Collegebesluit

Collegebesluit

Onderwerp: Aanbesteding vervoersvoorziening doelgroepenvervoer Zuid-Kennemerland, IJmond, Haarlemmermeer: vervoerscapaciteit.

BBV nr: 2016/267672

1. Inleiding

De gemeenten in de regio's IJmond en Zuid-Kennemerland en Haarlemmermeer hebben besloten het doelgroepenvervoer te organiseren volgens een regiemodel. De aanbesteding van de vervoercentrale is afgerond en gegund. (aanbesteding vervoerscentrale BBV nr.

2015/495782) De aanbesteding van de benodigde vervoerscapaciteit kan worden gestart. De geheimhouding wordt opgeheven op het moment dat de stukken gepubliceerd zijn op Tenderned.

2. Besluitpunten college

1. De aanbesteding voor vervoerscapaciteit te starten en op basis van de uitkomst te komen tot een gezamenlijke gunning met de 9 deelnemende gemeenten.

2. Akkoord te gaan met de aanbestedingsdocumenten voor de vervoerscapaciteit.

3. Akkoord te gaan dat op deze aanbesteding de Algemene Inkoopvoorwaarden van de stichting Rijk van toepassing zijn in plaats van de Haarlemse inkoopvoorwaarden en

4. Geheimhouding op te leggen voor dit besluit op grond van artikel 55 van de Gemeentewet jo. artikel 10, lid 2 aanhef en onder b en g. van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

5. Dit besluit heeft geen financiële consequenties.

3. Beoogd resultaat

De gezamenlijke ambitie voor de regionale organisatie van het doelgroepenvervoer is tweeledig:

• Een meer efficiënte organisatie van het doelgroepenvervoer waarin verschillende vervoersstromen gebundeld kunnen worden en waarbij per individu een optimale oplossing per vervoersvraag geboden kan worden (OV, taxivervoer, of iets anders).

• Het minimaal handhaven van de huidige kwaliteit van het vervoer bij gelijkblijvende budgetten (op basis van gelijkblijvende vervoersvolumes).

4. Argumenten

Het doel van de aanbesteding is het inkopen van benodigde vervoercapaciteit (voertuig en chauffeur) voor de uitvoering van kleinschalig personenvervoer ten behoeve van meerdere reizigersgroepen. Dit vervoer bestaat uit twee typen vervoer:

• Flexibel vraagafhankelijk vervoer: vervoersstromen van individuele reizigers met een duidelijk ‘kriskras’ karakter.

• Planbaar routevervoer: vervoer van één of meer reizigers die in min of meer vaste frequentie reizen tussen hun woonadres en een activiteitenlocatie.

De opdracht betreft het vervoer in/naar/vanuit het vervoergebied van de gemeenten in de regio Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer . De gemeenten organiseren dit vervoer samen en laten dit aansturen door de vervoercentrale waarvoor Connexxion inmiddels is gecontracteerd.

Binnen het vervoersysteem is op dit moment in ieder geval vervoer voorzien voor de reizigersgroepen Wmo-sociaal (thans OV- en Meertaxi), MeerOVbus (Haarlemmermeer), jeugdigen (onderdeel GGZ) en gefaseerd leerlingen (vanaf 1-8-2017). De intentie van de

gemeenten is om andere vervoersvormen, zoals vervoer van en naar dagbesteding, op termijn toe te voegen. Een nadere verkenning is hiervoor gestart

Om optimaal invulling te geven aan de gezamenlijke ambitie, hebben de gemeenten in 2015 de volgende uitgangspunten vastgesteld:

1. Zo veel mogelijk maatwerk: voor iedere klant en iedere vervoersvraag.

2. De zelfredzaamheid van inwoners te bevorderen.

3. De mogelijkheid verschillende vervoersvormen onder de vervoercentrale te integreren.

4. Aandacht voor innovatie en flexibiliteit.

5. Het bieden van kansen voor het midden- en kleinbedrijf.

6. Beheersing van kosten en kwaliteit.

De vastgestelde verwervingsstrategie vormt de basis voor de aanbesteding van de vervoerscentrale en het vervoer.

Toelichting aanbestedingsdocument.

Het aanbestedingsdocument gaat in op de procedure, de beoordeling, de uitgangspunten voor de gunning en de totstandkoming en duur van de overeenkomst tussen de vervoercentrale en de gemeenten. In de commissie Samenleving is een dit onderwerp besproken, waarbij de zienswijze van de commissie is opgehaald en zijn meegenomen in de definitieve versie.

Looptijd overeenkomst.

De inwerkingtreding van de overeenkomst is voorzien met ingang van 1 januari 2017 tot en 31 december 2019 met een optie tot verlenging op basis van wederzijdse instemming van 4 maal 1 jaar.

Toelichting programma van eisen vervoerscapaciteit.

Uitgangspunt voor het opstellen van het programma van eisen is het handhaven van de systeemkenmerken van de huidige systemen (OV-Taxi in Zuid-Kennemerland en MeerTaxi in Haarlemmermeer) én het kwaliteitsniveau . Onderstaand wordt kort ingegaan op enkele belangrijke (inhoudelijke) onderwerpen uit het programma van eisen voor de vervoerscapaciteit.

Capaciteit en regionale verdeling vervoer

Voor het contracteren van dit vervoer is een cijfermatige onderbouwing opgesteld. Deze onderbouwing heeft geleid tot een inschatting van aantal benodigde voertuigen en een optimale verdeling over de regio via zogenaamde basepoints. Een basepoint is een locatie waar een voertuig gestationeerd is. Hiervandaan moet het voertuig ’s ochtends naar de eerste cliënt rijden en eindigt het voertuig aan het einde van de dag. Het voertuig hoeft niet per se fysiek op deze locatie aanwezig te zijn, maar wordt wel vanaf deze locatie ingepland. Op basis van de cijfermatige onderbouwing zijn de volgende basepoints bepaald.

• Badhoevedorp

• Beverwijk

• Haarlem

• Heemskerk

• Heemstede

• Hoofddorp

• IJmuiden

• Nieuw-Vennep

• Velserbroek

• Wijk aan Zee (alleen leerlingenvervoer)

Duurzaamheid

De gemeenten vinden duurzaamheid in de uitvoering van het doelgroepenvervoer belangrijk en streven naar een zo duurzaam mogelijke inzet van voertuigen. De ambitie op het gebied van duurzaamheid is een transitie naar zero-emissie. Gedurende de komende jaren streven de gemeenten naar vervoer op hernieuwbare energie.

Aantal vervoerders

In de verwervingsstrategie is gekozen voor het contracteren van 5-8 vervoerders. Dit om ook het MKB kansen te geven om mee te dingen naar een opdracht. Inschrijvers kunnen één of maximaal 2 basepoints binnen één of meerdere deelopdrachten winnen. Social Return on Investment maakt deel uit van deze contracten.

Van zones naar kilometers

Vanaf 2017 wordt de ritprijs op een andere manier berekend. Naast het beschikbaarheidstarief per uur ontvangen de opdrachtnemers een vast tarief voor iedere door de vervoercentrale geplande inzetkilometer. De ritprijs wordt vanaf 1 januari 2017 ook voor reizigers anders berekend. Vanaf 1 januari 2017 betaalt een cliënt niet meer per zone, maar per kilometer. Het is een nauwkeuriger en dus eerlijker manier om de ritprijs te bepalen.

Geheimhouding

Xxxxxxxxx voor geheimhouding wordt gevonden in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), artikel 10 lid 2 aanhef en onder b en g. Openbaarmaking van de stukken voorafgaand aan de publicatiedatum op Tenderned verslechtert de onderhandelingspositie van de gemeente en kan een marktpartij onevenredig bevoordelen.

SAMENWERKING GEMEENTEN

De i.c. samenwerkende gemeenten gaan de samenwerking vorm geven via een (regionale) netwerkorganisatie. Vanuit deze samenwerking zorgen zij gezamenlijk voor één aanspreekpunt voor de vervoercentrale: de netwerk-regisseur.

Op dit moment wordt een samenwerkingsovereenkomst voorbereid. In deze overeenkomst worden de volgende onderwerpen uitgewerkt:

- de wijze van samenwerking en afstemming tussen de gemeenten;

- de inrichting van de rol als opdrachtgever (inclusief de netwerk-regisseur);

- de uitgangspunten voor toedeling van kosten voor vervoercentrale en vervoer;

- de toe- en uittreding van gemeenten.

De samenwerkingsovereenkomst zal op een later moment (3e kwartaal 2016) voor besluitvorming aan de colleges van de deelnemende gemeenten worden voorgelegd.

FINANCIËN

Bij de eerdere besluitvorming rondom het doelgroepenvervoer is als uitgangspunt opgenomen dat de totale kosten dienen te blijven binnen het bedrag dat de gemeenten nu betalen voor het Wmo-vervoer. De kosten blijven binnen dit budget, hiermee kan worden bijgedragen om in de toekomst de kosten beheersbaar te houden.

De gemeenten zullen de kosten voor het vervoer verdelen op basis van een nader vast te stellen verdeelsleutel. Afspraken hierover zullen worden opgenomen in de op te stellen samenwerkingsovereenkomst van de gemeenten.

De kosten voor de vervoerscentrale én het vervoer zijn vanaf 2017 in de meerjarenbegroting opgenomen.

De vergoeding aan de opdrachtnemer bestaat uit het geoffreerde beschikbaarheidstarief per uur per basepoint (inschrijfprijs) maal de inzettijd. Het beschikbaarheidstarief per uur (voertuig plus chauffeur, inclusief pauzetijd) per basepoint dient inschrijver op te geven op het inschrijfformulier.

5. Risico’s en kanttekeningen

Mocht de aanbesteding onverhoopt niet tot gunning leiden, dan dient in ieder geval voor het Wmo-vervoer per 1 januari 2017 een oplossing te worden gevonden. Dit omdat per die datum het contract van rechtswege eindigt en gemeenten op grond van de Wmo in deze maatwerk- voorziening dienen te voorzien. Het risico hiervan is klein, maar mocht zich dit toch voordoen dan zal in de loop van 2016 (tijdig) een alternatieve voorziening worden ingericht.

6. Uitvoering

PLANNING

De planning voor perceel 2 (het vervoer) is als volgt:

- 24 juni 2016: Publicatie aankondiging opdracht

- 18 juli 2016: Nota van inlichtingen/beantwoording vragen

- 8 augustus 2016: Ontvangst offertes

- 08 september 2016: Voorgenomen gunning

- 29 september 2016: Definitieve gunning en het aansluitend sluiten van de overeenkomsten

COMMUNICATIE

In 2015 is een regionale Wmo-klankbordgroep ingesteld. Een afvaardiging van de lokale Wmo- en Participatieraden neemt hieraan deel. In een aantal bijeenkomsten zijn de onderwerpen uit het aanbestedingsdocument (inclusief het programma van eisen) besproken. Gelet op de vertrouwelijkheid van het aanbestedingsdocument (inclusief het programma van eisen) is dit document niet integraal met de leden van de regionale klankbordgroep gedeeld. Wel is een vergelijkbaar programma van eisen van de gemeenten Arnhem/Nijmegen gedeeld en naar aanleiding daarvan is de discussie gevoerd. Daarnaast heeft de Participatieraad Haarlem nog advies uitgebracht.

De aanbestedingsdocumenten zullen na publicatie op Tenderned aan de commissie Samenleving worden toegezonden. Tevens zal nog een voorlichtingsbijeenkomst worden georganiseerd voor de gemeenteraden.

7. Bijlagen

Geheime bijlagen:

• Aanbestedingsdocument vervoer;

• Bewerkingsovereenkomst;

• Conceptovereenkomst;

• Algemene inkoopvoorwaarden;

• Wachtkamerovereenkomst vervoer;

• Consultatieverslag doelgroepenvervoer.

• Bijlage 7 (spreadsheet)

• Bijlage 8 (spreadsheet)

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris de burgemeester