REGELING BEELD- EN GELUIDSOPNAMES IN DE KLAS
REGELING BEELD- EN GELUIDSOPNAMES IN DE KLAS
De ondergetekende:
1. School/werkplek ……………………………………………………………………
Gevestigd te …….………………………………………………………………
Ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………………………………………
hierna te noemen de “De School/werkplek”,
en,
2. Aeres Hogeschool Wageningen Gevestigd te Wageningen
Ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door …………………………………………
3. De School/werkplek en Aeres Hogeschool Wageningen worden hierna ieder afzonderlijk ook
aangeduid als de “Partij” of gezamenlijk als de “Partijen”.
Overwegende:
• Aeres Hogeschool Wageningen biedt een opleiding tot leraar aan. Gedurende deze opleiding wordt een Leraar-in-opleiding bij een aangesloten school geplaatst om het praktijkdeel van de opleiding uit te voeren.
• In het kader van het praktijkdeel van de opleiding dient een aantal keer een Beeld- en geluidsopname gemaakt te worden van een Leraar-in-opleiding in een onderwijssituatie op de school.
• Deze Regeling regelt de verantwoordelijkheid en taakverdeling van Partijen bij het maken van Beeld- en geluidsopnames, zodat het recht op privacy van de Leerlingen gewaarborgd blijft.
• Partijen zijn beide verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van Persoonsgegevens van Leerlingen in het kader van de Beeld- en geluidsopnames en bepalen gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking. Partijen wensen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke hun respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van verplichtingen uit hoofde van de AVG vast te leggen en doen dit als volgt in deze Regeling.
• Partijen dragen er tezamen zorg voor dat de Beeld- en geluidsopnames te allen tijde gemaakt en gebruikt worden in overeenstemming met de AVG en de Uitvoeringswet AVG.
Artikel 1 Reikwijdte en definities
1.1 Deze Regeling is van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens door Partijen in het kader van het maken en gebruiken van Beeld- en geluidsopnames.
1.2 In deze Regeling hebben de volgende termen, aangeduid met een hoofdletter, enkelvoudig of in meervoud, de volgende betekenis:
a. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (2016/679/EU);
b. Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect tot een natuurlijk persoon
als omschreven in artikel 4(1) van de AVG herleidbaar zijn;
c. Verwerking: elke handeling met betrekking tot Persoonsgegevens als
omschreven in artikel 4(2) van de AVG;
d. Beeld- en geluidsopname: Beeld- en geluidsopname in een onderwijssituatie op de
School/werkplek, gemaakt ten behoeve van het ‘opleiden in de school’ van de Leraar-in-opleiding als omschreven in de regeling Opleidingsscholen en het Advies ADEF (een landelijk rollenportfolio t.b.v. de infrastructuur in opleidingsscholen (2013));
x. Xxxxx Consortium:: partnerschap tussen de Scholen (xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx)
en Aeres Hogeschool Wageningen die in gezamenlijkheid toekomstige leraren voor een groot gedeelte van hun tijd (40-50%) op de werkplek opleiden;
f. Leraar-in-opleiding: student van Aeres Hogeschool Wageningen die voor een
deel van de de opleiding in de praktijk wordt opgeleid tot Leraar, eerste- dan wel tweedegraads; de opleiding op de werkplek wordt ook wel aangeduid met ‘werkplekleren’;
g. Xxxxxxxx: leerling van de School/werkplek;
h. Werkplekbegeleider: werknemer van de School/werkplek die de Leraar-in-
opleiding begeleidt bij de dagelijkse praktijk van het werkplekleren binnen de school/werkplek;
i. BS-begeleider werknemer van Aeres Hogeschool Wageningen die
eindverantwoordelijk is voor het (ontwikkelen en) afstemmen van het onderwijs (inclusief opleidingsactiviteiten) dat op de werkplek wordt verzorgd en daarbij de kwaliteit van het werkplekleren in de school/werkplek bewaakt, die in afstemming met de werkplekbegeleider verantwoordelijkheid draagt voor de uitvoering van onderwijs- en opleidingsactiviteiten en de eindbeoordeling van de Leraar-in-Opleiding;
j. Werkplekbegeleider: werknemer van de School die in afstemming met de
de BS-begeleider van AHW verantwoordelijkheid draagt voor de uitvoering van onderwijs- en opleidingsactiviteiten en beoordeling van de Leraar-in-opleiding op de werkplek;
k. Assessor: werknemer van Aeres Hogeschool Wageningen die verantwoordelijk is voor de beoordeling van de Leraar-in- opleiding;
l. Systeem: het beveiligde, gesloten geheel van apparatuur, programmatuur, opslag- en ontsluitingsfaciliteiten waarmee Beeld- en geluidsopnames kunnen worden gemaakt en bekeken. Beeld- en geluidsopnames worden gemaakt met een daarvoor bestemde camera en worden al dan niet online bekeken in een beveiligde omgeving;
m. Regeling: deze Regeling tussen de aangesloten Scholen en de aangesloten Opleidingsinstituten als onderdeel van de Opleidingsschool.
Artikel 2 Verantwoordelijkheden en verplichtingen van de school/werkplek
2.1 Elke school/werkplek draagt de volgende specifieke verantwoordelijkheden in het kader van het maken en gebruiken van Beeld- en geluidsopnames:
a. het adequaat inlichten van Leerlingen en de personen die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor de Leerling dragen over de Beeld- en geluidsopnames;
b. het vragen, registreren en bijhouden van rechtsgeldige toestemming van de Leerling of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor de Leerling draagt;
c. het opnieuw vragen van rechtsgeldige toestemming van een Leerling die de leeftijd van 16 jaar bereikt heeft;
d. het waarborgen dat Beeld- en geluidsopnames alleen worden gemaakt wanneer van alle aanwezige Leerlingen (d.i. de leerlingen die zichtbaar en/of hoorbaar in beeld zijn) aantoonbaar rechtsgeldige toestemming is verkregen;
e. het verbieden dat beeld- en/of geluidsopnames worden gemaakt in klaslokalen, anders dan zoals bedoeld met een gesloten systeem (eigen opnames met eigen apparatuur, door zowel de Leraar-in-opleiding als door een Leerling is verboden);
f. het verplichten om voor het maken van een Beeld- en geluidsopname mondeling of schriftelijk kennis te geven hiervan aan alle aanwezige Leerlingen, zoals ook vermeld in artikel 6.3;
g. het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens met betrekking tot de Beeld- en geluidsopnames aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen zoals ook vermeld in artikel 10 van deze Regeling; en
h. het afhandelen van verzoeken van betrokkenen met betrekking tot hun rechten.
Artikel 3 Verantwoordelijkheden en verplichtingen van Aeres Hogeschool Wageningen
3.1 Aeres Hogeschool Wageningen draagt de volgende specifieke verantwoordelijkheden in het kader van het maken en gebruiken van Beeld- en geluidsopnames:
a. het adequaat instrueren van de Leraar-in-opleiding over het maken en gebruiken van Beeld- en geluidsopnames;
b. het inrichten van het Systeem, waarbij Beeld- en geluidsopnames alleen gemaakt worden met een voor opleidingsdoeleinden bestemde camera die voldoet aan passende beveiligingseisen;
c. het beheren van de autorisatie van toegang tot het Systeem, afhankelijk van het in gebruik zijnde systeem, of bijdragen aan een adequaat beheer omtrent de autorisatie van gebruikers;
d. het zorgdragen dat binnen de gestelde bewaartermijn van Beeld- en geluidsopnames een beoordeling van de Leraar-in-opleiding wordt gemaakt, waarbij alleen de beoordeling van de Leraar-in-opleiding wordt opgenomen in zijn portfolio en niet de Beeld- en geluidsopname op basis waarvan de beoordeling van de Leraar-in-opleiding is gemaakt.
Artikel 4 Inschakelen Verwerker
4.1 Indien Partijen het inrichten van het Systeem willen uitbesteden aan een derde partij (hierna
te noemen “Verwerker”) is dit toegestaan, op voorwaarde dat:
a. Partijen dit schriftelijk overeen zijn gekomen;
b. vooraf een zorgvuldige selectie is gemaakt om tot een Verwerker te komen die afdoende garanties kan bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen ter voldoening aan de AVG en bescherming van de rechten van betrokkenen;
c. vooraf duidelijk is afgesproken welke van de Partijen de verwerkersovereenkomst sluit met de Verwerker;
d. de Verwerker wordt verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om de Persoonsgegevens te beveiligen;
e. vooraf duidelijk is afgesproken welke van de Partijen instructies geeft aan de Verwerker en toeziet op de naleving van de verwerkersovereenkomst; en
f. de met de Verwerker gesloten verwerkersovereenkomst voldoet aan alle eisen op grond van artikel 28 van de AVG.
Artikel 5 Doeleinde en grondslag
5.1 Het doeleinde voor het maken en gebruiken van de Beeld- en geluidsopnames is het opleiden van de Leraar-in-opleiding. De Beeld- en geluidsopnames zullen niet voor andere doeleinden worden gemaakt of gebruikt, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
5.2 De Beeld- en geluidsopnames mogen gemaakt en gebruikt worden op grond van toestemming van de Leerling(en). Deze toestemming wordt vastgelegd in een toestemmingsverklaring die is ondertekend door de Leerling. Indien de Leerling de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt, dient de toestemmingverklaring ondertekend te zijn door een persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor de Leerling draagt.
5.3 Indien voor het filmen van een Leerling geen toestemming is verleend ingevolge artikel 5.2 zal geen Beeld- en geluidsopname worden gemaakt in een onderwijssituatie waar die Leerling zichtbaar en/of hoorbaar aanwezig is.
5.4 De toestemming bedoeld in artikel 5.2 wordt in vrijheid verleend en kan te allen tijde worden ingetrokken. Het niet geven van toestemming of intrekken van verleende toestemming mag geen negatieve gevolgen hebben voor de Leerling.
Artikel 6 Informeren
6.1 Partijen stellen tezamen een privacyverklaring op waarin in duidelijke taal uitleg gegeven wordt over het maken van de Beeld- en geluidsopnames. In de privacyverklaring staat welke Persoonsgegevens verwerkt worden, voor welk doeleinde dit gebeurt, en op welke grondslag. Verder staat er welke rechten een Leerling en een Leraar-in-opleiding heeft ten opzichte van de Beeld- en geluidsopnames en hoe die uitgeoefend kunnen worden. De privacyverklaring omschrijft ook welke personen toegang hebben tot de Beeld- en geluidsopnames, hoe de Beeld- en geluidsopnames beveiligd zijn en hoelang de Beeld- en geluidsopnames bewaard worden.
6.2 De privacyverklaring omschreven in artikel 6.1 wordt vóór het maken van Beeld- en geluidsopnames verstrekt aan Leerlingen en personen die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor een Leerling dragen indien die Leerling nog niet de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt.
6.3 De Leraar-in-opleiding geeft direct voor hij1 begint met het maken van een Beeld- en geluidsopname mondeling of schriftelijk hiervan kennis aan alle aanwezige Leerlingen.
Artikel 7 Wissen van de Beeld- en geluidsopnames
7.1 Een Beeld- en geluidsopname wordt nooit langer bewaard dan noodzakelijk voor het in artikel 5.1 omschreven doel. Partijen zorgen ervoor dat dit in de praktijk betekent dat een Beeld- en geluidsopname na uiterlijk zes (6) maanden gewist wordt van het Systeem en niet meer toegankelijk is, tenzij het noodzakelijk is de Beeld- en geluidsopname langer te bewaren op grond van een wettelijke verplichting.
Artikel 8 Autorisatie van toegang tot het Systeem
8.1 Aeres Hogeschool Wageningen stelt een beperkte groep werknemers van de Scholen en AHW aan die de autorisatie van toegang tot het Systeem beheren. Doorgaans zullen dit de Schoolcoördinatoren/-opleiders en de Instituutscoördinatoren/-opleiders zijn.
8.2 Aeres Hogeschool Wageningen geeft toegang tot het Systeem aan het team van opleiders dat direct betrokken is bij de opleiding van de Leraar-in-opleiding. Dit team van opleiders bestaat doorgaans uit de Werkplekbegeleider, de Schoolopleider, Instituutsopleider en de Assessor. De Leraar-in-opleiding kan samen met het team van opleiders de Beeld- en geluidsopnames bekijken. Dit gebeurt in overleg tussen de betrokken opleider(s) en de
1 In verband met de leesbaarheid wordt de mannelijke vorm gebruikt daar waar de mannelijke en de vrouwelijke vorm wordt bedoeld.
Leraar-in-opleiding, en vindt plaats op de aangesloten School of Aeres Hogeschool Wageningen..
8.3 Aeres Hogeschool Wageningen autoriseert geen toegang tot het Systeem aan personen die niet direct bij de opleiding van de Leraar-in-opleiding betrokken zijn.
8.4 De school/werkplek geeft geen toegang tot het Systeem aan de Leraar-in-opleiding, anders dan op de in artikel 8.2 omschreven wijze.
Artikel 9 Beveiliging van het Systeem
9.1 Partijen zorgen er voor dat passende technische en organisatorische maatregelen genomen worden ter beveiliging van het Systeem.
9.2 Onder organisatorische maatregelen vallen ten minste de in artikel 8 genoemde toegangsbeperkingen, alsook het contractueel opleggen van een beveiligingsplicht indien gebruik wordt gemaakt van een Verwerker.
9.3 Onder technische maatregelen vallen vergrendelen van het Systeem, versleutelen van Beeld- en geluidsopnames en opslag daarvan op een beveiligde server, alsook andere maatregelen die, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, een beveiligingsniveau waarborgen dat passend is voor de verwerkingsrisico’s.
Artikel 10 Melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens
10.1 De school/werkplek is exclusief bevoegd om een inbreuk in verband met Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4(12) van de AVG die betrekking heeft op Beeld- en geluidsopnamen te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan de betrokkene. De school/werkplek is bevoegd om zelfstandig, zonder inspraak van de afzonderlijke Partijen, deze melding te doen. De afzonderlijke Partijen zijn verplicht hun medewerking te verlenen, onder meer door (i) onverwijld melding te maken bij de school/werkplek van inbreuken in verband met Persoonsgegevens die betrekking hebben op Beeld- en geluidsopnames en die zij ontdekt hebben en (ii) onverwijld te voldoen aan redelijke informatieverzoeken vanuit de school/werkplek.
10.2 De school/werkplek zal de afzonderlijke Partijen zonder onnodige vertraging, maar in ieder geval voor een melding als bedoeld in artikel 10.1 wordt gemaakt, op de hoogte stellen van de inbreuk in verband met Persoonsgegevens en het voornemen om dit te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkene.
Artikel 11 Rechten van betrokkenen
11.1 Betrokkenen in de zin van de AVG hebben het recht op begrijpelijke informatie over de verwerking van hun Persoonsgegevens, zoals omschreven in artikel 6 van deze Regeling. Dit behelst in ieder geval informatie over de categorieën Persoonsgegevens die verwerkt worden, de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt en de grondslagen voor de verwerkingen.
11.2 Betrokkenen kunnen te allen tijde hun rechten zoals uiteengezet in lid 3 met betrekking tot de Beeld- en geluidsopnames uitoefenen. Hiertoe kunnen betrokkenen contact opnemen
met x.xxxxxx@xxxxx.xx. De rechten van een betrokkene zijn niet absoluut, en het kan voorkomen dat niet mag of hoeft te worden voldaan aan een verzoek van een betrokkene.
11.3 Betrokkenen hebben de volgende rechten met betrekking tot de Beeld- en geluidsopnames:
a. het recht op inzage. Een betrokkene kan inzage verzoeken van de Beeld- en geluidsopnames waarop de betrokkene herkenbaar is vastgelegd. Bij dusdanige verzoeken dient een belangenafweging plaats te vinden tussen het recht op inzage van de betrokkene en de rechten van andere personen die herkenbaar zijn vastgelegd op de betreffende Beeld- en geluidsopname. Als het verzoek wordt ingewilligd, zal de inzage plaatsvinden op de School in het bijzijn van rechtsgeldige ondertekenaar van de school/werkplek; het recht op rectificatie. Een betrokkene kan een verzoek tot rectificatie doen indien de betrokkene meent dat onjuiste Persoonsgegevens zijn verwerkt die op die betrokkene betrekking hebben. Gezien de aard van de Persoonsgegevens, Beeld- en geluidsopnames, is het niet waarschijnlijk dat sprake is van onjuiste Persoonsgegevens. De Opleidingsschool zal een verzoek tot rectificatie echter in behandeling nemen en beoordelen of van onjuiste Persoonsgegevens sprake is. Eventueel kan een aanvullende verklaring van de betrokkene worden opgenomen en vastgelegd;
b. het recht op het wissen van gegevens. Een betrokkene kan verzoeken dat de Beeld- en geluidsopnames waarop de betrokkene herkenbaar is vastgelegd worden gewist. Dit verzoek wordt ingewilligd als de verwerking onrechtmatig is of de Persoonsgegevens gewist moeten worden om te voldoen aan een wettelijke plicht. Als een betrokkene toestemming heeft ingetrokken wordt een verzoek tot verwijdering ingewilligd, tenzij er een andere rechtsgrond is; en
c. het recht op beperking van de verwerking. Een betrokkene kan beperking van de verwerking van de Beeld- en geluidsopnames waarin de betrokkene herkenbaar is vastgelegd verzoeken. Dit verzoek wordt onder andere ingewilligd als een verzoek tot rectificatie is ingediend door de betrokkene, de verwerking onrechtmatig is en de betrokkene zich verzet tegen het wissen van de Persoonsgegevens.
11.4 Op grond van de AVG heeft een betrokkene enkele rechten die met betrekking tot de Beeld- en geluidsopnames niet kunnen worden uitgeoefend om de volgende redenen:
a. het recht op bezwaar. Het maken en gebruiken van de Beeld- en geluidsopnames is gebaseerd op toestemming van de betrokkenen. De betrokkene kan te allen tijde de toestemming intrekken; en
b. het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Op grond van artikel 20(4) van de AVG dient bij dit recht een belangenafweging plaats te vinden tussen de rechten van betrokkene en de rechten van andere personen die herkenbaar op de Beeld- en geluidsopname staan. Met het oog op de rechten van die andere personen en de aard van de bij de Beeld- en geluidsopnames betrokken Persoonsgegevens wordt geen invulling gegeven aan het recht op overdraagbaarheid van gegevens.
11.5 Meer informatie over de wijze waarop betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen is te vinden in de privacyverklaring.
Artikel 12 Duur, wijziging en beëindiging
12.1 Deze Regeling treedt in werking met ingang van schooljaar 2020/2021 en de Partijen zullen aan deze Regeling gebonden zijn vanaf augustus 2020.
12.2 Partijen kunnen deze Regeling in onderling overleg wijzigen of aanpassen. Wijzigingen of aanpassingen worden schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de Partijen.
12.3 Deze Regeling wordt overeengekomen voor onbepaalde duur. Partijen kunnen deelname aan deze Regeling opzeggen, met een opzegtermijn van drie (3) maanden vanaf schriftelijke kennisgeving aan de andere Partij.
12.4 De verplichtingen uit hoofde van deze Regeling die naar hun aard zijn bestemd om na beëindiging te zullen worden voortgezet, blijven van kracht na beëindiging van deze Regeling.
Artikel 13 Contact
13.1 Eenieder die vragen heeft over deze Regeling of het onderwerp van deze Regeling kan contact opnemen met Xxxxxxx Xxxxxx, via x.xxxxxx@xxxxx.xx.
Aldus overeengekomen, Namens:
Aeres Hogeschool Wageningen
Datum:
Naam:
(handtekening)
Namens:
Datum:
Naam:
(handtekening)