Dienstverleningsovereenkomst
Dienstverleningsovereenkomst
Partijen
De gemeente Zwolle, gevestigd te Xxxxxxxxxxx 0 0000 XX Xxxxxx , hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx xxx. X. Xxxxxxxx, burgemeester , ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle, hierna te noemen:
‘opdrachtgever’; en
Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland, gevestigd te Zwolle, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxxxxxx, secretaris van het bestuur en
xxxxxxxxxxxx, hierna te noemen: ‘opdrachtnemer’;
Verklaren het volgende overeen te zijn gekomen
Context van de overeenkomst:
De regio IJsselland werkt vanuit een regionaal vastgestelde visie. De elf gemeenten in de regio IJsselland hebben bij Gemeenschappelijke Regeling de Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland opgericht. De regeling wordt getroffen ter ondersteuning en uitvoering van de taken van de colleges in het kader van de Jeugdwet. Artikel 10 lid 4 van de GR maakt het mogelijk voor gemeenten en de Bedrijfsvoeringsorganisatie om in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afspraken te maken over de uitvoering van de taken van de Bedrijfsvoeringsorganisatie. In voorliggende DVO staan deze nadere afspraken geformuleerd. De afspraken over de uitvoering van de taken gaan uit van een integrale samenwerking en samenhang met de elf gemeenten en zijn gebaseerd op de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland voor regionale samenwerking.
Begripsbepalingen
De begrippen ‘Jeugdhulp’ en ‘Jeugdhulpaanbieder ‘ zijn gelijk aan de begripsbepaling van de Jeugdwet.
Hoofdstuk 1 Algemeen: taken en verplichtingen van Opdrachtnemer en Opdrachtgever Artikel 1.1 Taken
Als uitwerking van artikel 2 en 10 lid 4 GR zijn in deze overeenkomst afspraken vastgelegd over onderstaande taken/ opdracht:
a. Inkoop
b. Contractmanagement
c. (Financiële) administratie
d. Monitoring
e. Uitvoering regionale inhoudelijke thema’s
Artikel 1.2 Verplichtingen van Opdrachtnemer
Opdrachtnemer verplicht zich tot een juiste en zorgvuldige uitvoering van de vijf hoofdtaken, zoals genoemd in artikel 1.1. Dit met inachtneming van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland en overige relevante wet- en regelgeving.
Artikel 1.3 Verplichtingen van Opdrachtgever
1. Alleen Opdrachtnemer koopt collectief specialistische jeugdhulp in voor alle deelnemende gemeenten. Als een gewenst product niet voorradig is in het collectief ingekochte aanbod, dan kan Opdrachtgever Opdrachtnemer verzoeken dit alsnog (individueel) in te kopen
2. Opdrachtgever zal alle informatie die Opdrachtnemer nodig heeft voor de opdrachtuitvoering op aanvraag digitaal en binnen drie (3) weken aanleveren of daartoe toegang verstrekken
3. Opdrachtgever zal op verzoek van Opdrachtnemer voorschotten overmaken ten behoeve van apparaats- en programmakosten op basis van de termijnkalender, conform de jaarlijks vast te stellen bedragen op grond van de Bijdrageregeling van Opdrachtnemer
4. Opdrachtgever zal, in overleg, specifieke expertise leveren aan Opdrachtnemer, zoals uitgewerkt in Hoofdstuk 6
5. Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer het alleenrecht om de invoer van contracten in het declaratiesysteem uit te voeren voor uniforme vastlegging. Daartoe behoort ook het invoeren van Jeugdhulpaanbieders en producten
Hoofdstuk 2 Omschrijving van de verplichtingen van Opdrachtnemer en Opdrachtgever, ter uitvoering van de taken als genoemd in de GR
Artikel 2.1 Inkoop
1. Opdrachtnemer adviseert Opdrachtgever over de uitwerking van de vastgestelde inkoopstrategie. De inkoopstrategie is/ wordt vastgelegd in een kader stellend document
en betreft onder meer een beschrijving van het inkoopmodel, de te volgen inkoopprocedure, de (project)organisatie van de inkoop en de randvoorwaarden van het inkoopproces
2. Opdrachtnemer koopt specialistische jeugdhulp in
3. Opdrachtnemer is als ‘aankoopcentrale’ verantwoordelijk voor de uitvoering van de vastgestelde inkoopstrategie met oog voor de rechtmatigheid en doelmatigheid. In dat kader sluit Opdrachtnemer onder meer (raam)overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders af, waarvan in ieder geval onderdeel uitmaken de tarieven en het administratieprotocol. Opdrachtnemer is bevoegd om wijzigingen in de (raam)overeenkomsten en het administratieprotocol aan te brengen, alsmede tot
aanpassing van de in de (raam)overeenkomsten opgenomen tarieven. Opdrachtnemer betrekt cliëntervaringen en jeugdhulpaanbieders actief bij dit proces, evenals andere belanghebbenden zoals onderwijs, VNG, etc.
Artikel 2.2 Contractmanagement
1. Opdrachtnemer draagt zorg voor een adequate registratie van gemaakte afspraken tussen Opdrachtnemer en Jeugdhulpaanbieder. Tevens worden afwijkende en opvallende zaken geregistreerd
2. Opdrachtnemer draagt door middel van contractmanagement zorg voor het optimaal benutten van de afspraken in de overeenkomsten en het beheersen van risico’s voor de cliënten en de gemeenten, ook van financiële aard (memo financiële richtlijnen aanbieders)
3. Opdrachtnemer werkt aan de ontwikkeling van de relatie met Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx en gaat uit van partnership
4. Opdrachtnemer spant zich maximaal in om de administratieve lasten van de Jeugdhulpaanbieder zoveel als mogelijk te beperken
5. Opdrachtnemer toetst op naleving van de contractafspraken voor wat betreft de
zorginhoudelijke diensten in relatie tot de transformatie (KPI’s / transformatie)
6. Opdrachtnemer betrekt Opdrachtgever bij de uitvoering van contractmanagement door deze actief te informeren over kansen en risico’s in relatie tot de uitvoering van de overeenkomsten door Jeugdhulpaanbieder
7. Opdrachtgever meldt aan Opdrachtnemer geconstateerde afwijkingen in de uitvoering door Jeugdhulpaanbieder. Melding wordt gemaakt middels de route van de Governancecode en tussentijds worden betrokkenen op de hoogte gehouden van de contactmomenten met de Jeugdhulpaanbieder via de nieuwsbrief. Opdrachtgever en Opdrachtnemer bespreken op welke wijze bij niet nakoming van contracten met / door Jeugdhulpaanbieders passende afspraken gemaakt kunnen worden voor prestatieverbetering
8. Opdrachtnemer vertegenwoordigt Opdrachtgever in de contacten met Jeugdhulpaanbieders of andere regionale of landelijke samenwerkingsverbanden
9. Opdrachtnemer maakt het mogelijk om nieuwe Jeugdhulpaanbieders toe te laten treden cf. de geldende inkoopstrategie. Opdrachtnemer stuurt, voorafgaand aan de contractering, een overzicht van nieuwe Jeugdhulpaanbieders aan Opdrachtgever
10. Opdrachtnemer onderhoudt contacten (netwerken) met organisaties, op het gebied van jeugdhulp, die niet direct gerelateerd zijn aan een contract
11. Contractmanagement stelt ieder jaar een eigen jaarplan op, waarin in ieder geval terug komt de wijze waarop lokale gemeenten worden betrokken bij de gesprekken die plaatsvinden met de Jeugdhulpaanbieder
Artikel 2.3 (Financiële) administratie
1. Opdrachtnemer draagt zorg voor een adequate opzet en inrichting van de administratieve organisatie en maatregelen van interne beheersing zodat de betrouwbaarheid van de verstrekte (financiële) informatie aan het managementteam Regionaal Serviceteam
Jeugd IJsselland, het MO en het BO, is gewaarborgd
2. Opdrachtnemer voert een financiële administratie ten behoeve van de apparaatskosten van Opdrachtnemer en het inkoop-, subsidie- en voorschotproces jeugdhulp voor de deelnemende gemeenten
3. Opdrachtnemer draagt zorgt voor adequate ontvangst en registratie van subsidies en handmatige facturen, zodat volledigheid van de ontvangen facturen is gewaarborgd
4. Opdrachtnemer bewaakt tijdige, juiste en volledige ontvangst van voorschotten van alle gemeenten voor de apparaatskosten van opdrachtnemer
5. Ten aanzien van de planning & control cyclus geldt dat de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland wordt nageleefd
6. Ten aanzien van de controleverklaring geldt het navolgende:
a. Opdrachtnemer geeft de opdracht aan de accountant, de jaarrekening van de Opdrachtnemer te controleren op getrouwheid en rechtmatigheid
b. Opdrachtnemer dient zich te houden aan de van toepassing zijnde regelgeving zoals genoemd in het toetsingskader behorende bij het controleprotocol
van Opdrachtnemer
c. In navolging van artikel 2.3, lid 6 sub a geldt dat deze jaarrekening is voorzien van een controleverklaring
d. Opdrachtnemer zal ten behoeve van de controleverklaring van de jaarrekening
van elk van de 11 gemeenten (zorgkosten) centraal de productieverantwoordingen bij zorgaanbieders uitvragen en beschikbaar stellen aan de gemeenten en een
daarbij behorend regionaal controleprotocol opstellen, welke is gebaseerd op het landelijke controleprotocol
Artikel 2.4 Monitoring
1. Opdrachtnemer draagt zorg voor een actuele monitor, door de maandelijkse aanlevering van gegevens vanuit de Opdrachtgever te verwerken in de monitor. Om de continuïteit van de monitor te borgen, draagt opdrachtnemer zorg voor adequaat onderhoud van de monitor en doorontwikkeling ervan om aan te blijven sluiten bij de wensen van opdrachtgever
2. Opdrachtgever heeft maandelijks inzicht in zorgkosten en cliëntenaantallen per gemeente, onderverdeeld naar onder andere zorgsoort en of zorgprofiel. Opdrachtgever is nu in staat om zelf de noodzakelijke managementrapportages op te stellen
3. Opdrachtnemer levert driemaal per jaar, aan Opdrachtgever, een financiële, kwantitatieve en kwalitatieve managementrapportage. Hierin komt aan de orde inzicht in de zorgkosten, cliëntaantallen, uitval, doelrealisatie en cliënttevredenheid, inclusief prognose
4. Opdrachtnemer levert, driemaal per jaar, aan Opdrachtgever een rapportage over de apparaatskosten van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland
5. De Opdrachtgever levert de informatie aan, conform de voorwaarden van de Opdrachtnemer zoals vastgesteld in het aanleverprotocol dat in gezamenlijkheid is opgesteld.
Artikel 2.5 Uitvoering regionale inhoudelijke thema’s
1. Opdrachtgevers, de elf gemeenten, leveren eenmaal per jaar inhoudelijke thema’s aan die regionaal uitgevoerd worden ten behoeve van de lokale transformatie, passend binnen de vastgestelde regionale visie en uitgangspunten
2. Opdrachtnemer beschrijft de inhoudelijke thema’s en legt deze jaarlijks vast in de
regio- /transformatieagenda, welke onderdeel uitmaakt van het jaarplan van Opdrachtnemer
3. Opdrachtnemer agendeert het jaarplan, inclusief de regio-/ transformatieagenda in het bestuur voor besluitvorming. Indien lopende het jaar belangrijke inhoudelijke thema’s zich aankondigen dan legt Xxxxxxxxxxxxx deze voor aan het BO. Opdrachtnemer heeft een besluit nodig van
het BO alvorens over te gaan tot uitvoering. Indien een volgend BO niet afgewacht kan worden, volstaat een besluit van besluit van bestuurlijk trekkers ‘escalatie’
4. Opdrachtnemer agendeert de voortgang en de uitvoering (projectmatig) van de regionale inhoudelijke thema’s in het bestuur. Cliëntervaringen worden waar mogelijk en
noodzakelijk actief betrokken bij de uitwerking van de inhoudelijke thema’s
5. Opdrachtnemer agendeert de afgeronde projecten in het Pfo/ BO. Na het Pfo/ BO is het aan de 11 gemeenten om over te gaan tot lokale besluitvorming indien nodig en wenselijk
Hoofdstuk 3 Duur, beëindiging, kwaliteit en evaluatie van de dienstverleningsovereenkomst
Artikel 3.1 Duur van de overeenkomst
1. De looptijd van deze overeenkomst is drie (3) jaar, ingaande op 1 januari 2020 en eindigend op 31 december 2022
2. Uiterlijk drie (3) maanden voor het einde van de overeenkomst, stellen Opdrachtnemer en Opdrachtgever met elkaar vast of verlenging van de overeenkomst gewenst is en of eventuele wijzigingen moeten worden doorgevoerd
Artikel 3.2 Tussentijds wijzigen van de overeenkomst
Indiende wens en/ of noodzaak bestaat om de overeenkomst tussentijds te wijzigen, dan bestaat deze mogelijkheid
Artikel 3.3 Beëindiging van de overeenkomst
1. Tussentijdse beëindiging is mogelijk indien er sprake is van aantoonbare wanprestatie door een partij en deze partij door de wederpartij schriftelijk in gebreke is gesteld
2. Tussentijdse beëindiging is voorts mogelijk indien de opdrachtgever uittreedt als deelnemer van de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland. In dat geval wordt de overeenkomst beëindigd op 1 januari van het 2e jaar dat volgt op het jaar waarin het besluit tot uitreding is genomen . Dit is conform artikel 21 lid 4 van de GR
Artikel 3.4 Evaluatie van de (zaken als genoemd in de) overeenkomst
1. De afspraken uit deze overeenkomst worden eenmaal per jaar geëvalueerd tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever
2. Evaluatie vindt uiterlijk 1 september van een jaar plaats. Als basis hiervoor kan de jaarrekening (incl. verslag) worden gebruikt
3. Opdrachtnemer en Opdrachtgever verplichten zich over en weer om de dienstverlening met maximale zorg en tegen zo laag mogelijke kosten te leveren en in te zetten
4. Wanneer Opdrachtgever en Opdrachtnemer het niet eens zijn over de kwaliteit van de geleverde dienst, dan wordt dit binnen een redelijke termijn aan de Regiomanager van Opdrachtnemer, met een onderbouwde toelichting en eventuele voorgestelde oplossing, kenbaar gemaakt. Deze verplicht zich binnen een redelijke termijn te komen met een inhoudelijke reactie en procesvoorstel tot een oplossing
Hoofdstuk 4 Archivering, informatie en geheimhouding Artikel 4.1 Archivering en dossiervorming
Opdrachtnemer draagt zorg voor het beheer van archiefbescheiden conform artikel 9 lid 2 GR die voortvloeien uit de uitvoering van deze overeenkomst conform het Besluit Informatiebeheer, zoals vastgesteld door het bestuur van Opdrachtnemer en met inachtneming van de wettelijke bewaartermijn
Artikel 4.2 Informatieverschaffing
Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan zijn eigen bestuursorganen. Hiervoor zijn de deelnemende gemeenten vertegenwoordigd in het bestuur van de Opdrachtnemer door de verantwoordelijke wethouder zoals ook gesteld in artikel 9 van de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland
Artikel 4.3 Geheimhouding
1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer verplichten zich tot geheimhouding van al wat hen bij de uitvoering van deze overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijze kan worden vermoed. De verplichting tot geheimhouding blijft ook na de uitvoering van de overeenkomst van kracht
2. Het eerste lid geldt behoudens een wettelijke verplichting tot openbaarmaking, zoals ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur
Hoofdstuk 5 Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer en Opdrachtgever Artikel 5.1 Aansprakelijkheid Opdrachtnemer
1. De Opdrachtnemer is jegens de Opdrachtgever aansprakelijk voor tekortkomingen in de uitvoering van de Opdracht en alle schade verband houdende met de uitvoering van de Opdracht
2. De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor tekortkomingen van de door hem ingeschakelde derden
3. De Opdrachtnemer vrijwaart de Opdrachtgever ter zake van alle aanspraken van derden die verband houden met de uitvoering van de Opdracht
Artikel 5.2 Aansprakelijkheid Opdrachtgever
Onverminderd het bepaalde in Hoofdstuk 1, is Opdrachtgever in eerste aanleg verantwoordelijk voor de dekking van financiële verplichtingen die door Opdrachtnemer worden aangegaan tot zijn bijdrage zoals bepaald in de Bijdrageregeling. Uiteraard slechts indien deze verplichtingen worden aangegaan ter uitvoering van de Opdracht, zoals gesteld in de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland
Hoofdstuk 6 Overige artikelen
Artikel 6.1 Inzet personeel van Opdrachtgever bij Opdrachtnemer
1. Incidenteel maakt Opdrachtnemer gebruik van de expertise en inzet van personeel van Opdrachtgever. Dit kan zijn op het gebied van:
a. HRM diensten
b. Financieel advies
c. Strategisch beleidsadvies
d. Juridische ondersteuning
e. ICT ondersteuning
f. Communicatie advies
2. De omvang van deze inzet is variabel en ligt niet vast
3. Personeel wat hiervoor door de Opdrachtgever wordt ingezet, wordt tegen een vooraf vastgesteld uurtarief doorbelast aan Opdrachtnemer. Het uurtarief is gekoppeld aan het schaalniveau van de functionaris
Artikel 6.2 Inzet personeel van Opdrachtnemer voor Opdrachtgever
1. Indien Opdrachtgever, anders dan voortvloeit uit de Opdracht en behorend bij de taken, gebruik wenst te maken van de expertise en inzet van personeel van Opdrachtnemer, dan is dit mogelijk
2. Opdrachtnemer maakt in die gevallen separate afspraken met Opdrachtgever
3. De omvang van deze inzet is variabel en ligt niet vast
4. Personeel wat hiervoor door de Opdrachtnemer wordt ingezet, wordt tegen een vooraf vastgesteld uurtarief doorbelast aan Opdrachtgever. Het uurtarief is gekoppeld aan het schaalniveau van de functionaris
Artikel 6.3 Slotbepaling
In situaties waarin deze overeenkomst niet voorziet, wordt in onderling overleg een oplossing gekozen.
Ondertekening
Aldus in tweevoud opgemaakt en getekend
Plaats Zwolle Plaats
Datum 14-01-2020 Datum
Opdrachtgever Opdrachtnemer
xxxx xxx. X. Xxxxxxxx, burgemeester X. Xxxxxxxxxx