Ontwerp Beheersovereenkomst Steunpunt Circulaire Economie 2022-2026
|
Ontwerp Beheersovereenkomst Steunpunt Circulaire Economie 2022-2026
|
1.Algemene bepalingen
1.1De ondertekende partijen
“het Gewest” zijnde,
het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering in de personen van:xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx, Vlaams minister van Economie, Innovatie, Werk, Sociale Economie en Landbouw, de functioneel bevoegde minister en,
xxxxxxx Xxxxx Xxxxx, Vlaams minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme, de functioneel bevoegde minister.
“de Initiator” zijnde,
[universiteit of hogeschool], vertegenwoordigd door[De rector/algemeen directeur/…]
KOMEN OVEREEN WAT VOLGT:
1.2Aard en voorwerp van de overeenkomst
Deze beheersovereenkomst is een overeenkomst naar Belgisch recht.
In uitvoering en met inachtneming van:
de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën en het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019;
art. 63/13 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en de financiering van het wetenschaps- en technologisch innovatiebeleid, verder omschreven als het W&I-decreet;
het besluit van de Vlaamse Regering van 15 september 2006 betreffende de Steunpunten voor Beleidsrelevant Onderzoek, verder omschreven als het Steunpuntenbesluit;
regelt deze beheersovereenkomst de wederzijdse rechten en plichten van het Gewest en door de Initiator vertegenwoordigde instellingen, in het kader van de erkenning als Steunpunt voor Beleidsrelevant Onderzoek voor het thema “Circulaire Economie”, verder omschreven als het Steunpunt Circulaire Economie, afgekort als het Steunpunt CE of het Steunpunt.
1.3Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst
Deze beheersovereenkomst gaat in op 1 januari 2022 en eindigt op 31 december 2026. Een werkingsjaar valt samen met een kalenderjaar.
1.4Definities
De verwijzing in deze beheersovereenkomst naar mannelijke vormen is sekseneutraal en dit voor de leesbaarheid van de tekst.
Voor de toepassing van deze beheersovereenkomst wordt verstaan onder:
1.4.1Functioneel bevoegde ministers
Conform artikel 8, §1, van het Steunpuntenbesluit is de functioneel bevoegde minister de Vlaamse minister die conform de bevoegdheidsverdeling in de schoot van de Vlaamse Regering bevoegd is voor het beleidsdomein of het beleidsveld waarbinnen het Steunpunt actief is, en die de werking van het Steunpunt meefinanciert.
Indien het Steunpunt actief is binnen beleidsdomeinen of beleidsvelden waarvoor verschillende Vlaamse ministers bevoegd zijn, zijn er meerdere ministers functioneel bevoegd voor het Steunpunt. Dit is hier het geval. Minister Xxxxxxx en minister Xxxxx zijn beiden functioneel bevoegd.
1.4.2Initiator
Indien meerdere associaties, universiteiten, hogescholen of instellingen voor postinitieel onderwijs binnen een Steunpunt willen samenwerken, duiden deze instellingen onderling een coördinerende instelling aan, deze instelling is de initiator. De aanduiding van deze initiator wordt in de samenwerkingsovereenkomst opgenomen en is via de samenwerkingsovereenkomst gemachtigd om de deelnemende instellingen te vertegenwoordigen. De taken van de initiator omvatten onder meer: het ondertekenen van de beheersovereenkomst, het ontvangen van de volledige financiering van het Steunpunt en het op basis van de afspraken in de samenwerkingsovereenkomst verdelen van de middelen aan de deelnemende instellingen.
1.4.3Deelnemende instelling
Een deelnemende instelling is een instelling die voldoet aan de bepalingen in art. 1 §1 of art. 1 §3 van het Steunpuntenbesluit en die deel uitmaakt van het Steunpunt door ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.
1.4.4Verantwoordelijke
Aan iedere aan het Steunpunt deelnemende entiteit van de deelnemende instelling wordt een inhoudelijk verantwoordelijke aangesteld die de samenwerkingsovereenkomst mee ondertekent, kortweg de verantwoordelijke genoemd.
2.Engagementen van het Steunpunt
2.1Verantwoordelijkheden van het Steunpunt
Telkens deze beheersovereenkomst verwijst naar “het Steunpunt”, wordt daarmee verwezen naar de door of namens de initiator aangewezen en behoorlijk gemachtigde instantie of persoon die ten aanzien van het Steunpunt gerechtigd is om de in deze beheersovereenkomst bedoelde taken waar te nemen.
De initiator is verantwoordelijk voor de naleving, door de bedoelde instantie of persoon, van de in deze beheersovereenkomst omschreven plichten in hoofde van het Steunpunt.
2.2Samenwerkingsovereenkomst1
De Samenwerkingsovereenkomst, als vermeld in artikel 1, tweede lid, van het Steunpuntenbesluit, wordt conform artikel II.173. §1 van de Codex Hoger Onderwijs afgesloten tussen en ondertekend door de aan het Steunpunt deelnemende instellingen en de verantwoordelijken. Zij omvat, naast de financiële verantwoordelijkheden van de instellingen en de bevoegdheden aangaande de organisatie en de werking van het Steunpunt, volgende aangelegenheden:
de aanduiding van de initiator;
het onderschrijven van de bepalingen van deze beheersovereenkomst;
de afspraken in verband met de verdeling van de financiële middelen in het kader van het Steunpunt;
een kaderovereenkomst omtrent intellectuele eigendomsrechten, met inachtneming van de bepalingen van luik 5.. Kennisbeheer en de eventuele afspraken in het meerjarenplan, als vermeld in luik 3.4.1;
een generiek kader omtrent vergaderritmes en –processen en stemverhoudingen in de schoot van het dagelijks bestuur;
een organogram van het Steunpunt, met een duidelijke allocatie van verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden, beslissings- en vertegenwoordigingsbevoegdheden en rapporteringsverplichtingen.
Het Steunpunt bezorgt deze samenwerkingsovereenkomst en elke wijziging ervan onverwijld aan de functioneel bevoegde ministers.
2.3Opdrachten van het Steunpunt
2.3.1Algemeen
Het Steunpunt heeft de volgende opdrachten:
het verzamelen, analyseren en ontsluiten van beleidsrelevante gegevens;
het uitvoeren van beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek, en dit zowel op lange als op korte termijn, met aandacht voor prioriteiten zoals beschreven in de beleidsnota Omgeving 2019-2024 en in de beleidsnota Economie, Wetenschapsbeleid en Innovatie 2019-2024;
het verlenen van wetenschappelijke dienstverlening.
De opdrachten worden uitgevoerd conform het tijdskader, zoals omschreven in het meerjarenplan, als vermeld in luik 3.4.1.
2.3.2Kortetermijnopdrachten
De functioneel bevoegde ministers kunnen het Steunpunt, in samenspraak met de stuurgroep, binnen de doelstellingen van het Steunpunt, belasten met kortetermijnopdrachten.
Het Steunpunt heeft het recht om kortetermijnopdrachten te weigeren wanneer de vastgestelde limiet overschreden is of redelijkerwijs overschreden dreigt te worden.
2.3.3Brugfunctie
Naast een onafhankelijke externe kennisbron verantwoordelijk voor inhoudelijke kennisopbouw over de transitie naar de circulaire economie, zal het Steunpunt CE ook een in-huis kennis- of brugfunctie voor Vlaanderen Circulair vervullen. Dit laatste houdt in dat het onderzoek naar de circulaire economie dat elders gebeurt (bv. in de werkagenda’s, binnen de Vlaamse universiteiten en kennisinstellingen, maar ook in het buitenland) structureel wordt verzameld en handzaam wordt vertaald naar de actuele beleidscontext in Vlaanderen. Om deze brugfunctie in te vullen is een deeltijdse aanwezigheid van de Steunpuntmanager (en eventueel andere onderzoekers van het Steunpunt) bij de opdrachtgevers vereist.
3.Beheersstructuur en aansturingsmogelijkheden
3.1De promotor-coördinator
De promotor-coördinator heeft naar de Vlaamse overheid toe de rol van vertegenwoordiger en uniek aanspreekpunt van het Steunpunt.
De promotor-coördinator heeft de competenties en de bevoegdheden om het Steunpunt daadwerkelijk te sturen.
De promotor-coördinator is aanspreekbaar, voldoende gemandateerd en verantwoordelijk tegenover de Vlaamse overheid als opdrachtgever.
De persoon die de functie van promotor-coördinator opneemt, engageert zich ervoor dit te doen voor de volledige erkenningstermijn van het Steunpunt.
De persoon die de functie van promotor-coördinator opneemt, is een personeelslid van een deelnemende instelling.
Het Steunpunt stelt [naam], kantoorhoudende te [adres] aan als promotor-coördinator.
3.2Het dagelijks bestuur
Het bestuur van het Steunpunt wordt opgedragen aan een dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur wordt belast met de volgende taken:
het vaststellen van een institutionele langetermijnstrategie;
de bewerkstelliging van een structurele interactie tussen de onderzoekers en onderzoeksgroepen, over de betrokken instellingen heen;
de bewerkstelliging van een structurele betrokkenheid van de onderzoeksgroepen bij de beslissingen op het vlak van:
het institutioneel concipiëren van het Steunpunt,
de inhoud van het georganiseerde wetenschappelijk onderzoek;
het uitbouwen van structurele interactie met andere Steunpunten voor Beleidsrelevant Onderzoek, waarvan de opdrachten inhoudelijke raakpunten vertonen met deze van het Steunpunt.
Het dagelijks bestuur bestaat uit de inhoudelijk verantwoordelijken.
Het dagelijks bestuur omvat daarenboven bijkomende medewerkers, waaronder ten minste één doctorandus, en eventueel overige deskundigen. Deze bijkomende bestuursleden worden gecoöpteerd door de verantwoordelijken. Deze bijkomende bestuursleden worden aangesteld door middel van de samenwerkingsovereenkomst.
Het voorzitterschap van het dagelijks bestuur wordt waargenomen door de promotor-coördinator.
3.3De stuurgroep
3.3.1Omschrijving
De stuurgroep is het forum waarop het strategische niveau en het onderzoeksniveau overleg plegen. De stuurgroep staat in voor de inhoudelijke aansturing van de werking van het Steunpunt.
3.3.2Bevoegdheden van de stuurgroep
De stuurgroep oefent in het bijzonder volgende bevoegdheden uit:
de aansturing van het beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek binnen de beleidslijnen, als vermeld in het meerjarenplan;
de bewaking van het tijdskader, als vermeld in het meerjarenplan;
de controle op de financiële uitvoering van het meerjarenplan en de begroting;
de bewaking van de geïntegreerde werking tussen de verschillende entiteiten.
In het kader van deze bevoegdheden kan de stuurgroep alle aanbevelingen geven die hij nodig acht. Indien deze aanbevelingen niet of niet tijdig worden opgevolgd, kunnen de nodige voorzieningen worden getroffen, desgevallend met toepassing van luik 7.5 en 7.6, mits bekrachtiging door de functioneel bevoegde ministers.
De stuurgroep is daarenboven belast met volgende adviesbevoegdheden:
de advisering over de ontwerpen van jaarplan, begroting en werkings- en activiteitenverslag, conform luik 3.4.2 en 3.4.3;
de advisering over de aanpassingen aan het meerjarenplan, conform luik 3.4.1.
3.3.3Samenstelling van de stuurgroep
De stuurgroep bestaat ten minste uit de volgende leden:
een vertegenwoordiger van de functioneel bevoegde beleidsdomeinen;
een vertegenwoordiger van de functioneel bevoegde ministers;
de Transitiemanager Circulaire Economie of een vertegenwoordiger van Vlaanderen Circulair;
de promotor-coördinator van het Steunpunt;
een vertegenwoordiger van het dagelijks bestuur van het Steunpunt;
één vertegenwoordiger van de Milieu- en Natuurraad van Vlaanderen en één van de SERV voor de relevante onderwerpen, telkens met raadgevende stem.
3.3.4Evenwicht in de samenstelling
De stuurgroep wordt evenwichtig samengesteld, dit betekent ten minste dat:
de numerieke verhoudingen tussen de vertegenwoordigers relevant en verantwoordbaar zijn, in het bijzonder de verhouding tussen het aantal vertegenwoordigers van het Steunpunt (als opdrachtnemer) en het aantal vertegenwoordigers van de Vlaamse overheid (als opdrachtgever);
de stuurgroep zich als streefdoel stelt dat ten hoogste 2/3 van de leden van hetzelfde geslacht zijn.
3.3.5De voorzitter van de stuurgroep
De stuurgroep wordt voorgezeten door een voorzitter die door de functioneel bevoegde ministers wordt aangeduid onder de leden die in punt 1 en 2 van de opsomming onder deel 3.3.3 Samenstelling van de stuurgroep vermeld worden.
3.3.6De secretaris van de stuurgroep
De stuurgroep wordt bijgestaan door een secretaris, aangewezen door de functioneel bevoegde ministers.
De secretaris is niet stemgerechtigd. Hij oefent zijn werkzaamheden uit onder het gezag van de voorzitter van de stuurgroep.
3.3.7Het huishoudelijk reglement van de stuurgroep
De stuurgroep hanteert bij zijn werkzaamheden een huishoudelijk reglement, dat ten minste de stemverhoudingen en –procedure in de schoot van de stuurgroep regelt.
Een voorbeeldmodel van huishoudelijk reglement is opgenomen als bijlage 2 bij deze beheersovereenkomst.
3.4Plannings- en opvolgingsinstrumenten
3.4.1Het meerjarenplan
3.4.1.1Omschrijving
De strategische doelstellingen van het Steunpunt, alsmede het globale tijdskader waarbinnen deze dienen te worden nagestreefd of verwezenlijkt, worden opgenomen in het meerjarenplan, dat toegevoegd is als bijlage 1. Deze bijlage 1 maakt integraal deel uit van deze beheersovereenkomst.
We werken met een rollend onderzoeksprogramma. Dit betekent dat de prioritaire onderzoeksthema’s en ambities vast worden gesteld en daarmee richtinggevend zijn, maar dat hierbinnen flexibiliteit is om op basis van nieuwe en voortschrijdende inzichten het onderzoek bij te sturen. Een rollend onderzoeksprogramma legt de onderzoeksthema’s op hoofdlijnen vast, maar biedt flexibiliteit en laat inhoudelijke bijsturing toe in het licht van beleidsontwikkelingen, wijzigende omstandigheden en na afstemming met de werkagenda’s van Vlaanderen Circulair. Concreet liggen de grote inhoudelijke clusters waarrond onderzoek gedaan wordt vast, maar de detaillering van het onderzoek gebeurt jaarlijks bij het vastleggen van het jaarplan.
3.4.1.2Wijziging van het meerjarenplan
Het meerjarenplan kan te allen tijde geheel of gedeeltelijk worden herzien op initiatief van één der ondertekenende partijen, voor zover daartoe overeenstemming wordt bereikt.
Het initiatief tot herziening dient met redenen te zijn omkleed.
Het wordt voorgelegd aan alle ondertekenende partijen en aan de stuurgroep.
De stuurgroep brengt binnen een ordetermijn van één maand na de ontvangst van het initiatief een advies uit.
De ondertekenende partijen beslissen met inachtneming van het advies van de stuurgroep over de voortzetting of beëindiging van de herzieningsprocedure en treden desgevallend in onderhandeling over de voorgestelde bepalingen.
3.4.2Het jaarplan en de begroting
3.4.2.1Omschrijving
Jaarlijks bezorgt het Steunpunt aan de stuurgroep een ontwerp van jaarplan en een ontwerpbegroting voor het daaropvolgende werkjaar.
Het ontwerp van jaarplan, geeft een gedetailleerde planning van de operationele doelstellingen van het Steunpunt voor het volgende jaar. De operationele doelstellingen, alsmede het tijdskader daarvan, worden vastgesteld binnen de strategische doelstellingen, zoals opgenomen in het meerjarenplan.
Het Steunpunt stelt een jaarlijkse planning voor op basis van voortschrijdend inzicht en passend binnen de 5 onderzoeksclusters van de oproep en het meerjarenplan. De stuurgroep vertrekt van dit voorstel om jaarlijks de thema’s en onderzoeksdoelstellingen op te lijsten die het volgende jaar dienen te worden uitgewerkt en moeten leiden tot een concrete beleidsrelevante output. In het jaarplan worden afspraken gemaakt rond de uit te voeren kortetermijnopdrachten en de te bereiken deelstappen in de langetermijnopdrachten.
Het ontwerp van begroting geeft een gedetailleerde raming van de kosten en de baten van het Steunpunt in relatie tot de operationele doelstellingen van het Steunpunt. Wat de kosten betreft wordt een onderscheid gemaakt tussen kosten die in direct verband staan met het onderzoek en kosten die eerder van indirecte aard zijn zoals bv. kosten voor de coördinatie binnen het Steunpunt, algemene valorisatie, enz. Bij de begroting is een overzicht gevoegd van de personeelsbezetting van het Steunpunt.
Het ontwerp van jaarplan en de ontwerpbegroting worden opgemaakt conform het door de functioneel bevoegde ministers goedgekeurde sjabloon.
3.4.2.2Goedkeuringsprocedure van het jaarplan en de begroting
Het ontwerp van jaarplan en de ontwerpbegroting worden telkenmale uiterlijk op 15 oktober aan de stuurgroep voorgelegd.
De stuurgroep brengt binnen een termijn van vier weken na de ontvangst van het ontwerp van jaarplan en de ontwerpbegroting advies uit over deze stukken, na een toetsing aan o.a. het meerjarenplan. Indien het advies geen wijziging van het ontwerp jaarplan en begroting inhoudt, wordt het jaarplan en de begroting aan de functioneel bevoegde ministers bezorgd door hun vertegenwoordiger in de stuurgroep. De procedure gaat dan verder vanaf stap 5.
Het Steunpunt beslist na de ontvangst van het advies van de stuurgroep over de eventuele amendering van het ontwerp van jaarplan en de ontwerpbegroting.
Het Steunpunt bezorgt binnen een termijn van drie weken na ontvangst van het advies van de stuurgroep volgende stukken aan de functioneel bevoegde ministers: het jaarplan en de begroting, het advies van de stuurgroep en in voorkomend geval een gemotiveerde nota waarin wordt aangegeven op welke wijze het advies van de stuurgroep gevolgd is of weerlegd wordt.
De functioneel bevoegde ministers beslissen over de bekrachtiging of niet-bekrachtiging van het jaarplan en de begroting.
De beslissing tot bekrachtiging of niet-bekrachtiging wordt, met inachtneming van luik 3.5, aangetekend aan het Steunpunt verstuurd binnen een termijn van vier weken, die ingaat na ontvangst van het jaarplan en de begroting door de functioneel bevoegde ministers. Indien de beslissing niet tijdig wordt verstuurd, worden het jaarplan en de begroting geacht bekrachtigd te zijn.
In geval van niet–bekrachtiging wordt bij het aangetekend schrijven, zoals bedoeld in punt 6, een gemotiveerde nota gevoegd met de redenen voor de niet-bekrachtiging. Op basis van deze nota wordt verder overleg gevoerd met de functioneel bevoegde ministers.
Indien overeenstemming wordt bereikt, wordt het jaarplan en de begroting onmiddellijk uitvoerbaar. De functioneel bevoegde ministers brengen de stuurgroep op de hoogte van de bereikte overeenstemming.
Indien geen overeenstemming wordt bereikt, zijn de functioneel bevoegde ministers er toe gerechtigd om zelf de nodige aanpassingen aan het jaarplan en/of de begroting aan te brengen.
3.4.2.3Wijziging van het jaarplan en de begroting
Indien gedurende een jaar aanmerkelijke verschillen ontstaan tussen de geplande onderzoeksagenda en de realiseerbare onderzoeksagenda en/of de begrote dan wel de reële inkomsten en uitgaven, die niet enkel via rapportering in de jaarverslaggeving of financiële verslaggeving geregeld kunnen worden en een bijsturing van de operationele doelstellingen van het Steunpunt vereisten, bezorgt het Steunpunt onverwijld een gewijzigde ontwerpbegroting aan de stuurgroep, met vermelding van de oorzaak van de verschillen ten opzichte van het eerdere jaarplan en/of begroting.
De aanpassingen aan het jaarplan en/of begroting zijn slechts uitvoerbaar na bekrachtiging door de functioneel bevoegde ministers, overeenkomstig luik 3.4.2.2 van deze beheersovereenkomst.
3.4.3Het jaarverslag en financieel verslag
3.4.3.1Omschrijving
Jaarlijks bezorgt het Steunpunt aan de stuurgroep een jaarverslag, opgesteld in het Nederlands met een uitgebreide Engelstalige samenvatting en financieel verslag. Dit document:
geeft inzicht in de werkzaamheden en de doelmatigheid en doeltreffendheid daarvan in het afgelopen kalenderjaar;
omschrijft de mate waarin in het afgelopen kalenderjaar aan de operationele doelstellingen werd tegemoet gekomen;
omvat een beschrijving van de ontwikkelde methodologieën op het vlak van de verwerving en de analyse van de resultaten van het wetenschappelijk onderzoek;
omvat een overzicht van de inzet van mensen en middelen op de doelstellingen van het jaarplan;
een financieel verslag, waarbij een getrouw beeld wordt geschetst van de inkomsten en uitgaven van de diverse deelnemende instellingen.
Het jaarverslag en het financieel verslag worden opgesteld in het Nederlands. Er wordt een Engelse samenvatting toegevoegd.
3.4.3.2Goedkeuringsprocedure van het jaarverslag en het financieel verslag
Het ontwerp van jaarverslag en financieel verslag wordt telkenmale uiterlijk op 1 mei van het jaar volgende op het jaar waarop de documenten betrekking hebben, aan de stuurgroep voorgelegd. De documenten met betrekking tot het werkingsjaar 2026 worden uiterlijk op 1 april 2027 voorgelegd.
De stuurgroep brengt binnen een ordetermijn van vier weken na de ontvangst van het ontwerp van jaarverslag en financieel verslag advies uit over deze stukken, na een toetsing aan o.a. het meerjarenplan en het jaarplan en de begroting van het betreffende jaar. Indien het advies geen wijziging van het ontwerp van jaarverslag en financieel verslag vereist, wordt het jaarverslag en financieel verslag aan de functioneel bevoegde ministers bezorgd door hun vertegenwoordiger in de stuurgroep. De procedure gaat dan verder vanaf stap 5.
Het Steunpunt beslist na de ontvangst van het advies van de stuurgroep over de eventuele amendering van het ontwerp van jaarverslag en het financieel verslag.
Het Steunpunt bezorgt binnen een ordetermijn van drie weken na ontvangst van het advies van de stuurgroep volgende stukken aan de functioneel bevoegde ministers: het jaarverslag en het financieel verslag, het advies van de stuurgroep en in voorkomend geval een gemotiveerde nota waarin wordt aangegeven op welke wijze het advies van de stuurgroep gevolgd is of weerlegd wordt.
De functioneel bevoegde ministers beslissen over de goedkeuring of niet-goedkeuring van het jaarverslag en het financieel verslag.
De beslissing tot goedkeuring of niet-goedkeuring wordt, met inachtneming van luik 3.5, aangetekend aan het Steunpunt verstuurd binnen een termijn van vier weken, die ingaat na ontvangst van het jaarverslag en het financieel verslag door de functioneel bevoegde ministers. Indien de beslissing niet tijdig wordt verstuurd, worden het jaarverslag en financieel verslag geacht goedgekeurd te zijn.
De functioneel bevoegde ministers dienen het jaarverslag en financieel verslag goed te keuren, alvorens het saldo van de jaarlijkse financiering wordt vereffend.
3.4.4Opvolging en aansturing van het onderzoek
Per onderzoekscluster wordt een begeleidingsgroep voorzien voor een goede inhoudelijke opvolging van het onderzoek en een goede doorstroming van de resultaten naar het beleid. Externen aan de functioneel bevoegde beleidsdomeinen kunnen ook deelnemen aan deze begeleidingsgroepen mits geheimhouding van het onderzoek tot het vrijgegeven werd door de functioneel bevoegde ministers.
3.4.5Beschikbaarheid van informatie
Het Steunpunt verleent op eerste verzoek inzage in alle relevante documenten die opgevraagd worden door:
de functioneel bevoegde ministers,
de functioneel bevoegde beleidsdomeinen,
de stuurgroep.
Dit verzoek gebeurt schriftelijk met in achtneming van luik 3.5.
3.4.6Globale evaluatie van het Steunpunt
3.4.6.1Omschrijving
Conform art. 9, derde lid, 4° van het Steunpuntenbesluit wordt in de tweede helft van 2025 een evaluatie van het Steunpunt doorgevoerd.
Deze evaluatie heeft wetenschappelijke, beleidsrelevante en bestuurlijke dimensies.
3.4.6.2De evaluatiecriteria
De panels van experts voeren de evaluatie van het Steunpunt uit aan de hand van de drie sets van criteria:
wetenschappelijke criteria, in het bijzonder betreffende:
de kwaliteit van de onderzoeksmethoden;
het innovatief karakter van de onderzoeksvragen;
het internationaal karakter van het onderzoek;
de relevantie van het onderzoek voor de opdracht van het Steunpunt;
de multidisciplinaire aanpak;
de wetenschappelijke kwaliteit van de medewerkers van het Steunpunt.
beleidsrelevante criteria, in het bijzonder betreffende:
de bruikbaarheid van wetenschappelijke resultaten naar het beleid toe;
de internationale werking van het Steunpunt;
de bijdrage tot transversale maatschappelijke thema’s;
de systematiek en de consistentie van de beschikbaarheid van de onderzoeksgegevens voor de overheid;
de conformiteit van het geleverde werk met de inhoud van het meerjarenplan en de invulling van de jaarplannen.
bestuurlijke criteria, in het bijzonder betreffende:
het personeelsbeleid van het Steunpunt vanuit wetenschappelijk oogpunt;
de productiviteit van het Steunpunt;
de interne organisatie en de mate van functionele autonomie.
3.4.6.3Panels van experts
Een internationaal samengesteld panel van experts staat in voor de wetenschappelijke dimensie van de evaluatie, een panel van experts samengesteld door de functioneel bevoegde ministers staat in voor de beleidsrelevante dimensie van de evaluatie. De evaluatie van de bestuurlijke dimensie gebeurt door de beide panels.
Het dagelijks bestuur is ertoe gerechtigd om, voor de leden van het internationaal samengesteld panel van experts die instaan voor de wetenschappelijke dimensie van de evaluatie, aan de functioneel bevoegde ministers, een gemotiveerd wrakingsverzoek te bezorgen. Dit wrakingsverzoek kan slechts om gemotiveerde redenen worden verworpen.
De panels van experts houden in het bijzonder rekening met de beschikbare documenten zoals de jaarplannen, jaarverslagen, het meerjarenplan, enz. De panels van experts kunnen desgevallend een plaatsbezoek organiseren, waaraan het Steunpunt loyaal dient mee te werken.
3.4.6.4Specifieke modaliteiten
De specifieke modaliteiten op het vlak van de voor de globale evaluatie aangehouden methodologie, zullen worden bepaald door de functioneel bevoegde ministers. Zij verbinden zich ertoe om met het Steunpunt overleg te plegen vooraleer deze methodologie definitief wordt vastgesteld.
3.4.7Tussentijdse evaluaties
De functioneel bevoegde ministers kunnen tussentijdse evaluaties doorvoeren van de werking van een Steunpunt, zowel aangaande de wetenschappelijke, de beleidsrelevantie of de bestuurlijke dimensie.
In het kader van deze tussentijdse evaluaties kunnen externe evaluatoren worden aangesteld. Het dagelijks bestuur is ertoe gerechtigd om in voorkomend geval aan de functioneel bevoegde ministers een gemotiveerd wrakingsverzoek te bezorgen. Dit wrakingsverzoek kan slechts om gemotiveerde redenen worden verworpen.
3.5Briefwisseling en communicatie
Elke briefwisseling en rapportering in verband met deze beheersovereenkomst gebeurt via de promotor-coördinator. Van deze briefwisseling en rapportering wordt steeds een afschrift bezorgd aan de voorzitter en de secretaris van de stuurgroep.
Vragen omtrent de werking van het Steunpunt worden gericht aan de functioneel bevoegde ministers en hun diensten, desgevallend via de stuurgroep.
De briefwisseling en rapportering gebeurt bij voorkeur digitaal.
4.Financiering van het Steunpunt
4.1Jaarlijkse financiering door het Gewest
4.1.1Voorziene financiering
Door het sluiten van de beheersovereenkomst verbindt het Gewest er zich toe om binnen de voorziene begrotingskredieten, voor het Steunpunt de volgende maximale jaarlijkse financiering te voorzien als aandeel in de kosten van het onderzoek. De vermelde bedragen impliceren geen toekenning van kredieten aan het Steunpunt. Het gaat om maximaal beschikbare bedragen die ter beschikking staan voor de in luik 4.2 vermelde kosten.
Werkingsjaar |
Financieringsbron |
Bedrag (in euro) |
2022 |
OVAM Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Vlaanderen Circulair Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Departement EWI EB0-1EBB2AG-WT Beleidsmonitoring/studies/evaluaties/adviezen - cof. Steunpunt Duurzaam Materialenbeheer |
200.000
200.000
200.000
Totaal: 600.000 |
2023 |
OVAM Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Vlaanderen Circulair Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Departement EWI EB0-1EBB2AG-WT Beleidsmonitoring/studies/evaluaties/adviezen - cof. Steunpunt Duurzaam Materialenbeheer |
200.000
200.000
200.000
Totaal: 600.000 |
2024 |
OVAM Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Vlaanderen Circulair Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Departement EWI EB0-1EBB2AG-WT Beleidsmonitoring/studies/evaluaties/adviezen - cof. Steunpunt Duurzaam Materialenbeheer |
200.000
200.000
200.000
Totaal: 600.000 |
2025 |
OVAM Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Vlaanderen Circulair Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Departement EWI EB0-1EBB2AG-WT Beleidsmonitoring/studies/evaluaties/adviezen - cof. Steunpunt Duurzaam Materialenbeheer |
200.000
200.000
200.000
Totaal: 600.000 |
2026 |
OVAM Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Vlaanderen Circulair Studies en onderzoeken ESR 12118 ISE J Afval en materialen
Departement EWI EB0-1EBB2AG-WT Beleidsmonitoring/studies/evaluaties/adviezen - cof. Steunpunt Duurzaam Materialenbeheer |
200.000
200.000
200.000
Totaal: 600.000 |
4.1.2Indexering van de financiering
Conform art. 63/13 §3 3° van het W&I-decreet wordt de volledige jaarlijkse financiering in zijn totaal jaarlijks aangepast conform de begrotingsinstructies voor aanpassing aan de gezondheidsindex.
4.1.3Betalingsmodaliteiten
4.1.3.1Betaalkalender
De jaarlijkse financiering van het Steunpunt wordt vereffend conform de bepalingen als vermeld in art. 5 van het Steunpuntenbesluit, zijnde:
een eerste voorschot ten bedrage van 40 procent wordt uitbetaald ten laatste op het einde van de eerste maand van het betreffende werkingsjaar,
een tweede voorschot ten bedrage van 30 procent wordt uitbetaald ten laatste op het einde van de zesde maand van het betreffende werkingsjaar,
het saldo ten bedrage van maximum 30 procent wordt uitbetaald na goedkeuring van het jaarverslag en het financieel verslag over het betreffende werkingsjaar door de functioneel bevoegde ministers in overeenstemming met luik 3.4.3 van deze beheersovereenkomst.
4.1.3.2Begunstigde
De jaarlijkse financiering wordt uitbetaald aan de initiator. De initiator betaalt de ontvangen financiering binnen een redelijke termijn uit aan de deelnemende instellingen volgens de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst, zoals bepaald in luik 2.2 van deze beheersovereenkomst.
De gegevens voor de uitbetaling aan de initiator:
Naam van de instelling:
Adres van de instelling:
KBO-nummer van de instelling:
Rekeningnummer van de instelling:
4.2Aanwending van de financiering door het Steunpunt
4.2.1Algemene bepalingen
De jaarlijkse financiering wordt door het Steunpunt aangewend voor personeelskosten, werkingskosten, uitrustingskosten, onderaannemingskosten, centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten, die nodig zijn voor de uitvoering van de opdrachten van het Steunpunt.
Voor de personeelskosten, werkingskosten, uitrustingskosten en onderaannemingskosten moet door middel van verantwoordingsstukken aangetoond kunnen worden dat deze kosten effectief werden gemaakt voor de uitvoering van de opdrachten van het Steunpunt. Deze verantwoordingsstukken worden door het Steunpunt altijd beschikbaar gehouden.
4.2.2Onderaanneming
Een Steunpunt kan zich voor het uitvoeren van specifieke ondersteunende of uitvoerende opdrachten laten bijstaan door een derde. Een Steunpunt kan evenwel geen volledige onderzoeksopdracht uitbesteden. De uitbestede opdracht moet een onderdeel vormen van onderzoek van het Steunpunt, de onderzoeksopzet, de analyse en het trekken van de conclusies dienen te gebeuren door een aan het Steunpunt deelnemende instelling. Voor het uitbesteden van het onderzoek is een Steunpunt onderhevig aan de overheidsopdrachtenregelgeving, in overeenstemming met punt 6.2.4.
4.2.3Reserves
4.2.3.1Omschrijving en limieten
Het Steunpunt kan een reserve opbouwen. Het bedrag van de totale opgebouwde reserve mag jaarlijks volgende limieten niet overschrijden.
in alle werkingsjaren, behalve het laatste werkingsjaar: twintig procent van de in het betrokken jaar toegekende werkingsenveloppe.
van het laatste jaar kan geen reserve worden overgedragen.
De reserve wordt van één jaar naar het daaropvolgende jaar overgedragen en bijgevolg op deze wijze berekend: de reserve is het verschil tussen de – som van de totale inkomsten van het Steunpunt en de reserveoverdracht van het voorgaande jaar – en de totale kosten van het Steunpunt.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van het laatste werkingsjaar bedragen.
4.2.3.2Aanwending en rapportering
De overgedragen reserve wordt op eenzelfde manier aangewend als de jaarlijkse financiering, in overeenstemming met het voorgaande luik 4.2.1.
De reserve en reserveoverdracht wordt duidelijk vermeld in de begroting en het financieel verslag.
4.2.3.3Overschrijding van de limieten voor de reserve
Indien de reservelimieten overschreden worden beslissen de functioneel bevoegde ministers, op advies van de stuurgroep over het al dan niet toestaan van een hogere reserveoverdracht dan voorzien onder luik 4.2.3.1.
Het Steunpunt voegt hiertoe een motivatie bij het jaarverslag en financieel verslag waaruit duidelijk blijkt waarom de limieten voor de reserve worden overschreden en waarvoor deze verder gebruikt zullen worden.
Indien het Steunpunt geen overschrijding van de limieten voor de reserveoverdracht vraagt of wanneer de functioneel bevoegde ministers deze overschrijding niet goedkeuren, wordt het bedrag waarmee de reservelimiet wordt overschreden, in mindering gebracht op het saldo van de werkingsenveloppe van het betreffende jaar.
Indien er een reservebedrag blijkt in het laatste erkenningsjaar wordt dit bedrag in mindering gebracht op het saldo van de werkingsenveloppe van het laatste erkenningsjaar.
Indien de overschrijding van de reservelimiet hoger is dan het bedrag van het saldo wordt het overblijvend bedrag teruggevorderd van het Steunpunt.
4.2.4Centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten
De bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 juli 1993 tot regeling van de vergoeding van de centrale beheerskosten en de algemene exploitatiekosten van de universiteiten, verbonden aan de uitvoering van wetenschappelijke activiteiten die door de Gemeenschap gefinancierd worden, zijn voor de universiteiten en hogescholen van toepassing.
De centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten samen vertegenwoordigen ten hoogste 10% (tien procent) van de totale uitgaven, met uitzondering van onderaannemingskosten. Het gebruik ervan dient niet door verantwoordingsstukken te worden bewezen. Het bedrag van de centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten wordt apart vermeld in de begroting en het financieel verslag.
Voor de partnerinstellingen worden er geen centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten verrekend.
4.3Inzet van eigen middelen
4.3.1Algemeen
Het Steunpunt garandeert de inzet van eigen middelen in ruime zin ter ondersteuning van de werking, overeenkomstig de bepalingen van het meerjarenplan.
4.3.2Inkomsten
Inkomsten die resulteren uit de werking van het Steunpunt (zoals de organisatie van een conferentie, de verkoop van boeken of publicaties, …) of een financiële inbreng van de deelnemende instellingen worden bestemd voor de werking van het Steunpunt en eenduidig in het jaarverslag vermeld en verrekend.
4.3.3Huisvesting
Het Steunpunt wordt gehuisvest in een omgeving die adequaat en relevant is voor de activiteiten van het Steunpunt.
Het Steunpunt is gevestigd te:
[Contactgegevens van het Steunpunt]
5.Kennisbeheer
5.1Achtergrondkennis
5.1.1Omschrijving
Achtergrondkennis is de kennis die een deelnemende instelling maakt, ontwikkelt of ontwerpt vóór of buiten de uitvoering van deze beheersovereenkomst. Hieronder worden tevens de feitelijke kennis en de intellectuele eigendomsrechten van een deelnemende instellingen begrepen.
5.1.2Eigendomsbepaling
Achtergrondkennis is te allen tijde eigendom van de aan het Steunpunt deelnemende instelling die de kennis maakt, ontwikkelt of ontwerpt. De eigenaar is vrij om voor eigen rekening en risico octrooi aan te vragen op zijn achtergrondkennis.
5.1.3Gebruik door de andere deelnemende instellingen en het Gewest
5.1.3.1In het kader van de beheersovereenkomst
Een deelnemende instelling kan aan een andere deelnemende instelling of het Gewest een kosteloos, niet-exclusief en niet overdraagbaar gebruiksrecht verlenen op haar achtergrondkennis, en dit voor de duur van deze beheersovereenkomst.
Het beschikbaar stellen van de achtergrondkennis aan de andere deelnemende instelling of aan het Gewest is uitsluitend bedoeld voor het gebruik binnen een gezamenlijk project en voor de aanwending ten behoeve van het beleid van het Gewest.
5.1.3.2Buiten het kader van de beheersovereenkomst
Indien een deelnemende instelling of het Gewest achtergrondkennis wil gebruiken in commercialiseringstrajecten, dan wel hiervoor verbintenissen wil aangaan met derden, dient deze deelnemende instelling of het Gewest met de eigenaar van onderhavige kennis in onderhandeling te treden over de voorwaarden van een licentieovereenkomst. Deze bepaling geldt zowel tijdens als na de uitvoering van deze beheersovereenkomst.
5.2Voorgrondkennis
5.2.1Omschrijving
Voorgrondkennis is de kennis die een deelnemende instelling maakt, ontwikkelt of ontwerpt in het kader van de uitvoering van deze beheersovereenkomst. Hieronder worden tevens de potentiële intellectuele eigendomsrechten van een deelnemende instelling begrepen.
5.2.2Eigendomsbepaling
Voorgrondkennis is te allen tijde eigendom van de aan het Steunpunt deelnemende instelling die de kennis maakt, ontwikkelt of ontwerpt.
De regeling met betrekking tot de eigendom op voorgrondkennis die twee of meer deelnemende instellingen hebben gemaakt is vervat in de samenwerkingsovereenkomst, conform luik 2.2, punt 4 van deze beheersovereenkomst.
De eigenaar van voorgrondkennis is vrij om voor eigen rekening en risico octrooi aan te vragen op zijn voorgrondkennis. De indiening van een octrooiaanvraag wordt binnen een maand kenbaar gemaakt aan de stuurgroep.
De eigenaar van voorgrondkennis is vrij om, met inachtneming van artikel IV.48. van de Codex Hoger Onderwijs, overeenkomsten af te sluiten aangaande de overdracht, geheel of gedeeltelijk en kosteloos of ten bezwarende titel, van de eigendomsrechten op de voorgrondkennis.
De ondertekenende partijen erkennen evenwel de mogelijkheid om de vrije beslissingsbevoegdheid te beperken in de beheersovereenkomst.
5.2.3Plichten in het kader van de beheersovereenkomst
De eigenaar van voorgrondkennis is vrij om licentieovereenkomsten af te sluiten en/of gebruiksrechten toe te staan aangaande deze voorgrondkennis. Het afsluiten van een licentieovereenkomst of het toestaan van een gebruiksrecht wordt binnen een maand kenbaar gemaakt aan de stuurgroep.
De vrije beslissingsbevoegdheid wordt beperkt door volgende plichten.
de plicht om aan de andere ondertekenende partijen een kosteloos, niet-exclusief en niet overdraagbaar gebruiksrecht op de voorgrondkennis te verlenen, waarbij volgende modaliteiten gelden:
het gebruiksrecht wordt uitsluitend aangewend binnen een gezamenlijk project en/of voor de aanwending ten behoeve van het beleid van het Gewest;
het gebruiksrecht wordt verleend voor de duur van deze beheersovereenkomst;
bij het beëindigen van deze beheersovereenkomst blijft het gebruiksrecht evenwel gelden in hoofde van het Gewest ten aanzien van de voorgrondkennis in de staat waarin deze zich op het einde van de erkenningstermijn bevindt;
het gebruiksrecht kan niet leiden tot de gedwongen ontsluiting van vindingen die aan de voorgrondkennis ten grondslag liggen doch door enig intellectueel eigendomsrecht zijn beschermd. Onder vindingen wordt verstaan: potentieel octrooieerbare uitvindingen, kweekproducten, tekeningen en modellen, topografieën van halfgeleiderproducten, computerprogramma's en databanken die, met het oog op een industriële of landbouwkundige toepassing voor commerciële doeleinden aanwendbaar zijn;
de broncode van een programma valt niet onder het gebruiksrecht, tenzij voor back up-doeleinden of voor de correctie van fouten dewelke de eigenaar niet kan corrigeren, en onverminderd de beschermingsmaatregelen als vermeld onder c) of tenzij anders bepaald in het meerjarenplan;
de plicht om desgevallend de regelen te respecteren die het meerjarenplan bepaalt aangaande de overdracht van een gebruiksrecht op de voorgrondkennis, of specifiek omschreven onderdelen daarvan, aan de ondertekenende partijen, tijdens de duur van de beheersovereenkomst, bij de beëindiging van de beheersovereenkomst en voor zover in het meerjarenplan vermeld: ten hoogste 6 maanden na de beëindiging van deze beheersovereenkomst.
de plicht om de modaliteiten van het meerjarenplan in acht te nemen wat betreft de mogelijkheid om een gebruiksrecht op de voorgrondkennis te verlenen, tijdens en/of na de beëindiging van deze beheersovereenkomst aan desgevallend specifiek te omschrijven derden.
5.2.4Buiten het kader van de beheersovereenkomst
Indien een deelnemende instelling of het Gewest voorgrondkennis wil gebruiken in commercialiseringstrajecten, dan wel hiervoor verbintenissen wil aangaan met derden, dient deze deelnemende instelling of het Gewest met de eigenaar van onderhavige kennis in onderhandeling te treden over de voorwaarden van een licentieovereenkomst. Deze bepaling geldt zowel tijdens als na de uitvoering van deze beheersovereenkomst.
5.3Vertrouwelijke informatie
De ondertekenende partijen verbinden zich tot de streng vertrouwelijke behandeling van de gegevens en informatie aangaande al dan niet voor octrooi in aanmerking komende opzoekingen, ontwikkelingen en resultaten of als vertrouwelijk bestempelde gegevens waarvan men in het kader van deze beheersovereenkomst kennis neemt. Voor zover als nodig maken de ondertekenende partijen zich daartoe sterk voor de personeelsleden van hun diensten.
De eventuele leden van het dagelijks bestuur of van de stuurgroep, die geen personeelslid zijn van de ondertekenende partijen, dienen bij hun aanstelling een vertrouwelijkheidsovereenkomst te ondertekenen, waarvan de tekst luidt als volgt:
“[Naam van het lid] verbindt zich er toe om alle gegevens en informatie die [hij/zij] in het kader van de aanstelling in de schoot van het [dagelijks bestuur/de stuurgroep] krijgt, alsook de opzoekingen, ontwikkelingen en resultaten ervan (of zij voor octrooi in aanmerking komen of niet) enkel en alleen voor de uitvoering van de [hem/haar] toevertrouwde opdracht te gebruiken, ze geheim te houden en ze niet te verspreiden of publiek te maken.”
5.4Rechten van derden
Het Steunpunt zal het Gewest inlichten betreffende:
een contractuele beperking die van toepassing kan zijn op een bestaand recht van derden op beschikbaar gestelde achtergrondkennis;
een beperking die voortvloeit uit een wettelijke of daarmee vergelijkbare regeling die gevolgen heeft voor de beschikbaarheid van informatie;
rechten, of licenties daarop betrekking hebbend, die een nadelig effect hebben op de uitvoering van deze beheersovereenkomst.
Het Steunpunt zal na ondertekening van deze beheersovereenkomst geen overeenkomst aangaan met derden indien dit de regelingen van luik 5.1 of 5.2 beperkt, behoudens voor zover de ondertekende partijen hierover een akkoord hebben.
5.5Actieve informatieverstrekking naar het brede publiek
5.5.1Eerste bekendmaking
Onderzoeksresultaten worden in eerste instantie bekendgemaakt door de functioneel bevoegde ministers, tenzij zij afstand doen van dit recht.
5.5.2Goedkeuring van publicatie
Publicaties op grond van de onderzoeksactiviteiten van het Steunpunt kunnen slechts geschieden na goedkeuring van de functioneel bevoegde ministers, die zich hierin laten bijstaan door de stuurgroep.
De functioneel bevoegde ministers zijn er toe gerechtigd om te beslissen dat bepaalde onderzoeksresultaten niet, of slechts na het verstrijken van een bepaalde termijn, kunnen worden bekendgemaakt. De functioneel bevoegde ministers kunnen de stuurgroep gelasten met de beslissing over de goedkeuring van een publicatie. De functioneel bevoegde ministers en de stuurgroep kunnen in samenspraak met het Steunpunt de goedkeuringsprocedure praktisch uitwerken en in het huishoudelijk reglement van de stuurgroep opnemen.
Indien er geen specifieke procedure wordt uitgewerkt geldt de volgende procedure:
Het Steunpunt bezorgt de publicatie ter goedkeuring tegelijk aan de functioneel bevoegde ministers en aan de stuurgroep.
De stuurgroepleden geven advies bij de publicatie.
De functioneel bevoegde ministers delen hun beslissing over de goedkeuring mee aan het Steunpunt en aan de stuurgroep, binnen de drie weken na ontvangst van de publicatie.
Wanneer de functioneel bevoegde ministers niet binnen de vervaltermijn reageren, heeft de stuurgroep nog twee weken om zijn beslissing over de goedkeuring van de publicatie mee te delen aan het Steunpunt.
Indien de stuurgroep niet binnen de vervaltermijn van twee weken (dit is binnen de vijf weken ten opzichte van de oorspronkelijke indiening door het Steunpunt) reageert, wordt de publicatie geacht goedgekeurd te zijn.
Ook wanneer er een specifieke goedkeuringsprocedure wordt uitgewerkt, neemt deze procedure niet meer dan 5 weken in beslag.
5.5.3Voorwaarden voor mededeling
Elke mededeling of bekendmaking over de voortgang van de werkzaamheden van het Steunpunt, ongeacht de vorm of de informatiedrager, vermeldt het “Steunpunt Circulaire Economie” en de door de Vlaamse overheid verstrekte steun.
Indien de mededeling of bekendmaking wordt verricht door het Steunpunt, wordt uitdrukkelijk vermeld dat daarin de mening van de auteur en niet die van de Vlaamse overheid wordt weergegeven en dat het Gewest niet aansprakelijk is voor het gebruik dat kan worden gemaakt van de in deze mededeling of bekendmaking opgenomen gegevens.
5.5.4Informatieverstrekking door het Steunpunt
Met inachtneming van punt 5.5.1 en 5.5.2 verbreedt het Steunpunt het publieke begrip van de wetenschap door middel van de bekendmaking, op de website van het Steunpunt en op het FRIS-onderzoeksportaal, van de onderzoeksactiviteiten, op een voor niet-specialisten bevattelijke wijze.
Het Steunpunt maakt maximaal gebruik van de communicatiekanalen van Vlaanderen Circulair en volgt de afspraken rond de wijze waarop gecommuniceerd moet worden (bv. huisstijl).
Na de beëindiging van het Steunpunt dient de website van de Initiator en/of de deelnemende instellingen melding te maken van de door het Steunpunt geleverde onderzoeksactiviteiten.
5.5.5Informatieverstrekking door het Gewest
Het Gewest mag met alle geschikte middelen en zolang dit noodzakelijk is, algemene gegevens verspreiden over de doelstellingen, de totale geraamde kosten, de duur en de voortgang van de werkzaamheden van het Steunpunt, de financiële bijdrage van het Gewest en de voorgrondkennis, zoals deze onder andere in de jaarverslagen zijn neergelegd.
Daarenboven wordt de officiële naam van het Steunpunt en van de deelnemende instelling die de werkzaamheden verricht, steeds bekendgemaakt.
Op verzoek en voor zover hij vrij is dit te doen, verleent de deelnemende instelling aan het Gewest een niet-exclusief en onherroepelijk recht, vrij van licentiegelden, tot reproductie en verspreiding van voor wetenschappelijke en technische tijdschriften bestemde artikelen, van teksten van lezingen en andere door het Steunpunt opgestelde documenten, al dan niet in vertaling.
5.5.6Vlaamse Openbare Statistieken
Vlaamse openbare statistieken die opgesteld worden in het kader van deze beheersovereenkomst, en die opgenomen zijn in het Vlaams statistisch programma (zoals jaarlijks goedgekeurd door de Vlaamse Regering) worden ontwikkeld, geproduceerd en verspreid in overeenstemming met de Europese praktijkcode en volgens de goedgekeurde protocollen van Statistiek Vlaanderen. De Vlaamse Statistische Autoriteit ondersteunt de betrokken VO-entiteiten en hun Steunpunten bij de toepassing van deze protocollen.
6.Behoorlijkheidseisen
6.1Regelmatigheid
Het Steunpunt is er bij de uitvoering van de beheersovereenkomst toe gehouden de bestaande wettelijke, decretale en reglementaire voorschriften en de ethische normen die betrekking hebben op de activiteiten die het verzekert, na te leven.
6.2Behoorlijk personeelsbeleid
6.2.1Waarborgen voortvloeiend uit het Europese Handvest voor onderzoekers
Het Steunpunt zal in de nodige waarborgen voorzien opdat:
de medewerkers binnen de door het Steunpunt behandelde thematiek een ruime vrijheid van onderzoek genieten, onverminderd de noodzakelijke beperkingen die voortspruiten uit bijzondere omstandigheden in verband met het onderzoek, de bescherming van intellectuele eigendom, of operationele beperkingen;
in de schoot van het Steunpunt duidelijkheid bestaat omtrent de aan de betrokken disciplines eigen erkende ethische beginselen en praktijken;
de medewerkers bekend zijn met de strategische en operationele doelstellingen van hun onderzoeksomgeving.
6.2.2Waarborgen voortvloeiend uit de Europese Gedragscode voor de rekrutering van onderzoekers
Het Steunpunt zal bij de rekrutering van medewerkers transparante en gediversifieerde selectievoorwaarden hanteren, die op voorhand worden bekendgemaakt.
Bij het selectieproces zullen de verdiensten kwalitatief en kwantitatief worden beoordeeld. Naast bibliometrische gegevens zal rekening worden gehouden met criteria die verband houden met activiteiten zoals bijdragen tot octrooien, ontwikkelingen of vindingen, beleidsrelevant onderzoek, supervisie, teamwerk, kennisoverdracht, beheer van onderzoek en innovatie, publieksvoorlichting.
6.2.3Non-discriminatiebeginsel
Ongeacht de rechtspositionele status van de medewerker of de aard van de bezoldiging zal bij de rekrutering van medewerkers of bij het nemen van rechtspositionele beslissingen aangaande medewerkers nimmer sprake zijn van enige discriminatie in de zin van artikel 7 van de Wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie.
6.2.4Overheidsopdrachtenwetgeving
De ondertekenende partijen achten de gunning van werken, leveringen en diensten ten bate van de werking van het Steunpunt onderhevig aan de overheidsopdrachtenregelgeving, en dit op grond van artikel 2, 1°, c van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten .
Mocht zulks door enige rechterlijke instantie worden tegengesproken, dan zal niettemin de geest van de overheidsopdrachtenregelgeving worden nageleefd.
7.Diverse bepalingen
7.1Toepasselijk recht
Het Belgisch recht is van toepassing op deze beheersovereenkomst.
7.2Nietigheden
De nietigheid van een clausule van deze beheersovereenkomst brengt niet de nietigheid van de beheersovereenkomst zelf mee. In voorkomend geval zullen de ondertekenende partijen ervoor zorgen de nietige clausule te vervangen door een geldige clausule, die binnen de wettelijke perken, hetzelfde effect heeft als die welke nietig werd verklaard.
7.3Overmachtsbeginsel
Geen van de ondertekenende partijen zal aansprakelijk zijn wegens vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de verbintenissen van deze beheersovereenkomst, indien deze vertraging of tekortkoming door overmacht is ontstaan. Overmacht duidt op alle gebeurtenissen die onafhankelijk zijn van de wil der partijen.
7.4Vrijwaring en exoneratie
Het Gewest kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten van het Steunpunt in uitvoering van deze beheersovereenkomst. Het Steunpunt vrijwaart het Gewest tegen elke vordering tot schadevergoeding door derden in dit verband.
De verbintenissen van de verantwoordelijken, zoals neergelegd in deze beheersovereenkomst, zijn inspanningsverbintenissen.
Het Gewest ontleent krachtens deze beheersovereenkomst jegens de verantwoordelijken van een universiteit of hogeschool geen aanspraken die afbreuk doen aan de gemeenrechtelijke, aansprakelijkheidsbescherming dewelke hij als personeelslid van een hogeschool of universiteit geniet, te weten het principe van de quasi-immuniteit van de personeelsleden in de hoedanigheid van uitvoeringsagent van de hogeschool of universiteit c.q. de beschermingsbeginselen zoals neergelegd in artikel 18 van de Arbeidsovereenkomstenwet c.q. de Wet van 10 februari 2003 betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen.
7.5Betwistingen - Arbitrage
Alle geschillen die uit of met betrekking tot deze beheersovereenkomst mochten ontstaan zullen definitief worden beslecht volgens het Arbitragereglement van CEPINA.
Het scheidsgerecht zal uit één arbiter bestaan. De zetel van de procedure is Brussel. De taal van de arbitrage is het Nederlands. Het toepasselijk recht is het Belgisch recht.
7.6Uitdrukkelijk ontbindend beding
Ieder van de ondertekenende partijen is gerechtigd de beheersovereenkomst van rechtswege, zonder verdere ingebrekestelling, en met onmiddellijk effect ontbonden te verklaren indien de andere partij een schending begaat van de contractuele verplichtingen die opgenomen zijn in deze beheersovereenkomst en nalaat deze schending te corrigeren of te beëindigen na ontvangst van een schriftelijke aanmaning waarin de nalatige partij verzocht wordt de schending te corrigeren of te beëindigen binnen dertig kalenderdagen na ontvangst van deze aanmaning.
7.7Actieve openbaarheid
De ondertekenende partijen zullen de tekst van deze beheersovereenkomst bekend maken op, respectievelijk, de website van de Vlaamse overheid en de website van het Steunpunt.
8.Slotbepaling en ondertekening
8.1Aanpassing van de beheersovereenkomst
Elke ondertekenende partij kan om een aanpassing van deze beheersovereenkomst verzoeken.
Dergelijke aanpassing zal slechts geldig zijn indien zij het voorwerp uitmaakt van een door de ondertekenende partijen ondertekend addendum.
8.2Ondertekening
Deze overeenkomst wordt opgemaakt in X exemplaren te Brussel, op [datum]
Iedere ondertekenende partij verklaart een exemplaar te hebben ontvangen.
Het Vlaamse Gewest:
Xxxxx XXXXXXX
Vlaams minister van Economie, Innovatie, Werk, Sociale Economie en Landbouw
Xxxxx XXXXX
Vlaams minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme
De initiator:
[naam en functie van de ondertekenaar]
[naam van de instelling die als initiator optreedt]
9.Bijlagen
9.1Bijlage 1: Het meerjarenplan
9.2Bijlage 2: Model huishoudelijk reglement
|
Beheersovereenkomst Steunpunt Circulaire Economie 2022-2026
|
Interpretatiebepaling
De begrippen die gehanteerd worden in dit huishoudelijk reglement, dienen te worden gelezen in de zin die de beheersovereenkomst 2022-2026, in het bijzonder luik 3.3 betreffende de stuurgroep, daaraan geeft.
Institutionele bepalingen
Voorzitter
De voorzitter van de stuurgroep, zoals verduidelijk in punt 3.3.5 van de beheersovereenkomst heeft volgende taken:
het voorzitten van de vergaderingen;
het waken over de naleving van dit huishoudelijk reglement;
het bepalen van de datum en de dagorde van de vergaderingen, in overleg met de secretaris en met inachtneming van de termijnen zoals voorgeschreven in 3.4.1 betreffende het meerjarenplan, 3.4.2 betreffende het jaarplan en 3.4.3 betreffende het jaarverslag van de beheersovereenkomst 2022-2026;
het ondertekenen van de goedgekeurde notulen van de vergaderingen en van de adviezen, samen met de secretaris.
Secretaris
De secretaris, zoals verduidelijk onder punt 3.3.6 van de beheersovereenkomst, staat onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter.
Het secretariaat van de stuurgroep heeft volgende taken:
de ondertekening van de uitnodiging voor de vergaderingen in opdracht van de voorzitter;
het verzenden van de uitnodiging en alle andere documenten;
de opmaak van de verslagen van de vergaderingen.
Organisatie van de vergaderingen
Uitnodigen van de leden
Tijdens een vergadering worden de datum of data van de volgende vergaderingen reeds vastgelegd.
De uitnodiging wordt per e-mail, ten laatste acht dagen vóór de voormelde data van de vergaderingen verstuurd. Enkel bij dringende noodzakelijkheid kan van deze bepaling worden afgeweken.
De uitnodiging vermeldt de plaats, datum en uur van de vergadering. Ze bevat tevens de dagorde van de vergadering, de essentiële stukken die betrekking hebben op de te behandelen dossiers en het verslag van de vorige vergadering. Het volledige dossier ligt ter inzage op het secretariaat.
Toevoegen van agendapunten bij hoogdringendheid
Bij hoogdringendheid kan een punt aan de dagorde van de vergadering worden toegevoegd wanneer de stuurgroep daar eensgezind mee instemt, anders wordt het op de volgende vergadering geagendeerd.
Aanwezigheden
De aanwezigen ondertekenen een aanwezigheidslijst. Verontschuldigingen worden per e-mail aan de secretaris meegedeeld.
Wanneer een lid in extremis verhinderd is, dient het zich de dag van de vergadering per e-mail te verontschuldigen opdat de verontschuldiging als geldig kan worden beschouwd, tenzij fysieke overmacht kan worden aangetoond.
Quorum
De stuurgroep kan alleen geldig beraadslagen en stemmen wanneer tenminste de helft van de leden aanwezig zijn. Indien dit quorum niet wordt bereikt, worden de beraadslaging en de stemming verdaagd naar de volgende vergadering.
Stemprocedure
De stuurgroep gaat over tot stemming wanneer geen consensus kan worden bereikt. Een voorstel is goedgekeurd wanneer ten minste de helft plus één van de aanwezige leden voor het voorstel stemt. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Adviezen
De definitieve schriftelijke neerslag van het standpunt zoals dat door de stuurgroep wordt goedgekeurd, wordt beschouwd als het advies van de stuurgroep.
Op verzoek van het betrokken lid of de betrokken leden wordt een afwijkend standpunt uitdrukkelijk in het advies opgenomen met vermelding van de naam van dit lid of deze leden. Een afwijkend standpunt moet met redenen omkleed zijn.
De adviezen van de stuurgroep zijn openbaar.
Externe communicatie
De voorzitter van de stuurgroep of een door hem aangeduide plaatsvervanger treedt op als enige woordvoerder van de stuurgroep.
Alle officiële briefwisseling voor de stuurgroep wordt gericht aan de voorzitter en geadresseerd aan [naam]. Van deze briefwisseling wordt steeds een afschrift bezorgd aan de promotor-coördinator en aan de secretaris van de stuurgroep.
Slotbepalingen
Wijzigingen aan en/of aanvullingen op dit huishoudelijk reglement kunnen door elk lid van de stuurgroep worden voorgesteld.
Zij worden aanvaard als ze worden goedgekeurd door de meerderheid van de aanwezige leden overeenkomstig punt 3.5 van dit huishoudelijk reglement. Ze worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
datum: datum:
voorzitter: secretaris:
1 Dit luik van de beheersovereenkomst over de samenwerkingsovereenkomst geldt slechts voor zover er meerdere instellingen aan het steunpunt deelnemen. In dat geval schrijft art. 1, §1, tweede lid van het Steunpuntenbesluit voor dat een samenwerkingsovereenkomst moet worden afgesloten.
Beheersovereenkomst Steunpunt Circulaire Economie p. 1 van 29