De GDPR in

De GDPR in

10 stappen

Stap 7- Stel verwerkersovereenkomsten op

De GDPR in 10 Stappen

Stap 7 – Stel verwerkersovereenkomsten op

Inleiding

Een verwerker is iemand (een natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, diens of ander lichaam) die persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke. Die heeft immers altijd de keuze tussen het intern verwerken van de gegevens, wat we nader omschrijven als “intern beheer”, en het uitbesteden van een deel van de verwerking aan een externe partij. Xxx wordt er beroep gedaan op een “verwerker”.

Typevoorbeelden van verwerkers zijn een sociaal secretariaat (voor de loonberekening), een IT-firma (voor de installatie en het onderhoud van software, eventueel voor de beveiliging van de verwerking) en een bureau voor direct marketing (dat prospecten benadert voor rekening van de KMO).

Welke verwerker?

Met betrekking tot verwerkers heeft u 2 verplichtingen:

• U moet een passende verwerker kiezen

• U moet een verwerkersovereenkomst opstellen

Passende verwerker

Deze verplichting komt er op neer dat u enkel beroep mag doen op verwerkers die voldoende garanties biedt met betrekking tot het de beveiliging van de gegevens, het naleven van de GDPR en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.

De idee hierbij is duidelijk. Zolang u zelf instaat voor de verwerking, kan en moet u ervoor zorgen dat die verwerking beantwoordt aan de GDPR. Zodra een deel van die verwerking wordt uitbesteed aan derden is dat een heel stuk moeilijker.

U moet dan ook eerst en vooral nagaan of de verwerker waar u een beroep wil op doen, voldoende maatregelen neemt om aan de GDPR te voldoen. Het volstaat uiteraard niet dat u dit louter vraagt, en genoegen neemt met het antwoord ‘ ja wij nemen voldoende maatregelen’. U moet toch een minimaal zicht krijgen in de maatregelen die de verwerker neemt, zoals de vraag of de toegang tot persoonsgegevens beperkt wordt tot de personen die toegang mogen hebben, welke maatregelen de verwerker neemt met betrekking tot gevoelige gegevens, …

Leidt de bevraging ertoe dat de verwerker niet als “passend” kan worden bestempeld, dan mag u met die verwerker niet in zee gaan en moet u in principe een andere verwerker kiezen.

Verwerkersovereenkomst afsluiten

Ten tweede moet u met de verwerker een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” afsluiten. Zo’n

overeenkomst is eigenlijk een algemene omschrijving van wat de verwerker voor u zal doen met de gegevens.

Die overeenkomst moet vooreerst en in eerder algemene zin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke omschrijven. Daarnaast geeft de overeenkomst ook de verplichtingen aan van de verwerker (bescherming van de gegevens, bijstand verlenen bij eventuele klachten, …).

U zal nu waarschijnlijk wel aangeven dat u toch niet van grote internationale spelers kan vragen zo’n overeenkomst te ondertekenen. Toch bent u daar in principe toe verplicht. In de meeste gevallen zullen zij zelf zo’n overeenkomst opleggen indien dat nodig is, maar indien dat niet gebeurt, kan u best toch zo’n overeenkomst bij hen opvragen. Ook al geven ze die niet, dan kan u later ten minsten aantonen dat u hier stappen in heeft ondernomen.

Checklist

❑ Ik heb een overzicht van de verwerkers waar ik mee samenwerk.

❑ Ik heb gecontroleerd of zij de nodige maatregelen nemen om aan de GDPR te voldoen.

❑ Ik heb een verwerkersovereenkomst afgesloten met elke verwerker.

Model van verwerkersovereenkomst

TUSSEN

...................................................................................................................................................................

met hoofdzetel in .....................................................................................................................................

ingeschreven in het Rechtspersonenregister van ……………..……, afdeling …………………………………………….

onder ondernemingsnummer …….……………………………………………………………………….………………………………

wettelijk vertegenwoordigd door ,

hierna de "Verwerkingsverantwoordelijke" genoemd.

EN

...................................................................................................................................................................

met hoofdzetel in .....................................................................................................................................

ingeschreven in het Rechtspersonenregister van ……………..……, afdeling …………………………………………….

onder ondernemingsnummer .…….……………………………………………………………………….……………………………..

wettelijk vertegenwoordigd door ,

hierna de "Verwerker" genoemd.

Elk hierna afzonderlijk “Partij” en gezamenlijk “Partijen” genoemd,

WORDT HET VOLGENDE VERKLAARD

1. De Verwerkingsverantwoordelijke is actief in de sector van

..................................................................................................................…………………………………

...................................................................................................................................................... 2. Xx Xxxxxxxxx is actief in/als .......................................................................................................

3. De Verwerkingsverantwoordelijke wil bepaalde activiteiten uitbesteden en toevertrouwen aan de Verwerker. Die activiteiten noodzaken/vragen de verwerking van Persoonsgegevens, zodat de Verwerker in het kader van de dienstverlening ook Persoonsgegevens zal verwerken ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Het onderwerp en de duur, alsook de aard en het doel van de verwerking worden, samen met het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen nader omschreven in Bijlage 1 bij deze overeenkomst.

4. Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt onder “Persoonsgegevens” begrepen de gegevens die worden beschermd krachtens de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn

95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, verder afgekort als AVG) en de wet- en regelgeving die deze Verordening verder uitvoert.

5. De Partijen willen een overeenkomst sluiten die de regeling en voorwaarden voor een dergelijke uitbesteding van (een deelaspect van) de verwerking vastlegt, met het oog op de bescherming van de hierbij betrokken persoonsgegevens.

EN WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1 – Verplichtingen van de Verwerker

1.1. De Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend namens de Verwerkings-verantwoordelijke, op basis van diens schriftelijke instructies en deze overeenkomst.

Indien de Verwerker dit niet kan doen en reden heeft om te geloven dat de op hem toepasselijke wetgeving hem ervan weerhoudt de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke en zijn verplichtingen krachtens deze overeenkomst na te komen, stelt hij voorafgaandelijk aan de verwerking de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis. In dat geval heeft de Verwerkingsverantwoordelijke het recht de toegang tot of de mededeling van de gegevens op te schorten en/of de overeenkomst te beëindigen.

1.2. De Verwerker bevestigt dat hij, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen heeft genomen en blijft nemen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Deze maatregelen worden verduidelijkt in Bijlage 2 bij deze overeenkomst.

Hij verbindt zich met name tot de bescherming van de Persoonsgegevens tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig.

1.3. De Verwerker waarborgt dat de personen in zijn dienst die tot het verwerken van de Persoonsgegevens gemachtigd zijn, zich ertoe verbonden hebben de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens in acht te nemen.

1.4. De Verwerker waarborgt dat hij, rekening houdend met de aard van de verwerking, de Verwerkingsverantwoordelijke, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk bijstand verleent bij het vervullen van diens plicht om verzoeken tot uitoefening van de in Hoofdstuk III van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vastgestelde rechten van de betrokkene te beantwoorden.

In dat verband zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk inlichten van enig rechtstreeks verzoek vanwege een betrokkene, zonder dat verzoek te beantwoorden, tenzij hij daar van de Verwerkingsverantwoordelijke anderszins toestemming voor of opdracht toe heeft gekregen.

1.5. De Verwerker waarborgt dat hij, rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verleent bij het doen nakomen van de verplichtingen inzake de beveiliging van Persoonsgegevens zoals omschreven door artikelen 32 tot en met 34 AVG, inzake gegevensbeschermingseffectbeoordeling zoals omschreven door artikel 35 AVG en inzake voorafgaande raadpleging zoals omschreven door artikel 36 AVG.

1.6. De Verwerker waarborgt dat hij geen enkel Persoonsgegeven doorgeeft of anderszins beschikbaar of toegankelijk maakt aan landen of internationale organisaties buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij hij hiertoe instructie heeft gekregen vanwege de Verwerkingsverantwoordelijke.

1.7. De Verwerker bewaart de Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van deze overeenkomst. Na afloop van de verwerkingsdiensten zal de Verwerker de Persoonsgegevens wissen of aan de Verwerkingsverantwoordelijke terugbezorgen, naargelang de keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Tevens zal de Verwerker bestaande kopieën van de Persoonsgegevens vernietigen. Op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke zal de Verwerker het uitwissen van alle kopieën van de Persoonsgegevens bevestigen.

Indien opslag van de Persoonsgegevens verplicht is op basis van de toepasselijke wet- en regelgeving zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan informeren, tenzij die wet- en regelgeving deze informatie verbiedt.

1.8. De Verwerker bevestigt uitdrukkelijk dat hij geen enkel Persoonsgegeven of daaruit afgeleide informatie bekend zal maken aan enige derde partij, dat hij op geen enkel moment de Persoonsgegevens voor eigen behoeften of doeleinden zal gebruiken en/of verwerken en dat hij deze Persoonsgegevens niet zal kopiëren (tenzij dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van deze overeenkomst).

Artikel 2 – Geen overdracht van rechten of sub-verwerking

2.1 De Verwerker heeft niet het recht om enig recht en/of verplichting krachtens deze overeenkomst aan een derde partij toe te kennen of anderszins aan een derde partij over te dragen, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke.

2.2 De Verwerker neemt, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke, geen andere verwerker in dienst (via een contract inzake sub-verwerking) voor de uitvoering van enig onderdeel van deze overeenkomst.

2.3 De schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke bedoeld in 5.1 en 5.2 wordt

OFWEL algemeen verleend. Dit houdt in dat de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke inlicht over elke verandering die hij beoogt inzake de toevoeging of vervanging van andere verwerkers. Daarbij heeft de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid om tegen deze veranderingen bezwaar te maken.

OFWEL steeds bijzonder verleend. Dit houdt in dat de Verwerker voor elke verandering die hij beoogt inzake de toevoeging of vervanging van andere verwerkers, de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming behoeft van de Verwerkingsverantwoordelijke.

2.4 De Verwerker wordt niet van enige verplichting krachtens deze overeenkomst vrijgesteld door het sluiten van enig sub-verwerkingscontract voor de uitvoering van een onderdeel van deze overeenkomst. De verwerkingsdiensten door de sub-verwerker moeten worden uitgevoerd krachtens deze overeenkomst. Op eenvoudig verzoek verstrekt de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk een kopie van eventuele sub-verwerkingscontracten, desgevallend met uitzondering van de financiële regeling tussen Verwerker en sub-verwerker.

Artikel 3 - Audit

De Verwerker verbindt er zich uitdrukkelijk toe elke audit, controle of onderzoek, rechtstreeks dan wel onrechtstreeks, via een daartoe gemachtigde persoon of organisatie, door de Verwerkings-verantwoordelijke om na te gaan of de Verwerker zijn verplichtingen nakomt, mogelijk te maken en eraan bij te dragen.

In dat geval verstrekt de Verwerker, op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke, onder andere alle informatie die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen die verbonden zijn aan de tussenkomst van een

verwerker, zoals omschreven door artikel 28 AVG, worden nagekomen. Dit betreft met name de informatie met betrekking tot zijn verwerking van de Persoonsgegevens en de genomen veiligheidsmaatregelen.

In dit kader verbindt de Verwerker zich er ook toe om aan de Verwerkingsverantwoordelijke toegang te geven tot zijn installatie/infrastructuur voor gegevensverwerking om de naleving van deze overeenkomst te kunnen nagaan.

Artikel 4 – Aansprakelijkheid

4.1 De Verwerker leeft de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens na. De Verwerker is daarbij enkel aansprakelijk voor de schade die door verwerking is veroorzaakt wanneer (1) bij de verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de AVG of (2) buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld.

4.2 De Verwerker vrijwaart de Verwerkingsverantwoordelijke van enige vordering door een derde partij op grond van een schending van de toepasselijke regelgeving en/of deze overeenkomst waarvoor de Verwerker verantwoordelijk is.

4.3 De Verwerker zal zijn aansprakelijkheid naar behoren verzekeren. Op verzoek legt de Verwerker de polis aan de Verwerkingsverantwoordelijke voor.

Artikel 5 – Duur

5.1. Deze overeenkomst neemt een aanvang op ……. (datum) en blijft van kracht [voor onbepaalde duur] OF

[tot [datum]], behoudens beëindiging krachtens artikel 1.1 of anderszins bepaald in deze overeenkomst.

5.2. [in geval van onbepaalde duur] Elke Partij mag deze overeenkomst beëindigen door aan de andere Partij een schriftelijke kennisgeving daartoe te bezorgen. Daarbij moet rekening worden gehouden met een opzeggingstermijn die niet minder dan 30 dagen mag bedragen. De kennisgeving begint te lopen op de eerste dag van de maand volgend op die waarin ze is gegeven.

5.3. De Verwerkingsverantwoordelijke mag deze overeenkomst onmiddellijk beëindigen, zonder zich te wenden tot een rechtbank, door aan de Verwerker een schriftelijke kennisgeving van beëindiging te overhandigen, als:

a) de Verwerker inbreuk pleegt op deze overeenkomst en deze inbreuk niet kan worden ongedaan gemaakt;

b) de Verwerker inbreuk pleegt op deze overeenkomst pleegt en deze inbreuk weliswaar ongedaan kan worden gemaakt, maar de Verwerker er niet in slaagt de inbreuk ongedaan te maken binnen een periode van [30 dagen] na overhandiging van een schriftelijke ingebrekestelling aan de Verwerker om de inbreuk ongedaan te maken.

c) de Verwerker failliet gaat of betrokken is in een vereffening of ontbinding.

Artikel 6 – Diversen

6.1. Deze overeenkomst omvat de volledige overeenkomst tussen de Partijen en houdt geenszins een verplichting in tot het ter beschikking stellen van Persoonsgegevens aan de Verwerker.

6.2. Als een of meerdere bepalingen van deze overeenkomst nietig of onhaalbaar worden verklaard, vervangen de Partijen de genoemde bepaling(en) door (een) geldige en haalbare bepaling(en) die zoveel mogelijk de economische, commerciële of andere beoogde doelstellingen van de nietig of onhaalbaar

verklaarde bepaling(en) realiseert (/realiseren). De overige bepalingen van deze overeenkomst blijven

onverminderd van kracht.

6.3. Het loutere feit dat een Partij niet aandringt op strikte naleving van een bepaling van de overeenkomst of dat niet afdwingt, kan niet worden geïnterpreteerd als afstand of opgave van de rechten van die Partij, tenzij zulks schriftelijk wordt bevestigd.

Artikel 7 – Toepasselijk recht en Geschillen

De huidige overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.

[Enig geschil tussen de Partijen wordt beslecht door de rechtbank van het arrondissement waar de hoofdzetel van de Verwerkingsverantwoordelijke gelegen is.]

OF

[Enig geschil dat voortvloeit uit of betrekking heeft op deze overeenkomst wordt definitief beslecht volgens het Arbitragereglement van CEPANI door een of meer arbiters die conform dit Reglement zijn benoemd.]

Opgemaakt te ..........................., op in twee originele exemplaren, waarbij elke Partij bevestigt

dat zij een exemplaar heeft ontvangen.

Voor de Verwerkingsverantwoordelijke

Voor de Verwerker

Naam:.....................................

Naam:......................................

Functie: ..................................

Functie: ...................................

Bijlage 1: Voorwerp van de overeenkomst

Bijlage 2: Veiligheidsmaatregelen