Verwerkersovereenkomst
1 Inleiding
In het verleden heeft u een overeenkomst gesloten met Inzet met Zorg B.V. Op grond van deze overeenkomst verlenen wij een aantal diensten. Daarvoor verwerken wij persoonsgegeven van u en uw werknemers. De nieuwe privacywetgeving, vastgelegd in de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG), verplicht ons om samen met u een aantal afspraken te maken over de verwerking van deze persoonsgegevens. Deze aanvullende afspraken over privacy staan in deze verwerkersovereenkomst.
2 Doel van de verwerking
De persoonsgegevens die wij van uw werknemers verzamelen gebruiken wij alleen voor de dienstverlening waarover u afspraken heeft gemaakt met Inzet met Zorg. Wij gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden. Ook verwerken wij de gegevens alleen in de Europese Economische Ruimte.
Als u ook gebruik maakt van onze arbodienstverlening wijzen wij erop dat er bijzondere regels zijn voor medische informatie over zieke werknemers. Het medisch dossier van een zieke werknemer kan alleen door de bedrijfsarts worden ingezien. Andere medewerkers van Xxxxx met Zorg hebben alleen inzage in medische gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden. Daarbij worden de wettelijke grenzen in acht genomen.
3 Verantwoordelijkheid
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de gegevens van uw werknemers. Daarom zullen wij persoonsgegevens van werknemers alleen verwerken op uw instructies. Alleen als er een wettelijke verplichting is kunnen wij van deze instructies afwijken. Ook bent u verantwoordelijk voor de juistheid van de persoonsgegevens van werknemers en voor de tijdige aanlevering ervan. Tot slot zullen wij u als werkgever altijd helpen bij het nakomen van wettelijke verplichtingen als dit nodig is.
4 Geheimhoudingsplicht
De medewerkers van Xxxxx met Zorg hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens van uw
werknemer als dit nodig is voor de dienstverlening. Daarbij zijn onze collega’s verplicht om altijd zorgvuldig om te gaan met deze gegevens en zijn verplicht tot geheimhouding.
5 Beveiliging
De persoonsgegevens die wij gebruiken bij onze dienstverlening worden door ons zo goed mogelijk beveiligd. Omdat het om gevoelige gegevens gaat nemen wij alle passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn. Regelmatig wordt onze beveiliging gecontroleerd. Als er zich toch een incident voor doet, dan zullen wij u daar zo snel mogelijk over informeren.
6 Ingeschakelde derden
Voor het verlenen van onze diensten is het regelmatig noodzakelijk dat wij andere bedrijven inschakelen. Zo wordt de verzuimadministratie bijgehouden in een applicatie van Unit4, de bedrijfsartsen worden ingeschakeld via Fazerelli B.V. en onze salarisadministratie wordt bijhouden in
Exact Online. Deze en andere bedrijven schakelen wij alleen in indien noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten. Wij verplichten deze bedrijven om zich ook te houden aan alle afspraken die u met Inzet met Zorg maakt. Als één van deze derden zijn verplichtingen niet nakomt, dan zijn wij hiervoor verantwoordelijk en dan kunt u ons hierop aanspreken.
7 Privacyrechten
De werknemers waarvan wij de persoonsgegevens verwerken hebben privacyrechten. Zo hebben zij bijvoorbeeld het recht op inzage, het recht op correctie en het recht om vergeten te worden. Als één van uw medewerkers gebruik wenst te maken van deze rechten zullen wij daaraan meewerken.
Alleen als wij door een wettelijke verplichting niet mee kunnen werken zullen wij onze medewerking onthouden.
8 Bewaartermijnen
Als de samenwerking met Xxxxx met Zorg eindigt of als een werknemer bij u uit dienst treedt zullen wij de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Voor niet-medische gegevens hanteren wij een bewaartermijn van 2 jaar. Voor medische gegevens geldt een bijzondere wettelijke bewaartermijn van 15 jaar, omdat deze gegevens onder de wetgeving van de medische zorg vallen. Als de samenwerking eindigt kunt u natuurlijk ook altijd een kopie krijgen van de niet-medische gegevens die wij in ons bezit hebben.
9 Inzage
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van uw werknemers. Daarom kunt u bij ons altijd alle relevantie informatie opvragen om te kunnen beoordelen of wij ons aan onze verplichtingen houden. Mocht u vragen hebben over ons privacybeleid of onze beveiliging dan kunt u daarover altijd bij ons terecht. U kunt daarover altijd contact opnemen met één van onze Functionarissen Gegevensbescherming. Ook zijn wij altijd bereid om mee te werken aan een onderzoek of audit door u of een door u ingeschakelde expert.
De Bilt, 29 maart augustus 2018
X.Xx. Xxxxxxx Inzet met Zorg