XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
FORUM OFFICE
Dit document wordt u aangeboden door: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Het Nieuwe Werken voorbij
Van hype naar veranderstrategie
FOTOGRAFIE XXXXX XX XXXXX
Het Nieuwe Werken (HNW) is zo langzamerhand de hype voorbij, maar hoe staat het anno 2012 met HNW in de regio Rivierenland? Is het al ingeburgerd in de organisaties? Oftewel kunnen we inmid- dels spreken van het normale werken? Kasteel Wijenburg in Ech- teld vormt het verzamelpunt voor een tafeldiscussie tussen des- kundigen die elk vanuit hun eigen invalshoek het thema belichten.
Stellingen
• HNW is een containerbegrip.
• Werkgevers zijn zich nauwelijks be- wust van de arboregels die voor de thuiswerkplek gelden.
• Overbelasting ligt op de loer bij HNW.
• Managen op output is niet voor iedereen geschikt.
• Wie straks nog werknemers wil aantrekken, moet HNW wel invoeren.
• Het traditionele kantoor sterft uit.
Alle deelnemers van het forum zijn het er over eens dat de term HNW min of meer achterhaald is. “Mensen hebben de afge- lopen tijd deze naam al zo vaak horen vallen, dat het voor MKB-ondernemers zijn aantrekkingskracht heeft verloren”, stelt Xxx Xxxxx. “HNW is al zo oud als de weg naar Rome”, verklaart Xxxxx Xxxxxxxx.
“Vijftien jaar geleden was het ook een trend, alleen heette het toen bij ons het ‘MEOS kantoor’ en inmiddels heeft het bij Gispen de naam ‘A better life at work’ gekregen.”
Deelnemers
• Xxxx Xxxxxxxxxx, Beleidsmedewerker externe betrekkingen Waterschap Rivierenland
• Xxx Xxxxx, Commercieel eindeverant- woordelijk Aspect ICT / De Giessen Kantoorefficiency
• Xxxxxxx Xxxxxxxx, Oprichter The Branding House
• Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Directiesecretaris Kamer van Koophan- del Midden-Nederland
• Xxxxx Xxxxxxxx, Accountmanager Gispen
• Xxxxxx Xxxxxxxx, Werkgeversadviseur Werkgevers Adviespunt Rivierenland
• Xxxx Xxxxxxx, Adviseur VCC Oost
Nieuwe definities
Xxxxx Xxxxxxxx
Xxxx Xxxxxxxxxx
“Je ziet inderdaad allerlei nieuwe termen en definities ontstaan”, onderstreept Xxxxxxx Xxxxxxxx. “HNW wordt als het ware gerebrand. Zo heb ik een klant waar medewerkers geen werknemer zijn maar
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
Xxx Xxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxxx
Xxxx Xxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxxxx
werkondernemer. Binnen dat werkonder- nemerschap wordt alles benoemd wat ook binnen HNW valt. Toch heeft het desbe- treffende bedrijf deze manier van werken bewust anders genoemd, omdat men an- dere associaties heeft bij HNW en het minder spannend klinkt.”
Bij Waterschap Rivierenland is er voor de naam Xxxxx@ gekozen, terwijl bij Aspect
| ICT wordt gesproken van dynamisch werken. Overeenkomst tussen alle termen is echter dat organisaties HNW gaan be- naderen als een middel om te komen tot een nieuwe manier van werken die bij hen past en die aansluit bij hun doelstellingen. Xxxx Xxxxxxx belicht dit als volgt: “Waar het in feite op neer komt is dat werken meer maatwerk is geworden. De manier waarop jouw medewerker het beste werkt, daar past de werkgever zich op aan.” Xxxxx Xxxxxxxx voegt toe: “Welke wille- keurige naam HNW ook heeft, je ziet dat
de werkprocessen leidend zijn. Je zoekt die werkplek uit, waar jij het beste denkt te kunnen werken. Als je bijvoorbeeld productiever denkt te zijn door bepaalde werkzaamheden die dag thuis te verrich- ten, dan ga je op dat moment thuiswer- ken.”
d
d
t
Arboregels
Dat bij thuiswerk ook arboregels om de hoek komen kijken, daar lijkt niet ieder- een zich van bewust. “Uit onderzoek van de Kamer Van Koophandel is gebleken dat qua naleving van de arboregels het veel uitmaakt of medewerkers verplicht zijn om vanuit huis te werken of de mo- gelijkheid aangeboden krijgen”, berede- neert Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx.
“Officieel ben je als werkgever vanaf twee uur thuiswerk verantwoordelijk voor de werkplek van je werknemer”, legt Xxxxx Xxxxxxxx uit. “Gispen heeft een apart label opgericht ‘Gispen Huiswerk’, waarbij je zowel producten als diensten krijgt aangereikt om het nieuwe thuis- werken tot een succes te maken. Wat de werkgever vaak niet weet is dat hij elke vijf jaar € 1815,- onbelast mag vergoe- den voor de thuiswerkplek.”
“Je kunt natuurlijk nooit controleren of iemand ook daadwerkelijk vanachter zijn bureau werkt, of met de laptop op de bank ligt”, haakt Xxxx Xxxxxxx in. “Ik ken diverse bedrijven, waar je ervoor te- kent dat je instructies hebt gehad met be- trekking tot het thuiswerken. Niet alleen om claims te voorkomen, maar ook voor een stukje verantwoording.”
Xxx Xxxxx reageert sceptisch: “Slaan we daar dan niet in door? Uiteindelijk facili-
teer je iets, waardoor je medewerker flexibeler is. Het is toch van de zotte dat je dan alsnog een claim kunt krijgen om- dat iemand een paar uur aan de keukenta- fel heeft gewerkt en daardoor claimt dat hij last van zijn rug heeft?”
Eenheidsworst
De inhoud van HNW leent zich niet als eenheidsworst. De kracht van HNW zit volgens de forumdeelnemers dan ook in de vrije ruimte die het heeft. Ruimte voor maatwerk; oftewel invulling van de ver- schillende onderdelen passend op een specifieke organisatiecontext.
“Een spannende ontwikkeling hierin vind ik de nieuwe generatie die puur op men- taliteit een bedrijf kiest”, verklaart Maar- ten Neeskens. “Vanuit branding kun je hier heel veel kanten mee op. ‘Hoe leuk en spannend is jouw bedrijf?’ is hierbij een belangrijke leidraad. Een contract af- sluiten om je mensen aan het werk te houden is hierbij uit den boze. Beter is het om een soort mentaal contract af te sluiten met je werknemer. Van meer ver- antwoordelijkheid gaan mensen preciezer en consciëntieuzer werken.”
Xxxxxx Xxxxxxxx vult aan: “Wanneer je in je werk meer verantwoordelijkheid krijgt zal je minder snel geneigd zijn om klokslag 17.00 uur je computer uit te zet- ten. Je bent eerder bereid om dingen goed af te handelen, omdat je je er ver- antwoordelijk voor voelt.”
Hierbij snijdt het mes aan twee kanten, merkt Xxx Xxxxx op. “Wanneer iemand regelmatig langer doorwerkt, moet je als werkgever ook de ruimte bieden dat de medewerker een keer eerder naar huis
FORUM OFFICE
kan of de klus een keer ’s avonds thuis af maakt.”
HNW dient volgens Xxxxxxx Xxxxxxxx als een veranderstrategie gezien te worden. “Via internal branding probeer je voor el- kaar te krijgen dat mensen je merknaam omarmen. Je ziet dat de grootste slag niet op het gebied van kosten en flexibiliteit gemaakt wordt, maar des te meer hoe mensen uiteindelijk hun werk vanuit de cultuur en sfeer koesteren en dit ook uit- dragen. Denk hierbij aan opleidingen, maar bijvoorbeeld ook aan vrije tijd. Je
ziet een kentering in HNW ontstaan. Pu- shen werkt niet meer, pull des te meer. Mensen moeten het aantrekkelijk en leuk vinden om bij jouw bedrijf te werken.”
Management
De veranderstrategie die een bedrijf door wilt voeren vraagt om een visie van het management op de nieuwe situatie, een duidelijke aanpak en co-creatie met de medewerkers. “Vooral het eerste wordt nog al eens vergeten”, reageert Xxxx Xxxx- xxxxxx. “Wanneer HNW niet omarmd
wordt door het management kun je er be- ter niet aan beginnen. De voorbeeldfunctie is essentieel.”
Tips&Tricks
- Stel HNW niet als doel op zich.
- Zorg ervoor dat HNW niet alleen door werknemers maar ook door directie en middenmanagement wordt omarmd.
- De basis voor HNW ligt bij vertrouwen.
- Kijk als ondernemer waar je met je organisatie en je mensen naartoe wilt, bepaal vervolgens welke onderdelen uit HNW op jouw bedrijf van toepas- sing zijn. Blijf bij jezelf.
- Positioneer HNW als een aantrekkelijke werkvorm.
- Zie HNW als maatwerk. Doe gedegen vooronderzoek.
- Verloochen je cultuur niet. Het moet binnen je bedrijf passen.
- Praat niet over de hoofden van je medewerkers, maar betrek ze bij het he- le proces.
Naast de voorbeeldfunctie die het manage- ment heeft, dient er door het management ook gedacht te worden aan coaching. “Bij HNW speelt vrijheid een belangrijke rol”, zegt Xxxx Xxxxxxx. “Maar het moet na- tuurlijk niet zo ver gaan dat wanneer je bij een werkgever binnenkomt, je een laptop met inlogcode krijgt en het voor de rest maar moet uitzoeken.”
“Betrokkenheid bij de organisatie is ont- zettend belangrijk voor de werknemer om zich goed te kunnen voelen binnen een be- drijf”, vult Xxxxxx Xxxxxxxx aan. “Om die betrokkenheid te vergroten zul je als werk- gever ook je werknemer moeten coachen.” Xxxx Xxxxxxxxxx sluit zich hierbij aan: “HNW past heel erg in de maatschappij van deze tijd. Toch is er één grote valkuil. Iemand moet de werknemer wel onder de vleugels nemen, zodat de desbetreffende persoon zich kan nestelen in de organisa- tie. Doe je dit niet, dan voelt iemand zich al gauw verloren.”
Kasteel Wijenburg
Of het nu gaat om een personeelsfeest, een diner, een productpresentatie of om de exclusieve ontvangst van relaties, Kasteel Wijenburg in Echteld inspireert. Met de sfeer en de uitstraling van het Kasteel wordt ernaar gestreefd om van iedere ontvangst een bijzondere erva- ring te maken. Voor uitbundige feeste- lijkheid of ingetogen exclusiviteit: het Kasteel biedt enorm veel mogelijkheden door de aanwezigheid van een aantal prachtige ruimtes.
“Mensen die op hun vrijheid gesteld zijn, willen op sommige momenten juist graag op iemand terug kunnen vallen”, vat Xxx Xxxxx samen. “Werkgevers doen er goed aan duidelijk te benoemen wat ze van hun medewerkers verwachten en hen daarnaast goed ‘werkplek-gereedschap’, een inspire- rende werkomgeving, opleiding en een vraagbaak of coach te bieden.”
Technieken
HNW blijkt in de praktijk niet voor iedere branche of persoon geschikt. “Niet voor alle bedrijven is dezelfde mate van HNW in te voeren”, zegt Xxxxx Xxxxxxxx. “Het hangt altijd van de diverse soorten werk- processen af.”
Xxx Xxxxx is het daarmee gedeeltelijk eens: “HNW is minder bedoeld voor de productiemedewerkers maar ook binnen deze bedrijfstakken heeft men voordeel bij een betere bereikbaarheid en overal toe- gang tot belangrijke informatie. Denk bij- voorbeeld aan het omzetten van een af- spraak of toesturen van een folder, op welke plek dan ook. Hierdoor kunnen ook deze branches met onderdelen uit HNW aan de slag. Al wil dit nog niet zeggen dat je door te werken met een iPad meteen een Nieuwe Werker bent.”
Met de intrede van al deze technieken lo- pen werk en privé steeds meer in elkaar over.
“HNW is bedoeld om je work-life balan- ce beter te maken”, vertelt Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx. “Het moet rust geven en geen onrust brengen. Sommige mensen
blijven echter continu met hun werk be- zig. Het is dan ook niet voor iedereen weggelegd.”
Mix
Dat alle bedrijven dan ook meemoeten met HNW, daarmee zijn de deelnemers van het forum het oneens. “Je moet kijken naar het individu”, benadrukt Xxxx Xxxxxxx. “Dat twee mensen met hetzelfde werk precies op dezelfde manier het werk oppakken, dat gaat verdwijnen.”
Xxx Xxxxx voegt toe: “Je ziet dat er een prima mix ontstaat, waarbij zowel de tradi- tionelere- als dynamische werkers binnen een bedrijf actief zijn én elkaar aanvullen.” “Elementen van HNW zijn overal, zelfs in productiebedrijven, goed door te voe- ren, als je maar wilt”, reageert Xxxx Xxxx-
xxxxxx. “Het moet echter wel bij de cul- tuur van de organisatie passen. Wil je het echt of ga je mee met de hype? In het laatste geval wordt de verkeerde argu- mentatie gebruikt en gaat het niet lukken om de verandering naar HNW door te voeren. Het gaat immers niet vanzelf. Dit zijn dan ook de voorbeelden waar het niet gelukt is en waar anderen dan van zeg- gen: ‘Zie je wel, het werkt niet.’ Die mensen nodig ik overigens graag uit om bij ons te komen.”
Xxxxxxx Xxxxxxxx maakt tot slot de vol- gende vergelijking: “Wanneer je kijkt naar de introductie van de cd’s zijn er ook mensen die de lp altijd trouw zijn geble- ven en zo zullen er ook altijd aanhangers zijn van het traditionele kantoor.”