Faculteit Construerende Technische Wetenschappen

Faculteit Construerende Technische Wetenschappen

Opdrachtovereenkomst - aandachtspunten voor studenten

Dit document is bedoeld als hulpmiddel bij het ondertekenen van een opdrachtovereenkomst of een geheimhoudingsverklaring met betrekking tot vertrouwelijkheid van gegevens inzake opdrachten die door studenten worden uitgevoerd bij een externe organisatie.

Opdrachtovereenkomst

Wanneer je een externe opdracht gaat uitvoeren, zorg er dan voor dat afspraken met betrekking tot jouw opdracht altijd worden vastgelegd in een contract. De Opdrachtovereenkomst CTW is een driepartijenovereenkomst. In een driepartijenoverkomst tekent ieder voor dat deel in het contract dat op hem/haar van toepassing is. Jij tekent bijvoorbeeld voor het feit dat je de aspecten van geheimhouding van gevoelige informatie in acht zal nemen, de docent tekent ervoor dat hij/zij de student naar behoren zal begeleiden enz.

De “Opdrachtovereenkomst CTW” is speciaal ontwikkeld voor het vastleggen van afspraken t.b.v. externe opdrachten en is gebaseerd op de overeenkomst die is opgesteld door de VSNU, Vereniging Hogescholen en de Nuffic. Tevens wordt dit contract beheerst door Nederlands recht. Het verdient derhalve de voorkeur om dit contract te gebruiken.

Wanneer de opdrachtverlenende organisatie over een eigen contract beschikt en (ook) wil dat de betrokkenen deze overeenkomst ondertekenen, vergelijk die dan met de “Opdrachtovereenkomst CTW” en controleer die tevens aan de hand van dit document met aandachtspunten zoals hieronder opgesomd, zodat je weet waar je op moet letten voordat je overeenkomsten/contracten van externe organisaties ondertekent.

Financiële vergoeding

Ons beleid is dat je als student maximaal een onkostenvergoeding krijgt die beduidend lager is dan het salaris dat je als werknemer zou krijgen. Doel daarvan is om uit te sluiten dat er sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling en ervoor te zorgen dat je als student kunt opereren als onafhankelijke onderzoeker van de universiteit en niet als werknemer van het bedrijf.

Publicatie van de resultaten

We streven ernaar dat alle informatie die voortkomt uit de opdracht openbaar is en zowel door xxxxxx als door de begeleider(s) gebruikt mag worden in publicaties. Het verslag wordt opgenomen in de openbare repository in de Bibliotheek van de Universiteit Twente. Dit is belangrijk als bron van inspiratie voor toekomstige studenten maar ook om hiermee aan de buitenwereld te laten zien welke soorten onderzoeken door de Universiteit Twente worden uitgevoerd en met welke organisaties worden samengewerkt. Om die reden is het belangrijk dat je een verslag schrijft dat wij kunnen publiceren. Houd dit voor ogen wanneer je met de verslaglegging begint en zorg ervoor dat in je verslag geen confidentiële informatie komt te staan die de organisatie niet openbaar zou willen zien. Goede communicatie en afspraken hierover met de organisatie is dus essentieel.

Mocht een bedrijf/organisatie serieuze bezwaren hebben tegen openbaarmaking van de resultaten van je onderzoek dan kan een verslag eventueel als vertrouwelijk worden aangemerkt; in principe maximaal voor de termijn van één jaar. Als dit het geval is dan zijn er twee mogelijkheden:

• Je neemt de vertrouwelijk informatie op in een aparte bijlage die opgenomen wordt in Decos (je studentendossier) en in de repository van de UT en wordt 1 jaar na afronding openbaar gemaakt. Het verslag zelf wordt opgenomen in de repository van de UT en is openbaar.

• Je stelt twee verslagen op, één openbaar verslag voor de repository (waarin de methodologie wordt toegelicht) en één verslag met vertrouwelijke informatie bestemd voor je Decos-studentendossier en in de repository en dat 1 jaar na afronding zal worden gepubliceerd.

In uitzonderlijke gevallen kan een organisatie een verzoek indienen om de vertrouwelijkheid van het verslag voor twee jaar te laten gelden. Het bedrijf moet dan wel schriftelijk beargumenteren waarom een termijn van twee jaar noodzakelijk is.

Volledige en permanente geheimhouding van het verslag kan alleen in zeer uitzonderlijke situaties en in dit geval dient bij een accreditatie van de opleiding altijd het verslag toegankelijk te zijn voor de accreditatiecommissie.

Geheimhoudingsverklaring/Non-disclosure agreement

Het kan zijn dat organisatie naast een opdrachtovereenkomst, zaken omtrent geheimhouding t.a.v. het eindresultaat vastgelegd willen zien in een geheimhoudingsverklaring. Ons streven is om indien mogelijk een geheimhoudingsverklaring te vermijden maar indien een organisatie erop staat om zaken vastgelegd te willen hebben in een geheimhoudingsverklaring maak dan bij voorkeur gebruik van de “Geheimhoudings-verklaring CTW”. Alleen de decaan of de directeur bedrijfsvoering kunnen de geheimhoudingsverklaring ondertekenen en de procedure is dan als volgt:

- Begeleidend docent en de opleidingsdirecteur overleggen of de vraag vanuit de organisatie om geheimhouding een terecht verzoek is;

- Begeleiding docent vult de geheimhoudingsverklaring in;

- Geheimhoudingsverklaring met het advies van de opleidingsdirecteur over de geheimhouding gaat naar het Faculteitsbureau zodat de decaan of de directeur bedrijfsvoering het document kan ondertekenen.

Mocht de organisatie gebruik willen maken van een eigen geheimhoudingsverklaring/Non-disclosure agreement dan geldt hiervoor dezelfde procedure.

Er wordt overigens van je verwacht dat je altijd zorgvuldig omgaat met informatie waarvan je aan mag nemen dat die vertrouwelijk is. Bespreek vertrouwelijke informatie niet met medestudenten of familie: m.a.w. wees integer en laat geen laptop openstaan of USB-sticks met vertrouwelijke informatie rondslingeren.

Auteursrechten

Auteursrechten liggen in principe bij de auteur (de student). Als je er toch voor tekent dat de auteursrechten bij de organisatie komen te liggen, realiseer je dan dat je niets uit je verslag mag gebruiken/publiceren zonder toestemming van de organisatie.

Claims

Wanneer er sprake is van geheimhouding let er dan in ieder geval op om niet te tekenen voor akkoord wanneer bij schending van die geheimhouding met torenhoge claims wordt gedreigd. Wanneer de organisatie erop staat dat hun geheimhoudingsverklaring tekent, onderken dan de consequenties ervan. Communicatie met de organisatie maar ook met UT-docent over geheimhoudingsafspraken is dus essentieel en bedenk dat wanneer deze clausule is opgenomen in een driepartijen overeenkomst (organisatie, student en begeleidend docent vanuit de universiteit) de begeleidend docent deze overeenkomst niet zal ondertekenen.

Verzekeringen

Check of er in het contract is vermeld dat er een ongevallenverzekering voor je is afgesloten door de organisatie. Is dat niet het geval, sluit die dan zelf af zodat de inkomstenderving bij arbeidsongeschiktheid voortvloeiende uit een ongeval gedurende de uitvoering van je opdracht gedekt is.

Check bij je zorgverzekeraar de consequenties wanneer je via je opdrachtgever ziektekosten afdraagt via je (stage)vergoeding.

Overig

Check dat de organisatie waarborgt dat je toegang krijgt tot alle informatie die essentieel is voor de uitvoering van je opdracht.