Administratief medewerk(st)er communicatie

Administratief medewerk(st)er communicatie

De provincie Antwerpen zoekt voortdurend enthousiaste en competente medewerkers. Hun kwaliteiten zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, etnische afkomst of handicap. Momenteel organiseren wij een selectieprocedure bij aanwerving/bevordering/interne mobiliteit/externe mobiliteit voor de functie van administratief medewerk(st)er communicatie voor het Departement Communicatie, Mens en Organisatie – Communicatiedienst (CD). Je zal werken in het Provinciehuis aan de Singel (PaS) gevestigd in de Desguinlei 100 te 0000 Xxxxxxxxx. Wij bieden je een voltijdse functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan.

We nemen een vergelijkende selectieprocedure af waarbij we een wervingsreserve samenstellen die drie jaar geldig blijft. We zullen uit deze wervingsreserve putten voor eventuele toekomstige vacatures.

Wie zijn wij?

De communicatiedienst ondersteunt de interne en externe communicatieacties van de provincie Antwerpen. Via het intranet, de website, de sociale media, publicaties, persconferenties en evenementen krijgen medewerkers, inwoners, pers en andere doelgroepen informatie over wat de provincie doet en waar ze voor staat. Verder is de dienst ook het aanspreekpunt voor de huisstijl en ons logo.

Meer info vind je op het intranet en op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

Wat zal je als administratief medewerk(st)er communicatie doen?

Als administratief medewerk(st)er communicatie ondersteun je de account -en projectmanagers in een aantal logistieke en administratieve taken en beheer je de agenda van de directeur marketing en communicatie. Als administratieve duizendpoot word je ad hoc ingezet in een afwisselend takenpakket. Je gaat geen uitdaging uit de weg en je werkt vlot samen met andere collega’s en diensten om je deadlines te halen. Je houdt er ook van om zelfstandig aan de slag te gaan en stelt je flexibel op naar taakinhoud toe.

Hieronder een greep uit een aantal van jouw taken:

1. Organiseren en ondersteunen van activiteiten/opleidingen/bijeenkomsten/evenementen/publicaties voor de communicatiedienst:

• Je werkt hiervoor een (eigen) planning uit, volgt deze op en/of ondersteunt waar nodig je collega’s bij de uitvoering

• Je neemt contact met leveranciers

• Je verzorgt de volledige logistieke en/of administratieve organisatie (bv catering, aanwezigheidslijsten, locaties, …)

2. Algemene administratieve taken:

• Je doet de dagelijkse opvolging van de communicatie mailbox

• Je beantwoordt vragen van (interne of externe) klanten (telefonisch of via mail)

• Je stelt brieven, teksten en nota’s op voor de dienst (o.a. in SharePoint)

• Je legt en onderhoudt de contacten met diverse organisaties op vraag van het diensthoofd communicatie

• Je beheert de agenda van het diensthoofd communicatie

3. Verzorgen van kleinere communicatie taken en/of projecten:

• Je verzamelt passende onderwerpen voor de interne nieuwsbrief en stuurt deze ook uit

• Je ondersteunt bij de technische opmaak van enquêtes en de verwerking van de resultaten

Wie ben jij?

Als medewerk(st)er communicatie ben je sterk in de onderstaande gedragscompetenties:

- plannen en organiseren

- voortgangscontrole

- mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden

- nauwgezetheid

- initiatief

- gericht op samenwerken

- openstaan voor verandering

Je beschikt hiernaast ook over volgende kenniscompetenties:

- je beschikt over een goede kennis van de internet toepassingen Word, Excel, Outlook en PowerPoint

- je bent vertrouwd om te werken met XxxxxXxxxx

- Kennis van overheidsopdrachten is een pluspunt of je bent bereid een opleiding hiervoor te volgen

Aan welke voorwaarden moet je voldoen?

Aanwervingsvoorwaarden

- je beschikt minimaal over een diploma hoger secundair onderwijs

Bevorderingsvoorwaarden (als je werkt bij Provincie Antwerpen)

- je bent titularis van een graad in rang Dx, Dv of Ev

- je hebt, ten minste, 4 jaar niveauanciënniteit in een graad van niveau E (schalen E1-E2-E3) of niveau D (D1-D2- D3) of in beide niveaus samen

- je bent aangesteld vanuit een volwaardige vergelijkende selectieprocedure

- je kreeg een gunstig evaluatieresultaat voor je laatste periodieke evaluatie

Interne mobiliteit (als je werkt bij Provincie Antwerpen)

Interne mobiliteit blijft een horizontale beweging, zodat voor deze functie in rang Cv enkel medewerkers met salariëring C1-C2-C3 en C4-C5 zich kandidaat kunnen stellen.

- je bent statutair of contractueel aangesteld vanuit een vergelijkende selectieprocedure of je hebt een contract van onbepaalde duur

- je hebt een minimale graadanciënniteit van één jaar

- je kreeg een gunstig evaluatieresultaat voor de laatste evaluatie

Externe mobiliteit (als je werkt bij een APB verbonden aan de provincie Antwerpen of bij een overheid in het Vlaams gewest)

Ben je personeelslid van een ander Autonoom Provincie Bedrijf verbonden aan provincie Antwerpen of werk je bij provincie Antwerpen en voldoe je aan de voorwaarden van interne mobiliteit of aan de bevorderingsvoorwaarden zoals ze in de vacature omschreven staan, kan je deelnemen aan deze selectieprocedure.

Ben je personeelslid van een gemeente van het Vlaamse gewest, een OCMW van het Vlaamse gewest, een OCMW - vereniging van het Vlaamse gewest, een andere provincie van het Vlaamse gewest, een AGB van een gemeente van het Vlaamse gewest, een APB van een andere provincie van het Vlaamse gewest of een personeelslid van de Vlaamse Overheid en voldoe je aan de voorwaarden van interne mobiliteit zoals ze in de vacature omschreven staan, kan je deelnemen aan deze selectieprocedure.

Kijk naar het gedeelte ‘aanwervingsvoorwaarden: diploma- en ervaringsvereisten’ als je niet in aanmerking komt voor de bevorderingsvoorwaarden of voor de voorwaarden voor interne- en externe personeelsmobiliteit.

Wat bieden wij jou?

Geïndexeerd loon

Je start in salarisschaal C1: het bruto maandsalaris ligt tussen € 1.852,51 en € 3.000,93.

Na 4 jaar anciënniteit ga je over naar salarisschaal C2: het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.105,44 en € 3.117,14. Na 18 jaar gecumuleerde anciënniteit ga je over naar salarisschaal C3: het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.939,41 en € 3.790,57.

Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.

Extralegale voordelen

- gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten

- maaltijdcheques van € 7

- gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk

- fietsvergoeding

- 35 dagen jaarlijkse vakantie

- extra legaal pensioen voor contractuele functies

- diverse opleidingsmogelijkheden

- personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten

Welke stappen zal je doorlopen in de selectieprocedure?

1. CV screening: een CV – screening gaat de selectieprocedure vooraf. De HR-medewerker screent, in samenwerking met de juryvoorzitter, de binnengekomen CV’s op volgend criteria:

✓ relevante ervaring op basis van de taakomschrijving

✓ communicatieve vaardigheden (motivatiebrief)

We laten maximum 15 kandidaten toe tot het volgende selectieonderdeel.

2. Nauwkeurigheidstest (uitsluitend):

Dit gedeelte zal plaatsvinden op donderdag 15 juni 2017 bij Hudson (Xxx Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx). Reken hiervoor minstens een uur uit in jouw agenda. Je zal een nauwkeurigheidstest moeten afleggen op secundair niveau: deze test is uitsluitend en peilt naar de vaardigheid om snel en doeltreffend bedrijfsrelevante gegevens te verifiëren.

Enkel kandidaten die de vooropgelegde minimumscore behalen, worden toegelaten tot het volgende onderdeel. Bij meerdere geslaagden zullen enkel de 10 gunstig gerangschikten worden weerhouden voor het mondelinge gedeelte.

3. Persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend):

We sturen de geselecteerde kandidaten een elektronische persoonlijkheidsvragenlijst op. Deze resultaten kunnen we gebruiken als gespreksstof bij het competentiegericht interview.

4. Mondeling gedeelte: toelichting opdracht en competentiegericht interview:

Dit gedeelte zal plaatsvinden in zaal Oblast van het PaS (Desguinlei 100 te 0000 Xxxxxxxxx) op 28 juni 2017.

Je krijgt, voor het mondeling gedeelte, een opdracht die toegespitst is op de vereiste competenties en eventueel vergezeld van een infopakket. Logischerwijze krijg je de nodige tijd om deze opdracht tot een goed voor te bereiden om ze nadien te kunnen toelichten aan de selectiejury.

Na de bespreking van de opdracht houden we een interview dat betrekking heeft tot het profiel en de taakomschrijving van de functie, de verworven vaardigheden, evenals de motivatie en de affiniteit met het werkveld.

5. Eindselectie:

Tot slot gaat de selectiejury over tot een grondige beoordeling van de kandidaten en stelt ze een gemotiveerde eindrangschikking op.

Hoe stel je je kandidaat?

Surf naar xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Selecteer deze functie en dien je kandidatuur (CV en motivatiebrief in één document) online in. Dit kan tot en met zondag 4 juni 2017.

Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure, de verloning en de extralegale voordelen kan je terecht bij Xxxxxxxx Xxx xx Xxxxx, HR consulent (tel. 03/000.00.00 of via email: xxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx)

Voor meer inlichtingen over de functie zelf kan je terecht bij Xxx Xxxxxxxxxx, administratief hoofdmedewerker (tel. 03/

000.00.00 of via mail: xxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).