Algemene voorwaarden DOSS
Algemene voorwaarden DOSS
Versie 1, maart 2023.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op ieder aanbod, iedere aanbieding of offerte van DOSS. Deze algemene voorwaarden maken integraal onderdeel uit van iedere Overeenkomst tussen DOSS en Opdrachtgever.
Artikel 1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden termen die geschreven zijn met een hoofdletter, hebben de volgende betekenis:
1. Algemene Voorwaarden: de bepalingen in dit document.
2. DOSS: DOSS Event Support B.V., gevestigd te Alkmaar en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68291493.
3. AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming, Vo (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
4. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als bedoeld in artikel 4 (12) AVG.
5. Evenement: een georganiseerde activiteit op een vooraf afgebakende locatie, met het doel om gedurende een korte periode bezoekers te trekken of te vermaken, ofwel publiek ofwel zakelijk toegankelijk. Waaronder (muziek en/of theater)uitvoering, concert(en), festival(s), congressen, of andere manifestaties en bijeenkomsten.
6. Intellectuele Eigendomsrechten: alle rechten van intellectuele eigendom en aanverwante rechten, waaronder begrepen maar niet beperkt tot auteursrechten, databankrechten, domeinnamen, handelsnaamrechten, merkrechten, modelrechten, naburige rechten, octrooirechten, alsmede rechten op knowhow.
7. Kantoortijden: maandag tot en met vrijdag (met uitzondering van volgens de Nederlandse kalender algemeen erkende aangewezen feestdagen) tussen 09:00 en 17:00 uur.
8. Materialen: afbeeldingen, schetsen, adviezen, rapporten, brochures, presentaties, factsheets, informatiebladen, teksten en tekstvoorstellen, concepten, evenementvoorstellen, beschreven ideeën en plannen, documenten en (andere) voortbrengselen van de geest, programmatuur, websites, databestanden, databanken, apparatuur, promotiemateriaal, video’s, foto’s, en voorbereidend materiaal daarvan en de gegevensdragers waarop deze materialen zich bevinden.
9. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, handelend in uitoefening van een beroep of bedrijf, met wie DOSS een Overeenkomst aan gaat.
10. Overeenkomst: ieder door Opdrachtgever geaccepteerd aanbod op grond waarvan DOSS diensten levert aan Opdrachtgever.
11. Project: Evenement(en) - bestaande uit een concept en/of uitvoering, eventuele productie en/of afronding -, workshop(s) of uitvoering van projectmanagement met een bepaald doel.
Artikel 2. De offerte
1. Het aanbod voor het verzorgen van de organisatie van een Project, betreft de offerte. De in de offerte opgenomen kosten bij de beschrijving ‘Organisatie en community-expert’, betreffen de gehanteerde projectprijs door DOSS. De overige opgenomen kosten betreffen indicaties of te verwachten kosten, die benodigd zijn voor de uitvoering van het Project, tenzij anders aangegeven.
2. Indien in het aanbod geen projectprijs is opgenomen, geldt dat wordt gewerkt op basis van nacalculatie, waarbij het op dat moment geldende uurtarief van DOSS in rekening wordt gebracht.
3. Een eventueel gegeven urenindicatie is bij benadering en is niet bindend voor DOSS.
4. De offerte voor een Project kan bestaan uit de beschrijving van de werkzaamheden door DOSS, een indicatie van verwachte werkzaamheden van derden, een beschrijving van het concept, een prijsindicatie voor het Project, een indicatief budgetplan voor diensten en producten van derden en een indicatie van de te verwachten randvoorwaarden. Opdrachtgever begrijpt en gaat ermee akkoord dat de offerte indicaties bevat en daarmee niet bindend zijn voor DOSS. Enkel de vermeldde projectprijs of de uurprijs voor werkzaamheden van DOSS is bindend.
5. De verschuldigde prijs aan DOSS dient door Opdrachtgever aan DOSS te worden betaald, ongeacht de (succesvolle) doorgang en afronding van het Project.
6. Een akkoord op de offerte houdt in dat DOSS en Opdrachtgever met elkaar de samenwerking aangaan. Dat betekent dat Opdrachtgever gehouden is de voor DOSS afgesproken bedragen te betalen, ongeacht de doorgang, inhoud en omvang van het Project.
7. Gedurende de uitvoering van het Project zullen het concept en het budgetplan in goed overleg worden aangepast.
Artikel 3. De Overeenkomst
1. De Algemene Voorwaarden maken integraal onderdeel uit van de Overeenkomst en zijn van toepassing op (de uitvoering van) toekomstige Overeenkomsten. Voorwaarden die Opdrachtgever stelt zijn niet bindend voor DOSS. Met name als deze die afwijken van, of niet voorkomen in deze Algemene Voorwaarden.
2. Aanbiedingen van DOSS zijn vrijblijvend en 14 dagen geldig. DOSS is niet verplicht om na deze 14 dagen de aanvaarding aan te nemen, maar als DOSS dat wel doet, geldt het aanbod als aanvaard.
3. Bij tegenstrijdigheid van bepalingen, geldt de volgende rangorde:
a. Aanvullende schriftelijke afspraken
b. Het geaccordeerde aanbod
4. Door DOSS bekendgemaakte levertijden, termijnen of reactietijden zijn indicatief en gelden niet als fatale termijn, tenzij anders afgesproken.
5. Partijen stellen elkaar steeds onverwijld schriftelijk op de hoogte van enige wijzigingen in naam, postadres, e- mailadres, telefoonnummer en indien nodig het IBAN-nummer.
Artikel 4. Verantwoordelijkheden Opdrachtgever
1. Opdrachtgever is gehouden al datgene te doen en laten wat redelijkerwijs nodig en wenselijk is om een tijdige en juiste uitvoering van de Overeenkomst mogelijk te maken. In het bijzonder draagt Opdrachtgever er zorg voor dat alle gegevens, waarvan DOSS aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst, op tijd en veilig en juist worden verstrekt.
2. Door DOSS gegeven adviezen, informatie, data, verslagen en rapportages worden door Opdrachtgever alleen aangewend voor eigen gebruik, en zoals passend onder het doel van de Overeenkomst.
3. Opdrachtgever draagt zorg voor schone, veilige en gezonde werkomstandigheden en moet DOSS en diens medewerkers en/of onderaannemers op tijd waarschuwen voor gevaarlijke situaties. Opdrachtgever dient te voorkomen dat de uitvoering van werkzaamheden worden verhinderd of belemmerd.
4. Opdrachtgever is tevens verantwoordelijk voor naleving van milieuregels en de regels omtrent hinder (zoals geluidshinder) na te leven, bij en na de realisatie van een Project. Dit betekent onder meer dat Opdrachtgever zorgdraagt voor het opruimen van vuil na afloop van een Evenement, dat Opdrachtgever DOSS op de hoogte stelt van bijzondere regels, en dat Opdrachtgever zorgdraagt dat tijdens het Evenement geen milieuregels worden overtreden. DOSS kan op geen enkele wijze verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele niet-naleving van milieuregels voorafgaand aan, bij de uitvoering van en na afloop van een Project.
5. Opdrachtgever is verplicht zich te verzekeren en verzekerd te houden gedurende de Overeenkomst. Opdrachtgever sluit ten minste een openbare aansprakelijkheidsverzekering, een materiaalverzekering welke tevens zaken dekt die onder beheer van DOSS zijn of diens onderaannemers, een annulerings- en verlatingsverzekering, indien van toepassing een alcoholaansprakelijkheidsverzekering, een vrijwilligersverzekering, een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en een calamiteitenverzekering. Opdrachtgever verbindt zich ertoe om het advies van DOSS dienaangaande op te volgen en zal op verzoek bewijs van betreffende gesloten verzekeringen overhandigen.
6. Tijdens een evenement kunnen foto- en filmopnames gemaakt worden in opdracht van Opdrachtgever. Opdrachtgever staat er zelf voor in dat de bezoeker expliciet akkoord is dat op en om het terrein beeld- en/of geluidsopnamen worden gemaakt van hem of haar en dat deze worden verspreid c.q. geëxploiteerd via alle mogelijke mediavormen, inclusief voor commerciële doeleinden.
Artikel 5. Levering van diensten
1. Werkzaamheden worden door DOSS naar eigen inzicht uitgevoerd, met inachtneming van de eisen van goed vakmanschap. Opdrachtgever erkent dat hij geen instructiebevoegdheid met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden.
2. Indien voor de levering van diensten een bepaalde medewerker van DOSS is aangewezen, kan DOSS besluiten om in plaats daarvan een ander de werkzaamheden te laten uitvoeren.
3. Wanneer onvoorziene omstandigheden zich voordoen, meldt DOSS dat zo spoedig mogelijk aan Opdrachtgever. Afhankelijk van de omstandigheid, zal DOSS naar eigen inzicht de werkzaamheden
onderbreken of direct de benodigde acties ondernemen, voor rekening en risico van Opdrachtgever. DOSS mag besluiten om voor rekening en risico van Opdrachtgever over te stappen op een alternatieve werkwijze.
4. Als dit onderdeel uit maakt van de Overeenkomst, kan DOSS Materialen of apparatuur in gebruik of in verhuur geven. DOSS blijft eigenaar van alle geleverde Materialen. In het geval dat het eigendomsrecht van DOSS verloren gaat doordat de Materialen worden gebruikt bij de creatie van nieuwe zaken, vermenging met andere zaken, onderdeel worden van andere zaken, verstrekt Opdrachtgever een bezitloos (stil) pandrecht op de natrekkende zaken, respectievelijk de gevormde zaak aan DOSS. Dit pandrecht strekt tot zekerheid van alle kosten die Opdrachtgever voor het herstel van het eigendom of de vervanging van dit eigendomsrecht verschuldigd is.
5. DOSS heeft het recht om de benodigde materialen en apparatuur te laten afleveren en opslaan bij of namens Opdrachtgever, voor rekening en risico van Opdrachtgever. Opdrachtgever is niet bevoegd de betreffende Materialen en apparatuur te gebruiken, zonder toestemming van DOSS.
6. Opdrachtgever verleent DOSS een algemene volmacht ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst. DOSS is daarmee gemachtigd namens Opdrachtgever rechtshandelingen te verrichten. Opdrachtgever verbindt zich ertoe om de in volmacht gesloten overeenkomsten met derden te bekrachtigen, indien nodig. Daarnaast verbindt Opdrachtgever zich ertoe om een specifieke volmacht te ondertekenen, indien een akte of bevestiging benodigd is. Dit is onder andere het geval bij het namens Opdrachtgever aanvragen van vergunningen. De algemene volmacht uit dit artikel heeft in elk geval betrekking op het:
a. aanschrijven van derden, zoals opgenomen in het budgetplan;
b. inkopen van zaken of diensten in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst;
c. huren van zaken, inhuren van artiesten;
d. maken van afspraken met vrijwilligers, medewerkers en bezoekers betrokken bij de uitvoering van de Overeenkomst of het Project,
e. contact onderhouden met bezoekers en met derden;
f. doen en laten van al dat nodig is voor het voldoen aan de voor het Project verleende vergunningen;
g. aangaan van verplichtingen ten behoeve van fondsenwerving, sponsoring en subsidie- verkrijging.
DOSS is gerechtigd de volmacht door te geven aan diens medewerkers of onderaannemers.
7. Als DOSS namens Opdrachtgever een overeenkomst sluit ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst, is DOSS uitdrukkelijk in geen geval zelf partij bij deze overeenkomst.
8. De volmacht eindigt op hetzelfde moment als het moment waarop de Overeenkomst eindigt.
9. Als het werven van fondsen, sponsorgelden en het aanvragen van vergunningen onderdeel uitmaken van de Overeenkomst, zijn de consequenties van het al dan niet verkrijgen ervan volledig voor rekening en risico van Opdrachtgever. Het eventueel aandragen van fondsen en sponsoren betreft een inspanningsverbintenis.
Artikel 6. Het Project
2. De inhoud van een Project wordt in goed overleg met Opdrachtgever vastgelegd. Na akkoord hierop, kan met het Project worden gestart.
3. De start van het Project bestaat uit een afstemming van de verdere samenwerking en de uitvoering daarvan.
4. Indien het Project gebaseerd wordt op een beschreven concept, zullen Opdrachtgever en DOSS zich gezamenlijk inspannen om het concept te realiseren, rekening houdend met een eventueel bijbehorend indicatief budgetplan.
5. Wanneer het Project, het concept en/of het budgetplan wijzigt, spant DOSS zich in om Opdrachtgever hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte te stellen. Opdrachtgever zorgt er op haar beurt voor dat zij tijdig, maar uiterlijk binnen 3 dagen, reageert op het gewijzigde concept en/of budgetplan. Indien Opdrachtgever hier niet mee akkoord gaat, treed zij direct in overleg met DOSS over een passende oplossing of alternatief.
6. Opdrachtgever kan een (deel van een) Project annuleren of verplaatsen, bijvoorbeeld in geval van ziekte en/of afzegging van de artiest(en), stakingen, brand, slechte weersomstandigheden, epidemieën of andere gevallen van overmacht, maar de overeengekomen Projectprijs of het afgesproken uurtarief voor diensten van DOSS blijft verschuldigd. (De mogelijkheid tot) het annuleren van reeds in naam van Opdrachtgever gesloten overeenkomsten met externe partijen, komt volledig voor rekening en risico van Opdrachtgever. De eventuele meerkosten die door DOSS in rekening gebracht zullen worden in geval van verplaatsing van het evenement, zullen op zo’n moment duidelijk door DOSS aan Opdrachtgever worden gecommuniceerd.
7. Annulering van een Project door partijen of afwezigheid van bezoekers of deelnemers zal in geen geval resulteren in een verplichting voor DOSS tot restitutie van het voor het Project betaalde of te betalen bedrag.
8. Als DOSS namens Opdrachtgever tickets verkoopt ten behoeve van het Project, kan DOSS op geen enkele wijze verantwoordelijk gehouden worden voor het aantal tickets dat wordt verkocht. Opdrachtgever draagt het volledige risico en draait op voor de kosten als blijkt dat te weinig tickets zijn verkocht voor de doorgang van het Project.
9. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het hanteren van eventuele inkoopvoorwaarden, ticketvoorwaarden, toegangsvoorwaarden en/of huisregels en het zorgdragen voor de juiste contractsluiting met contractanten.
Artikel 7. Toegang tot evenementen
1. Voor evenementen kan Opdrachtgever bepalen dat de toegang beperkt is tot personen met een toegangsbewijs. Alleen de houder van het toegangsbewijs die het toegangsbewijs als eerste toont bij het evenement krijgt toegang. DOSS is niet verplicht, maar mag namens Opdrachtgever nadere controle (laten) uitvoeren om te onderzoeken of de houder daarvan ook de rechtmatige eigenaar is.
2. De bezoeker van een evenement moet er zelf voor zorgen dat hij de houder wordt en blijft van het benodigde toegangsbewijs. Vanaf het moment dat het toegangsbewijs aan de bezoeker ter beschikking is gesteld, rust op de bezoeker het risico van verlies, diefstal, beschadiging of misbruik van het toegangsbewijs. Opdrachtgever verbindt zich ertoe dit in haar bezoekersvoorwaarden duidelijk te maken.
3. DOSS zal ernaar streven dat het programma zoveel mogelijk volgens het afgesproken tijdschema, duur, volgorde en wijze van uitvoering zal worden uitgevoerd. DOSS is echter niet aansprakelijk voor afwijkingen daarin en voor de (eventuele) schade welke daardoor voor Opdrachtgever of bezoeker mocht ontstaan.
Artikel 8. Ticketsysteem, website en e-mail
1. Opdrachtgever kan DOSS de opdracht geven een website te laten maken en onderhouden, een mailbox beschikbaar te stellen en de communicatie via die mailbox namens Opdrachtgever te verzorgen en een ticketsysteem te faciliteren en het functioneel beheer hierop uit te voeren. Opdrachtgever is ermee bekend dat dit niet tot de kernactiviteiten van DOSS haar dienstverlening behoort en zorgt voor duidelijke en volledige instructies. Voor zover geen of onvoldoende instructies aan DOSS zijn verleend, verbindt DOSS zich ertoe gedurende het Project tweemaal per week op ontvangen e-mails te reageren, tot maximaal 1 maand na afloop van het Project. DOSS zal voor haar beschikbare inloggegevens geheimhouden.
2. DOSS is uitdrukkelijk niet verantwoordelijk voor de hosting, het beschikbaar houden en de beveiliging van de website en mailbox. DOSS staat er ook niet voor in dat het ticketsysteem, de website of de mailserver/mailapplicatie of eventuele andere digitale middelen ten behoeve van het Project foutloos zijn en zonder onderbrekingen functioneren. Ook niet wanneer DOSS namens Opdrachtgever een dienstverlener hiervoor heeft gekozen. Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor afspraken hieromtrent met de leverancier(s).
3. DOSS zal zich inspannen gemelde fouten te verhelpen, maar geeft hierover geen garanties.
4. DOSS is nooit gehouden tot herstel van verminkte of verloren gegevens. Tenzij dit is overeengekomen in de Overeenkomst, is DOSS niet verplicht om back-ups te maken van data van Opdrachtgever, of om op verzoek van Opdrachtgever data terug te zetten.
5. DOSS heeft het recht om het ticketsysteem, websites of de mailserver of gedeelten daarvan tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, aanpassing of verbetering. DOSS is nooit verplicht om vergoeding van schade in verband met een buitengebruikstelling te betalen.
6. DOSS is nooit gehouden tot enige vergoeding van schade in verband met een blokkering of het verwijderen van informatie.
7. Voor zover DOSS in staat is om te beoordelen dat sprake is van hinder, schade of een ander gevaar ontstaat voor het functioneren van de website, webmail of het ticketsysteem, in het bijzonder door overmatig verzenden van e-mail of andere gegevens, (distributed) denial-of-service-aanvallen, slecht beveiligde systemen of activiteiten van virussen, trojans en vergelijkbare software, mag DOSS alle maatregelen laten nemen namens Opdrachtgever die zij redelijkerwijs nodig acht om dit gevaar af te wenden dan wel te voorkomen. DOSS mag de kosten die redelijkerwijs noodzakelijk gepaard gaan met deze maatregelen verhalen op Opdrachtgever.
Artikel 9. Onderaannemers
1. DOSS mag werkzaamheden laten verrichten door derden zonder specifieke toestemming van Opdrachtgever, ook voor het verwerken van persoonsgegevens. DOSS zal de onkosten die de derde maakt niet zonder voorafgaand overleg in rekening brengen bij Opdrachtgever.
2. DOSS is niet gebonden aan het inzetten van een aangewezen persoon bij het uitvoeren en geven van de Overeenkomst maar zal haar best doen rekening te houden met de voorkeur van Opdrachtgever.
3. Als de voorgeschreven hulppersoon niet (volledig of tijdig) of niet goed presteert, heeft DOSS recht op termijnverlenging en/of kostenvergoeding van Opdrachtgever.
4. Als een medewerker van DOSS (in de breedste zin van het woord), gast, spreker of andere cruciale (onder)aannemer door ziekte of een andere vorm van overmacht niet in staat is het (deel van het) Project te verzorgen, heeft DOSS het recht een vervanger in te zetten of het Project-deel te verplaatsen naar een andere datum.
5. Als deze onderaannemers persoonsgegevens verwerken van Opdrachtgever, in opdracht van DOSS (subverwerkers), zal DOSS Opdrachtgever hierover informeren. DOSS ervoor dat deze onderaannemers schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen DOSS en Opdrachtgever zijn overeengekomen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG. Opdrachtgever heeft tot 1 maand na bekendmaking de gelegenheid om schriftelijk gemotiveerd bezwaar te maken tegen het gebruik van de betreffende subverwerker. In het geval van bezwaar zullen Partijen hierover in overleg gaan om tot een oplossing te komen.
6. DOSS mag de persoonsgegevens (laten) verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte mag alleen plaatsvinden als de organisatie buiten de EER een passend beschermingsniveau waarborgt, zoals bedoeld in artikel 45 lid 2 AVG.
Artikel 10. Prijzen, facturatie en betaling
1. Alle genoemde prijzen zijn in Euro en exclusief btw, tenzij anders vermeld.
2. De projectprijs of het uurtarief voor de dienstverlening van DOSS zijn opgenomen in het aanbod. DOSS mag volledige vooruitbetaling eisen, of kan een betaalregeling hanteren. De betaalregeling is dan als volgt:
a. 1/3 deel binnen direct na akkoord;
b. 1/3 deel bij aanvang evenement;
c. 1/3 deel bij einde evenement of op de datum van annulering of verplaatsing van het evenement.
3. In het geval van een duurovereenkomst heeft DOSS het recht de prijs eenmaal per jaar of op het moment van verlenging te verhogen met maximaal 5 procent.
4. De prijzen in het aanbod kunnen gedurende de Overeenkomst in goed overleg met Opdrachtgever wijzigen, al naar gelang de opdracht verandert. Bijvoorbeeld wanneer de inhoud of aantallen wijzigen, of het aanbod van de verschillende leveranciers verandert. In dat geval zal DOSS een nieuw budgetplan voorleggen aan Opdrachtgever.
5. DOSS zal elektronische facturen sturen aan het bij DOSS bekende e-mailadres van Opdrachtgever. De betaaltermijn van een factuur is 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
6. Als Opdrachtgever na 14 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn nog niet volledig heeft betaald, is hij automatisch in verzuim zonder dat hiervoor een ingebrekestelling is vereist. Bij een niet tijdige betaling moet Opdrachtgever, naast het verschuldigde bedrag en de daarop verschenen wettelijke handelsrente, de buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten, inclusief volledige advocaatkosten vergoeden. DOSS heeft daarnaast het recht om de dienstverlening te beperken.
7. Als Opdrachtgever onjuiste gegevens heeft verstrekt bij de totstandkoming van de Overeenkomst, heeft DOSS het recht de prijzen naar aanleiding van de juiste informatie aan te passen.
Artikel 11. Intellectuele Eigendomsrechten
1. Alle Intellectuele Eigendomsrechten op alle in het kader van de Overeenkomst door DOSS ontwikkelde of ter beschikking gestelde diensten en Materialen berusten uitsluitend bij DOSS of diens licentiegevers of toeleveranciers, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die in de Overeenkomst of dwingendrechtelijk in de wet uitdrukkelijk zijn toegekend. In dat geval is recht tot gebruik niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet- verpandbaar en niet-sublicentieerbaar en geldig gedurende de Overeenkomst.
3. Als Partijen schriftelijk overeenkomen dat een recht van Intellectuele Eigendom ten aanzien van specifiek voor Opdrachtgever ontwikkelde Materialen over zal gaan op Opdrachtgever, dan mag Opdrachtgever nog steeds de aan die ontwikkeling ten grondslag liggende Materialen, algemene beginselen en ideeën voor andere doeleinden gebruiken en/of exploiteren voor zichzelf of voor derden.
4. Opdrachtgever zal geen aanduiding(en) met betrekking tot het vertrouwelijke karakter of van auteursrechten, merken, handelsnamen of enig ander recht van Intellectuele Eigendom uit de Materialen (doen) verwijderen of (laten) wijzigen.
5. Opdrachtgever staat ervoor in dat geen rechten van derden zich verzetten tegen beschikbaarstelling aan Opdrachtgever van Materialen of diensten. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aanspraak van een derde die erop gebaseerd is dat zodanig beschikbaar stellen, gebruik, onderhoud, bewerken, installeren of integratie inbreuk maakt op enig recht van die derde.
6. DOSS mag het beeldmerk, logo of de naam van Opdrachtgever gebruiken in externe communicatie en voor promotiedoeleinden.
7. DOSS mag voorafgaand aan, en gedurende het Project, haar beeldmerk, logo of ander promotioneel materiaal gebruiken bij de communicatie in en over het Project. Tijdens een evenement gaat Opdrachtgever er uitdrukkelijk mee akkoord dat medewerkers van DOSS (in de breedste zin van het woord) bedrijfskleding met het logo van DOSS dragen.
8. DOSS mag van het evenement beeld- en/of geluidsopnamen (laten) maken en deze beelden gebruiken voor eigen promotiedoeleinden of ten behoeve van partners of sponsors van artiesten of andere betrokkenen bij het evenement. Opdrachtgever heeft geen recht op een vergoeding voor het gebruik van dit beeld- en/of geluidsmateriaal.
Artikel 12. Verwerking van persoonsgegevens
1. Als DOSS in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Opdrachtgever in haar rol van verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt DOSS de persoonsgegevens volgens de van Opdrachtgever ontvangen schriftelijke instructies. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Overeenkomst en die doeleinden die met nadere instemming schriftelijk worden bepaald.
2. Als Opdrachtgever de ticketverkoop uitbesteedt aan DOSS, betreft de verwerking van persoonsgegevens de NAWTE gegevens van bezoekers, het IBAN nummer van de betaler en het aangekochte ticket met ticketnummer.
3. Als Opdrachtgever de communicatie uitbesteedt aan DOSS (bijvoorbeeld communicatie via e-mail), betreft de verwerking van persoonsgegevens de naam, het e-mailadres, en evenement gerelateerde informatie die de (potentiële) bezoeker, vrijwilliger, figurant, of medewerker aan DOSS verstrekt. Dit kunnen ook bijzondere persoonsgegevens zijn, zoals gezondheidsinformatie. Opdrachtgever is er uitdrukkelijk zelf verantwoordelijk voor dat het gekozen communicatiekanaal voldoende beveiligd is voor dergelijke verwerking van persoonsgegevens.
4. De persoonsgegevens worden bewaard in het ticketsysteem en het mailaccount voor de duur van de Overeenkomst en tot maximaal 2 jaar daarna. Daarna zullen deze gegevens verwijderd worden, tenzij Opdrachtgever aangeeft dat hij deze terug wenst te ontvangen of langer wenst te laten bewaren door DOSS.
8. Bij het verwerken van persoonsgegevens neemt DOSS technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Het is aan Opdrachtgever om te bepalen of DOSS voldoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen, om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. Opdrachtgever kan DOSS verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. DOSS is niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen.
9. Tenzij expliciet anders vermeld in de Overeenkomst is het door DOSS gebruikte ticketsysteem en mailserver en eventuele andere (digitale) verwerkingsmiddelen niet ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, gevoelige persoonsgegevens of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten.
5. Opdrachtgever mag een door de Autoriteit Persoonsgegevens aan hem opgelegde bestuurlijke boete niet op Opdrachtgever verhalen.
6. DOSS mag de persoonsgegevens gebruiken voor analytische- en statistische doeleinden, ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit van haar dienstverlening. Opdrachtgever garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in de Overeenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
7. DOSS zal Opdrachtgever onmiddellijk in kennis stellen als naar haar mening een instructie van Opdrachtgever in strijd is met de AVG of anderszins onredelijk is.
8. Op verzoek zal DOSS Opdrachtgever informeren over de genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen die zijn opgenomen in deze Algemene Voorwaarden, die betrekking hebben op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG.
9. DOSS zal bijstand verlenen aan Opdrachtgever bij het vervullen van haar verantwoordelijkheden uit artikelen 32 tot en met 36 van de AVG, zoals ten behoeve van het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's), of een voorafgaande raadpleging in het geval van een verwerking met een hoog risico. DOSS zal, voor zover mogelijk, bijstand verlenen aan Opdrachtgever bij het
vervullen van de verantwoordelijkheden uit Hoofdstuk III van de AVG, het uitoefenen van rechten van betrokkenen. Het is DOSS toegestaan hiervoor redelijke kosten in rekening te brengen.
10. Als een betrokkene een verzoek tot uitoefening van wettelijke rechten stuurt aan DOSS, zal DOSS het verzoek doorsturen aan Opdrachtgever, en zal Opdrachtgever het verzoek verder afhandelen. DOSS mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.
Artikel 13. Datalekken en audits
1. Als een beveiligings- of Datalek bij DOSS heeft plaatsgevonden die verband houdt met de verwerking voor Opdrachtgever, zal DOSS Opdrachtgever uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking hierover informeren. Dat doet DOSS bij het bij haar bekende e-mailadres. DOSS zal uiteraard maatregelen treffen om de gevolgen van het Datalek te beperken en verdere toekomstige Datalekken te voorkomen.
2. DOSS verstrekt bij de melding de volgende informatie:
a. de aard van het Datalek,
b. de (te verwachten) gevolgen van het Datalek,
c. de door DOSS genomen of voorgestelde maatregelen, de categorieën van (persoons)gegevens die zijn getroffen door het Datalek,
d. de categorieën van betrokkenen die zijn getroffen door het Datalek en ook het (geschatte) aantal betrokkenen,
e. de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een andere contactpersoon.
3. Opdrachtgever heeft het recht om maximaal eenmaal per jaar een privacy audit te laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige derde die aan geheimhouding is gebonden, ter controle van de naleving van de afspraken uit deze Algemene Voorwaarden die zijn opgenomen in het kader van artikel 28 lid 3 AVG. De audit mag uitsluitend plaatsvinden bij een concreet en gegrond vermoeden van misbruik van persoonsgegevens. Opdrachtgever zal de audit vooraf, met inachtneming van een termijn van minimaal 2 weken, aankondigen aan DOSS. Als er in dat jaar al een controle door een onafhankelijke derde is uitgevoerd, dan zal DOSS in plaats hiervan toegang geven tot relevante delen van het betreffende auditrapport.
4. Alle kosten die gemaakt worden voor en ten behoeve van de audit worden gedragen door de Opdrachtgever.
Artikel 14. Aansprakelijkheid
1. DOSS is tegenover Opdrachtgever alleen aansprakelijk voor directe schade, die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze Overeenkomst, daaronder uitdrukkelijk begrepen iedere tekortkoming in de nakoming van een met Opdrachtgever overeengekomen garantie- of vrijwaringsverplichting. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:
a. schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
b. redelijke en aantoonbare kosten die Opdrachtgever heeft moeten maken om DOSS er toe te manen de Overeenkomst (weer) na te komen;
c. redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade;
d. redelijke en aantoonbare kosten die Opdrachtgever heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade.
2. Indirecte schade betreft de schade die niet is aangemerkt als directe schade. Voorbeelden zijn gevolgschade of schade door gederfde omzet of winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, vertragingsschade, schade door verlies van gegevens, schade door overschrijding van termijnen, schade als gevolg van het verschaffen van gebrekkige medewerking, informatie of materialen door Opdrachtgever en schade wegens door DOSS gegeven inlichtingen of adviezen waarvan de inhoud niet uitdrukkelijk onderdeel van de Overeenkomst vormt. DOSS is niet aansprakelijk voor vergoeding van indirecte schade.
3. De totale aansprakelijkheid van DOSS is per gebeurtenis beperkt tot maximaal het door Opdrachtgever aan DOSS betaalde bedrag exclusief btw, zoals verschuldigd onder de Overeenkomst over 6 maanden voorafgaand aan de schadetoebrengende gebeurtenis. In geen geval zal de totale aansprakelijkheid van Opdrachtgever voor directe schade, op welke rechtsgrond dan ook, echter meer dan €25.000,- bedragen.
4. DOSS kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor annuleringskosten, meerkosten of kosten die horen bij de uitstel van een Project. Tevens kan DOSS niet verantwoordelijk worden gehouden voor de kosten binnen het Project, indien een vergunningsaanvraag niet wordt goedgekeurd.
5. De in de Overeenkomst beschreven uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van DOSS.
6. Tenzij nakoming door de DOSS blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van DOSS wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts als Opdrachtgever DOSS onverwijld schriftelijk in gebreke stelt. Opdrachtgever stelt DOSS daarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming. Pas als DOSS ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van zijn verplichtingen, ontstaat de aansprakelijkheid van DOSS. De ingebrekestelling moet een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming bevatten, zodat Opdrachtgever in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen DOSS vervalt door het enkele verloop van 2 jaar na het ontstaan van de vordering, tenzij Opdrachtgever vóór het verstrijken van die termijn een rechtsvordering tot vergoeding van de schade heeft ingesteld.
Artikel 15. Overmacht
1. DOSS kan niet tot nakoming van een verplichting worden gehouden in geval van overmacht.
2. Onder overmacht worden mede (maar niet uitsluitend) verstaan storingen van publieke infrastructuur die normaliter voor DOSS beschikbaar is, en waar de levering van de dienst van afhankelijk is, maar waarover DOSS geen feitelijke macht of contractuele nakomingsverbintenis kan uitoefenen, zoals netwerken in het internet, versperring van toegangswegen, overstroming, brand, epidemie, storingen in infrastructuur die zijn veroorzaakt door computercriminaliteit, bijvoorbeeld (D)DOS-aanvallen, tekortkomingen van leveranciers van DOSS, die DOSS niet kon voorzien en waar DOSS de leverancier niet voor aansprakelijk kan stellen, bijvoorbeeld doordat bij de betreffende leverancier sprake was van overmacht, gebrekkigheid van zaken, apparatuur, programmatuur of ander bronmateriaal voor zover de Opdrachtgever het gebruik heeft voorgeschreven, onbeschikbaarheid van personeelsleden, vrijwilligers of figuranten (door ziekte, pandemie, overheidsbeperkingen of anderszins), algemene opgelegde overheidsmaatregelen, algemene vervoersproblemen, stakingen, oorlogen, terroristische aanslagen en binnenlandse onlusten, beslissingen van overheden die van invloed zijn op de uitvoering van de Overeenkomst.
3. Als een overmachtssituatie langer dan 3 maanden duurt, hebben Partijen het recht om de Overeenkomst tussentijds op te zeggen. Alles wat op grond van de Overeenkomst al gepresteerd is, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend, zonder dat Partijen elkaar voor het overige iets verschuldigd zullen zijn.
Artikel 16. Vertrouwelijkheid en non concurrentie
1. Partijen zullen informatie die zij voor, tijdens of na de uitvoering van de Overeenkomst aan elkaar verstrekken, vertrouwelijk behandelen wanneer deze informatie is gemarkeerd als vertrouwelijk, wanneer het persoonsgegevens betreft, of wanneer de ontvangende Partij weet of redelijkerwijs behoort te vermoeden dat de informatie als vertrouwelijk bedoeld was.
2. De verplichting tot geheimhouding blijft ook bestaan na beëindiging van de Overeenkomst, voor zo lang als de verstrekkende Partij redelijkerwijs aanspraak kan maken op het vertrouwelijke karakter van de informatie.
3. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Opdrachtgever uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie te openbaren, als het verstrekken van de informatie aan derden hoort bij de uitvoering van deze Overeenkomst, of als er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken. Partijen informeren elkaar hier vooraf over.
4. De in dit artikel neergelegde verplichtingen gelden niet in het geval van informatie die:
a. algemeen toegankelijk is, of wordt, door andere oorzaken dan bekendmaking door de ontvangende partij;
b. al in bezit van de ontvangende partij was voordat deze door of namens de verstrekkende partij aan hem bekend werd gemaakt;
c. op niet-vertrouwelijke basis aan de ontvangende partij beschikbaar wordt gesteld door een andere bron dan de verstrekkende partij; of
d. door de ontvangende partij zelfstandig is ontwikkeld.
5. In het geval van niet-nakoming door Opdrachtgever van de in dit artikel en in artikel 6 beschreven verboden, is Opdrachtgever aan DOSS een direct opeisbare boete verschuldigd van € 25.000, onverminderd het recht van DOSS om in plaats daarvan schadevergoeding te vorderen als de daadwerkelijk geleden schade hoger is dan de door Opdrachtgever verschuldigde boete.
Artikel 17. Wijzigingen
1. DOSS mag de inhoud van de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden wijzigen of aanvullen. Wijzigingen gelden ook ten aanzien van reeds gesloten Overeenkomsten met inachtneming van een termijn van dertig (30) dagen na bekendmaking van de wijziging.
2. Wijzigingen worden bekendgemaakt via e-mail aan Opdrachtgever. Niet-inhoudelijke wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd en behoeven geen berichtgeving.
Artikel 18. Opzegging en einde
1. Voor zover niet anders is afgesproken, eindigt het Project van rechtswege op de dag na de evaluatie. Echter, in het geval van een Project waarvoor subsidie is ontvangen door Opdrachtgever geldt dat het Project eindigt na indiening van de verantwoordingsdocumenten bij de subsidiënt. Indien geen sprake is van subsidie en de evaluatie niet binnen 3 maanden na het einde van het Evenement heeft plaatsgevonden, eindigt het Project van rechtswege op de laatste dag van die 3e maand.
2. Opdrachtgever mag de Overeenkomst die voor bepaalde tijd is aangegaan, of de Overeenkomst voor zover die door volbrenging eindigt, niet tussentijds opzeggen. Opzegtermijn is 2 weken. Annuleringskosten nacalculatie kosten leveranciers en kosten doss op uurbasis.
3. DOSS mag de Overeenkomst per direct schriftelijk opschorten of opzeggen, zonder dat een ingebrekestelling is vereist, als:
a. Opdrachtgever in strijd handelt met de Overeenkomst of de toepasselijke wet- en regelgeving;
b. naar het professionele oordeel van DOSS de verwachting is dat het Project onvoldoende opbrengsten zal genereren of de uitvoering van het Project niet meer haalbaar is, bijvoorbeeld omdat de ticketverkoop tegenvalt of benodigde vergunningen niet worden verleend;
c. het faillissement van partijen is aangevraagd of wordt verleend, aan een van de partijen surseance van betaling aanvraagt of krijgt verleend, de activiteiten van partijen worden beëindigd of het bedrijf van partijen wordt geliquideerd;
d. de directe toeleveranciers van DOSS die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst, de Overeenkomst niet kunnen naleven als gevolg van faillissement, beslaglegging of een overmachtssituatie.
DOSS is wegens de beëindiging als bedoeld in dit artikellid niet verplicht om betaalde vergoedingen terug te betalen, of schadevergoeding te betalen.
4. Wanneer DOSS de nakoming van de Overeenkomst opschort, behoudt DOSS haar aanspraken op grond van de Overeenkomst en de toepasselijke wet- en regelgeving.
5. Als de Overeenkomst wordt beëindigd zijn de vorderingen van DOSS op Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar. Als de Overeenkomst wordt ontbonden, blijft Opdrachtgever de al gefactureerde bedragen verschuldigd en ontstaat er geen verplichtingen tot ongedaanmaking. Opdrachtgever kan uitsluitend het deel van de Overeenkomst ontbinden dat nog niet door DOSS is uitgevoerd.
6. Het recht tot opschorting geldt voor alle met Opdrachtgever gesloten Overeenkomsten gelijktijdig, ook als Opdrachtgever slechts in verzuim is met betrekking tot één Overeenkomst, en onverminderd het recht van DOSS op vergoeding van schade, gederfde winst en rente.
Artikel 19. Overige bepalingen
1. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de Overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter voor het arrondissement waarin DOSS gevestigd is. Dit voor zover regels van dwingend recht niet anders voorschrijven.
3. Onder “schriftelijk” valt in deze Overeenkomst ook digitale communicatie, zoals per e-mail of tekstbericht via SMS of WhatsApp, mits de identiteit van de afzender en integriteit van de inhoud voldoende vaststaat.
4. Als een bepaling van deze Overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden van kracht. DOSS zal een nieuwe bepaling opnemen, met (waar mogelijk) dezelfde strekking ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen.
5. Informatie en mededelingen, inclusief prijsaanduidingen, zijn onder voorbehoud van programmeer- en typefouten.
3. De gegevens uit de administratie van Opdrachtgever leveren volledig bewijs op, onverminderd het recht van Opdrachtgever tot het leveren van tegenbewijs.
6. DOSS is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een derde die DOSS of de betreffende bedrijfsactiviteit van haar overneemt.