Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk Reglement
In dit reglement wordt verstaan onder:
o De stichting: de Stichting Seniorenschool Heusden, gevestigd te Heusden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81019629 ;
o De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 19 november 2020 bij notaris Xxxxxxxx xx Xxxxxx;
o Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 3 van de Statuten;
o Inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
o Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
Beleid
Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:
o Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
o Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
o Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.
Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden Het bestuur en de bestuursbesluiten
Het bestuur:
o Bestaat uit ten minste vijf personen.
o Kent de volgende functies: voorzitter, vice-voorzitter, penningmeester, secretaris en een bestuurder PR en Communicatie.
o Een bestuurder kan meerdere functies vervullen.
o Bestuurders worden benoemd en geschorst door het bestuur.
o Kiest uit zijn midden een voorzitter, secretaris en een penningmeester.
o Bestuurders worden benoemd voor een periode van drie jaar en treden af volgens een rooster van aftreding.
o Een af te treden bestuurder kan onmiddellijk en onbeperkt herbenoemd worden.
o Behoudt zijn bevoegdheden bij eventuele vacatures.
o Ontvangt geen beloning voor de werkzaamheden. Heeft wel recht op een vergoeding voor gemaakte kosten.
o Ten hoogste de helft van het aantal bestuurders mag met een andere bestuurder een familieband hebben.
o Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
o Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
o Kan voor bepaalde tijd een projectgroep in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groep wordt ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
o Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 100 euro;
o Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjaren donatie;
o Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezingvolgorde;
o Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
o Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
o Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
o Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
De voorzitter
o Heeft algemene leiding van de stichting;
o Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
o Overlegt met officiële instanties;
o Geeft leiding aan het bestuur;
o Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
o Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
o Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
o Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
o Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
o Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
De vice-voorzitter
o Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
o Voert jaarlijks voorafgaand aan de jaarvergadering een kascontrole uit. De vice- voorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ondersteunt een ander bestuurslid de vice- voorzitter, bij toerbeurt.
o Doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar.
o Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen.
o Xxxxx een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge.
De penningmeester
o Voert de financiële administratie;
o Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
o Stelt financiële overzichten op;
o Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
o Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen;
o Beheert de inventarislijst en de inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
o Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
o Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro;
o Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
o Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
o Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
De secretaris
o Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
o De datum en plaats van de vergadering;
o De aanwezige en afwezige bestuursleden;
o De verleende volmachten;
o De genomen besluiten;
o Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
o Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
o Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
o Archiveert alle relevante documenten;
o Zorgt er voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is.
Bestuurslid PR en communicatie
o Draagt zorg voor communicatie en voorlichting.
o Geeft vorm aan verschillende communicatie-instrumenten, zoals, nieuwsbrief, folders, facebook, brochure en doet daar waar nodig, in overleg, aanpassingen.
o Up-to-date blijven van de (nieuws)ontwikkelingen.
o Draagt het beleid en de doelstellingen van de Stichting uit.
o Ondersteunt en werkt nauw samen met overige bestuursleden en bestuurstaken.
o Werkt mee aan het actueel houden van de website met nieuwe content i.s.m. collega bestuursleden en webmaster.
o Werkt mee aan de inhoud en vormgeving van de nieuwsbrief.
o Voert de eindredactie over de maandelijks te verschijnen nieuwsbrief.
o Verstrekt informatie aan bestaande en potentiële sponsors/adverteerders.
o Sluit overeenkomsten (sponsors, adverteerders) af in nauwe samenwerking met het bestuur van de Stichting.
o Schrijft artikelen en persberichten in (lokale) kranten.
Besluiten
Het bestuur:
o Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
o Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
o Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
o Xxxxx besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet- geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
o Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
Vergaderingen Geldigheid
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
Frequentie
o Het bestuur vergadert ten minste 6 maal per jaar, inclusief een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
o Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
o Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
o Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
Agenda
o Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
o De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door.
o Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
o Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Verantwoordelijkheid
o Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.
Notulen
o Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
o Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
Inbreng tijdens de vergadering
o Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
o Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
o Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
o Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
o Gemeente, maatschappelijke, culturele en sociale instellingen;
o Donateurs;
o Deelnemers;
o De media.
Donaties en declaraties
o Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de notaris van de stichting. Deze is hiertoe bij akte gemachtigd;
o Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
o Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
o Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort;
o Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit . Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
o In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;
o Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren;
o Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd;
o Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
Royement
o Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
o Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
o De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.
Bescherming van Persoonsgegevens
Voor de bescherming van de persoonsgegevens wordt verwezen naar onze privacyverklaring.
Slotbepalingen
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter. Vastgesteld door het Bestuur van de Seniorenschool op 18 maart 2021
X. Xxxxxxx, MFJ de Folter
Voorzitter Secretaris