Samenwerkingsconvenant voor de Planuitwerkingsfase ERTMS
Samenwerkingsconvenant voor de Planuitwerkingsfase ERTMS
Partijen
1. De Staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu, W.J. Xxxxxxxx, handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan, en als rechtsgeldige vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden, gezeteld te 's-Gravenhage, verder te noemen: "IenM";
2. De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ProRail B.V., vertegenwoordigd door haar bestuurder, ir. P.E.M. Buck ,
3. NS Groep N.V., vertegenwoordigd door President-Directeur, drs. T.H. Huges Gezamenlijk hierna te noemen: Partijen
Overwegende dat:
a. Met de Lange Termijn Spooragenda de ambitie is gesteld om de kwaliteit van het spoor als vervoerproduct te verbeteren, zodat reizigers en verladers de trein in toenemende mate als een aantrekkelijke vervoersoptie zien en deze intensiever (gaan) gebruiken;
b. ERTMS getuige het onderzoek dat is verricht in het kader van de Voorkeursbeslissing ERTMS van 11 april 2014 van de Staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu (Tweede Kamer, 33 652, nr. 14) een belangrijke bijdrage kan leveren aan het realiseren van deze ambitie, door het verhogen van de veiligheid, interoperabiliteit, capaciteit, snelheid en betrouwbaarheid op het spoor;
c. Partijen de invoering van XXXXX daarom zien als een gezamenlijk doel en om bij invoering van ERTMS een werkend vervoersysteem te kunnen garanderen, hebben gekozen om in de Planuitwerkingsfase gebaseerd op onderling vertrouwen en intensief samen te werken;
d. Met de Voorkeursbeslissing ERTMS volgens de MIRT-systematiek de Planuitwerkingsfase van het Programma ERTMS is gestart, waarin op initiatief van IenM gekomen moet worden tot concrete Projectbeslissingen voor ERTMS;
e. Bij de verdere ontwikkeling en invoering van het treinbeveiligingssysteem ERTMS steeds de ombouw van materieel en de inbouw in de infrastructuur in hun onderlinge samenhang moeten worden bezien;
f. Een goede samenwerking en onderling vertrouwen tussen alle spoorpartijen daarom van het grootste belang is in dit Programma;
g. In de Planuitwerkingsfase de samenwerking tussen Partijen om te komen tot een werkend vervoersysteem intensiever zal moeten zijn dan in de afgeronde Verkenningsfase, omdat de betekenis van de keuzes voor alle Partijen steeds groter zal worden (kosten en risico’s zijn groter);
h. Partijen inzien dat zij al het mogelijke moeten doen om de realisatie van het Programma te bevorderen, onder meer door mogelijke kansen om het gezamenlijke doel sneller of slimmer te realiseren te signaleren en met elkaar te delen, en dat zij het Programma voor risico’s moeten behoeden door alle risico’s te benoemen, in transparantie met elkaar te delen en zoveel mogelijk weg te nemen dan wel te beheersen;
i. Partijen streven naar een invoer van ERTMS die optimaal samenhangt met
andere programma’s zoals PHS, conform de geïntegreerde aanpak in de Lange Termijn Spooragenda;
j. Partijen daarom in dit Convenant afspraken willen vastleggen over in ieder geval de wijze van samenwerking en organisatiestructuur tijdens de Planuitwerkingsfase, de escalatiemogelijkheden bij eventuele geschillen en de bekostiging van de Planuitwerkingsfase, en
k. Het vanuit de samenwerking bezien van groot belang is dat Partijen elkaar continu informeren over spoorzaken, waarvan informatie vanuit een gezamenlijk perspectief bezien relevant kan zijn voor het Programma.
Komen als volgt overeen:
Paragraaf 1 Definities en doel
Artikel 1 Definities en uitleg
• Basisrapportage: het startdocument van de parlementaire controle op het groot project ERTMS zoals bedoeld in de Regeling Grote Projecten en een bijlage bij de Voorkeursbeslissing ERTMS;
• Bijlagen: de bijlagen zoals opgenomen bij dit Convenant en daarvan deel uitmakend;
• Convenant: het onderhavige samenwerkingsconvenant en zijn bijlagen;
• ERTMS: European Rail Traffic Management System;
• Hoofdwerkpakketmanagers: managers van de drie Hoofdwerkpakketten zoals bedoeld in artikel 13;
• Hoofdwerkpakketten: de drie Hoofdwerkpakketten vervoersysteem, infrastructuur en materieel zoals bedoeld in artikel 13;
• Manager programmabureau: manager als bedoeld in artikel 12 lid 4, die zich bezig houdt met de werkzaamheden die vallen onder politiek, besluitvorming en stakeholdermanagement;
• Manager programmabeheersing: manager als bedoeld in artikel 12 lid 4, die zich bezig houdt met programmabeheersing;
• Materieel: spoorvoertuig(en) als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Spoorwegwet;
• OBU: on board unit ERTMS die in het materieel wordt ingebouwd;
• Planuitwerkingsfase: fase conform de MIRT-systematiek waarin de Voorkeursbeslissing nader wordt uitgewerkt en wordt toegewerkt naar de benodigde Projectbeslissingen;
• Programmabeheersingsoverleg: adviesorgaan zoals bedoeld in artikel 14 en onderdeel van het governance model voor het Programma ERTMS;
• Programmadirecteur: persoon als bedoeld in artikel 12;
• Programmamanagementoverleg: overlegorgaan voor het Programma ERTMS als bedoeld in artikel 10 en onderdeel van het governance model;
• Programmateam: team als bedoeld in artikel 11 en waarvan de leden gezamenlijk werken aan het Programma ERTMS;
• Programmascope: omvang van het Programma als bedoeld in artikel 4;
• Projectbeslissingen: Go/No Go-beslissingen conform de MIRT-systematiek waarbij finale duidelijkheid is over de scope van het betreffende onderdeel van het Programma, de realisatieperiode, het budget en de verdeling van de risico’s tussen Partijen;
• Regiegroep: overlegorgaan als bedoeld in artikel 9 en onderdeel van het governance model voor het Programma ERTMS;
• Staatssecretaris: Staatssecretaris van het ministerie van Infrastructuur en Milieu;
• Systeemintegrator: onafhankelijk adviseur van het Programma ERTMS als bedoeld in artikel 15;
• Taakstellend budget: het bedrag als bedoeld in artikel 18, lid 2;
• Tripartite overleg: het bestuurlijk overleg tussen vertegenwoordigers van IenM, ProRail en NS als bedoeld in artikel 8 en onderdeel van het governance model voor het Programma ERTMS;
• Voorkeursbeslissing ERTMS: Beslissing van de Staatssecretaris conform de MIRT-systematiek van 11 april 2014 (Tweede Kamer, 33 652, nr. 14), waarin het voorkeursscenario voor de invoering van ERTMS is uitgewerkt en die het einde van de Verkenningsfase en het begin van de Planuitwerkingsfase inluidt, en
• Voortgangsrapportage: rapportage over het Programma ERTMS aan de Tweede Kamer die tenminste eenmaal per half jaar wordt uitgebracht en die voldoet aan de vereisten die zijn neergelegd in de Regeling Grote Projecten.
Artikel 2 Doel van de Planuitwerkingsfase
1. Het doel van de Planuitwerkingsfase is: “alle benodigde producten op te stellen en besluitvorming hierover te faciliteren waardoor beheerst toe wordt gewerkt naar één of meer (gedragen) Projectbeslissing(en) (start aanbesteden/
publicatie) voor het gefaseerd invoeren van ERTMS vanaf 2016, waarna het Programma de Realisatiefase in zal gaan.’’
2. Om dit doel te bereiken wordt in dit Programma gezamenlijk gewerkt aan alle producten die in de Planuitwerkingsfase worden gemaakt, waarbij de toepasselijke regelgeving en de door IenM aan NS en ProRail verleende concessies randvoorwaarden zijn.
3. Bij het nemen van de eerste Projectbeslissing door de Staatssecretaris dient de benodigde samenwerking tussen alle spoorpartijen en voortgang van het Programma, inclusief de systeemintegratie, voldoende te zijn gegarandeerd en moet er voldoende kennis in de spoorsector zijn opgebouwd om de aanbestedingen uit te kunnen voeren.
Artikel 3 Doel Convenant
1. Aangezien in de Planuitwerkingsfase op basis van de Voorkeursbeslissing intensiever tussen Partijen zal worden samengewerkt aan een werkend vervoersysteem, heeft dit Convenant als doel de samenwerking verder vorm te geven door het maken van heldere afspraken alsmede door uitgangspunten en randvoorwaarden te formuleren voor het werken tijdens de Planuitwerkingsfase, om deze in ieder geval achter de hand te hebben. In dit Convenant worden afspraken vastgelegd gericht op het realiseren van één of meer Projectbeslissingen voor ERTMS.
2. De samenwerkingsafspraken in dit Convenant tussen Partijen gaan in ieder geval over:
a. de wijze van samenwerking in het Programma;
b. de taken en verantwoordelijkheden van Partijen;
c. de door het Programma op te leveren producten;
x. xx xxxxxxx- en verantwoordelijkheidslijnen en de werkwijze bij escalatie;
e. het omgaan met kansen en risico’s, en
f. de bekostiging van het Programma.
3. Met deze samenwerkingsafspraken moet gewaarborgd worden dat vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt gewerkt aan één of meer Projectbeslissingen voor materieel en infrastructuur, waarbij dankzij de invoering van ERTMS het veiligheidssysteem moderniseert en waarbij ERTMS naast veiligheid en interoperabiliteit (i.c. vereenvoudiging van grensoverschrijdend spoorvervoer) ook potentiële voordelen biedt op het gebied van capaciteit, snelheid en betrouwbaarheid.
Xxxxxxxxx 0 Scope
Artikel 4 Programmascope, masterplanning, taakstellend budget en wijziging daarvan
1. De Programmascope zoals vastgesteld in de Voorkeursbeslissing ERTMS is opgenomen in bijlage 1. Voor het Programma geldt een masterplanning zoals is vastgelegd in paragraaf 5.3.5 van de Basisrapportage.
2. Beslissingen over wijzigingen van het Taakstellend budget worden genomen door de Staatssecretaris van IenM. Beslissingen over wijzigingen van de Programmascope en de masterplanning voor zover deze geen gevolgen hebben voor het Taakstellend budget, worden genomen door het Tripartite overleg. Beslissingen over wijzigingen die vallen binnen het Taakstellend budget en binnen de masterplanning worden genomen door de Regiegroep.
3. Wijzigingen in de Programmascope, taakstellend budget en de masterplanning, bedoeld in lid 1, worden opgenomen in de eerstvolgende Voortgangsrapportage.
Paragraaf 3 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Artikel 5 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van Partijen
1. In de Planuitwerkingsfase wordt de Voorkeursbeslissing gezamenlijk uitgewerkt, onverminderd ieders taken en verantwoordelijkheden voortvloeiend uit regelgeving en de door IenM aan NS en ProRail verleende concessies.
2. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tijdens de Planuitwerkingsfase zijn hieronder beschreven.
a. De Staatssecretaris is eindverantwoordelijk voor het Groot Project ERTMS.
b. IenM, ProRail en NS:
i. informeren elkaar over en weer continu over zaken die betrekking hebben op ERTMS of die relevant kunnen blijken voor het Programma ERTMS;
ii. informeren de Programmadirecteur in een zo vroeg mogelijk stadium over besluitvormingstrajecten die buiten de Programmascope vallen maar wel van belang zijn voor het Programma;
iii. zullen kansen en risico’s voor het Programma die zij signaleren delen met de overige Partijen en met de Programmadirecteur;
iv. mogen het advies van de Systeemintegrator niet ongemotiveerd naast zich neerleggen;
v. leveren alle voldoende kwalitatieve en kwantitatieve mankracht voor het Programmateam;
vi. delen kennis over ERTMS in brede zin met elkaar, en
vii. zien erop toe dat de leden van het Programmateam zich gecommitteerd voelen voor het gezamenlijk te bereiken resultaat, namelijk een werkend vervoersysteem.
c. IenM:
i. is initiatiefnemer en heeft regie op de voortgang, de inhoud en het proces;
ii. wijst zowel de Programmadirecteur als de Kwartiermaker aan, de overige Partijen gehoord;
iii. spant zich in om de regelgeving zodanig aan te passen of op te stellen dat ERTMS ingevoerd kan worden;
iv. wijst de Hoofdwerkpakketmanager voor het Hoofdwerkpakket vervoerssysteem aan, de overige Partijen gehoord;
v. stelt een Systeemintegrator aan de overige Partijen gehoord;
vi. legt verantwoording af aan de Tweede Kamer mede in verband met de Groot Project – status middels onder andere halfjaarlijkse voortgangsrapportages en rapportages ten behoeve van de begrotingscyclus;
vii. bewaakt de samenhang met andere beleidsprogramma’s en projecten;
d. ProRail wijst de Hoofdwerkpakketmanager voor Hoofdwerkpakket Infrastructuur aan, de overige Partijen gehoord.
e. NS wijst de Hoofdwerkpakketmanager voor het Hoofdwerkpakket Materieel aan, de overige Partijen gehoord.
Xxxxxxxxx 0 Proces
Artikel 6 Proces van de Planuitwerking
1. De Planuitwerkingsfase wordt opgedeeld in de fasen als beschreven in bijlage
2. Deze fasen kunnen elkaar gedeeltelijk overlappen.
2. Bij de start van de Planuitwerkingsfase richt de Kwartiermaker, samen met ad interim managers, het Programmateam in waaronder ook de inrichting van de verschillende Hoofdwerkpakketten is begrepen.
3. Met de (verschillende) Projectbeslissing(en) wordt de Planuitwerkingsfase voor het gehele of dat deel van het Programma afgesloten. Ruim voordat de (eerste) Projectbeslissing wordt genomen, treden Partijen in overleg over een mogelijk nieuw te sluiten convenant voor de Realisatiefase, waarin onder meer wordt vastgelegd wie voor de uitvoering van de Projectbeslissing(en) als aanbestedende dienst zal optreden. Hierbij worden eventueel andere vervoerders ook betrokken. Tevens worden afspraken gemaakt over de
verdeling van xxxxxx’x in die fase. In die fase is idealiter sprake van een gewone opdrachtgevers-opdrachtnemerrelatie en XxxX vervult hierin vooral een toetsende en monitorende rol.
Xxxxxxxxx 0 Organisatiestructuur
Artikel 7. Programmasturing
1. Programmasturing vindt plaats in het Tripartite overleg, de Regiegroep en het Programmamanagementoverleg.
2. In het Programma gelden de volgende uitgangspunten voor samenwerking:
a. wederzijds vertrouwen dat elke Partij streeft naar het beste resultaat voor het Programma ERTMS;
x. xxxxxxx naar optimaal resultaat voor “BV NL”, met begrip voor de zakelijke belangen van Partijen;
c. samenwerking in openheid;
d. overwegend medewerkers voor het Programmateam worden ingezet die 100% van hun aanstelling beschikbaar zijn voor het Programma;
e. elkaar aanspreken op het werken volgens deze uitgangspunten.
Artikel 8 Tripartite overleg
1. Er is een Tripartite overleg waarin de Staatssecretaris van IenM, de President- Directeur van ProRail en de President-Directeur van NS zitting hebben. De Staatssecretaris van IenM is voorzitter van dit overleg.
2. Het Tripartite overleg wordt door de voorzitter van de Regiegroep en de Programmadirecteur ingelicht over de stand van zaken van het Programma ERTMS.
3. Het Tripartite overleg neemt besluiten over:
x. xx xxxxxxxxxxx van de Programmascope en de masterplanning, voor zover deze geen gevolgen hebben voor het Taakstellend budget;
b. de wijziging van afspraken over bekostiging van het Programma;
c. overige zaken die buiten de reikwijdte van het Convenant vallen maar Partijen direct raken gegeven het doel van het Convenant, en
x. xx xxxxxxxxx van de tekst van het Convenant.
4. Bij besluitvorming binnen het Tripartite overleg over ERTMS wordt gestreefd naar consensus. Indien in het Tripartite overleg niet tot besluitvorming wordt gekomen, wordt gehandeld overeenkomstig artikel 22 van dit Convenant.
Artikel 9 Regiegroep
1. Er is een Regiegroep. De Directeur OVS is namens XxxX lid en voorzitter van dit overleg. ProRail en NS benoemen ieder één lid van de Regiegroep en hun plaatsvervangers. Bij de vergaderingen van de Regiegroep is de Programmadirecteur aanwezig. Hij licht de Regiegroep in over de stand van zaken van het Programma.
2. De Regiegroep heeft tot taak om met inachtneming van de gezamenlijke belangen van Partijen toezicht uit te oefenen op de totstandkoming en de uitwerking van het Programma binnen de Programmascope. De Regiegroep neemt in elk geval beslissingen binnen de Programmascope en de masterplanning, over de update van het Programmaplan Planuitwerkingsfase ERTMS, en over de vaststelling of wijziging van de volgende kaders:
a. Proces- en beheerskader;
b. Overkoepelend aanbestedingskader;
c. Kaders voor een werkend vervoersysteem;
3. Overige producten die door de Programmadirecteur worden voorgelegd, hebben een akkoord nodig van de Regiegroep. De plannen van de Systeemintegrator worden door de Regiegroep vastgesteld.
4. Bij besluitvorming binnen de Regiegroep wordt gestreefd naar consensus. Indien binnen de Regiegroep niet tot besluitvorming wordt gekomen, dan besluit het Tripartite overleg, na advies van de voorzitter van de Regiegroep.
5. Partijen zorgen ervoor dat hun lid van de Regiegroep binnen 5 dagen na ondertekening van het Convenant bekend wordt gemaakt en binnen de publieke regelgeving en wettelijke mogelijkheden wordt gemandateerd respectievelijk gevolmachtigd voor het binden van Partijen aan beslissingen die binnen de afspraken van het Convenant vallen.
Artikel 10 Programmamanagementoverleg
1. Er is een Programmamanagementoverleg. Hieraan nemen de Programmadirecteur, de Hoofdwerkpakketmanagers, de Manager programmabureau en de Manager programmabeheersing deel. Het Programmamanagementoverleg stuurt op het door de Hoofdwerkpakketten voldoen aan de algemene kaders, planningen en deelplanningen en bewaakt de voortgang van het Programma.
2. Bij besluitvorming binnen het Programmamanagementoverleg wordt gestreefd naar consensus. Indien binnen het Programmamanagementoverleg
niet tot besluitvorming wordt gekomen, dan besluit de Regiegroep, na advies van de Programmadirecteur.
Artikel 11 Programmateam
1. Er is een Programmateam. In dit Programmateam wordt gezamenlijk gewerkt aan de producten voor de Planuitwerkingsfase om te bereiken dat het Programma uiteindelijk binnen het Taakstellend budget, slagvaardig, resultaatgericht, doelmatig, goed beheersbaar en met draagvlak bij de Partijen wordt uitgevoerd. Het Programmateam heeft één gezamenlijke werklocatie.
2. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van het Programmateam of van leden daarvan zijn uitgewerkt in bijlage 3. De leden van het Programmateam krijgen hun opdrachten via hun Hoofdwerkpakketmanager, respectievelijk de manager programmabureau of de manager programmabeheersing van de Programmadirecteur en houden bij de uitvoering daarvan ruggespraak met hun moederorganisaties.
3. In het Programmateam wordt projectmatig gewerkt, waarbij vooraf plannen worden opgesteld die vastgesteld worden door de Programmadirecteur, met uitzondering van de plannen van de Systeemintegrator en worden geaccordeerd door de Regiegroep.
Artikel 12 Programmadirecteur
1. De Programmadirecteur stuurt het Programmateam aan en voert het Programma uit binnen de kaders gesteld door dit Convenant en de opdrachten van het Tripartite overleg en de Regiegroep. Hij legt verantwoording af aan het Tripartite overleg en de Regiegroep over:
a. de stand van zaken van het Programma;
b. of het Programma blijft binnen de Programmascope;
c. of het Programma blijft binnen het Taakstellend budget;
d. of de Masterplanning van het Programma gehaald wordt;
e. de verwachte uitgaven;
f. de risico’s en het risicomanagement van het Programma, en
g. het stakeholdermanagement.
2. De Programmadirecteur kan, met inachtneming van de geldende kaders van het Rijk, ten behoeve van het Programma ERTMS financiële verplichtingen namens IenM aangaan voor ten hoogste €1.000.000,- (exclusief BTW en prijspeil 2014).
3. In de fase voorafgaand aan de benoeming van de Programmadirecteur heeft de Kwartiermaker de bevoegdheden van de Programmadirecteur.
4. De Programmadirecteur beschikt over een programmabureau en een bureau programmabeheersing. Het programmabureau staat onder leiding van de Manager programmabureau en het bureau programmabeheersing onder leiding van de Manager programmabeheersing. De werkzaamheden van deze bureaus zijn uitgewerkt in bijlage 3.
5. De overige taken en bevoegdheden van de Programmadirecteur zijn opgenomen in bijlage 3.
6. De Programmadirecteur heeft een plaatsvervanger. Deze kan hem te allen tijde vervangen en heeft in dat geval dezelfde bevoegdheden als de Programmadirecteur.
Artikel 13 Hoofdwerkpakketten en Hoofdwerkpakketmanagers
1. Het Programma bestaat uit de volgende Hoofdwerkpakketten:
a. Hoofdwerkpakket 1 vervoersysteem;
b. Hoofdwerkpakket 2 infrastructuur, en
c. Hoofdwerkpakket 3 materieel.
2. Ieder Hoofdwerkpakket wordt aangestuurd door een Hoofdwerkpakketmanager. De Hoofdwerkpakketmanagers zijn verantwoordelijk voor aansturing, inrichting en uitvoering van de werkzaamheden en levering van de producten van het betreffende Hoofdwerkpakket. De Hoofdwerkpakketmanagers van Hoofdwerkpakket 2 infrastructuur en Hoofdwerkpakket 3 materieel zijn verantwoordelijk voor het leveren van input aan Hoofdwerkpakket 1 vervoersysteem.
3. De werkzaamheden in de Hoofdwerkpakketten worden uitgevoerd binnen de gestelde kaders zoals vastgesteld in dit Convenant en geaccordeerd door de Regiegroep zoals omschreven in artikel 9 lid 2.
Artikel 14 Programmabeheersingsoverleg
1. Er is een Programmabeheersingsoverleg. Aan dit overleg nemen deel vertegenwoordigers van IenM (Directie Financiën, Management en Control, Hoofddirectie Bestuurlijke en Juridische Zaken), Inspectie der Rijksfinanciën, Auditdienst Rijk, het Programmateam ERTMS en controllers van NS en ProRail, allen met de bevoegdheid om hun organisatie of organisatieonderdeel te vertegenwoordigen.
2. Het Programmabeheersingsoverleg bereidt de stukkenstroom ten behoeve van de Regiegroep voor en stemt deze af ten opzichte van de Programmascope, en geeft hierover advies aan de Programmadirecteur. De Programmadirecteur neemt dit advies mee naar de Regiegroep.
3. De leden van het Programmabeheersingsoverleg kunnen escaleren richting de respectievelijke Partijen.
Artikel 15 Systeemintegrator
1. Er is een Systeemintegrator. De Systeemintegrator is een onafhankelijk adviseur van het Tripartite overleg, de Regiegroep, het Programmamanagementoverleg en de leden van het Programmateam. De Systeemintegrator heeft met het oog op het werkend krijgen en houden van het vervoersysteem ERTMS als taak het bewaken en stimuleren van de voortgang in en de onderlinge samenwerking van Hoofdwerkpakketten 1, 2 en 3. Bij de uitvoering van zijn taak kan de Systeemintegrator probleempunten signaleren, en na het toepassen van hoor en wederhoor kan de Systeemintegrator bespreken, bemiddelen en escaleren.
2. De Systeemintegrator kan, indien deze dat wenst, met voorafgaande aankondiging aanwezig zijn bij het Tripartite overleg, de Regiegroep en het Programmamanagementoverleg. De Systeemintegrator krijgt de gelegenheid zijn punten nader toe te lichten. Het Tripartite overleg, de Regiegroep, het Programmamanagementoverleg en de leden van het Programmateam mogen het advies van de Systeemintegrator niet ongemotiveerd naast zich neerleggen.
3. De overige taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Systeemintegrator zijn neergelegd in bijlage 3.
Paragraaf 6 Bekostiging Planuitwerkingsfase en financiële afspraken
Artikel 16 Bekostiging Planuitwerkingsfase
1. Tijdens de Planuitwerkingsfase wordt in het Programmateam zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de door Partijen beschikbaar gestelde geschikte capaciteit. XxxX bekostigt tijdens de Planuitwerkingsfase de werkelijk door Partijen gemaakte kosten tot een maximum van de bedragen, zoals vastgelegd wordt in opdrachtbrieven. Partijen sturen een factuur die op basis van de toegekende kostenplaats wordt betaald op de tussen Partijen gangbare wijze via het Besluit Infrastructuurfonds. Hieronder vallen ook de uitgaven die Partijen tussen het moment van het nemen van de Voorkeursbeslissing en het
sluiten van dit convenant voor de Planuitwerkingsfase na goedkeuring van IenM hebben gemaakt.
2. XxxX bekostigt tijdens de Planuitwerkingsfase de inzet van de Systeemintegrator.
3. XxxX bekostigt tijdens de Planuitwerkingsfase de door Partijen op grond van het eerste lid, gemaakte kosten tot het moment dat expliciet genoemd wordt in een brief van XxxX over beëindiging van de samenwerking als bedoeld in de artikelen 24 of artikel 31.
Artikel 17 Financiële afspraken in verband met OBU’s
1. Dit artikel is niet van toepassing op ProRail.
2. IenM en NS stellen zo spoedig mogelijk na inwerkingtreding van dit Convenant een nadere overeenkomst op waarin afspraken worden gemaakt over de uitrusting van materieel met OBU’s en de financiering daarvan, met inachtneming van het bepaalde in de HRN-concessie, tenzij IenM en NS anders overeenkomen.
3. Bij het opstellen van deze nadere overeenkomst komen in elk geval de volgende onderwerpen aan bod:
a. Op welke kosten de afspraken precies betrekking hebben, hierbij valt te denken aan ontwikkelkosten, aanschafkosten, installatiekosten, beheer- en onderhoudkosten, kosten inzet reservematerieel, opleidingskosten machinisten en overig personeel;
b. Hoe bepaald wordt of de opgevoerde kosten marktconform zijn;
c. Hoe de baten berekend en verrekend zullen worden;
d. Voor welk bedrag of op welke wijze IenM (mede) zal financieren of bekostigen;
e. Het tijdspad dat beschikbaar is om de ombouw van het materieel te realiseren;
f. Wat de tegenprestatie van NS is, waarbij onder meer moet worden gedacht aan de specificaties van het onderdeel materieel in een werkend vervoersysteem, en
g. Welke risico’s er zijn en de verdeling van deze risico’s over partijen.
4. NS zal tijdig voor het eerste overleg als bedoeld in lid 2 een geüpdatet plan overleggen dat in ieder geval in gaat op de levensduur van het bestaande materieel (inzichtelijk gemaakt per type trein) van de ombouw van het materieel.
5. IenM en NS streven bij het uitwerken van deze nadere overeenkomst naar een maximaal maatschappelijk rendement en de daarbij behorende kostenoptimalisatie.
6. IenM en NS zullen de kosten die gehanteerd worden in de tussenproducten en resultaten van deze nadere overeenkomst laten toetsen op marktconformiteit, door een externe partij. Indien deze externe partij concludeert dat sprake is van incalculeren of declareren van bovenmatige kosten wordt het desbetreffende tussenproduct of resultaat aangepast.
Artikel 18 Overige afspraken
1. De bij de Voorkeursbeslissing onderliggende business case en kostenraming vormen de basis voor de verdere Planuitwerking.
2. Het Taakstellend budget voor het Programma bedraagt € 2,57 miljard (inclusief BTW en prijspeil 2014). XxxX zegt toe dit bedrag te reserveren in het Infrastructuurfonds. De Staatssecretaris zal jaarlijks het indexcijfer vaststellen, rekening houdend met de Index Bruto Overheidsinvesteringen en de indexatie zoals deze beschikbaar wordt gesteld door het Ministerie van Financiën.
3. Het definitief aanwenden van middelen in de Realisatiefase kan alleen, conform de MIRT-systematiek, na het nemen van Projectbeslissing(en).
4. Bij de werkzaamheden in de Hoofdwerkpakketten wordt gestreefd naar een maximaal maatschappelijk rendement en de daarbij behorende kostenoptimalisatie.
5. De kosten die gehanteerd worden in de tussenproducten en resultaten van de Hoofdwerkpakketten worden getoetst op marktconformiteit door een externe partij. Indien deze externe partij concludeert dat sprake is van incalculeren of declareren van bovenmatige kosten wordt het desbetreffende tussenproduct of resultaat aangepast.
Paragraaf 7 Informatievoorziening
Artikel 19 Risico’s en kansen
1. Partijen zijn ieder afzonderlijk verantwoordelijk voor het signaleren van risico’s, kansen of extra perspectieven die het Programma aangaan.
2. In het Programmateam wordt actief gezocht naar risico’s en kansen die een succesvolle uitrol van ERTMS kunnen belemmeren of bevorderen. Het Programmateam voert periodiek een risicoanalyse uit.
3. De risico’s en kansen als bedoeld in lid 1 en 2, worden geïdentificeerd en vervolgens gedeeld met de Programmadirecteur en de overige leden van het Programmateam die het aangaat. Risico’s dienen te worden weggenomen dan wel geminimaliseerd door het nemen van beheersmaatregelen.
Artikel 20 Informatievoorziening in verband met status Groot Project
1. Partijen zijn gehouden alle noodzakelijke informatie te verschaffen ten einde de Staatssecretaris onder meer in staat te stellen te voldoen aan de eisen zoals gesteld in de Regeling Grote Projecten als mede ten behoeve van onderzoek door de Auditdienst Rijk. Deze informatie omvat in ieder geval informatie over de doelstelling, reikwijdte, financiën, planning en de risico’s van het Programma. Daarnaast wordt ook ingegaan op de wijze waarop het Programma wordt beheerst.
2. De informatie wordt op verzoek van de Programmadirecteur namens de Staatssecretaris respectievelijk de Auditdienst Rijk door Partijen binnen 2 weken ter beschikking gesteld.
3. De Programmadirecteur specificeert namens de Staatssecretaris bij het verzoek welke informatie de Programmadirecteur van Partijen wenst te ontvangen.
Paragraaf 8 Aanpassing en geschillen
Artikel 21 Aanpassing Convenant
1. Tussentijds kunnen met instemming van alle Partijen aanvullende afspraken worden gemaakt of wijzigingen worden aangebracht door Bijlagen toe te voegen aan dit Convenant. De Bijlagen bevatten de aanvullende afspraken of wijzigingen en de schriftelijke verklaringen van instemming daarmee van Partijen.
2. Over de onderwerpen waar dit Convenant niet in voorziet, kunnen Partijen aanvullende afspraken maken door Bijlagen toe te voegen. De Bijlagen bevatten de aanvullende afspraken of wijzigingen en de schriftelijke verklaringen van instemming daarmee van Partijen.
3. Met instemming van alle Partijen kunnen andere partijen toetreden tot het Convenant.
Artikel 22 Geschillen tussen Partijen
1. Een Partij die meent dat een geschil bestaat, deelt dat schriftelijk aan de andere Partij(en) mee onder vermelding van de aard en inhoud van het geschil.
2. Het geschil wordt geagendeerd voor het eerstvolgende Tripartite overleg. Uiterlijk 2 werkdagen voor het Tripartite overleg zendt elke Partij die het aangaat zijn zienswijze over het geschil, alsmede een voorstel voor een oplossing daarvan, aan de andere Partij(en).
3. Partijen zullen zich voor een oplossing van het geschil tot het uiterste inspannen. Indien Partijen niet tot een oplossing van het geschil komen, staan zij open voor mediation.
Artikel 23 Afdwingbaarheid
De afspraken in dit Convenant zijn niet in rechte afdwingbaar. Partijen kunnen bij de burgerlijke rechter geen beroep doen op tekortkomingen in de nakoming van dit Convenant of van afspraken die daarmee samenhangen.
Artikel 24 Opzegging
1. Elke Partij kan het Convenant met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden schriftelijk opzeggen, indien een zodanige verandering van omstandigheden is opgetreden dat dit Convenant billijkheidshalve op korte termijn behoort te eindigen. Onder een zodanige verandering van omstandigheden wordt begrepen door het kabinet vastgestelde bezuinigingen. De opzegging moet de verandering in omstandigheden vermelden.
2. Indien een Partij het Convenant opzegt en één van de andere Partijen de geldigheid hiervan betwist, is artikel 22 lid 3 van overeenkomstige toepassing.
3. Wanneer een Partij het Convenant geldig opzegt, stuurt XxxX binnen 10 werkdagen een brief aan deze Partij met het tijdstip en de wijze waarop de samenwerking wordt beëindigd en treden de overige Partijen in overleg over de gevolgen van deze opzegging voor het Convenant.
4. Xxxxxxx van beëindiging van het Convenant krachtens opzegging is geen van de Partijen jegens een andere Partij schadevergoedingsplichtig.
Paragraaf 8 Overige bepalingen
Artikel 25 Ongeldigheid
Indien een bepaling van het Convenant in enige mate als nietig, vernietigbaar, ongeldig, onwettig of anderszins als niet-bindend moet worden beschouwd, zal die bepaling, voor zover nodig, uit het Convenant worden verwijderd en worden vervangen door een bepaling die wél bindend en rechtsgeldig is en die de inhoud van de niet-geldige bepaling zoveel als mogelijk benadert. Het overige deel van het Convenant blijft in een dergelijke situatie ongewijzigd, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.
Artikel 26 Communicatie met derden
Partijen treden in geval van communicatie met derden in het kader van het convenant op als één geheel. In de externe communicatie wordt geen onderscheid gemaakt tussen partijen, tenzij dit procedureel of op andere wijze wenselijk of wettelijk noodzakelijk is.
Artikel 27 Geen personenvennootschap
Partijen beogen niet een vennootschap onder firma, maatschap of andere personenvennootschap aan te gaan. Toepasselijkheid van de desbetreffende wettelijke bepalingen wordt zoveel mogelijk uitgesloten.
Artikel 28 Geheimhouding
1. Partijen stellen belangenverstrengeling- en geheimhoudingsprotocollen op en dragen er zorg voor dat door hen ingezette medewerkers van externe partijen een geheimhoudingsverklaring tekenen.
2. Partijen spannen zich in om de door hen ingezette hulppersonen alle informatie geheim te laten houden die bedoeld is om geheim te blijven, met name in aanbestedingsprocedures, tenzij Partijen op grond van de wet tot openbaarmaking gehouden zijn. In dit laatste geval worden de overige Partijen tijdig in kennis gesteld.
Artikel 29 Bijlagen
1. De Bijlagen maken integraal onderdeel uit van het Convenant mits gedateerd en geparafeerd door Partijen.
2. Een bijlage kan door de Regiegroep worden gewijzigd mits de wijziging binnen de afspraken van het Convenant valt en door de Leden van de Regiegroep is gedateerd en geparafeerd.
3. Indien een bijlage wordt gewijzigd dan gaat de bijlage met een latere datum voor de bijlage met een eerdere datum.
4. Bij strijdigheid tussen het bepaalde in een bijlage bij dit Convenant en het Convenant, prevaleert het Convenant, tenzij Partijen de strijdigheid in de betreffende bijlage expliciet hebben benoemd en deze bijlage hebben gedateerd en geparafeerd.
Artikel 30 Toepasselijk recht
Op dit Convenant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Artikel 31 Inwerkingtreding en beëindiging
1. Dit Convenant treedt in werking met ingang van de dag na de ondertekening door alle Partijen en eindigt op het moment dat de laatste Projectbeslissing voor materieel of infrastructuur is genomen.
2. Dit Convenant eindigt ook indien de Tweede Kamer der Staten-Generaal of het kabinet besluit dat XXXXX niet of niet verder wordt ingevoerd in Nederland. In een dergelijk geval is artikel 24, tweede en derde lid van overeenkomstige toepassing.
Artikel 31 Publicatie in de Staatscourant
Binnen tien werkdagen na ondertekening van het Convenant wordt de zakelijke inhoud daarvan door het Rijk gepubliceerd in de Staatscourant.
Bijlage 1: Programmascope
De Programmascope is:
a. op de spoorweginfrastructuur tot en met 2028 op basis van beproefde technologie ERTMS Level 2 aan te leggen op de voor 2020 en 2030 verplichte EU-TEN corridors en grote delen van de PHS-corridors in de Randstad.
b. er wordt gestart met materieelombouw.
Meer in detail betekent dit dat bij de nadere uitwerking in de komende Planuitwerkingsfase de volgende punten leidend zijn:
i. Ten minste voldoen aan de EU-verplichting om ERTMS in 2020 te hebben ingevoerd op de aangewezen lijnen (Amsterdam-Betuweroute en Kijfhoek-België).
ii. Ten minste voldoen aan de EU-verplichtingen om ERTMS in 2030 te hebben ingevoerd op de aangewezen lijnen.
iii. Voldoen aan de reeds genomen Voorkeursbeslissing over aanleg van ERTMS op de SAAL- corridor (Schiphol/Amsterdam/Almere/Lelystad; 2023).
iv. Voorzien van ERTMS op zoveel mogelijk lijnen uit het Programma HoogfrequentSpoor (PHS).
v. Verbinden met de nu reeds met ERTMS uitgeruste lijnen.
vi. De vervangingsopgave van de huidige treinbeveiliging, de met het oog op een aansluitend netwerk zoveel mogelijk corridorsgewijze uitrol en het tegengaan van transities tussen het huidige ATB en ERTMS om zodoende een tijdelijke lappendeken van beveiligingssystemen te voorkomen.
Hiertoe dient het in Nederland toegelaten materieel in 2022 van ERTMS te zijn voorzien.
Bijlage 2: Fasen Planuitwerkingsfase
De Planuitwerkingsfase bestaat uit de volgende deelfasen, waarbij het zwaartepunt van de werkzaamheden steeds meer verschuift van Hoofdwerkpakket 1 vervoerssysteem naar de Hoofdwerkpakketten 2 infrastructuur en 3 materieel:
a. Kwartiermakersfase, waarin onder andere wordt gewerkt aan;
i. het opbouwen van het Programmateam;
ii. het uitwerken van de Programmastructuur en de kaders voor de Hoofdwerkpakketten en Werkstromen;
iii. het opstellen van deelplannen van aanpak voor de Hoofdwerkpakketten en Werkstromen, inclusief planning;
iv. het nader uitwerken van de rol van de Systeemintegrator;
v. het door IenM maken van onder meer financiële afspraken met NS en overige vervoerders over de inbouw van OBU’s, en
vi. het door IenM maken van overige afspraken met andere vervoerders dan NS.
b. Fase 1 waarin wordt gewerkt aan:
i. het invullen van de deelplannen van de verschillende Hoofdwerkpakketten en Werkstromen, en
ii. het verder uitwerken van de Programmascope in gezamenlijke kaders ten behoeve van de aanbesteding.
c. Fase 2 waarin, binnen de kaders als bedoeld in onderdeel b, wordt gewerkt aan onder andere:
i. de migratieplannen voor trein en baan, inclusief eventuele pilots;
ii. de aanbesteding- en contracteringstrategie(en) voor trein en baan;
iii. de aanbestedingsdocumenten voor trein en baan;
iv. een plan voor systeemintegratie, en
v. een Projectbeheerplan voor de uitvoering.
Bijlage 3: Organisatiestructuur
Programmateam
Het Programmateam bestaat uit:
a. de Programmadirecteur, de Manager programmabureau en de Manager programmabeheersing en hun medewerkers;
b. de Systeemintegrator en zijn eventuele medewerkers,
c. de Hoofdwerkpakketmanagers en hun medewerkers.
Programmadirecteur
De Programmadirecteur:
a. heeft de dagelijkse leiding over het Programma, is verantwoordelijk voor het programmamanagement en –beheersing, voor de politieke/bestuurlijke besluitvorming en politieke aspecten van het Programma en is vertegenwoordiger van het Programma in diverse gremia. De Programmadirecteur is verantwoordelijk voor de overkoepelende contractering- en aanbestedingstrategie;
b. draagt xxxx voor informeren, rapporteren en legt verantwoording af aan het Regiegroepoverleg;
c. draagt xxxx voor het proces van afstemming en voorbereiding van besluitvorming in het Regiegroepoverleg en is verantwoordelijk voor de inrichting van de afstemming in het Programmabeheersingoverleg en de verwoording van de resultaten van dit afstemproces in de advisering aan het Regiegroepoverleg;
d. mag ten behoeve van het Programma na voorafgaande aankondiging aanschuiven bij het directieoverleg van IenM, het directieoverleg van ProRail en het executive committee van NS. Hij krijgt daar de gelegenheid zijn punten toe te lichten;
e. verzorgt ten behoeve van het Tripartite overleg ten minste twee maal per jaar een voortgangsrapportage;
f. is de voorzitter van het Programmamanagementoverleg en van het Programmabeheersoverleg. Hij draagt er zorg voor dat het Programmabeheersoverleg de stukken die aan de Regiegroep ter besluitvorming worden voorgelegd tijdig en volledig ontvangt;
g. stelt de deelplannen en deelplanningen vast die op basis van het Programmaplan door de Hoofdwerkpakketmanagers worden opgesteld;
h. beslist op de aan hem voorgelegde plannen voor bekostiging als bedoeld in artikel 16;
i. beslist over de inzet van externe partijen, en kan de inzet van de sleutelfiguren, bijvoorbeeld de trekkers van deelprodukten van de verschillende Hoofdwerkpakketten, in het Programma aan de orde stellen;
j. de Programmadirecteur kan besluiten een deel van de werkzaamheden van het programmabureau en het bureau programmabeheersing zelf uit te voeren.
Programmabureau
Het programmabureau:
a. agendeert en verzamelt stukken die ter besluitvorming worden voorgelegd aan het Tripartite overleg, de Regiegroep en het Programmamanagementoverleg;
b. levert de secretaris van de Regiegroep
c. is verantwoordelijk voor politiek- en stakeholdermanagement;
d. coördineert aanvragen van EU-subsidies;
e. is verantwoordelijk voor de uitvoering en monitoring van het formeel opdrachtgeverschap;
f. draagt zorg voor één gezamenlijk loket dat beschikbaar is voor derden waar ideeën of klachten kunnen worden ingediend of informatie kan worden verkregen over het Programma;
g. draagt zorg voor effectieve communicatie en beheersing van de raakvlakken binnen en buiten het Programma, waaronder tevens raakvlakken met andere Projecten zoals Project Hoogfrequent Spoorvervoer en Openbaar vervoer Schiphol-Amsterdam-Almere-Lelystad (OV-
SAAL), zodat indien nodig - tijdig afstemming kan plaatsvinden, en
x. stelt in samenwerking met de Hoofdwerkpakketmanagers Vervoerssysteem, Infrastructuur en Materieel het overkoepelende kader voor de aanbesteding- en contracteringstrategieën op.
Bureau programmabeheersing
Het bureau programmabeheersing:
a. ondersteunt de Programmadirecteur;
b. levert de secretaris van het Programmabeheersingsoverleg;
c. is verantwoordelijk voor scope-, kwaliteits-, plannings-, financieel en risicomanagement
d. coördineert de accountantscontrole, en
e. stelt de voortgangsrapportages op.
Hoofdwerkpakketten en Hoofdwerkpakketmanagers
a. De Hoofdwerkpakketmanagers stellen voor hun werkpakket deelplannen en deelplanningen op. Zij leggen deze deelplannen en deelplanningen tijdig ter vaststelling voor aan de Programmadirecteur.
b. Bij de werkzaamheden in de Hoofdwerkpakketten worden stakeholders betrokken bij de voor stakeholders relevante werkzaamheden en producten in de Planuitwerkingsfase.
Systeemintegrator
De Systeemintegrator heeft naast de taken en bevoegdheden opgenomen in artikel 15 de volgende taken en bevoegdheden:
a. De Systeemintegrator neemt tevens de rol van Chief Information Officer op zich.
b. De Systeemintegrator mag ten behoeve van het Programma zonder uitnodiging aanschuiven bij het directieoverleg van IenM, het directieoverleg van ProRail en het executive committee van NS. Hij krijgt daar de gelegenheid zijn punten toe te lichten.
c. Om deze taken uit te voeren krijgt de Systeemintegrator een staf ter beschikking. De Systeemintegrator vult zijn staf in met in achtneming van de kaders die hiervoor binnen het Rijk gelden.
d. De Systeemintegrator stelt voor zijn werkzaamheden een Plan van Xxxxxx op. Dit plan en eventuele andere plannen legt hij ter collegiale toetsing voor aan het Programmamanagementoverleg. Deze plannen worden vastgesteld door de Regiegroep.