Bijlage 5

• De Operationele Handleidingen, waaronder de ”MassPost Gids” en elke andere door bpost gepubliceerde technische of operationele gids betreffende de in de MassPost Centers uitgevoerde Afgiftes;

• De algemene voorwaarden die betrekking hebben op alle andere diensten die worden aangeboden door bpost en waarvoor de Partijen een aparte overeenkomst hebben afgesloten die zich in het kader van de Overeenkomst Uitgestelde Vergoeding inschrijft, alsook op alle applicaties die betrekking hebben op die diensten;

2. Toelichting

2.1. De Basisovereenkomst bevat de algemene principes van de samenwerking tussen bpost en de Klant met betrekking tot de behandeling van zendingen in uitgestelde vergoeding, al dan niet in het kader van een of meerdere Dienstbijlagen. Als de behandeling van zendingen in uitgestelde vergoeding niet plaatsheeft in het kader van een Dienstbijlage, dan

zijn de Standaardtarieven of – voor zover er is voldaan aan de voorwaarden om ervoor in aanmerking te komen – de Voorkeurtarieven van toepassing.

2.2. Bijlage 1 bevat de algemene toelatings-voorwaarden om van uitgestelde vergoeding te kunnen genieten, evenals de basisprincipes van de relatie tussen bpost en de Klant, die van toepassing zijn op iedere Klant die, al dan niet in het kader van een Dienstbijlage, zendingen in uitgestelde vergoeding afgeeft.

2.3. Bijlage 2 bevat de algemene voorwaarden van facturatie in het kader van de Overeenkomst Uitgestelde Vergoeding die van toepassing zijn op iedere Klant die, al dan niet in het kader van een Dienstbijlage, zendingen in uitgestelde vergoeding afgeeft.

2.4 Bijlage 3 bevat de Algemene Voorwaarden Postale Dienstverlening.

2.5. Bijlage 4 bevat de Dienstbijlagen, die in het kader van de Overeenkomst Uitgestelde Vergoeding van tijd tot tijd kunnen worden gesloten tussen de Klant en bpost teneinde Conventionele Tarieven te kunnen genieten.

De voorwaarden die voor elke Zendinggroep van toepassing zijn op de Klant, zijn in de Dienstbijlagen opgenomen.

De Basisovereenkomst verplicht bpost en de Klant geenszins om één of meerdere Dienstbijlagen af te sluiten of te verlengen.

2.6. Bijlage 5 bevat de Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (Klanten Uitgestelde Vergoeding – Conventionele Tarieven) (Nationaal) die van toepassing zijn op de Behandeling van geadresseerde Zendingen van Klanten die met bpost een Dienstbijlage hebben afgesloten. Deze Bijlage 5 bestaat uit drie delen, namelijk:

• de definities die van toepassing zijn op de Dienstbijlagen (Deel I);

• de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op alle Zendinggroepen (Deel II);

• de bijzondere voorwaarden die van toepassing zijn op een specifieke Zendinggroep (Deel III).

2.7. Bovendien zijn de algemene voorwaarden die betrekking hebben op alle andere diensten die worden aangeboden door bpost en waarvoor de Partijen een aparte overeenkomst hebben afgesloten die zich in het kader van de Overeenkomst Uitgestelde Vergoeding inschrijft, alsook op alle applicaties die betrekking hebben op die diensten, evenals de Algemene Voorwaarden Postale Dienstverlening, integraal van toepassing op de Overeenkomst Uitgestelde Vergoeding.

2.8. Andere operationele en technische aspecten betreffende de uitvoering van de Overeenkomst Uitgestelde Vergoeding zijn vermeld in de Operationele Handleidingen, die integraal deel uitmaken van de Overeenkomst Uitgestelde Vergoeding.

2.9. De Algemene Voorwaarden en de Operationele Handleidingen kunnen te allen tijde worden geraadpleegd op de website xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxx.

3. Hiërarchie van de documenten

In geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van de Basisovereenkomst, haar Bijlagen, de Algemene Voorwaarden en de Operationele Handleidingen, dient onderstaande volgorde te worden gehanteerd om te bepalen welke tegenstrijdige bepalingen prevaleren:

• de Basisovereenkomst;

• de Bijlagen 4 (Dienstbijlagen);

• de Bijlage 5 (Algemene Voorwaarden Klanten Uitgestelde Vergoeding – Conventionele Tarieven) (Nationaal) (waarvan Deel III voorrang heeft op Deel II);

• de algemene voorwaarden die betrekking hebben op alle andere diensten die worden aangeboden door bpost en waarvoor de Partijen een aparte overeenkomst hebben

afgesloten die zich in het kader van de Overeenkomst Uitgestelde Vergoeding inschrijft, alsook op alle applicaties die betrekking hebben op die diensten;‌

• de Bijlage 2 (Algemene Facturatievoorwaarden);

• de Bijlage 1 (Algemene Voorwaarden Uitgestelde Vergoeding);

• de Bijlage 3 (Algemene Voorwaarden Postale Dienstverlening);

• de Operationele Handleidingen.

Deel I. Toepassingsgebied en definities

Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, zijn deze Algemene Voorwaarden van toepassing op de Behandeling van geadresseerde Zendingen door bpost die in het kader van een Direct Mail Contract, een Contract Administratieve Brieven en/of een Contract Aangetekende Zendingen gesloten tussen de Klant en bpost.

Alles wat niet uitdrukkelijk geregeld is in deze Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (Klanten Uitgestelde Vergoeding – Conventionele Tarieven) (Nationaal)of in andere delen van het Contract (met inbegrip van de aansprakelijkheid van bpost en de Klant in het kader van

dit Contract), is onderhevig aan de Algemene Voorwaarden inzake de dienstverlening door bpost.

De Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (Klanten met uitgestelde Vergoeding) (nationaal) en de Algemene Voorwaarden inzake de dienstverlening door bpost kunnen te allen tijde geraadpleegd worden op xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxx en de Operationele Handleidingen kunnen te allen tijde geraadpleegd worden op xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx.

In geen geval zijn de algemene of bijzondere voorwaarden van de Klant of van andere partijen dan bpost van toepassing.

In deze Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (Klanten met uitgestelde Vergoeding (nationaal) wordt verstaan onder:

• Aangetekende Zending: Zending die overeenstemt met de definitie van “Aangetekende Zending” zoals opgenomen in de postwetgeving en waarvan de afmetingen, gewicht en dikte zijn opgenomen in de MassPost Gids;

• Administratieve Brief: geadresseerde Small Format, Large Format of Large+ Format zending die overeenstemt met de definitie van ”brief” zoals opgenomen in de postwetgeving;

• Afgifte: de afgifte in het kader van het Contract op hetzelfde ogenblik en op dezelfde Plaats van Afgifte in overeenstemming met de bepalingen van het Contract en de MassPost Gids;

• Afgifteborderel: het door de Klant opgestelde document in de door de MassPost Gids voorgeschreven vorm dat informatie over een Afgifte bevat, onder meer wat betreft het type Zending, het aantal Zendingen en de Sorteerwijze;

• Afgiftesamenvatting: het document dat bij Afgifte overhandigd wordt aan de Klant op de loskade van het MassPost Center, na de vergelijking van die Afgifte met

de gegevens op de Afgiftetoelating, zoals dat document eventueel wordt aangepast door bpost naar aanleiding van de verdere controles die ze later op de Afgifte zou uitvoeren;

• Afgiftetoelating: het document dat overhandigd wordt aan de Klant aan het loket van het MassPost Center, ook “afgiftetoelating” genoemd (indien de Klant geen gebruik maakt van e-MassPost), of dat de Klant zelf afdrukt (indien hij gebruik maakt van e-MassPost), dat de voorgeschreven informatie inzake een Afgifte bevat, zoals dat document

eventueel aangepast wordt door bpost naar aanleiding van de verdere controles die ze later op de Afgifte zou uitvoeren;

• Afzender: de natuurlijke of rechtspersoon die aan de oorsprong ligt van een geadresseerde boodschap aan de bestemmeling van Zendingen;

• Algemene Facturatievoorwaarden: de algemene voorwaarden van facturatie aangehecht aan de Basisovereenkomst, zoals van tijd tot tijd gewijzigd;

• Algemene Voorwaarden Uitgestelde Vergoeding: de algemene toelatingsvoorwaarden om van uitgestelde vergoeding te kunnen genieten, aangehecht aan de Basisovereenkomst, zoals van tijd tot tijd gewijzigd;

• Algemene Voorwaarden: de onderhavige Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (nationaal);

• Algemene Voorwaarden inzake de dienstverlening door bpost: de algemene voorwaarden inzake de dienstverlening door bpost;

• Basisovereenkomst: de overeenkomst (uitgezonderd de Bijlagen) tussen de Klant en De Post, die de algemene beginselen bevat van de samenwerking tussen De Post en de Klant inzake de behandeling van zendingen in uitgestelde vergoeding;

• Behandeling: het ontvangen, het sorteren, het vervoeren en het uitreiken van de Zendingen door bpost in het kader van deze Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (nationaal);

• Contract: het contract dat per Zendinggroep de specifieke afspraken tussen Partijen inzake de betrokken Zendinggroep bevat;

• CO2-compensatie: de financiële bijdrage opgenomen in de Tariefbijlage om de CO2-uitstoot gecrëeerd door de ophaling, sortering en uitreiking van de Zendingen te compenseren;

• Direct Mail Zending: geadresseerde Small Format, Large

Format of Large+ Format-zending die overeenstemt met de contractuele definitie van “Direct Mail” zoals opgenomen op de website xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxx onder de tab “details”.

• DM Easy Zending: Small Format, Large Format of Large+ Format DM Zending die beantwoordt aan de voorwaarden van artikel A.2 van Deel III van deze Algemene Voorwaarden;

• Data Quality: de toepassing die bost toelaat om de kwaliteit te controleren van de adressen die door de Klant zijn meegedeeld en om een overzicht te verstrekken van het aantal incorrecte adressen van deze Afgifte, conform de Operationele Handleiding voor de Uitwisseling van Xxxxxxxx;

• DM Connect Zending: Small Format, Large Format of Large+ Format DM Zending die beantwoordt aan de voorwaarden van artikel A.3 van Deel III van deze Algemene Voorwaarden;

• DM Pulse Zending: Small Format of Large Format DM Zending die beantwoordt aan de voorwaarden van artikel

A.5 van Deel III van deze Algemene Voorwaarden;

• e-MassPost: de via de website van bpost (xxx.xxxxx.xx/ masspostgids) beschikbare toepassing waarmee de klant aan wie toegang tot deze toepassing is verleend op elektronische wijze informatie verschaft en verkrijgt betreffende Afgiftes

in het kader van het Contract, zoals verder geregeld door de Algemene Voorwaarden en de Operationele Handleiding die van toepassing zijn op deze applicatie;

• Gewichtsschijf: elke gewichtsschijf zoals vermeld in de prijstabellen opgenomen in de betreffende Tariefbijlage;

• (Hyper)MassPost Center: een van de vestigingen van bpost opgenomen in bijlage 6 van de MassPost Gids waar de Afgiftes onder het Contract dienen te gebeuren;

• Klant: de (rechts)persoon die als klant is aangeduid in het Contract;

• Large Format-zending: Zending die beantwoordt aan de voorwaarden voor large format-zendingen opgenomen in de MassPost Gids;

• Large+ Format-zending: Zending die beantwoordt aan de voorwaarden voor Large+-zendingen opgenomen in de MassPost Gids;

• Mail ID: de toepassing waarmee de Klant die de certificatie ontvangen heeft om deze toepassing te gebruiken, conform de Operationele Handleiding voor de Uitwisseling van Gegevens, een elektronisch bestand Mail ID of, voor wat betreft de Large of Large+ Format Zendingen die gesorteerd zijn volgens de Sorteerwijze “Ronde en Sequentie”, een elektronisch bestand Ronde en Sequentie kan doorsturen, die voor elke Zending van een Afgifte de adressen van deze Afgifte bevat, en waarmee de Klant een code (streepjescode of Ronde en Sequentiecode) kan aanbrengen op de Zendingen van deze Afgifte;

• Mail ID+: de toepassing waarmee de Klant die de certificatie ontvangen heeft om deze toepassing te gebruiken, conform de Operationele Handleiding voor de Uitwisseling van Gegevens, een elektronisch bestand Mail ID+ of, voor wat betreft de Large of Large+ Format Zendingen die gesorteerd zijn volgens de Sorteerwijze “Ronde en Sequentie”, een elektronisch bestand Ronde en Sequentie+ kan doorsturen, die voor elke Zending van een Afgifte het adres, en de naam en de voornaam van de bestemmeling bevat (of indien

de bestemmeling een rechtspersoon is, het adres en de maatschappelijke benaming) en waarmee de Klant een code (streepjescode of Ronde en Sequentiecode) kan aanbrengen op de Zendingen van deze Afgifte;

• MassPost Gids: de Operationele Handleiding inzake de operationele en technische aspecten in verband met de Afgiftes zoals van tijd tot gewijzigd;

• Omzetkorting: de omzetgerelateerde korting zoals opgenomen in de betreffende Tariefbijlage ;

• Omzetverwachting: de omzet die de Klant voorziet te genereren gedurende de duur van de toepasselijke Tariefbijlage, door de Afgifte van Zendingen van een zelfde Zendinggroep;

• Operationele Handleiding e-MassPost: (“e-MassPost User Guide”): de Operationele Handleiding inzake de operationele en technische aspecten van het gebruik van de toepassing

e-MassPost;

• Operationele Handleiding voor de Uitwisseling van Gegevens: (“Data Exchange Technical Guide”): de Operationele Handleiding inzake de toepassingen Mail ID, Mail ID+ en Data Quality;

• Operationele Handleidingen: de MassPost Gids, en alle andere door bpost gepubliceerde technische of operationele handleidingen (of instructies) die betrekking hebben op

de Afgiftes die zijn uitgevoerd in de MassPost Centers, beschikbaar op xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx;

• Optie XL Format: de optie die de Klant toelaat om, mits

de betaling van een supplement, voor zijn Large+ Format- zendingen de maximale afmetingen voor Large+ Format- zendingen te overschrijden, en dit binnen de grenzen die zijn opgenomen in de Masspost Gids;

• Operationele Korting: de operationele kortingen zoals opgenomen in Deel III van deze Algemene Voorwaarden;

• Partij: een partij bij het Contract, zijnde naargelang het geval bpost of de Klant;

• Plaats van Afgifte: vestiging van bpost waar een Afgifte plaatsvindt;

• Postwetgeving: de wet van 26 januari 2018 betreffende

de postdiensten, de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven en de wet van 6 juli 1971 betreffende de oprichting

van bpost en bepaalde postdiensten en hun respectieve

uitvoeringsbesluiten, zoals van tijd tot tijd gewijzigd.

• Small Format-zending: Zending die beantwoordt aan de voorwaarden voor small format-zendingen opgenomen in de MassPost Gids;

• Sorteerwijze: een van volgende sorteerwijzen: “Sorteerplan”, of “Ronde en Sequentie”, en die beantwoordt aan de voorwaarden zoals opgenomen in de MassPost Gids.

• Special Format-zending: Zending die beantwoordt aan de voorwaarden voor special format-zendingen opgenomen in de MassPost Gids;

• Standaardtarieven: de standaardtarieven van bpost voor stukpost gefrankeerd met postzegels zoals van tijd tot tijd gepubliceerd op xxx.xxxxx.xx ;

• Tariefbijlage: de bijlage aan het Contract waarin de Tarieven zijn vermeld;

• Toegelaten Afzender: de Klant of, in voorkomend geval, een Afzender opgenomen in de lijst van Toegelaten Afzenders

in het Contract; Indien de Klant een vennootschap is, zal de Afzender een met hem verbonden vennootschap

moeten zijn in de zin van artikel 11 van het Wetboek van Vennootschappen en met wie een band van exclusieve controle bestaat in de zin van artikel 8 van het Wetboek van Vennootschappen. Indien de Klant een openbare instelling of overheid is, dient de Afzender juridisch deel uit te maken van dezelfde instelling of overheid;

• Toetredende Toegelaten Afzender: de Toegelaten Afzenders die een of meer Contracten mede hebben ondertekend;

• Zendingen: alle binnenlandse zendingen die de Klant aan bpost toevertrouwt op grond van, en overeenkomstig, deze Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (nationaal) met het oog op de Behandeling ervan;

• Zendinggroep: een van de volgende categorieën van Zendingen: Direct Mail Zendingen, Administratieve Brieven of Aangetekende Zendingen;

• Werkdag: elke kalenderdag, behalve zaterdag, zondag, alle wettelijke feestdagen en de dagen van inactiviteit die door bpost zouden worden bepaald en bekendgemaakt op de website van bpost xxx.xxxxx.xx.

Deel II. Algemene bepalingen ‌‌

Deze algemene bepalingen zijn van toepassing op de Afgifte en Behandeling van alle Zendinggroepen.

1. Afgiftevoorwaarden

Als de Klant gebruik maakt van de toepassing e-MassPost of van een van de diensten die gekoppeld zijn aan deze toepassing, zoals Mail ID of Mail ID+, moeten de Afgiftes plaatsvinden niet alleen conform onderstaande bepalingen, maar ook conform de toepasselijke Algemene Voorwaarden en Operationele Handleidingen (waaronder de Operationele

Handleiding e-MassPost en de Operationele Handleiding voor de Uitwisseling van Gegevens).

1.1. Voorbereiding

1.1.1. De voorbereiding van de Zendingen dient te gebeuren zoals uiteengezet in de MassPost Gids.

1.1.2. Alle materiaal dat door bpost ter beschikking wordt gesteld van de Klant (zoals bakken, zakken of containers) in het kader van het Contract, blijft steeds eigendom van

bpost. De Klant zal dit materiaal op eerste verzoek van bpost terugbezorgen. De Klant verbindt er zich toe dit materiaal met zorg te gebruiken en enkel met het oog op de Afgifte van Zendingen in het kader van het Contract. De Klant is

verantwoordelijk voor alle beschadigingen die aan dit materiaal zou worden aangebracht buiten de beschadiging door normale slijtage en zal bpost die beschadigingen integraal vergoeden.

1.2. Adressering

De adresseringsvoorschriften waaraan de Zendingen dienen te beantwoorden, zijn uiteengezet in de MassPost Gids.

1.3. Afgifteprocedures

1.3.1. Aankondiging en Afgifte

Bij de Afgifte van Zendingen dienen de toepasselijke afgifteprocedures zoals hieronder beschreven en zoals verder uiteengezet in de MassPost Gids, en desgevallend in het Contract, te worden nageleefd.

Elke Afgifte dient door de Klant vooraf te worden aangekondigd. Indien de Klant geen gebruik maakt van de toepassing e-MassPost, gebeurt de aankondiging aan het loket van het MassPost Center door de overhandiging van een Afgifteborderel. In geval van een geldig Afgifteborderel ontvangt de Klant aan het loket een Afgiftetoelating waarmee hij zijn Zendingen kan afgeven op de loskade van het MassPost Center.

Indien de Klant gebruikt maakt van de toepassing e-MassPost, dient hij geen Afgifteborderel te overhandigen aan het

loket van het MassPost Center, maar drukt hij zelf zijn Afgiftetoelating af, waarmee hij zijn Zendingen rechtstreeks kan afgeven op de loskade.

Eens hij in het bezit is van zijn Afgiftetoelating biedt de Klant zich aan op de loskade. De Afgiftetoelating wordt ter plaatse gescand en de Zendingen worden afgegeven. Indien de Afgifte Direct Mail Zendingen betreft, dient de Klant bovendien

twee (2) specimens van de Direct Mail Zending te voegen bij elk Afgifteborderel of bij elke Afgiftetoelating. In het kader van het Direct Mail Contract verleent de Klant aan bpost

de toelating om de inhoud van de Direct Mail Zendingen te controleren. Indien de Direct Mail Zendingen niet afgegeven worden in omslagen met een sluiting die toelaat om de omslag zonder enige beschadiging te openen en opnieuw te sluiten, onder kaartvorm of onder plasticfolie, behoudt bpost zich het recht voor om de Direct Mail Zendingen te openen en desgevallend terug in een gesloten omslag te steken of de omslag terug te sluiten na de controles, met een bericht aan de bestemmeling.

De Klant is definitief gebonden tegenover bpost door de gegevens op het Afgifteborderel en de Afgiftetoelating zoals afgeleverd bij de Afgifte.

Op de loskade wordt een controle uitgevoerd op de Afgiftes aan de hand van de gegevens op de corresponderende Afgiftetoelatingen.

Na deze controles krijgt de Klant een Afgiftesamenvatting waarop informatie over zijn Afgifte staat. Indien de Klant gebruik maakt van de toepassing e-MassPost wordt de Afgiftesamenvatting hem elektronisch meegedeeld. De Afgiftesamenvatting kan op elk ogenblik door bpost worden gewijzigd naar aanleiding van verdere controles die bpost later op de Afgiftes zou uitvoeren, krachtens artikel 1.5 hieronder. De Klant wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van dergelijke wijzigingen.

Eenieder die Zendingen afgeeft namens een Klant wordt geacht over een volmacht te beschikken om de Klant te verbinden in het kader van het Contract, onverminderd evenwel de bepalingen van artikel 1.6.3 hieronder.

1.3.2. Planning

De Klant kan elke Afgifte op voorhand plannen overeenkomstig de MassPost Gids. Daarnaast is de Klant verplicht zijn Afgiftes te plannen die vallen onder het toepassingsgebied van artikel 2.2.2, 3.2.3, 4.2 en 5.4.2 van Deel III (A) van onderhavige Algemene Voorwaarden.

1.3.3. Gespreide Afgifte

De Klant kan een omvangrijke Afgifte spreiden (met uitzondering van Afgiften van DM Easy Zendingen) overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van de MassPost Gids. Dit betekent dat Zendingen behorend tot hetzelfde Afgifteborderel of dezelfde Afgiftetoelating op verschillende tijdstippen tijdens dezelfde dag afgegeven kunnen worden in eenzelfde (Hyper)MassPost Center en beschouwd worden als deel uitmakend van éénzelfde Afgifte. bpost behoudt zich het recht voor om een dergelijke gespreide Afgifte te vragen voor zeer omvangrijke Afgiftes (zoals gedefinieerd in de MassPost Gids).

1.4. Plaats van Afgifte ‌‌

1.4.1. Afgiftes van Direct Mail Zendingen of van Administratieve Brieven van de Klant in het kader van deze Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (nationaal) dienen in één van de MassPost Centers of

HyperMassPost Centers plaats te vinden in overeenstemming met de bepalingen van Deel III van onderhavige Algemene Voorwaarden en van de MassPost Gids.

1.4.2. Afgiftes van Aangetekende Zendingen van de Klant in het kader van deze Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (nationaal) dienen in een HyperMassPost Center plaats te vinden in overeenstemming met de bepalingen van de MassPost Gids.

1.5. Controles

1.5.1. bpost behoudt zich het recht voor om alle nodige controles (met inbegrip van controles die plaatsvinden na de distributie van de Zendingen) uit te oefenen op de juiste

uitvoering van het Contract door de Klant (met inbegrip van controles op de naleving door de Klant van de MassPost Gids, controles op de naleving van de operationele voorwaarden die recht geven op de Operationele Kortingen vermeld in Deel III van deze Algemene Voorwaarden, of controles op de naleving van de toepassingsvoorwaarden met betrekking tot de inhoud van de Zendingen en die recht geven op het Direct Mail tarief). Ook de controles die buiten de aanwezigheid van de Klant plaatsvinden zijn aan deze laatste tegenstelbaar.

1.5.2. In geval van enige tegenstrijdigheid tussen de door de Klant verstrekte gegevens en de gegevens waarover bpost beschikt op basis van de door haar uitgeoefende controles, zijn de gegevens van bpost doorslaggevend.

1.5.3. Vastgestelde inbreuken kunnen aanleiding geven tot de toepassing van artikel 4.3 van deze Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (nationaal).

1.6. Toegelaten Afzenders en derden

De Klant kan de fysieke Afgifte van Zendingen onder het Contract opdragen aan een lasthebber die deze Afgifte in naam en voor rekening van de Klant uitvoert. bpost zal in dat geval gerechtigd zijn de overmaking van een schriftelijke en geldige volmacht door de Klant te eisen als voorwaardevoor de aanvaarding van de betreffende Afgiftes.

2. Frankering

De Klant moet zijn Zendingen frankeren door er de vermelding “Uitgestelde Vergoeding” (UV) op aan te brengen. De exacte vermeldingen die moeten worden aangebracht op de in UV gefrankeerde zendingen, zijn terug te vinden in punt 3 van bijlage 3 (“Frankeermethoden”) van de MassPost Gids.

3. Tarieven

Voor de Behandeling van zijn Zendingen in het kader van deze Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (nationaal) zijn de toepasselijke tarieven opgenomen in de desbetreffende Tariefbijlage. Deze Tarieven gelden voor de gehele contractsduur van de betrokken Tariefbijlage.

De Tarieven zijn vermeld exclusief BTW. De BTW en alle andere rechten, taksen, bijdragen en indirecte belastingen die openbare instanties kunnen heffen naar aanleiding van of in toepassing van de Behandeling van Zendingen zijn altijd ten laste van de Klant en zullen desgevallend bovenop de prijs gevorderd kunnen worden, eventueel na de effectieve uitreikingsdatum van de Zendingen.

4. Andere contractuele bepalingen

4.1. Verklaringen van de Klant

4.1.1. De Klant heeft de vereiste bevoegdheden en heeft alle vereiste interne en externe goedkeuringen en toelatingen verkregen om de Dienstbijlagen af te sluiten en om de verbintenissen die hij in het kader van het Contract aangaat, uit te voeren volgens de bepalingen van de Overeenkomst Uitgestelde Vergoeding.

4.1.2. Het sluiten van het Contract is niet strijdig met enig vonnis, arrest, beschikking of administratieve beslissing die op hem van toepassing is of met enige overeenkomst, wettelijke bepaling of andere verplichting waardoor hij gebonden is of waaraan hij onderworpen zou zijn.

4.1.3. Het Contract is geldig aangegaan door de Klant en de verplichtingen van de Klant onder de Dienstbijlagen zijn wettelijke, geldige en afdwingbare verplichtingen in hoofde van de Klant.

4.2. Uitreikingsplicht

De uitreikingsverbintenis van bpost met betrekking tot de Zendingen onder het Contract komen slechts tot stand door, en op het ogenblik van, de overhandiging door bpost van de Afgiftesamenvatting aan de Klant.

De voorgaande zin doet evenwel geen afbreuk aan de rechten van bpost onder artikel 4.3, 4.4 of 4.5 of aan enige andere recht waarover zij beschikt op basis van het Contract of de wet in geval van niet-nakoming van het Contract door de Klant.

4.3. Gevolgen van niet-nakoming van het Contract

Onverminderd de bepalingen inzake aansprakelijkheid van de Algemene Voorwaarden inzake de dienstverlening door bpost en/of de bepalingen van artikel 6.4 hieronder, kan bpost indien de Klant een van zijn andere verplichtingen onder het Contract of de bepalingen van de Operationele Handleidingen niet naleeft, indien een Afgifte niet overeenstemt met de toepasselijke afgiftevoorwaarden of indien de door de Klant

ingevolge het Contract te verstrekken gegevens niet juist of volledig zijn, beslissen om één of meer van de volgende (niet- limitatief opgesomde) maatregelen toe te passen, naargelang de omstandigheden, en dit zonder dat zulks aanleiding kan geven tot enige vorm van schadevergoeding door bpost (inclusief voor enige vertraging in de Behandeling van de betreffende Afgifte):

(i) de betreffende Afgifte weigeren of de Behandeling ervan opschorten;

(ii) de betreffende Afgifte behandelen met toepassing van de tarieven van toepassing op Afgiften van DM Easy of Cleanmail zendingen (voor zover aan de voorwaarden daarvoor is voldaan) dan wel de Standaardtarieven;

(iii) de betrokken Afgifte behandelen en er de Klant een supplement voor aanrekenen (bijvoorbeeld als gevolg van een herkwalificatie van de Zendinggroep, van een

verkeerde voorbereiding, van een onvolledige of verkeerde mededeling van gegevens, zonder dat deze lijst limitatief is);

(iv) de toekenning van Operationele Kortingen weigeren;

(v) de uitreiking van de Zendingen van de betrokken Afgifte uitstellen;

(vi) de uitvoering van het Contract opschorten;

onverminderd de verplichting van de Klant om bij weigering of opschorting van een Afgifte de bewarings- en administratieve kosten van bpost te vergoeden.

4.4. Ontbinding

4.4.1. Zonder afbreuk van haar overige rechten, is elke Partij gerechtigd om het Contract mits kennisgeving via aangetekende brief aan de andere Partij van rechtswege

(d.w.z. zonder gerechtelijke tussenkomst) te ontbinden, indien de de andere Partij:

• zich schuldig maakt aan een opzettelijke overtreding van het Contract, fraude of ieder met de wet op de handelsgebruiken strijdig gedrag; en/of

• ophoudt, of dreigt op te houden, met zijn activiteiten.

4.4.2. Daarnaast heeft iedere Partij het recht het Contract zonder gerechtelijke tussenkomst te beëindigen via aangetekende brief wanneer:

• een vereffenaar of een bewindvoerder wordt aangesteld voor het beheer van de eigendommen of activa van de andere Partij;

• de andere Partij failliet wordt verklaard of zich in geval van kennelijk onvermogen of staking van betaling bevindt;

• de andere Partij vereffend wordt (met uitzondering van een vereffening in het kader van een reorganisatie die op een zodanige wijze plaatsvindt dat de solvabele vennootschap die tengevolge hiervan ontstaat, gebonden blijft door de verbintenissen die door de andere Partij op basis van het Contract worden opgelegd).

4.4.3. Daarnaast kunnen Partijen op ieder ogenblik het Contract éénzijdig beëindigen door een aangetekend schrijven, met onmiddellijke ingang, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder de betaling van enige

schadevergoeding, indien nieuwe wettelijke of reglementaire bepalingen zijn genomen die de voortzetting van de uitvoering van het Contract zouden verhinderen.

4.4.4. Indien een Contract dat voorziet in de betaling van een abonnementsbijdrage wordt beëindigd krachtens dit artikel 6.4, zal de abonnementsbijdrage voor de op het moment

van beëindiging reeds begonnen driemaandelijkse periode, verschuldigd blijven. Indien deze abonnementsbijdrage reeds betaald werd, zal deze niet terugbetaald worden. Indien deze abonnementsbijdrage nog niet betaald werd, zal de Klant gehouden blijven om deze geheel te betalen. Voor de Contracten die een tariefafrekening voorzien aan het einde van het Contract, zal de afrekening niet op een pro rata temporis basis plaatsvinden indien het Contract beëindigd

wordt op grond van een van de bepalingen van dit artikel 6.4.

4.5. Intellectuele eigendomsrechten

4.5.1. De intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot

o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databanken, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen waarvan bpost eigenaar of licentiehouder is, zullen bpost als eigenaar of licentiehouder blijven toebehoren, en alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit een wijziging of aanpassing van deze rechten, knowhow en ontwikkelingen behoren automatisch toe aan bpost.

4.5.2. Met uitzondering van de licentierechten die uitdrukkelijk door bpost aan de Klant zijn toegekend met het oog op het gebruik door de Klant van bepaalde computerprogramma’s, dient de Klant zich er van te onthouden de rechten, knowhow en ontwikkelingen van bpost op om het even

welke wijze te gebruiken zonder de voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van bpost. De Klant maakt zich sterk dat zijn werknemers, agenten en onderaannemers eveneens deze verplichting zullen naleven.

4.5.3. Xxxx Xxxxxxxx is titularis van de intellectuele eigendomsrechten die begrepen zijn in iedere Zending die aan bpost wordt toevertrouwd en is verantwoordelijk voor de inhoud van deze Zendingen. De Klant zal bpost

integraal vergoeden ingeval van vorderingen van derden met betrekking tot een schending van één van deze intellectuele eigendomsrechten.

4.6. Bescherming van persoonsgegevens

4.6.1 De persoonsgegevens (naam en voornaam, adres,

gsm-nummer of e-mailadres, functie) met betrekking tot de personeelsleden van de Klant (de natuurlijke personen, de aangestelden of de volmachthebbers) zoals door de Klant aan bpost meegedeeld, zullen worden verwerkt door bpost, de verantwoordelijke voor de verwerking van deze gegevens, met het oog op het verlenen van de in deze Algemene

Voorwaarden bedoelde diensten (met inbegrip van het beheer van de contractuele relatie, het opnemen van contact in geval van problemen, de controle van de verrichtingen en de preventie van fraude en misbruik).

4.6.2 bpost behoudt zich het recht voor om uw persoonsgegevens verder te gebruiken om u te informeren over de diensten die bpost aanbiedt of uitvoert en dit op basis van het gerechtvaardigde belang van bpost om haar diensten bij haar klanten te promoten, via diverse kanalen zoals brief, e-mail, telefoon en advertentie platformen (zoals Google, Facebook, Twitter, LinkedIn, etc) waar de betrokken persoon een account heeft dat gelinkt is aan zijn e-mail adres (na voorafgaande verificatie uitgevoerd door de beheerders van deze platformen). Uw persoonsgegevens kunnen op basis van deze grond ook aan andere ondernemingen binnen de bpost-groep worden meegedeeld om u via diezelfde kanalen te informeren over hun producten en diensten. De Klant garandeert dat zijn personeelsleden geïnformeerd zijn over de behandeling van hun persoonlijke gegevens door bpost.

4.6.3 Het is mogelijk dat uw persoonsgegevens beschikbaar zijn voor IT-providers van bpost en voor exploitanten van advertentie platformen (zoals Google, Facebook, Twitter, LinkedIn etc) om het bestaan van een account gelinkt aan de hiervoor vermelde email adressen te verifiëren en om onze boodschappen via hun platformen te verspreiden. Deze zijn

soms buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. In dat geval zal bpost een modelcontract van de Europese Commissie sluiten met de dienstverlener en zullen de waarborgen opgenomen in dat modelcontract van toepassing zijn.

4.6.4 De persoonsgegevens zoals meegedeeld door de Klant zullen 3 jaar na de einddatum van het contract worden gewist.

4.6.5 Indien de Klant of sommige personeelsleden van de Klant zich wensen te verzetten tegen het gebruik van hun persoonsgegevens met het oog op de verzending van informatie over de diensten die door bpost worden uitgebracht en/of verdeeld en met het oog op het

doorsturen ervan naar de organisaties die deel uitmaken van de groep van bpost, dan kunnen de Klant of het personeelslid dit op elk ogenblik aan ons melden door middel van een gedateerde en ondertekende schriftelijke aanvraag, samen met een bewijs van hun identiteit, op het volgende adres: bpost, postbus 5000, 0000 Xxxxxxx, of online via de link

naar het onlineformulier dat beschibaar is in ons charter persoonlijke levenssfeer: xxx.xxxxx.xx/xxxx/xx/xxxxxxx.

4.6.6 Onder bepaalde voorwaarden kunnen de personeelsleden van de Klant hun persoonsgegevens ook inkijken en indien nodig laten verbeteren, het wissen ervan te vragen, de verwerking ervan te beperken of de overdracht ervan te vragen door een gedateerde en ondertekende schriftelijke aanvraag, samen met een bewijs van hun identiteit, naar hetzelfde adres te verzenden. Tot slot is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de overheid die in België ter zake bevoegd is indien een dergelijk vraag zonder gevolg blijft: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx.

4.7. Onderaanneming

bpost behoudt zich het recht voor om, onder haar volle verantwoordelijkheid, voor de uitvoering van het Contract beroep te doen op onderaannemers.

4.8. Volledige overeenkomst

Het Contract bevat alle afspraken tussen de Partijen met betrekking tot het voorwerp van het Contract en vervangt alle andere en eerdere overeenkomsten, afspraken, verzoeken, aanbiedingen of verklaringen die tussen de Partijen mondeling of schriftelijk werden gedaan met betrekking tot het voorwerp van het Contract.

4.9. Overdraagbaarheid

4.9.1. Geen van de Partijen mag het Contract overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij met dien verstande echter dat bpost het Contract steeds kan overdragen aan een met haar verbonden vennootschap.

4.9.2. bpost is gerechtigd haar toestemming te weigeren aan een verzoek tot overdracht door de Klant en op grond van de redenen die zij opportuun acht. Bovendien mag zij haar toestemming afhankelijk maken van de verwezenlijking van de voorwaarden die zij nodig acht, zonder dat de Klant op grond daarvan enige aanspraak of recht op schadevergoeding kan laten gelden tegenover bpost.

4.10. Deelbaarheid

De nietigheid of de niet-afdwingbaarheid, om gelijk welke reden, van een deel van het Contract, zal geen invloed hebben op de geldigheid en afdwingbaarheid van de resterende bepalingen van het Contract.

4.11. Afstand van rechten

Indien een Partij nalaat de naleving van een recht uit het Contract af te dwingen, dan zal dit niet beschouwd worden als een afstand van dat recht of van de rechtsmiddelen hiertoe, noch zal hierdoor de geldigheid van het Contract in gedrang komen. Een afstand van een recht betreffende een inbreuk op het Contract houdt niet in dat afstand wordt gedaan van een recht met betrekking tot vorige of toekomstige inbreuken op het Contract.

4.12. Onafhankelijkheid van Partijen

4.12.1. Behoudens anders uitdrukkelijk overeengekomen, zal geen enkele bepaling in het Contract verondersteld worden aanleiding te geven tot het oprichten van een partnerschap of een vennootschap tussen de Partijen.

4.12.2. Behoudens anders uitdrukkelijk overeengekomen, handelt elke Partij in het aangaan en de uitvoering van het Contract als zelfstandige entiteit.

Behoudens anders uitdrukkelijk overeengekomen, zal geen enkele bepaling in het Contract, noch het gedrag van de Partijen in het kader van de uitvoering van het Contract, aanleiding geven of verondersteld worden aanleiding te geven tot het oprichten van een vennootschap, een vereniging, tijdelijke vennootschap, joint venture of enige andere samenwerkingsvorm tussen Partijen.

4.13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting ‌‌‌

Het Contract wordt beheerst door het Belgisch recht. De hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel zijn exclusief bevoegd om over elk geschil met betrekking tot de interpretatie of de uitvoering van het Contract een uitspraak te doen.

4.14. Wijzigingen

Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald, kan het Contract slechts gewijzigd worden middels schriftelijk akkoord tussen de Partijen.

bpost kan niettemin in geval van een wijziging van de toepasselijke wetgeving of in geval van een besluit, een vonnis of een andere dwingende tussenkomst van een bevoegde instantie dit Contract (met inbegrip van de Algemene Voorwaarden en de Operationele Handleidingen) wijzigen

op basis van de bepalingen van die wijziging, dat besluit, dat vonnis of die andere tussenkomst. bpost kan de Algemene Voorwaarden. Tevens kan bpost de Algemene Voorwaarden en de Operationele Handleidingen te allen tijde eenzijdig wijzigen.

bpost brengt de Klant schriftelijk op de hoogte van voormelde wijzigingen en dit ten minste één maand voordat die wijziging van kracht wordt. Als de Klant niet akkoord gaat met deze wijzigingen kan hij het Contract eenzijdig en zonder schadevergoeding schriftelijk opzeggen, en dit binnen één (1) maand na de kennisgeving van de wijzigingen door bpost. Het Contract wordt dan beëindigd de laatste dag van de maand die volgt op de maand waarin de Klant gemeld heeft dat hij niet akkoord gaat met de wijzigingen. De afrekening en de facturering gebeuren in dat geval pro rata temporis.

Voor de berekening pro rata temporis wordt een jaar beschouwd 365 dagen te tellen en een kwartaal 91 dagen.

4.15. Hiërarchie van de contractuele documenten

In geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van de contractuele documenten, is volgende volgorde toepasselijk voor het bepalen welke van de tegenstrijdige bepalingen voorrang

zal hebben: (i) het Contract (ii) de Tariefbijlage (iii) onderhavige Algemene Voorwaarden (iv) de Algemene Voorwaarden inzake dienstverlening door bpost (v) de Operationele Handleidingen.

Deel III. Bijzondere bepalingen

Dit deel van de Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (nationaal) bevat de voorwaarden die van toepassing zijn op een specifieke Zendinggroep.

A. Direct Mail Zendingen

1. Algemene voorwaarden toepasselijk op alle Direct Mail Zendingen

1.1 Naast de afgiftevoorwaarden voor de Small Format, Large+ Format, Large Format- en Special Format-Zendingen

vastgelegd in de Operationele Handleidingen, en desgevallend in het Contract zijn de volgende bijzondere voorwaarden mede van toepassing op de Direct Mail Zendingen.

Een Direct Mail Afgifte dient te bestaan uit Zendingen:

(i) die beantwoorden aan de definitie van Direct Mail Zending;

(iii) met dezelfde verpakking;

(iv) die onderworpen zijn aan eenzelfde Sorteerwijze;

(ii) met dezelfde afmetingen en die tot hetzelfde formaat behoren (Small, Large, Large+);

(v) met hetzelfde gewicht; en

(vi) waar op de enveloppe een retouradres in België werd aangebracht.

De Klant kan een Afgifte tevens opsplitsen overeenkomstig de artikels 2.4, 3.4 en 4.4 van Deel III (A) van onderhavige

Algemene Voorwaarden alsook de toepasselijke bepalingen van de MassPost Gids. Dit betekent dat Zendingen behorend tot hetzelfde Afgifteborderel of dezelfde Afgiftetoelating gespreid over verschillende dagen afgegeven kunnen worden en beschouwd worden als deel uitmakend van éénzelfde Afgifte.

1.2 Gesplitste Afgiftes

1.2.1 Een gesplitste Afgifte is een Afgifte bestaande uit een geheel van Direct Mail Zendingen die gespreid over meerdere Werkdagen (maximum 2 Werkdagen voor DM Pulse Afgiftes maximum 5 Werkdagen voor DM Inspire Afgiftes) wordt afgegeven in een of meerdere (Hyper) MassPost Centers, volgens het product, overeenkomstig de bepalingen van de MassPostGids.

1.2.2 De voorwaarden die moeten vervuld zijn om een gesplitste Afgifte te verrichten zijn de volgende:

• de Afgifte moet minstens bestaan uit minstens 100.000 Small Format Zendingen of minstens 50.000 Large of Large+ Format Zendingen;

• het exacte aantal Zendingen moet worden aangekondigd tijdens de eerste partiële Afgifte;

• de totaliteit van de Afgifte moet beantwoorden aan de voorwaarden van een Afgifte, zoals bepaald voor elk product;

• er mag slechts één partiele Afgifte per dag en per (Hyper) MassPost Center plaatsvinden

1.2.3 Bpost behoudt zich het recht voor om de Klant te vragen zijn Afgifte over meerdere dagen en meerdere (Hyper) MassPost Centers te splitsen vanaf:

• 500.000 Small Format Zendingen

• 250.000 Large of Large+ Format Zendingen

Zulke Afgiftes moeten bovendien minstens 30 dagen op voorhand worden aangekondigd. In die gevallen zullen de Klant en bpost de planning van de Afgifte bespreken in functie van de beschikbare capaciteit (bijvoorbeeld: de gehele afgifte gebeurt op dezelfde dag maar in verschillende (Hyper)MassPost Centers of de afgifte gebeurt gesplitst over verschillende dagen, en dit in een of meerdere (Hyper)

MassPost Centers). Indien de Klant en bpost geen akkoord kunnen bereiken over de planning, gelden de volgende regels:

• Indien de Klant de totaliteit van de Afgifte verricht op dezelfde dag, zullen de uitreikingstermijnen die normaal gelden voor de betrokken Direct Mail Zendingen niet kunnen verzekerd worden;‌

• Indien de Klant de Afgifte verricht over meerdere dagen zal elke partiële Afgifte worden beschouwd als een afzonderlijke Afgifte.

2. Bijzondere voorwaarden toepasselijk op DM Easy Zendingen

Naast de voorwaarden opgesomd in artikel 1 hierboven en in de MassPost Gids, zijn onderstaande bijzondere voorwaarden tevens van toepassing op DM Easy Zendingen.

2.1. Bijzondere afgiftevoorwaarden

Afgiftes van DM Easy Zendingen moeten bestaan uit:

(i) minstens uit 500 Direct Mail Zendingen;

(ii) Direct Mail Zendingen met een Small Format, Large Format of Large+ Format.

2.2.1. Een Afgifte die gepland wordt via e-MassPost (Booking),

2.2. Planning

volgens de bepalingen van de MassPost Gids ten laatste de dinsdag van de week voorafgaand aan de week tijdens

welke de Afgifte plaatsvindt, geeft recht op de Operationele Korting vermeld in artikel 2.3.4 hieronder. Tijdens die planning, moet de Klant minstens de volgende gegevens meedelen, waarbij de gegevens die schuingedrukt staan, nadien niet meer kunnen gewijzigd worden:

• Formaat van de Zendingen;

• Aantal Zendingen;

• Plaats van Afgifte;

• Datum van Afgifte;

• Eenheidsgewicht.

2.2.2. Deze planning is verplicht vanaf:

• 100.000 Small Format Zendingen; en/of

• 50.000 Large of Large+ Format Zendingen

2.3. Operationele Kortingen per Afgifte

2.3.1. Voorafgaandelijke planning van de Afgifte (Booking

Discount)

Indien de Klant zijn Afgifte op voorhand plant, overeenkomstig artikel 2.2 hierboven, en de Afgifte inderdaad overeenstemt met hetgeen werd gepland (zonder afbreuk aan de mogelijkheid om het eenheidsgewicht te wijzigen), geniet hij een Operationele Korting op het tarief van toepassing op de Afgifte overeenkomstig onderstaande tabel:

Formaat

Volume van de Afgifte

Operationele Korting

Small/Large/ Large+ Format

Vanaf 25.000 Zendingen

Als de klant zijn planning wijzigt binnen de 4 Werkdagen die voorafgaan aan de aangekondigde afgiftedatum, zijn de volgende regels van toepassing:

Wijzigings- termijnen	Wijziging van minstens één van die parameters	Impact op de Booking Discount
D-4 tot D-0	Aantal zendingen1	Verlies van de Booking Discount
	Afgifteplaats	Verlies van de Booking Discount
	Formaat van de zendingen
	Vervroegen van de afgiftedatum
D-4 tot D-2 (22uur)	Uitstellen van de afgiftedatum2	De klant moet op het afgiftedatum moment van de uitstelling in e-Masspost kiezen tussen: Verlies van de Booking Discount en behoud van de uitreikingstermijn (D+1-2) Behoud van de Booking Discount en verlenging van de uitreikingstermijn (D+1-4)
D-2 (22uur) tot D-1 (22uur)	Uitstellen van de afgiftedatum2	Verlies van de Booking Discount

Als de klant heeft gekozen voor de Operationele Korting “Booking Discount” en als de Afgifte niet wordt uitgevoerd volgens de initiële planning, of indien ze gewijzigd wordt, is de klant een vergoeding van 3% van het voor de Afgifte geldende tarief verschuldigd (annulatiekosten of kosten voor niet-aanbieding). Een boeking verstrekt door de klant op een datum na D-1 (22u) zal automatisch worden beschouwd als een niet- aanbieding en de klant zal als gevolg

daarvan de compensatie, namelijk 3% van het toegepaste tarief op de Afgifte, moeten betalen.

De regels hierboven gelden zowel voor de verplichte planningen als voor de optionele planningen.

1 Kan gewijzigd worden tot 10 000 Zendingen of 10% van het aantal Zendingen zonder verlies van de Operationele Korting.

2 Kan gewijzigd worden tot maximum 30 dagen na de initiële Afgiftedatum.

2.4. Plaats en uur van Afgifte en Behandeling ‌

Indien de Klant alle in het Contract opgenomen voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot DM Easy Zendingen heeft nageleefd, met inbegrip van de bepalingen opgenomen in de MassPost Gids, zal bpost alles in het werk stellen om de DM Easy Zendingen uit te reiken in D+1of2 (d.w.z. binnen de 2 Werkdagen na de dag van de Afgifte) of D+1-4 voor Large+ Format Zendingen.

3. Bijzondere voorwaarden toepasselijk op DM Connect Zendingen

Naast de voorwaarden opgesomd in artikel 1 hierboven, zijn onderstaande bijzondere voorwaarden tevens van toepassing op DM Connect Zendingen.

3.1. Bijzondere afgiftevoorwaarden

Afgiftes van DM Connect Zendingen moeten:

(i) afgegeven worden in de bakken en containers die bpost ter beschikking stelt van de Klant;

(ii) bestaan uit minstens uit 500 Direct Mail Zendingen;

(iii) bestaan uit Direct Mail Zendingen Small Format, Large Format of Large+ Format van maximum 2.000 g;

(iv) een streepjescode Mail ID te bevatten en/of desgevallend een Ronde en Sequentiecode voor de Zendingen die per Ronde en Sequentie zijn gesorteerd, en volgen op het doorsturen van een elektronisch bestand Mail ID of Ronde en Sequentie.

3.2. Planning

3.2.1. Voor elke DM Connect Afgifte moet de Klant gebruik maken van e-Masspost

3.2.2. Een Afgifte die gepland wordt via e-MassPost (Booking), volgens de bepalingen van de MassPost Gids ten laatste

de dinsdag van de week voorafgaand aan de week tijdens welke de Afgifte plaatsvindt, geeft recht op de Operationele Korting vermeld in artikel 3.3.3 hieronder. Tijdens die planning, moet de Klant minstens de volgende gegevens meedelen, waarbij de gegevens die schuingedrukt staan, nadien niet meer kunnen gewijzigd worden:

• Formaat van de Zendingen;

• Aantal Zendingen;

• Plaats van Afgifte;

• Datum van Afgifte;

• Sorteerwijze; en

• Eenheidsgewicht.

3.2.3. Deze planning is verplicht vanaf:

• 100.000 Small Format Zendingen; en/of

• 50.000 Large of Large+ Format Zendingen.

3.3. Operationele Kortingen per Afgifte

3.3.1. Volume van de Afgifte per Sorteerwijze (Sortsize Discount)

In functie van het volume van de Afgifte en in functie van de Sorteerwijze die wordt toegepast op deze Afgifte, en op voorwaarde dat de Klant alle Zendingen binnen de Afgifte

gesorteerd zijn volgens een en dezelfde sorteerreeks, geniet de Klant een Operationele Korting op het tarief van toepassing op deze Afgifte overeenkomstig onderstaande tabellen:

Small Format:
Sorteerwijze	Volume van de Afgifte	Operationele Korting
Sorteerplan	Tussen 25.000 en 99.999 Zendingen	5,5%
	Tussen 100.000 en 199.999 Zendingen	11,0%
	Vanaf 200.000 Zendingen	16,5%

Large en Large+ Format:
Sorteerwijze	Volume van de Afgifte	Operationele Korting
Ronde en Sequentie Unieke V2	Tussen 10.000 en 24.999 Zendingen	4,4%
	Tussen 25.000 en 49.999 Zendingen	11,0%
	Tussen 50.000 en 99.999 Zendingen	17,6%
	Tussen 100.000 en 199.999 Zendingen	19,8%
	Vanaf 200.000 Zendingen	26,4%
Ronde en Sequentie Multi V2	Tussen 10.000 en 24.999 Zendingen	4,4%
	Tussen 25.000 en 49.999 Zendingen	6,6%
	Tussen 50.000 en 99.999 Zendingen	13,5%
	Tussen 100.000 en 199.999 Zendingen	15,8%
	Vanaf 200.000 Zendingen	22,7%

3.3.2. Kwaliteit van de adressen van de Afgifte (Data Quality Discount)

Wijzigings- termijnen

Wijziging van minstens één van die parameters

Impact op de Booking Discount

Data Quality

> 97%

> 99%

Operationele Korting

0,5%

1,0%

Indien de Data Quality van een Afgifte hoger ligt dan 96%, geniet de Klant een Operationele Korting op het tarief van toepassing op de Afgifte overeenkomstig onderstaande tabel:

3.3.3. Voorafgaandelijke planning van de Afgifte (Booking Discount)

Indien de Klant zijn Afgifte op voorhand plant, overeenkomstig artikel 3.2 hierboven, en de Afgifte inderdaad overeenstemt met hetgeen werd gepland (zonder afbreuk aan de mogelijkheid om het eenheidsgewicht te wijzigen), geniet

D-4 tot D-2 Uitstellen van de

afgiftedatum2

De klant moet op het afgiftedatum moment van

de uitstelling in

e-Masspost kiezen tussen:

Verlies van de Booking Discount en behoud van de uitreikingstermijn (D+1-2)

Behoud van de Booking Discount en

verlenging van de uitreikingstermijn (D+1-4)

Formaat

Volume van de Afgifte

Small/Large/ Tussen 5.000 en Large+ Format 14.999 Zendingen

Tussen 15.000 en

24.999 Zendingen

Vanaf 25.000 Zendingen

Operationele Korting

hij een Operationele Korting op het tarief van toepassing op de Afgifte overeenkomstig onderstaande tabel:

D-2 (22uur) tot D-1 (22uur)

Uitstellen van de afgiftedatum2

Verlies van de Booking Discount

Als de klant zijn planning wijzigt binnen de 4 Werkdagen die voorafgaan aan de aangekondigde afgiftedatum, zijn de volgende regels van toepassing:

Wijziging van

Als de klant gekozen heeft voor de Operationele Korting “Booking Discount” en als de Afgifte niet wordt uitgevoerd volgens de initiële planning, of indien ze gewijzigd wordt, is de klant een vergoeding van 3% van het voor de Afgifte geldende tarief verschuldigd (annulatiekosten of kosten voor niet-aanbieding). Een boeking verstrekt door de klant op een datum na D-1 (22u) zal automatisch worden beschouwd als een niet- aanbieding en de klant zal als gevolg

daarvan de compensatie, namelijk 3% van het toegepaste tarief op de Afgifte, moeten betalen.

De regels hierboven gelden zowel voor de verplichte planningen als voor de optionele planningen.

1 Kan gewijzigd worden tot 10 000 Zendingen of 10% van het aantal Zendingen zonder verlies van de Operationele Korting.

2 Kan gewijzigd worden tot maximum 30 dagen na de initiële Afgiftedatum.

3.3.4. Toepassing van Mail ID+ (Mail ID+ Discount)

Wijzigings- termijnen

minstens één van die parameters

Impact op de Booking Discount

Indien voor een Afgifte de Klant het elektronisch bestand

D-4 tot D-0 Aantal zendingen1 Verlies van de Mail ID+ of desgevallend het elektronisch bestand Ronde en

Afgifteplaats

Formaat van de zendingen

Sortering van de zendingen

Vervroegen van de afgiftedatum

Booking Discount

Sequentie+ doorstuurt en een streepjescode Mail ID of een code Ronde en Sequentie aanbrengt op zijn DM Connect Zendingen, geniet de Klant een Operationele Korting van 1% op het tarief van toepassing op de Afgifte.

3.4. Plaats en uur van Afgifte en Behandeling

Indien de Klant alle in het Contract opgenomen voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot DM Connect Zendingen heeft nageleefd, met inbegrip van de bepalingen van de MassPost Gids, zal bpost alles in het werk stellen om de DM Connect Zendingen uit te reiken in D+1of2 (d.w.z. binnen de 2 Werkdagen na de dag van de Afgifte) of D+1-4 voor Large+ Format Zendingen.

4. Bijzondere bepalingen toepasselijk op de DM Pulse Zendingen ‌

Naast de voorwaarden opgesomd in artikel 1 hierboven, zijn onderstaande bijzondere voorwaarden tevens van toepassing op DM Pulse Zendingen.

4.1. Bijzondere Afgiftevoorwaarden

De DM Pulse Afgiftes moeten:

(i) afgegeven worden in de bakken en containers die bpost ter beschikking stelt van de Klant;

(ii) bestaan uit minstens 25.000 Direct Mail Zendingen;

(iii) bestaan uit Small Format of Large Format Direct Mail Zendingen van maximum 350 g;

(iv) gesorteerd zijn in een en dezelfde sorteerreeks volgens de Sorteerwijze Sorteerplan (indien het Small Format Zendingen betreft) en volgens de Sorteerwijze Ronde en Sequentie unieke of multi (indien het Large Format Zendingen betreft);

(v) een streepjescode Mail ID te bevatten en/of desgevallend een Ronde en Sequentiecode voor de Zendingen die

per Ronde en Sequentie zijn gesorteerd, volgend op het doorsturen van een elektronisch bestand Mail ID of Ronde en Sequentie; Bovendien,

(vi) moeten de DM Pulse Afgiftes beantwoorden aan de frequentievoorwaarden vermeld in de Tariefbijlage en een minimumfrequentie halen van minstens één Afgifte om de twee weken, met een minimum van 26 Afgiftes tijdens de gehele duur van de Tariefbijlage met dien

verstande dat het aantal Afgiftes verminderd kan worden tot een minimum van 24 Afgiftes voor zover het tijdens de officiële Belgische schoolvakantieperiodes is dat (maximaal 2) Afgiftes uitblijven. Zodra meer dan 2 DM Pulse Afgiftes geherkwalificeerd werden als DM Connect Afgiftes of DM Easy Afgiftes of zodra twee geplande DM Pulse Afgiftes niet werden uitgevoerd, worden alle reeds gefactureerde DM Pulse Afgiftes geherkwalificeerd als DM Connect Afgiftes. Dan geldt het tarief DM Pulse niet meer voor de voor de toekomst geplande Afgiftes;

(vii) moet voor elke Afgifte het adressenbestand van de bestemmelingen identiek zijn;

(viii) moeten de Afgiftes telkens op dezelfde dag van de week plaatsvinden met dien verstande dat maximaal twee Afgiftes zullen kunnen worden uitgevoerd op een andere dag van de week, op voorwaarde dat die wijziging werd voorzien tijdens de Pre-Booking en dat deze door bpost werd gevalideerd; en

(ix) moeten de Afgiftes gepland zijn overeenkomstig artikel

4.2 hieronder.

(x) moet het verzonden Elektronisch adressenbestand voor elke Zending minimum het adres en de naam en de voornaam van de bestemmeling bevatten (of indien de bestemmeling een rechtspersoon is, de maatschappelijke benaming);

(xi) een ARR van minimum 98% bereiken;

(xii) moet de lijst met de bestemmelingen en de hoeveelheid Zendingen gelijk zijn voor elke Afgifte, behalve in de volgende gevallen:

• variaties in de hoeveelheid Zendingen omdat een verkooppunt van de Klant tijdens de duur van de Tariefbijlage geopend of gesloten wordt (dit moet meegedeeld worden op het ogenblik van de Pre-Book- ing of bij de trimestriële herziening); en/of

• positieve variaties in de hoeveelheid Zendingen gekop- peld aan de seizoensactiviteit van de Klant (met een maximum van 2 schommelingen per jaar); en/of

• positieve verschillen van meer dan 10% ten opzichte van de totale hoeveelheid die tijdens de Pre-Booking werd gepland, met dien verstande dat de hoeveelheid die het toegestane verschil van 10% overschrijdt, op- erationeel in DM Pulse zal worden afgegeven, maar zal worden gefactureerd tegen het tarief van DM Connect.

(xiii) wordt het Elektronisch adressenbestand van de eerste Afgifte beschouwd als referentie Elektronisch adressenbestand. Dat moet via e-MassPost aan bpost

bezorgd worden in de fase van de Pre-Booking (dus ten laatste bij het tot stand komen van de Tariefbijlage).

Indien minder dan 90% van de bestemmingsadressen uit het referentie Elektronisch adressenbestand in het Elektronisch adressenbestand voorkomen dat bij elke Afgifte wordt bezorgd (ten laatste bij de Aankondiging), wordt de Afgifte geherkwalificeerd als Afgifte DM

Connect. Bovendien moeten de hoeveelheden Zendingen die bij de Pre-Booking voor elke Afgifte gepland worden, binnen een marge van 10% blijven ten opzichte van de bij de eerste Afgifte geplande hoeveelheden;

(xiv) kunnen elk kwartaal het Elektronisch adressenbestand en de hoeveelheid referentiezendingen gewijzigd worden volgens de in de Tariefbijlage bepaalde procedure, op voorwaarde dat het nieuwe referentie Elektronisch adressenbestand minstens 90% van de adressen uit oorspronkelijke referentie Elektronisch adressenbestand bevat en de voor elke Afgifte geplande hoeveelheden binnen een marge blijven van 10% ten opzichte van de hoeveelheden van de eerste Afgifte van het jaar.

(xv) Een DM Pulse Afgifte kan niet van de Optie Extra Large genieten.

4.2. Planning

4.2.1. Eerste planning uiterlijk op het moment van de sluiting van de Tariefbijlage (pre-Booking)

Elke Afgifte moet uiterlijk op het moment van de sluiting van de Tariefbijlage het voorwerp uitmaken van een eerste planning (pre-Booking).

Daarbij moet de Klant volgende gegevens meedelen, die enkel gewijzigd kunnen worden voor zover toegelaten door de Tariefbijlage en/of de MassPost Gids:

• Frequentie van de Afgiftes;

• Datum van elke Afgifte;

• Plaats van Afgifte;

• Dag van de week waarop de Afgiftes plaatsvinden;

• Formaat van de Zendingen per Afgifte; en

• Aantal Zendingen per Afgifte.

4.2.2. Planningsbevestiging uiterlijk de dinsdag van de week voorafgaand aan de week tijdens waarin de datum van Afgifte valt (Booking)‌‌

Elke Afgifte moet bovendien het voorwerp uitmaken van een planningsbevestiging via e-MassPost ten laatste de dinsdag van de week voorafgaand aan de week waarin de datum

van Afgifte valt, overeenkomstig de bepalingen van de MassPost Gids. Bij deze planningsbevestiging moet de Klant bovendien het eenheidsgewicht opgeven van de Zendingen die het voorwerp uitmaken van die Afgifte, alsook het adressenbestand waarnaar de Zendingen zijn geadresseerd. Na deze planningsbevestiging kunnen geen van deze gegevens nog gewijzigd worden.

4.3. Operationele Kortingen in functie van het volume van

Sorteerwijze

Ronde en Sequentie Multi

Volume van de Afgifte

Tussen 10.000 en

24.999 Zendingen

Tussen 25.000 en

49.999 Zendingen

Tussen 50.000 en

99.999 Zendingen

Tussen 100.000 en

199.999 Zendingen

Vanaf 200.000 Zendingen

Operationele Korting

4,70%

9,93%

17,07%

19,47%

26,66%

de Afgifte (Dropsize Discount)

Bij elke Afgifte kan de Klant een Operationele Korting genieten, in functie van het volume van de Afgifte (Dropsize Discount) overeenkomstig onderstaande tabellen:

Small Format:

4.4. Plaats en uur van Afgifte en Behandeling

4.4.1. Indien de Klant zijn Afgifte doet vóór 15h00 in een HyperMassPost Center en indien hij alle in het Contract opgenomen voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot DM Pulse Zendingen heeft nageleefd, zal bpost alles in het werk stellen om de DM Pulse Zendingen uit te reiken op D+2

Sorteerwijze

Volume van de Afgifte

Operationele Korting

(d.w.z. op de 2de Werkdag na de dag van Afgifte).

4.4.2. Op vraag van bpost, kunnen bpost en de Klant

Sorteerplan Tussen 25.000 en

99.999 Zendingen

Tussen 100.000 en

199.999 Zendingen

Vanaf 200.000 Zendingen

5,85%

11,7%

17,55%

overeenkomen dat indien de Klant zijn Afgifte doet vóór 11h00 in een (van de) HyperMassPost Center(s) van

bestemming, en indien hij alle in het Contract opgenomen voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot DM Pulse Zendingen heeft nageleefd, zal bpost alles in het werk stellen om de DM Pulse Zendingen uit te reiken in D+1 (d.w.z.op de 1ste Werkdag na de dag van de Afgifte).

Large Format:

Sorteerwijze

Ronde en Sequentie Unieke

Volume van de Afgifte

Tussen 10.000 en

Tussen 25.000 en 49.999 Zendingen	11,7%
Tussen 50.000 en 99.999 Zendingen	18,7%
Tussen 100.000 en 199.999 Zendingen	21,05%
Vanaf 200.000 Zendingen	28,1%

24.999 Zendingen

Operationele Korting

4,70%

B. Administratieve brieven

1. Bijzondere afgiftevoorwaarden

Naast de afgiftevoorwaarden voor de Small Format-, Large en Large+ Format -Zendingen zoals bepaald in de Operationele Handleidingen, en desgevallend in het Contract zijn de volgende bijzondere afgiftevoorwaarden mede van toepassing op de Administratieve Brieven.

Een Afgifte van Administratieve Brieven dient:

(i) afgegeven te worden in de bakken en containers die bpost ter beschikking stelt van de Klant;

(ii) te bestaan uit minstens 500 Administratieve Brieven;

(iii) te bestaan uit Administratieve Brieven Small Format of

Large of Large+ Format van maximum 2.000 g;

(iv) te bestaan uit Administratieve Brieven met dezelfde afmetingen, formaat (Small of Large/Large+) en een zelfde verpakking

(v) onderworpen te zijn aan eenzelfde Sorteerwijze;

(vi) via e-masspost aangekondigd worden;

(vii) te bestaan uit Administratieve Brieven die een streepjescode Mail ID bevatten en/of desgevallend een

Ronde en Sequentiecode voor Zendingen die gesorteerd zijn volgens Ronde en Sequentie, volgend op het doorsturen van een elektronisch bestand Mail ID of Ronde en Sequentie; en

(viii) waar op de enveloppe een retouradres in België werd

Indien de Data Quality geniet de Klant een kor de Afgifte overeenkomst

Data Quality

van een Afgifte hoger ligt dan 96 %, ting op het tarief van toepassing op ig onderstaande tabel:

Operationele Korting

> 97%

0,5%

> 99%

1,0%

2.2.2. Kwaliteit van de adressen van de Afgifte (Data Quality Discount)‌‌‌‌

aangebracht.

Indien in een Afgifte van Large/Large+ Format Zendingen die niet gesorteerd zijn volgens de sortering Ronde en Sequentie, de Zendingen de streepjescode Mail ID niet bevatten, behoudt bpost zich het recht voor om een supplement aan te rekenen van 27% op het tarief dat toepasselijk is op die Afgifte.

2. Bijzondere tariefvoorwaarden

2.1. Tarief van toepassing per Gewichtsschijf

Voor de Small Format Zendingen is het toepasselijke Tarief datgene van het gemiddelde gewicht van de Zendingen binnen de Afgifte, tenzij de Klant bij de aankondiging van zijn Afgifte het aantal Zendingen per Gewichtsschijf vermeldt,

in welk geval het Tarief zal bepaald worden op basis van het gewicht van elke individuele Zending.

Voor de Large of Large+ Format Zendingen moet de Klant bij de aankondiging van zijn Afgifte het aantal Zendingen per Gewichtsschijf vermelden. Het tarief zal bepaald worden op basis van het gewicht van elke individuele Zending.

2.2. Operationele Kortingen per Afgifte

2.2.1. Sorteerwijze (Sorting Discount)

Indien de Klant de Zendingen binnen eenzelfde Afgifte sorteert, en op voorwaarde dat alle Zendingen binnen de Afgifte gesorteerd zijn volgens een en dezelfde

sorteerreeks,geniet hij een Operationele Korting op het tarief van toepassing op de Afgifte in functie van de Sorteerwijze en het volume per Afgifte, overeenkomstig onderstaande tabel:

Small Format:

2.2.3. Uur van Afgifte (Early Deposit Discount) en gespreide afgifte

Indien de Klant zijn Administratieve Brieven afgeeft in een Plaats van Afgifte voor 12uur en die Afgifte aangekondigd werd in e-MassPost als zijnde een “Afgifte voor 12uur”

in overeenstemming met de Operationele Handleiding

e-MassPost, geniet hij een korting van 1,0 % op het tarief van toepassing op de Afgifte.

2.2.4. Operationele Korting voor het gebruik van Mail ID+ (Mail ID+ Discount)

Indien voor een Afgifte de Klant het elektronisch bestand Mail ID+ of desgevallend het elektronisch bestand Ronde en Sequentie+ doorstuurt en een streepjescode Mail ID en/of een code Ronde en Sequentie aanbrengt op zijn Administratieve Brieven, geniet de Klant een Operationele Korting van 1% op het tarief van toepassing op de Afgifte.

3. Plaats en uur van afgifte en behandeling

inbegrip van de bepalingen uit de MassPost Gids, zal bpost

alles in het werk stellen om de Administratieve brieven uit te reiken in D+1 (d.w.z. binnen één Werkdag na de dag van Afgifte).

Deel IV. Bescherming en verwerking van persoonlijke gegevens

1. Bescherming van persoonlijke gegevens

1.1. In het kader van deze algemene voorwaarden hebben de termen “Verwerkingsverantwoordelijke”, “Verwerker”, “Betrokkene”, “Persoonsgegevens”, “Inbreuk in verband met persoonsgegevens” en “Verwerking” (en “Verwerken”) dezelfde betekenis als deze in de toepasselijke regelgeving

inzake gegevensbescherming (met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 679/2016 of de “GDPR”, hierna de “Reglementering Persoonlijke Levenssfeer” genoemd).

Indien de Klant zijn alle in het Contract opgenomen voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot Administratieve Brieven heeft nageleefd, met

Sorteerwijze

Volume van de Afgifte

Sorteerplan Vanaf 25.000 4,5%

Large/Large+ Format:
Sorteerwijze	Volume van de Afgifte	Operationele Korting
Ronde en	Vanaf 25.000	4,5%

Zendingen

Operationele Korting

Sequentie Unieke Zendingen

1.2. De persoonsgegevens (naam en voornaam, adres, telefoon-/ gsm-nummer of e-mailadres en functie) van bepaalde personeelsleden van de Klant, zoals deze door de Klant worden meegedeeld aan bpost in het kader van de afsluiting van een Contract of ter uitvoering van de ‌

door het Contract beoogde diensten, zullen worden verwerkt door bpost, die zal optreden als Verwerkingsverantwoordelijke van deze Gegevens, met het oog op het verlenen van de overeengekomen diensten (met inbegrip van het beheer

van de contractuele relatie, contact opnemen in geval van problemen, controle van de verrichtingen en preventie van fraude en misbruik).

1.3. bpost behoudt zich het recht voor om deze Gegevens eveneens te gebruiken om informatie te verstrekken over gelijkaardige diensten die door bpost worden aangeboden aan deze personeelsleden, met name in het kader van het gerechtvaardigde belang van bpost om deze diensten bij zijn klanten te promoten

1.4. De Klant garandeert dat zijn personeelsleden op de hoogte werden gebracht van de voorgenoemde verwerkingen van hun persoonsgegevens door bpost.

1.5. Deze persoonsgegevens zullen toegankelijk zijn voor onze leveranciers van informaticadiensten waar aan de

modelcontractbepalingen van de Europese Commissie werden opgelegd indien ze buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd.

1.6. De persoonsgegevens die u ons meedeelt, worden bewaard gedurende 1 jaar waarna ze zullen worden gewist.

1.7. Onder bepaalde voorwaarden kunnen de personeelsleden van de Klant hun persoonsgegevens inkijken en indien nodig laten verbeteren, laten verwijderen, de verwerking ervan

te beperken of de overdracht ervan te vragen door een gedateerde en ondertekende schriftelijke aanvraag, samen met een bewijs van hun identiteit, op te sturen naar het volgende adres: bpost, Data Protection Office,

Munt Centrum (14B), 0000 Xxxxxxx of door online het

online formulier, dat beschikbaar is in ons charter persoonlijke levenssfeer via onderstaande link, in te vullen : xxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxx/xx/xxxxxxx. Tot slot kan er een klacht worden ingediend bij de bevoegde overheidsinstantie in België indien een dergelijke vraag zonder gevolg blijft: xxxxx://xxx.xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/

2. Verwerking van persoonlijke gegevens

2.1. Voor het leveren van de diensten (zoals beschreven in deze Algemene Voorwaarden) door bpost is het noodzakelijk dat de Klant aan bpost Persoonsgegevens met betrekking tot de bestemmelingen van de zendingen meedeelt. Voor zover bpost deze Persoonsgegevens verwerkt voor de uitvoering van deze diensten (d.w.z. om de uitreiking te organiseren en, eventueel, om de zending op te volgen), treedt bpost op als Verwerkingsverantwoordelijke van deze Persoonsgegevens.

bpost controleert inderdaad de verrichtingen aangaande de Verwerking van deze Gegevens die worden uitgevoerd met het oog op de verwerking en de uitreiking van de zending, beslist welke Persoonsgegevens moeten worden bezorgd, of deze Persoonsgegevens moeten worden

verwerkt (door optisch lezen of door vergelijking met andere gegevensreeksen) voor doeleinden van kwaliteitsverbetering, of die Persoonsgegevens moeten worden overgemaakt aan derden (die bijvoorbeeld optreden als Verwerkers voor bpost), gedurende hoelang deze Persoonsgegevens bewaard zullen worden, wie er toegang tot deze Persoonsgegevens heeft, of deze Persoonsgegevens moeten worden overgedragen aan derden (operatoren die lokaal uitreiken) die zijn gevestigd in landen buiten de EU en volgens welk contractueel kader, of de aanvragen voor het uitoefenen van hun inzagerecht of van andere rechten ontvankelijk zijn, welke technische en organisatorische maatregelen er worden genomen om de Persoonsgegevens te beschermen, of de Persoonsgegevens worden gebruikt om operationele databases aan te vullen om adresherkenning te verbeteren enz.

2.2. De Klant treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke voor wat betreft de Verwerkingen van de Persoonsgegevens waarvoor hij de doeleinden en middelen van de Verwerking bepaalt, met inbegrip van de ophaling, de invoer, de opslag, de bijwerking en de overdracht van de Persoonsgegevens aan bpost.

2.3. Bijgevolg garandeert de Klant ten aanzien van bpost dat (i) de Persoonsgegevens rechtmatig zijn verkregen van de Betrokkenen krachtens de Reglementering Persoonlijke Levenssfeer en dat ze conform deze Regelgeving aan bpost

zijn verstrekt; (ii) hij bpost Persoonsgegevens verstrekt die up- to-date zijn en die ter zake dienend zijn voor de rechtmatige en gerechtvaardigde doeleinden die in het Contract worden omschreven; (iii) hij de Betrokkenen alle noodzakelijke en relevante informatie heeft verstrekt met betrekking tot

de Verwerking van hun Persoonsgegevens, conform de Reglementering Persoonlijke Levenssfeer; en (iv) de Verwerking geen rechten van derden schendt.

2.4. bpost en de Klant verbinden zich ertoe alle verplichtingen na te leven die krachtens de Reglementering Persoonlijke Levenssfeer aan de Verwerkingsverantwoordelijken worden opgelegd voor de Verwerkingen waarvoor zij in die hoedanigheid optreden.

2.5. bpost en de Klant verbinden zich ertoe om te allen tijde gedurende en na de looptijd van het Contract waarop deze algemene voorwaarden betrekking hebben, de andere partij te vrijwaren en schadeloos te stellen tegen schade ingevolge vorderingen, rechtshandelingen, juridische procedures of aanvragen door een bevoegde overheid, een Betrokkene en/ of een derde partij in verband met een inbreuk of vermeende inbreuk op de Reglementering Persoonlijke Levenssfeer

die voortvloeit uit een Verwerking van Gegevens die werd uitgevoerd krachtens deze algemene voorwaarden of een inbreuk door de Klant, bpost of hun medewerkers op hun verplichtingen inzake gegevensbescherming krachtens deze algemene voorwaarden. Voor zover toegestaan door de

Reglementering Persoonlijke Levenssfeer, (1) is de Klant of bpost enkel aansprakelijk tegenover de andere partij voor

(i) materiële schade die rechtstreeks wordt veroorzaakt door een zware of opzettelijke fout van de Klant of bpost of

hun medewerkers, en (ii) overlijden en lichamelijk letsel van een natuurlijke persoon veroorzaakt door een handeling of nalatigheid van de Klant of bpost of van hun medewerkers bij de uitoefening van hun functie, (2) is de Klant of bpost niet aansprakelijk voor immateriële of indirecte schade, met inbegrip van financiële schade, winstderving en schade aan de reputatie of het imago van de andere partij en (3) zal de aansprakelijkheid van de Klant of bpost beperkt zijn tot het bedrag dat aan de Klant.

2.6. Ingeval dat de Diensten de uitreiking van een postzending in een land buiten de Europese Economische Ruimte omvatten, dan worden de Persoonsgegevens met betrekking tot de bestemmelingen van de door de Klant aan bpost toevertrouwde zendingen (d.w.z. de volgende categorieën Persoonsgegevens: voornaam, naam en uitreikingsadres) meegedeeld aan een lokale operator die belast is met de uitreiking van de zending in dat land en die optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitreiking van de zending in dat land. Indien hij buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd, dan werden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie aan hem opgelegd.

2.7. De klant garandeert dat deze bestemmelingen op de hoogte werden gebracht van de voormelde verwerkingen van hun persoonsgegevens door bpost en door deze derde operatoren.

2.8. Deze persoonsgegevens dienen toegankelijk te zijn voor onze leveranciers van informaticadiensten aan wie de

modelcontractbepalingen van de Europese Commissie werden opgelegd indien ze buiten de Europese Economische Ruimte

(Europese Unie) zijn gevestigd.

HR-veiligheid ‌

4. bpost dient ervoor te zorgen dat zijn personeel te allen tijde op de hoogte is van de veiligheidsvereisten inzake ICT en dat het deze vereisten naleeft.

Toegangscontrole

5. bpost zal de “least-privileged” en “need-to-know”-concepten toepassen en zorgen voor een scheiding van rechten.

bpost zal zorgen voor passende procedures om nieuwe procedures / bijkomende toegangsrechten te registreren en om gebruikers te deregistreren.

Fysieke Veiligheid en Veiligheid van de Omgeving

6. bpost zal zorgen dat er controles op het binnenkomen (de toegang) van fysieke personen worden gehouden, teneinde onbevoegde personen te beletten om toegang te krijgen tot de middelen die de krachtens dit artikel verleende diensten ondersteunen, en om ze beletten om ze te beschadigen of te verstoren.

7. Om verlies, beschadiging, diefstal of compromittering te voorkomen, zal bpost op het vlak van omgevingscontroles zorgen voor een passende bescherming van alle

middelen die de krachtens dit artikel verleende diensten ondersteunen.

Algemene Vereisten en Verplichtingen

1. Zowel bpost als de Klant verbinden zich ertoe om elkaar onverwijld in te lichten in geval van manifeste of vermoedelijke inbreuken op de wetten inzake gegevensbescherming en/of inbreuken op deze bijlage.

In alle dergelijke gevallen zullen beide partijen hun steun bieden om ze op te lossen.

2. bpost zal te allen tijde zorgen voor een passend gecontroleerde beveiligde omgeving.

Veiligheidsvereisten

Organisatie en Veiligheid van de Informatie

3. bpost zal resources toewijzen die de vereiste expertise hebben om de veiligheid van de als onderdeel van de uitvoering van de dienst verwerkte Klantgegevens te garanderen.

Veiligheid Communicatie & Operations

8. bpost zal zorgen voor een passende en tijdige capaciteit om het passende veiligheidsniveau voor de krachtens dit artikel verwerkte Klantgegevens aan te houden.

9. bpost zal ervoor zorgen dat de ICT-infrastructuur die de krachtens dit artikel verleende diensten ondersteunt, zal worden versterkt en bestand zal worden gemaakt tegen aanvallen.

3. Technische en Organisatorische Maatregelen

10. bpost zal controles houden om kwaadwillige software op te sporen en om er Klantgegevens tegen te beschermen, en zal ervoor zorgen dat er passende “user awareness”- procedures worden ingevoerd.

11. bpost zal redelijke en passende veiligheidsmaatregelen invoeren om de Klantgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of kwaadwillige software.

Incidentbeheer Veiligheid van de Informatie

12. bpost zal de Klant op de hoogte brengen van elk veiligheidsgerelateerd incident, waaronder de

beschermingsmaatregelen die worden genomen om de impact van het incident te verkleinen en de preventieve maatregelen die worden voorgesteld om incidenten in de toekomst te voorkomen.

Service Centre + 32 (0)2 201 11 11 xxx.xxxxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

Bijlage 5

Document Metadata