Inhoudsopgave

Xxxxx Xxxxxxx- en PersoneelsDiensten (hierna Alert SPD), gevestigd te Groningen aan de Xxxxxxxxx Xxxxxxx 000, 9722 AM en de door Alert SPD aangewezen werknemers en medewerkers die zich met de uitvoering van de Overeenkomst namens Alert SPD gegevens opdracht(en) (mede) bezighouden.

• Diensten

Alle door Alert SPD aangeboden diensten, die het voorwerp zijn van een aanbod, offerte, overeenkomst of andere rechtshandeling tussen Alert SPD en Opdrachtgever, waaronder – maar niet beperkt tot – salarisadministratiediensten zoals het inrichten en/of voeren van een salarisadministratie, het analyseren en/of interpreteren van gegevens ontleend aan een salarisadministratie, het ter beschikking stellen van software- en automatiseringspakketten van derden en het verrichten van fiscale werkzaamheden voor zover deze voortvloeien uit, of samenhangen met de bovengenoemde werkzaamheden, het geven van administratieve, fiscale en organisatorische adviezen op het gebied van personeelsorganisatie, salarisadministratie en automatisering, een en ander in de ruimste zin des woords.

• Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden van Alert SPD.

• Opdrachtgever

De persoon die beroeps- of bedrijfsmatig handelt, of de onderneming die met Alert SPD de Overeenkomst sluit.

• Overeenkomst

Alle overeenkomsten tussen Alert SPD en de Opdrachtgever, waarbij Xxxxx SPD zich verplicht aan de Opdrachtgever om diensten te leveren.

• Partij(en)

Alert SPD en de Opdrachtgever worden ieder aangemerkt als een ‘Partij’ en gezamenlijk als ‘Partijen’.

• Vertrouwelijke informatie

Alle informatie die de ene Partij aan de andere Partij verstrekt en die naar haar aard vertrouwelijk is, dan wel als zodanig is aangemerkt. Hieronder wordt mede verstaan bedrijfsinformatie, financiële informatie, informatie met betrekking tot ondernemings- en/of marketingstrategieën of productontwikkeling alsmede persoonsgegevens in de breedste zin des woords.

Artikel 2. Toepasselijkheid Algemene voorwaarden en wijzigingen

1. Op alle Overeenkomsten tussen Alert SPD en de Opdrachtgever zijn deze Algemene voorwaarden van toepassing, tenzij daarvan schriftelijk uitdrukkelijk wordt afgeweken.

2. Alert SPD sluit de toepasselijkheid van aanvullende of andere (algemene) voorwaarden uitdrukkelijk uit, tenzij Alert SPD en de Opdrachtgever uitdrukkelijk schriftelijk anders zijn overeengekomen.

3. Indien deze Algemene voorwaarden strijdig zijn met (algemene) voorwaarden van de Opdrachtgever die door Alert SPD en/of de Opdrachtgever op een Overeenkomst van toepassing zijn verklaard, prevaleert hetgeen in deze Algemene voorwaarden is bepaald.

4. Zodra deze Algemene voorwaarden eenmaal van toepassing zijn geweest op een rechtsverhouding tussen Alert SPD en de Opdrachtgever, wordt de Opdrachtgever geacht bij voorbaat te hebben ingestemd met de toepasselijkheid van deze Algemene voorwaarden op daarna te sluiten en gesloten Overeenkomsten. Tevens wordt geacht dat de Opdrachtgever op de hoogte is van de Algemene voorwaarden.

5. Alert SPD is gerechtigd de Algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden schriftelijk, per mail, nieuwsbrief of op de website aan de Opdrachtgever bekend gemaakt. De gewijzigde versie van de Algemene voorwaarden maakt deel uit van alle na het moment van wijziging gesloten Overeenkomsten, danwel bij stilzwijgende verlenging/voortzetting ingaande een nieuw kalenderjaar.

6. Mocht een bepaling in de Algemene voorwaarden afwijken van een bepaling in de hoofdovereenkomst, dan wordt de bepaling uit de Algemene voorwaarden buiten beschouwing gelaten en geniet hetgeen opgenomen in de hoofdovereenkomst voorrang.

Artikel 3. Offertes

1. Alle door Xxxxx SPD gemaakte offertes en/of aanbiedingen zijn vrijblijvend, herroepelijk en geldig voor de daarin aangegeven termijn. Indien geen termijn is aangegeven, dan is de offerte of aanbieding geldig tot dertig (30) dagen na de datum waarop de offerte of aanbieding is uitgebracht.

2. Alert SPD heeft het recht om de aanvaarding van een offerte of aanbieding door de Opdrachtgever binnen twee (2) dagen na kennisgeving hiervan door Xxxxx SPD, te herroepen.

3. Kennelijke vergissingen of fouten in een offerte of aanbieding binden Alert SPD niet.

Artikel 4. Overeenkomst

1. Een Overeenkomst met Xxxxx SPD komt slechts tot stand door aanbod en aanvaarding daarvan. Aanvaarding vindt op de volgende wijze plaats:

a. schriftelijke aanvaarding en/of ondertekening van de offerte en/of de hoofdovereenkomst door beide Partijen; of

b. bevestiging aan Alert SPD via e-mail van de aanvaarding van de offerte en/of de hoofdovereenkomst door de Opdrachtgever.

2. Niettegenstaande het in artikel 2 onder 5 bepaalde, kan de Overeenkomst slechts schriftelijk door Partijen gezamenlijk worden gewijzigd.

Artikel 5. Wijziging Dienst

1. Alert SPD is gerechtigd om, mede naar aanleiding van wijzigingen in relevante wet- en regelgeving alsmede wijzigingen in andere door bevoegde instanties gegeven voorschriften, wijzigingen aan te brengen in de inhoud of de omvang van de overeengekomen Dienst.

2. In een wijziging zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel een verandering van de bij de Opdrachtgever geldende procedures met zich brengt, zal Alert SPD de Opdrachtgever hierover zo tijdig mogelijk informeren. De kosten van deze verandering komen voor rekening van de Opdrachtgever.

3. Indien Alert SPD de Dienst substantieel wijzigt en/of indien wijziging van de Dienst het gevolg heeft zoals bepaald in lid 2 van dit artikel, zal Alert SPD met de Opdrachtgever in overleg treden over een aanpassing van de Overeenkomst en/of de overeengekomen vergoeding.

4. Indien de Opdrachtgever de gevolgen van hetgeen in lid 2 en/of lid 3 is bepaald, niet wenst te dragen is de Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk te beëindigen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt, tenzij Alert SPD de kosten van de wijziging voor haar rekening neemt.

Artikel 6. Prijs

1. De Opdrachtgever betaalt voor de Diensten de in de Overeenkomst of offerte vermelde prijs.

2. De prijzen zijn exclusief omzetbelasting, andere overheidsheffingen en administratiekosten, tenzij schriftelijke anders wordt vermeld.

3. Facturen van Alert SPD dienen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum te zijn voldaan, tenzij Partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.

4. Alert SPD heeft het recht om van de Opdrachtgever vooruitbetaling, contante betaling en/of zekerheid voor betaling te verlangen. Indien vooruitbetaling is bedongen, kan de Opdrachtgever geen enkel recht doen gelden aangaande de uitvoering van de desbetreffende Dienst, alvorens de bedongen vooruitbetaling c.q. zekerheidsstelling heeft plaatsgevonden.

5. Indien een Overeenkomst na de initiële looptijd wordt verlengd, komen de eventueel verleende (meerjaren) kortingen automatisch te vervallen, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.

6. Xxxxxxxx, reis- en verblijfkosten, extra uren en andere aan de werkzaamheden gebonden bijzondere kosten zijn niet bij de prijs inbegrepen, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen. Alert SPD is gerechtigd om deze kosten apart in rekening te brengen.

7. Meerwerk zijn de werkzaamheden die niet schriftelijk door Partijen zijn overeengekomen. Alert SPD is gerechtigd meerwerk tegen de bij haar geldende tarieven in rekening te brengen. Meerwerk zal worden berekend bij de eerstvolgende factuur, of na voltooiing van het meerwerk.

8. Alle betalingen die door de Opdrachtgever zijn verricht strekken in de eerste plaats tot voldoening van alle verschuldigde rente en kosten van openstaande facturen. Pas daarna strekken de betalingen tot voldoening van de oudste openstaande en opeisbare facturen, ongeacht indien de Opdrachtgever vermeldt dat de betaling betrekking heeft op een later factuur.

9. De Opdrachtgever is niet gerechtigd om een betalingsverplichting jegens Alert SPD te verrekenen met een vordering op Alert SPD, uit welke hoofde dan ook, tenzij Alert SPD hiermee uitdrukkelijk schriftelijk heeft ingestemd.

10. De Opdrachtgever is niet gerechtigd om de nakoming van de betalingsverplichtingen jegens Alert SPD op te schorten.

11. Alle door Xxxxx SPD gestelde betalingstermijnen zijn fatale termijnen. Bij niet tijdige betaling is de Opdrachtgever zonder ingebrekestelling in verzuim.

12. Alert SPD is gerechtigd vanaf de vervaldatum van de factuur de wettelijke handelsrente in rekening te brengen.

13. De gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten die in verband staan met de invordering van facturen (waaronder zijn begrepen de kosten voor juridische bijstand), met een minimum van 15% over het te incasseren bedrag, of een bedrag van € 150,00 indien dit laatstgenoemde bedrag hoger is, komen voor rekening van de Opdrachtgever.

14. Alert SPD is gerechtigd om de prijzen voor Diensten te wijzigen. Tenzij anders overeengekomen, gaat een prijswijziging direct in.

Artikel 7. Levering

1. Indien in de offerte, aanbieding of Overeenkomst leverdata of termijnen zijn opgenomen, zijn deze uitsluitend indicatief en niet fataal, tenzij Partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen. Overschrijding

van een dergelijke termijn levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming van Alert SPD op en mitsdien geen grond voor ontbinding van de Overeenkomst.

Artikel 8. Opdrachtgever

1. De Opdrachtgever zal tijdig alle voor Alert SPD voor de uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijke informatie verschaffen en medewerking verlenen. Informatie dient te worden verschaft op een wijze en in een format zoals door Alert SPD aangegeven.

2. De Opdrachtgever garandeert dat zijn administratieve organisatie op het moment waarop de Overeenkomst in werking treedt in orde is. Hieronder wordt begrepen dat de Opdrachtgever alle toepasselijke regelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden, sociale premies en/of fiscaliteit op een juiste en correcte wijze heeft beschreven en tijdig heeft uitgevoerd.

3. De Opdrachtgever garandeert dat zijn administratie en alle Alert SPD ter beschikking gestelde informatie juist en volledig zijn. De Opdrachtgever verbindt zich de juistheid en volledigheid van de gegevens die aan Alert SPD worden verstrekt, regelmatig te controleren.

4. Nadelen voortvloeiend uit het niet, niet tijdig aanleveren van informatie en/of onjuiste informatie komen voor rekening en risico van de Opdrachtgever. Alert SPD is te dien niet aansprakelijk jegens de Opdrachtgever of derden.

5. De Opdrachtgever is verplicht te allen tijde een volledige en up-to-date kopie te bewaren van alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst aan Alert SPD ter beschikking worden gesteld.

6. Het is de Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden om hetgeen Alert SPD in het kader van de Overeenkomst is geleverd anders dan voor het beoogde gebruik te gebruiken.

Artikel 9. Rechten Opdrachtgever

1. De Opdrachtgever heeft te allen tijde het recht om zijn of haar eigen gegevens in te zien, zonder opgave van reden(en).

2. Na verstrekking van de gegevens door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever heeft de Opdrachtgever de mogelijkheid op rectificatie. De Opdrachtgever heeft recht op rectificatie in de navolgende gevallen:

a. de persoonsgegevens kloppen niet;

b. de persoonsgegevens zijn incompleet;

c. de persoonsgegevens zijn irrelevant voor het doel waarvoor ze verzameld zijn;

d. de Opdrachtnemer gebruikt de gegevens op andere manieren in strijd met de een wet.

3. Géén rectificatie is toegestaan indien de Opdrachtgever van mening is dat de Opdrachtnemer geen professionele instelling, mening of conclusie heeft.

4. De Opdrachtgever heeft, indien er géén gegronde reden(en) (meer) bestaat voor de Opdrachtnemer om de gegevens te verwerken, het recht op vergetelheid. De Opdrachtnemer moet dan de gegevens wissen. De Opdrachtnemer moet in ieder geval in de navolgende situaties de gegevens wissen:

a. de Opdrachtnemer heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;

b. de eerder gegeven toestemming voor gegevensgebruik wordt ingetrokken door de Opdrachtgever;

c. de Opdrachtgever maakt bezwaar tegen het gebruik van zijn of haar gegevens;

d. de Opdrachtnemer houdt zicht niet aan de privacyregels bij het gebruik van de persoonsgegevens;

e. de door de wet bepaalde termijn is verstreken.

5. De Opdrachtgever heeft het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die de Opdrachtnemer van hem of haar heeft. Dit is het zogenaamde recht op dataportabiliteit.

6. De Opdrachtgever heeft in de navolgende vier situaties het recht op de beperking van de verwerking. In deze gevallen is het de Opdrachtnemer niet toegestaan om de gegevens meer te gebruiken, echter is het de Opdrachtnemer eveneens niet toegestaan om de gegevens (al) te wissen:

a. de gegevens zijn mogelijk onjuist en de Opdrachtnemer is gevraagd de gegevens te wijzigen;

b. de verwerking is onrechtmatig;

c. de gegevens zijn niet meer nodig;

d. de Opdrachtgever heeft bezwaar gemaakt.

7. Daarnaast heeft de Opdrachtgever het in artikel 14 van deze voorwaarden bedoelde recht.

Artikel 10. Alert Salaris- en PersoneelsDiensten

1. Tenzij Partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen, rust op Alert SPD enkel een inspanningsverplichting.

2. Alert SPD is gerechtigd bij de uitvoering van de Overeenkomst derden in te schakelen en de betrokken medewerkers te vervangen. De werking van artikel 7:404 van het Burgerlijk Wetboek (BW) is uitdrukkelijk uitgesloten.

3. Alert SPD is gerechtigd de bij uitvoering van de Overeenkomst gebruikte computerprogrammatuur en/of apparatuur naar eigen inzicht te wijzigen, vervangen of aan te passen.

4. Indien de Opdrachtgever daarom verzoekt, is Alert SPD verplicht om de Opdrachtgever nadere informatie in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst te verschaffen, voor zover het informatie

betreft die de Opdrachtgever niet mag worden onthouden en de uitvoering van het verzoek commercieel redelijk is voor Alert SPD.

5. Alert SPD zal de van Opdrachtgever afkomstige gegevens in overeenstemming met de wettelijke termijn bewaren, conform de thans geldende wet- en regelgeving.

6. Alert SPD kan niet gehouden worden tot dataherstel.

7. Alert SPD is gerechtigd om alle informatie die door de Opdrachtgever is verstrekt, op geaggregeerd niveau (anoniem) te gebruiken voor eigen doeleinden.

8. De door Alert SPD opgebouwde informatiebestanden zijn eigendom en blijven eigendom van Xxxxx SPD. De Opdrachtgever kan te dien aanzien geen rechten doen gelden.

9. Alert SPD heeft het recht na schriftelijke aankondiging of aankondiging per mail om:

a. de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten; en

b. de ten behoeve van de Opdrachtgever verwerkte gegevens op grond van het retentierecht onder zich te houden op het moment dat de Opdrachtgever zijn verplichtingen op grond van de Overeenkomst niet nakomt.

10. Indien Alert SPD de uitvoering van de Overeenkomst heeft opgeschort en in dat kader de toegang tot, of (gedeelten van) functionaliteit van een account of software heeft geblokkeerd, is Alert SPD gerechtigd Opdrachtgever kosten in rekening te brengen om de blokkering op te heffen.

Artikel 11. Geheimhouding

1. Partijen zullen Vertrouwelijke informatie geheimhouden.

2. Vertrouwelijke informatie mag uitsluitend in het kader van de Overeenkomst worden gebruikt.

3. Partijen zullen de toegang tot Vertrouwelijke informatie beperken tot personen die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst toegang tot die informatie moeten hebben. Partijen staan ervoor in dat deze personen door een arbeidsovereenkomst en/of geheimhoudingsovereenkomst verplicht zijn tot geheimhouding van Vertrouwelijke informatie.

4. Het bovenstaande geldt niet voor informatie die publiekelijk bekend is, of reeds op rechtmatige wijze door de betreffende Partij is verkregen.

5. Vertrouwelijke informatie mag worden verstrekt indien een wettelijke plicht of gerechtelijk bevel de openbaarmaking van deze informatie toestaat. Partijen zullen elkaar hierover onverwijld informeren.

6. Vertrouwelijke informatie zal na beëindiging van de Overeenkomst geheim blijven.

7. Indien Opdrachtgever zich niet aan de geheimhouding van Vertrouwelijke informatie zal houden, betaalt Opdrachtgever een boete van € 25.000 (zeggen: vijfentwintigduizend euro) per overtreding van dit beding. Daarnaast blijft het Alert SPD toegestaan om de werkelijk geleden schade te vorderen.

Artikel 12. Bescherming persoonsgegevens

1. De mogelijkheid bestaat dat Alert SPD in het kader van de Overeenkomst persoonsgegevens van, of verstrekt door de Opdrachtgever, verwerkt. Persoonsgegevens worden verwerkt conform toepasselijke wet- en regelgeving, een en ander overeenkomstig de verwerkersovereenkomst van Alert SPD.

2. Alert SPD zal persoonsgegevens uitsluitend in het kader van de Overeenkomst verwerken. Andere verwerkingen geschieden uitsluitend als daartoe een wettelijke verplichting bestaat, of als Alert SPD toestemming van de Opdrachtgever heeft verkregen.

3. De Opdrachtgever behoudt, voor zover van toepassing, de eigendomsrechten op de persoonsgegevens die aan Alert SPD ter beschikking worden gesteld.

4. Alle medewerkers die handelen onder het gezag van Alert SPD en toegang hebben tot de persoonsgegevens, zijn schriftelijk tot geheimhouding verplicht.

5. Alert SPD neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zullen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau garanderen, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Deze maatregelen zullen onder andere bestaan uit:

a. fysieke beveiliging en beveiliging van apparatuur;

b. het opstellen van een verwerkersovereenkomst;

c. het aanwijzen van contactpersonen voor informatiebeveiliging;

d. het hanteren van toegangsbeveiliging;

e. schriftelijke geheimhoudingsverplichting.

Artikel 13. Intellectuele eigendomsrechten

1. Alle rechten van intellectuele eigendom die rusten op de in het kader van de Overeenkomst verleende Dienst, berusten uitsluitend bij Alert SPD, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen met de Opdrachtgever.

2. Het is de Opdrachtgever niet toegestaan om enige aanduiding omtrent de rechten van intellectuele eigendom van Alert SPD in de Diensten te verwijderen of te wijzigen.

3. Indien rechten van intellectuele eigendom op (een deel van) de Dienst toekomen aan licentiegevers van Alert SPD, zal de Opdrachtgever mogelijk de licentievoorwaarden van deze derden moeten accepteren

om (alle functies van) de Dienst te kunnen gebruiken. Indien de Opdrachtgever dan niet wil, komt de Opdrachtgever ter zake geen enkele aanspraak jegens Alert SPD toe.

4. In het geval in rechte onherroepelijk vaststaat dat de door Alert SPD geleverde Dienst inbreuk maakt op een aan een derde toebehorend recht van intellectuele eigendom, of in het geval naar oordeel van Alert SPD een reële kans bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, draagt Alert SPD zorg dat de Opdrachtgever de Dienst (of iets functioneel gelijkwaardigs) ongestoord kan blijven gebruiken. Iedere andere verdergaande aansprakelijkheid of vrijwaringsverplichting van Xxxxx SPD wegens schending van rechten van intellectuele eigendom van een derde is geheel uitgesloten.

Artikel 14. Klacht over gebruik persoonsgegevens

1. Indien de Opdrachtgever in het kader van de AVG een klacht heeft over het gebruik van de persoonsgegevens, ten aanzien van de zorgvuldigheid waarmee Xxxxx SPD met de persoonsgegevens omgaat, kan de Opdrachtgever contact opnemen met de in bijlage 3 genoemde perso(o)n(en).

2. Mocht, in tegenstelling tot lid 1, de Opdrachtgever de klacht en/of geschil niet tezamen met de Opdrachtnemer kunnen beslechten, dan staat het de Opdrachtgever vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

3. Mocht, in tegenstelling tot lid 1, de Opdrachtgever de klacht en/of geschil niet tezamen met de Opdrachtnemer kunnen beslechten, dan staat het de Opdrachtgever vrij om een verzoek- of dagvaardingsprocedure op te starten bij de daartoe bevoegde rechter.

Artikel 15. Klachtplicht

1. Klachten met betrekking tot de verrichte werkzaamheden van Alert SPD en/of het factuurbedrag dienen schriftelijk binnen dertig (30) dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover de Opdrachtgever klaagt, dan wel binnen dertig (30) dagen na de ontdekking van het gebrek, indien Opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan Alert SPD schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.

2. Klachten als in lid 1 van dit artikel, schorsten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op, behoudens voor zover Alert SPD te kennen heeft gegeven dat zij de klacht gegrond acht.

3. In geval van een terecht uitgebrachte klacht heeft Alert SPD de keuze tussen aanpassing van de in rekening gebrachte vergoeding, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door Opdrachtgever reeds betaalde honorarium.

4. Indien de klacht niet tijdig wordt ingesteld, vervallen alle rechten van Opdrachtgever in verband met de klacht.

Artikel 16. Aansprakelijkheid

1. Alert SPD is slechts aansprakelijk voor schade uit hoofde van een (toerekenbare) tekortkoming in de nakoming van een Overeenkomst, daarin opgenomen garantieverplichting, onrechtmatige daad of andere grond, voor zover dat voortvloeit uit dit artikel.

2. De totale cumulatieve aansprakelijkheid van Alert SPD jegens de Opdrachtgever voor directe schade is beperkt tot de vergoeding van directe schade voor een bedrag gelijk aan het door de Opdrachtgever in de drie maanden voorafgaande aan het schade toebrengende feit aan Alert SPD, uit hoofde van de Overeenkomst betaalde bedrag, of € 20.000 (zegge: twintigduizend euro) indien dit laatste bedrag lager is. Deze beperking geldt ook ten aanzien van enige garanties en vrijwaringsverplichtingen van Alert SPD.

3. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:

a. de redelijke kosten die de Opdrachtgever heeft gemaakt om de prestatie van Xxxxx SPD aan de Overeenkomst te laten beantwoorden;

b. de redelijke kosten ter voorkoming van directe schade, die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mochten worden verwacht; en

c. de redelijke kosten gemaakt ter vaststelling van de schadeoorzaak, de aansprakelijkheid, de directe schade en de wijze van herstel.

4. Alert SPD sluit iedere aansprakelijkheid voor andere schade dan directe schade, zoals gevolgschade, afgeleide schade en immateriële schade geheel uit. Onder gevolgschade wordt in dit verband in ieder geval verstaan: winstderving, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, verliezen, kosten gemaakt ter voorkoming of vaststelling van gevolgschade, vermissing, verwisseling of beschadiging van elektronische gegevens en/of schade door vertraging in transport van het dataverkeer en alle andere schade dan die genoemd in lid 3 van dit artikel.

5. Dit artikel beperkt niet de aansprakelijkheid van Alert SPD voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Alert SPD zelf.

6. De voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat de Opdrachtgever de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk meldt en dat aan Alert SPD een redelijke termijn tot herstel wordt geboden en Alert SPD deugdelijk in gebreke is gesteld.

7. Het recht op schadevergoeding op grond van dit artikel vervalt in het geval niet binnen één (1) jaar na het moment waarop de schade zich voor het eerst heeft geopenbaard, door de Opdrachtgever ondubbelzinnig en schriftelijk aanspraak op de schadevergoeding is gemaakt.

8. Alert SPD is te allen tijde gerechtigd om de door Opdrachtgever geleden schade ongedaan te maken op een wijze die past en aansluit op de aard van de geleverde Dienst.

9. De Opdrachtgever vrijwaart Alert SPD voor alle aanspraken van derden, daaronder mede begrepen aandeelhouders, bestuurders, commissarissen en personeel van de Opdrachtgever, alsmede gelieerde rechtspersonen en ondernemingen en anderen die bij de organisatie van de Opdrachtgever betrokken zijn, die direct of indirect met de uitvoering van de Overeenkomst samenhangen. Opdrachtgever vrijwaart Alert SPD in het bijzonder tegen vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat de Opdrachtgever aan Alert SPD onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij de Opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten, zijnerzijds, dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van Alert SPD.

10. Opdrachtgever vrijwaart Alert SPD tegen alle mogelijke aanspraken van derden, voor het geval Xxxxx SPD op grond van de wet en/of haar beroepsregels gedwongen is de opdracht terug te geven en/of gedwongen wordt medewerking te verlenen aan overheidsinstanties, welke gerechtigd zijn gevraagd dan wel ongevraagd informatie te ontvangen welke Alert SPD in de uitoefening van de opdracht van Opdrachtgever of derden heeft ontvangen.

Artikel 17. Overmacht

1. Onder overmacht wordt verstaan iedere tekortkoming die niet aan Alert SPD kan worden toegerekend, omdat zij niet te wijten is aan haar schuld en noch krachtens de wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt.

2. Alert SPD heeft het recht om bij overmacht de uitvoering van de Overeenkomst voor de duur van de overmacht op te schorten. Alert SPD zal de Opdrachtgever hier schriftelijk van op de hoogte stellen en een nieuwe leveringstermijn aangeven.

3. Indien de situatie van overmacht voortduurt voor een periode langer dan negentig (90) dagen, zij beide Partijen gerechtigd de Overeenkomst te beëindigen, zonder jegens elkaar schadeplichtig te zijn. Al hetgeen reeds in het kader van de Overeenkomst is gepresteerd, wordt in dat geval afgerekend.

Artikel 18. Overdracht rechten en verplichtingen

1. De Opdrachtgever is niet gerechtigd om rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Alert SPD. Het is Alert SPD toegestaan na voorafgaand overleg met de Opdrachtgever, rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst aan een derde over te dragen. Dit verbod heeft zowel verbintenisrechtelijk als goederenrechtelijk effect.

Artikel 19. Beëindiging

1. Beide Partijen zijn gerechtigd een Overeenkomst voor onbepaalde tijd met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste één kalendermaand tegen het einde van de daaropvolgende kalendermaand te beëindigen via een aangetekende brief, zonder dat hier een verplichting tot vergoeding van eventuele schade van Partijen ontstaat.

2. Indien een Overeenkomst voor onbepaalde tijd nog geen zes (6) maanden van kracht is, kunnen Partijen de Overeenkomst conform lid 1 van dit artikel onmiddellijk beëindigen.

3. De werking van artikel 7:408 BW is uitdrukkelijk uitgesloten.

4. Indien de Overeenkomst voor bepaalde tijd is aangegaan, is tussentijdse opzegging uitgesloten, tenzij Partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.

5. Beide Partijen zijn gerechtigd de Overeenkomst, zonder dat een schriftelijke ingebrekestelling of tussenkomst van de rechter nodig is en zonder tot enige schadevergoeding of compensatie gehouden te zijn, met onmiddellijke ingang schriftelijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden in geval:

a. de andere Partij surseance van xxxxxxxx aanvraagt of heeft gevraagd;

b. een Partij haar eigen faillissement aanvraagt, haar faillissement is aangevraagd of uitgesproken;

c. de onderneming van de andere Partij wordt geliquideerd anders dan ten behoeve van samenvoeging van ondernemingen;

d. op (een deel van) het vermogen van de andere Partij beslag is gelegd of wordt gelegd;

e. in het geval de andere Partij niet meer in staat moet worden geacht haar verplichtingen na te komen.

6. Beide Partijen hebben het recht de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden in het geval de andere Partij toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van haar verplichtingen uit de Overeenkomst en, na een deugdelijke en gedetailleerde schriftelijke ingebrekestelling per aangetekende post waarbij een termijn van ten minste dertig (30) dagen is gesteld om alsnog na te komen, toerekenbaar tekort blijft schieten in de nakoming van haar verplichtingen uit de Overeenkomst.

7. Alert SPD heeft het recht om de Overeenkomst, al dan niet gedeeltelijk, op te zeggen indien en vanaf het moment dat de Dienst waarvan de levering voorwerp is van de Overeenkomst, niet langer geleverd kan worden, of niet meer beschikbaar is.

8. Indien de Opdrachtgever op het moment van ontbinding reeds prestaties inzake de uitvoering van de Overeenkomst heeft ontvangen, zijn deze prestaties en de daarmee samenhangende betalingsverplichtingen geen voorwerp van ongedaanmaking, tenzij Alert SPD ten aanzien van die prestaties in verzuim is. Bedragen die Alert SPD vóór de ontbinding heeft gefactureerd in verband met hetgeen in het kader van de Overeenkomst reeds is geleverd, blijven verschuldigd en worden op het moment van ontbinding direct opeisbaar.

Artikel 20. Diversen

1. Indien enige bepaling in de Overeenkomst en/of deze Algemene voorwaarden onverbindend is of wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Alert SPD zal een nieuwe bepaling vaststellen, waarbij zoveel mogelijk de strekking van de onverbindende bepaling in acht wordt genomen.

2. Indien Alert SPD op enig moment geen beroep doet op een haar krachtens de Overeenkomst of de wet toekomend recht of bevoegdheid, houdt dit geen afstand van dat recht of die bevoegdheid in.

3. Bepalingen in de Overeenkomst en deze Algemene voorwaarden die gezien hun aard bestemd zijn om na het einde van de Overeenkomst van toepassing te blijven, blijven onverminderd van kracht bij beëindiging van de Overeenkomst. Deze verplichting ziet in ieder geval op artikel 11 van deze voorwaarden.

4. Op de Overeenkomst, deze Algemene voorwaarden en al het gebruik van de Diensten is Nederlands recht van toepassing. Partijen kiezen domicilie in het arrondissement van de rechtbank Noord- Nederland.

5. Geschillen tussen Alert SPD en de Opdrachtgever worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen.

Verwerkersovereenkomst Alert Salaris- en PersoneelsDiensten

Artikel 1. Definities

• Opdrachtgever

De persoon die beroeps- of bedrijfsmatig handelt, of de onderneming die met Alert SPD de Overeenkomst sluit.

• Opdrachtnemer

Xxxxx Xxxxxxx- en PersoneelsDiensten (hierna Alert SPD), gevestigd te Groningen aan de Xxxxxxxxx Xxxxxxx 000, 0000 AM en de door Alert SPD aangewezen werknemers en medewerkers die zich met de uitvoering van de Overeenkomst namens Xxxxx SPD gegeven opdracht(en) (mede) bezighouden.

• Verwerking

Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde werkwijzen, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

• Persoonsgegevens

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

• Verwerkingsverantwoordelijke

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In dit geval de Opdrachtgever.

• Verwerker

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. In dit geval Alert SPD.

• Inbreuk in verband met persoonsgegevens

Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens (zogenaamde datalek).

• Pseudonimisering

Het verwerken van persoonsgegevens op zodanige wijze dat de persoonsgegevens niet meer aan een specifieke betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder dat er aanvullende gegevens worden gebruikt, mits deze aanvullende gegevens apart worden bewaard en technische en organisatorische maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon worden gekoppeld.

Voor zover begrippen niet afzonderlijk gedefinieerd zijn in deze verwerkersovereenkomst, gelden de definities zoals genoemd in de in artikel 3.1 genoemde hoofdovereenkomst en de daarop eventueel toepasselijke algemene voorwaarden.

Artikel 2. Overwegende

1. Dat de Opdrachtnemer diensten verricht ten behoeve van de Opdrachtgever, zoals beschreven in de hoofdovereenkomst; en

2. Dat deze diensten met zich meebrengen dat persoonsgegevens worden verwerkt, waarvoor de Opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG); en

3. Dat de Opdrachtnemer de betreffende gegevens louter in opdracht van de Opdrachtgever verwerkt en niet voor eigen doeleinden op welke wijze dan ook; en

4. Dat de Opdrachtnemer aldus is aan te merken als verwerker in de zin van de AVG; en

5. Dat artikel 28 van de AVG vereist dat deze verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld in een overeenkomst die voldoet aan de eisen die daaraan in dat artikel worden gesteld; en

6. Dat partijen middels deze verwerkersovereenkomst de afspraken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de te verrichten diensten wensen vast te leggen.

Artikel 3. Onderwerp van deze verwerkersovereenkomst

1. Als hoofdovereenkomst geldt de overeenkomst tussen partijen betreffende alle door Alert SPD aangeboden diensten, die het voorwerp zijn van een aanbod, offerte, overeenkomst of andere rechtshandeling tussen Alert SPD en Opdrachtgever, waaronder – maar niet beperkt tot:

a. salarisadministratiediensten zoals het inrichten en/of voeren van een salarisadministratie;

b. het analyseren en/of interpreteren van gegevens ontleend aan een salarisadministratie;

c. het ter beschikking stellen van software- en automatiseringspakketten van derden;

d. het verrichten van fiscale werkzaamheden voor zover deze voortvloeien uit, of samenhangen met de bovengenoemde werkzaamheden;

e. het geven van administratieve, fiscale en organisatorische adviezen op het gebied van personeelsorganisatie, salarisadministratie en automatisering;

f. een en ander in de ruimste zin des woords.

2. De Opdrachtnemer zal uitsluitend gedurende de looptijd van de in artikel 3.1 genoemde hoofdovereenkomst ten behoeve van de Opdrachtgever persoonsgegevens verwerken.

3. Een overzicht van de categorieën persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens ten behoeve van de Opdrachtgever worden verwerkt is opgenomen in bijlage 1 bij deze verwerkersovereenkomst.

Artikel 4. Uitvoering verwerking en schriftelijke instructies

1. De Opdrachtnemer zal optreden als verwerker en de Opdrachtgever als de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

2. De Opdrachtnemer garandeert dat hij ten behoeve van de Opdrachtgever uitsluitend persoonsgegevens zal verwerken voor zover dit noodzakelijk is ter uitvoering van de hoofdovereenkomst. Overige verwerkingen zullen uitsluitend plaatsvinden als de Opdrachtgever daartoe uitdrukkelijk schriftelijke opdracht geeft of als daartoe een wettelijke verplichting bestaat, in welk geval de Opdrachtnemer de Opdrachtgever daarover vooraf zal informeren waarbij de verwerking dan nog steeds onder verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever zal geschieden. In geen geval zal de Opdrachtnemer persoonsgegevens verwerken voor eigen doeleinden.

3. De Opdrachtnemer mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken of laten verwerken buiten de Europese Unie indien de Opdrachtnemer daartoe toestemming heeft van de Opdrachtgever en voldoende waarborgen worden geboden voor een passend beveiligingsniveau zoals vereist door de AVG.

4. De Opdrachtnemer zal alle redelijke instructies van de Opdrachtgever in verband met de verwerking van de persoonsgegevens opvolgen. De Opdrachtnemer stelt de Opdrachtgever onmiddellijk op de hoogte indien instructies naar zijn oordeel in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 5. Vertrouwelijkheid

1. De Opdrachtnemer zal de persoonsgegevens verwerken op een behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de op hem als verwerker op grond van de AVG en overige wetgeving rustende verplichtingen.

2. Onverminderd enige andere contractuele geheimhoudingsverplichting die op de Opdrachtnemer rust, garandeert de Opdrachtnemer dat hij vertrouwelijkheid in acht zal nemen ten aanzien van alle persoonsgegevens die hij in opdracht van de Opdrachtgever verwerkt en dat hij eenzelfde verplichting tot vertrouwelijkheid zal opleggen aan alle werknemers, vertegenwoordigers en/of hulppersonen die betrokken zijn bij de verwerking van de persoonsgegevens.

3. De Opdrachtnemer zal de persoonsgegevens betreffende de Opdrachtgever opslaan en verwerken aldus dat deze strikt gescheiden van de persoonsgegevens die hij voor zichzelf of namens derde partijen verwerkt.

Artikel 6. Rechten van betrokkene(n)

1. De Opdrachtnemer verleent de Opdrachtgever voor zover mogelijk met passende technische en organisatorische maatregelen bijstand bij het nakomen van de verplichting van de Opdrachtgever om verzoeken om uitoefening van de wettelijke rechten van betrokkene(n), als bedoeld in hoofdstuk II van de AVG, te beantwoorden. Daarbij wordt rekening gehouden met de aard van de verwerking.

2. De Opdrachtnemer stelt aan de Opdrachtgever alle informatie ter beschikking die de Opdrachtgever nodig heeft om te voldoen aan wettelijke of contractuele verplichtingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens of om die nakoming aan te tonen. Daarbij wordt rekening gehouden met de aard van de verwerking en de aan de Opdrachtnemer ter beschikking staande informatie.

Artikel 7. Beveiligingsmaatregelen

1. Onverminderd de beveiligingsnormen die partijen op mogelijk andere wijze zijn overeengekomen, zal de Opdrachtnemer passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen, die gezien de huidige stand der techniek en de daarmee gemoeide kosten overeenstemmen met de aard, de omvang, de contact en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, ter bescherming van de persoonsgegevens tegen onder meer verlies, onbevoegde kennisname, verminking of onrechtmatige verwerking, alsmede om de (tijdige) beschikbaarheid van de gegevens te garanderen. De Opdrachtgever verplicht zich om daaraan zo nodig de vereiste medewerking te verlenen.

2. De in lid 1 bedoelde maatregelen omvatten in ieder geval:

a. het pseudonimiseren en versleutelen van de te verwerken persoonsgegevens;

b. het op permanente basis garanderen van de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten;

c. het tijdig herstellen van de toegang tot de verwerkte persoonsgegevens bij een fysiek of technisch incident;

d. het voorzien in een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking;

e. eventuele overige maatregelen die partijen in bijlage 2 en/of in de hoofdovereenkomst zijn overeengekomen.

Artikel 8. Gebruik hulppersonen

1. De Opdrachtnemer zal zijn activiteiten, die (deels) bestaan uit het verwerken van persoonsgegevens of die vereisen dat persoonsgegevens verwerkt worden, niet uitbesteden aan een derde partij zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever.

2. De Opdrachtnemer zal aan de door hem ingeschakelde derde tenminste dezelfde verplichtingen opleggen als voor hemzelf uit deze verwerkersovereenkomst en uit de wet voortvloeien en ziet toe op de naleving daarvan door de derde. De betreffende afspraken met de derde zullen schriftelijk worden vastgelegd. De Opdrachtnemer zal de Opdrachtgever op verzoek een afschrift verstrekken van deze overeenkomst(en).

3. Niettegenstaande de toestemming van de Opdrachtgever voor het inschakelen van een derde partij blijft de Opdrachtnemer jegens de Opdrachtgever volledig aansprakelijk voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan een derde.

Artikel 9. Verplichtingen Opdrachtgever en verlening van assistentie door de Opdrachtnemer

1. Uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 van de AVG, gelden voor de Opdrachtgever, naast de verplichting omtrent de beveiliging van de verwerking als hiervoor omschreven in artikel 7, kort weergeven de navolgende verplichtingen:

a. de Opdrachtgever moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, rekening houdende met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context, de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.

b. De Opdrachtgever zal in het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, de Autoriteit Persoonsgegevens informeren over de aard van de inbreuk, de mogelijke impact van de inbreuk op de betrokkene(n), alsmede de maatregelen die de Opdrachtnemer heeft genomen of voornemens is te nemen om de beveiliging te corrigeren en/of de gevolgen te beperken.

c. De Opdrachtgever zal in het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) welke waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, de betrokkene(n) informeren over de aard van de inbreuk, de mogelijke impact van de inbreuk op de betrokken(n), alsmede de maatregelen die de Opdrachtnemer heeft genomen of voornemens is te nemen om de beveiliging te corrigeren en/of de gevolgen te beperken.

d. Wanneer een soort verwerking, in het bijzonder een verwerking waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt, gelet op de aard, de omvang, de context en de doeleinden daarvan waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Opdrachtgever vóór de verwerking een beoordeling uitvoeren van het effect van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van persoonsgegevens (de zgn. gegevensbeschermingseffectbeoordeling).

e. Wanneer uit een gegevensbeschermingseffectbeoordeling blijkt dat de verwerking een hoog risico zou opleveren indien de Opdrachtgever geen maatregelen neemt om het risico te beperken, raadpleegt de Opdrachtgever voorafgaand aan de verwerking de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. De Opdrachtnemer zal, rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, de Opdrachtgever bijstand verlenen bij het doen nakomen van de verplichtingen als bedoeld in lid 1.

3. In verband met het bepaalde in lid 2, gelden voor de Opdrachtnemer meer concreet onder meer de navolgende verplichtingen jegens de Opdrachtgever:

a. de Opdrachtnemer zal onmiddellijk alle maatregelen treffen die redelijkerwijs van de Opdrachtnemer mogen worden verwacht om de nadelige gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van de persoonsgegevens (datalek) te beperken of op te heffen.

b. de Opdrachtnemer zal onmiddellijk alle maatregelen treffen die redelijkerwijs van de Opdrachtnemer mogen worden verwacht om de ongunstige gevolgen van de inbreuk voor betrokkenen te beperken of op te heffen.

c. de Opdrachtnemer zal samenwerken met de Opdrachtgever om de oorzaak van de inbreuk te onderzoeken alsmede om de omvang of de gevolgen voor de verwerking van de persoonsgegevens en de gevolgen voor de betrokkene(n) vast te stellen.

d. de Opdrachtnemer zal zo spoedig mogelijk alle maatregelen nemen die de Opdrachtgever nodig acht om herhaling van de inbreuk te voorkomen of tekortkomingen in de beveiliging van de persoonsgegevens op te heffen.

e. zodra de Opdrachtnemer kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek), stelt de Opdrachtnemer de Opdrachtgever daarvan, zonder onredelijke vertraging, in kennis.

f. in de onder e bedoelde melding wordt ten minste het volgende omschreven of meegedeeld (indien en voor zover het niet mogelijk is om alle informatie gelijktijdig te verstrekken, kan de informatie zonder onredelijke vertraging in stappen worden verstrekt):

• de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek), waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;

• de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (FG) of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;

• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek);

• de maatregelen die de verwerkingsverantwoordelijke heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

4. De Opdrachtnemer zal de Opdrachtgever direct informeren als de Autoriteit Persoonsgegevens toegang tot de Persoonsgegevens vraagt of de Autoriteit Persoonsgegevens maatregelen neemt tegen de Opdrachtnemer, tenzij de Opdrachtnemer deze informatie op grond van wetgeving niet mag geven.

5. Het is de Opdrachtnemer niet toegestaan informatie te verstrekken over een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) aan betrokkene(n) of andere derde partijen, behoudens voor zover de Opdrachtnemer daartoe wettelijk verplicht is.

6. Indien er sprake is van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) kan de Opdrachtgever contact opnemen met de bij Opdrachtgever bekende medewerker van Alert SPD. Niet bereikbaarheid van deze contactpersonen ontslaat een partij niet van nakoming van de verplichtingen uit deze overeenkomst. In geval van niet bereikbaarheid van de contactpersonen dient zo nodig contact te worden opgenomen met de directie van de wederpartij.

Artikel 10. Medewerking aan audit

1. De Opdrachtgever heeft het recht toe te (laten) zien op de naleving van het bepaalde in deze overeenkomst, waaronder met name de nakoming van het bepaalde in artikel 7 ter zake van beveiligingsmaatregelen. De Opdrachtnemer stelt de Opdrachtgever hiertoe op diens verzoek steeds binnen een redelijke termijn in de gelegenheid en stelt de Opdrachtgever of een door de Opdrachtgever gemachtigde controleur alle informatie ter beschikking die nodig is voor dit toezicht (audit).

2. De Opdrachtnemer zal eventuele door de Opdrachtgever naar aanleiding van een dergelijke controle in redelijkheid gegeven instructies tot aanpassing van het beveiligingsbeleid binnen een redelijke termijn opvolgen.

Artikel 11. Bewaartermijnen, teruggave en vernietiging van persoonsgegevens

1. De Opdrachtnemer bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is en in geen geval langer dan tot het einde van deze verwerkersovereenkomst of, indien tussen partijen een bewaartermijn is overeengekomen, niet langer dan deze termijn.

2. Bij beëindiging van de verwerkersovereenkomst, of indien van toepassing aan het einde van de overeengekomen bewaartermijnen, zal de Opdrachtnemer de persoonsgegevens naar keuze van de Opdrachtgever vernietigen of teruggeven aan de Opdrachtgever.

3. De verplichting als bedoeld in lid 2 is niet van toepassing indien opslag van de persoonsgegevens op grond van een wettelijk voorschrift of een Europeesrechtelijk voorschrift verplicht is.

4. Indien teruggave, vernietiging of verwijdering niet mogelijk is, stelt de Opdrachtnemer de Opdrachtgever daarvan onmiddellijk op de hoogte. In dat geval garandeert de Opdrachtnemer dat hij de persoonsgegevens vertrouwelijk zal behandelen en niet langer zal verwerken.

Artikel 12. Verwerkingsregister

De Opdrachtgever hoeft geen verwerkingsregister bij te houden, tenzij de Opdrachtgever meer dan 250 werknemers in dienst heeft, of als de Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt met een hoog risico, indien sprake is van een verwerking met een hoog risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen of indien de Opdrachtgever bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, ras, politieke opvatting, geloofsovertuiging of strafrechtelijk verleden) verwerkt dient er een verwerkingsregister bijgehouden te worden.

1. De Opdrachtnemer en (in voorkomend geval:) de vertegenwoordiger en/of hulppersoon van de Opdrachtnemer, dienen een register bij te houden van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die ten behoeve van de Opdrachtgever zijn verricht.

2. In het verwerkingsregister dient in ieder geval de navolgende informatie te worden opgenomen:

a. De naam en contactgegevens van de Opdrachtnemer en in voorkomend geval: van de vertegenwoordiger van de verwerker en van de functionaris voor de gegevensbescherming indien die is aangesteld;

b. een beschrijving van de categorieën van verwerkingen die de Opdrachtnemer in opdracht van de Opdrachtgever uitvoert;

c. eventuele doorgiften van persoonsgegevens aan andere landen of aan een internationale organisatie met wie de Opdrachtnemer persoonsgegevens deelt en indien van toepassing: de daarbij vereiste documenten inzake de passende waarborgen;

d. een algemene beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen die de Opdrachtnemer heeft genomen om persoonsgegevens te beveiligen die de Opdrachtnemer verwerkt.

3. Indien de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt, moet het verwerkingsregister direct kunnen worden getoond. De Opdrachtnemer zal de Opdrachtgever direct informeren als de Autoriteit Persoonsgegevens toegang tot het verwerkingsregister vraagt.

Artikel 13. Functionaris voor gegevensbescherming

Uitsluitend indien de Opdrachtnemer hoofdzakelijk is belast met verwerkingen die vanwege hun aard, hun omvang en/of hun doeleinden regelmatige en stelselmatige observatie op grote schaal van betrokkenen vereisen of indien de Opdrachtnemer hoofdzakelijk belast is met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, ras, politieke opvatting, geloofsovertuiging of strafrechtelijk verleden).

1. Gelet op het feit dat de Opdrachtnemer een organisatie is die hoofdzakelijk belast is met verwerkingen die vanwege hun aard, hun omvang en/of hun doeleinden regelmatige en stelselmatige observatie van personen vereisen of die hoofdzakelijk bijzondere persoonsgegevens verwerkt, is de Opdrachtnemer op grond van artikel 37 en volgende van de AVG verplicht om een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen.

2. De Opdrachtnemer en de Opdrachtgever zorgen ervoor dat de door de Opdrachtnemer aangestelde functionaris voor gegevensbescherming naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens.

3. De Opdrachtnemer en de Opdrachtgever ondersteunen de door de Opdrachtnemer aangestelde functionaris voor gegevensbescherming bij de vervulling van diens taken door hem toegang te verschaffen tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten en door hem de benodigde middelen ter beschikking te stellen voor het vervullen van deze taken en het in standhouden van zijn deskundigheid.

4. De Opdrachtnemer en de Opdrachtgever zien af van het geven van instructies aan de functionaris voor gegevensbescherming voor zover die instructies betrekking hebben op de uitvoering van zijn taken als functionaris voor gegevensbescherming.

5. Indien ook de Opdrachtgever – al dan niet verplicht – in diens organisatie een functionaris voor gegevensbescherming heeft aangesteld, gelden de in lid 2 en lid 3 genoemde verplichtingen tevens voor de Opdrachtnemer jegens de door de Opdrachtgever aangestelde functionaris voor gegevensbescherming.

Artikel 14. Aansprakelijkheid

1. De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor directe schade als gevolg van het door de Opdrachtnemer toerekenbaar tekortkomen in de nakoming van deze verwerkersovereenkomst en/of handelen in strijd met de AVG.

2. Onder directe schade wordt verstaan alle directe kosten en schade als gevolg van de toerekenbare tekortkoming niet-nakoming ofwel handelen in strijd met de AVG als bedoeld in lid 3, waaronder wordt begrepen:

a. een boete opgelegd aan de Opdrachtgever wegens het niet tijdig melden van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) voor zover dit niet tijdig melden toe te rekenen is aan de Opdrachtnemer;

b. een boete opgelegd aan de Opdrachtgever wegens een tekortkoming in de maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens voor zover deze tekortkoming is toe te rekenen aan de Opdrachtnemer;

c. de kosten van het door de Opdrachtgever inschakelen van deskundigen op het gebied van informatiebeveiliging om de inbreuk in verband met persoonsgegevens te onderzoeken en corrigerende maatregelen voor te stellen;

d. de kosten van de melding aan de bevoegde toezichthouder(s) die Opdrachtgever op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving moet doen;

e. de kosten van de melding aan de betrokkene(n) die Opdrachtgever op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving moet doen;

f. de kosten van de maatregelen die de Opdrachtgever voorstelt aan betrokkene(n) om de gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens te beperken, voor zover die kosten voor rekening van de Opdrachtnemer komen.

3. De totale aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer zal in geen geval meer bedragen dan het bedrag dat op grond van een door de Opdrachtnemer gesloten en door tijdige premiebetaling in stand te houden

aansprakelijkheidsverzekering in het voorkomende geval daadwerkelijk wordt uitgekeerd. Een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze verwerkersovereenkomst kan c.q. kunnen niet tot overschrijding van deze beperking leiden.

4. Indien de Opdrachtgever schade lijdt die door diens verzekering wordt gedekt, is de Opdrachtnemer voor die schade niet aansprakelijk.

5. De Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gederfde inkomsten, gemiste besparingen, verminderde goodwill en schade door bedrijfsstagnatie.

Artikel 15. Duur en beëindiging

1. Deze verwerkersovereenkomst is opgesteld op 25 mei 2018 en is per deze datum van kracht. De duur van deze verwerkersovereenkomst is gelijk aan de duur van de in artikel 1 van deze verwerkersovereenkomst genoemde hoofdovereenkomst.

2. Er bestaat samenhang tussen de verwerkersovereenkomst en de hoofdovereenkomst, in die zin dat beëindiging van de verwerkersovereenkomst, op welke grond dan ook (opzegging/ontbinding), tot gevolg heeft dat de hoofdovereenkomst eveneens op dezelfde grond beëindigd wordt (en vice versa), tenzij partijen in voorkomend geval anders overeenkomen.

3. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze bepalingen behoren onder meer die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, aansprakelijkheid en toepasselijk recht.

4. Ieder der partijen is gerechtigd, onverminderd hetgeen daartoe bepaald is in de hoofdovereenkomst, de uitvoering van deze verwerkersovereenkomst en de daarmee samenhangende hoofdovereenkomst op te schorten, dan wel zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien:

a. de andere partij wordt ontbonden of anderszins ophoudt te bestaan;

b. de andere partij aantoonbaar tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit deze verwerkersovereenkomst en die ernstige toerekenbare tekortkoming niet binnen 30 dagen na een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling is hersteld;

c. een partij in staat van faillissement wordt verklaard of surséance van betaling aanvraagt of heeft aangevraagd.

5. De Opdrachtgever is gerechtigd deze verwerkersovereenkomst en de hoofdovereenkomst per direct te ontbinden indien de Opdrachtnemer te kennen geeft niet (langer) te kunnen voldoen aan de betrouwbaarheidseisen die op grond van ontwikkelingen in de wet en/of rechtspraak aan de verwerking van de persoonsgegevens worden gesteld. Het bepaalde in 15.2 is dan van overeenkomstige toepassing.

Artikel 16. Slotbepalingen

1. De overwegingen maken onderdeel uit van deze verwerkersovereenkomst.

2. In het geval van strijdigheid tussen de bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst en bepalingen uit de in artikel 1 lid 1 genoemde hoofdovereenkomst zullen de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst leidend zijn.

3. Het is partijen zonder schriftelijke toestemming van de andere partij, niet toegestaan om deze verwerkersovereenkomst en de rechten en plichten die samenhangen met deze verwerkersovereenkomst over te dragen aan een ander.

4. Op deze verwerkersovereenkomst is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.

5. Eventuele conflicten zullen eerst met elkaar besproken worden waarbij beide partijen zich inspannen om deze in goed overleg met elkaar op te lossen.

6. Geschillen over of in verband met het bepaalde in deze verwerkersovereenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de Opdrachtgever.

Hoofdovereenkomst

De Opdrachtgever verleent de Opdrachtnemer opdracht diensten te verlenen.

Deze diensten bestaan uit alle door Alert SPD aangeboden diensten, die het voorwerp zijn van een aanbod, offerte, overeenkomst of andere rechtshandeling tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, waaronder – maar niet beperkt tot:

Salarisadministratiediensten zoals het inrichten en/of voeren van een salarisadministratie, het analyseren en/of interpreteren van gegevens ontleend aan een salarisadministratie, het ter beschikking stellen van software- en automatiseringspakketten van derden en het verrichten van fiscale werkzaamheden voor zover deze voortvloeien uit, of samenhangen met de bovengenoemde werkzaamheden, het geven van administratieve, fiscale en organisatorische adviezen op het gebied van personeelsorganisatie, salarisadministratie en automatisering, in de ruimste zin des woords.

De diensten worden in de regel verleend op werkdagen (maandag tot en met vrijdag), met uitzondering van Nederlandse nationale feestdagen, waarbij 5 mei eens in de vijf (5) jaar een nationale feestdag is. De werkuren zijn in de regel op werkdagen tussen 8:00 en 16:30 uur.

Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een onbepaalde periode.

Op deze hoofdovereenkomst alsmede op alle overige uit deze overeenkomst voortvloeiende overeenkomsten/opdrachten zijn de Algemene Voorwaarden van Alert SPD van toepassing.

Op deze hoofdovereenkomst is eveneens bijlage 4 van toepassing.

Deze overeenkomst komt tot stand middels akkoord of ondertekening van offerte evenals nadrukkelijk akkoord op offerte per mail.

Bijlage 1: Te verwerken persoonsgegevens en doeleinden

In het kader van de hoofdovereenkomst zullen persoonsgegevens worden verwerkt met de volgende doeleinden:

• het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van het personeelslid;

• het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van het personeelslid;

• een voor het personeelslid geldende arbeidsvoorwaarde;

• de personeelsadministratie;

• het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;

• de overgang van het personeelslid naar of de tijdelijke tewerkstelling van het personeelslid bij een ander onderdeel van de groep waaraan de verwerkingsverantwoordelijke is verbonden

(bijvoorbeeld een dochtermaatschappij);

• het verlenen van ontslag;

• het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van vorderingen);

• het behandelen van geschillen;

• het doen uitoefenen van accountantscontrole;

• de uitvoering of toepassing van een andere wet.

• Ongestructureerde data, in de vorm van documenten/bestanden, die door of namens verwerker en/of verwerkingsverantwoordelijke ter verwerking aangeboden zijn en mogelijk (bijzondere) persoons- en financiële gegevens bevatten.

In het kader van de hoofdovereenkomst worden de volgende soorten persoonsgegevens verwerkt:

• naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, Burgerservicenummer, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres), (pas)foto, CV, alsmede het IBAN van het personeelslid;

• een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het vorige punt bedoelde gegevens;

• nationaliteit en geboorteplaats van het personeelslid;

• gegevens voor het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van het personeelslid;

• gegevens voor het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van het personeelslid;

• gegevens (inclusief gegevens die betrekking hebben op gezinsleden en voormalige gezinsleden van de personeelsleden) die noodzakelijk zijn vanwege een overeengekomen arbeidsvoorwaarde (bijvoorbeeld bijdragen in de studiekosten van de kinderen van de personeelsleden, garantstelling bij hypothecaire leningen en tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering);

• andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.

Deze verwerking van de persoonsgegevens betreft de volgende categorieën personen:

• werknemers in dienst van de verwerkingsverantwoordelijke

• Sollicitanten

• Gebruikers (van aanroepende systemen)

Opdrachtgever staat ervoor in dat de in deze bijlage 1 omschreven persoonsgegevens en categorieën betrokkenen volledig en correct zijn (aangeleverd) en vrijwaart de Opdrachtnemer voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de uiteindelijke weergave en dient de Opdrachtnemer te informeren bij onjuiste weergave, dan wel de Opdrachtgever dient de onjuiste weergave te corrigeren.

Bijlage 2: Beveiligingsmaatregelen

Teneinde de persoonsgegevens te beveiligen zijn de volgende maatregelen genomen:

• Alert SPD heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen waarbij Alert SPD een afweging heeft gemaakt op basis van de risico’s van de verwerking van gewone persoonsgegevens ten behoeve van de hoofdovereenkomst genoemde werkzaamheden met als doel om de voor verwerkingsverantwoordelijke verplichte loonadministratie bij te houden.

Gewone persoonsgegevens zijn onder meer de NAW-gegevens en telefoonnummers. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is nodig om de werknemer, belastingdienst en eventuele andere instanties zoals het UWV en pensioenfondsen.

• Alert SPD verwerkt persoonsgegevens met de software van:

o Xxxxx.xx (SaaS)

o SnelStart

Om in te loggen in de software/online omgeving heeft iedere gebruiker (zowel van de Opdrachtgever al Opdrachtnemer) een unieke gebruikersnaam in combinatie met een wachtwoord. Daarbij is een specifiek wachtwoordbeleid van toepassing.

• De verplichte bewaartermijn van de loonadministratie wordt in acht genomen. In beginsel is deze termijn zeven (7) jaar conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• Overige gegevens worden conform de wettelijke bewaartermijnen uit de actieve administratie verwijderd. Alert SPD behoudt zicht het recht voor om deze gegevens te bewaren voor historische of statistische doeleinden.

• Het is medewerkers van Alert SPD niet toegestaan persoonsgegevens op te slaan op smartphone, tablet, usb-stick, externe harde schijf, laptop of enige andere externe gegevensdrager(s).

• Het is medewerkers van Alert SPD niet toegestaan om op eigen initiatief niet bedrijfsmatige software te installeren.

• Inzake bedrijfsmatige software wordt altijd de laatste versie van de software gebruikt. Updates en patches worden geïnstalleerd zodra deze beschikbaar komen.

• (Externe) afgeschreven hardware wordt vernietigd.

• Voor verzending van mail maakt Alert SPD gebruik van een beveiligde SFTP-server. Er wordt geen gebruik gemaakt van versleutelde e-mail.

• Alert SPD maakt gebruik van een up-to-date virusscan.

• Om in te loggen in de software-omgeving maakt Alert SPD gebruik van een beveiligde omgeving.

• Werknemers van Alert SPD dienen in te loggen met een unieke inlognaam in combinatie met een wachtwoord.

• Indien medewerkers van Alert SPD werken vanuit een externe locatie, dan is het de werknemer niet toegestaan te werken op een publiek netwerk.

• De online webformulieren hebben een SSL-encryptie. Als de formulieren door derden worden gehost, dient gecheckt te worden of zij dit in orde hebben.

• Het bedrijfspand, kamers en kasten worden dagelijks na sluitingstijd afgesloten.

Bijlage 3: Contactgegevens

De contactgegevens van de medewerkers van de Opdrachtnemer (verwerker) waarmee contact kan worden opgenomen in het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zijn de volgende:

• 1e contactpersoon: uw contactpersoon dan wel gebruikelijk aanspeekpunt bij Alert SPD te bereiken op telefoonnummer 0594 511695

of per mail xxxx@xxxxxxxx.xx

Bij afwezigheid van uw 1e contactpersoon

• Een collega van uw 1e contactpersoon

te bereiken op telefoonnummer 0594 511695 of per mail xxxx@xxxxxxxx.xx 2e contactpersoon:

Bij afwezigheid uw 1e contactpersoon en van een collega van uw 1e contactpersoon

• De directie

te bereiken op telefoonnummer 0594 511695

Bij afwezigheid van uw 1e contactpersoon, een collega van uw 1e contactpersoon en directie

• per mail xxxx@xxxxxxxx.xx

De contactgegevens van de medewerkers van de Opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke) waarmee contact kan worden opgenomen in het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zijn als volgt:

• 1e contactpersoon: de contactgegevens van de medewerker/directie zoals bekend bij Alert SPD te bereiken per telefoon op het telefoonnummer zoals bekend bij Alert SPD

of per mail op het mailadres zoals bekend bij Alert SPD.

Bijlage 4: Gebruik van de SaaS van Loket en Qwoater

Artikel 1. SaaS

1. SaaS is een dienst waarbij specifiek overeengekomen functionaliteit op afstand ter beschikking wordt gesteld aan Opdrachtgever.

2. Aanpassingen, substantiële wijzigingen en/of onderhoud van de SaaS worden buiten werkuren uitgevoerd. Bij calamiteiten wordt, indien mogelijk, door Alert SPD met Opdrachtgever gecommuniceerd.

3. Opdrachtgever is zich ervan bewust dat wijzigingen in de systemen van Opdrachtgever (of systemen van derden die Opdrachtgever gebruikt) en de infrastructuur tot de verminderde of ontbrekende beschikbaarheid van koppelingen met de SaaS kan leiden.

Artikel 2. Gebruik SaaS

1. Opdrachtgever zal in het kader van het afnemen van de SaaS handelen als een professionele gebruiker en in dat kader in ieder geval:

a. geen onoordeelkundig, ongeautoriseerd, onwettig of ontoelaatbaar gebruik maken van de Saas;

b. gebruik maken van de Saas overeenkomstig het gebruiksdoel;

c. geen data op de servers van de SaaS-omgeving plaatsen die in strijd zijn met het recht, de goede zeden of de goede smaak van Opdrachtnemer of derden;

d. geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten van de Opdrachtnemer of derden;

e. geen virussen, spam (mede in het licht van artikel 7:46h BW en artikel 11.7 Telecommunicatiewet) en/of spyware verspreiden;

f. derden niet toestaan gebruik te maken van de SaaS zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de softwareleverancier;

2. Indien Opdrachtgever niet handelt als professioneel gebruiker behoudt Opdrachtgever zich het recht voor de toegang tot de SaaS (tijdelijk) onmogelijk te maken en eventuele data die in strijd zijn met het recht, de goede zeden of anderszins te verwijderen van de door haar beheerde infrastructuur.

Artikel 3. Support

1. Support omvat:

a. het telefonisch, met “hulp op afstand” of per e-mail verstrekken van assistentie of informatie inzake het gebruik van, of met betrekking tot technische problemen met, de SaaS;

b. de analyse, verificatie en zo mogelijk herstel van een gebrek via de telefoon en/of het internet na melding van Opdrachtgever.

2. Indien een aanvraag om support een gebrek betreft, wordt deze melding alleen door Opdrachtnemer in behandeling genomen indien het gebrek aantoonbaar en reproduceerbaar is.

3. Xxxxxxx van verminkte of verloren gegane gegevens waarvan de verminking of het verlies aan Opdrachtgever toe te rekenen valt, valt niet onder de supportverplichting van Opdrachtnemer en zal verricht worden op basis van nacalculatie.

4. Een gebrek is een onvolkomenheid in de SaaS waardoor deze niet voldoet aan de specificaties.

Artikel 4. Qwoater dienstbeschrijving

1. Opdrachtnemer biedt zogenaamde Qwoater document management oplossingen in de cloud aan. Met Qwoater wordt het beheer van documenten door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever ter beschikking gesteld. De functionaliteit wordt doorlopend door Qwoater aangepast en uitgebreid.

2. Met Qwoater krijgt Opdrachtgever de beschikking over document- en dossierfunctionaliteiten waaronder –maar niet beperkt tot:

a. Gestructureerde dossieropbouw en gestandaardiseerde documenttypes;

b. Zelf te configureren autorisatiestructuur;

c. Delen van documenten tussen provider, werkgever en werknemer;

d. Beveiligde opslag van documenten door middel van encryptie;

e. Raadplegen audittrail van documenten;

f. Meertaligheid;

g. Geautomatiseerde documentgeneratie;

h. Automatische bewaking van vernietigingstermijnen;

i. Opslaan van bonnetjes bij declaraties in Xxxxx.xx;

j. Opvragen van managementinformatie over dossieropbouw;

k. Exporteren van volledige klantdossiers.

3. Qwoater is volledig geïntegreerd met de SaaS-dienst “Xxxxx.xx” waarvan Opdrachtnemer ten behoeve van de salarisadministratie gebruik maakt. Dit betekent dat Opdrachtgever Qwoater overal ter wereld kan gebruiken, zonder dat daarvoor specifieke programmatuur geïnstalleerd dient te worden. Met de actuele versie van meerdere webbrowser is het gebruik van Qwoater beschikbaar.

Artikel 5. (Rand)voorwaarden en tarieven, autorisatie Qwoater

1. Opdrachtgever heeft de beschikking over:

a. Actuele versie van webbrowser (Microsoft internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari, Google Chrome); en

b. Internetverbinding met voldoende bandbreedte; en

c. Kantoorapplicaties zoals Microsoft Word en Adobe Acrobat Reader.

2. Tarief is afhankelijk van het aantal werkgevers en het aantal werknemersdossiers. Het aantal documenten is niet relevant.

3. Indien gewenst kan Opdrachtgever een beroep op Opdrachtnemer doen voor aanvullende dienstverlening zoals support, inscannen van bestaande documenten dan wel overige werkzaamheden in overleg. Dergelijke opdrachten worden uitgevoerd tegen het geldende uurtarief.

4. Bij gebruik van Qwoater genereert Opdrachtnemer de volgende dossiers, documenttype en bijbehorende autorisatie:

Dossier			Autorisatie Template
Werkgever	Werknemer	Documenttype	Opdrachtnemer	Opdrachtgever	Werknemer
X		Algemene overeenkomst/reglement	X	X
	X	Arbeidsovereenkomst	X	X	X
X		Arbeidsvoorwaarden	X	X	X
X		ARBO-regeling	X	X	X
X		Autoregeling	X	X	X
X		Belasting/heffing werkgever	X	X
	X	Belasting/heffing werknemer	X	X
	X	Beloningsregeling	X	X	X
	X	Beoordeling		X	X
X		CAO	X	X	X
	X	Competentiemanagement	X	X	X
X		Correspondentie belastingdienst	X	X
X		Correspondentie werkgever	X	X
	X	Correspondentie werknemer	X	X	X
	X	Declaratie	X	X	X
	X	Doelgroepverklaring	X	X	X
	X	Functiebeschrijving	X	X	X
	X	Historische jaaropgaaf/loonstrook	X	X	X
	X	Identiteit	X	X	X
X		Jaarverslag	X	X
	X	Loonbeslag	X	X	X
X		Loonkostensubsidie	X	X
	X	Loopbaanontwikkeling	X	X	X
	X	Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen	X	X	X
X		Mutaties (te verwerken)	X	X
	X	Opleiding/diploma		X	X
X		Overige werkgever		X	X
	X	Overige werknemer		X	X
	X	Pensioen werknemer	X	X	X
X		Pensioenpremie	X	X
X		Pensioenreglement	X	X	X
	X	Prestatie, punten, productiviteit	X	X	X
	X	Re-integratie	X	X	X
	X	Sollicitatie		X	X
	X	TVT-regeling	X	X	X
	X	Urenlijst	X	X	X
	X	Vaccinatie	X	X	X
	X	Verklaring omtrent gedrag	X	X	X
	X	Verstrekking	X	X	X
	X	Vervoer/mobiliteit werknemer	X	X	X
X		Verzekeringspolis	X	X
X		Verzekeringspremie	X	X
X		Werkgeversmelding	X	X
	X	Werkgeversverklaring	X	X	X
	X	Werknemersmelding	X	X	X
	X	Werknemersovereenkomst	X	X	X
X		WKR werkgever	X	X
	X	WKR werknemer	X	X	X
	X	Ziekte/verlof	X	X	X

Hiervan kan/mag de Opdrachtgever afwijken.

Document Metadata

Table of Contents

Inhoudsopgave

Document Metadata