Administratief medewerker (C1-C3)

Functiebeschrijving

Administratief medewerker (C1-C3)

Dienst Facility & Aankoop

Functiebeschrijving

Secretariaat

Fungeren als aanspreekpunt voor internen/externen en instaan voor een goede communicatie met het zonaal magazijn, de werkplaatsen, de financiële dienst, lokale aanvragers en externe leveranciers.

In samenwerking met collega’s dienst Facility & Aankoop:

Opvolgen van (interne) post en mailbox van dienst Facility en Aankoop.

Organisatie en verslaggeving van werkgroepen

(o.a. van de werkgroep materieel, kledij en kazernering)

Besteladministratie

Administratieve ondersteuning bieden voor besteladministratie: Verwerken van aanvragen tot bestelling.

Praktische organisatie en uitvoering van nieuwe bestellingen/contracten in overleg met de betrokken dienst en leverancier.

Opmaken van marktbevragingen: opvragen van offertes aan leveranciers en vergelijking van offertes.

Opvragen van nodige documenten voor dienst Preventie en Bescherming op het Werk. Opmaken van bestelaanvragen/bestelbonnen in het boekhoudprogramma.

Opvolgen van bestellingen en signaleren van problemen aan leveranciers, diensthoofden en collega’s.

Leveringsbonnen koppelen met correcte bestelbon, registreren en archiveren.

Validatie van facturen: controle prijzen (conform bestelbon/contract?), nagaan goederen geleverd of werken uitgevoerd, levering conform gemaakte afspraken, index correct toegepast, opvragen van creditnota’s.

Bewaken van de aankoopprocedure en naleven van de wetgeving overheidsopdrachten.

Administratie contractbeheer

Opvragen en inventariseren van lopende contracten: invoeren van contractgegevens (o.a.. leverancier, looptijd, budget,…) in het contractbeheersysteem.

Administratie voertuigen - werkplaats

Administratieve ondersteuning bestellingen werkplaats.

Aanvullen voertuigfiches, opvolgen van meldingen en registratie voertuigflows (in dienst, uit dienst, wijziging van post).

In- en uitschrijven van voertuigen (verkeersbelasting, verzekering, tankkaart, …)

Schadebeheer

Opvolgen van facturen en vrijstellingen verzekeringen na schadegeval voertuig. In samenwerking met / in afwezigheid van collega:

o Opmaken en opvolgen van dossiers betreffende schadegevallen op voertuigen.

o Instaan voor communicatie tussen de verzekeringsmaatschappij, zonale werkplaatsen, experten en herstellers.

o Opvolging van mailbox schadebeheer.

Kerncompetenties

Klantgerichtheid

 Denkt oplossingsgericht en actief mee op vragen van de klant.

 Xxxxx verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten.

Nauwgezet en efficiënt werken

 Werkt aandachtig en geconcentreerd.

 Controleert secuur de kwaliteit van het werk.

 Heeft oog voor detail.

 Volbrengt de opdracht binnen de afgesproken deadline.

 Kan prioriteiten leggen in het werk.

 Hanteert de juiste werkwijze en tools.

Samenwerken

 Op eigen initiatief met anderen werken aan een gezamenlijk resultaat, ook buiten de eigen dienst (andere diensten, projectgroepen, werkgroepen).

 Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

 Xxxxxx meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang.

 Xxxxx zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep.

 Xxxxxxxxxx anderen om informatie of ideeën met elkaar te delen.

Zelfstandig werken

 Organiseert eigen werk.

 Werkt zonder externe controle.

 Stuurt bij indien er fouten optreden en bij gewijzigde omstandigheden.

PC-kennis

 Kent de mogelijkheden van de PC-toepassingen.

 Weet vlot software te gebruiken om de opdracht efficiënt uit te voeren.

 Zoekt zelf naar mogelijkheden binnen de toepassingen om snel en correct te werken.

Discretie

 Houdt alle vertrouwelijke gegevens geheim, van welke aard ook, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht.

 Behandelt discreet informatie die in vertrouwen werd gedeeld.

Flexibiliteit

 Xxxxxxxxx op praktische wijze plan van aanpak om het beoogde resultaat te bereiken.

 Is snel inzetbaar, ook op andere aangrenzende vakgebieden.

 Kan snel schakelen in moeilijkere en complexere situaties.

 Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om.

Rapporteren

 Brengt mondeling en schriftelijk feedback of verslag uit van de voortgang van uit te voeren opdrachten.

 Communiceert correct en begrijpelijk met belanghebbenden.

 Communiceert ook schriftelijk correct (volgens de huisstijl, correcte spelling, enz).

 Gebruikt de nodige tools en hulpmiddelen om te rapporteren.

 Volgt de gemaakte afspraken in verband met rapportage.

 Signaleert problemen inzake de werkzaamheden en brengt de belanghebbenden op de hoogte van de stand van zaken.

Integriteit

 Xxxxx zich aan de afgesproken regels binnen de organisatie.

 Neemt van verantwoordelijkheid voor het eigen handelen.

 Handelt ethisch, eerlijk en consistent.

 Is zich goed bewust van eigen normen en waarden en handelt daar consequent naar.