DIGITAL HEALTH & SOCIETY
REGISTRATIE & VOORWAARDEN
DIGITAL HEALTH & SOCIETY
VIRTUAL CARE REIS 12-19 OKTOBER 2024 | TAIWAN
Door ondertekening en retourzending van dit registratieformulier verbindt ondergetekende zich tot deelname aan de ‘Virtual Care reis 2024’ onder de Algemene Voorwaarden van Coincide BV en zal in principe van het begin tot het einde van de reis participeren. Hij/
zij verplicht zich tevens tot betaling van de deelnameprijs ter dekking van de reis- en managementkosten. Met ondertekening geeft de deelnemer toestemming aan Coincide voor het gebruik van zijn/haar
persoonsgegevens ten behoeve van: het boeken van vervoer, verblijf, het maken van de afspraken met sprekers en organisaties in Taiwan, alsook het informeren van de deelnemers over mede-deelnemers.
Gelieve dit registratieformulier en een kopie paspoort in PDF-format terug te sturen naar xxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Deelnemer
Naam Functie Bedrijf
Mobiele telefoonnummer E-mail
Paspoortnummer
Naam zoals vermeld op paspoort Datum geldigheid*
Extra reisopties**
Assistent Naam Telefoonnummer E-mail
Aanvullende gegevens
Dieetwensen
Wie te bellen in geval van nood Telefoon nummer betreffende persoon
*Let op: het paspoort dient nog 6 maanden geldig te zijn op de dag van aankomst ( minimale geldigheidsdatum is 13 april 2025).
Businessclass vlucht Xxxxxx verblijf
**Mits aangevraagd middels deze keuzeblokjes en onder voorbehoud beschikbaarheid.
Accreditatie
Facturatie gegevens Inkoop- of projectnummer Bedrijfsnaam op factuur Straat
Postcode en plaats
E-mail adres van administratie t.a.v.
Ondertekening
Datum Bedrijf Naam
Handtekening:
(gevolmachtigde)
PE Punten
ABAN. Het BIG nummer van deelnemer is:
Deelnameprijs
Voorafgaand aan de reis ontvangt u een factuur van € 6.975 welke binnen 14 dagen moet worden voldaan.
De deelnameprijs voor het achtdaagse programma dekt de kosten voor vervoer per vliegtuig naar Taipei; lokaal vervoer;
6 hotelovernachtingen; ontbijt, lunches en diners volgens programma; kosten voor bijeenkomsten en vergaderingen.
REGISTRATIE & VOORWAARDEN
VOORWAARDEN BETREFFENDE OVEREENKOMSTEN MET DEELNEMERS
Bij inschrijving voor de Virtual Care Reis 2024 gelden de Algemene Voorwaarden van Coincide zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. U kunt kosteloos een exemplaar toegezonden krijgen per mail. Onderstaand de artikelen die direct relevant zijn.
AANVULLENDE VOORWAARDEN EN ANNULERINGSOPTIES
In afwijking van de Algemene Voorwaarden, gelden bij deze Virtual Care Reis 2024 naar Taiwan de volgende aanvullende voorwaarden en annuleringsopties:
Artikel 6 is voor de Virtual Care Reis 2024 naar Taiwan vervangen door volgende voorwaarden.
6.1 Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de Deelnemer dient schriftelijk te gebeuren. Voor de vaststelling
van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van de ontvangst van het schrijven.
6.2 Annulering door de Deelnemer moet schriftelijk of per e-mail worden ingediend voor vernoemde aantal dagen. Bij annulering gelden de volgende termijnen en annulerings- kosten waarbij gerekend wordt met dagen als zijnde 24 uur:
6.2.1 Bij volledige annulering tot 135 dagen voor vertrek van vlucht, bus, trein bij een reis of voor aanvang van de bijeenkomst worden geen kosten in rekening gebracht.
6.2.2 Bij volledige annulering vanaf 135 tot 90 dagen voor vertrek van vlucht, bus of trein bij een reis of aanvang bijeenkomst wordt 35% van de kosten in rekening gebracht.
6.2.3 Bij volledige annulering van deelname vanaf 90 tot 60 dagen voor vertrek van vlucht, bus of trein bij een reis of aanvang
bijeenkomst wordt 50% van de deelnameprijs in rekening gebracht.
6.2.4 Bij volledige annulering van deelname vanaf 60 tot 28 dagen voor vertrek van vlucht, bus of trein bij een reis of aanvang
bijeenkomst wordt 70% van de deelnameprijs in rekening gebracht.
6.2.5 Bij volledige annulering van deelname vanaf 28 tot 7 dagen voor vertrek van vlucht, bus of trein bij een reis of aanvang bijeen- komst wordt 90% van de deelnameprijs in rekening gebracht.
6.2.6 Bij volledige annulering vanaf 7 dagen voor vertrek vlucht of bus bij een reis of aanvang bijeenkomst is het volledige inschrij- vingsbedrag verschuldigd.
6.2.7 Alleen in het geval dat de Deelnemer op basis van medische redenen niet in staat is aan de reis of de bijeenkomst deel te nemen kan deze een gelijkwaardige vervanger laten deelnemen. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:
• de voorgedragen deelnemer voldoet aan alle aan de overeenkomst verbonden voorwaarden; en
• het verzoek wordt wel zo tijdig ingediend dat de benodigde handelingen en formaliteiten nog kunnen worden verricht;
• de voorwaarden van de bij de uitvoering betrokken dienstverleners verzetten zich niet tegen deze in-de-plaats-stelling; en
• de kosten die zijn verbonden aan deze
in-de-plaats-stelling, zijn voor rekening van de Deelnemer.
Artikel 1: Definities
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
a. Organisator/ Coincide: de gebruiker van deze voorwaarden, Coincide BV, kantoorhoudende te Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx, ingeschreven in het register gehouden door
de Kamer van Koophandel Amsterdam onder 34308403; hierna te noemen: Coincide. Coincide organiseert bedrijfsmatig congressen, reizen en bijeenkomsten voor anderen dan particulieren, waarbij het overdragen of uitwisselen van infor- matie centraal staat.
b. Opdrachtgever: iedere natuurlijke of rechtspersoon die aan Coincide een opdracht verstrekt, diensten van haar afneemt, dan wel enige overeenkomst van andere aard met haar wenst te sluiten of sluit.
c. Partner: iedere natuurlijke of rechtspersoon die met Coincide een overeenkomst aangaat ter ondersteuning van één of meerdere Labels van Coincide, waar een reis of bijeenkomst onder valt.
d. Deelnemer: de bevoegde persoon die met Coincide een overeenkomst is aangegaan tot deelname aan een door Coincide georganiseer- de reis of bijeenkomst. Een Deelnemer is ook een werknemer of relatie van een Opdrachtge- ver die participeert namens de Opdrachtgever in een door Coincide georganiseerde reis of bijeenkomst.
e. Delegatieleider: de Deelnemer die door Coin- cide is gevraagd om tijdens een reis inhoudelijke leiding te geven aan het programma.
f. Reis: een door Coincide aangeboden congresprogramma op een binnenlandse of buitenlandse bestemming inclusief een inhou- delijk programma en de aangeboden logistieke aspecten.
g. Bijeenkomst: een evenement, een congres of andere bijeenkomst die door Coincide is georganiseerd.
h. Opdracht: een reis of bijeenkomst georgani- seerd door Xxxxxxxx op verzoek van en betaald door een Opdrachtgever.
i. Overeenkomst: door middel van een overeenkomst verbindt Coincide zich jegens de wederpartij tot het ontwikkelen van in de over- eenkomst overeengekomen activiteiten.
j. Reisbureauregeling: Europese btw-regeling van toepassing op reizen waarbij ondernemer vervoer en/of accommodatie inkoopt en op eigen naam een reis verkoopt.
Artikel 2: Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toe- passing op alle overeenkomsten gesloten tussen Coincide en de Opdrachtgever, Deelnemer, en/ of Sponsor met betrekking tot de organisatie van, sponsoring van of deelname aan reizen of bijeenkomsten.
2.2 Indien in de overeenkomst aanvullende voorwaarden zijn opgenomen, prevaleren in geval van tegenstrijdigheid de aanvullende voorwaarden in de overeenkomst.
2.3 Indien daarnaast nog andere voorwaarden van Opdrachtgever, Sponsor of Deelnemer van toepassing zijn, prevaleren in geval van tegenstrijdigheid de algemene voorwaarden van Coincide.
VOORWAARDEN BETREFFENDE DEELNEMERS
Artikel 3: Overeenkomst met Deelnemer
3.1 De overeenkomst komt tot stand door aanvaarding door de Deelnemer van het aanbod van Coincide. De aanvaardig kan hetzij schriftelijk via het inschrijvingsformulier, hetzij langs elektronische weg plaatsvinden. Na tot- standkoming van de overeenkomst ontvangt de
Deelnemer schriftelijk of langs elektronische weg zo spoedig mogelijk een bevestiging hiervan, eventueel in de vorm van een factuur.
3.2 Kennelijke fouten en kennelijke vergissingen binden Coincide niet. Dergelijke fouten en ver- gissingen zijn fouten en vergissingen die – vanuit het perspectief van de gemiddelde persoon – op het eerste gezicht als zodanig kenbaar zijn of zouden moeten zijn.
3.3 Coincide heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen, indien het aantal aanmeldingen voor een reis of bijeenkomst kleiner is dan het vereiste minimum aantal voor die betreffende reis of bijeenkomst. Het minimum aantal deelnemers wordt per reis of bijeenkomst bepaald door Organisator op basis van de verhouding tussen kosten en baten.
3.4 Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van de daar- op toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht, indien zij schriftelijk tus- sen Coincide en de Deelnemer zijn vastgelegd.
Artikel 4: Reisdocumenten en verzekering voor Deelnemer
4.1 De Deelnemer moet zelf zorgen dat hij/zij in bezit is van een geldig reisdocument voor de betreffende bestemming van de reis.
4.2 Organisator kan niet verantwoordelijk wor- den gehouden voor individuele afwijzingen door de immigratiedienst van een reisbestemming. Bij afwijzing gelden de annuleringsvoorwaarden uit Artikel 6.
4.2 De Deelnemer van een reis is verplicht in het bezit te zijn van een zakelijke reis- en ongeval- lenverzekering.
4.3 Deelnemer is zelf verantwoordelijke voor de eventueel vereiste vaccinaties.
4.4 Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een zakelijke annuleringsverzeke- ring indien gewenst.
Artikel 5: Betaling van reissom door Deel- nemer
5.1 Alle door Coincide vermelde prijzen zijn inclusief BTW indien de Reisbureauregeling van toepassing is.
5.2 Alle andere door Coincide gefactureerde prijzen zijn exclusief BTW.
5.3 Betaling van factuur dient binnen veertien dagen na factuurdatum en uiterlijk voor aan- vang van de reis of de bijeenkomst waarvoor de Deelnemer zich heeft ingeschreven te geschieden.
5.4 Indien de Deelnemer niet heeft betaald vóór aanvang van de reis of de bijeenkomst, kan deze niet deelnemen aan de reis of de bijeenkomst.
Artikel 6: Annulering door Xxxxxxxxx
Vervangen met aangepaste voorwaarden zoals geformuleerd onder ‘Aanvullende Voorwaarden en annuleringsopties’.
Artikel 7: Aansprakelijkheid betreffende Deelnemer
7.1 Coincide zal zich inspannen om de Deelne- mer naar beste vermogen van dienst te zijn.
7.2 Coincide is verantwoordelijk voor de logistie- ke organisatie en het inhoudelijke programma van de reis of bijeenkomst. Coincide zal hierbij naar haar beste inzicht en vermogen en in nauwe samenwerking met betrokken partijen de gehele reis of bijeenkomst inhoudelijk
en organisatorisch verzorgen. Coincide kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor wijzigingen in het programma van de reis of bijeenkomst veroorzaakt door annulering van sprekers, afspraken of andere gecontracteerde diensten.
7.3 Coincide aanvaardt geen aansprakelijkheid voor ontwikkelingen in politiek, economie of anderszins waardoor Xxxxxxxxx zelf besluit om niet te reizen. In deze situaties gelden de annuleringsvoorwaarden van Artikel 6.
7.4 Deelnemer vrijwaart Coincide voor alle aanspraken van derden – daaronder mede be- grepen aandeelhouders, bestuurders, commis- sarissen en personeel van Deelnemer alsmede gelieerde rechtspersonen en ondernemingen en anderen die bij de organisatie van Deelnemer betrokken zijn – die voortvloeien uit of verband houden met de reis of de bijeenkomst waarvoor de Deelnemer zich heeft ingeschreven.
7.5 Coincide is niet aansprakelijk voor kosten die voortvloeien door ontwikkelingen die buiten haar invloedssfeer liggen. Extra te maken kosten buiten de registratie overeengekomen diensten, zoals, maar niet gelimiteerd tot, die ontstaan zijn door annuleringen, valuta koerswijzigingen van meer dan 10%, natuurrampen, luchtvaart- stakingen, programmawijzigingen, etc.
7.6 Coincide aanvaardt geen aansprakelijkheid voor handelingen en/of nalatigheden van de an- dere Deelnemers, Delegatieleiders en sprekers, noch voor juistheid van de door deze verstrekte informatie.
7.7 Deelnemer is verantwoordelijk voor het cor- rect en volledig doorgeven van persoonlijke ge- gevens, medische beperkingen en dieetwensen zodat Coincide hier rekening mee kan houden. Indien Deelnemer deze niet voorafgaand aan de reis of bijeenkomst doorgeeft kan Coincide
niet aansprakelijk worden gehouden voor consequenties van deze nalatigheid.
7.8 Voor zover sprake van schuld of grove nala- tigheid van Coincide en de Deelnemer daardoor schade lijdt, wordt aansprakelijkheid van Coin- cide beperkt tot het bedrag dat door Coincide voor de betreffende Deelnemer voor de reis of de bijeenkomst in rekening is gebracht.
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 13: Privacy & vertrouwelijkheid
13.1 Coincide, Opdrachtgever en Deelnemer verplichten zich vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met persoonlijke- en bedrijfsgegevens, over de tijdens de reis of de bijeenkomst in vertrouwen besproken
onderwerpen en het besprokene tussen en met andere deelnemers, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.
13.2 Coincide, Opdrachtgever en Deelnemer verplichten zich tot vertrouwelijkheid betreffen- de alle informatie en documenten die uitgewis- seld worden ten tijde van het project.
13.3 Ten behoeve van het ontwikkelen van het programma, promotie van het programma, de introductie van Deelnemers en delegatie bij mo- gelijk te bezoeken bedrijven in het buitenland, als ook voor het boeken van vluchten en hotels, geven Deelnemers toestemming voor het gebruik van de benodigde persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens worden voor de volgende specifieke doeleinden gebruikt:
• ten behoeve van het boeken van vervoer, vluchten en verblijf,
• het maken van de afspraken met sprekers en te bezoeken organisaties,
• promotie van de reis of bijeenkomst, en
• het informeren van genodigden en Deelnemers over de al ingeschreven Deelnemers aan de bijeenkomst of studiereis.