Algemene Voorwaarden, Aanvullende voorwaarden en verwerkersbepalingen
Algemene Voorwaarden, Aanvullende voorwaarden en verwerkersbepalingen
Irixs B.V.
Deze voorwaarden geven weer wat Opdrachtgevers juridisch van Irixs mogen verwachten.
Versie: 2.0.3
Datum: december 2024 Auteur: Irixs
INHOUDSOPGAVE
1.5 Totstandkoming van de overeenkomst 8
1.6 Uitvoering van de overeenkomst 9
1.6.2 Termijn en specificaties 9
1.6.4 Informatieverstrekking 9
1.6.5 Scope van de werkzaamheden 9
1.7 Wijziging van de overeenkomst 10
1.8.1 Gefaseerde Oplevering 10
1.8.2 Tekortschieten in nakoming 10
1.9 Duur van de overeenkomst 10
1.10 Tussentijdse beëindiging 11
1.11.2 Verhoging bij prijsafspraken 12
1.11.3 Controle registeraccountant 12
1.12.3 Onmiddellijk opeisbaar 13
1.15.4 Opzet of grove schuld 14
1.16 Vrijwaringen en garanties 14
1.17.3 Gedeeltelijke nakoming 15
1.18 Vervaltermijn vorderingsrechten 15
1.19.2 Wettelijke verplichting 16
1.20 Intellectuele eigendomsrechten 16
1.20.3 Intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtgever 16
2.1.1 Implementatie en optimalisatie AFAS Profit 18
2.1.1.3 Support en Consultancy 19
2.1.3.3 Support-Zeker o.b.v. een abonnement 20
2.1.3.4 Support-Zeker o.b.v. een strippenkaart 20
2.1.3.6 Responsetijd en prioriteitstelling 21
2.1.3.7 Eerste Lijn SupportSupport-Zeker versus Tweede Lijn Support 21
2.1.5 Beheer-ZekerFunctioneel Beheer 22
2.1.5.5 Responsetijd en prioriteitstelling 23
2.1.5.6 Functioneel Beheer versus Consultancy 23
2.1.6 Oplossingen voor Data en Software Oplossingen 24
2.1.6.5 Monitoring en foutenlogs 25
2.1.6.7 Data freshness en data retention 25
2.1.6.8 Uptime Datawarehouse 25
2.1.7 Development oplossingen 26
2.1.7.2 Intake (initiatie fase) 26
2.1.7.7 Testen en acceptatie 27
2.1.7.10 Inspanningsverbintenis 28
2.1.7.11 Buiten werking stellen 28
2.2.2.3 Verlenging en opzegtermijn 29
2.2.4 Doorberekenen van tijd 29
2.2.5 Reiskosten en werktijden 30
2.2.6 Afmelden ingeplande Consultants 30
3 STANDAARDBEPALINGEN VOOR VERWERKING PERSOONSGEGEVENS 32
3.1.2 Garantie opdrachtgever 32
3.2.2 Uitsluiting bijzondere categorieën persoonsgegevens 32
3.2.3 Acceptatie door Opdrachtgever 32
3.2.4 Aanvullende maatregelen 32
3.6 Rechten betrokkenen, DPIA en auditrechten 34
3.6.2 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling 34
In dit document worden de volgende termen in de hieronder gedefinieerde betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.
AFAS Profit: AFAS Profit is enterprise resource planning (hierna: ERP) software van AFAS. Voor een uitgebreide omschrijving van AFAS Profit en de mogelijkheden die AFAS biedt kunt u contact met Irixs opnemen of op de website van AFAS kijken (xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxx/xxx). Irixs is een gecertificeerd AFAS-expert met specialistische kennis over implementatie, optimalisatie en integratie van AFAS Profit (zie: xxxxx://xxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxx).
Algemene Voorwaarden: De algemene voorwaarden van Irixs, waarbij steeds de meest recente versie zal gelden tussen Irixs en enig andere persoon. De meest recente versie is te vinden op de website van Irixs (xxxxx://xxx.Xxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/).
Business Intelligence (BI): is de vertaalslag van ruwe data naar leesbare informatie. Consultancy: Hiervan is sprake als Irixs Consultants beschikbaar stelt aan de Opdrachtgever. Dit kan gebeuren op verschillende manieren. (1) De Opdrachtgever kan door de Eerste Lijn Support te benaderen direct in contact komen met Consultants. (2) Consultancy kan een onderdeel zijn van een offerte voor Software. (3) Consultancy kan onderdeel zijn van een traject voor Implementatie van AFAS Profit, Salarisverwerking, en Oplossingen voor Data. (4) Consultancy kan als zelfstandige Dienst aan de Opdrachtgever worden aangeboden.
Consultants: Zijn als zodanig kwalificerende medewerkers bij Irixs. Consultants zijn er met verschillende expertises en niveaus.
Dashboards: kunnen dashboards zijn zoals Microsoft Power BI, QLik, Tableau en/of op maat gemaakte dashboards o.b.v. andere technologieën.
Data Engineers: zijn als zodanig kwalificerende Medewerkers bij Irixs die zich bezighouden met Oplossingen voor Data.
Databronsyst(e)em(en): is software van derden (zoals AFAS, Salesforce, Google Analytics, Facebook) die met behulp van (standaard) koppelingen worden ontsloten en beschikbaar gemaakt in een Datawarehouse.
Datawarehouse(s): dit is een (relationele) database, datapool of ander softwaresysteem waarin de ge-extraheerde data, getransformeerd (oftewel geprepareerd voor specifieke doeleinden) wordt opgeslagen en beschikbaar wordt gemaakt voor gebruik.
Development Oplossingen: dienstverlening waarbij Irixs (nieuwe) software ontwikkelt op basis van vooraf overeengekomen specificaties.
Extract, Transform & Load (ETL): staat voor (1) het extraheren (onttrekken) van data uit bestaande softwaresystemen (“Extract”), (2) het omzetten van data in een logische en breed bruikbare datawarehouse (“Transform”), en (3) het beschikbaar maken van de datawarehouse op een veilige en duurzame wijze (“Load”).
Fouten/Bug(s): Het substantieel niet voldoen van software aan de door Irixs schriftelijk uitdrukkelijk kenbaar gemaakte functionele of technische specificaties, en, ingeval het Development betreft, aan de schriftelijk uitdrukkelijk overeengekomen functionele of technische specificaties. Van een fout of bug is alleen sprake als de Opdrachtgever van Irixs deze kan aantonen en de fout of bug reproduceerbaar is. Klant is gehouden fouten en bugs onverwijld te melden bij Irixs. Het eventuele ontbreken van compatibiliteit geldt niet als een fout of bug.
Functioneel Beheer: dienstverlening van Irixs waarbij Xxxxx voorziet in functioneel beheer, oftewel zorgt voor het specificeren van de IT-services, het aansturen van de realisatie daarvan en het beheer van bedrijfsinformatie. Irixs biedt deze dienstverlening niet alleen voor AFAS maar in brede zin voor verschillende ERP-systemen.
Geregistreerde Gebruikers: Om supportaanvragen zo efficiënt mogelijk af te handelen werkt Irixs met zgn. Geregistreerde Gebruikers. Daardoor kan de Opdrachtgever de contactmomenten met Irixs beheren. Geregistreerde Gebruikers zijn medewerkers bij Opdrachtgevers van Irixs die geregistreerd staan bij de Klantportaal van Irixs. Alleen Geregistreerde Gebruikers kunnen verzoeken om Support, of Service indienen via de Klantportaal bij Irixs. Indien een al bij Irixs bekend contactpersoon namens een Opdrachtgever contact opneemt met Irixs kan deze persoon zichzelf autoriseren als Geregistreerde Xxxxxxxxx. Indien een persoon niet als contactpersoon noch als Geregistreerd Xxxxxxxxx bekend is zal Irixs bij de Opdrachtgever nagaan of de betreffende persoon als Geregistreerde Gebruiker kan worden opgevoerd alvorens Support te verlenen.
Intellectuele Eigendomsrechten: alle rechten voortvloeiend uit o.a. de Nederlandse Auteurswet, waaronder rechten van intellectuele eigendom en daarmee verwante rechten, zoals auteursrecht, merkrecht, octrooirecht, modelrecht, handelsnaamrecht, databankrecht en naburige rechten, en ook rechten op knowhow en eenlijnsprestaties.
Irixs: Irixs B.V. de gebruiker van deze voorwaarden.
Klantportaal: Geregistreerde Gebruikers bij Opdrachtgevers van Irixs kunnen via een online klantportaal contact hebben met Irixs. In het klantportaal wordt Support geregistreerd door Irixs. Het klantportaal biedt de Opdrachtgever o.a. een afgeschermd en persoonlijk overzicht van zijn gegevens. Klanten kunnen vragen en projecten raadplegen, facturen downloaden en persoonlijke en organisatiegegevens onderhouden. Het klantportaal is online te vinden (xxxxx://xxxxx.xxxxx.xx/). Koppeling(en): Koppelingen en uitbreidingen zijn software die zijn ontwikkeld en/of in eigendom zijn van Irixs en in licentie wordt uitgegeven. Het gaat om software die m.n. tussen AFAS Profit en andere programmatuur data kan uitwisselen. Koppelingen synchroniseren minimaal twee systemen met elkaar (Databron- en doelsysteem).
Medewerkers: zijn Consultants, Data Engineers, Software Engineers, en andere personen in dienst bij Irixs, evenals freelancers, ingeleende krachten, tijdelijke krachten, uitzendkrachten en zelfstandige beroepsbeoefenaars.
Offerte: een aan een Opdrachtgever geadresseerde brief of e-mail met een aanbieding/offerte van Irixs voor de Opdrachtgever.
Ontwerp: is een technisch, dan wel functioneel ontwerp (TO/ FO) opgenomen in een document dat doorgaans wordt opgesteld bij het starten van een traject voor een Development Oplossing. Het FO kan o.a. de doorlooptijd van een project, doelstellingen, verdeling van verantwoordelijkheden en technische specificaties beschrijven. Aan het FO zijn geen rechten te ontlenen. Als een FO wijzigt buiten toedoen van Irixs, of door omstandigheden die niet te voorzien waren door Irixs, zal een offerte die ten grondslag ligt aan de FO niet meer bindend zijn voor Irixs. Opdrachtgever: de wederpartij van Irixs, aan wie de Offerte is geadresseerd en/of die met Irixs een Overeenkomst aangaat.
Oplevering: is één van de volgende situaties: (1) een als zodanig benoemd moment door Xxxxx, (2) een als zodanig overeengekomen moment tussen Opdrachtgever en Irixs, of (3) het moment waarop software aan de Opdrachtgever definitief wordt overgedragen of een project wordt opgeleverd en uit de feiten- en omstandigheden kan worden herleid dat de software of een project is opgeleverd dan wel voltooid.
Oplossingen voor Data: hieronder vallen de koppeling tussen allerlei software (eventueel in aanvulling met Development Oplossingen en/of Consultancy) en de (standaard) uitbreidingen (op AFAS).
Power BI Pro: Power BI Pro een product van Microsoft voor het visualiseren en aggregeren van data in leesbare Dashboards. De vertaalslag van ruwe data naar leesbare informatie is Business Intelligence (hierna: BI). Irixs heeft specialistische kennis voor de implementatie van Power BI Pro en het gebruik van Power BI Pro m.b.v. Koppelingen.
Projectplan: Een geschreven document (dit kan ook een e-mail zijn) dat wordt gebruikt bij de implementatie van AFAS Profit en Koppelingen. Een Projectplan bevat doorgaans: een planning-, doelstellingen-, scope van het implementatietraject en een verdeling van de verantwoordelijkheden. Een Projectplan is bij kleinere opdrachten een verslag of puntsgewijze samenvatting n.a.v. een (intake) gesprek die per e-mail naar de Opdrachtgever wordt verzonden. Aan het Projectplan zijn slechts rechten te ontlenen als Irixs in het Projectplan schriftelijk uitdrukkelijke toezeggingen heeft gedaan.
Salarisverwerking: dienstverlening waarbij Irixs via AFAS Profit van de Opdrachtgever de salarisverwerking verzorgt.
Service: Service is (extra) dienstverlening die onder bepaalde voorwaarden verleend wordt bij bepaalde diensten en producten. Service verschilt van Support omdat Support altijd o.b.v. nacalculatie aan de Opdrachtgever wordt doorberekend en Service niet.
Software Engineers: zijn als zodanig kwalificerende Medewerkers bij Irixs die zich bezighouden met ontwikkeling van software.
Software Oplossingen: off-the-shelf softwareoplossingen die niet primair gericht zijn op het converteren van data. Onder deze verzamelnaam vallen o.a. uitbreidingen op AFAS zoals Pure evenals uiteenlopende andere software oplossingen aangeboden door Irixs.
Solutions: is een verzamelterm voor Koppelingen en Development Oplossingen (maatwerk) en Oplossingen voor Data van Irxis.
Specificatie(s): Software en standaard Koppelingen worden omschreven in een technische Specificatie die een beschrijving geeft van het Product. Aan de Specificatie kunnen geen rechten worden ontleend.
Support-Zeker: dienstverlening van Irixs waarbij Support wordt verleend.
Support, Eerste lijn: Eerste lijn support is Support waarvoor de beschikbaarheid hoog is en kan worden verleend via telefoon, chat, het Klantportaal en/of e-mail. Eerste lijn support is beschikbaar als Support en als Support-Zeker. Eerste Lijn Support wordt doorberekend tegen normale Consultancy tarieven, tenzij sprake is van Support-Zeker.
Support, Tweede Lijn: Hiervan wordt gesproken als de Consultants die beschikbaar zijn bij de Eerste Lijn Support geen passende oplossing kunnen bieden. Hiervan kan sprake zijn omdat het de expertise van Consultants bij Eerste Lijn Support overstijgt of als er sprake is van een hulpvraag die ruime inzet van Consultants (eventueel op locatie) vereist. Over het algemeen zijn mensen met specifiekere kennis beperkter beschikbaar en in dat geval zal tijd moeten worden ingepland. Dit gebeurt in overleg met de contactpersoon (doorgaans een Geregistreerde Gebruiker) bij de Opdrachtgever. Irixs streeft ernaar om de technische Consultant binnen 30 dagen in te plannen. De planning is afhankelijk van de omvang en complexiteit van de opdracht, en de beschikbaarheid van (de) (technische) Consultant(s).
Support: Support is reguliere Eerste Lijn Support en Eerste Lijn Support o.b.v. een Support-Zeker contract. Support wordt op urenbasis doorberekend aan de Opdrachtgever.
Irixs is een organisatie met AFAS-consultants, Data- en Software Engineers. Xxxxx houdt zich bezig met AFAS en met data. Irixs is dus ook een zgn. ETL-specialist, en (maatwerk) softwarehuis. ETL staat voor Extract, Transfer & Load. Vrij vertaald betekent dit (1) het extraheren van data uit Databronsystemen (zoals bijvoorbeeld AFAS), (2) het omzetten van data in een logische en breed bruikbare datawarehouse, en (3) deze data beschikbaar maken voor gebruik op een efficiënte, privacy bestendige en veilige wijze. Irixs biedt haar diensten o.a. aan in de vorm van:
• Data-ontsluitingen die bedoeld zijn om data uit software van derden te ontsluiten (bijvoorbeeld door de ontsloten data te visualiseren in een dashboard).
• (Standaard) koppelingen voor het verbeteren van processen binnen een onderneming door data te synchroniseren tussen uiteenlopende systemen, en
• Maatwerk koppelingen, dataontsluitingen, synchronisaties of anderszins die een unieke en maatwerk oplossing biedt.
• Standaard uitbreidingen op AFAS.
Daarnaast biedt Irixs ook dienstverlening in de vorm van Development Oplossingen. Dit kan uiteenlopende maatwerk software zijn zoals (mobiele) applicaties, desktopapplicaties, en andere software.
Deze voorwaarden beschrijven de service die Opdrachtgevers van Irixs kunnen verwachten. Daarnaast beschrijft dit document hoe Irixs en haar Opdrachtgevers gezamenlijk tot een optimale samenwerking kunnen komen en de beste resultaten kunnen bereiken. Deze voorwaarden gelden voor iedere rechtsverhouding tussen Irixs en Opdrachtgever, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken. De toepasselijkheid van eventuele algemene, inkoop of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Irixs hier schriftelijk mee heeft ingestemd. Als een of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden blijven de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden volledig van kracht. Irixs en Opdrachtgever zullen dan in overleg treden om tot vervangende bepalingen voor de nietige c.q. vernietigde bepalingen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht worden genomen.
De door Irixs gemaakte Offertes zijn vrijblijvend. Irixs is slechts aan de Offerte gebonden als de aanvaarding hiervan door de wederpartij schriftelijk binnen 30 dagen wordt gedaan. Op afbeeldingen, websites, offertes, reclamemateriaal, e.d. vermelde gegevens zijn voor Irixs niet bindend, behalve als door Irixs uitdrukkelijk anders is vermeld. Offertes van Irixs zijn gebaseerd op de informatie die door de Opdrachtgever is verstrekt. De Opdrachtgever staat ervoor in, dat hij naar beste weten daarbij alle essentiële informatie voor de opzet en eventuele instructies voor de uitvoering van de opdracht heeft verstrekt. Prijzen in de genoemde Offertes zijn exclusief omzetbelasting en andere heffingen van overheidswege, en ook eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten, waaronder reis en verblijfkosten en andere opdracht gebonden kosten, tenzij anders aangegeven. Als de aanvaarding (op ondergeschikte punten) afwijkt van de Offerte is Xxxxx daaraan niet gebonden. Een samengestelde prijsopgave verplicht Irixs niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs. Offertes gelden niet automatisch voor toekomstige c.q. vervolgopdrachten.
1.5 Totstandkoming van de overeenkomst
De Overeenkomst komt tot stand nadat deze (digitaal) zijn ondertekend of schriftelijk bevestigd door beide partijen. Elke Overeenkomst komt tot stand onder de opschortende voorwaarde dat de kredietwaardigheid van de Opdrachtgever genoegzaam is gebleken en/of is gewaarborgd. Irixs kan de Opdrachtgever vragen genoegzame zekerheid te verschaffen. Vertegenwoordiger en Opdrachtgever staan ervoor in dat de vertegenwoordiger van de Opdrachtgever volledig bevoegd is om Opdrachtgever bij de totstandkoming van de Overeenkomst te vertegenwoordigen.
Als de Opdrachtgever Irixs verzoekt om onmiddellijk te starten met het verrichten van werkzaamheden en Irixs stemt hiermee in, dan komt op het moment van instemming door Irixs een Overeenkomst tot stand tussen Irixs en Opdrachtgever. Deze Overeenkomst is echter vrijblijvend voor Irixs tot het moment dat Irixs de Opdrachtgever een Offerte heeft gestuurd en deze is getekend. De overeenkomst tussen Irixs en Opdrachtgever wordt gevormd door: de Offerte, deze voorwaarden en eventuele aanvullende schriftelijk overeengekomen bedingen, en de bijlages in relatie tot de verwerking van persoonsgegevens. Elke Overeenkomst wordt uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door Irixs en niet door, of vanwege, een individuele medewerker. Voorstaande geldt ongeacht of de Opdrachtgever de Overeenkomst uitdrukkelijk of stilzwijgend heeft verleend met het oog op uitvoering hiervan door een bepaalde medewerker(s). De artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW worden uitdrukkelijk van toepassing uitgesloten voor zover zij in strijd zijn met onderhavige bepaling.
1.6 Uitvoering van de overeenkomst
Irixs zal de te verrichten Diensten naar beste inzicht en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren dan wel leveren. Deze verplichting heeft het karakter van een inspanningsverplichting, omdat het bereiken van het beoogde resultaat niet kan worden gegarandeerd. Bij het verrichten van de werkzaamheden wordt een redelijke mate van zorgvuldigheid en deskundigheid betracht. Hieronder mag worden verstaan de zorgvuldigheid en deskundigheid die van een dienstverlener mag worden verwacht.
1.6.2 Termijn en specificaties
Irixs zal zich inspannen om de diensten binnen de overeengekomen termijn en in overeenstemming met de overeengekomen specificaties te leveren. Alle opgegeven termijnen dienen echter slechts als richtlijn en zijn niet fataal, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
Partijen zijn niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een derde zonder schriftelijke toestemming van de andere Partij. Aan de toestemming kunnen voorwaarden verbonden. De toestemming zal niet op onredelijke gronden worden onthouden. Als en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, kan Irixs (bepaalde) werkzaamheden wel laten verrichten door derden, waaronder zelfstandigen en freelancers.
De Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan Xxxxx aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan Irixs worden verstrekt. Als de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan Irixs zijn verstrekt, heeft Irixs het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de Opdrachtgever in rekening te brengen. Irixs is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat Irixs is uitgegaan van door de Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
1.6.5 Scope van de werkzaamheden
Als Irixs op verzoek of met voorafgaande instemming van Opdrachtgever werkzaamheden of andere prestaties verricht die buiten de inhoud of omvang van de overeengekomen werkzaamheden vallen, zullen deze werkzaamheden of prestaties door Opdrachtgever aan Irixs worden vergoed volgens de gebruikelijke tarieven van Irixs.
1.7 Wijziging van de overeenkomst
Als tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in onderling overleg de overeenkomst dienovereenkomstig aanpassen of een nieuwe Offerte opstellen. Als partijen hierbij gebruik maken van e-mail om afspraken schriftelijk overeen te komen doet dat niet af aan de geldigheid van de overeenkomst.
De Opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan worden beïnvloed, als de partijen tussentijds overeenkomen, de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te breiden of te wijzigen.
Als de wijziging van of aanvulling op de overeenkomst financiële en/of kwalitatieve consequenties zal hebben, zal Irixs de Opdrachtgever hierover vooraf inlichten. Als een vaste vergoeding is overeengekomen zal Xxxxx daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de overeenkomst een overschrijding van deze vergoeding tot gevolg heeft.
Als is overeengekomen dat de overeenkomst in fasen zal worden uitgevoerd kan Irixs de uitvoering van de onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten tot dat de Opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.
1.8.2 Tekortschieten in nakoming
Irixs is gerechtigd de uitvoering van de Overeenkomst, geheel of gedeeltelijk, op te schorten indien Opdrachtgever tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst, als Irixs door de Opdrachtgever aansprakelijk wordt gesteld voor schade, of gegronde vrees heeft dat Opdrachtgever niet kan voldoen aan zijn betalingsverplichting.
Opschorting ontslaat Opdrachtgever nimmer van enige betalingsverplichting van al door Irixs geleverde Diensten. Onder het tekortschieten in nakoming van de Overeenkomst door de Opdrachtgever valt ook het niet binnen redelijke termijn reageren op contactverzoeken, zoals email berichten, wat ervoor zorgt dat Irixs de Diensten niet (binnen redelijke termijn) kan uitvoeren. Zodra Opdrachtgever alsnog de Overeenkomst nakomt en/of voldoende zekerheid stelt ter voldoening van zijn verplichtingen, zal Irixs de opschorting opheffen.
De duur van een Overeenkomst is afhankelijk van de werkzaamheden die Irixs verricht, de afspraken die partijen maken en de daaruit voortvloeiende inhoud van de Offerte. Bij Diensten, te weten: Consultancy en Oplossingen voor Data, en Development Oplossingen kan de duur van de werkzaamheden worden beïnvloed door allerlei factoren, zoals de kwaliteit van de informatie die Irixs verkrijgt en de medewerking die wordt verleend. Irixs kan daarom niet van tevoren exact aangeven hoe lang de doorlooptijd voor de uitvoering van de opdracht zal zijn. Irixs gaat hiervoor doorgaans doorlopende contracten aan zonder opzegtermijn (per direct opzegbaar) voor de Opdrachtgever.
De Overeenkomst tussen partijen voor Oplossingen voor Data (waaronder ook uitbreidingen), Functioneel Beheer, Salarisverwerking, en Support-Zeker wordt, tenzij anders overeengekomen, aangeboden voor de duur van minimaal twaalf te betalen maanden. De Overeenkomst kan met een opzegtermijn van twee maanden voorafgaand aan de einddatum worden opgezegd. Daarna wordt het contract met een jaar verlengd.
Partijen kunnen de Overeenkomsten zonder vaste looptijd voortijdig eenzijdig en zonder opzegtermijn beëindigen. Irixs mag van zijn bevoegdheid tot voortijdige beëindiging slechts gebruik maken als, ten gevolge van feiten en omstandigheden die zich aan zijn invloed onttrekken of hem niet zijn toe te rekenen, voltooiing van de opdracht in redelijkheid niet kan worden gevergd. Irixs behoudt daarbij aanspraak op betaling van de declaraties voor tot dan toe verrichte werkzaamheden, waarbij aan de Opdrachtgever onder voorbehoud de voorlopige resultaten van het tot dan toe verrichte werk ter beschikking zullen worden gesteld. Voor zover dit extra werkzaamheden met zich meebrengt, worden deze in rekening gebracht.
Een Overeenkomst die voor een minimale vaste duur is aangegaan (bijvoorbeeld een abonnement of een Overeenkomst die is gebaseerd op een minimale termijn) kan niet tussentijds worden opgezegd. Als de vaste termijn van de Overeenkomst is verlopen wordt het contract stilzwijgend met één (1) jaar verlengd (of als de overeengekomen duur korter was) met eenzelfde periode als initieel overeengekomen. De Overeenkomst met een minimale vaste duur kan tot twee (2) maanden voorafgaand aan het eind van de looptijd van de Overeenkomst worden opgezegd.
Ingeval een van beide partijen in staat van faillissement geraakt, surseance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen. Bij vooruitbetaalde abonnementen resulteert een opzegging bij faillissement van de Opdrachtgever geen recht van terugbetaling op voor de Opdrachtgever.
Opdrachtgever is aan Irixs de vergoedingen verschuldigd welke zijn overeengekomen in de Overeenkomst. De Overeenkomst, met name de Offerte kan verwijzen naar de algemene tarieven van Irixs en deze kunnen jaarlijks worden verhoogd. Alle aan Xxxxx verschuldigde vergoedingen zijn, voor zover niet uitdrukkelijk anders vermeld, gesteld in euro, exclusief omzetbelasting en overige heffingen. De vergoedingen kunnen bestaan uit eenmalig verschuldigde bedragen, jaarlijks of anderszins periodiek verschuldigde bedragen en bedragen die afhankelijk zijn van het gebruik van de Diensten. De vergoeding wordt berekend volgens de gebruikelijke uurtarieven van Irixs, geldende voor de periode waarin de werkzaamheden worden verricht, tenzij een daarvan afwijkend uurtarief is overeengekomen. Bij opdrachten met een looptijd van meer dan één (1) maand zullen de verschuldigde kosten periodiek in rekening worden gebracht. Partijen kunnen bij het tot stand komen van de overeenkomst een vaste vergoeding overeenkomen. Als geen vaste vergoeding wordt overeengekomen, zal de vergoeding worden vastgesteld op grond van nacalculatie.
1.11.2 Verhoging bij prijsafspraken
Als Irixs met de Opdrachtgever een vaste vergoeding of uurtarief overeenkomt, is Xxxxx niettemin gerechtigd tot verhoging van dit vergoeding of tarief. Als Xxxxx kan aantonen dat tussen het moment van aanbieding en levering, bijv. lonen of prijzen aanmerkelijk zijn gewijzigd, is zij gerechtigd prijsstijgingen door te berekenen. Bovendien mag Irixs de vergoeding verhogen wanneer tijdens de uitvoering van de werkzaamheden blijkt dat de oorspronkelijk overeengekomen dan wel verwachte hoeveelheid werk in zodanige mate onvoldoende werd ingeschat bij het sluiten van de overeenkomst, en zulks niet toerekenbaar is aan Irixs, dat in redelijkheid niet van Irixs mag worden verwacht de overeengekomen werkzaamheden te verrichten tegen de oorspronkelijk overeengekomen vergoeding. Irixs zal de Opdrachtgever het voornemen tot verhoging van het vergoeding of tarief schriftelijk kenbaar maken. Irixs zal daarbij de omvang van de verhoging en de datum waarop deze zal ingaan, vermelden.
1.11.3 Controle registeraccountant
Als de Opdrachtgever een controle wenst van een registeraccountant op de declaratie van Irixs, zal daaraan medewerking worden verleend. De kosten van een dergelijke controle zijn voor rekening van de Opdrachtgever.
Betaling dient te geschieden binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, onder vermelding van het factuurnummer, tenzij door Irixs op de factuur een andere betalingstermijn is aangegeven. Bezwaren tegen de hoogte van de declaraties schorten de betalingsverplichting niet op.
Als de Opdrachtgever, na een betalingsherinnering en een aanmaning, in gebreke blijft in de betaling dan is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Irixs zal altijd overgaan tot het sturen van een betalingsherinnering en een aanmaning, tenzij uit gedragingen of mededelingen van de Opdrachtgever blijkt dat betaling niet zal volgen. Opdrachtgever is dan de wettelijke rente verschuldigd over het opeisbare bedrag. De rente over het opeisbaar bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat Opdrachtgever in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledige bedrag. Als de Opdrachtgever in gebreke of in verzuim is in de (tijdige) nakoming van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van Opdrachtgever. In ieder geval is Opdrachtgever in het geval van een geldvordering incassokosten verschuldigd. De incassokosten worden berekend overeenkomstig het incassotarief zoals door de Nederlandse Orde van Advocaten in incassozaken wordt geadviseerd. Als Irixs hogere kosten heeft gemaakt, welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen ook deze voor vergoeding in aanmerking. Eventuele gemaakte redelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke invorderingskosten komen eveneens voor rekening van Opdrachtgever. Irixs heeft het recht de door Opdrachtgever gedane betalingen te laten strekken in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in mindering van de opengevallen rente en tenslotte in mindering van de hoofdsom en de lopende rente.
In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van de Opdrachtgever zijn de vorderingen van Irixs op de Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.
Geen van de partijen mag tijdens de uitvoering van de opdracht personeel van de wederpartij in dienst nemen of met personeel over indiensttreding onderhandelen, anders dan na overleg met de wederpartij. Als een van de partijen deze bepaling niet respecteert ontstaat een recht op schadevergoeding. Zie ook 1.21 hierna.
Klachten over de verrichte werkzaamheden dienen door de Opdrachtgever binnen 14 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 dagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheden schriftelijk te worden gemeld aan Irixs. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Irixs in staat is adequaat te reageren. Als een klacht gegrond is, zal Xxxxx de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient door de Opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.
Irixs is aansprakelijk voor tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voor zover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen door Irixs van zorgvuldigheid, deskundigheid en het vakmanschap waarop bij de uitvoering in het kader van de opdrachten mag worden vertrouwd. De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkomingen worden beperkt tot het bedrag van de vergoeding die Irixs voor zijn werkzaamheden van de Opdrachtgever heeft ontvangen. Bij een opdracht met een langere looptijd dan zes maanden wordt de aansprakelijkheid verder beperkt tot de over de laatste zes maanden ontvangen vergoeding.
Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:
• de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden;
• de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Irixs aan de overeenkomst te laten beantwoorden, tenzij deze niet aan Irixs toegerekend kunnen worden;
• redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze voorwaarden.
Partijen zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
Irixs is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van email en/of internet. In geval van twijfel over de inhoud of verzending van e-mail zijn de data-uittreksels uit de computersystemen van Irixs bepalend.
De in deze voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid voor schade gelden niet als de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van een partij of, voor zover toerekenbaar aan een partij, zijn medewerkers en/of door die partij ingeschakelde derden die onder gezag van die partij staan.
1.16 Vrijwaringen en garanties
De Opdrachtgever vrijwaart Irixs voor:
• aanspraken van derden met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op door de Opdrachtgever verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de Overeenkomst worden gebruikt;
• negatieve gevolgen als resultaat van de selectie, gebruik en toepassing en het beheer van software, databestanden en producten en materialen door Opdrachtgever;
• aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en welke aan Opdrachtgever toerekenbaar is.
Indien Opdrachtgever tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst en er wordt een vordering tegen Irixs ingesteld door derden of een dergelijke situatie dreigt te ontstaan, dan zal Opdrachtgever Irixs vrijwaren van en schadeloosstellen voor alle schade, kosten en aansprakelijkheid die voor Irixs als gevolg van of in verband met de betreffende tekortkoming en vordering mocht(en) ontstaan.
Indien Opdrachtgever aan Irixs informatiedragers, elektronische bestanden of software etc. verstrekt, garandeert Opdrachtgever dat daardoor geen inbreuk op eigendom of auteursrechten van derden wordt gemaakt, en ook dat de informatiedragers, elektronische bestanden of software vrij zijn van virussen en defecten.
Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe gehinderd worden als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor hun rekening komt. Onder overmacht wordt verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop Irixs geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor Xxxxx niet in staat is zijn verplichtingen na te komen. Xxxxx heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, als de omstandigheid die (verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat Irixs zijn verplichtingen had moeten nakomen.
Partijen kunnen gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de Overeenkomst opschorten. Als deze periode langer duurt dan twee maanden is iedere partij gerechtigd de Overeenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij.
Als Irixs ten tijde van het intreden van overmacht inmiddels gedeeltelijk zijn verplichtingen uit de overeenkomst is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is Irixs gerechtigd om het al nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te declareren. Opdrachtgever is gehouden de vergoeding te voldoen als ware het een afzonderlijke Overeenkomst.
1.18 Vervaltermijn vorderingsrechten
Voor zover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van Opdrachtgever uit welken hoofde ook op Irixs in verband met het verrichten van werkzaamheden door Irixs in ieder geval na twee (2) jaar na het moment waarop Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.
Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
1.19.2 Wettelijke verplichting
Indien, op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak, een Partij gehouden is vertrouwelijke informatie aan door de wet of de bevoegde rechter aangewezen derden mede te verstrekken, en die Partij zich ter zake niet kan beroepen op een wettelijk dan wel door de bevoegde rechter erkend of toegestaan recht van verschoning, dan is de betreffende Partij niet gehouden tot schadevergoeding of schadeloosstelling en is de wederpartij niet gerechtigd tot ontbinding van de overeenkomst op grond van enige schade, hierdoor ontstaan.
1.20 Intellectuele eigendomsrechten
Onverminderd het overige in deze algemene voorwaarden bepaalde blijven de Intellectuele Eigendomsrechten op Diensten berusten bij Irixs. Gedurende de Overeenkomst verleent Irixs aan Opdrachtgever een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht de Dienst binnen zijn eigen onderneming en voor de overeengekomen doelstellingen te gebruiken.
Alle door Xxxxx verstrekte stukken, zoals rapporten, adviezen, overeenkomsten, ontwerpen, schetsen, tekeningen, software enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de Opdrachtgever en mogen niet door hem zonder voorafgaande toestemming van Xxxxx worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt, of ter kennis van derden gebracht, tenzij uit de aard van de verstrekte stukken anders voortvloeit. De Opdrachtgever heeft het recht stukken te vermenigvuldigen voor gebruik in zijn eigen organisatie, voor zover passend binnen het doel van de opdracht. Opdrachtgever mag aanduidingen van rechthebbenden met betrekking tot Intellectuele Eigendomsrechten niet verwijderen. Hetzelfde geldt voor mededelingen dat bepaalde informatie van vertrouwelijke aard is.
1.20.3 Intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtgever
De Intellectuele Eigendomsrechten op al het materiaal dat Opdrachtgever in het kader van de Overeenkomst aan Irixs ter beschikking stelt, blijft berusten bij Opdrachtgever of bij de derde van wie Opdrachtgever het recht heeft verkregen het materiaal aan Irixs ter beschikking te stellen. Opdrachtgever verleent Irixs het recht deze materialen ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken. De bovenstaande beperkingen op de rechten van Opdrachtgever gelden niet voor Development Oplossingen. Na oplevering van de Development Oplossing of beëindiging van de Overeenkomst die ten grondslag ligt aan de Development Oplossing zal Irixs het recht behouden de broncode te hergebruiken. De overige eigendomsrechten komen toe aan de Opdrachtgever.
Als de Opdrachtgever actief personeel probeert te werven bij Irixs gedurende een Overeenkomst met Irixs en/of een werknemer overneemt na afloop van een dergelijke overeenkomst, zal de Opdrachtgever onmiddellijk een redelijke vergoeding verschuldigd zijn aan Irixs. Indien Opdrachtgever bepalingen met betrekking tot Geheimhouding of Intellectuele eigendomsrechten overtreedt zal de Opdrachtgever een schadevergoeding verschuldigd zijn aan Irixs.
Op elke overeenkomst tussen Irixs en de Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing. De rechter in de vestigingsplaats van Irixs is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen, tenzij de kantonrechter bevoegd is. Partijen zullen pas een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.
2.1.1 Implementatie en optimalisatie AFAS Profit
Een implementatietraject van AFAS Profit wordt door Irixs uitgevoerd aan de hand van een vooraf overeengekomen Projectplan. De implementatie wordt gemonitord tot en met de oplevering. Voor de uitvoering van de implementatie wordt Consultancy ingezet. Irixs is verantwoordelijk voor de volledige en correcte realisatie van de afspraken in het Projectplan als Irixs hiermee expliciet vooraf akkoord is gegaan. Echter, hiervan kan worden afgeweken als er zich omstandigheden voordoen waardoor van het Projectplan moet worden afgeweken buiten de schuld van Xxxxx. Hieronder vallen
o.a. omstandigheden die:
• Niet te voorzien waren door Irixs voorafgaand aan het implementatietraject en de duur van het implementatietraject (aanzienlijk) verlengen;
• Het resultaat zijn van onvolledige of onjuiste informatieverschaffing voor de Opdrachtgever (ongeacht of dit bewust of onbewust het geval is);
• Een situatie waarin sprake is van overmacht.
2.1.1.3 Support en Consultancy
Iedere wens van de Opdrachtgever die buiten het overeengekomen Projectplan voor het implementatietraject valt en niet kwalificeert als Service, wordt als Consultancy uitgevoerd.
Irixs is salespartner voor de verkoop van AFAS Software. Irixs mag uit eigen naam en voor eigen rekening licenties van AFAS verkopen aan zijn klanten. Irixs sluit hiervoor met haar klanten een aparte eindgebruikersovereenkomst (End User License Agreement, EULA). Bij directe afname van de licentie neemt Irixs de verantwoordelijkheid voor ondersteuning van de eindgebruiker op zich. De eindgebruiker kan via de gebruikelijke route gebruikmaken van AFAS Support, al dan niet via een Irixs Support.
Irixs biedt de mogelijkheid om in AFAS Profit van de Opdrachtgever de Salarisverwerking te doen. Irixs doet dit binnen de digitale omgeving van de Opdrachtgever en treedt daarom niet op als een serviceorganisatie in de zin van ISAE3402. De urenadministratie doet de Opdrachtgever doorgaans zelf (en hiervoor kan o.a. gebruik worden gemaakt van de Software van Irixs) en Irixs genereert loonstroken die vanuit uw organisatie naar uw medewerkers worden gestuurd. Hiervoor wordt een maandelijkse vergoeding in rekening gebracht.
Salaris-Zeker wordt aangeboden in verschillende varianten. Er is keuze uit (1) Salarisverwerking
o.b.v. nacalculatie, (2) o.b.v. een abonnement (minimaal een jaarcontract) tegen een gereduceerd tarief. Binnen de contracten zijn er twee varianten, te weten: Salarisverwerking inclusief mutaties en exclusief mutaties. In de Offerte wordt uitgewerkt wat onder de inclusieve, dan wel exclusieve mutaties valt. Overige werkzaamheden voert Irixs uit als Consultancy. Hierbij geldt doorgaans het uurtarief van de betreffende Consultant.
Voorafgaand aan het implementeren van Salarisverwerking door Irixs wordt in overleg met de Opdrachtgever bepaald welke stappen vereist zijn voor de realisatie van de Salarisverwerking. Veelal is de omvang van het implementatietraject afhankelijk van het bestaan van een inrichting voor urenadministratie. Het traject van implementatie, indien vereist, is dienstverlening die door Irixs wordt uitgevoerd als Consultancy.
Support, hiermee wordt Eerste Lijn Support bedoeld, omvat alle verzoeken om hulp die bij Irixs binnenkomen. Op de website wordt ook wel verwezen naar het klantportaal. Dit is de plaats waar alle vragen, en verzoeken om support binnenkomen. Irixs beschikt over een supportdesk die beschikbaar is voor alle Geregistreerde Gebruikers van Opdrachtgevers van Irixs.
Support-Zeker is beschikbaar in verschillende varianten. Er is Support o.b.v. nacalculatie, in de vorm van een strippenkaart, en er is Support-Zeker. . Support-Zeker is een abonnement voor Support wat in een basis en in een uitgebreide variant beschikbaar is. Alle vormen van Support leveren dezelfde support als de “normale” Support, alleen is het tarief en de voorwaarden anders. Support-Zeker wordt altijd geregistreerd in het Klantportaal en kan worden verleend door:
• Telefonisch vragen te beantwoorden;
• Via e-mail, of het Klantportaal vragen te beantwoorden;
• Door op afstand mee te kijken op het scherm van een Opdrachtgever.
Irixs bepaalt, soms in samenspraak met de Opdrachtgever, welke methode het best voorziet in het oplossen van een hulpvraag bij de Opdrachtgever. Aan het bovenstaande lijstje kunnen geen rechten worden ontleend. Zie voor meer informatie over de voorwaarden van Support-Zeker de website van het Klantportaal van Irixs (Irixs Support ).
2.1.3.3 Support-Zeker o.b.v. een abonnement
Bij het Support-Zeker Abonnement gaan we uit van een Fair Use policy. In de praktijk betekent dit dat er gemiddeld per maand ongeveer 15 nieuwe klantvragen gesteld kunnen worden. Deze norm wordt los geïnterpreteerd en dient als een vuistregel. Per vraag hoeft de voor de eerste 30 minuten geen vergoeding te betalen. Na de genoemde 30 minuten gaan de gebruikelijke tarieven voor Consultancy gelden. Een Support-Zeker Abonnement is een jaarabonnement en wordt jaarlijks vooruit gefactureerd.
2.1.3.4 Support-Zeker o.b.v. een strippenkaart
Support-Zeker o.b.v. een strippenkaart is een systeem waarbij een je een strippenkaart hebt en vooraf supporttijd (bijvoorbeeld: 50/100/150/200 uur) hebt ingekocht tegen een gereduceerd tarief. De ingekochte tijd van de strippenkaart kan voor een periode van 12 maanden na aanschaf worden gebruikt
De beschikbaarheid van Support is afhankelijk van het kanaal dat de Opdrachtgever kiest om vragen te stellen.
▪ Klantportaal: 24/7 mogelijk om een supportaanvraag in te sturen via e-mail of direct in het Klantportaal. De beantwoording van vragen zal tijdens kantooruren plaatsvinden.
▪ Telefonisch en via de chat: bereikbaar op werkdagen van 08:30 tot 17:00 (tenzij anders aangekondigd of aangegeven bij Support (Klantportaal) en/of website van Irixs)
Aan de hierboven genoemde beschikbaarheid kunnen geen rechten worden ontleend door de Opdrachtgever.
2.1.3.6 Responsetijd en prioriteitstelling
Irixs streeft ernaar om op werkdagen binnen 24 uur een reactie, liefst een oplossing aan te dragen voor verzoeken bij Support. Bij de uitgebreide versie van Support-Zeker o.b.v. een abonnement is de reactietijd zelfs 2 uur op werkdagen. Uiteraard is het streven om ook binnen 2 uur met een oplossing te komen maar dit is afhankelijk van de complexiteit van de casuïstiek. Wel wordt het verzoek om support binnen 2 uur opgepakt. Overige verzoeken om Support worden in beginsel op basis van een “first-come-first-serve”-basis behandeld. Hier zijn echter geen rechten aan te ontlenen. Irixs houdt zich het recht voor de prioriteit van verzoeken zelf te beoordelen en toe te passen. In beginsel zullen supportvragen in relatie tot kwesties die de productie bij een Opdrachtgever verstoren de hoogste prioriteit krijgen.
2.1.3.7 Eerste Lijn SupportSupport-Zeker versus Tweede Lijn Support
De medewerkers bij het supportteam zijn doorgaans Consultant en in sommige gevallen senior Consultant. Support wordt daarom echter altijd gefactureerd o.b.v. het tarief van een (Business) Consultant. Irixs kan beoordelen dat een verzoek om Support vanwege zijn aard, de verwachte duur of vanwege de verwachte oplossing (bijvoorbeeld omdat een Product vereist zal zijn) kwalificeert als Tweede Lijn Support en daarom als normale Consultancy wordt behandeld. De vuistregel die Irixs hierbij hanteert is dat er sprake zal zijn van Consultancy als het implementeren van de oplossing de omvang van twee (2) uur overschrijdt. In een dergelijk geval zal de Opdrachtgever op de hoogte worden gebracht dat voor de hulpvraag Consultancy vereist zal zijn en een projectmanager zal met de Opdrachtgever afstemmen welke expertise en functieniveau ingezet zal moeten worden, hoeveel tijd naar verwachting vereist is, en wanneer Irixs capaciteit in kan plannen voor de Opdrachtgever.
Irixs kan op allerlei verschillende manieren oplossingen bieden voor uitdagingen bij Opdrachtgevers. Een van de belangrijkste manieren is door denkkracht van specialisten aan te bieden. Consultancy kan in de vorm van een vooraf met de Opdrachtgever besproken traject worden aangeboden waarbij Irixs vooraf een begroting geeft die de hoeveelheid benodigde tijd vooraf, bindend dan wel niet-bindend, vastlegt. Business Consultants hebben verschillende expertise niveaus en hanteren verschillende tarieven.
Xxxxx Xxxxx wordt gevraagd een project te doen met een Opdrachtgever wordt doorgaans een intake gedaan. Aan de hand van de intake worden doelen vastgesteld. Bij het beschikbaar stellen van Consultants probeert Irixs zoveel mogelijk dezelfde mensen aan een project te laten werken. Dit is echter een inspanningsverplichting waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Naast de indeling o.b.v. ervaring en niveau kan er bij Consultants ook onderscheid worden gemaakt aan de hand van expertise. Sommige Consultants hebben zich gespecialiseerd op o.a. het gebied van HRM & Payroll, ERP, Power BI, en/of het ontwikkelen van specifieke softwareoplossingen. Bij een intake wordt altijd gestreefd naar de inzet van een Consultant die het best past bij de wensen van de Opdrachtgever, echter, dit is een inspanningsverplichting van Irixs en is o.b.v. beschikbaarheid van de betreffende Consultant. Consultancy kan op afstand worden geleverd of op locatie bij de Opdrachtgever. Zie deze voorwaarden onder “Personeel” over geplande inzet van consultants.
2.1.5 Beheer-Zeker Functioneel Beheer
Functioneel Beheer voorziet in de informatievoorziening ten behoeve van de gebruikersorganisatie. In de praktijk betekent dat een Functioneel Beheerder zorgt voor het specificeren van de IT- services, het aansturen van de realisatie daarvan en het beheer van de bedrijfsinformatie. Irixs biedt Functioneel Beheer aan voor ERP-systemen, en in het bijzonder AFAS Profit. Daarnaast wordt het Functioneel Beheer aangevuld met support voor de gebruikers, waardoor de gebruikersorganisatie beschikt over een passende en functionerende informatievoorziening. In de praktijk betekent dit dat Support-Zeker wordt meegeleverd bij Functioneel Beheer. Functioneel Beheerders van Irixs zijn verantwoordelijk voor het beheer van applicaties binnen de organisatie van de Opdrachtgever. De Functioneel Xxxxxxxxx formuleert antwoorden op gebruikersvragen, en ziet erop toe dat informatiesysteem goed functioneren. Daarnaast zorgt de Functioneel Beheerder voor o.a. (1) onderhoud van IT-systemen, (2) dat software aansluit op dagelijkse operationele processen, (3) helpt bij het maken van keuzes voor nieuwe software, en (4) adviseert op het gebied van software. Afhankelijk van de omvang en wensen van een de Opdrachtgever kan de Functioneel Beheerder toezien op bijvoorbeeld (niet-uitputtend):
• Het onderhouden van de bestaande AFAS Profit inrichting;
• Het onderhouden van de InSite (en OutSite) inrichting;
• Autorisatie en organigram aanpassingen;
• Kleine aanpassingen in rapporten en analyses;
• Onderhouden van signalen.
2.1.5.3 Nacalculatie
Functioneel Beheer wordt naast de abonnementsvariant (Xxxxxx Xxxxx) ook aangeboden o.b.v. nacalculatie. In dit geval worden functioneel beheerders o.b.v. beschikbaarheid flexibel ingepland. Facturatie is in dit geval achteraf.
De beschikbaarheid van Functioneel Beheer is afhankelijk van het moment waarop de Functioneel Beheerder wordt ingepland door Irixs om op locatie, of eventueel op afstand, bij de Opdrachtgever werkzaamheden uit te voeren. Het inplannen van Functioneel Beheerders gebeurt in overleg met de Opdrachtgever maar Irixs behoudt hierover uiteindelijk zeggenschap. Irixs streeft ernaar om bij een Opdrachtgever zoveel mogelijk dezelfde persoon als Functioneel Beheerder in te zetten. Hieruit kunnen geen rechten worden ontleend. Irixs is gerechtigd een andere Functioneel Beheerder voor de Opdrachtgever in te zetten. Op de dagen dat de Functioneel Beheerder niet aanwezig is bij de Opdrachtgever moet deze zich wenden tot de kanalen onder Support-Zeker, dan wel Support.
2.1.5.5 Responsetijd en prioriteitstelling
De Functioneel Beheerder zal in overleg met de Opdrachtgever prioriteiten stellen en taken uitvoeren. De Functioneel Beheerder werkt onder leiding van de Opdrachtgever. De aanwezigheid van een Functioneel Beheerder is geen garantie dat processen vlekkeloos zullen verlopen. De Functioneel Beheerder heeft een inspanningsverplichting tot het optimaliseren en onderhouden van systemen, maar zowel de Functioneel Beheerder als Irixs kunnen hierop geen garanties afgeven. Irixs staat ervoor in dat de Functioneel Beheerder de benodigde kennis heeft en ziet erop toe dat kennis up-to-date wordt gehouden.
2.1.5.6 Functioneel Beheer versus Consultancy
De Functioneel Beheerder heeft als doel bedrijfsprocessen bij de Opdrachtgever te onderhouden en waar nodig te optimaliseren. De Functioneel Beheerder zal een inschatting maken wanneer een wens van de Opdrachtgever voorbijgaat aan optimalisatie en moet worden geëscaleerd naar een Consultancy traject. In dat geval is niet sprake van onderhoud of kleine optimalisaties, maar van een nieuw project dat gemanaged moet worden door een groter team. Daarnaast kan Xxxxx zelf beoordelen dat een taak gegeven aan de Functioneel Beheerder door de Opdrachtgever vanwege zijn aard, de verwachte duur of vanwege de verwachte oplossing kwalificeert als Consultancy. De vuistregel die Irixs hierbij hanteert is dat er sprake zal zijn van Consultancy als de Functioneel Beheerder niet binnen 4 uur een oplossing aan de Opdrachtgever kan bieden. In een dergelijk geval zal de Opdrachtgever op de hoogte worden gebracht dat voor de hulpvraag Consultancy vereist zal zijn en een projectmanager zal met de Opdrachtgever afstemmen welke expertise en functieniveau ingezet zal moeten worden, hoeveel tijd naar verwachting vereist is en wanneer Irixs capaciteit in kan plannen voor de Opdrachtgever.
2.1.6 Oplossingen voor Data en Software Oplossingen
2.1.6.1 Algemeen
Irixs kan data ontsluiten uit Databronsystemen en prepareert, combineert en standaardiseert die ruwe data tot data die bruikbaar is voor o.a. visualisatie in bijvoorbeeld Dashboards. Hiervoor heeft Irixs “off-the-shelf” koppelingen ontwikkeld die het mogelijk maken data tussen verschillende softwarepakketten uit te wisselen. Een voorbeeld hiervan is koppeling tussen AFAS Profit en Power BI. De Koppelingen maken gebruik van een door Irixs ontwikkeld systeem van dataconversie en dataverrijking waardoor oneindig veel softwarepakketten met elkaar verbonden kunnen worden. Let op: Irixs is niet verantwoordelijk voor de correcte werking van Power BI, of andere softwarepakketten van derden en databronsystemen. De Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de aanschaf van software van derden, zoals bijvoorbeeld de aanschaf van eventuele Power BI pro-licenties. Daarnaast biedt Xxxx nog uiteenlopende Software Oplossingen de meeste bepalingen in 2.1.6 zij hierop van toepassing, buiten 2.1.6.4 (Data ophalen), en 2.1.5.7 (Data freshness and data retention).
Hoewel Irixs werkt met systemen voor het monitoren en loggen van fouten en bugs, kan het voorkomen dat bij het gebruik van een door Irixs gemaakte Datawarehouse de Opdrachtgever in aanraking komt met Fouten/Bugs. Deze kunnen gemeld worden bij Irixs en als Irixs vaststelt dat deze het gevolg zijn van een onjuiste implementatie of om andere redenen onder de verantwoordelijkheid van Irixs vallen, zal Irixs deze zo snel mogelijk verhelpen. De verplichting om Fouten/Bugs te verhelpen is een inspanningsverplichting voor Irixs. Het compatibel houden met AFAS Profit van Oplossingen voor Data die door Irixs worden beheerd geldt wel als Service. Dit geldt niet voor het compatibel houden van Oplossingen voor Data met software van andere derden.
Irixs behoudt zich het recht voor om support voor bepaalde dienstverlening via haar partners te laten lopen. Daarnaast kan er support worden geboden door Irixs. Irixs kan per product, of zelfs per Opdrachtgever, bepalen welke vorm van support het best past bij de betreffende situatie. Irixs kan support bieden via verschillende kanalen, waaronder chat, een klantportaal en telefonisch.
Irixs zal, om de Datawarehouse(s) te vullen met data, periodiek data moeten ophalen uit Databronsystemen die de Datawarehouse vullen. In de regel wordt data dagelijks vóór 7:00 ’s morgens opgehaald. Het kan voorkomen dat data niet opgehaald is. In een dergelijk geval moet Irixs achterhalen wat de oorzaak hiervoor is. Irixs communiceert uiterlijk om 9:00 ’s morgens dat data niet is opgehaald. De twee uur tussen 7:00 geven een buffer om problemen op te lossen, dan wel om uit te zoeken waarom de data niet succesvol is opgehaald. Data kan worden opgehaald maar kan ook actief worden “ge-pusht” door de bronsystemen. Voor het ophalen van data is Irixs afhankelijk van de softwaresystemen die de data moeten aanleveren (bronsystemen). De afhankelijkheid geldt o.a. voor de uptime van de systemen en het niet bestaan van eventuele Bugs/Fouten in de betreffende systemen. De Opdrachtgever van Irixs is verantwoordelijk voor een werkende account (indien vereist) bij het betreffende Databronsysteem. Zie voor specifieke informatie in relatie tot Koppelingen hieronder.
2.1.6.5 Monitoring en foutenlogs
2.1.6.6 Koppelingen
Koppelingen zijn gebouwd om data uit bestaande softwaresystemen op te halen, oftewel te ontsluiten. Een Koppeling zorgt ervoor dat Irixs kan “praten” met een bestaand systeem. Let op, in voorkomende gevallen kan een Databronsysteem of doelsysteem worden ge-update waardoor een koppeling tijdelijk niet meer werkt. Irixs spant zich in om updates van bestaande systemen voor te zijn om “downtime” zo veel mogelijk te voorkomen. Dit sluit echter niet uit dat koppelingen van Irixs grotendeels afhankelijk zijn van de aanlevering van data uit Databronsystemen van derden, en dat deze data op een consistente en bestendige manier beschikbaar zal moeten zijn. Om voornoemde reden geeft Xxxxx geen garanties op de doorlopende werking van Koppelingen en wordt niet uitgesloten dat een koppeling tijdelijk niet functioneert. Irixs is gerechtigd bepaalde Diensten, in het bijzonder Oplossingen voor Data, te verbeteren en steeds aan te passen aan de actuele stand van de techniek en de ontwikkelingen in de markt, zonder dat de Opdrachtgever een recht op schadevergoeding of ontbinding toekomt.
2.1.6.7 Data freshness en data retention
Irixs haalt op dit moment periodiek data op uit Databronsystemen. Hierbij kunnen voor verschillende Databronsystemen verschillende frequenties voor het ophalen van data gelden. Bestaande opgehaalde data wordt in beginsel met elke ronde dat data opnieuw wordt opgehaald overschreven (snapshot). De softwareproducten van Irixs, in hun standaard vorm, zijn dus ook geen back-up systeem voor de Opdrachtgever. In beginsel kan data nadat het is geconsumeerd, of bij elke iteratie, direct worden verwijderd. Irixs biedt wel de mogelijkheid om data die Irixs verwerkt op te slaan. Let op: dit is extra dienstverlening en hiervoor moet de Opdrachtgever aparte afspraken maken met Irixs.
Irixs maakt voor het leveren van de Datawarehouses gebruik van serverruimte bij derden. Irixs is voor de uptime van de server afhankelijk van de prestaties van derden en geeft hierop daarom geen garanties af. Irixs verwijst voor de uptime van de server naar de voorwaarden hierover van de betreffende aanbieder. Om de beveiliging en prestaties optimaal te houden moet met enige regelmaat onderhoud op servers en software worden gepleegd. Dit kan van invloed zijn op de uptime van de diensten. Irixs spant zich tot het uiterste in om iedere downtime van de server te voorkomen. Xxxxx heeft een inspanningsverplichting maar accepteert geen aansprakelijkheid voor enige schade als gevolg van downtime. Gepland onderhoud doet Xxxxx altijd in overleg met de Opdrachtgever.
2.1.7.1 Algemeen
Irixs kan op allerlei verschillende manieren Solutions bieden voor procesoptimalisatie bij Opdrachtgevers. Een van de belangrijkste manieren is door denkkracht van Data- en Software Engineers aan te bieden. Development kan in de vorm van een vooraf met de Opdrachtgever besproken traject worden aangeboden. Daarbij geeft Xxxxx vooraf een begroting die de hoeveelheid benodigde tijd vooraf, bindend dan wel niet-bindend, vastlegt. Development vereist veelal intensieve samenwerking met de Opdrachtgever, duidelijke specificaties, en een goede voorbereiding. Dit wordt door Irixs uitgevoerd aan de hand van een vooraf overeengekomen Ontwerp en/of een gefaseerd plan met verschillende deliverables.
2.1.7.2 Intake (initiatie fase)
Als Irixs wordt gevraagd een project te doen met een Opdrachtgever wordt doorgaans een intake gedaan. Aan de hand van de intake worden doelen vastgesteld. Daarnaast zal Irixs een beoogd ontwikkeltraject bepalen. Een ontwikkeltraject bestaat doorgaans uit 7 fasen. Deze zijn: (1) de initiatie fase, (2) de studiefase, (3) de “proof-of-concept” fase, (4) de realisatiefase, (5) de test fase, (6) een trainingsfase, en (7) de adoptie fase waarbij de Opdrachtgever de nieuwe Solution in gebruik zal nemen. Bij het beschikbaar stellen van Data- en/of Software Engineers probeert Xxxxx zoveel mogelijk dezelfde mensen aan een project te laten werken. Dit is echter een inspanningsverplichting waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Let op: een intake kan telefonisch, videobellen, op locatie bij Irixs of op locatie bij de Opdrachtgever plaatsvinden. Irixs treedt in overleg met de Opdrachtgever voor het bepalen van een passende locatie.
Bij grotere projecten zal Irixs met de Opdrachtgever door het voornoemde gefaseerde traject lopen. Na de initiatie fase zal Irixs mogelijk een studie doen waarna een offerte kan wijzigen. Op dat moment ontstaat er voor de Opdrachtgever een keuze om door te gaan op grond van een gewijzigde offerte. Irixs maakt voor grotere projecten een aparte offerte voor de initiatie en studiefase van een project. Als de Opdrachtgever hiervoor opteert zal een deelovereenkomst ontstaan voor het aangaan van een overeenkomst tot het doen van een studie. Bij kleinere projecten kan een studiefase slechts een paar uur in beslag nemen, hiervoor wordt doorgaans geen aparte offerte opgesteld.
2.1.7.5 Service
In beginsel valt onder Service het repareren van Fouten/Bugs die binnen 30 dagen na de Oplevering door de Opdrachtgever worden opgevoerd. In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld als Irixs op basis van nacalculatie Development voor de Opdrachtgever uitvoert en niet op basis van een prijsafspraak, kan er sprake zijn van een moment van Oplevering maar valt het repareren van Fouten/Bugs desondanks niet onder Service. De interpretatie van Service wordt bepaald door de feiten en omstandigheden van de Development en wat hiervoor met de Opdrachtgever schriftelijk is afgesproken in een offerte, Ontwerp, of elders.
Nieuwe features zijn o.a. wijzigingen ten aanzien van het Ontwerp. Nieuwe features voor bestaand en al opgeleverd Development werk kan de Opdrachtgever kenbaar maken en wordt door Irixs als een nieuwe opdracht voor Development behandeld. De doorlooptijd voor nieuwe features kan alleen worden bepaald aan de hand van een intake (telefonisch, videobellen of op locatie) en, indien vereist, wordt er ook een nieuw Ontwerp gemaakt.
Opgeleverde software na development wordt 14 dagen zonder tegenbericht automatisch geaccepteerd door de Opdrachtgever. Er kan alleen sprake zijn van een moment van Oplevering als dit door Xxxxx schriftelijk overeen is gekomen met de Opdrachtgever. Het staat partijen vrij hierover nadere afspraken te maken in een overeenkomst voor Development. In beginsel valt onder Service het repareren van Fouten/Bugs die binnen 30 dagen na de Oplevering door de Opdrachtgever worden opgevoerd.
Tot de Service behoort niet:
▪ Het compatibel houden van de ontwikkelde software met de laatste versies van software van derden. Een uitzondering hierop is het compatibel houden van de ontwikkelde software die beheerd wordt door Irixs met AFAS Profit. Voor overige software van derden geldt, tenzij anders afgesproken, dat doorgaans een nieuwe Development overeenkomst nodig is voor het compatibel maken van de ontwikkelde software met een laatste versie van software van derden. Irixs houdt zich het recht voor om te bepalen of werkzaamheden onder Service valt of niet. Indien een verzoek om Service door Irixs als Support, of een nieuwe opdracht voor Development wordt aangemerkt zal Xxxxx altijd eerst in overleg treden met de Opdrachtgever alvorens dit daadwerkelijk geleverd zal worden. Enkele voorbeelden van situaties waarbij mogelijk sprake zal zijn van werk dat als zodanig kwalificeert zijn: nieuwe features of grote aanpassingen aan software of de implementatie van software (dit zijn veelal aanpassing aan de software die buiten bestaande afspraken vallen.
▪ Werkzaamheden op locatie bij de Opdrachtgever.
2.1.7.10 Inspanningsverbintenis
Irixs zal zich inspannen dat Development Oplossingen en Oplossingen voor Data, volgens de overeengekomen specificaties te leveren, met uitsluiting van eventuele uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties, toezeggingen of vrijwaringen van welke aard dan ook, met inbegrip van (doch niet beperkt tot) de uitsluiting van garanties inzake van gerechtigdheid tot (eigendoms-) rechten, voldoende kwaliteit of geschiktheid voor een bepaald doel. Met name garandeert Irixs niet dat:
• de Oplossingen voor Data of Development Oplossingen ononderbroken zullen werken, vrij zal zijn van virussen en fouten en/of gebreken, en dat gebreken kunnen worden verholpen;
• derden niet de voor de Oplossingen voor Data of Development Oplossingen benodigde systemen onrechtmatig (zullen) gebruiken.
2.1.7.11 Buiten werking stellen
Irixs is gerechtigd, indien noodzakelijk, de Oplossingen voor Data, of Development Oplossingen (tijdelijk) buiten gebruik te stellen of te beperken bijvoorbeeld voor het onderhouden of aanpassen hiervan, zonder dat hierdoor enig recht van Opdrachtgever op schadevergoeding op Irixs ontstaat. Irixs zal buiten werking stelling van software altijd minimaal 5 dagen van tevoren aankondigen bij zijn klanten, tenzij sprake is van een noodsituatie waarbij er een onmiddellijk dringend belang is om de software tijdelijk buiten werking te stellen. Uiteraard zal Irixs haar klanten hierover zoveel mogelijk van tevoren op de hoogte stellen en Irixs streeft ernaar dit slechts te buiten normale werktijden.
Irixs kan werken op basis van een vaste prijs. Dit kan voorkomen bij projecten die zich hiervoor lenen. In de meeste gevallen zal Irixs op urenbasis (nacalculatie) een vergoeding doorberekenen aan de Opdrachtgever. De tijd die Irixs doorberekend zijn uren die worden gemaakt o.b.v. een inspanningsverbintenis en Irixs verbindt zich in beginsel niet tot het doen van een resultaatsverbintenis, tenzij hier specifieke afspraken over bestaan. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende functies en bijbehorende tarieven zoals vermeld in de Offerte.
In beginsel de diensten van Irixs ook door Xxxxx gehost. Hiervoor zal Irixs jaarlijks vooraf factureren. Daarnaast zal bij een maatwerk oplossing, in de regel, hosting (serverruimte) eveneens worden verzorgd door Irixs. De prijzen van een ontwikkeltraject zijn vaak ook afgestemd op doorlopende hosting en dienstverlening nadien. Afhankelijk van de gemaakte afspraken zal hiervoor maandelijks worden gefactureerd. In voorkomende gevallen kan ook sprake zijn van kosten voor onderhoud van een applicatie. Hierover kunnen specifieke tarieven worden afgesproken.
2.2.2.2 Staffels
Abonnementen die zijn gebaseerd op staffels of gebruik, kunnen tussentijds worden aangepast aan de actuele situatie.
2.2.2.3 Verlenging en opzegtermijn
Tot 2 maanden voor het einde van de periode van het abonnement kan worden opgezegd. Daarna wordt het abonnement automatisch verlengd met een periode van 12 maanden.
Jaarlijks zullen de prijzen van abonnementen en overige vergoedingen worden geïndexeerd. De indexatie wordt vastgesteld in november van ieder jaar. De indexatie is o.b.v. de consumentenprijsindex. Bij abonnementen wordt deze toegepast in het daaropvolgende kalenderjaar op het moment dat de verlenging van het jaarabonnement plaatsvindt en de klant de jaarfactuur ontvangt. Bij overige vergoedingen worden deze toegepast vanaf het nieuwe kalenderjaar.
Irixs en haar medewerkers streven naar een zo transparant mogelijke verantwoording van de gemaakte uren en facturatie. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:
▪ Bij Support en wordt door te factureren tijd op vijftien minuten afgerond.
▪ Bij Consultancy en Development o.b.v. nacalculatie wordt door te berekenen tijd op vijftien minuten nauwkeurig bijgehouden, afgerond en gefactureerd.
▪ Consultants die zijn ingehuurd om op locatie bij de Opdrachtgever werk te verrichten kunnen in overleg met de Opdrachtgever voorbereidende werkzaamheden die niet op locatie plaatsvinden aan de Opdrachtgever doorberekenen.
▪ Developers die zijn ingehuurd om op locatie bij de Opdrachtgever werk te verrichten kunnen in overleg met de Opdrachtgever voorbereidende werkzaamheden die niet op locatie plaatsvinden aan de Opdrachtgever doorberekenen.
Irixs behoudt zich het recht voor om specifieke regels v.w.b. urenberekening en facturatie overeen te komen met Opdrachtgevers.
2.2.5 Reiskosten en werktijden
In geval van Development óf Consultancy op locatie bij een Opdrachtgever wordt in beginsel, ongeacht de afstand, één (1) uur reiskosten in rekening gebracht bij de Opdrachtgever. Een consultancy-dag op locatie betreft dus in beginsel 8 uren plus daarbij 1 reisuur.
2.2.6 Afmelden ingeplande Consultants
Irixs streeft ernaar de werkzaamheden per Opdrachtgever zoveel mogelijk door dezelfde consultants uit te laten voeren. Consultants van Irixs kunnen worden ingepland om voor de Opdrachtgever werkzaamheden te verrichten. De Opdrachtgever kan de ingeplande consultant tot drie (3) werkdagen voorafgaand aan de werkzaamheden kosteloos afmelden. Als de Opdrachtgever de consultant niet kan ontvangen of een geplande sessie op afstand kan geen doorgang vinden, en de Opdrachtgever dit korter dan drie (3) werkdagen voorafgaand aan de ingeplande dag doorgeeft aan Irixs, zal Irixs zich inspannen de consultant elders in te zetten. Als dit niet mogelijk is kan Irixs een deel van of de volledige kosten voor de op locatie geplande Consultancy alsnog doorberekenen.
Irixs hanteert bij de crediteurenadministratie de volgende vuistregels:
• Abonnementskosten vooraf: voor het gebruik van Software en Koppelingen worden jaarlijks vooruitbetaald. Support-Zeker wordt per maand vooruitbetaald.
• Facturatie achteraf:
o Salarisverwerking is op basis van het aantal gegenereerde loonstroken en de eventuele Consultancy voor overige werkzaamheden gerelateerd aan de salarisverwerking.
o Consultancy, Support, Development en Power BI Pro licenties worden aan het eind van elke maand aan de Opdrachtgever gefactureerd. Werkzaamheden tegen vooraf overeengekomen prijs worden aan het eind (na Oplevering) van het project gefactureerd aan de Opdrachtgever of in afgesproken termijnen.
o Development wordt aan het eind van elke maand aan de Opdrachtgever gefactureerd. Opdrachtgever en Irixs kunnen hierover specifieke afspraken maken.
Elke factuur zal in ieder geval de datum bevatten, de afgenomen producten en als er sprake is van facturatie o.b.v. nacalculatie van uren bevat deze tenminste: het soort uren, of deze declarabel zijn of niet, reisuren, een korte omschrijving van de gemaakte uren, het gehanteerde tarief en het totaalbedrag.
De Oplossingen van Irixs zijn onder te verdelen in Koppeling met Power BI, Overige Koppelingen en Development. Development Oplossingen en Oplossingen voor Data gaan vaak gepaard met Consultancy en worden soms aangeboden met een abonnement voor Support-Zeker. Na de Oplevering en betaling ontstaat voor de Opdrachtgever een gebruiksrecht van software. De Opdrachtgever ontvangt geen eigendom van de Producten maar een beperkt gebruiksrecht. In voorkomende gevallen kan er sprake zijn van code die wordt opgeleverd aan de Opdrachtgever. Dit kan alleen gebeuren als hierover specifieke afspraken zijn gemaakt tussen Irixs en de Opdrachtgever. Als er geen specifieke afspraken zijn gemaakt ontvangt de Opdrachtgever een beperkt recht over de opgeleverde code. Aan het gebruiksrecht zijn de volgende voorwaarden verbonden:
Recht | SaaS (Oplossingen voor Data / Development Oplossingen) | Opgeleverde code |
Gebruik | Toegestaan | Toegestaan |
Verspreiden | Niet-toegestaan | Niet-toegestaan |
Aanpassen | Niet-toegestaan | Toegestaan |
Aangepast verspreiden | Niet-toegestaan | Niet-toegestaan |
Verkopen | Niet-toegestaan | Niet-toegestaan |
Linken met andere licentie | Niet-toegestaan | Niet-toegestaan |
Uitgeven met andere licentie | Niet-toegestaan | Niet-toegestaan |
Irixs en de Opdrachtgever kunnen van het bovenstaande afwijken als hierover nadere schriftelijke afspraken zijn gemaakt.
3 Standaardbepalingen voor verwerking persoonsgegevens
Irixs verwerkt de persoonsgegevens in opdracht van de Opdrachtgever overeenkomstig de overeengekomen schriftelijke instructies van de Opdrachtgever. Opdrachtgever is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, heeft de zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen in relatie tot de verwerking vast. Irixs is verwerker in de zin van de AVG en neemt geen beslissingen over het gebruik van de persoonsgegevens. Irixs geeft uitvoering aan de AVG zoals neergelegd in dit hoofdstuk (en de bijlagen over de verwerking van persoonsgegevens). Het is aan de Opdrachtgever om op basis van deze informatie vast te stellen of Irixs voldoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen, en de bescherming van de rechten van betrokkenen voldoende zijn gewaarborgd.
Opdrachtgever garandeert aan Irixs dat hij conform de AVG handelt, dat zijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligd zijn en dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op rechten van een derde.
Irixs garandeert de beveiligingsmaatregelen, zoals omschreven in de betreffende bijlage. Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft Irixs rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de verwerkingen, de aard van zijn diensten, de verwerkingsrisico’s en de risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen die Irixs mocht verwachten. Irixs neemt alle noodzakelijk maatregelen om te zorgen voor de naleving van de principes “Privacy by Design” en “Privacy by Default” zoals vastgelegd in artikel 25 AVG. Irixs kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden. Irixs zal belangrijke wijzigingen vastleggen en zal Opdrachtgever waar relevant van die wijzigingen op de hoogte stellen.
3.2.2 Uitsluiting bijzondere categorieën persoonsgegevens
Tenzij expliciet anders vermeld in de overeenkomst is het product of de dienst van Irixs niet ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten.
3.2.3 Acceptatie door Opdrachtgever
De omschreven beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Opdrachtgever een op het risico van de verwerking van de door hem gebruikte of verstrekte persoonsgegevens afgestemd beveiligingsniveau.
Opdrachtgever kan Irixs verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. Irixs is niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. Irixs kan de kosten verband houdende met de op verzoek van Opdrachtgever doorgevoerde wijzigingen in rekening brengen bij de Opdrachtgever.
Irixs staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. Indien Irixs een inbreuk in verband met persoonsgegevens ontdekt, zal hij Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging informeren, maar uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking. In de bijlagen is vastgelegd op welke wijze Irixs Opdrachtgever informeert over inbreuken in verband met persoonsgegevens. Indien geen specifieke afspraken zijn gemaakt, dan zal Irixs op de gebruikelijke wijze contact opnemen met de contactpersoon bij de Opdrachtgever.
Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke om te beoordelen of de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarover Irixs heeft geïnformeerd gemeld moet worden aan de toezichthouder of betrokkenen. Het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke. Irixs is niet verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de toezichthouder en/of betrokkene.
Irixs zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan de Opdrachtgever ten behoeve van een melding van de toezichthouder. De AVG kent aan de betrokkene bepaalde rechten toe. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke voor zover mogelijk bijstand verlenen, als bedoeld in artikel 28 lid 3 onder e AVG. Irixs kan de redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij de Opdrachtgever zijn dan geldende tarieven.
Irixs waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben. Irixs is alleen gerechtigd de persoonsgegevens te verstrekken aan derden, indien en voor zover verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie of voor de goede uitvoering van de overeenkomst.
Irixs zal bij de beëindiging van de verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van Opdrachtgever ontvangen persoonsgegevens binnen de in de bijlagen opgenomen termijn verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn, of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen aan Opdrachtgever. Irixs kan eventuele kosten hiervoor in rekening brengen bij Opdrachtgever. Hierover kunnen nadere afspraken worden neergelegd in de overeenkomst. Dit geldt niet als een wettelijke regeling het (gedeeltelijk) verwijderen of terugbezorgen van de persoonsgegevens door Xxxxx belet. In een dergelijk geval zal Irixs de persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van zijn wettelijke verplichtingen.
3.6 Rechten betrokkenen, DPIA en auditrechten
Irixs zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van Opdrachtgever die verband houden met bij Opdrachtgever door betrokkenen ingeroepen rechten van betrokkenen. Indien Irixs direct door een betrokkene wordt benaderd, zal hij deze waar mogelijk doorverwijzen naar Opdrachtgever.
3.6.2 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling
Indien Opdrachtgever daartoe volgens de AVG verplicht is, zal Irixs na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een daaropvolgende voorafgaande raadpleging.
Irixs zal op verzoek van de Opdrachtgever alle informatie ter beschikking stellen die in redelijkheid nodig is om nakoming van de in de overeenkomst gemaakte afspraken met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens aan te tonen, bijvoorbeeld door een door een onafhankelijke deskundige in opdracht van leverancier opgesteld auditrapport of door middel van andere door hem te verstrekken informatie. Indien de Opdrachtgever desondanks aanleiding heeft aan te nemen dat de verwerking van persoonsgegevens niet conform de overeenkomst plaatsvindt, dan kan hij maximaal éénmaal per jaar door een onafhankelijke, gecertificeerde, externe deskundige, die aantoonbaar ervaring heeft met het soort verwerkingen dat op basis van de overeenkomst uitgevoerd, op kosten van de Opdrachtgever hiernaar een audit laten uitvoeren. Irixs heeft het recht een deskundige te weigeren indien deze volgens Xxxxx diens concurrentiepositie aantast. De audit zal beperkt zijn tot het controleren van de naleving van de afspraken met betrekking tot verwerking van de persoonsgegevens zoals neergelegd in de overeenkomst. De deskundige zal een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van hetgeen hij aantreft en zal alleen datgene rapporteren aan Opdrachtgever dat een tekortkoming oplevert in de nakoming van verplichtingen die Irixs heeft op grond van de overeenkomst. De deskundige zal een afschrift van zijn rapport aan Xxxxx verstrekken.
Partijen zullen zo snel mogelijk in overleg treden over de uitkomsten in het rapport. Partijen zullen de voorgestelde verbetermaatregelen die in het rapport zijn neergelegd opvolgen voor zover dat van hen in redelijkheid kan worden verwacht. Irixs zal de voorgestelde verbetermaatregelen doorvoeren voor zover deze naar zijn oordeel passend zijn rekening houdend met de verwerkingsrisico’s verbonden aan zijn product of dienst, de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de markt waarin hij opereert en het beoogd gebruik van het product of de dienst.
Irixs heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van deze bepaling 3.6 in rekening te brengen bij de Opdrachtgever.
Irixs heeft in de bijlagen vermeld of, en zo ja welke partijen (subverwerkers) Irixs inschakelt bij de verwerking van persoonsgegevens. Opdrachtgever geeft toestemming aan Irixs om andere subverwerkers in te schakelen ter uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de overeenkomst. Irixs zal Opdrachtgever informeren over een wijziging in de door de Irixs ingeschakelde derde partijen. Opdrachtgever heeft het recht bezwaar te maken tegen voornoemde wijziging door Irixs.
Persoonsgegevens mogen enkel worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte nadat Verwerkingsverantwoordelijke hiervoor specifieke schriftelijke toestemming heeft verleend en voldaan wordt aan de wettelijke bepalingen uit hoofdstuk V van de AVG. Deze specifieke schriftelijke toestemming is verleend als dit is opgenomen in een bijlage over verwerking persoonsgegevens.
Ingeval de Offerte en deze voorwaarden onderling tegenstrijdige clausules bevatten, gelden de in de Offerte opgenomen voorwaarden.
Deze voorwaarden kunnen (eenzijdig) door Irixs worden gewijzigd. Irixs zal de Opdrachtgever hiervan per e-mail op de hoogte stellen. Opdrachtgever kan de gewijzigde voorwaarden expliciet afwijzen en op dat moment zal Irixs de afweging maken of de oude voorwaarden van toepassing blijven of dat de bestaande Overeenkomst beëindigd wordt met een opzegtermijn van 1 maand. Als de Opdrachtgever de gewijzigde voorwaarden niet binnen 1 maand na ontvangst expliciet afwijst zullen deze als aanvaard worden geacht door de Opdrachtgever.
Deze Voorwaarden kunnen fouten bevatten. Als u fouten tegenkomt of vragen heeft kunt u deze opsturen naar xxxxx@xxxxx.xx.