Korte definitie en aanvullende informatie Woo-informatiecategorie Convenanten/ Artikel 3.3 lid 2 sub f

Korte definitie en aanvullende informatie Woo-informatiecategorie Convenanten/ Artikel 3.3 lid 2 sub f

Onderwerp	:	Xxxxx definitie en aanvullende informatie informatiecategorie Convenanten
Van	:	Werkgroep Convenanten/Programma Open Overheid
Aan	:	Organisaties die onder de Woo vallen en over informatie binnen deze categorie kunnen beschikken
Datum	:	1 maart 2024

Dit document bevat de verkorte werkdefinitie van de informatiecategorie Convenanten, artikel

3.3 2f in de Wet open overheid (Woo). De werkdefinitie geeft aan wat organisaties ten minste openbaar moeten maken binnen deze categorie, om aan de verplichting in de Woo te voldoen. Deze werkdefinitie is eerder vastgesteld in de stuurgroep PLOOI in de vorm van de Beslishulp convenanten. De Beslishulp licht de werkdefinitie verder toe met een uitleg van de gebruikte termen en met voorbeelden ter illustratie. Daarmee is de Beslishulp vooral geschikt voor medewerkers die moeten bepalen of een bepaald document onder de categorie ‘Convenanten’ valt of niet. Het voorliggende document bevat enkel de werkdefinitie in het kort, met daarbij aanvullende praktische informatie bij het openbaar maken van deze categorie. Daarmee is dit vooral bedoeld voor degenen die verantwoordelijk zijn voor het implementeren van actieve openbaarmaking onder de Woo.

Op basis van de praktijkervaringen van bestuursorganen kan de werkdefinitie nog worden aangepast, voordat deze als input wordt gebruikt voor de ministeriële regeling en op termijn per Koninklijk Besluit wordt verplicht. Voor de categorie Convenanten betreft dit zowel de Beslishulp, het voorstel voor wijze van openbaarmaking als ook dit document met werkdefinitie in het kort.

Uitgangspunten:

• In de Woo wordt uitgegaan van informatie vastgelegd in documenten. Een document wordt als volgt gedefinieerd: een door een orgaan, persoon of college als bedoeld in artikel 2.2, eerste lid, opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college.

• Dit document bevat geen afspraken of aanbevelingen over de relatie tussen archiveren en openbaar maken/houden van convenanten, of over de metadatering van convenanten. Deze onderwerpen worden later uitgewerkt, ook voor andere informatiecategorieën.

	Kenmerk	Invulling	Opmerkingen
1.	Versienummer	0.7
2.	Datum	01-03-2024
3.a	Formele naam informatiecategorie	Convenanten
3.b	Informele naam informatiecategorie	Convenanten
3.c	Publicatietermijn	Zo snel mogelijk, en uiterlijk twee weken, na ontvangst of vaststelling. ‘Vaststelling’ wil zeggen: de vaststelling van deelname door alle betrokken partijen. In praktijk is dit het	Maak bij het afsluiten van een convenant al afspraken over het uitvragen van zienswijzen en het lakken van informatie die onder een uitzonderingsgrond valt: welke van de ondertekenende

1/5

		moment dat het convenant door alle partijen ondertekend is.1	partijen vraagt/vragen zienswijzen uit en wie lakt? De publicatietermijn wordt niet verlengd voor het uitvragen van zienswijzen.
3.d	Publicatievorm	• In de vorm waarin het convenant is getekend, voor zover mogelijk. Is dit niet mogelijk, dan volstaat een kopie. • In principe machineleesbaar en digitoegankelijk (maar gebruik het nog niet op orde hebben van machineleesbaarheid en digitoegankelijkheid niet als reden om convenanten niet openbaar te maken). • Handtekeningen worden gelakt, namen van ondertekenaars in principe niet.	Voor publicatie in de Staatscourant (Rijksoverheid) gelden de huidige afspraken voor publicatie via dat kanaal. Toelichting bij het derde bolletje in de kolom hiernaast: om een convenant namens het bestuursorgaan te ondertekenen, moet iemand hiervoor gemandateerd zijn. Vaak zullen degenen die dit mandaat hebben, ook als zodanig in de openbaarheid treden. Is dat niet het geval, en willen zij dat hun namen gelakt worden, dan is het belangrijk dat wel inzichtelijk is waar in de organisatie (bv. afdeling + niveau) het convenant gesloten is. Oftewel, dan volstaat de functienaam (inderdaad eventueel veralgemeniseerd om herleidbaarheid te voorkomen).
4.	Betreft wetsartikel	Artikel 3.3 lid 2 sub f.
5.	Korte beschrijving	Een convenant is een schriftelijke set van afspraken tussen een overheidsorganisatie en één of meer andere partijen. Het doel van de afspraken is het voorbereiden of realiseren van beleid of het uitvoeren van een overheidstaak. Let op: convenanten worden in de praktijk niet altijd ‘convenant’ genoemd. Ook termen als contract, overeenkomst, akkoord of pact en varianten daarop (samenwerkingsovereenkomst, intentieovereenkomst,…) worden gebruikt. Andersom kan ook: soms wordt een document een convenant genoemd, terwijl het formeel geen convenant is. Ga dus niet op de naam af, maar beoordeel het document op een aantal kenmerken (zie veld no. 10 in dit document).	‘Convenant’ is een juridisch begrip. Een convenant is een privaatrechtelijk middel ingezet voor een publiekrechtelijk doel. In praktijk kan het lastig zijn om convenanten (zoals gedefinieerd in de Woo – zie de juridische definitie in veld 7 van dit document) te onderscheiden van andere overeenkomsten of afspraken. De Beslishulp convenanten is bedoeld om organisaties hierbij te helpen. De Beslishulp zal niet voor alle gevallen 100% uitsluitsel kunnen geven. In die gevallen is het aan de organisatie om te bepalen of het document wel of geen convenant is en zo nee, of

1 Wordt er op een later moment nog een deelnemende partij aan het convenant toegevoegd, maak dit dan apart openbaar in de vorm van een addendum op het bestaande convenant.

			het wel of niet openbaar wordt gemaakt.
6.	Reikwijdte (art 2.2)	Alle organisaties die onder de Woo vallen.	Let op: namens de overheid kunnen partij zijn: een bestuursorgaan, maar ook de rechtspersoon waarvan een bestuursorgaan onderdeel uitmaakt.
7.	Juridische definitie volgens de memorie van toelichting op de Woo	Een schriftelijke en door partijen ondertekende afspraak of een samenstel van zulke afspraken, hoe ook genoemd, van een bestuursorgaan met één of meer wederpartijen, die betrekking of mede betrekking heeft op de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden, of anderszins gericht of mede gericht is op het voorbereiden dan wel realiseren van overheidsbeleid. Geen convenanten zijn: Afspraken binnen de centrale overheid (dat wil zeggen, tussen organisaties die allemaal onderdeel uitmaken van de rechtspersoon Staat der Nederlanden) zijn geen convenanten. Afspraken tussen de centrale overheid met uitsluitend andere publiekrechtelijke wederpartijen (dat wil zeggen, tussen organisaties die onderdeel uitmaken van de rechtspersoon Staat der Nederlanden plus ten minste één andere rechtspersoon) kunnen een convenant zijn. Het gaat niet om werkinstructies of interdepartementale of interbestuurlijke (werk)afspraken over bijvoorbeeld gegevensuitwisselingen. Het gaat evenmin om overeenkomsten die ook tussen burgers onderling kunnen worden gesloten, zoals koop- of huurovereenkomsten. Een afspraak tussen een bestuursorgaan en een burger (of bedrijf) over de wijze waarop een geconstateerde overtreding wordt hersteld (en er gedurende die herstelperiode geen sanctie wordt opgelegd) of een andere individuele aangelegenheid is geen convenant. Een afspraak van een bestuursorgaan met een brancheorganisatie wel.	Niet alles wat in de praktijk een convenant wordt genoemd voldoet aan deze definitie. Een stuk dat niet aan deze definitie voldoet is geen convenant in de zin van de Woo, ook al staat er convenant op.
8.	Definitie voor de leek/ geïnteresseerde burger/ belangstellenden	Een convenant is een schriftelijke set van afspraken tussen een overheidsorganisatie en één of meer andere partijen (binnen of buiten de overheid). Het doel van de afspraken is het voorbereiden of realiseren van beleid of het uitvoeren van een overheidstaak.	Niet alle schriftelijke afspraken tussen overheidsorganisaties zijn convenanten. Een meer precieze afbakening van convenanten is te vinden onder veld 7, juridische definitie, in

			dit document en in de Beslishulp convenanten.
9.a	Relaties met andere informatiecategorie ën	Mogelijke relaties: • Bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken (2a): een convenant kan (als ontwerp of reeds ondertekend) ter bespreking of ter kennisname worden ingebracht bij een vertegenwoordigend orgaan, zoals de Tweede Kamer of de gemeenteraad. Het wordt dan onder categorie 2a openbaar gemaakt. • Vergaderstukken Staten-Generaal (2b)/Vergaderstukken decentrale overheden (2c): indien het convenant vervolgens in een vergadering geagendeerd wordt, valt het onder categorie 2b/2c. Ook hierbij kan het gaan om een niet ondertekend ontwerp of om de ondertekende versie. • Woo-verzoeken en -besluiten (2i): een convenant kan worden opgevraagd in een Woo-verzoek. Indien het dan al openbaar gemaakt is, wordt in de inventarislijst die openbaar wordt gemaakt onder categorie 2i, verwezen naar het reeds openbaar gemaakte convenant onder categorie 2f.	Om te voldoen aan de Woo voor categorie 2f Convenanten moet je alsnog de volledig ondertekende versie openbaar maken, uiterlijk twee weken na ondertekening door alle partijen. Enkel de niet- ondertekende versie openbaar maken als ingekomen stuk of vergaderstuk volstaat niet. Het kan voorkomen dat een bestuurscollege een convenant ontvangt dat al is ondertekend door alle deelnemende partijen en dit via de actieve informatieplicht ter informatie aan het vertegenwoordigend orgaan stuurt. Deze maakt het openbaar bij de ‘ingekomen stukken’ . Bij het bestuurscollege staat dat op de agenda en op de besluitenlijst. Daarmee ontstaat een relatie met categorie 2d. Het komt echter niet voor dat een versie van het convenant zelf onder categorie 2d openbaar wordt gemaakt.
9.b	Relatie met andere wet- en regelgeving	1. Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) 2. WEP (Wet elektronische publicaties) 3. Archiefwet 4. AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) 5. Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheidsinformatie 6. Voor de Rijksoverheid: aanwijzingen voor convenanten. 7. Gemeentewet, Provinciewet: actieve informatieplicht.	Toelichting bij punt 7 in de kolom hiernaast: op grond van de Gemeentewet en de Provinciewet kunnen deze overheden nadere regels verordenen die de actieve informatieplicht aan het vertegenwoordigend orgaan (gemeenteraad, Provinciale Staten) invulling geven. Convenanten kunnen onder deze plicht vallen; in zo’n geval is er een samenloop met openbaarmaking op grond van de Woo.
10.	“Documenten” die vallen onder de verplichte openbaarmaking	• De vastgestelde (door alle partijen ondertekende) versie van het convenant. • Eventuele bijlagen. • De toetreding of uittreding van een nieuwe partij tot het convenant, alsook de verlenging van het convenant, vormen een addendum op het oorspronkelijke convenant. Xxxxxxxxx dit addendum op dezelfde manier als een convenant.	Verplicht is: alle convenanten openbaar maken die zijn vastgesteld vanaf het moment dat de verplichting voor het openbaar maken van deze categorie per Koninklijk Besluit in werking treedt. Aanbevolen is: alle op dat moment geldende convenanten openbaar maken, of indien dit

		Zie de Beslishulp convenanten voor een nadere toelichting over de afbakening van de categorie convenanten.				niet uitvoerbaar is, alle nog geldige convenanten die zijn vastgesteld na het in werking treden van de Woo (1 mei 2022).
11.	Uitzonderingsgrond en	Alle uitzonderingsgronden in artikel 5.1 lid 1, 2 en 5 en artikel 5.2 van de Woo kunnen van toepassing zijn.				Geef de uitzonderingsgrond aan op grond waarvan een (deel van een) convenant niet openbaar gemaakt kan worden. Bij convenanten met buitenlandse partijen: informeer hen over openbaarmaking op grond van de Woo. Maak bij eventuele bezwaren zo nodig gebruik van een uitzonderingsgrond.
12.	Waar bevinden de documenten zich in de organisatie (afdeling en applicatie)?	Convenanten kunnen in principe overal binnen de organisatie opgesteld worden. Vaak zal een juridische afdeling/team betrokken zijn.				Hetzelfde convenant zal zich bij meerdere organisaties in de systemen bevinden, omdat het door meerdere organisaties ondertekend wordt.
13.	Welke handreikingen/info rmatie- en communicatie- producten zijn beschikbaar?	Beslishulp convenanten.
14.	Waar publiceren		Rijksorganisa-	Publicatie in de Staatscourant, met
	we convenanten?		ties (onderdeel van	link naar die locatie in de Woo- index.
			rechtspersoon
			Staat)
			Zbo’s met eigen	Keuze voor publicatie op een zelf
			rechtspersoonlijk	gekozen locatie, waaronder
			heid	publicatie in de Staatscourant. Met
				link naar die locatie(s) in de Woo-
				index.
			Overige	Publicatie op een zelf gekozen
			organisaties van	locatie, met link naar die locatie in
			de rijksoverheid,	de Woo-index.
			met eigen
			rechtspersoonlijk
			heid (Politie,
			HoCoSta’s,…)
			Decentrale	Publicatie op een zelf gekozen
			overheden	locatie, met link naar die locatie in
				de Woo-index.