Algemene voorwaarden van Elan Office Support ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder Kvk-nummer 82875014.
Algemene voorwaarden van Elan Office Support ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder Kvk-nummer 82875014.
Artikel 1 Algemeen
1. De bepalingen van deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle verbintenissen tussen Elan Office Support en de Opdrachtgever waaronder begrepen aanbiedingen, opdrachtbevestigingen, werkzaamheden, leveringen en betalingen met betrekking tot die vorm van dienstverlening, die bestaat uit administratieve en organisatorische taken.
2. Algemene voorwaarden van de Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden niet rechtsgeldig zijn, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing.
Artikel 2 Uitvoering van de opdracht
1. Opdrachtnemer accepteert de opdracht en aanvaardt daarmee de volle verantwoordelijkheid voor het op de juiste wijze uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden.
2. Opdrachtnemer gaat met deze overeenkomst een inspanningsverplichting aan om naar eigen inzicht en vermogen de doelstelling van de opdracht te bereiken en de overeengekomen kennis en vaardigheden op het gebied van operationele en management ondersteunende activiteiten in te zetten.
3. Opdrachtnemer deelt werkzaamheden zelfstandig in, voert deze zelfstandig uit en verricht de overeengekomen werkzaamheden naar eigen inzicht.
4. Opdrachtgever kan wel instructies geven omtrent het beoogde doel van de opdracht, echter niet over de wijze waarop de opdracht dient te worden uitgevoerd. Termijnen waarbinnen de werkzaamheden van Opdrachtnemer dienen te worden afgerond, zijn slechts te beschouwen als fatale termijnen indien dit uitdrukkelijk voorafgaand schriftelijk is overeengekomen.
5. De werkzaamheden vangen aan op het overeengekomen tijdstip, doch niet eerder dan Opdrachtnemer beschikt over alle door de Opdrachtgever te verstrekken bescheiden, gegevens, voorwerpen en nadat een eventueel overeengekomen vooruitbetaling door Opdrachtnemer is ontvangen of zekerheden ten behoeve Opdrachtnemer zijn gesteld.
6. Als dat voor het gewenste resultaat van de opdracht nodig is, vindt overleg en afstemming plaats tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer en/of eventuele derden in geval van samenwerking met anderen.
7. Voor het overige zal Opdrachtnemer bij het uitvoeren van de overeenkomst waar mogelijk rekening houden met de wensen van Opdrachtgever, mits redelijk en bevorderlijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
8. Opdrachtnemer verricht de werkzaamheden in beginsel vanuit de eigen locatie van Opdrachtnemer, en met gebruikmaking van diens eigen apparatuur en voorzieningen, tenzij partijen ten aanzien van een specifieke opdracht uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen. Opdrachtgever is verplicht om Opdrachtnemer op digitale wijze alle relevante gegevens en informatie over diens bedrijf en diens activiteiten en alle overige relevante informatie te verstrekken welke nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de overeengekomen opdracht. Opdrachtgever staat jegens Opdrachtnemer in voor de juiste, volledige en tijdige verstrekking van alle voor de werkzaamheden relevante gegevens en informatie, ook indien die van derden verkregen moeten worden.
9. Indien Opdrachtnemer voor specifieke werkzaamheden naar een locatie moet reizen, dient dit door Opdrachtgever vooraf schriftelijk te worden overeengekomen. Opdrachtnemer is in dat geval gerechtigd haar reiskosten aan Opdrachtgever door te belasten.
10. Indien voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden door Opdrachtnemer een termijn is overeengekomen, dan is dit geen fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Overschrijding van de overeengekomen termijn levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming van Opdrachtnemer op. Opdrachtgever kan om die reden de gesloten overeenkomst dan ook niet ontbinden en heeft geen recht op schadevergoeding. Opdrachtgever kan bij overschrijding van de overeengekomen termijn wel een nieuwe, redelijke, termijn stellen waarbinnen Opdrachtnemer de Overeenkomst dient uit te voeren. Overschrijding van deze nieuwe termijn kan voor Opdrachtgever een grond opleveren voor ontbinding van de overeenkomst.
11. Eventuele aanvullende afspraken en/of toezeggingen die worden gemaakt na het sluiten van deze overeenkomst zijn slechts bindend indien en voor zover zij door partijen schriftelijk zijn bevestigd.
12. Eventuele klachten of tekorten behoren zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 24 uren na voltooiing van de werkzaamheden, schriftelijk aan Opdrachtnemer te worden gemeld.
13. Indien ingevolge het vorig lid tijdig wordt gereclameerd, blijft de Opdrachtgever verplicht tot afname en betaling.
Artikel 3 Duur van de overeenkomst
1. De werkzaamheden vangen aan op ………
2. Eventuele aanvullende afspraken en/of toezeggingen die worden gemaakt na het sluiten van deze overeenkomst zijn slechts bindend indien en voor zover zij door partijen schriftelijk zijn bevestigd.
3. De overeenkomst wordt geacht te zijn aangegaan voor bepaalde tijd. Opdrachtgever en Opdrachtnemer hebben het recht deze overeenkomst tussentijds te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. Opzegging dient schriftelijk (via e-mail) te worden gedaan.
4. Opdrachtgever verklaart zich er uitdrukkelijk mee akkoord dat Opdrachtnemer ook ten behoeve van andere Opdrachtgevers werkzaamheden verricht.
Artikel 4 Nakoming, vervanging en ontbinding
1. Binnen de in deze overeenkomst gestelde grenzen is Opdrachtnemer vrij zijn werkzaamheden naar eigen inzicht in te (laten) richten en uit te (laten) voeren.
2. Het staat Opdrachtnemer vrij de werkzaamheden voor eigen rekening en risico geheel of ten dele te laten uitvoeren door derden, waaronder ondergeschikten. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever daarover op voorhand informeren. Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit van het werk en het naleven van de gemaakte afspraken.
3. In geval van overmacht, waaronder mede begrepen, ziekte of tijdelijke of blijvende arbeidsongeschiktheid van Opdrachtnemer, computerstoring of - uitval, internetstoring of –uitval, is Opdrachtnemer gerechtigd haar prestaties op te schorten, zonder dat Opdrachtgever uit dien hoofde enig recht op schadevergoeding kan doen gelden. Opdrachtnemer zal een geval van overmacht direct melden bij Opdrachtgever. Indien de overmacht langer voortduurt dan 10 werkdagen, is Opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst te ontbinden zonder dat Opdrachtgever recht heeft op schadevergoeding.
4. Opdrachtnemer is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, onverminderd het in de wet bepaalde, indien:
a) Opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet of niet volledig nakomt.
b) Na het sluiten van de overeenkomst Opdrachtgever ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat de Opdrachtgever de verplichtingen niet zal nakomen. In geval er goede grond bestaat te vrezen dat Opdrachtgever slechts gedeeltelijk of niet behoorlijk zal nakomen, is opschorting slechts toegelaten voor zover de tekortkoming haar rechtvaardigt.
c) Opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst verzocht is zekerheid te stellen voor de voldoening van zijn verplichtingen uit de overeenkomst en deze zekerheid uitblijft of onvoldoende is.
Artikel 5 Vergoeding, facturering en betaling
1. Opdrachtgever neemt diensten af gedurende aantal uur per week tegen een vaste vergoeding.
2. De vaste uurvergoeding wordt voldaan binnen 14 dagen na factuurdatum. Indien op enig moment Opdrachtgever niet aan diens betalingsverplichting voldoet, is Opdrachtnemer gerechtigd haar prestaties op te schorten tot zij de overeengekomen betaling volledig heeft ontvangen.
3. Onderhavige overeenkomst eindigt in geval van overlijden van een der partijen. Partijen hebben daarnaast het recht de overeenkomst onmiddellijk te ontbinden in geval van faillissement of (voorlopige) surséance van de andere partij. Aan beide partijen komt eveneens de bevoegdheid tot ontbinding toe indien de andere partij toerekenbaar tekortschiet in een wezenlijke verplichting uit hoofde van de overeenkomst en de andere partij ter zake van die verplichting in verzuim is.
4. Opdrachtnemer zendt voor de te verrichte werkzaamheden aan Opdrachtgever een factuur. De factuur zal voldoen aan de wettelijke vereisten.
5. Opdrachtnemer zal bij iedere factuur de Opdrachtgever voorzien van een specificatie van de gewerkte uren/verrichtte werkzaamheden. Indien Opdrachtnemer gedurende de betreffende maand meer of minder uren in een week dan het overeengekomen aantal uren werkzaamheden heeft verricht, zal de Opdrachtnemer, alleen voor de daadwerkelijk aantal gewerkte uren een factuur sturen.
6. Het voorgaande is niet van toepassing indien de minder gemaakte uren het gevolg zijn van het door Opdrachtgever niet verstrekken van voldoende werkzaamheden om aan de overeengekomen aantal uren te kunnen voldoen.
7. Opdrachtgever kan, mits in overleg en met overeenstemming van Opdrachtnemer, te allen tijden aanvullende werkzaamheden, ten opzichte van de overeengekomen werkzaamheden in het kader van deze opdracht, door Opdrachtnemer laten verrichten. Opdrachtnemer zal deze werkzaamheden verrichten tegen het in het vorige lid onder
5.1 genoemde uurtarief.
8. Bij gehele of gedeeltelijke annulering van een opdracht, door Opdrachtgever, heeft Opdrachtnemer recht op vergoeding van alle reeds gemaakte kosten, vermeerderd met geraamde winstderving.
9. Eventueel bezwaar tegen de factuur van Opdrachtnemer dient binnen 14 dagen na de verzending daarvan schriftelijk aan Opdrachtnemer gemotiveerd kenbaar te worden gemaakt. Indien bezwaar of de motivatie daarvan binnen de gestelde termijn uitblijft, wordt Opdrachtgever geacht met de hoogte van de factuur in te stemmen.
10. Opdrachtnemer is gerechtigd om eens per jaar haar tarieven aan te passen. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever daarover schriftelijk 1 maand voorafgaande aan de ingangsdatum van de tariefsverhoging informeren. Indien Opdrachtgever niet akkoord gaat met de prijsaanpassing, is zij gerechtigd om de overeenkomst, in afwijking van artikel 3.3 van deze overeenkomst, op te zeggen, tegen de datum dat de gewijzigde tarieven van kracht zijn.
Artikel 6 Belastingen en premies volksverzekeringen
1. Onderhavige overeenkomst is bedoeld een overeenkomst van opdracht te zijn zoals omschreven in artikel 7:400 e.v. van het Burgerlijk Wetboek. Opdrachtgever zal dan ook over de in het kader van deze overeenkomst verschuldigde honoraria geen loonheffing en premies werknemersverzekeringen inhouden en afdragen.
2. Mocht Opdrachtgever op enig moment onverhoopt worden geconfronteerd (bijvoorbeeld op grond van een werkelijke dan wel fictieve dienstbetrekking) met één of meerdere (na)heffingsaanslagen loonbelasting of premies volksverzekeringen in verband met onderhavige overeenkomst, dan vrijwaart Opdrachtnemer de Opdrachtgever voor eventuele aanspraken ter zake, tenzij het ontstaan van deze aanspraken (mede) het gevolg is van een handelen of nalaten van Opdrachtgever zelf.
3. Indien de situatie als bedoeld in artikel 6.2 zich voordoet, is Opdrachtnemer gerechtigd op het oordeel van de Belastingdienst omtrent de vermeende inhoudings- en afdrachtsplicht beroep aan te tekenen. Opdrachtgever zal aan een dergelijke rechtsvordering zoveel mogelijk haar medewerking verlenen en onthoudt zich in ieder geval van al hetgeen de positie van Opdrachtnemer in deze zou kunnen schaden.
Artikel 7 Aansprakelijkheid en vrijwaring
1. Alle werkzaamheden die Opdrachtnemer uitvoert, gericht aan derden, worden onder verantwoordelijkheid en uit naam van Opdrachtgever verricht. Indien als gevolg van deze werkzaamheden een overeenkomst wordt gesloten, wordt deze overeenkomst gesloten tussen deze derde en Opdrachtgever. Opdrachtnemer is geen partij bij deze overeenkomst en kan niet verantwoordelijk of aansprakelijk gehouden worden voor deze overeenkomst.
2. Indien de uitvoering van een opdracht (waaronder ook een nalaten wordt begrepen) door Opdrachtnemer leidt tot aansprakelijkheid, zal die aansprakelijkheid steeds beperkt zijn tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de ter zake toepasselijke aansprakelijkheids-verzekering van Opdrachtnemer wordt uitbetaald (€ 2.500.000,00 per aanspraak).
3. Opdrachtnemer is verplicht om de premie voor de aansprakelijkheids-verzekering te betalen, zodat er indien nodig aanspraak op gemaakt kan worden.
4. Opdrachtnemer is uitsluitend gehouden tot vergoeding van directe schade. Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, emotionele schade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten. Aanspraken tot schadevergoeding vervallen indien deze niet binnen één jaar na ontdekking daarvan bij de bevoegde rechter aanhangig zijn gemaakt.
5. De in dit artikel genoemde aansprakelijkheidsbeperkingen gelden onverkort in geval van aansprakelijkheid ten opzichte van meerdere Opdrachtgevers. Alsdan betaalt Opdrachtnemer aan alle Opdrachtgevers tezamen niet meer dan de op grond van bovenstaande artikelen geldende schadevergoeding. Buiten de in voorgaande artikelen genoemde gevallen rust op Opdrachtnemer geen enkele verplichting tot schadevergoeding.
6. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer ter zake van alle aanspraken van derden die uit of verband houden met de voor Opdrachtgever (nog te) verrichte(n) werkzaamheden en het gebruik van door Opdrachtgever verstrekte gegevens en informatie, tenzij deze aanspraken het gevolg zijn van opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer. De vrijwaring
heeft mede betrekking op alle schade en (proces)kosten die de Opdrachtnemer in verband met een dergelijke aanspraak maakt.
7. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat Opdrachtnemer is uitgegaan van door Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, bescheiden, voorwerpen of mededelingen, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid aan Opdrachtnemer kenbaar behoorde te zijn.
8. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade door welke oorzaak ook aan eigendommen van Opdrachtgever of derden ontstaan tijdens of in verband met de uitvoering van werkzaamheden.
9. Indien Opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van een haar verstrekte opdracht zelf een of meer derden inschakelt, zal Opdrachtnemer slechts aansprakelijk zijn tot maximaal het bedrag dat Opdrachtnemer ter zake op bedoelde derde(n) kan verhalen.
Artikel 8 Geheimhouding, datalekken en AVG
1. Elk van de Partijen en eventuele door de Opdrachtnemer in het kader van deze overeenkomst in te schakelen personen zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die hen in het kader van de overeenkomst (alsmede de werkzaamheden welke uit deze overeenkomst voortvloeien) ter kennis is gekomen en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is, dan wel waarvan partijen het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs hadden kunnen begrijpen.
2. Elk van de Partijen zal bij het gebruik van de informatie, die haar ter kennis is gekomen in het kader van de overeenkomst, de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten.
3. Opdrachtnemer verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt) de eventueel aan haar verstrekte persoonsgegevens uitsluitend op de manier die met Opdrachtgever is afgesproken en enkel in het kader van de onderhavige opdracht. Dit verwerken zal niet langer of uitgebreider plaatsvinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze opdracht. De verwerking vindt plaats volgens instructie van Opdrachtgever (conform bijlage 2). Indien een instructie, naar de mening van Opdrachtnemer, een inbreuk maakt op de AVG stelt zij Opdrachtgever daarvan onmiddellijk in kennis.
4. De verwerking vindt plaats onder verantwoordelijkheid van Opdrachtgever. Opdrachtnemer heeft in dit kader nadrukkelijk geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking en neemt geen beslissingen over het gebruik van Persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor Opdrachtgever verwerkte Persoonsgegevens en het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.
5. Indien door Opdrachtnemer gebruik zal worden gemaakt van andere (sub)verwerkers, bijvoorbeeld als deze (sub)verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken, zal Opdrachtnemer de verplichtingen uit deze Overeenkomst aan deze(sub)verwerker opleggen en hem of haar en volledig instrueren over de omgang met de persoonsgegevens en de van Opdrachtgever verkregen instructies. De verwerking vindt in dit geval eveneens plaats onder de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever.
6. Voor zover mogelijk verleent Opdrachtnemer bijstand bij het vervullen van de verplichtingen van Opdrachtgever ten aanzien van verzoeken van derden om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van Persoonsgegevens). Opdrachtnemer zal aan haar kenbaar gemaakte verzoeken aan Opdrachtgever doorsturen, maar niet zelfstandig afwikkelen.
7. Opdrachtnemer neemt in het kader van de verwerking passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. Opdrachtgever heeft zich goed geïnformeerd over deze beveiligingsmaatregelen en verklaart dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking.
8. Opdrachtgever staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens op basis van deze overeenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van betrokkene(n) en vrijwaart Opdrachtnemer voor alle aanspraken in geval van een overtreding van Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening en andere wet- en regelgeving, tenzij deze overtreding het gevolg is van grove schuld of nalatigheid van Opdrachtnemer.
9. Na afloop van de Overeenkomst draagt Opdrachtnemer binnen 4 weken, naar gelang de keuze van Opdrachtgever, zorg voor het terugbezorgen aan Opdrachtgever of het wissen van alle Persoonsgegevens. Opdrachtnemer verwijdert kopieën, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.
10. Indien er sprake is van een Datalek stelt Opdrachtnemer, Opdrachtgever, uiterlijk binnen 48 uur na bekendwording op de hoogte en voorziet Opdrachtgever daarbij van de informatie die redelijkerwijs nodig is om - indien nodig - een juiste en volledige melding te kunnen doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de betrokkene(n) in het kader van de Meldplicht Datalekken c.q. De melding van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) Betrokkene(n) is altijd de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever. Opdrachtnemer wijst in dit kader alle aansprakelijkheden van de hand.
Artikel 9 Teruggave ter beschikking gestelde zaken
1. Indien Opdrachtnemer aan Opdrachtgever ter uitvoering van de overeenkomst zaken ter beschikking heeft gesteld is Opdrachtgever gehouden het aldus geleverde in oorspronkelijke staat onmiddellijk, vrij van gebreken en volledig te retourneren. Indien de Opdrachtgever deze verplichting niet nakomt zijn alle hieruit voortvloeiende kosten voor zijn rekening.
2. Indien de Opdrachtgever, om welke reden dan ook, na een daartoe strekkende aanmaning, alsnog in gebreke blijft met de onder 1 genoemde verplichting heeft Opdrachtnemer het recht de daaruit voortvloeiende kosten van vervanging op Opdrachtgever te verhalen.
Artikel 10 Vrijwaring
1. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden met betrekking tot rechten (van intellectuele eigendom) op door de Opdrachtgever verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de overeenkomst worden gebruikt.
2. Indien Opdrachtgever aan Opdrachtnemer informatiedragers, elektronische bestanden etc. verstrekt, garandeert Opdrachtgever dat de informatiedragers en elektronische bestanden vrij zijn van virussen en defecten.
3. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en welke aan Opdrachtgever toerekenbaar is.
Artikel 11 Intellectuele eigendom en auteursrechten
1. Onverminderd het overige in deze algemene voorwaarden bepaalde behoudt Opdrachtnemer zich op het gebied van het intellectueel eigendom en auteursrecht, alsmede aanverwante regelgeving, de rechten en bevoegdheden voor die Opdrachtnemer ingevolge het recht toekomen.
2. Alle door Opdrachtnemer eventueel verstrekte documentatie, modellen en voorbeelden, (elektronische) bestanden etc, zijn uitsluitend bestemd om door Opdrachtgever te worden gebruikt en mogen niet door hem zonder voorafgaande toestemming van Opdrachtnemer worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt of ter kennis van derden worden gebracht, tenzij uit de aard van de verstrekte stukken anders voortvloeit.
3. Publicatie van door Opdrachtnemer vervaardigde zaken zal uitsluitend geschieden na schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer. In alle gevallen waarin publicatie plaatsvindt, dient onder elke vervaardigde zaak van Xxxxxxxxxxxxx te worden opgenomen "geproduceerd door Elan Office Support".
Artikel 12 Toepasselijk recht en bevoegde rechter
1. Alle rechtsvorderingen voortvloeiende uit deze overeenkomsten zullen worden aangebracht bij de bevoegde rechter van Midden-Nederland
2. Op alle overeenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van internationale verdragen.