Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk Reglement
Definitief versie 1.1 – 5 juni 2019
DIT REGLEMENT BEVAT DE HUISHOUDELIJKE REGELS DIE GELDEN VOOR ALLE LEDEN VAN “TUINVERENIGING HAALDEREN” EN IS SAMENGESTELD OVEREENKOMSTIG HET BEPAALDE IN DE STATUTEN VAN 22 NOVEMBER 2018.
1. BEGRIPPEN
Vereniging | Tuinvereniging Haalderen te Haalderen in de Gemeente Lingewaard (Inschrijvingsnummer KvK 71556087); |
Volkstuin | Is een perceel grond op het volkstuincomplex van de Vereniging en is bedoeld voor het telen van groente, fruit, aardappelen, kruiden en bloemen. |
Kandidaat-lid | Persoon die lid wil worden van de Vereniging en wil in aanmerking komen voor een volkstuin. |
Lid | Persoon dat als lid tot de Vereniging is toegetreden; |
Lid zonder volkstuin | Persoon dat als lid tot de Vereniging is toegetreden, maar geen volkstuin (meer) heeft. |
Hoofdlid | Persoon dat als lid van de Vereniging een Gebruikersovereenkomst heeft getekend voor een Volkstuin. |
Partnerlid | Persoon dat als lid van de Vereniging tuiniert bij het hoofdlid op zijn/haar volkstuin. |
Xxxxxx | Xxxxxxx dat als (voormalig) lid van de Vereniging door de Algemene Leden Vergadering benoemd tot erelid door zijn of haar buitengewone verdiensten voor de Vereniging. |
Gebruikersovereenkomst | Schriftelijke overeenkomst tussen de Vereniging en een (Hoofd)lid, die recht geeft op het gebruik van de daarin vermelde volkstuin. |
ALV | Algemene Leden Vergadering. |
HHR | |
Inschrijfgeld | Eenmalig bijdrage die nieuwe leden moeten betalen. |
Contributie | Jaarlijkse bijdrage voor het lidmaatschap van de Vereniging. Deze wordt betaald door alle leden. (met uitzondering van kandidaat-leden) |
Borg | Eenmalig bedrag voor het in bruikleen mogen nemen van een volkstuin. Dit bedrag wordt teruggegeven nadat de volkstuin leeg en schoon wordt teruggegeven aan de Vereniging. |
Tuinhuur | Jaarlijkse bijdrage voor de huur van een volkstuin. Dit bedrag is een vast bedrag per m2. |
Verbruikskosten | Jaarlijkse bijdrage voor de verbruikskosten, zoals elektriciteit en het gebruik van de pompen. |
2. LIDMAATSCHAP
2.1. AANMELDING
2.1.1. Personen die lid willen worden en een volkstuin willen huren dienen dit via het inschrijfformulier aan te vragen bij het secretariaat.
2.1.2. Na beoordeling kan het bestuur de Persoon als kandidaat-lid accepteren en wordt op de wachtlijst geplaatst. Het kandidaat-lid krijgt van het secretariaat een schriftelijke bevestiging dat hij of zij op de wachtlijst is geplaatst.
2.1.3. Tevens ontvangt het kandidaat een snelkoppeling (URL) naar de statuten, het huishoudelijk reglement en de privacy regels, welke zijn te vinden op onze website.
2.1.4. Leden worden geacht de inhoud van de statuten, het huishoudelijk reglement en de privacy regels te kennen en volgens deze regels te handelen.
2.1.5. Een kandidaat-lid kan tijdens zijn verblijf op de wachtlijst ook lid worden van de Vereniging als Lid zonder volkstuin. Hij/Zij is dan onderdeel van de Vereniging en mag als zodanig ook aanwezig zijn bij de ALV en andere activiteiten.
2.1.6. Als lid betaal je naast de contributie, éénmalig het inschrijfgeld.
2.2. TOEWIJZING VOLKSTUIN
2.2.1. Als er een volkstuin beschikbaar komt zal het bestuur deze z.s.m. weer verhuren.
2.2.2. Indien een Volkstuin voor de verhuur vrijkomt, wordt het eerste (kandidaat-)lid op de wachtlijst daarvan door het bestuur op de hoogte gesteld. Gaat het (kandidaat-)lid over tot het tekenen van de gebruikersovereenkomst, dan is hij/zij lid van de Vereniging, echter het eerste jaar is een proefjaar.
2.2.3. Het bestuur heeft de mogelijkheid om van de wachtlijst af te wijken als daar voldoende redenen voor zijn.
2.2.4. Een lid betaalt naast de tuinhuur en verbruikskosten, éénmalig een borg voor het in bruikleen nemen van de tuin. Nadat de huurder zijn Volkstuin achterlaat conform het gestelde in artikel 2.5 dit ter beoordeling aan het bestuur, ontvangt hij/zij de borgsom terug.
2.3. PARTNERLID
2.3.1. Indien een lid een medetuinder regulier op zijn Volkstuin laat werken dan is de medetuinder verplicht om lid van de Vereniging te worden. (Partnerlid)
2.3.2. Een lid kan het verzoek doen de Volkstuin met een Partnerlid te delen. Een Partnerlid is ook lid van de Vereniging. Beiden zijn verantwoordelijk voor het naleven van de regels van de Vereniging.
2.3.3. Een Partnerlid heeft, bij beëindiging van de gebruikersovereenkomst door het Hoofdlid, de mogelijkheid een Volkstuin over te nemen. Het Partnerlid moet dan wel 2 jaar lid zijn van de Vereniging. Een dergelijk verzoek is ter beoordeling door het bestuur.
2.4. BEËINDIGING LIDMAATSCHAP
2.4.1. Het lidmaatschap eindigt:
- Door schriftelijke opzegging voor 1 december van elk jaar, door de huurder.
- Door schriftelijke opzegging door het bestuur, na een eerste proefjaar. Opzegging kan alleen als een op het tuincomplex aanwezige tuincommissie ter zake is gehoord. Er is voor de huurder geen beroepsmogelijkheid.
- Door schriftelijke opzegging door het bestuur, met ingang van de eerste van een kalendermaand in het lopende jaar, als de huurder, gehoord de op het tuincomplex aanwezige tuincommissie, in strijd handelt met de voorwaarden gesteld in de statuten, het huishoudelijk reglement en/of de gebruikersovereenkomst.
2.4.2. Altijd als het lidmaatschap eindigt, moeten de Volkstuin en de aangrenzende paden, conform de bepalingen in het huishoudelijk reglement, vrij van bouwsels, beplantingen, onkruid, bomen, struiken, opstallen en materialen en zonder achterstallig onderhoud door de
huurder worden verlaten. In geval de huurder het bepaalde niet nakomt, is de verhuurder gerechtigd dit voor rekening van de huurder te doen uitvoeren. De kosten die de verhuurder maakt worden bij de huurder in rekening gebracht en moeten binnen een maand na dagtekening worden betaald. Bij nalatigheid van de huurder in de nakoming van zijn betalingsverplichtingen, zijn de aan de incasso van de vordering verbonden
kosten altijd voor rekening van de huurder.
2.4.3. Wil het Lid zijn lidmaatschap voor het volgende jaar beëindigen, dan dient dit te geschieden vóór 1 december van het lopende jaar.
2.4.4. Opzeggen dient schriftelijk bij het bestuur van de Vereniging te geschieden.
2.4.5. Er moet wel voor het hele lopende jaar betaald worden, conform het bij de wet bepaalde (BW2:35.5).
2.4.7. Bij in gebreke stelling vervalt deze borgsom aan de Vereniging ter vereffening van verwijdering- en/of saneringskosten.
2.5. BEËINDIGEN GEBRUIKERSOVEREENKOMST
2.5.2. Opzeggen dient schriftelijk bij het bestuur van de Vereniging te geschieden.
2.5.3. Er moet wel voor het hele lopende jaar betaald worden, conform het bij de wet bepaalde (BW2:35.5).
2.5.4. Indien er eigendommen op de Volkstuin achterblijven na beëindiging van het lidmaatschap heeft de Vereniging het recht de Volkstuin te ontruimen.
2.5.5. Bij beëindiging van het lidmaatschap en/of gehuurde Volkstuin moet de gehuurde Volkstuin leeg, dus schoon en zonder verontreiniging (ook van de bodem) worden opgeleverd. Onder leeg en schoon wordt verstaan: vrij van onkruid en andere begroeiing, alsmede vrij van bomen, struiken en andere beplanting.
Ook bouwwerken; kas en/of schuurtje, platte broeibak, afscheidingen van rasterwerken en dergelijke, tegelpaden etc. moeten zijn verwijderd.
Bij in gebreke blijven zal de Vereniging verwijdering- en/of saneringskosten in rekening brengen, alsmede zullen de werkuren en afvoerkosten in rekening gebracht worden met een minimumbedrag van € 50,00 en komt de betaalde borgsom(men)te vervallen aan de Vereniging, mede ter vereffening van verwijdering- en schoon opleveringskosten.
2.5.6. Indien bij beëindiging er een nieuwe kandidaat voor de leeg op te leveren Volkstuin is, kan deze in overleg met het bestuur en de vertrekkende tuinder de overname van bouwwerken en beplanting regelen.
2.6. OVERIG
2.6.1. Eerstegraads familieleden (partner, ouders, schoonouders, kinderen, schoonzoons, schoondochters) krijgen voorrang bij het overnemen van de volkstuin.
2.6.2. Leden die onderling van Volkstuin willen ruilen, moeten hun ruilvoorstel schriftelijk indienen bij het secretariaat. Het bestuur zal dit voorstel beoordelen en zo snel mogelijk uitsluitsel geven. Het bestuur kan, gemotiveerd een ruil weigeren.
3. HET BESTUUR
3.1. VOORZITTER
3.1.1. De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de Vereniging. Hij is verplicht er op toe te zien dat de statuten, het huishoudelijk reglement en de gebruikersovereenkomsten van de Vereniging worden nageleefd en dat besluiten die in de algemene vergadering genomen worden, worden uitgevoerd. Voorts zorgt hij er voor dat alle, door het bestuur genomen beslissingen, worden uitgevoerd. De voorzitter is woordvoerder namens de Vereniging en vertegenwoordigt de Vereniging naar buiten.
3.1.2. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door een van de andere bestuursleden.
3.2. SECRETARIS
3.2.1. De secretaris houdt het ledenregister van de Vereniging bij. Hij/zij houdt administratie van de gebruikersovereenkomsten. Verder verzorgt de secretaris alle correspondentie. Hij/zij zorgt er voor, dat alle bij hem binnengekomen stukken, die betrekking hebben op de Vereniging ter kennis worden gebracht van de voorzitter. Hij/zij maakt van elke vergadering een verslag. De secretaris maakt, in samenspraak met een aanwezige tuincommissie, een jaarverslag van activiteiten.
3.3. PENNINGMEESTER
3.3.1. De penningmeester is belast met de financiën van de Vereniging. Hij int de inschrijfgelden, de huren en andere vorderingen en doet voor de Vereniging de noodzakelijke betalingen. Inkomsten en uitgaven worden nauwkeurig geregistreerd.
3.3.2. Hij is ten allen tijde verplicht om aan het bestuur of aan degene, die door het bestuur is gemachtigd, alle inlichtingen betreffende zijn beheer te verschaffen, tevens inzage te verstrekken van de bescheiden die hierop betrekking hebben, alsmede kascontrole toe te staan.
3.3.3. De penningmeester brengt op de jaarlijkse algemene ledenvergadering een schriftelijk verslag uit over het gevoerde financiële beleid van het voorgaande boekjaar, de zogenaamde jaarrekening.
3.4. OVERIG
3.4.1. Kasmiddelen van de Vereniging worden op een bankrekening geplaatst. Bij een positief banksaldo zal in overleg met het bestuur een deel van de middelen op een spaarrekening worden geplaatst. Beleggen met het geld van de Vereniging is niet toegestaan.
3.4.2. Opgave van kandidaten voor een bestuursfunctie kan tot een half uur voor de algemene ledenvergadering bij de secretaris.
3.4.3. Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar. Hierna zijn ze eventueel herkiesbaar. De volgorde van aftreden wordt bepaald door het bestuur.
3.4.4. Bestuursleden hebben een opzegtermijn van drie maanden.
3.4.5. Het rooster is te vinden in: Bijlage 1 – Rooster van aftreden
4. COMMISSIES
4.1. KASCOMMISSIE
4.1.1. De leden van de kascommissie mogen geen deel uit maken van het bestuur. Jaarlijks treedt het langst zittende lid terug en wordt een nieuw lid benoemd.
4.1.2. De kascommissie heeft inzage in alle bescheiden van de Vereniging. Het bestuur en met name de penningmeester dienen alle gegevens beschikbaar te stellen.
4.1.3. De jaarrekening wordt door de kascommissie voor akkoord getekend. Het resultaat van onderzoek wordt aan de algemene ledenvergadering medegedeeld.
4.2. TUINCOMMISSIE
4.2.1. Bij de controle op de naleving van de huurders verplichtingen, kan het bestuur, zo nodig, ondersteund worden door een tuincommissie. De controle zal middels een aantal, vooraf aan de ledenbekend gemaakte aandachtsvelden, plaatsvinden. Als de huurders verplichtingen onvoldoende worden nageleefd, ontvangen huurders hierover schriftelijk bericht.
4.2.2. Het bestuurslid met het aandachtsgebied Tuinbeheer is de voorzitter van de tuincommisie.
5. ALGEMENE LEDENVERGADERING.
5.1. Voorstellen voor deze vergaderingen moeten een week voor een ledenvergadering zijn ingediend bij de secretaris.
5.2. De algemene ledenvergadering benoemt jaarlijks een kascommissie van twee leden. Deze leden controleren de jaarrekening.
6. WERKOCHTENDEN
6.1. Alle leden zijn verplicht om twee werkochtenden per jaar vrijwilligerswerk voor de Vereniging te verrichten.
6.2. Vrijstelling, bijvoorbeeld door leeftijd of lichamelijke beperking dient aangevraagd te worden bij het bestuur.
6.3. De tuinbeheerder zal ruim van te voren de werkochtenden en werkzaamheden bekend maken.
7. KASSEN EN BOUWWERKEN
7.1. Voor een bouwwerk en/of kas hoger dan 60 cm. is schriftelijke toestemming van het bestuur vereist. De aanvraag moet ook schriftelijk worden ingediend, voorzien van een plattegrond van het bouwwerk en de plaats waar het bouwwerk gepland is.
7.2. Het kas mag maximaal 2,50 meter hoog zijn.
7.3. De maximale te bebouwen oppervlakte voor een kas bedraagt 25% van de oppervlakte van de Volkstuin met een maximum van 30m².
7.4. Het is niet toegestaan om een huisje te plaatsen.
7.5. Goedkeuring van de aanvraag wordt schriftelijk medegedeeld met eventuele wijzigingen voor de uitvoering. Bij afwijkende uitvoering wordt een onmiddellijke bouwstop ingesteld.
7.6. Een kas wordt op eigen risico geplaatst.
8. VERPLICHTINGEN EN GEDRAGREGELS
8.1. Het is niet toegestaan om onbevoegd de Volkstuin van een ander te betreden. Bestuursleden mogen bij het uitoefenen van hun functie iedere tuin, kas betreden en inspecteren.
8.2. De Verenigingsleden moeten toestaan, dat op hun Volkstuin werkzaamheden worden verricht, die het bestuur noodzakelijk acht voor de instandhouding en het verbeteren van het tuincomplex, dan wel de aangrenzende tuinen. Dit werk geschiedt na overleg met het betreffende Verenigingslid.
8.3. Ieder lid zal er voor waken overlast te veroorzaken op het gehele tuincomplex.
8.4. Het is verboden om luidruchtige muziek te maken.
8.5. Het is niet toegestaan om gedurende de nacht op het tuincomplex te verblijven.
8.6. Het is niet toegestaan om bijen, konijnen, pluimvee, geiten of andere dieren op een Volkstuin te houden, tenzij hiervoor schriftelijke toestemming is verkregen van het bestuur.
8.7. Het is niet toegestaan om vuil of tuinafval op de gemeenschappelijke paden en/of in het openbaar groen rond het tuincomplex te deponeren.
8.8. Het niet toegestaan om grond, grind, puin, of ander bouwmateriaal te deponeren of op te slaan in een tuin, of op of bij een tuincomplex.
8.9. Het is niet toegestaan stimulerende en/of verdovende middelen zoals hennepplanten te verbouwen of op de Volkstuin te hebben.
8.10. Mest, grond, zand of houtsnippers mogen maximaal 2 weken op het terrein voor de ingang blijven liggen.
8.11. Op het tuincomplex moeten honden worden aangelijnd en mogen niet op de tuinen komen van de andere leden. Uitwerpselen dienen onmiddellijk te worden opgeruimd.
8.12. Gereedschap in eigendom van de Vereniging mag niet voor gebruik buiten het tuincomplex worden meegenomen.
8.13. Het clubhuis en terras mag niet als opslagruimte door de leden worden gebruikt, tenzij hiervoor schriftelijke toestemming is verkregen van het bestuur.
8.14. De leden van de tuinvereniging zijn verantwoordelijk voor al wat door hun gezinsleden en familieleden, gasten en huisdieren op het tuincomplex wordt gedaan.
8.15. Het bestuur behoudt zich het recht voor om bij wangedrag de huur van de Volkstuin op te zeggen en de kosten veroorzaakt door het wangedrag, na aansprakelijkstelling, op het verantwoordelijke lid te verhalen.
8.16. De tuinvereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade door een ongeval, diefstal of enig andere oorzaak, tijdens het verblijf op het tuincomplex, of op het betreden of verlaten daarvan.
9. TUINIEREN OP DE VOLKSTUIN
9.1. Een volkstuin is een perceel grond op het tuincomplex van de Vereniging en is bedoeld voor het telen van groenten, fruit, aardappelen, bloemen en heesters.
9.2. De aangebrachte tuinnummering is eigendom van de Vereniging en mag niet worden verplaatst of verwijderd.
9.3. De Volkstuin (of delen daarvan) mag niet aan derden voor gebruik worden afgestaan of worden onderverhuurd.
9.4. Ieder lid zal de Volkstuin ordelijk bewerken.
9.5. Elk lid dient de helft van de paden grenzend aan zijn/haar Volkstuin onkruidvrij te houden.
9.6. Het storten van afval in de ruimste zin (koolstronken, puin, glas, hout, etc. is op geen enkele plaats op het tuincomplex toegestaan. Compost en/of mest mogen op één locatie op de Volkstuin worden verzameld.
9.7. Het is wettelijk verboden vuur te stoken op het tuincomplex. Eventuele boetes zijn voor eigen rekening.
9.8. Laagstam vruchtbomen, struiken en heesters zijn toegestaan, mits ze geen overlast en schaduw veroorzaken bij medetuinders. De totale hoogte mag maximaal 2.50 m en de breedte maximaal 2.00 m zijn. Ze moeten minimaal 1.5 meter van de erf scheiding geplant worden. Andere bomen dan vruchtbomen zijn niet toegestaan.
9.9. Op de Volkstuin mogen slechts die gewassen worden verbouwd welke naar hun aard en hoeveelheid bestemd zijn voor normaal huishoudelijk gebruik. Gewassen gekweekt op de Volkstuin mogen niet worden gebruikt voor de verkoop.
9.10. Elk Verenigingslid bewerkt en gebruikt de Volkstuin ordelijk en veroorzaakt geen overlast bij de andere tuinders. Achterstallig onderhoud en daarmee gepaard gaande onkruidgroei is niet toegestaan.
9.11. Het lid dient de nodige maatregelen te nemen tot het weren van ongedierte.
9.12. Ter voorkoming van ongedierte en ziekten wordt wisselteelt op het tuincomplex verplicht. (tuinoppervlak in minimaal 3 delen verdelen).
9.13. Beplantingen in de buurt van erf scheidingen mogen de naastgelegen huurder niet tot last zijn.
9.14. Het plaatsen van hagen als erfscheiding is verboden. Dit geldt ook voor prikkeldraad.
9.15. Beplantingen in de gehuurde Volkstuin mogen niet op de gemeenschappelijke paden overhangen. Ook in de tuinen die grenzen aan de buitenkant van het tuincomplex mag de beplanting niet overhangen. Het bestuur laat het gewas, dat overhangt, zonder waarschuwing vooraf, periodiek verwijderen. Bij het in gebreke blijven zullen de verwijderingskosten en de schoonmaakkosten worden verhaald op de laatste huurder.
9.16. Uiterlijk 1 april dient de volkstuin te zijn opgeruimd vrij zijn gemaakt van onkruiden.
9.17. Van 1 april t/m 1 november vindt er maandelijks een tuinschouw plaats. Deze kan worden uitgevoerd door het bestuur of een tuincommissie (die het bestuur adviseert).
9.18. Het bestuur kan het lidmaatschap en de huur van tuinders die in gebreke zijn en blijven, éénzijdig opzeggen. Het bestuur volgt hierbij de volgende procedure:
- Het Verenigingslid wordt door het bestuur of door de tuincommissie op de hoogte gebracht van het feit dat het bestuur vindt dat er sprake is van een verwaarloosde tuin, die overlast geeft aan derden. Het lid krijgt 14 dagen de gelegenheid om het noodzakelijke onderhoud te doen.
- Bij geen of onvoldoende activiteit na 14 dagen, ontvangt het Verenigingslid een schrijven, waarin het bestuur het lid in gebreke stelt. In deze brief ontvangt het lid ook de aankondiging dat bij in gebreke
blijven, hij na wederom 14 dagen, hij een brief ontvangt, waarin de gebruikersovereenkomst en dus ook het lidmaatschap wordt beëindigd. De regels voor het schoon opleveren van de Volkstuin blijven van kracht.
10. TARIEVEN
10.1. De tarieven zijn te vinden in: Bijlage 2 – Tarieven.
11. SLOTBEPALINGEN
11.1. Het Huishoudelijk reglement kan slechts worden gewijzigd door het besluit van de algemene ledenvergadering. Voorstellen tot wijzigingen worden op de agenda van de betreffende vergadering geplaatst.
11.2. Een besluit tot wijziging van het reglement wordt genomen in de algemene ledenvergadering met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Een wijziging van het reglement treedt in werking zodra het besluit daartoe is genomen.
11.3. In alle gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
DIT HERZIEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT IS VASTGESTELD OP DE ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN 5 JUNI 2019.
ALLE VOORGAANDE UITGAVEN KOMEN HIERMEDE TE VERVALLEN. WAS GETEKEND 5 JUNI 2019:
Naam | |||
Functie | |||
Handtekening |
BIJLAGE 1: ROOSTER VAN AFTREDEN BESTUURSLEDEN
Rooster per 1 januari 2023
Jaar | Functie | Naam |
2023 | Penningmeester & Secretaris | Xxxxx Xxx |
2024 | Techniek & Tuinbeheer | Xxxxxxx xx Xxxxx |
2025 | Voorzitter | |
2026 | Penningmeester & Secretaris | |
2027 | Techniek & Tuinbeheer | |
2028 | Voorzitter |
Tarieven per 1 januari 2023:
Omschrijving | Frequentie | Bedrag | Toelichting | |
Kandidaat-lid (wachtlijst) | € | 0,00 | ||
Inschrijfkosten lidmaatschap | (éénmalig) | € | 5,00 | |
Contributie lid zonder tuin | (jaarlijks) | € | 7,50 | |
Contributie Hoofdlid | (jaarlijks) | € | 12,50 | |
Contributie Partnerlid | (jaarlijks) | € | 7,50 | |
Borg tuinhuur per 50 m2 | (éénmalig) | € | 10,00 | |
Huur Volkstuin per m2 | (jaarlijks) | € | 0,30 |