GOLF VLAANDEREN HUISHOUDELIJK REGLEMENT
GOLF VLAANDEREN HUISHOUDELIJK REGLEMENT
16 november 2022
INLEIDING
Artikel 1. Huidig reglement heeft tot doel de statuten van GOLF VLAANDEREN op bepaalde punten aan te vullen en te verduidelijken, het wordt opgesteld door het Bestuursorgaan en ter goedkeuring aan de Algemene Vergadering voorgelegd. Het voorstel van Huishoudelijk Reglement of de voorstellen van wijzigingen ervan zijn in extenso bijgevoegd aan de oproeping voor de algemene vergadering.
Wijzigingen aan het Huishoudelijk Reglement kunnen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden, door de Algemene Vergadering goedgekeurd worden mits voorafgaandelijke mededeling van de voorgestelde wijzigingen en vermelding in de oproeping tot de Algemene Vergadering, en met een gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.
BEVOEGDHEDEN KBGF / GOLF VLAANDEREN – AFG (artikel 5 van de statuten)
Artikel 2. De verschillende bevoegdheden van de Koninklijke Belgische Golf Federatie vzw (KBGF) enerzijds en van GOLF VLAANDEREN vzw en van l’Association Francophone Belge de Golf (AFGolf) of hun rechtsopvolgers anderzijds worden, naast de statutaire bepalingen, hierna verder toegelicht.
De bevoegdheden van KBGF en AFG of hun rechtsopvolgers blijven uiteraard afhankelijk van hun statuten en elke wijziging in hun statuten kunnen tevens een wijziging van hun bevoegdheden met zich meebrengen zonder inspraak van GOLF VLAANDEREN. Doch op ogenblik van het opstellen van huidig Huishoudelijk Reglement kunnen de taken als volgt worden afgelijnd:
De KBGF vervult de volgende taken :
1. De organisatie, in de breedste zin, van alle internationale wedstrijden in België of in het buitenland. Zij kan aan GOLF VLAANDEREN of AFGolf haar goedkeuring geven voor het organiseren van dergelijke wedstrijden.
2. De organisatie, in de breedste zin, van alle nationale wedstrijden. Zij kan aan GOLF VLAANDEREN of AFGolf haar goedkeuring geven voor het organiseren van dergelijke wedstrijden.
3. het selecteren, trainen, samenstellen , omkaderen en organiseren van de nationale ploegen.
4. de technische organisatie van het golfspel in België ten einde de reglementen en de toepassing ervan te uniformiseren (Baan, Handicap,GVB enz.).
5. De contacten en akkoorden met nationale organisaties van professionelen in de golfwereld, de PGA of BELGIUM inbegrepen, behalve datgene wat krachtens de wetgeving tot de specifieke bevoegdheid van de gemeenschappen en gewesten behoort.
6. de implementatie van de licenties op basis van de inlichtingen door de clubs via GOLF VLAANDEREN en AFGolf gegeven.
7. de verwezenlijking, bij middel van informatica, van een eenvormig systeem van toekenning en bestuur van de handicaps.
8. de communicatie aan al haar leden van alle informatie die haar aanbelangt.
9. Op nationaal niveau, de contacten met de media, de organisatie van evenementen, de promotie van de golfsport, volgens haar bevoegdheden beschreven in de statuten en in het Reglement, en de sponsoring.
10. De coördinatie van het olympisch project in samenwerking met GOLF VLAANDEREN en AFGolf.
GOLF VLAANDEREN en l’Association Francophone de Golf vervullen respectievelijk de volgende taken:
1. de organisatie, in de breedste zin, van recreatieve en competitieve wedstrijden in haar regio;
2. het selecteren, trainen en begeleiden van spelers voor wedstrijden, stages, … voor individuele
deelname en/of deelname van regionale verenigingen;
3. op regionaal vlak, de ontwikkeling van de golfsport, en in het bijzonder op school en in het hoger onderwijs.
4. het begeleiden van de clubs in hun werking met de integratie van de golfsport en de golfinfrastructuur in de ruimtelijke ordening en het milieubeleid in het bijzonder;
5. op regionaal niveau, de contacten met de media, de organisatie van evenementen , de promotie van de golfsport en de sponsoring , alsook de communicatie naar hun leden of naar de KBGF.
6. op medisch vlak, de ontwikkeling van en het toezicht op de golfsport
7. de organisatie van de vorming teneinde de praktijk van het golfspel te bevorderen;
8. de strijd tegen doping
9. met betrekking tot de professionele en andere golfers, de bevoegdheid en verantwoordelijkheid voor de taken die haar toegewezen worden vanuit de regionale wetgeving zoals onder meer (doch geenszins limitatief) materies inzake doping, kaderopleiding, trainersopleiding, topsportprogramma’s, ed. en dit steeds in overleg met haar partners in het algemeen en de PGA of Belgium in het bijzonder wat betreft de professionele golfer.
Artikel 3. Bij toepassing van artikel 7 tot 9 van de statuten van GOLF VLAANDEREN, wordt over de toelating van een nieuw gewoon of toegetreden lid, beslist door de Algemene Vergadering, na onderzoek door het Bestuursorgaan.
Het Bestuursorgaan zal het dossier nagaan op basis van volgende punten: I AANVRAAGDOSSIER in te dienen tijdens/bij de aanleg
1. Statuten of verenigingscontract van de club
Er wordt aan herinnerd dat de statuten, wanneer zij verplichtend zijn, niet tegenstrijdig mogen zijn met deze van GOLF VLAANDEREN maar hetzelfde doel moeten beogen. Wat betreft de rechtspersonen van publiek recht, moet de beslissing van het organiserend- of voogdijorgaan aangehecht worden. Wat GOLF VLAANDEREN betreft, moet het verenigingscontract worden aangehecht, met vermelding van de verantwoordelijke voor het betalen van het federaal lidgeld.
2. De golfclub of sportvereniging zal het bewijs leveren dat hij/zij eigenaar is van het terrein waarop de golfbaan in aanleg is of aangelegd is, of dat hij/zij er huurder van is en over een geregistreerde huurovereenkomst beschikt, of dat hij/zij de toelating heeft om het domein te gebruiken.
3. Het dossier moet een kadastraal plan van de golfbaan of golfinfrastructuur bevatten.
4. Het dossier zal een layout-plan van het terrein bevatten.
5. De golfclub of sportvereniging zal moeten aantonen dat ze conform is met alle vergunningen betreffende ruimtelijke ordening en milieu. Een kopie van de juiste vergunningen zal overgemaakt worden.
6. Het dossier zal een aanvraag tot aansluiting bij de KBGF omvatten.
Deze erkenningsaanvraag wordt ingediend op het secretariaat van GOLF VLAANDEREN t.a.v. de secretaris-generaal. Daarna zal het Bestuursorgaan deze aanvraag onderzoeken en eventueel opmerkingen formuleren om uiteindelijk te kunnen overgaan tot goedkeuring, dan wel weigering op gemotiveerde gronden.
Na de goedkeuring wordt de club als toegetreden lid opgenomen. Het lidmaatschap als toegetreden lid wordt pas van kracht na gewone opening van de golfinfrastructuur.
Op de eerstvolgende Algemene Vergadering wordt deze aanvaarding voorgelegd ter bestendiging.
II Dossier in te dienen bij opening
1. Het dossier bevat een lijst met de namen van de verantwoordelijken van de golfclub of van de sportvereniging, met vermelding van hun bekwaamheden op het vlak van de golfsport o.m. Voorzitter, secretaris en de golfleraar(s) met vermelding van hun, door GOLF VLAANDEREN erkende, trainersdiploma’s.
2. De naam van de Kapitein moet worden meegedeeld, alsook de namen van de leden van de sportcommissie en van de handicapcommissie, die belast zijn met de spelproblemen en het beheer van de handicap.
3. De lijst met alle leden van de golfclub of de sportvereniging zal worden meegedeeld aan GOLF VLAANDEREN met minimaal vermelding van naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, adres, nationaliteit, handicap.
4. Het dossier moet de informatie inzake toetredingsvoorwaarden om lid te worden van de golfclub of sportvereniging bevatten.
5. Indien het plan tijdens de aanleg gewijzigd werd zal het dossier een nieuw layout-plan bevatten.
6. Het verslag van de technische commissie KBGF waarin in het bijzonder volgende punten werden nagegaan:
- de Course Rating in geval van qualifying terrein;
- de markering van het terrein;
- de vaststelling van de plaatselijke regels;
- de ervaring van de leden van de sport- en handicapcommissie;
- de veiligheid inzake het beoefenen van de golfsport.
De erkenningsaanvraag fase II wordt ingediend op het secretariaat van GOLF VLAANDEREN t.a.v. de secretaris-generaal. Daarna zal het Bestuursorgaan deze aanvraag onderzoeken en eventueel opmerkingen formuleren om uiteindelijk te kunnen overgaan tot goedkeuring.
Wanneer de club aanvaard wordt door de Algemene Vergadering zal zij erkend worden als gewoon lid (binnen de desbetreffende categorie volgens artikel 7 en 8 van de statuten) en stemrecht verkrijgen binnen de structuren van GOLF VLAANDEREN.
III Dossier in te dienen om tot verandering van categorie (A,B,C) te komen
1. Het dossier zal het layout-plan met afstanden bevatten van het terrein, waarbij de veranderingen aangeduid worden om tot een andere categorie te komen
2. Het verslag van de technische commissie KBGF waarin in het bijzonder volgende punten werden nagegaan:
- de Course Rating in geval van qualifying terrein;
- de markering van het terrein;
- de vaststelling van de plaatselijke regels ;
- de veiligheid inzake het beoefenen van de golfsport.
Het Bestuursorgaan GOLF VLAANDEREN zal deze aanvraag onderzoeken en eventueel opmerkingen formuleren om uiteindelijk te kunnen overgaan tot verandering van de categorie. Het Bestuursorgaan kan ook zelf initiatief nemen om verandering van categorie door te voeren.
Wanneer het een degradatie van categorie of schrapping betreft, zal het Bestuursorgaan dit eerst vaststellen en de club hiervan op de hoogte brengen. Daarna zal dit geagendeerd worden op de eerstvolgende Algemene Vergadering om, behoudens nieuwe elementen in de loop van het jaar, degradatie of schrapping in voege te laten treden vanaf 1 januari van het daaropvolgende jaar.
IV Grensoverschrijdende clubs
Wanneer een infrastructuur gelegen is volgens artikel 9.3 van de statuten, nl. gedeeltelijk in Vlaanderen en gedeeltelijk in een andere regio of gedeeltelijk in Vlaanderen en gedeeltelijk met een buurland, zal het Bestuursorgaan de volledige infrastructuur erkennen. Hierbij dient de erkende infrastructuur een maatschappelijke zetel in Vlaanderen te hebben en al haar leden met een domiciliering in Vlaanderen aan te sluiten bij GOLF VLAANDEREN, daarna kunnen deze leden ook aansluiten bij de andere regionale vereniging, namelijk AFGolf (en vice versa).
DEFINITIE EN ORGANISATIE (artikel 7 van de statuten)
Artikel 4. Aanduiding van een kapitein, voorzitter en secretaris in de clubs of sportverenigingen.
Het begrip golfpraktijk verplicht de gewone leden, georganiseerd als golfclubs of als verenigingen, over te gaan tot de aanduiding van een Kapitein (Heer of Dame), die verantwoordelijk zal zijn voor de toepassing van de Etiquette, de Golfregels, en het amateurstatuut, zoals voorzien in het Artikel 5 van de Statuten der VZW, tevens voor de organisatie van het WHS (World Handicap System) G, de organisatie van competities, de toepassing van het Federale Handicappingsysteem, voor de naleving van de reglementen en de richtlijnen van GOLF VLAANDEREN en voor de opmetingen van de baan zoals bepaald door GOLF VLAANDEREN. De Kapitein wordt bijgestaan in zijn taak door een sportcommissie en/of een handicapcommissie. Naast de Kapitein zullen de gewone en toegetreden leden tevens een Voorzitter en Secretaris aanduiden dewelke als aanspreekpunt voor GOLF VLAANDEREN kunnen dienen.
Artikel 5. Ter beschikking stellen van de terreinen
Bij toetreding tot GOLF VLAANDEREN, verbinden de clubs zich ertoe, volgens hun mogelijkheden, hun terrein ter beschikking te stellen van GOLF VLAANDEREN voor de wedstrijden die deze ieder jaar organiseren.
Wanneer een club een wedstrijd aanneemt, verbindt hij zich ertoe de richtlijnen van GOLF VLAANDEREN in acht te nemen voor de voorbereiding van het terrein en mee te werken aan de goede organisatie van de wedstrijd.
De spelers zullen erop toezien dat zij het Huishoudelijk Reglement respecteren dat van kracht is in de bezochte clubs.
Artikel 6. Vrije-banen-kaarten en gebruiken tussen de clubs
Elk jaar wordt de lijst van de begunstigden van een vrije-banen-kaart op voorstel van de betrokken instanties, door het Bestuursorgaan goedgekeurd. De begunstigde spelers moeten de regels uitgevaardigd door de clubs in het algemeen eerbiedigen en meer specifiek wat betreft het aantal bezoeken per jaar. Het gebruik wil dat de in functie zijnde Voorzitter, Kapitein en Secretaris of Directeur van de clubs die lid zijn van GOLF VLAANDEREN, alsook de bestuurders van GOLF VLAANDEREN als genodigden worden beschouwd wanneer zij andere clubs bezoeken.
Artikel 7. Verzekering en licenties (artikel 11 van de statuten)
Iedere persoon die golf wenst te spelen op een terrein van een gewoon lid moet houder zijn van een licentie die tevens zijn golfverzekering is. Ingeval van een ongeval en bij gebrek aan verzekering van de verantwoordelijke dader, zullen GOLF VLAANDEREN en haar verzekeraars niet verantwoordelijk zijn voor de veroorzaakte schade. Naast de verzekering zal de golfspeler slechts kunnen genieten van de overige aangeboden diensten (oa. informatica, App, communicatie, wedstrijden, …) door GOLF VLAANDEREN vanaf het ogenblik van aflevering van de licentie.
OPROEP TOT KANDIDATUURSTELLING (artikel 14 van de statuten)
Artikel 8. Het Bestuursorgaan doet een oproep tot kandidatuurstelling als bestuurder bij de gewone leden twee maanden vóór de Algemene Vergadering. Het Bestuursorgaan deelt het aantal openstaande plaatsen van bestuurder mee.
Elke kandidaat moet voorgesteld worden door een gewoon lid. Hij moet houder zijn van een federale kaart van spelend lid, reeds in een golfclub expertise en beleidscapaciteiten verworven hebben en op het ogenblik van de Algemene Vergadering van Golf Vlaanderen geen 72 jaar of ouder zijn.
Een kandidaat kan geen arbeidsrelatie hebben met GOLF VLAANDEREN, noch actief zijn in een bedrijf dat een commerciële band heeft met Golf Vlaanderen en zal het charter voor vrijwilligers en bestuurders voor akkoord ondertekenen.
De kandidaturen voor de openstaande mandaten van bestuurders moeten, op straffe van nietigheid, dertig dagen voor de Algemene Vergadering, schriftelijk worden bezorgd aan het secretariaat van GOLF VLAANDEREN.
Elke uittredende en herkiesbare bestuurder dient daarenboven drie maanden vóór de Algemene Vergadering de bevestiging van het gewoon lid om hem al dan niet opnieuw voor te stellen, mee te delen aan GOLF VLAANDEREN, op straffe van nietigheid van zijn kandidatuur.
Het Bestuursorgaan is bevoegd om bij elke statutaire verkiezing een kandidaat naar keuze voor te dragen die voldoet aan dezelfde voorwaarden van verkiesbaarheid, maar het Bestuursorgaan zal dit kunnen doen nadat ze de clubs minstens vijftien dagen voor de Algemene Vergadering geïnformeerd heeft. De kandidaat voorgesteld door het Bestuursorgaan mag geen uittredende bestuurder zijn.
VERKIEZINGSPROCEDURE (artikel 14 van de statuten)
Artikel 9.
GOLF VLAANDEREN stuurt een brief aan de gewone leden met stemrecht waarbij het aantal stemmen en de categorie vermeld worden. De toegetreden leden krijgen een brief met bevestiging van hun status zonder stemrecht.
Deze brief opgesteld volgens artikel 27 van de Statuten wordt naar alle leden opgestuurd in de maand januari van elk jaar. Aanpassingen kunnen door de leden slechts in de maand februari gevraagd worden, zodat voor begin maart het aantal stemmen voor elk lid vaststaat.
GOLF VLAANDEREN maakt het stembiljet op met de namen van de kandidaten in alfabetische orde gerangschikt. Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxx, zal de jongste kandidaat voor de oudere geplaatst worden op de lijst. Naast elke naam wordt een vakje gedrukt.
GOLF VLAANDEREN controleert de aanwezige en vertegenwoordigde personen. Zij verdeelt aan ieder gewoon lid het aantal stembiljetten ad hoc.
De Voorzitter zit de Algemene Vergadering voor en stelt een Bureau aan samengesteld uit 2 stemopnemers en 2 getuigen. De Voorzitter laat de exemplaren van de oproep van kandidaten, van de oproeping en het proces-verbaal van de Algemene Vergadering ondertekenen door het Bureau dat de regelmatigheid van de procedures controleert.
XXXXXXXXXX XXX XX XXXXXXXX
Artikel 10. Enkel het stembiljet of elektronisch stemsysteem overhandigd door GOLF VLAANDEREN is geldig. Per stem biljet, is het maximum aantal stemmen dat mag uitgebracht worden gelijk aan het aantal te begeven functies. Bijvoorbeeld : indien er vijf functies te begeven zijn en twaalf kandidaten, dan is het mogelijk te stemmen voor één, twee, drie, vier of vijf kandidaten maximum. Iedere andere formulering maakt het stembiljet ongeldig. Het stembiljet mag geen enkele doorhaling noch aanmerking bevatten. 1 stem zal uitgebracht worden dat vermenigvuldigd zal worden met het stemgewicht van het effectief lid.
HET TELLEN VAN DE STEMMEN
Artikel 11. De Voorzitter sluit de stemverrichtingen.
Het bureau zit de verrichtingen van de telling voor. Het Bureau telt het aantal stemgerechtigden aangeduid op de lijst van de gewone leden met stemrecht bijgehouden door GOLF VLAANDEREN. Deze is gehecht aan het proces-verbaal.
De kandidaten zullen geklasseerd worden volgens het aantal behaalde stemmen, rekening houdend met het feit dat ten einde de verscheidenheid van de gewone leden weer te geven er in het Bestuursorgaan minstens 1 bestuurder vertegenwoordiger is van een club met minder dan 18 holes en 1 bestuurder vertegenwoordiger is van een club met 18 holes en meer.
Bij gelijkheid van stemmen voor de toekenning van het laatste mandaat zal de jongste weerhouden worden als definitief verkozen
Iedere wijziging in de schoot van het Bestuursorgaan moet binnen de maand het voorwerp zijn van een publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
KANDIDATUUR ALS BESTUURDER VAN DE KBGF
Artikel 12. De statuten van de KBGF voorzien op heden onder meer dat men door GOLF VLAANDEREN of AFGolf voorgesteld moet worden om kandidaat-bestuurder te zijn bij de KBGF.
Gelijktijdig met de statutaire verkiezingen van GOLF VLAANDEREN, zullen er bijgevolg verkiezingen zijn voor kandidaat-bestuurder van de KBGF: het aantal te verkiezen kandidaat-bestuurders van de KBGF zal gelijk zijn aan het aantal openstaande mandaten van de KBGF bestuurders die dat jaar aan GOLF VLAANDEREN toekomen.
Elke kandidaat moet voorgesteld worden door een gewoon lid. Hij moet houder zijn van een federale kaart van spelend lid en bij GOLF VLAANDEREN bestuurder zijn op het ogenblik van de Algemene Vergadering van Golf Vlaanderen en geen 72 jaar of ouder zijn.
De kandidaten zullen geklasseerd worden volgens het aantal behaalde stemmen. Bij gelijkheid van stemmen voor de toekenning van het laatste mandaat zal de jongste van de kandidaten verkozen worden.
De verkiezingsprocedure eerbiedigt artikels 8,9,10, 11 al.1 van het Huishoudelijk Reglement alsook artikel 14 van de statuten.
WERKING VAN HET BESTUURSORGAAN
Artikel 13. Bij toepassing van artikel 14 van de Statuten van GOLF VLAANDEREN, verkiest het Bestuursorgaan in haar schoot een Voorzitter en één of meerdere ondervoorzitters en wijst de functies toe van financieel verantwoordelijke, en van voorzitter van de verschillende Adviesorganen. commissies.
Het Bestuursorgaan kan 2 bestuurders coöpteren om volgende profielen en diversiteit te betrachten: nl. 2 personen van het minst vertegenwoordigde geslacht, 2 voorzitters of ex-voorzitters van een club, 2 personen met een sportieve achtergrond (captains, spelers nationale ploeg,…) en 2 personen met commerciële achtergrond (manager golfclub,…).
In geval van coöptatie, za het profiel van coöptatie vastgelegd worden binnen 1 maand en coöptatie zelf binnen 3 maanden vanaf de Algemene Vergadering en een gecoöpteerde bestuurder zal een gelijklopende mandaat van 4 jaar hebben zoals de bestuurders.
Bestuurders kunnen hun functie als lid van het bestuursorgaan niet combineren met een functie binnen een rechtsprekend orgaan van Golf Vlaanderen (zie tuchtreglement).
VACATURES, ONTSLAG
Artikel 14. Xxxxxxx het mandaat van bestuurders door de titularis niet meer kan waargenomen worden omwille van: niet meer houder zijn van een federale kaart als spelend lid, te hoge afwezigheidsgraad, ontslag, ziekte, overlijden of enige andere reden, kan het Bestuursorgaan een plaatsvervanger aanduiden. Deze zal het mandaat voltooien dat bekrachtigd zal moeten worden op de volgende Algemene Vergadering.
Bij bevestiging volbrengt de plaatsvervangende bestuurder het mandaat van zijn voorganger, tenzij de Algemene Vergadering er anders over beslist. Bij gebrek aan bevestiging eindigt het mandaat van de plaatsvervangende bestuurder na afloop van de Algemene Vergadering, zonder dat dit afbreuk doet aan de regelmatigheid van de samenstelling van het Bestuursorgaan tot op dat ogenblik.
VERGADERINGEN
Artikel 15. Het Bestuursorgaan vergadert zo dikwijls dit nodig geacht wordt, op bijeenroeping van de voorzitter. De uitnodigingen vermelden de dagorde en worden acht dagen op voorhand naar de bestuurders verstuurd per brief of e-mail. Het Bestuursorgaan moet vergaderen indien een van zijn leden erom verzoekt.
Het Bestuursorgaan kan slechts geldig vergaderen indien de helft van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn; elke bestuurder mag bij schriftelijke volmacht vertegenwoordigd worden door een ander lid van de Raad. Een bestuurder kan slechts voor één andere bestuurder volmachtdrager zijn.
De vergaderingen van het Bestuursorgaan worden voorgezeten door de voorzitter en bij diens afwezigheid, door de (oudste) ondervoorzitter en ingeval van afwezigheid van de ondervoorzitter(s), door de oudste bestuurder.
De beslissingen worden genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen; bij gelijkheid van stemmen is de stem van de voorzitter van de vergadering beslissend.
BIJZONDERE TAKEN
Artikel 16. Het Bestuursorgaan zal jaarlijks aan de gewone Algemene Vergadering ter goedkeuring voorleggen en toelichten:
- de begroting voor het volgende boekjaar;
- de clubbijdragen en eventueel de andere bijdragen voor het volgende jaar;
- de aanduiding van een commissaris;
- de jaarrekening van het afgelopen boekjaar;
- het beleidsplan;
- eventuele actieplannen.
Het Bestuursorgaan mag een Huishoudelijk Reglement opstellen, dat aan de Algemene Vergadering ter goedkeuring wordt voorgelegd.
Het Bestuursorgaan moet daarenboven, in voorkomend geval, de redenen onderzoeken om een lid uit GOLF VLAANDEREN uit te sluiten en de uitsluiting van een lid ter goedkeuring voorleggen aan de Algemene Vergadering beraadslagend volgens de voorwaarden voorzien in artikel 10 van de statuten.
BUDGETTEN - CLUBBIJDRAGEN - LICENTIES – BESTUUR VAN DE HANDICAPS
Artikel 17. GOLF VLAANDEREN legt haar eigen budget en clubbijdragen vast.
GOLF VLAANDEREN, AFGolf en de KBGF of hun rechtsopvolgers zullen samen de noodzakelijke samenwerkingsmethodes betreffende het geïnformatiseerd beheer (betaling, verwerking en verzending) van de licenties en van de handicaps overeenkomen.
Wat betreft personaliagegevens van de licenties heeft GOLF VLAANDEREN consultatie- en inzagerecht, maar uitsluitend voor intern gebruik alsook voor reglementaire en decretale verplichtingen. GOLF VLAANDEREN verbindt zich ertoe deze niet door te geven aan derden.
DE VERGADERINGEN DER VOORZITTERS
Artikel 18. De Vergadering der Voorzitters is een raadgevend orgaan van GOLF VLAANDEREN dat minstens één keer per jaar samenkomt in oktober/november en telkens het Bestuursorgaan of één/ vijfde van de gewone leden erom verzoekt.
Artikel 19. De oproepingen gebeuren zoals voorzien in artikel 25 der statuten. De Vergadering der Voorzitters kan geldig beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige gewone leden en is een open forum voor alle onderwerpen die golf aanbelangen.
In geval een motie gevraagd wordt over een bepaald punt, dan zal dit gebeuren op basis van één (1) stem per gewoon lid en per handopsteking.
Elk lid mag zich laten vertegenwoordigen per schriftelijke volmacht door een gewoon lid. Een gewoon lid kan slechts één ander lid vertegenwoordigen.
DE ADVIESORGANEN
Artikel 20. De Adviesorganen
Bij toepassing van artikel 14 van de statuten van GOLF VLAANDEREN, staat Het Bestuursorgaan in voor het creëren en ontbinden van de adviesorganen en de Werkgroepen. Het Bestuursorgaan bepaalt het aantal leden, benoemt en ontslaat ze, stelt de werkingsregels van haar adviesorganen op en wijzigt ze. De adviesorganen zijn samen met het secretariaat verantwoordelijk voor de uitvoering van de gestemde begroting. De Secretaris-Generaal én de Sporttechnisch Directeur kunnen elk adviesorgaan bijwonen.
Artikel 21. Werking van de Adviesorganen en werkgroepen
1.Duurtijd van de mandaten
De mandaten zijn niet bezoldigd, hebben een duur van vier jaar, zijn te allen tijde herroepbaar.
Voor de werkgroepen zijn de mandaten aansluitend éénmaal hernieuwbaar. Na een tussenperiode van twee jaar kan een nieuw mandaat worden opgenomen en hiervoor een kandidatuur worden ingediend.
2.Benoeming van de leden
Bij de vernieuwing van de Adviesorganen en Werkgroepen, worden de kandidaturen in de maand november door de clubs voorgelegd aan het Bestuursorgaan. Per commissie en per werkgroep kunnen de clubs maar 1 kandidaat voorstellen gezien in één werkgroep of commissie geen 2 personen van dezelfde club (homeclub) kunnen zetelen, behalve wanneer het Bestuursorgaan een bestuurder delegeert.
De leden van de Adviesorganen en van de Werkroepen worden vervolgens in de maand december benoemd door het Bestuursorgaan.
Een afgevaardigde van het personeel van GOLF VLAANDEREN neemt van rechtswege deel aan de vergaderingen, met raadgevende stem, behoudens tegengesteld bericht van het Bestuursorgaan.
Als het Bestuursorgaan het nodig acht, kan het Bestuursorgaan op elk moment, op eigen initiatief, leden ontslaan, in hun vervanging voorzien, alsook bijkomende leden benoemen.
3.Benoeming van de Voorzitter
De Voorzitter van elk Adviesorgaan of werkgroep wordt ten laatste in de maand januari benoemd door het Bestuursorgaan. Elke twee jaar in de maand december, zal de Voorzitter zijn mandaat opnieuw ter beschikking stellen van het Bestuursorgaan.
4.Leeftijdslimiet
Het lid van de Werkgroep en/of Adviesorgaan moet houder zijn van een licentie van spelend lid van een gewoon lid en per 1 november van het jaar waarin hij of zij zich kandidaat stelt geen 72 jaar of ouder zijn.
5.Organisatie van het werk
De Voorzitter van elk Adviesorgaan of Werkgroep is verantwoordelijk voor de kalender van de vergaderingen. Hij zal erop toezien, samen met het secretariaat, dat de verslagen regelmatig worden opgestuurd en ter beschikking gesteld worden van het Bestuursorgaan. Hij zal, samen met zijn Adviesorgaan of Werkgroep, de objectieven voor elk jaar vastleggen en ze overmaken aan het Bestuursorgaan, voor de vergadering van de maand december.
6.Reglement
Elk reglement, dat een Adviesorgaan of werkgroep wenst uit te vaardigen, moet vooraf onderworpen worden aan de goedkeuring van het Bestuursorgaan.
7. Volgende Adviesorganen en werkgroepen kunnen voorzien worden (niet limitatief):
- Het Adviesorgaan Sport met de volgende werkgroepen :
• heren
• dames
• senioren
• jeugd
- Het adviesorgaan Clubondersteuning
- Het Medisch en Ethisch Adviesorgaan
Artikel 22. Opdrachten van de Adviesorganen
SPORT Adviesorgaan
1. Het bevorderen van de spelkwaliteit in het algemeen en bij de jonge spelers in het bijzonder.
2. Het jaarlijks opstellen van de kalender van de regionale wedstrijden voor alle categorieën (incl g-golf),
3. het nemen van alle maatregelen voor hun organisatie, hun controle en de registratie van hun
4. resultaten, met inbegrip van de archivering ervan.
5. Het doen respecteren, tijdens het verloop van deze wedstrijden en op een meer algemene wijze, op de golfbanen, van de regels van de etiquette en deze van de “Royal and Ancient Golf Club of Saint-Xxxxxxx”.
6. Het voorbereiden en verspreiden van de selectieprocedures.
7. Het organiseren van ontmoetingen.
8. Het opstellen van de regels van de regionale individuele wedstrijden.
9. Het opstellen van de toelatingsvoorwaarden tot de regionale wedstrijden,
10. De studie van alle aangelegenheden inzake de opleiding van de golftrainers en pro’s
11. De aanwezigheid van het golf verzekeren op de school en de universiteit.
De Werkgroepen Heren, Dames, Senioren en Jeugd geven advies aan de koepel van de sportcommissie voor de ontwikkeling van de golfsport, specifiek voor wat betreft hun categorieën van spelers. De adviezen die door deze vier werkgroepen worden genomen, moeten overeenstemmen met de algemene doelstellingen van de sportcommissie.
Het adviesorgaan CLUBONDERSTEUNING
1. De clubs in Vlaanderen en Brussel in te lichten over de nodige stedenbouwkundige vergunningen.
2. Contacten te leggen met de gemeentebesturen (in het kader van het opstellen van het gemeentelijk structuurplan), met de provinciebesturen (in het kader van het opstellen van het provinciaal structuurplan) en de Vlaamse bevoegde ministeries en het Hoofdbestuur van Stedenbouw (in het kader van het opstellen van de ruimtelijke uitvoeringsplannen).
3. Het streven naar de regularisatie van bestaande stedenbouwkundige situaties en naar nieuwe ontwikkelingsperspectieven voor de golfsport in Vlaanderen en Brussel.
4. Aandacht te besteden aan het ecologisch aspect van de golfinfrastructuren en zodoende initiatieven te coördineren in het kader van een milieuvriendelijke en ecologische benadering van de aanleg en het onderhoud van de golfinfrastructuren. Ter zake aan de leden voorstellen te doen.
5. Opvolgen en uitbouw van dienstverlening voor de clubs en advies geven ter zake met betrekking tot onder meer (doch niet limitatief): wetgeving, clubontwikkeling, management, ed..
Het MEDISCH en ETHISCH Adviesorgaan
Het Medisch en het ethisch adviesorgaan heeft onder meer als opdracht:
1. Haar leden incl. G-golfers te informeren over de preventie van specifieke risico’s verbonden aan het beoefenen van golf en over de initiatieven die genomen zijn om het gezond sporten te bevorderen.
2. Haar leden te informeren over het eigen beleid rond gezond sporten, bijvoorbeeld over haar keuze voor een sportmedisch geschiktheidsonderzoek, haar beleid rond leeftijdsgrenzen en organisatie van vormingen
3. Advies te geven bij specifieke medische problemen van individuele golfspelers.
4. Het opsporen en bestrijden van doping.
5. Xxxxxxxxxxx op te stellen voor de golfclubs in verband met eerste hulp bij ongevallen,
uitbouwen van urgentieset, verwittigen van hulpdiensten,…
6. Het naleven van het Gezond en Ethisch Sporten decreet;
7. Het organiseren van preventie, vorming en sensibilisering inzake grensoverschrijdend gedrag
8. Het organiseren van campagnes omtrent ethische thema’s (bijv. campagne omtrent het aantrekken van meer diversiteit in alle functies)
DE TOPSPORTCOMMISSIE
De Topsportcommissie valt buiten artikel 20 t.e.m. 22 van dit reglement gezien ze wordt samengesteld en de taken vervult zoals voorzien door het Decreet van Sport waar GOLF VLAANDEREN onderhevig aan is om erkenning als topsportfederatie te bekomen.
Artikel 23. De Topsportcommissie wordt voorgezeten door de Technisch Directeur Topsport en bestaat verder minstens uit een vertegenwoordiger van het Bestuursorgaan, de desbetreffende programma manager Sport Vlaanderen, een vertegenwoordiger van de topsporters, een vertegenwoordiger van de topsporttrainers, een vertegenwoordiger van de sportwetenschappelijke omkadering van de topsporters.
De Topsportcommissie heeft minimaal de volgende bevoegdheden inzake topsport: het opstellen, voorstellen en verdedigen van het vierjaarlijkse beleidsplanen jaaractieplan topsport bij het Bestuursorgaan van de sportfederatie, en het uitvoeren, opvolgen en bijsturen van het beleids- en actieplan.
Dit houdt in: de voorbereiding en de deelname aan internationale wedstrijden, de structurele topsportwerking, het ontwikkelingsprogramma met o.a. de topsportschool, de begeleiding en omkadering van geregistreerde elitesporters, beloftevolle jongeren en jonge topsporttalenten en voor programma’s van talentdetectie en talentontwikkeling aanvullend op de werking van de Topsportschool.
De GESCHILLENCOMMISSIES : DE TUCHTCOMMISSIE en de COMMISSIE VAN BEROEP
De werking van de Tuchtcommissie en de Commissie van Beroep zijn hernomen in een afzonderlijk
document: “De Geschillencommissies”.
EREFUNCTIES
Artikel 24. Ten individuele titel en op voorstel van het Bestuursorgaan, kan de Algemene Vergadering aan fysieke personen de titel toekennen van Ere-voorzitter, Ere-ondervoorzitter, Ere-bestuurder of
Erelid van GOLF VLAANDEREN of van haar organen. Om deze titel te bekomen moeten deze persoonlijkheden, tenzij uitzonderlijke omstandigheden, minimum gedurende 10 jaar eminente diensten geleverd hebben aan GOLF VLAANDEREN of haar Commissies en geen actieve functie, lopende of toekomstige, meer hebben bij GOLF VLAANDEREN. Zij mogen in deze hoedanigheid aanwezig zijn op de Algemene Vergadering en de Vergadering van de Voorzitters maar geen lid vertegenwoordigen en niet deelnemen aan de stemming. In geval van misbruik of negatieve houding tegenover GOLF VLAANDEREN, kan de Algemene Vergadering op voorstel van het Bestuursorgaan beslissen deze titel in te trekken.
TUCHT
ARTIKEL 25
GOLF VLAANDEREN hanteert een Algemeen Tuchtreglement (met inbegrip van een klachten- en beroepsprocedure), uitgewerkt in het ALGEMEEN TUCHTREGLEMENT. Daarnaast is er een specifiek Tuchtreglement inzake Dopingpraktijken (BIJLAGE 1 van het Algemeen, tuchtreglement) en een specifiek Tuchtreglement inzake Grensoverschrijdend Gedrag, (BIJLAGE 2 van het Algemeen, tuchtreglement). De bij GOLF VLAANDEREN aangesloten leden sportverenigingen aanvaarden deze tuchtreglementen en worden geacht deze van toepassing te maken op al hun leden sportbeoefenaars, trainers en andere sportbegeleiders, alsook op hun bestuurders en personeelsleden en vrijwilligers. Het tuchtreglement kan terug gevonden worden op xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxxx-xxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx
GEDRAGSCODE
ARTIKEL 26
GOLF VLAANDEREN wil inzetten op ethisch verantwoorde sportbeoefening en wil hieromtrent haar leden sportverenigingen ondersteuning en begeleiding geven. Van alle bestuurders, personeelsleden, trainers en andere sportbegeleiders, alsook van alle sporters, hun ouders en hun supporters, wordt verwacht dat ze zich onberispelijk gedragen en hiermee een voorbeeld zijn voor alle anderen.
Enerzijds heeft de federatie een gedragscode voor haar eigen bestuurders en personeelsleden, voor topsporters die deelnemen aan de topsportwerking van de federatie, en voor trainers/coaches die in opdracht van de federatie werken. Deze gedragscodes dienen verplicht aanvaard te worden door deze betrokkenen.
Anderzijds stelt de federatie aan haar leden sportverenigingen een gedragscode ter beschikking voor de verschillende doelgroepen (oa. clubbestuurders, clubmedewerkers, clubvrijwilligers, trainers en lesgevers, sporters en ouders). Deze gedragscodes zijn beschikbaar op xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx
Elk lid (club) van GOLF VLAANDEREN:
§ Wordt geacht de inhoud van deze gedragscodes, eventueel uitgebreid op eigen initiatief, op te nemen in het eigen intern reglement waardoor deze gedragscodes van toepassing zullen zijn op al hun aangesloten leden;
§ moet ook aan elke persoon die bij de werking betrokken is zonder lid te zijn (pro’s, cursisten en hun
ouders) opleggen dat ze deze gedragscodes aanvaarden;
§ verbindt zich ertoe de gedragscodes duidelijk binnen de eigen vereniging te communiceren zodat iedere sporter of betrokkene op de hoogte is van de normen die gehanteerd worden;
§ neemt ook regelmatig initiatieven om zijn leden en betrokkenen hieromtrent te sensibiliseren en ziet toe op de naleving van deze gedragscodes.
PREVENTIEVE ORDEMAATREGEL
ARTIKEL 27
Het Bestuursorgaan van GOLF VLAANDEREN heeft de bevoegdheid om in geval van hoogdringendheid (snel) te beslissen over een voorlopige ordemaatregel.
Indien nodig kan het Bestuursorgaan ter voorkoming van herhaling, om de rust te herstellen of de veiligheid te waarborgen, een preventieve bestuurlijke ordemaatregel nemen door aan de degene jegens wie een klacht werd neergelegd met onmiddellijke ingang een tijdelijke beperking of wijziging van de uitgeoefende activiteit of een tijdelijke schorsing op te leggen voor de locatie(s) waar de herhaling of onveiligheid moet worden gevreesd. De ordemaatregel dient noodzakelijk, geschikt en evenredig te zijn om de orde en/of de veiligheid te waarborgen dan wel te herstellen. Het is geen tuchtrechtelijke sanctie maar een preventieve ordemaatregel om de orde en de veiligheid van sportbeoefenaren te waarborgen. Dit kan gebeuren onverminderd eventueel andere bestuurlijke maatregelen vanwege het Bestuursorgaan van GOLF VLAANDEREN, alsook de eventuele bevoegdheid van het bestuursorgaan van de sportvereniging zelf om bepaalde bestuurlijke of preventieve ordemaatregelen te treffen. Tegen een genomen ordemaatregel staat beroep open bij de Tuchtcommissie. Dit beroep is niet schorsend. Tegen de beslissing van de Tuchtcommissie betreffende een preventieve ordemaatregel staat geen beroep open.