GUBERNA algemene lidmaatschapsvoorwaarden
GUBERNA algemene lidmaatschapsvoorwaarden
Voorafgaandelijk werd het volgende uiteengezet:
GUBERNA, Instituut voor Bestuurders/Institut des Administrateurs, is een vereniging zonder winstoogmerk die haar wetenschappelijke activiteiten toespitst op multidisciplinair onderzoek inzake deugdelijk bestuur voor ondernemingen en organisaties. Daarnaast organiseert GUBERNA vormingsprogramma’s, seminaries, conferenties, ronde tafels en publiceert of werkt zij mee aan artikels omtrent dit thema. Dit alles met het oog op het informeren van haar leden en het uitbouwen van een ledennetwerk om de governance-cultuur te bevorderen.
Waarna werd overeengekomen tussen:
Het Instituut voor Bestuurders/Institut des Administrateurs, vereniging zonder winstoogmerk, met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxx 000 en administratieve zetel te 0000 Xxxx, Reep 1, ingeschreven onder BTW-nummer 0457.363.215, en hier vertegenwoordigd door Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, Executive Director, en Xxxxxxx Xxxxxxxx Xx Xxxxxx, Secretary General. Hierna “GUBERNA” genoemd.
En:
Het bedrijf dat zich heeft geregistreerd Hierna “het lid” genoemd.
Artikel 1 – Definitie lidmaatschap GUBERNA
Bij deze beslissen de partijen tot het afsluiten van een overeenkomst, met name het lidmaatschap waarbij de organisatie van de voordelen geniet die beschreven staan op xxxx://xxx.xxxxxxx.xx voor het gekozen lidmaatschap.
Artikel 2 – Verbintenissen van het lid
Van toepassing voor corporate leden en partners
Bij het ondertekenen van het contract duidt het lid een “voornaamste vertegenwoordiger” aan, hetzij de Voorzitter van zijn raad van bestuur hetzij de gedelegeerd bestuurder alsook “vertegenwoordigers”, zijnde de leden van zijn raad van bestuur en van zijn topmanagement.
Het lid verbindt zich ertoe om een lijst te communiceren die de identiteit en de volledige gegevens omvat van de “voornaamste vertegenwoordiger” en van de andere “vertegenwoordigers” waarvan sprake hierboven. Deze lijst maakt integraal deel uit van onderhavige overeenkomst.
Teneinde ten volle te kunnen genieten van alle voordelen verbindt het lid zich ertoe GUBERNA te informeren over het/de manda(a)t(en) dat/die word(t)en uitgeoefend door de “voornaamste vertegenwoordiger” of de “vertegenwoordigers”.
Het lid zal bijdragen tot het versterken van de invloed en het maatschappelijke belang van GUBERNA en engageert zich ertoe om de algemene principes inzake corporate governance te aanvaarden en toe te passen.
Artikel 3 – Verbintenissen van GUBERNA
Als tegenprestatie voor het lidmaatschap, neemt GUBERNA de volgende verbintenissen op zich.
Onder voorbehoud van het voldoen aan de criteria voor aansluiting bij het GUBERNA lidmaatschap en onderworpen aan het besluit van GUBERNA, en na aanvaarding door de raad van bestuur [of door de persoon aan wie het dagelijks bestuur werd gedelegeerd of door een comité ad hoc] en betaling van de jaarlijkse bijdrage, zal het lid de hoedanigheid hebben van ‘toegetreden’ lid van GUBERNA in de zin van artikel 2ter van de wet op de vzw’s en zal het, in die hoedanigheid, genieten van alle rechten die in de statuten van GUBERNA aan de toegetreden leden werden toegekend.
Van toepassing voor corporate leden en partners
De “Voornaamste vertegenwoordiger” en de andere “vertegenwoordigers” die schriftelijk werden aangeduid door “het lid” zullen, na aanvaarding door de raad van bestuur [of door de persoon aan wie het dagelijks bestuur werd gedelegeerd of door een comité ad hoc] en betaling van de jaarlijkse bijdrage door “het lid”, vaste leden zijn van GUBERNA. Daarbij zullen ze kunnen genieten van de rechten en voordelen die door de statuten in hoofde van de vaste leden werden erkend evenals deze die worden toegekend door de wet, behoudens wanneer de statuten afwijken van de bepalingen waarvan wettelijk mag worden afgeweken.
Gedurende de volledige duur van de overeenkomst, mag het lid een maximum aantal personen (zoals beschreven in de voordelen van het gekozen lidmaatschap op xxx.xxxxxxx.xx) aanduiden met inbegrip van de “voornaamste vertegenwoordiger” en de andere “vertegenwoordigers”.
Artikel 4 – Duur en beëindiging van de Overeenkomst
Deze Overeenkomst neemt een aanvang op de eerste dag van de maand volgend op de bevestiging door GUBERNA van de inschrijving van “het lid”. Ze heeft een vaste duurtijd en eindigt respectievelijk voor:
• Individueel lidmaatschap: 31 december van het kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarin de overeenkomst aanvangt.
• Young GUBERNA lidmaatschap: 5 jaar na aanvang van de overeenkomst
• Social Profit lidmaatschap, SME Discover lidmaatschap en SME Advance lidmaatschap: 2 jaar na aanvang van de overeenkomst
• Collectief lidmaatschap: 3 jaar na aanvang van de overeenkomst
• Institutioneel lidmaatschap, Journey lidmaatschap en Research partnership: 5 jaar na aanvang overeenkomst
• Project partnership: volgens bepalingen van de afgesloten overeenkomst
De overeenkomst wordt na afloop van de overeengekomen termijn stilzwijgend verlengd voor dezelfde duur, tenzij respectievelijk het individueel lid/ de "Voornaamste vertegenwoordiger" van het lidmaatschap drie maanden voor het verstrijken van de overeengekomen termijn GUBERNA schriftelijk in kennis stelt van zijn voornemen om de voorwaarden van deze overeenkomst niet te verlengen.
GUBERNA behoudt zich het recht voor om deze overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder schadevergoeding of opzegtermijn te beëindigen indien zij zou aantonen dat een situatie veroorzaakt door het " het lid" de reputatie van GUBERNA ernstig zou kunnen schaden en indien het “het lid” er niet in slaagt om deze te herstellen binnen 15 dagen na het schriftelijke verzoek van GUBERNA. Deze opzegging moet gebeuren per aangetekende brief gericht aan de maatschappelijke zetel van het “het lid” en zal geen aanleiding geven tot een pro rata terugbetaling van de jaarbijdrage.
Artikel 5 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
Deze Overeenkomst wordt beheerst door en moet geïnterpreteerd worden naar Belgisch recht. Elke betwisting tussen Partijen in verband met deze Overeenkomst dient uitsluitend voorgelegd te worden aan de bevoegde rechtbanken te Gent.
Artikel 6 – GDPR clausule
GEGEVENSBESCHERMING: Uw privacy is belangrijk voor ons.
In het kader van het lidmaatschapscontract van “het lid” bij GUBERNA, zal bij een corporate lidmaatschap of partnership “het lid” delegates aanduiden en de persoonsgegevens van deze personen doorgeven. GUBERNA gaat op een verantwoordelijke manier om met de persoonsgegevens die het ontvangt en verwerkt ze om de diensten te kunnen aanbieden waarop u recht heeft als lid van GUBERNA.
1. ROLLEN VAN DE PARTIJEN
“Het lid” is de verantwoordelijke van de verwerking van de persoonsgegevens en GUBERNA is de verwerker van de persoonsgegevens die hij van “het lid” heeft ontvangen.
GUBERNA zal de van “het lid” ontvangen persoonsgegevens verwerken voor het leveren van de in deze overeenkomst beschreven diensten. De duur van de verwerking is beperkt tot de duur van het contract +12 maanden. GUBERNA zal alleen handelen op basis van schriftelijke instructies van “het lid” en de persoonsgegevens niet meedelen aan derden.
De partijen zullen een bijlage bij deze overeenkomst sluiten met daarin onder meer een omschrijving van de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en alle bijkomende verplichtingen en rechten van de partijen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens ingevolge deze overeenkomst.
2. VERPLICHTINGEN VAN GUBERNA ALS VERWERKER
GUBERNA zal de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen:
(i) Om de ontvangen persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de GDPR en de wetten en regels inzake gegevensbescherming die gelden voor de
Klant, en met de regels en richtlijnen uitgevaardigd door de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten. Zulke maatregelen moeten ervoor zorgen dat het beveiligingsniveau is aangepast aan de verbonden risico’s en de aard van de persoonsgegevens. Ze moeten ook rekening houden met de stand van de techniek, de implementatiekosten en de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking, en met het qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico
voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen;
(ii) Om de Klant te helpen zijn verplichting na te komen om te reageren op betrokkenen die hun rechten als betrokkene uitoefenen, onder meer het recht op informatie en op inzage van persoonsgegevens, het recht van rectificatie en wissing, het recht van beperking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om bezwaar te maken.
Onverminderd het algemene karakter van het voorgaande zal GUBERNA in het bijzonder:
(i) Geen persoonsgegevens die hij ontvangt van de Klant verwerken voor andere doeleinden dan vermeld in deze overeenkomst;
(ii) Geen persoonsgegevens verwerken buiten de EER zonder de voorafgaande schriftelijke toelating van de Klant. Als die toelating wordt gegeven, zal GUBERNA ervoor instaan dat de nodige waarborgen bestaan om te verzekeren dat de verwerking buiten de EER voldoet aan de GDPR;
(iii) Niets doen of nalaten dat zou leiden tot niet-nakoming van de wetten of regels inzake gegevensbescherming waaraan de Klant gebonden is;
(iv) De Klant, de bevoegde toezichthouders en controleurs die worden gelast door de Klant of een bevoegde toezichthouder toelaten om de gegevensverwerkingsactiviteiten te inspecteren en controleren;
(v) De verwerking van persoonsgegevens die hij van de Klant ontvangt niet toewijzen aan een subverwerker zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant, noch een vooraf goedgekeurde subverwerker wijzigen of vervangen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant. GUBERNA zal met xxxxx aangestelde subverwerker een overeenkomst sluiten die dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen bevat als in deze overeenkomst en zal aansprakelijk blijven voor het naleven van zijn verplichtingen als verwerker ingevolge de overeenkomst wanneer hij een subverwerker aanstelt om bepaalde verwerkingsactiviteiten in zijn naam uit te voeren;
(vi) Erop toezien dat zijn personeel en andere personen die de toelating hebben om gegevens van de Klant te verwerken, gebonden zijn door een afdwingbare vertrouwelijkheidsplicht;
(vii) Bij een inbreuk op persoonsgegevens de Klant onmiddellijk op de hoogte brengen en in geen geval meer dan 48 uur nadat GUBERNA er kennis van heeft gekregen;
(viii) de Klant helpen om de gevolgen in te schatten van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van persoonsgegevens;
(ix) Naar keuze van de Klant alle persoonsgegevens wissen of teruggeven aan de Klant na beëindiging van de verwerking met het oog op de levering van de diensten beschreven in deze overeenkomst, en bestaande kopieën wissen;
(x) Een persoonsgegevensregister bijhouden zodat GUBERNA de nodige informatie over de verwerking kan geven aan de Klant.
Beschrijving van de dataverwerking
GUBERNA verwerkt in België:
- de persoonsgegevens (zijnde naam, contactgegevens, geslacht, organisatie, functie, mandaten) van de personeelsleden van het lid die door het lid als delegatie aangeduid zijn binnen de met GUBERNA afgesloten overeenkomst.
De data worden verwerkt door leestoegang, up-to-date houden van data, versturen van informatie en communicatie (zoals maandelijkse nieuwbrief), uitnodiging voor activiteiten.
Het doel van de verwerking is het uitvoeren van de contractuele afspraken binnen afgesloten overeenkomsten.
De verwerking gebeurt door GUBERNA personeelsleden, Efficy CRM (dataopslag), Flexmail (versturen van eNewsletter et eInvitations)
De gegevens worden bijgehouden voor de duur van het contract/functie van delegate, plus 12 maanden. Voor facturatiedoeleinden voor een wettelijke termijn van 7 jaar.
- de persoonsgegevens (zijnde naam, contactgegevens, geslacht, organisatie, functie, mandaten, evenementen waarvoor ze zich ingeschreven hebben en waaraan zij deelgenomen hebben, hun CV indien dat vereist is voor de opleiding) van de personeelsleden van het lid die deelnemen aan de activiteiten van GUBERNA (evenementen of opleidingen).
De data worden verwerkt door leestoegang, up-to-date houden van data, versturen van informatie en communicatie (zoals maandelijkse nieuwbrief), uitnodiging voor activiteiten.
Het doel van de verwerking situeert zich in het kader van de activiteit waarvoor de persoon zich ingeschreven heeft.
De verwerking gebeurt door GUBERNA-personeelsleden, Efficy CRM (dataopslag), Flexmail (versturen van eNewsletter et eInvitations)
De gegevens worden bijgehouden voor de duur van het contract/functie van de delegate, plus 12 maanden. Indien de persoon heeft deelgenomen aan een opleiding worden de gegevens bijgehouden om tegemoet te komen aan wettelijke verplichtingen, zoals het uitreiken van een certificaat.