GEBRUIKSOVEREENKOMST PRINSENPARK

Provinciale Groendomeinen Regio Kempen

Xxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxx 0 – 0000 Xxxxx

014 37 91 74

xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

GEBRUIKSOVEREENKOMST PRINSENPARK

Begeleide wandelingen, evenementen, verhuur van zalen of tenten

Tussen de Provinciale Groendomeinen Regio Kempen enerzijds, met ondernemingsnummer BE0207725597 en exploitatiezetel te Xxxxxxxxxxxx 0 te Retie, vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxx Xxxxxxxxx, directeur, hierna genoemd ‘de gebruikgever’ en ‘de gebruiknemer’ anderzijds:

Volledige naam van de vereniging, groep, particulier

Rechtsvorm

BTW-nummer of ondernemingsnummer

Straat en huisnummer

Postcode en gemeente

Telefoonnummer

E-mail

Vertegenwoordigd door (verantw. aanvrager)

Facturatieadres (indien afwijkend)

wordt het volgende overeengekomen volgens de algemene voorwaarden:

Huidige overeenkomst strekt ertoe de voorwaarden evenals de rechten en plichten tussen beide partijen vast te stellen m.b.t. begeleide wandelingen, evenementen, verhuur van zalen of tenten.

Datum van de reservatie
Aantal personen
Voormiddag*
Namiddag*
Hele dag*
Uur	Van tot

*invullen/aankruisen wat van toepassing is.

		Aantal	Tarief	Tussentotaal
Begeleide wandeling	Algemeen of school met specifieke vraag (5 € pp, min. 50€)
	Personen met een beperking, zorginstellingen, rusthuizen, natuurgerelateerde ver., gepensioneerden (2€ pp, min. 20€)
	Bedrijven (10€ pp, min. 100€)
	Organiserende partners (gratis)
Zaal	Verenigingen (70€ of 120 €)
	Bedrijven (140€ of 240€)
Elektriciteit/water	Verenigingen – elektriciteit (20€ of 40€)
	Verenigingen – water (20€ of 40€)
	Bedrijven – elektriciteit (100€ of 200€)
	Bedrijven – water (100€ of 200€)
Tent 8 x 4 m	Verenigingen (20€ of 40 €)
	Bedrijven (100€ of 200€)
Stertent Ø 7 of 12m	Verenigingen (40€ of 60 €)
	Bedrijven (200€ of 300€)
Totaalprijs

Opgemaakt te Retie op …./…./….

Te ondertekenen in 2 exemplaren waarvan elke partij verklaart één exemplaar te hebben ontvangen. Voor de gebruikgever Voor de gebruiknemer

Els Goyvaerts

Directeur Provinciale Groendomeinen Regio Kempen

1. Tarief rondleidingen op aanvraag (alle prijzen zijn incl. BTW):

Algemeen

5,00 EUR per persoon met een minimum van 50,00 EUR per rondleiding

Personen met een beperking, zorginstellingen en rusthuizen

2,00 EUR per persoon met een minimum van 20,00 EUR per rondleiding (begeleiders dienen ook te betalen)

“Natuur” gerelateerde verenigingen

2,00 EUR per persoon met een minimum van 20,00 EUR per rondleiding

Gepensioneerden (die bij een vereniging zijn aangesloten op vertoon van lidkaart) 2,00 EUR per persoon met een minimum van 20,00 EUR per rondleiding

Organiserende partners

Organisaties waarmee PGRK een afzonderlijke samenwerkingsovereenkomst heeft afgesloten

bijvoorbeeld inzake rondleidingen, evenementen, workshops, …. zijn vrijgesteld van het betalen van een vergoeding. De specifieke voorwaarden worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.

Schoolwandelingen met een specifieke vraag

(rond andere onderwerpen dan xxxxxxx PGRK aanbiedt en buiten de vaste periodes*) Deze wandelingen zijn onderworpen aan volgend tarief :

5,00 EUR per leerling/student met een minimum van 50,00 EUR per groep

Indien er vanwege PGRK extra voorbereidende handelingen gesteld dienen te worden kan er ook een variant mogelijk zijn.

*Schoolwandelingen tijdens de vaste periodes in voorjaar en najaar (lente- en herfstwandelingen) zijn gratis

Bedrijven

10,00 EUR per persoon met een minimum van 100 EUR per rondleiding

2. Tarief zalen (alle prijzen zijn incl. BTW): De beschikbare accommodatie betreft:

• Grote zaal

Halve dag: 8.00u tot 12.00u of 12.30u tot 16:00u Hele dag : 8:00u tot 16:00u

Prijzen

Grote zaal Prinsenpark (capaciteit max. 40 personen)

	Verenigingen	Bedrijven
Halve dag:	70,00 EUR	140,00 EUR
Hele dag:	120,00 EUR	240,00 EUR

Catering wordt niet door PGRK voorzien en moet door de gebruiknemer zelf voorzien worden. Na gebruik dient alle afval verwijderd te worden en moet de zaal in propere staat worden achtergelaten.

In de zaalprijs is het gebruik van volgende materialen inbegrepen:

• Beamer en scherm (excl. laptop)

• Flipchart met stiften

• Wireless internet

De gebruiker dient zelf een laptop mee te brengen. We adviseren om multimediapresentaties vooraf op een USB-stick te plaatsen, mocht de eigen laptop niet compatibel zijn met het scherm.

3. Andere tarieven (alle prijzen zijn incl. BTW): Gebruik energie

Deze kosten worden aangerekend indien er voor een “buitenactiviteit” elektriciteit en/of water wordt gevraagd door een vereniging of bedrijf:

		Verenigingen	Bedrijven
Elektriciteit	Halve dag:	20,00 EUR	100,00 EUR
Elektriciteit	Hele dag:	40,00 EUR	200,00 EUR
Wateraansluiting	Halve dag:	20,00 EUR	100,00 EUR
Wateraansluiting	Hele dag:	40,00 EUR	200,00 EUR

Tenten voor gebruik op het domein

Tenten kunnen enkel aangevraagd worden door een vereniging of bedrijf voor gebruik op het domein. Deze tenten worden opgesteld en afgebroken door het provinciepersoneel.

		Verenigingen	Bedrijven
Tent 8mx4m	Halve dag:	20,00 EUR	100,00 EUR
Tent 8mx4m	Hele dag:	40,00 EUR	200,00 EUR
Stertent Ø 7m of 12m	Halve dag:	40,00 EUR	200,00 EUR
Stertent Ø 7m of 12m	Hele dag:	60,00 EUR	300,00 EUR

ALGEMENE VOORWAARDEN

Gebruiksovereenkomst Prinsenpark

Provinciale Groendomeinen Regio Kempen (PGRK)

1. Confirmaties

1.1. De activiteiten die in één van de groendomeinen of infrastructuur van PGRK1 plaatsvinden, dienen minstens 14 dagen voor aanvang door de directie bevestigd te worden. Het terugsturen van een ondertekende offerte of schriftelijke bevestiging (brief of mail) voldoet om de boeking te bevestigen. Elk ondertekend document verbindt de ondertekenaar in eigen naam evenals de persoon of rechtspersoon waarvoor de ondertekenaar handelt.

1.2. Voor grote evenementen kan van de gebruiknemer een financiële aanbetaling of een waarborg gevraagd worden. Deze wordt gebaseerd op een percentage (20 %) van de gebruiksvergoeding.

2. Timing en aantal deelnemers

De gebruiknemer zal het overeengekomen tijdstip en aantal deelnemers van de activiteit

steeds in acht nemen. Hij zal PGRK een compensatie betalen van € 30,00 per noodzakelijk ingezet personeelslid en per gepresteerd uur in geval van overuren of onvoorziene bijkomende uitgaven vergoeden. De directie van PGRK beslist in dit geval onafhankelijk over het aantal noodzakelijk in te zetten personeelsleden. De gebruiknemer wordt hiervan schriftelijk (per brief of per e-mail) op de hoogte gesteld.

3. Wijziging van het aantal deelnemers

3.1. Bij het reserveren van een activiteit of evenement kan de gebruiknemer het aantal personen dat aanwezig zal zijn tot één week (zeven kalenderdagen) op voorhand wijzigen.

3.2. Indien het aantal deelnemers minder dan 1 week voor het evenement vermindert, wordt het initiële aantal deelnemers gefactureerd. Bij een vermeerdering van het aantal deelnemers, minder dan één week voor de activiteit of het evenement, wordt het bijkomende aantal deelnemers mee verrekend in de facturatie.

3.3. Aanpassingen aan het aantal deelnemers mogen niet hoger of lager zijn dan 10% van het initiële aantal dat vermeld staat in de gebruiksovereenkomst. Bijkomende deelnemers zullen aan het overeengekomen tarief aangerekend worden.

3.4. Indien het vooropgestelde aantal deelnemers afwijkt van het bevestigde aantal deelnemers, en de gebruiknemer een pakketprijs heeft bedongen, zal een meerprijs worden aangerekend volgens de vastgestelde algemene zaalprijzen (Bijlage 1).

3.5. Zonder schriftelijke melding van de gebruiknemer wordt het vooropgestelde aantal deelnemers dat vermeld staat in de gebruiksovereenkomst in rekening gebracht. Indien PGRK vaststelt dat de gebruiknemer bijkomende deelnemers niet correct heeft doorgegeven, wordt er een forfaitaire schadevergoeding aangerekend ten bedrage van 10% van de prijs die oorspronkelijk bedongen werd in de gebruiksovereenkomst.

4. Annulering

4.1. Annuleren van een vergaderzaal kan kosteloos tot 22 kalenderdagen voorafgaand aan de activiteit. Indien de zaal/de activiteit wordt geannuleerd binnen de 22 kalenderdagen voor aanvang van de activiteit, wordt 50% van de zaalhuur in rekening gebracht. In geval er een pakketprijs werd overeengekomen, wordt de officiële zaalhuur in rekening gebracht. Indien de zaal of het evenement binnen de 15 kalenderdagen voor de vooropgestelde datum wordt geannuleerd, wordt 75% van de totale prijsofferte aangerekend. Bij annulatie vanaf 7 kalenderdagen vóór de activiteit, wordt er 100% van de overeengekomen prijs in rekening gebracht.

1 PGRK maakt deel uit van de provincie Antwerpen, met ondernemingsnummer 0207.725.597 en maatschappelijke zetel te Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx.

4.2. Annuleringen dienen steeds schriftelijk door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs te worden meegedeeld aan PGRK. De gebruiknemer kan zich enkel beroepen op de annulering indien deze van PGRK een ontvangstmelding kreeg als bewijs van de gevraagde annulering.

5. Betaling

5.1. De activiteiten van PGRK worden automatisch aan de gebruiknemer gefactureerd na afloop (op basis van het effectief aantal aanwezigen of de minimumkost vastgelegd per begeleide wandeling).

5.2. Alle rekeningen of facturen zijn via bankoverschrijving betaalbaar, tenzij anders overeengekomen. Indien het ingevolge factuur of overeenkomst verschuldigde bedrag niet op de vervaldatum (30 kalenderdagen na evenementdatum) betaald werd, is van rechtswege en zonder enige verwittiging een nalatigheidsinterest van 1% per begonnen maand verschuldigd. Bij niet-nakoming van de contractuele verbintenis van betaling na verzending van een aangetekende ingebrekestelling is een forfaitaire schadevergoeding van 10% door de gebruiknemer verschuldigd. Alle bijkomende kosten veroorzaakt door wanbetaling vallen ten laste van de gebruiknemer. Deze kunnen eveneens worden afgehouden van de gestelde waarborg. De gebruiknemer wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

5.3. Klachten of bezwaren moeten schriftelijk (per brief of e-mail) worden ingediend binnen 8 kalenderdagen na de activiteit en dienen gericht te worden aan de directie van PGRK. Na deze termijn worden leveringen en prestaties van PGRK beschouwd als definitief aanvaard. Voor de geleverde maaltijden en dranken is na verbruik geen klacht meer mogelijk.

6. Algemeen

6.1. Het is niet toegelaten om tijdens het evenement op eigen initiatief de voorziene maaltijden en dranken door te verkopen.

6.2. Voertuigen om te laden en te lossen worden enkel in het domein toegelaten op afgesproken momenten, bepaald door de directie van PGRK. Na het lossen moeten de wagens onverwijld op de parking geplaatst worden. In geen geval mogen zij bij het gebouw gestationeerd blijven. Indien nodig krijgen zij een doorgangsbewijs.

6.3. Het is verboden op ramen, deuren, muren, vloeren en dergelijke nagels aan te brengen, ze te beplakken, te beschrijven en te beschilderen. Indien dit niet wordt nageleefd en de gebruikgever hiervan schade ondervindt, zullen de kosten hiervan door de gebruiknemer gedragen worden.

6.4. Schade die hetzij opzettelijk, hetzij onopzettelijk werd aangebracht aan de installaties of infrastructuur van PGRK, valt solidair onder de verantwoordelijkheid van diegene die ze veroorzaakt heeft en deze die de activiteit heeft georganiseerd. Behoudens andere afspraken na de feiten, zal de schade aan de gebruiknemer gefactureerd worden of van de gestelde waarborg worden afgehouden. In dit laatste geval wordt de gebruiknemer schriftelijk op de hoogte gesteld van de afhouding op de borg.

6.5. De gebruiknemer dient zich in regel te stellen met en is verantwoordelijk voor eventuele bijkomende administratieve verplichtingen van het evenement of de activiteit die hij organiseert, zoals gebeurlijk het afsluiten van verplichte verzekeringen, het verkrijgen van eventuele vergunningen bij de gemeente of andere overheden en toelatingen van Billijke Vergoeding of SABAM/Unisono. Deze lijst is geenszins limitatief. PGRK is niet verantwoordelijk voor eventuele verplichte annulering of stopzetting van het evenement, naar aanleiding van het niet-conformeren van de gebruiknemer met deze administratieve verplichtingen. De gebruiknemer heeft in dit geval geen recht op schadevergoeding in hoofde van PGRK.

6.6. Alle geschillen betreffende de uitvoering van deze overeenkomst vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen.

6.7. De gebruiknemer treedt op als hoofdverantwoordelijke voor de organisatie van de activiteit of het evenement. De gebruiknemer zal PGRK vrijwaren voor alle mogelijke aanspraken die derden ten aanzien van PGRK en/of de provincie Antwerpen zouden formuleren met betrekking tot het gebruik van de zalen of het evenement dat door de gebruiknemer wordt georganiseerd.

6.8. PGRK is niet verantwoordelijk voor aangebrachte en/of achtergelaten materialen van derden, voor ongevallen, noch t.o.v. het publiek, noch ten opzichte van de organisatoren. Er is geen toezichts- of bewaringsplicht ten opzichte van eventuele binnengebrachte verloren voorwerpen.

6.9. De gebruiknemer erkent het Algemeen Reglement voor de Provinciale Domeinen gelezen te hebben evenals het parkreglement van het betreffende domein van PGRK. Dit reglement dient tijdens de activiteit strikt nageleefd te worden.

6.10. De in de gebruiksovereenkomst vermelde prijzen vervangen alle voorgaande.