MEMORANDUM

MEMORANDUM

Aan : Auditcommissie

Van : Griffier

Datum : 19-10-2022

Betreft: : Voorbereiding evaluatie Rekenkamer

Inleiding

Op 26 november 2019 ging de dienstverleningsovereenkomst in met Necker van Naem waarin de Rekenkamer Alblasserdam wordt geregeld voor een periode van 3 jaar.

Deze overeenkomst loopt af en de raad dient een besluit te nemen over het al of niet voortzetten van deze overeenkomst.

In Alblasserdam werken we met een 'directeursmodel', belegd bij xxxxxxx X. xxx Xxxxxxxx. De onderzoeken worden onder coördinatie van de xxxx X. Xxxxxxxxxxx uitgevoerd door medewerkers van Xxxxxx xxx Xxxx. De auditcommissie Alblasserdam vervult de rol van begeleidingsgroep voor de Rekenkamer. Alblasserdam voldoet hiermee al aan de aankomende wetswijziging rond de invulling van de lokale Rekenkamer, waarin onder andere staat opgenomen dat er geen raadsleden meer mogen deelnemen in de Rekenkamercommissie.

In het directeursmodel is de directeur de centrale actor in contacten met de raad. Zij heeft oog voor de gemeente, politiek-bestuurlijke cultuur en behoeften van de raad. De coördinator is verantwoordelijk voor de uitvoering van het daadwerkelijke onderzoek. Deze taakverdeling zorgt voor rolzuiverheid tijdens het proces van onderzoek.

In 2019 hebben Sliedrecht, Xxxxxxxxxxx Giessendam en Alblasserdam gezamenlijk opgetrokken bij het inrichten van de nieuwe Rekenkamer, met het argument dat met één directeur voor de drie lokale rekenkamers de bekendheid met en kennis over de regio vergroot zou worden en dat regionale thema's wellicht samen onderzocht konden worden. Tot op heden heeft dit (nog) niet gespeeld en zijn er in de drie gemeenten verschillende thema's onderzocht.

In klein verband hebben enkele leden uit de auditcommissie op 13 september 2022 de evaluatie van de Rekenkamer doorgesproken. Dit waren leden die in de raadsperiode 2018-2022 al deelnamen aan de auditcommissie. Vervolgens heeft deze groep op 11 oktober 2022 een gesprek gehad met de directeur van de Rekenkamer.

Uitkomsten

Ervaringen van de leden:

• Na het vertrek van de vorige directeur werd gekozen voor het construct via Necker van Naem. Het gevoel was dat een 'bureau' werd ingehuurd. Het referentiekader was een voorzitter die wat meer aansloot op de lokale wensen en die goed op de hoogte was van de lokale en regionale situatie. De verwachtingen waren dus anders dan in de praktijk tot uiting kwam. Er was minder het idee dat werd meegekeken met de Alblasserdamse lokale situatie.

• Consultatieworkshop is een prima werkvorm, de uitkomst was teleurstellend. De argumentatie voor een bepaalde keuze kan scherper, al weet de auditcommissie dat de Rekenkamer eigenstandige keuzes kan maken.

• De kwaliteit van de opgeleverde rapporten is prima, er wordt geput uit een pool met ervaren mensen.

• Communicatie gedurende het jaar kan beter. Tussentijds is het prettig om meegenomen te worden in de stand van zaken.

• Voordeel van een bureau is dat bij ziekte of vertrek van een coördinator er gezorgd wordt voor opvolging, dat is in de afgelopen periode goed verlopen.

• Als raad doen we zelf nog te weinig met de opgeleverde rapporten en aanbevelingen.

• Auditcommissie vindt het belangrijk om de Rekenkamer in te zetten als sturingsinstrument voor de raad. Onderling is ook regelmatig discussie geweest over het budget, dat zal nu bij deze evaluatie ook weer aan de orde komen.

Vraagstuk is hoe we ervoor zorgen dat de rapporten goed toegespitst worden op Alblasserdam. We hadden gedacht door de samenwerking met Xxxxxxxxxx en Hardinxveld Giessendam dat er meer kennis uit de regio geborgd zou zijn. Maar vanaf de start zijn de gemeenten toch een eigen

koers gaan varen. Onderzoek naar bijvoorbeeld het Drechtstedenmodel zou interessant kunnen zijn.

Reflectie directeur:

Zij herkent veel van de genoemde punten. In de afgelopen jaren was het een beetje zoeken naar de juiste manier van werken, ook in samenhang met het bureau en de coördinator. Er zijn maar weinig uren beschikbaar voor Alblasserdam, vanwege het (beperkte) budget. Mede daardoor is er weinig tijd om goed door te praten met auditcommissie/raad/griffie.

Het borgen van aanbevelingen uit rapporten wordt versterkt als er een actief raadsvoorstel aan hangt.

Om meer tot lokale onderwerpen te kunnen komen is het wellicht goed om voorafgaand aan de consultatieworkshop meer in te zoomen op wat er leeft in de gemeente. Input vanuit Alblasserdam is daarbij nodig.

Ideale proces:

1. Januari 2023 Startbijeenkomst, uitspreken verwachtingen naar elkaar en een vooroverleg om de grootste gemene deler te formuleren.

2. Werksessie met een inhoudelijke pitch op onderwerpen.

3. Na goede input kiest de directeur een onderzoeksonderwerp.

4. Gesprek over de onderzoeksopzet met de auditcommissie.

5. Opleveren onderzoeksopdracht met een reële planning/tijdpad.

6. Concept rapportage wordt beoordeeld door de directeur en gaat naar de ambtelijke organisatie voor reactie. Vervolgens wordt het college om reactie gevraagd.

7. Rapportage wordt geagendeerd bij de auditcommissie en gaat daarna door naar de raad.

Budget

Het beschikbare budget voor de Rekenkamer in Alblasserdam is al jarenlang €10.000 per jaar (0,50 eurocent per inwoner). Ter vergelijking: de richtlijnen vanuit de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) gaan uit van €1,00 per inwoner en in de nieuwe wet Versterking decentrale rekenkamers wordt zelfs uitgegaan van €1,30.

Necker van Xxxx heeft aangegeven dat het huidige budget onvoldoende ruimte biedt om zowel kwalitatief onderzoek te doen, als de relatie te onderhouden en de communicatie in te richten zoals dat nadrukkelijk wordt gewenst door de raad/auditcommissie en ook door het bureau zelf. Zelfs het uitvoeren van een volwaardig onderzoek staat al onder druk zonder extra budget van de raad.

De leden van de auditcommissie hebben eerder al uitgesproken de Rekenkamer als sturingsinstrument belangrijk te vinden. Om hier op juiste wijze invulling aan te kunnen geven is het noodzakelijk om het budget te verhogen.

Vragen aan de auditcommissie, naar aanleiding van deze evaluatie:

Wenst de auditcommissie de bestaande dienstverleningsovereenkomst met Necker van Naem voort te zetten?

Wenst de auditcommissie het jaarlijkse budget voor de Rekenkamer te verhogen? (en zo ja, tot welk bedrag?)

Vervolg

Op grond van de evaluatie wordt een raadsvoorstel voorbereid namens de auditcommissie met het advies aan de raad. Naar verwachting kan dit voorstel in de raad van 20 december worden behandeld.

Bijlagen

1 Inspiratiekaders lokale rekenkamers