Nederland uit te besteden of zelf te verrichten, als dit leidt tot betere diensten en/of lagere kosten. DANS- KNAW brengt uiterlijk acht weken voorafgaand aan een voorgenomen verandering de Adviesraad van DataverseNL danwel de Wederpartij schriftelijk op de hoogte. Indien de Wederpartij zich niet kan vinden in deze verandering, is de Wederpartij bevoegd om deze overeenkomst op te zeggen overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 lid 2 van deze overeenkomst.
Artikel 6 Toetreding en overlegstructuur DataverseNL
1. Alle Nederlandse instellingen voor wetenschappelijk onderzoek kunnen deelnemen aan DataverseNL.
2. DANS-KNAW informeert de Deelnemende partijen die eerder een samenwerkingsovereenkomst inzake DataverseNL zijn aangegaan van iedere toetredende partij.
3. Om de samenwerking vorm te geven zijn er twee overleggen: een Adviesraad om de strategisch gewenste ontwikkeling van DataverseNL vorm te geven; en een beheerdersoverleg om het technisch, applicatie- en functioneel beheer tussen de front- en backoffice af te stemmen.
Artikel 7 Beheerdersoverleg
1. Het beheerdersoverleg dient om het technisch, applicatie- en functioneel beheer tussen de front- en backoffice af te stemmen.
2. Iedere Deelnemende partij wijst een functioneel beheerder aan die verantwoordelijk is voor het beheer c.q. het goed functioneren van DataverseNL bij de betreffende instelling.
3. DANS-KNAW roept het beheerdersoverleg zo vaak bijeen als noodzakelijk is voor het goede functioneren van DataverseNL.
Artikel 8 Adviesraad
1. De Adviesraad bestaat uit leidinggevende vertegenwoordigers van de aan DataverseNL Deelnemende partijen.
2. Iedere Deelnemende partij aan DataverseNL heeft het recht, maar niet de plicht, om één vertegenwoordiger naar de Adviesraad af te vaardigen.
3. De Adviesraad adviseert omtrent de strategische koers van DataverseNL, waaronder gewenste ontwikkelingen in de functionaliteit, en over alle andere onderwerpen die de Adviesraad of DANS-KNAW van belang achten.
4. De Adviesraad kiest uit zijn midden bij meerderheid van stemmen een voorzitter.
5. De Adviesraad komt ten minste jaarlijks bijeen, of vaker indien DANS- KNAW of ten minste drie leden van de Adviesraad dat wenselijk achten.
6. Een verzoek van leden tot het houden van een vergadering wordt schriftelijk onder aanduiding van de vergaderonderwerpen aan de voorzitter meegedeeld, die binnen vier weken na ontvangst van het verzoek een vergadering doet houden.
7. DANS-KNAW biedt de Adviesraad secretariële ondersteuning voor het organiseren van de vergaderingen en het maken van het verslag.
Artikel 9 Kosten
1. DANS-KNAW brengt een tarief voor deelname in rekening bij de Wederpartij bestaande uit de kosten van de backoffice van DataverseNL, zoals gedefinieerd in artikel 5 lid 1 van deze overeenkomst, alsmede de storagekosten zoals omschreven in het volgende lid van dit artikel.
2. De storagekosten (opslag- en backupkosten) zijn gebaseerd op het feitelijk gebruik per deelnemer. Partijen betalen ieder de eigen kosten
voor de bestelde opslag en backup van de datasets voor Gebruikers, verbonden aan de eigen instelling. DANS-KNAW is penvoerder en factureert de kosten van de hostende partij door aan de Wederpartij.
3. Het tarief voor deelname wordt jaarlijks aangepast op basis van de stijging van de Centraal Bureau voor de Statistiek CAO-lonenprijsindex 2010=100.
4. DANS kan op redelijke gronden het tarief voor deelname wijzigen. De Adviesraad van DataverseNL danwel de Wederpartij zal uiterlijk 1 juni van het lopende jaar schriftelijk op de hoogte worden gesteld hiervan. Een wijziging is van kracht met ingang van 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar. Indien de Wederpartij zich niet kan vinden in deze wijziging, is de Wederpartij bevoegd om deze overeenkomst op te zeggen overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 lid 2 van deze overeenkomst.
5. Partijen bepalen zelfstandig wat zij eventueel doorbelasten aan de eigen Gebruikers.
Artikel 10 Geheimhouding
1. Partijen zijn over en weer verplicht tot volledige geheimhouding jegens derden van over en weer verstrekte vertrouwelijke (bedrijfs)informatie welke hun bekend is geworden tijdens of ten gevolge van de uitvoering van de overeenkomst of waarvan zij het geheime of vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs behoren te kennen, waaronder in ieder geval maar niet uitsluitend is begrepen de voorwaarden van de overeenkomst, vertrouwelijke zakelijke informatie, vertrouwelijke informatie met betrekking tot de werkzaamheden, zoals informatie over de werkwijze, rapportages, onderliggende data, de methoden en technieken van Partijen (hierna ook te noemen “Informatie”).
2. Partijen staan in voor de nakoming van deze verplichting tot geheimhouding door de eigen medewerkers en door hen ingeschakelde derden.
3. Zodra de overeenkomst eindigt tussen Partijen, ongeacht de rechtsgrond, zal DANS-KNAW, indien de Wederpartij hiertoe schriftelijk verzoekt, het gebruik van de Informatie staken en gestaakt houden en zal hij na het einde van de overeenkomst, zulks ter uitsluitende bevoegdheid van de Wederpartij, alle Informatie en kopieën daarvan
(i) teruggeven aan de Wederpartij, (ii) vernietigen dan wel (iii) behandelen conform de schriftelijke instructie de Wederpartij
4. Niet onder de geheimhoudingsplicht valt die Informatie:
a. die reeds in bezit was van de ontvanger van de informatie of openbaar toegankelijk was voordat deze door de andere partij werd verstrekt;
b. die de ontvanger van de informatie reeds op legitieme wijze van een derde heeft ontvangen zonder een plicht tot geheimhouding;
c. die door de ontvanger zelf is ontwikkeld onafhankelijk van de partij die de informatie verstrekt;
d. die openbaar gemaakt moet worden op grond van een wettelijke plicht;
e. waarvan partijen overeenkomen dat die openbaar gemaakt mag worden.
5. Waar het gaat om persoonsgegevens in de zin van de AVG waarvoor DANS-KNAW verwerker is zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 van deze overeenkomst, is de verwerkersovereenkomst van toepassing.
Artikel 11 Uitsluiting aansprakelijkheid en vrijwaring
1. Partijen zijn niet aansprakelijk voor eventuele schade ten gevolge van het gebruik van DataverseNL door de andere Partij en zijn of haar Gebruikers.
2. Partijen vrijwaren elkaar voor alle aanspraken van derden die het gevolg zijn van het niet nakomen van deze overeenkomst door de andere Partij en zijn of haar Gebruikers.
Artikel 12 (Intellectuele) eigendomsrechten en zeggenschap
1 Alle (intellectuele) eigendomsrechten op gegevens, data, informatie en enig ander materiaal of content die de de Wederpartij invoert, verstuurt, plaatst of anderszins verwerkt met behulp van de DANS- KNAW blijven te allen tijde berusten bij de Wederpartij, dan wel hun respectievelijke licentiegever(s).
2 DANS-KNAW heeft geen zelfstandige zeggenschap over bovengenoemde informatie die door hem wordt verwerkt. De zeggenschap berust bij de Wederpartij.
Artikel 13 Duur van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst gaat in op [datum] en wordt aangegaan voor 12 maanden.
2. Tussentijdse opzegging van de overeenkomst is niet toegestaan behoudens in geval van het bepaalde in artikel 5 lid 6 of in geval van het bepaalde in artikel 9 lid 4 van deze overeenkomst, in welk geval de Wederpartij deze overeenkomst met in achtneming van een opzegtermijn van één maand schriftelijk kan opzeggen. De kosten die DANS-KNAW tot aan de opzegging heeft gemaakt, zullen door de Wederpartij worden vergoed.
3. Indien niet tussentijds of uiterlijk twee maanden voor afloop van de overeenkomst schriftelijk wordt opgezegd, wordt deze voor een volgende 12 maanden stilzwijgend verlengd.
Artikel 14 Procedure verwijderen datasets bij beëindiging overeenkomst
1. Wanneer de Wederpartij de overeenkomst beëindigd of tussentijds opzegt overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 lid 2 zal DANS-KNAW per opzegdatum de procedure in gang zetten voor het niet toegankelijk maken van de datasets en het verwijderen van de datafiles. Dit vindt plaats volgens de volgdende procedure:
a. DANS-KNAW zorgt ervoor dat gebruikers geen nieuwe datasets meer kunnen aanmaken in de dataverses van de betreffende instelling.
b. Omdat elke gepubliceerde dataset binnen DataverseNL een persistent identifier heeft, kunnen datasets niet zondermeer verwijderd worden. DANS-KNAW faciliteert een tombstone voor iedere gepubliceerde dataset die niet langer toegankelijk gemaakt is.
c. Binnen drie maanden na beindiging van de overeenkomst zorgt de Wederpartij dat de datasets binnen DataverseNL niet langer toegankelijk zijn (deaccession-status). Indien nodig download de Wederpartij vooraf de datafiles. Bij het aangeven van de deaccession-status is het volgende mogelijk:
i. De Wederpartij kan een Engelstalige tekst opgeven bij de tombstone voor een gepubliceerde dataset waarin beschreven wordt waarom de dataset niet meer beschikbaar is.
ii. Als er een nieuwe locatie is voor de dataset, dan kan de Wederpartij naar deze locatie verwijzen via de tombstone.
iii. Eventuele ongepubliceerde datasets (drafts zonder voorgaande versies) kunnen door de Wederpartij zelf verwijderd worden.
2. Drie maanden na de opzegdatum behoudt DANS-KNAW het recht om de status van de betreffende datasets zelf de deaccession-status te geven, zoals bedoeld in lid 1c van dit artikel, en de hiervoor gemaakte kosten in rekening te brengen.
3. Drie maanden na de opzegdatum behoudt DANS-KNAW het recht alle datafiles van de Wederpartij uit de database van DataverseNL te verwijderen.
4. In overleg tussen Partijen kan van bovenstaande procedure schriftelijk worden afgeweken en kunnen er nadere afspraken gemaakt worden om de datasets en datafiles in DataverseNL te handhaven. Hier kunnen door DANS-KNAW kosten voor in rekening worden gebracht.
Artikel 15 Toepasselijk recht en geschillen
1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen tussen Partijen onder deze overeenkomst worden voorgelegd aan (de colleges van/het) bestuur van betrokken Partijen om gezamenlijk te proberen tot een minnelijke schikking te komen.
3. Voor de beslechting van geschillen tussen Partijen, die niet in goed overleg als bedoeld in het vorige lid kunnen worden opgelost, en voor de beslechting van geschillen over de uitvoering van deze overeenkomst wijzen Partijen de arrondissementsrechtbank te Amsterdam als bevoegde rechter aan.
Aldus overeengekomen en opgemaakt in tweevoud:
Wederpartij DANS-KNAW
Plaats: Den Haag,
Datum: Datum:
Handtekening: Handtekening:
…………………………………….. …………………………………..
Bijlagen
Bijlage 1: Tarief en Kostenberekening
Bijlage 2: DataverseNL General Terms of Use Bijlage 3: Service Level Agreement (SLA)
Bijlage 1 Tarief en Kostenberekening
Tarief deelname DataverseNL 2023 Backoffice kosten
De kosten voor de backoffice van de dienst DataverseNL bedragen
€ 5.275,- (exclusief BTW) per jaar.
Storagekosten
De kosten voor storage bedragen € 295, - (exclusief BTW) per Terabyte (TB) per jaar.
Opslag tot 1 TB wordt niet in rekening gebracht, bij opslag van meer dan 1 TB wordt de totale opslag in rekening gebracht.
Storagekosten worden gemiddeld over de periode.
De rekening wordt over de voorafgaande periode opgemaakt en in november verstuurd aan de Wederpartij.
Bijlage 2 DataverseNL General Terms of Use
DataverseNL General Terms of use Version: October 7, 2019 Content
1. Acceptance of Terms of Use
2. Modification of Terms of Use
3. Definitions
4. Registration
5. User Submissions
6. Rules and Conduct
7. Privacy
8. Termination
9. No Warranties 10.Limitation of Liability 11.Indemnification 12.Dispute Resolution
13.Integration and Severability 14.Miscellaneous
15.Copyright and Trademark Notices
1. Acceptance of Terms of Use
The following terms and conditions govern all use of the DataverseNL website (xxxxx://xxxxxxxxx.xx/) (the Site), the DataverseNL demonstration website (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxx.xx) and the services available on or at the Site (taken together, the Service). The Service is operated by Data Archiving and Networked Services (DANS). The Service is offered subject to acceptance without modification of all of the terms and conditions contained herein (Terms of Use) and all other operating rules, policies and procedures that may be published from time to time on this Site by DANS.
You represent and warrant that you are not under any obligation or restriction created by law, contract or otherwise that would prevent you from entering into and fully performing these Terms of Use.
By clicking “I accept” and/or by your use of the Service, you agree and accept all terms in this General Terms of Use , hereafter “Agreement”.
2. Modification of Terms of Use
DataverseNL reserves the right to modify or replace any of the Terms of Use at any time. It is your responsibility to check the Agreement periodically for changes. Your continued use of the Service following the posting of any changes to the Agreement constitutes acceptance of those changes.
3. Definitions
Account– A User-controlled means of access to DataverseNL. This can be an institutional account via the Federated login facility of SURFconext, or a local account that is protected by a User-created login username and password, with which Users can obtain access to DataverseNL Dataverse’s uploading and downloading functionalities.
Administrator– The User who created, controls and is the main organizer, curator, and manager of a particular dataverse.
Agreement– The General Terms of Use in its entirety.
Author– The person(s) from whom the data within the dataset originated; the person(s) who conducted the research that led to the creation of the dataset. This person can but need not be the same as the Depositor.
Content– Any information, data, text, software, scripts, graphics, and interactive features found on the DANS DataverseNL application.
Curator - a person who can edit License + Terms, edit Permissions, and publish datasets.
Data Use Agreement– This is the restricted data usage license agreement option that DataverseNL offers. If applied to a User Submission, the Data Use Agreement will be a legally-binding license contract between the Depositor and any Downloader of that User Submission.
Data Usage License Agreement– The license agreement between a Depositor and a Downloader governing the limits and restrictions (or lack thereof) of how the downloaded User Submissions can be used.
Dataset– A study, experiment, set of observations, or publication that is uploaded by a User. A dataset can comprise a single file or multiple files.
Dataverse– A virtual container with which to store research data studies (including datasets and other dataverses) that can be customized and managed by its owner.
Depositor– The User who uploads a collection of data files as a dataset to a dataverse on the application.
DANS DataverseNL – The repository application server as a whole, including all Services, Content, and related features.
Metadata– Accompanying information, either in a separate file or otherwise included in the dataset, about a particular dataset or dataverse, including but not limited to Author’s name, publishing date, title of data contents, description of contents, and other such related information.
Publish– A function available for User Submissions by which Users can make their dataverse and/or their dataset containing data files publicly available and publicly searchable on DataverseNL search engine and third- party search engines (e.g., NARCIS, Google Search or Bing Search).
Registration Information– Information required to register for an Account, including but not limited to name, email, institution and position.
Restricted User Submissions – Any User Submissions that are published with either Data Use Agreement or with a customized Data Usage License Agreement that the Depositor drafts and/or designates for the Submission.
Service– the DANS DataverseNL application and all of the available services, functions, and capabilities afforded on the application.
Site– the DANS DataverseNL application and server.
Spamming– Any unauthorized or unsolicited advertising, junk or bulk e- mail, messages, comments, or other communications directly or indirectly stemming from use of DataverseNL, including but not limited to comments posted to Author’s dataset pages and messages or other communications sent to User’s email addresses, accounts, or other means of contact.
Unrestricted User Submissions– Any User Submissions that are published with a default CC0 default public domain dedication waiver agreement.
Use of the Service– Any access to, use of, or other action involving the DANS DataverseNL application’s functions, services, resources, and repository of datasets, including but not limited to any uploading, posting, submitting, storing, searching for, downloading, distributing, facilitating distributions, and otherwise utilizing any Content found on the Harvard Dataverse application.
User– Any individual or entity who owns and/or controls a registered account on DANS DataverseNL.
User Submissions– Uploaded dataverses and datasets.
4. Registration
As a condition to using the Service, you may be required to register with DataverseNL. If you are affiliated to a participating institution, you should use the login facility provided by your institution and DataverseNL (Federated Login Facility) and authenticate with your institution. Your institution may authorise your use of DataverseNL and allow you to create a DataverseNL Account.
If you are not affiliated with one of the participating institutions, you can create a local Account within DataverseNL. By registering for a local
5. User Submissions
Depending on the policies of your institute the Service provides you with the ability to upload, submit, disclose, distribute or otherwise post (hereafter, posting) Content to the Service (User Submissions) and to allow other users to do so. The Service provides you with the ability to display, organize, and accept Content through creating a Dataverse. For purposes of this Agreement, "Content" includes, without limitation, any information, data, text, software, scripts, graphics, and interactive features generated, provided, or otherwise made accessible on or through the Service.
An important part of the mission of DANS is to acquire and preserve research data and provide access to it. DANS archives the Content at multiple locations. DANS will use good archival practices to retain Content deposited into the Site.
You will be held legally and financially responsible for damages to any of the participants in DataverseNL if Content you contribute violates this Agreement.
The Service gives the Depositor the ability to restrict access to User Submissions to specified Accounts (Restricted User Submissions). All other User Submissions shall be deemed Unrestricted User Submissions.
You give permission and any required licenses to DANS to make the Content available for archiving, preservation and access. You represent and warrant you are lawfully entitled and have full authority to license DANS to archive, preserve and give access to the User Submissions in the ways described in this Agreement.
You are solely responsible for the User Submissions you post on or through the Service. DANS does not review or endorse User Submissions and has no control over any User Submission.
DANS has no obligation to monitor the Site, Service, Content, or User Submissions. DANS may remove any User Submission at any time if it does not comply with this Agreement for posting User Content.
6. Rules and Conduct
By posting User Submissions on or at the Site, or otherwise through the Service, to your Dataverse or other Dataverses, or by allowing others to do so, you make the following representations and warranties to DataverseNL:
1. You shall use the Service in agreement with the relevant VSNU and university codes of conduct for scientific integrity and for the use of personal data in research.
2. You shall ensure that Content meets this Agreement and the terms of your institute.
3. You shall, in the event of processing personal data as referred to in the General Data Protection Regulation (GDPR), only include personal data within a data file in a dataset that is subjected to Data Usage License Agreement with appropriate usage requirements. This means that any Content (i.e. Metadata, file names) that becomes public shall not contain personal data, except for personal data necessary for the accountability of the Dataset (i.e. the author(s)).
4. You shall not use the Service for any purpose that is prohibited by this Agreement.
You shall not (or permit others to) either (a) take any action or (b) upload, download, post, submit or otherwise distribute or facilitate distribution of any Content that:
1. infringes the copyrights or other intellectual property rights, including, but not limited to any patent (applications), know how, trademark, trade secret, right of publicity or other right of any other person or entity; or
2. is unlawful, threatening, abusive, harassing, defamatory, libellous, deceptive, fraudulent, invasive of another's privacy, tortious, obscene, offensive, or profane; or
3. constitutes unauthorized or unsolicited advertising, junk or bulk e- mail ("spamming"); or
4. contains software viruses or any other computer codes, files, or programs that are designed or intended to disrupt, damage, limit or interfere with the proper function of any software, hardware, or telecommunications equipment or to damage or obtain unauthorized access to any system, data or other information of DANS or any third party.
5. imposes or may impose (as determined by DANS in its sole discretion) an unreasonable or disproportionately large load on DANS's (or its third party providers') infrastructure; (ii) interfere or
attempt to interfere with the proper working of the Service or any activities conducted on the Service; or (iii) bypass any measures DataverseNL may use to prevent or restrict access to the Service (or other accounts, computer systems or networks connected to the Service).
You will promptly notify DataverseNL of any confidentiality, privacy or data protection, licensing, or intellectual property issues regarding the User Submissions.
You acknowledge that DataverseNL will not be liable for any loss of or damage to the User Submissions, either in whole or in part.
7. Privacy
If you are an Author or Depositor of a Dataset, your name will be part of the metadata of the Dataset.
By submitting an access request for a restricted dataset, your name and emailaddress as included in your Account are shared with the Depositor, Curator or Administrator of the dataset.
When you want to download files, with or without an account, you may be asked to complete a Guestbook first. Your data can be shown to the Administrator and Depositor of the relevant Dataset.
The information in your Account may be used to contact you with regard to DataverseNL. DataverseNL will not actively distribute or in other ways provide access to your Account information to third parties.
8. Termination
If you wish to terminate your Account, you may notify your institution. For contact information see: xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xx/xxxxx/xxxxxxxx/XxxxxxxxxXX/xxxxxxx.
When You do not comply with the Rules and Conduct of this Agreement, or when your participating institution files a request to do so, DataverseNL may terminate your account and/or your access to all or any part of the Service at any time, with or without notice.
All provisions of this Agreement which by their nature should survive termination shall survive termination, including, without limitation, warranty disclaimers, indemnity and limitations of liability.
9. No Warranties
The Service (including, without limitation, the Content and the User Submissions) is provided 'as is' and 'as available' and is without warranty of any kind, express or implied, including but not limited to, the implied warranties of title, non-infringement, merchantability and fitness for a particular purpose. DANS makes no warranties, express or implied, by operation of law or otherwise, regarding or relating to the Service or Content provided. More specific, DANS does NOT warrant that:
1. the Content or User Submissions are timely, accurate, complete, reliable or correct;
2. the Service will be secure or available at any particular time or location;
3. any defects or errors will be corrected; the Content or User Submissions are free of viruses or other harmful components ; or
4. the results of using the Service will meet your requirements.
Your use of the Service is solely at your own risk.
10. Limitation of Liability
In no event shall DANS be liable with respect to the Service or any Content or User Submissions (i) for any lost profits or damages of any kind, (ii) for any bugs, software viruses or any other computer codes, files or programs designated or intended to disrupt, damage, limit or interfere with the proper function of the Service, or (iii) for any errors or omissions in any Content or User Submissions or for any loss or damage of any kind incurred as a result of your use of any Content or User Submission posted, email, transmitted or otherwise made available on or through the Service.
11. Indemnification
You will indemnify and hold DANS harmless from and against any and all loss, cost, expense, liability, or damage, including, without limitation, all reasonable attorneys' fees and court costs, arising from the i) use or misuse of the Service; (ii) your access to the Site, use of the Services, violation of this Agreement by you; or (iii) the infringement by you, or any third party using your Account, of any intellectual property or other right of any person or entity. Such losses, costs, expenses, damages, or liabilities shall include, without limitation, all actual, general, special, and consequential damages.
12. Dispute Resolution
This Agreement shall be governed by and interpreted in accordance with the laws of the Netherlands. Any dispute arising under or in connection with these Terms of Use and which cannot be settled amicably between you and DANS shall be finally settled by the competent courts of Amsterdam.
13. Integration and Severability
The Terms of Use are the entire agreement between you and DANS with respect to the Service and use of this Site, and supersede all prior or contemporaneous communications and proposals (whether oral, written or electronic) between you and DANS with respect to this Service (but excluding the use of any software which may be subject to a separate
end-user license agreement).
14. Miscellaneous
The Terms of Use are personal to you, and are not assignable, transferable or sublicensable by you except with DANS's prior written consent. DANS may assign, transfer or delegate any of its rights and obligations hereunder without consent. No agency, partnership, joint venture, or employment relationship is created as a result of this Agreement of Use and neither party has any authority of any kind to bind the other in any respect. All notices under this Agreement will be in writing.
15. Copyright and Trademark Notices
You acknowledge that the copyright in any additional data added by DANS to the user materials, and any search software, user guides, documentation and any other intellectual property that is prepared by DANS to assist users in using the User Submissions will belong to DANS or the users creating the Content (respectively).
You may not use the name "DANS" or “DataverseNL” (as an abbreviation or in full, alone or as part of another name) in advertising or promotional materials without DANS's prior written approval.
DataverseNL and Dataverse logo are neither trademarks nor registered trademarks of DANS.
Bijlage 3
Bijlage 3 Service Level Agreement DataverseNL
Version 2.2 – 2019-10-01
Abbreviations
AB DataverseNL Advisory Board
DANS Data Archiving & Networked Services SLA Service Level Agreement
General provisions
Purpose
The purpose of the SLA is to state the service levels, which DANS aims to maintain in providing DataverseNL as a proper, maintainable, and cost- effective service to participating Dutch universities, universities of applied sciences and research institutes.
Participants
This agreement is between the participants of the “Samenwerkingsovereenkomst DataverseNL”, namely DANS and each institute within DataverseNL.
Services
DANS provides DataverseNL as a service to all institutes within the consortium DataverseNL. DataverseNL is a cloud service based upon the open source application Dataverse developed by Harvard University.
Reviews
This document may be reviewed at any point, by mutual agreement. It may also be reviewed if there are any changes to the services offered. In principle, the SLA will be updated yearly, if necessary. Updates will be used to incorporate the DataverseNL user experiences.
Other relevant documents
This SLA is part of the “Samenwerkingsovereenkomst DataverseNL”.
1. Governance
1.1 The adoption of the SLA is the joint responsibility of DANS and the institutes. Changes to the SLA are decided upon by the Advisory Board by a majority vote of the participants.
1.2 If deemed necessary, members of the Advisory Board can decide by majority vote to deploy an audit to investigate the general performance of the system and major incidents.
2. Responsibilities of the parties
2.1 DANS offers and is responsible for the hardware and software implementation, release , change and incident management.
2.2 The institutes are responsible for the properly use of the application by their data producers. With properly use is meant that data producers and administrators of the institute should not use DataverseNL in a way that can cause damage, matrial and/or immaterial, to the institution, DANS or third parties that are involved in the process of data collection and distribution.
3. Hardware management
3.1 DANS is responsible for a production server with sufficient performance and storage space which will be extended as needed.
3.2 If an institute expects a sudden increase (i.e. 500 Gb) in the required storage capacity, they must inform DANS for at least five working days in advance.
3.3 DANS is responsible for servers for testing and acceptance environments.
3.4 The physical location of the servers is in one of the European Union member states.
3.5 The location used for the hardware is protected with advanced access control.
3.6 Unauthorized personnel do not have access to these areas. Authorized personnel must have a confidentiality statement.
3.7 A double backup of the data and metadata will be maintained. Backups will be geographically separated at least 20 km from one another.
3.8 The maximum back-up recovery time for the whole system and for the data in the system is one day.
4. Application management
4.1 DANS is responsible for the installation and configuration of DataverseNL.
5. Access
5.1 Super user access is the sole right and responsibility of DANS.
5.2 Other (lower level) access rights within the DataverseNL are the responsibility of the institutes.
6. Incident management
6.1 DANS will do its utmost to keep the service available at optimal performance and security levels. However, DANS is not responsible for any damage or loss of data unless this damage or loss is caused by negligence or intent by DANS.
6.2 The DANS service team will be available during office hours (9.00-
18.00 on weekdays), except on public holidays.
6.3 Incidents can be reported to DANS by the institutes’ administrators by e-mail or by phone. The decision whether the incident has been properly resolved also lies with them.
6.4 DANS will resolve incidents according to the prioritization in the following table:
Priority | Description | Response |
Minor | Service is partially unavailable to ≤ 50% of all institutes | within 24 hours and try to resolve 80% of these incidents within 5 working days |
Middle | Whole service is unavailable to any of the institutes | within 24 hours and try to resolve 100% of these incidents within 2 working days. |
Major | Whole service is unavailable to more than one of the institutes or partially unavailable to > 50% of institutes | within 4 working hours and try to resolve 100% of these incidents within 2 working days. |
6.5 In case that an incident cannot be solved within the indicated response time, DANS will communicate this to all institutes and will deploy additional resources to solve the problem as soon as possible.
6.6 DANS will inform all institutes about major incidents on a regular basis.
6.7 In case of inadequate service management by DANS, as reported by institutional repositorie(s), the problem can be escalated to the Advisory Board, the members of which are jointly responsible for finding a solution to the problem.
7. Change management
7.1 DataverseNL offers at least the default functionality provided by the Dataverse preferably the latest version but at least the latest version minus 1 software, including the customizations made in earlier versions.
7.2 DANS intends to follow development of the Dataverse software and to install updates within reasonable period after the release of the update, after institutes and DANS accept, by majority vote in the Advisory Board, the changes provided by the update.
7.3 In addition to the default functionality, options can be configured to customize the Dataverse installation. Requests for customizations can be made by each participant.
7.4 DANS will, in collaboration with the requesting institutional repositorie(s), create a proposal for the customization, which includes at least a summary of the request and a budget/cost/time estimate and costs of integration of customization every time a new release has to be deployed.
7.5 Customizations and additional requests will be discussed and decided upon in the Advisory Board. In the event of a majority vote, costs will be shared between all institutes. In the event that a majority vote is not achieved, costs will be borne by the initiating institutional
repositorie(s). In case of the latter, the initiating institutional repositorie(s) may decide not to follow through with their request.
7.6 The functionalities of customization requests will benefit all institutes, no matter the outcome of the vote.
7.7 DANS will announce planned DataverseNL-software maintenance time at least 7 days in advance, and server and other technical maintenance as soon as possible after system maintenance time is announced by DANS’s service provider. Where possible, maintenance will not be performed during regular office hours.
8. Security
8.1 DANS is committed to taking all necessary precautions to ensure the safety and security of the data it preserves. This includes a periodical technology vulnerability scan, a procedure for file fixity checking as well as a Declaration of Confidentiality for employees.
8.2 Data storage management has been outsourced. DANS has a SLA with its data storage management provider (KNAW), which includes a confidentiality statement. KNAW has a SLA with the storage provider (Vancis), which also includes a confidentiality statement.
8.3 “Declaration of Confidentiality for employees” has to be signed by all
DANS staff members.
9. Liability
9.1 DANS shall neither be liable for the contents of the datasets made available through DataverseNL, nor for the documentation associated with those datasets. DANS shall not be liable for content errors or incorrect inferences from the datasets and the data contained therein.
9.2 DANS accepts no liability in the event that data is lost, unless the damage is caused by gross negligence or intent on the part of DANS.
10. Notice and take down procedure
10.1 In case DANS receives an alert that any alleged unlawful and / or illegal content has been stored by an data producer in DataverseNL, DANS will unpublish this dataset immediately and will inform the local Admin of the concerned institute on how to take further actions.
11. Reporting
11.1 DANS will provide a management tool to the DataverseNL institutes, with which they can make their own reporting.
11.2 This reporting will at least include information on:
- the total amount of data (published and unpublished) stored by the participant(s)
- the number of datasets, amount of data for each dataset
- number of downloads per dataset
- number of views per dataset
11.2 On request information on reported incidents and taken actions, and up- and down-time is available.
12. Costs
12.1 DataverseNL institutes will receive a yearly invoice for the current year in November, based on the shared participation tariff and individually reserved storage costs and back-up costs.
12.2 Included in the participation tariff are the costs of the maintenance of the service DataverseNL (hardware and software implementation, release, change and incident management).
12.3 Not included in the participation tariff are the costs of adaptive application management/development of extra functionality, if, according to DANS, the costs of such adaptations/customizations are disproportionately high.
13. Responsibilities according RASCI model
13.1 Definition RASCI terms
R (Responsible): Responsible for the implementation
A (Accountable): Final responsibility, the one who takes the decision S (Supported): supports the result
C (Consulted: Gives advice
I (Informed): Be informed about decisions, progress, etc.
13.1 Safety and functionality DataverseNL
RESPONSIBLE | ACCOUNTABLE | SUPPORTED | CONSULTED | INFORMED | |
Institute | X | X | X | X | |
DANS | X | X | X | X | X |
13.2 Responsibility research data management in DataverseNL
RESPONSIBLE | ACCOUNTABLE | SUPPORTED | CONSULTED | INFORMED | |
Institute | X | X | X | X | X |
DANS | X | X |
13.3 Common tasks and responsibilities DataverseNL
Institute | DANS | |
Technical management DataverseNL | CI | RAS |
Functional management dataverses of institute | RAS | SC |
Incidents reporting to technical manager DataverseNL | RAS | |
Solving technical issues DataverseNL | CI | RAS |
Support data producers and data consumers | RAS | SCI |
Reporting use of DataverseNL | RA | SC |