5G-PILOOTPROJECTEN SUBSIDIEOVEREENKOMST

De Belgische Staat, vertegenwoordigd door de minister van Ambtenarenzaken, Overheidsbedrijven, Telecommunicatie en Post, van wie het kabinet in de Xxxxxxxxxxxxx 00/000 - 0000 Xxxxxxx gevestigd is en van wie de administratie, de Algemene Directie Economische Reglementering van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie, te City Atrium in de Vooruitgangstraat 50 in 0000 Xxxxxxx gevestigd is (hierna als “de FOD Economie” aangeduid).

[NAAM BEGUNSTIGDE], ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer [ONDERNEMINGSNUMMER], hierna als “de begunstigde” aangeduid.

Indien meerdere begunstigden:

[NAAM BEGUNSTIGDE 2], ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer [ONDERNEMINGSNUMMER].

Die alle [AANTAL] hierna samen als “de begunstigde” worden aangeduid.

Die partijen zijn overeengekomen tot de overeenkomst toe te treden volgens de hierna vermelde bepalingen en voorwaarden en de bijlagen ervan. De bijlagen maken integraal deel uit van de overeenkomst.

Door de overeenkomst te tekenen, aanvaardt de begunstigde de subsidie en verbindt er zich toe de tenuitvoerlegging ervan te garanderen onder zijn eigen verantwoordelijkheid, conform de overeenkomst en met al de verplichtingen en voorwaarden die ze inhoudt.

2.WETTELIJKE BEPALINGEN

Gelet op de Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie van 17 juni 2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard (hierna de “algemene groepsvrijstellingsverordening”);

Gelet op het koninklijk besluit van [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT].

3.BEPALINGEN EN VOORWAARDEN

HOOFDSTUK 1 — ALGEMEEN

ARTIKEL ÉÉN — VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst legt de rechten en verplichtingen, alsook de bepalingen en voorwaarden vast die van toepassing zijn op de subsidie die aan de begunstigde toegekend is om het in hoofdstuk 2 beschreven project uit te voeren.

HOOFDSTUK 2 — HET GESUBSIDIEERDE PROJECT

ARTIKEL 2 — UIT TE VOEREN PROJECT

De subsidie wordt toegekend voor het project genaamd [NAAM EN ACRONIEM VAN HET PROJECT]

(hierna ‘het project’), zoals beschreven in bijlage I.

Indien meerdere begunstigden:

Voor de uitvoering van het project treedt [CONSORTIUMLEIDER] op als consortiumleider.

Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de begunstigden zich akkoord dat alle subsidies door de FOD Economie, zoals bepaald in artikel 17 van deze overeenkomst, worden betaald aan de consortiumleider die deze gelden in naam en voor rekening van alle begunstigden in ontvangst neemt en die de betreffende subsidiebedragen rechtmatig en tijdig doorstort aan de andere begunstigden, overeenkomstig het goedgekeurde projectvoorstel.

De consortiumleider wordt in geen enkel geval beschouwd als de uiteindelijke en enige begunstigde van de subsidie.

Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de begunstigden zich eveneens akkoord dat de consortiumleider alle begunstigden vertegenwoordigt en jaarlijks het technische en financiële voortgangsrapport indient in naam en voor rekening van de begunstigden, zoals ook bepaald in artikel 16 van deze overeenkomst.

ARTIKEL 3 — DUUR EN STARTDATUM VAN HET PROJECT

De duur van het project bedraagt [PROJECTDUUR] jaar / maanden te rekenen vanaf [STARTDATUM].

ARTIKEL 4 — GERAAMDE BEGROTING VAN DE BEGUNSTIGDE

De “geraamde begroting” voor het project is in bijlage I (i.e. het projectvoorstel) vermeld. Die bevat de geraamde in aanmerking komende kosten en de soorten kosten, uitgesplitst per kostenpost zoals bedoeld in bijlage III (i.e. de projectoproep van 2022).

HOOFDSTUK 3 — SUBSIDIE

ARTIKEL 5 — BEDRAG EN VORM VAN DE SUBSIDIE, STEUNINTENSITEIT EN SOORTEN KOSTEN

5.1. Maximaal bedrag van de subsidie en informatieplicht

Het bedrag van de subsidie bedraagt [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]), btw inclusief (indien van toepassing geacht).

De begunstigde moet de FOD Economie onmiddellijk op de hoogte brengen van de steun die is gevraagd of verkregen voor het project bij andere overheidsdiensten.

De waarde van schijven van de subsidie wordt in de overeenkomst bepaald en wordt niet aan de index onderworpen. De in aanmerking komende kosten worden gedisconteerd tot hun waarde op het tijdstip van de toekenning van de steun, d.w.z. bij de sluiting van de overeenkomst.

5.2. In aanmerking komende kosten en eindbedrag van de subsidie

De geraamde in aanmerking komende kosten van het project bedragen [KOSTPRIJS IN LETTERS] euro (€ [XXXXXXXXX IN CIJFERS]) waarvan [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]) als subsidie worden betaald, waarbij het gaat om [SOORT O&O].

De in aanmerking komende kosten moeten onder de volgende soorten kosten gedeclareerd worden (“soorten kosten”).

Indirecte kosten: de begunstigde dient aan te tonen dat de indirecte kosten niet meer dan 10 % bedragen van het totaalbedrag aan directe kosten. De indirecte kosten bestaan uit
- i) de overheads en
- ii) de forfaitair courante werkingskosten

b) Voor de rechtstreekse personeelskosten:

als werkelijk aangegane kosten (“werkelijke kosten”) of
op basis van een bedrag per eenheid berekend door de begunstigde volgens zijn gebruikelijke kostenberekeningsmethoden (“eenheidskosten”);

c) voor de rechtstreekse onderaannemingskosten: als werkelijk aangegane kosten (werkelijke kosten). De onderaannemingskosten worden via facturen ingediend. Een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde activiteiten, van de gepresteerde uren en van het dag- of uurtarief moet op de facturen vermeld worden;

d) voor de andere rechtstreekse kosten: als werkelijk aangegane kosten (werkelijke kosten).

Het eindbedrag van de subsidie is afhankelijk van de mate waarin het project uitgevoerd wordt in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van de overeenkomst.

De FOD Economie is belast met het toezicht op de aanwending door de begunstigde van de steun die bij de overeenkomst toegekend wordt. De FOD Economie staat in voor de inhoudelijke voortgangscontrole van de steun, onder meer door de begunstigde te laten rapporteren over de indicatoren vermeld in de projectoproep (i.e. bijlage III van deze subsidieovereenkomst).

Als de subsidie door onjuiste uitvoering of niet-nakoming van andere verplichtingen verlaagd wordt, berekent de FOD Economie het verlaagde bedrag van de subsidie door het bedrag van de verlaging (berekend naar evenredigheid van de graad van niet-uitvoering van het project of de ernst van niet-nakoming van verplichtingen, in dit hoofdstuk) af te trekken van het maximale bedrag van de subsidie bepaald in de overeenkomst.

5.3. Herziene eindbedrag van de subsidie

Als de FOD Economie, na betaling van het saldo (in het bijzonder na de controles of beoordelingen), kosten afwijst of de subsidie verlaagt, berekent hij het “herziene eindbedrag van de subsidie” voor de begunstigde.

Dat bedrag wordt berekent de FOD Economie op basis van de bevindingen als volgt:

in het geval van afwijzing van de kosten: door het percentage dat de steunintensiteit vertegenwoordigt toe te passen op de herziene in aanmerking komende kosten die zijn goedgekeurd door de FOD Economie voor de begunstigde;
in het geval van een verlaging van de subsidie: door het aandeel van de begunstigde te berekenen in het bedrag van de subsidie die is verlaagd naar evenredigheid van de graad van niet-uitvoering van het project of de ernst van niet-nakoming van zijn verplichtingen.

In geval van afwijzing van de kosten en van verlaging van de subsidie is het herziene eindbedrag van de subsidie voor de begunstigde het laagste bedrag van de twee bovenvermelde bedragen.

ARTIKEL 6 — IN AANMERKING KOMENDE EN NIET-IN AANMERKING KOMENDE KOSTEN

6.1. Voorwaarden en toelaatbaarheid van de kosten

Het onderdeel van het project dat van de steun geniet, valt onder de categorieën experimenteel onderzoek en/of onderzoeksinfrastructuur. De in aanmerking komende kosten voor het onderdeel van het project dat onder experimenteel onderzoek valt, worden in artikel 25, §3 van de algemene groepsvrijstellingsverordening zijn vermeld. De in aanmerking komende kosten voor het onderdeel van het project dat onder onderzoeksinfrastructuur valt, worden in artikel 26, § 5 van de algemene groepsvrijstellingsverordening zijn vermeld.

De in aanmerking komende kosten moeten zowel voor de categorie experimenteel onderzoek als voor de categorie onderzoeksinfrastructuur aan de volgende algemene criteria voldoen:

ze moeten werkelijk door de begunstigde gemaakt en gedragen zijn;
ze moeten gemaakt zijn tijdens de in artikel 3 bepaalde periode of binnen dertig dagen na het verstrijken van voornoemde periode;
ze moeten vermeld worden in de geraamde begroting voorzien in bijlage I;
ze moeten aangegaan zijn in het kader van het project zoals beschreven in bijlage I en nodig zijn voor de uitvoering ervan;
ze moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn en in het bijzonder opgenomen zijn in de rekeningen van de begunstigde conform de toepasselijke Belgische boekhoudnormen en volgens de gebruikelijke boekhoudmethoden van de begunstigde.
ze moeten in overeenstemming zijn met de nationale wetgeving van toepassing op het vlak van fiscaliteit, werkgelegenheid en sociale zekerheid, en
ze moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en het principe van goed financieel beheer in acht nemen, in het bijzonder voor wat economie en efficiëntie betreft.

De in aanmerking komende kosten van de onderdelen van het project die onder de categorie experimenteel onderzoek vallen conform de relevante bepalingen van de oproep tot voorstellen van 2022, zijn de volgende:

personeelskosten: onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel voor zover zij zich met het project bezighouden;
kosten van apparatuur en uitrusting voor zover en zolang zij worden gebruikt voor het project. Wanneer die apparatuur en uitrusting niet tijdens hun volledige levensduur voor het project worden gebruikt, worden alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, als in aanmerking komende kosten beschouwd;
kosten van contractonderzoek, kennis en octrooien die op arm's length-voorwaarden worden gekocht bij of waarvoor een licentie wordt verleend door externe bronnen, alsmede kosten voor consultancy en gelijkwaardige diensten die uitsluitend voor het project worden gebruikt;
bijkomende algemene kosten en andere operationele uitgaven, waaronder die voor materiaal, benodigdheden en dergelijke producten, die rechtstreeks uit het project voortvloeien.

De in aanmerking komende kosten van de onderdelen van het project die onder de categorie onderzoeksinfrastructuur vallen conform de relevante bepalingen van de oproep tot voorstellen van 2022, zijn de kosten van de investeringen in immateriële en materiële activa.

De hierna bepaalde voorwaarden voor elke volgende begrotingscategorie moeten eveneens in acht genomen worden, conform de relevante bepalingen van de oproep tot voorstellen van 2022:

Het project moet voldoen aan de voorwaarden van verordening (EU) nr. 651/2014, zoals beschreven onder punt 1.14 “Europese voorwaarden en intensiteit van steun” van de oproep van 2022. In dat opzicht dient de begunstigde aan te tonen dat:

het bedrag van de gevraagde steun werd bepaald in overeenstemming met de intensiteitsdrempels en de maximumsteunbedragen vastgelegd in de verordening (EU) nr. 651/2014;
de gevraagde steun uitsluitend betrekking heeft op de (geheel of gedeeltelijke) terugbetaling van zogenaamde “in aanmerking komende kosten” zoals bedoeld in de voornoemde verordening (EU) nr. 651/2014.

De begunstigde moet aantonen dat de indirecte kosten niet hoger zijn dan 10% van het totale bedrag aan directe kosten.

De indirecte kosten bestaan uit i) de overheads en ii) de forfaitair courante werkingskosten:

Het bedrag voor overheads dekt op forfaitaire wijze de administratiekosten, de kosten voor telefoon, briefwisseling, onderhoud, verwarming, verlichting, elektriciteit, huur, materiaalafschrijving en verzekering.
Het bedrag voor de courante werkingskosten dekt op forfaitaire wijze de courante uitgaven die verbonden zijn met de uitvoering van het project, zoals gewone benodigdheden en leveringen voor de werkplaats en het kantoor, documentatie, verplaatsingen en verblijven in België en het buitenland, gebruik van rekenapparatuur, software, organisatie van vergaderingen, workshops en evenementen.

De directe kosten zijn kosten die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de gesubsidieerde activiteit en omvatten de personeelskosten, de specifieke werkingskosten en de onderaannemingskosten en waarvan de link met de gesubsidieerde activiteit dan ook duidelijk dient te worden aangetoond bijvoorbeeld door tijdsregistratie.

Personeelskosten: enkel personeelskosten van personeel dat werkzaam is o.b.v. een arbeidsovereenkomst met de begunstigde of een gelijkwaardig aanwijzingsbesluit, zijn aanvaardbaar binnen deze rubriek, op voorwaarde dat deze kosten in overeenstemming zijn met het gebruikelijke loonbeleid van de begunstigde. De aanvaardbare personeelskosten worden berekend voor al het personeel dat rechtstreeks betrokken is bij de uitvoering van het project.

Er wordt uitgegaan van een normale, voltijdse arbeidsduur. Hierbinnen kunnen enkel de reëel gemaakte tijdsbestedingen op het project in rekening gebracht geworden voor de bepaling van de personeelskosten.

Als een persoon andere bezoldigde activiteiten heeft (bijvoorbeeld deeltijdse tewerkstelling elders), kunnen de aanvaardbare personeelskosten enkel betrekking hebben op de ‘vrije’ ruimte.

De kosten van natuurlijke personen, die in het kader van een andere overeenkomst dan een arbeidsovereenkomst met de begunstigde werken of die door een derde tegen betaling bij de begunstigde zijn gedetacheerd, kunnen onder deze personeelskosten worden opgenomen, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan:

de natuurlijke persoon werkt onder soortgelijke omstandigheden als een werknemer (met name wat betreft de wijze van organisatie van het werk, de taken die worden verricht en de ruimten waar deze taken worden verricht);
het resultaat van de werkzaamheden behoort toe aan de begunstigde (tenzij uitzonderlijk anders overeengekomen); en
de kosten verschillen niet wezenlijk van de kosten van personeel dat soortgelijke taken uitvoert in het kader van een arbeidsovereenkomst met de begunstigde;

Onderaannemingskosten kunnen niet worden meegerekend als personeelskosten.

De specifieke werkingskosten zijn kosten die direct verbonden zijn met de uitvoering van het project en die niet reeds gedekt zijn door de forfait voor indirecte kosten. Deze worden aangetoond op basis van facturen en bewijs van betaling en gedeclareerd onder de benaming van de specifieke werking. Bij de specifieke werkingskosten moet aangetoond worden dat er een directe link is met het project, dat de aankoop van het betreffende goed of de betreffende dienst specifiek en exclusief werd verricht voor het project, dat de kosten niet reeds zijn gedekt door de forfait voor de indirecte kosten en moeten de nodige bewijzen daarvoor geleverd worden.
De begunstigde dient aan te tonen dat de onderaannemingskosten de kosten omvatten betaald aan een derde voor de uitvoering van taken of het leveren van diensten waarvoor bijzondere wetenschappelijke of technische vaardigheden vereist zijn en waarbij het gaat om taken die niet tot de normale hoofdactiviteit van de begunstigde behoort.

In geen geval mag het bedrag dat uitgetrokken wordt voor financiering van de onderaanneming meer bedragen dan 25 % van het totale budget van het project.
Indien de begunstigde van de steun gebonden is door de wet op de overheidsopdrachten, worden de bepalingen van die wet gevolgd. In het andere geval dient via een marktbevraging te worden aangetoond dat de gekozen onderaannemer een marktconform aanbod heeft met een goede prijs-kwaliteitverhouding.

6.2. Niet in aanmerking komende kosten

De niet in aanmerking komende kosten zijn onder andere:

de kosten die niet aan de voorwaarden in de artikelen 6.1 en 6.2 voldoen, in het bijzonder:

de kosten van de opbrengst van het geïnvesteerde kapitaal;
de schulden en de schuldenlast;
de provisies ten titel van verliezen of toekomstige schulden;
de debetinteresten;
de dubieuze vorderingen;
de koersverliezen;
de bankkosten gefactureerd door de bank van de begunstigde voor de overdracht van gelden afkomstig van de FOD Economie
de buitensporige of roekeloze uitgaven;
de aftrekbare btw;
de kosten aangegaan tijdens de opschorting van de uitvoering van het project.

de kosten gemeld voor een andere subsidie.
kosten van gebouwen en gronden voor zover en zolang zij worden gebruikt voor het project, vallen volgens Verordening (EU) nr. 651/2014 ook onder in aanmerking komende kosten. In het kader van deze oproep worden die kosten echter niet als in aanmerking komende kosten beschouwd en worden dus niet gesubsidieerd.

6.3. Gevolgen van de declaratie van niet in aanmerking komende kosten

De gedeclareerde kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen, zullen afgewezen worden.

HOOFDSTUK 4 — RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE PARTIJEN

AFDELING 1 — RECHTEN EN PLICHTEN IN VERBAND MET DE UITVOERING VAN HET PROJECT

ARTIKEL 7 — ALGEMENE VERPLICHTING OM HET PROJECT NAAR BEHOREN UIT TE VOEREN

De begunstigde moet het project naar behoren uitvoeren zoals beschreven in bijlage I, en met inachtneming van de voorwaarden van de overeenkomst, van de projectoproep en van alle wettelijke plichten volgens de Europese, internationale en nationale wetgeving die van toepassing is.

ARTIKEL 8 — MIDDELEN OM HET PROJECT UIT TE VOEREN

Elke begunstigde moet over de juiste middelen beschikken om het project uit te voeren. De begunstigden blijven ten volle verantwoordelijk voor de uitvoering van het project jegens de Belgische Staat.

ARTIKEL 9 — INKOOP VAN GOEDEREN, WERKZAAMHEDEN EN DIENSTEN

Als dat nodig is om het project uit te voeren, mag elke begunstigde goederen, werkzaamheden en diensten inkopen.

De begunstigde moet aantonen dat de uitrustingskosten de inkoop en de installatie van wetenschappelijke en technische apparaten dekken, met inbegrip van informatica- en buroticamateriaal.

ARTIKEL 10 — UITVOERING VAN PROJECTTAKEN DOOR ONDERAANNEMERS

Als dat nodig is om het project uit te voeren, mag de begunstigde bepaalde projecttaken beschreven in bijlage I in onderaanneming laten uitvoeren.

De begunstigde moet de onderaannemers op een zodanige wijze aanstellen dat de beste prijskwaliteitverhouding wordt verkregen of, indien van toepassing, de laagste prijs wordt betaald. Belangenconflicten dienen daarbij te worden vermeden.

Als er linken van aandeelhouderschap bestaan tussen de begunstigde van de steun en de onderaannemer in een project, dan moet de onderaannemer toch zijn kosten staven. De kosten van moeder-, dochter- of zusterondernemingen o.a. worden enkel aanvaard als ze doorgerekend worden (eventueel zonder winstmarge te factureren, enz.) aan de begunstigde van de steun. Die begunstigde moet ervoor zorgen dat zijn verplichtingen in het kader van de overeenkomst eveneens op de onderaannemers van toepassing zijn. Als de begunstigde een “aanbesteder” of een “aanbestedende entiteit” in de zin van de wetgeving over overheidsopdrachten is, dan moet hij aan die wetgeving voldoen.

Het feit dat de opdrachtnemer alle of een deel van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid ten aanzien van de FOD Economie. Deze laatste erkent geen enkele contractuele band met die derden. In elk geval blijft alleen de begunstigde aansprakelijk ten aanzien van de FOD Economie.

Een wijziging van onderaannemer (toevoeging/verwijdering) gedurende de uitvoering van het project kan maar gebeuren indien blijkt dat deze niet onder een uitsluitingscriterium valt, dit ten bate komt van het project en de FOD Economie hiermee akkoord gaat. De begunstigde brengt de FOD Economie onverwijld op de hoogte van iedere geplande wijziging

ARTIKEL 11 – OPVOLGINGSCOMITÉ

Zoals voorzien in de projectoproep (bijlage III), neemt het opvolgingscomité, voorgezeten door de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie en samengesteld uit experts van het Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie (BIPT), de FOD Economie, de FOD BOSA, Belspo, een academisch deskundige en een lid van het kabinet van de Minister voor Telecommunicatie, de opvolging van het project conform de projectoproep (bijlage III) en de bepalingen van deze overeenkomst voor zijn rekening.

ARTIKEL 12 — UITVOERING VAN PROJECTTAKEN DOOR VERBONDEN ENTITEITEN

Indien geen verbonden entiteit

§1. Alle begunstigden verklaren door ondertekening van deze overeenkomst dat geen enkele activiteit binnen het project zal worden uitgevoerd door verbonden entiteiten, bedoeld in artikel 2, § 1, punt 2), van Verordening nr. 1290/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 december 2013 tot vaststelling van de regels voor de deelname aan acties en de verspreiding van resultaten in het kader van "Horizon 2020 - het kaderprogramma voor onderzoek en innovatie (2014-2020)" en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1906/2006.

Indien wel verbonden entiteit(en)

§1. De volgende verbonden entiteiten, mogen de aan hen volgens bijlage I toegewezen projecttaken uitvoeren:

a) [NAAM VERBONDEN ENTITEIT], juridisch verbonden met [NAAM BEGUNSTIGDE].

b) …

De verbonden entiteiten kunnen de kosten die ze maken om de projecttaken uit te voeren, in overeenstemming met deze overeenkomst, als subsidiabel verklaren. De begunstigde moet ervoor zorgen dat het opvolgingscomité en de FOD Economie hun rechten in het kader van deze overeenkomst eveneens ten opzichte van de hoger vermelde verbonden entiteiten kunnen uitoefenen. De begunstigde moet ervoor zorgen dat zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst eveneens op de hoger vermelde verbonden entiteiten van toepassing zijn.

§2. Voor de toepassing van dit artikel wordt onder verbonden entiteiten verstaan: een juridische entiteit waarover een begunstigde direct of indirect zeggenschap kan uitoefenen, dan wel die onder dezelfde directe of indirecte zeggenschap staat als de begunstigde of die zelf de directe of indirecte zeggenschap over een begunstigde uitoefent. Die zeggenschap kan met name een van de twee volgende vormen aannemen:

het direct of indirect bezitten van meer dan 50 % van de nominale waarde van het uitgegeven aandelenkapitaal in de desbetreffende juridische entiteit, of van een meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van die entiteit; of
(ii) het direct of indirect rechtens of feitelijk bezitten van beslissingsbevoegdheden in de desbetreffende juridische entiteit.

AFDELING 2 — RECHTEN EN PLICHTEN IN VERBAND MET HET BEHEER VAN DE SUBSIDIES

ARTIKEL 13 — ALGEMENE INFORMATIEVERPLICHTING

13.1. Algemene verplichting om op verzoek informatie te verstrekken

Elke begunstigde moet, gedurende de uitvoering van het project of achteraf, alle gevraagde informatie verstrekken, zodat kan worden gecontroleerd of de kosten subsidiabel zijn, of het project op de juiste manier is uitgevoerd, alsook of aan eender welke andere verplichting van de overeenkomst is voldaan.

13.2. Verplichting tot het bijhouden van actuele gegevens en het verstrekken van inlichtingen over gebeurtenissen en omstandigheden die vermoedelijk van invloed zijn op de overeenkomst

Elke begunstigde moet ervoor zorgen dat de gegevens die aan de FOD Economie bezorgd worden, steeds actueel zijn, in het bijzonder de naam, het adres, de wettelijke vertegenwoordigers, de rechtsvorm en het type organisatie. Elke begunstigde moet de FOD Economie onmiddellijk in kennis stellen van:

de gebeurtenissen die waarschijnlijk de uitvoering van het project aanzienlijk beïnvloeden of vertragen, in het bijzonder:

de wijzigingen in zijn juridische, financiële, technische, organisatorische of eigendomsomstandigheden of die van zijn gelieerde entiteiten, alsook
de wijzigingen in de naam, het adres, de rechtsvorm, het type organisatie van zijn gelieerde entiteiten;

de omstandigheden die van invloed zijn op de beslissing om al dan niet de subsidie toe te kennen, of de mate waarin wordt voldaan aan de verplichtingen van de overeenkomst.
ingeval van belangrijke wijziging in het project (bijvoorbeeld wijziging van de partners, wijziging in de kosten van het project, wijziging in de organisatie van het project, wijziging in het oorspronkelijke projectplan, stopzetting van het project).

ARTIKEL 14 — SCHRIFTELIJKE GEGEVENS BIJHOUDEN — BEWIJSSTUKKEN BEWAREN

Elke begunstigde moet gedurende tien jaar na uitbetaling van het saldo de gegevens en ondersteunende documentatie bewaren om aan te tonen dat het project juist is uitgevoerd en de door hem aangegeven / gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie. De gegevens en ondersteunende documentatie moeten op verzoek of in het kader van controles of onderzoeken ter beschikking worden gesteld.

Als er lopende controles, onderzoeken, geschillen of andere vorderingen op basis van de overeenkomst zijn, moet de desbetreffende begunstigde de schriftelijke gegevens en overige bewijsstukken bewaren tot de procedures zijn afgerond. De begunstigde moet de (originele) documenten bewaren.

De FOD Economie aanvaardt papieren en elektronische documenten. De begunstigde moet de schriftelijke gegevens en andere bewijsstukken over de wetenschappelijke en technische uitvoering van het project bijhouden volgens de binnen het desbetreffende gebied aanvaarde normen.

Daarnaast, voor de personeelskosten (die als werkelijke kosten of op basis van eenheidskosten worden gedeclareerd), moet elke begunstigde een tijdsregistratie bijhouden voor het aantal gedeclareerde uren. De tijdsregistratie moet ten minste één keer per maand goedgekeurd worden door de mensen die voor het project en hun toezichthouders werken. Als er geen betrouwbare tijdsregistratie is voor de uren waarop aan het project gewerkt wordt, kan de FOD Economie andere bewijsstukken aanvaarden ter staving van de gedeclareerde uren, als die naar zijn mening een vergelijkbare mate van zekerheid bieden.

ARTIKEL 15 — OPLEVEREN VAN ONDERZOEKSRESULTATEN

Elke begunstigde moet de in bijlage I vermelde deliverables indienen binnen de daarin bepaalde termijn en overeenkomstig de daarin gestelde voorwaarden.

ARTIKEL 16 — CONTROLES OP BASIS VAN DE TUSSENTIJDSE VERSLAGEN OF EINDVERSLAGEN

16.1. Verplichting tot indiening van verslagen

De FOD Economie en het opvolgingscomité staan in voor de inhoudelijke voortgangscontrole van het gesubsidieerde project, onder meer door de begunstigde te laten rapporteren. De begunstigde van de subsidie levert, desgevallend via de consortiumleider, een schriftelijk verslag aan de FOD Economie en het opvolgingscomité over de uitvoering van het project en de aanwending van de steun overeenkomstig de modaliteiten bepaald in de projectoproep. De begunstigde brengt na afloop van het project een finaal rapport uit over het verloop en de resultaten van het project en verleent medewerking aan de evaluaties. Daartoe wordt gebruik gemaakt van het model voortgangs- en finaal rapport, zoals opgenomen in bijlage IV.

16.2. Procedure voor de indiening en evaluatie van verslagen

De gesubsidieerde projecten zijn het voorwerp van een eindevaluatie en tussentijdse evaluaties. Die evaluaties gebeuren in onderstaande onderscheiden stappen, ten laatste op de eveneens hieronder aangegeven deadlines:

Voor projecten met duurtijd van minder dan één jaar:

Eerste rapportageperiode: de begunstigde levert ten laatste op 31 augustus 2023 (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch voortgangsrapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV. Het schriftelijke voortgangsrapport moet elektronisch aan xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx bezorgd worden, die het onmiddellijk zal overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen 31 oktober 2023 keurt het opvolgingscomité dat rapport al dan niet goed. Als het rapport negatief beoordeeld wordt, meldt en motiveert het opvolgingscomité dat tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om een nieuw rapport in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van dat nieuwe rapport wordt een opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een nieuwe negatieve evaluatie van dat nieuwe rapport wordt het subsidieproject beëindigd volgens de procedure uiteengezet in artikel 37.
Tweede rapportageperiode: de begunstigde levert ten laatste op 30 april 2024 (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch finaal rapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV. Daarnaast levert de begunstigde ten laatste tegen 30 april 2024 eveneens gezamenlijk een financieel finaal rapport in excel-formaat en pdf aan, opgemaakt conform de richtlijnen uiteengezet in de projectoproep (Bijlage III). De finale rapporten moeten elektronisch aan xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx bezorgd worden, die deze onmiddellijk zal overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen 31 oktober 2024 zal het opvolgingscomité deze rapporten al dan niet goedkeuren. Indien deze finale rapporten negatief beoordeeld worden, meldt en motiveert het opvolgingscomité dit tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om nieuwe rapporten in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt een opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een negatieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt het subsidieproject beëindigd volgens de procedure uiteengezet in artikel 37.

Voor projecten met duurtijd van meer dan één jaar:

Eerste rapportageperiode: De begunstigde levert ten laatste op 31 augustus 2023 (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch voortgangsrapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV. Het schriftelijke voortgangsrapport moet elektronisch aan xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx bezorgd worden, die het onmiddellijk zal overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen 31 oktober 2023 zal het opvolgingscomité dit rapport al dan niet goedkeuren. Indien het rapport negatief beoordeeld wordt, meldt en motiveert het opvolgingscomité dit tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om een nieuw rapport in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van dit nieuwe rapport wordt een opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een nieuwe negatieve evaluatie van dit nieuwe rapport wordt het subsidieproject beëindigd overeenkomstig de procedure uiteengezet in artikel 37.
Tweede rapportageperiode: De begunstigde leverten ten laatste op 30 april 2024 (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch voortgangsrapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV. Daarnaast levert de begunstigde ten laatste tegen 30 april 2024 eveneens gezamenlijk een financieel voortgangsrapport in excel-formaat aan, opgemaakt conform de richtlijnen uiteengezet in de projectoproep (Bijlage III). De rapporten moeten elektronisch aan xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx bezorgd worden, die deze onmiddellijk zal overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen 31 oktober 2024 zal het opvolgingscomité deze rapporten al dan niet goedkeuren. Indien deze rapporten negatief beoordeeld worden, meldt en motiveert het opvolgingscomité dit tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om nieuwe rapporten in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt een opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een negatieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt het subsidieproject beëindigd volgens de procedure uiteengezet in artikel 37.
Derde rapportageperiode: De begunstigde leverten ten laatste op 30 april 2025 (indien van toepassing via de consortiumleider) een schriftelijk technisch finaal rapport aan, opgemaakt conform het model in bijlage IV. Daarnaast levert de begunstigde ten laatste tegen 30 april 2025 eveneens gezamenlijk een financieel finaal rapport in excel-formaat aan, opgemaakt conform de richtlijnen uiteengezet in de projectoproep (Bijlage III). De finale rapporten moeten elektronisch aan xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx bezorgd worden, die deze onmiddellijk zal overmaken aan het opvolgingscomité. Ten laatste tegen 31 oktober 2025 zal het opvolgingscomité deze rapporten al dan niet goedkeuren. Indien deze finale rapporten negatief beoordeeld worden, meldt en motiveert het opvolgingscomité dit tegenover de begunstigde. De begunstigde krijgt vervolgens een maand de tijd om nieuwe rapporten in te dienen, teneinde een positieve evaluatie te bekomen. Na positieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt een online opvolgingsvergadering tussen het opvolgingscomité en de begunstigde georganiseerd, gevolgd door een schriftelijke beoordeling van het opvolgingscomité. Na een negatieve evaluatie van deze nieuwe rapporten wordt het subsidieproject beëindigd volgens de procedure uiteengezet in artikel 37.

Als blijkt dat de kosten van een project in de 2e rapportageperiode van een project van meer dan een jaar oud aanzienlijk lager zullen uitvallen dan verwacht (minder dan 25% van de kosten zijn al gemaakt en er is geen zicht op extra kosten in 2024), dan kan het toezichtcomité besluiten tot een gecorrigeerde begroting voor het project (opgesteld in samenwerking met de begunstigde van de subsidie) en zal het voorschot van 41,66% worden uitbetaald op basis van deze nieuwe, lagere begroting

De begunstigde moet eveneens medewerking verlenen aan de financiële controle, eventueel uitgevoerd door een externe financiële expert die aangesteld wordt door de bevoegde diensten van de FOD Economie.

Elke begunstigde moet verklaren dat de verstrekte informatie volledig, juist en betrouwbaar is en dat de gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie.

De kosten worden gestaafd door middel van passende schriftelijke of elektronische gegevens en bewijsstukken die op verzoek of in het kader van controles en onderzoeken zullen worden overgelegd.

16.3. Rol van de consortiumleider (indien meerdere begunstigden)

In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), verklaren de begunstigden - door ondertekening van deze subsidieovereenkomst - zich akkoord dat de consortiumleider - zoals aangeduid in artikel 2 van deze overeenkomst - alle begunstigden van het consortium kan vertegenwoordigen en de technische (i.e. bijlage IV) en financiële (i.e. conform de richtlijnen van de projectoproep in Bijlage III) rapporten indient in naam en voor rekening van de begunstigden.

16.4. Valuta vermeld in de rapporten en omzetting in euro’s

Financiële staten moeten worden opgesteld in euro’s. Elke begunstigde moet in andere valuta gemaakte kosten omzetten in euro's overeenkomstig zijn gangbare boekhoudpraktijken.

16.5. Taal van rapporten

Alle rapporten (met inbegrip van financiële staten) worden opgemaakt in het Nederlands of Frans. De deliverables die conform het projectvoorstel in bijlage I dienen te worden opgeleverd door de begunstigde, worden ofwel in het Nederlands of Frans opgemaakt ofwel in het Engels met een samenvatting in het Nederlands of Frans.

ARTIKEL 17 — BETALINGEN EN BETALINGSREGELINGEN

17.1. Te verrichten betalingen

De uitbetaling van de steun zal gebeuren in 3 schijven, respectievelijk van [VOORSCHOT IN LETTERS] euro (€ [VOORSCHOT IN CIJFERS]) (i.e. 30%), [VOORSCHOT IN LETTERS] euro (€ [VOORSCHOT IN CIJFERS]) (i.e. 28,33%) en op het einde van het project een saldo van [SALDO IN LETTERS] euro (€ [SALDO IN CIJFERS]) (i.e. saldo van 41,66%).

De betaling van de eerste schijf, zijnde het voorschot van [VOORSCHOT IN LETTERS] euro (€ [VOORSCHOT IN CIJFERS]) (i.e. 30% van [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]), gebeurt na de ondertekening van deze subsidieovereenkomst en na indiening door de begunstigde/consortiumleider van een verklaring van schuldvordering (gebruik makend van bijlage V van deze subsidieovereenkomst).

De uitbetaling van de tweede schijf, zijnde het voorschot van [VOORSCHOT IN LETTERS] euro (€ [VOORSCHOT IN CIJFERS]) (i.e. 28,33% van [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]) gebeurt na een positieve evaluatie van de eerste rapportageperiode (zoals beschreven onder artikel 16) door het opvolgingscomité en na indiening door de begunstigde/consortiumleider van een verklaring van schuldvordering (i.e. gebruik makend van bijlage V van deze subsidieovereenkomst). Deze schuld dient tegen ten laatste 15 december 2023 aan de FOD Economie vereffend te worden.

17.2. Betaling van het saldo

Met de betaling van het saldo wordt het resterende deel van de door de begunstigde geraamde in aanmerking komende kosten vergoed zonder een bedrag van [SALDO IN LETTERS] euro (€ [SALDO IN CIJFERS]) (zijnde 41,66% van de totale subsidie van [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]) te overschrijden.

De uitbetaling van het saldo zal gebeuren na een positieve evaluatie van de tweede rapportageperiode door het opvolgingscomité en na indiening door de begunstigde/consortiumleider van een verklaring van schuldvordering (i.e. gebruik makend van bijlage V van deze subsidieovereenkomst) en binnen de perken van de beschikbare vereffeningskredieten en hun effectieve vrijgave. Deze schuld dient tegen ten laatste 15 december 2024 aan de FOD Economie vereffend te worden.

De betaling wordt uitgevoerd binnen een redelijke termijn na de evaluatie die door het opvolgingscomité wordt ter kennis gegeven na de ontvangst van het eindverslag. Goedkeuring houdt niet noodzakelijkerwijs in dat de inhoud van het verslag voldoet aan de eisen betreffende naleving en waarachtigheid, volledigheid en correctheid.

17.3. Kennisgeving van de verschuldigde bedragen

Wanneer de FOD Economie betalingen verricht, wordt de begunstigde formeel ingelicht over het te ontvangen bedrag, waarbij wordt vermeld of het een tussentijdse betaling of de betaling van het saldo betreft.

17.4. Valuta voor betalingen

Alle betalingen door de FOD Economie worden verricht in euro's.

17.5. Betalingen aan de begunstigde

De begunstigde/consortiumleider ontvangt de betalingen. Betalingen aan de begunstigde / consortiumleider zoals aangeduid in artikel 2 van deze overeenkomst ontheffen de Belgische Staat van zijn betalingsverplichting.

17.6. Bankrekening voor betalingen

Alle betalingen worden overgemaakt naar de volgende bankrekening van de begunstigde. In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), worden alle betalingen overgemaakt op de bankrekening van de consortiumleider (zoals aangeduid in artikel 2 van deze overeenkomst):

Bankrekening van de begunstigde / consortiumleider:

Naam van de bank: [NAAM VAN DE BANK]
Volledige naam van de rekeninghouder: [NAAM REKENINGHOUDER]
IBAN-code: [IBAN CODE]
BIC-code: [BIC CODE]
Vestigingseenheidsnummer van de rekeninghouder: [VESTIGINGSEENHEIDSNUMMER REKENINGHOUDER]

In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), verklaren de begunstigden - door ondertekening van deze subsidieovereenkomst - zich akkoord dat alle subsidies door de FOD Economie worden betaald aan de consortiumleider van het project, zoals aangeduid in artikel 2 van deze overeenkomst.

De consortiumleider neemt deze gelden in naam en voor rekening van alle begunstigden in ontvangst en stort de betreffende subsidiebedragen rechtmatig en tijdig door aan de andere begunstigden overeenkomstig het goedgekeurde projectvoorstel. In geen geval word de consortiumleider beschouwd als de enige en unieke eindbegunstigde van de subsidie

17.7. Datum van betaling

De betalingen verricht door de FOD Economie worden geacht te zijn verricht op de datum waarop zij zijn afgeboekt van de rekening van de FOD Economie .

ARTIKEL 18 — (ONVOORZIENE) AD HOC CONTROLES

18.1 Ad hoc controles door de FOD Economie

Onder voorbehoud van de bevoegdheden van de Inspectie van Financiën en het Rekenhof, controleert de FOD Economie gedurende de uitvoering of na afloop van het project of het project op de juiste manier is uitgevoerd en of wordt voldaan aan de uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen. Hiertoe behoort de beoordeling van prestaties en rapporten. De FOD Economie kan tevens om aanvullende informatie verzoeken overeenkomstig de overeenkomst.

De FOD Economie kan elke begunstigde verzoeken deze informatie rechtstreeks over te maken. De inlichtingen moeten juist, duidelijk en volledig zijn en in de vereiste vorm (ook elektronisch) worden verstrekt.

De FOD Economie kan, gedurende de uitvoering van het project of nadien, voor zover ze binnen de tien jaar na de betaling van het saldo opgestart worden, controles uitvoeren aangaande een juiste uitvoering van het project (waartoe behorend de beoordeling van prestaties en verslagen), de nakoming van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen, het naleven van de budgettaire en financiële criteria en de aanhoudende wetenschappelijke of technologische relevantie van het project. Er kunnen tot tien jaar na betaling van het saldo controles worden uitgevoerd. De desbetreffende begunstigde wordt hiervan formeel in kennis gesteld en de datum van de formele kennisgeving wordt beschouwd als de begindatum. Indien de controle bij een derde wordt gedaan, moet de begunstigde er de derde van informeren.

De FOD Economie kan rechtstreeks (door eigen medewerkers) of onrechtstreeks (met hiertoe aangewezen externe personen of instanties) controles laten uitvoeren. Zij informeert de desbetreffende begunstigde over de gegevens van de externe personen of instanties.

De desbetreffende begunstigde moet binnen de vereiste termijn alle gegevens overmaken in aanvulling op deliverables en verslagen die reeds eerder zijn ingediend (met inbegrip van gegevens betreffende gebruikte bronnen, de volledige boekhouding, individuele loonfiches of overige persoonlijke gegevens). De FOD Economie kan de desbetreffende begunstigde verzoeken deze informatie rechtstreeks over te maken.

De desbetreffende begunstigde kan worden verzocht deel te nemen aan bijeenkomsten, ook met externe deskundigen.

Voor controles ter plaatse moet de begunstigde toegang verlenen tot alle werklocaties en panden die hem toebehoren, alsook aan de externe personen of instanties, en moet hij ervoor zorgen dat de gevraagde informatie onmiddellijk beschikbaar is. De inlichtingen moeten juist, duidelijk en volledig zijn en in de vereiste vorm (ook elektronisch) worden verstrekt.

Op basis van de controle wordt een "controleverslag" opgesteld. De FOD Economie stelt de betrokken begunstigde formeel in kennis van het controleverslag, waarna deze binnen een termijn van 30 dagen formeel opmerkingen kan aantekenen ("contradictoire beoordelingsprocedure"). Controleverslagen worden opgesteld in het Nederlands of Frans.

18.2 Gevolgen van bevindingen uit controles

Naar aanleiding van de bevindingen van de ad hoc controles en beoordelingen die in de context van de overeenkomst zijn uitgevoerd, kan worden besloten tot de afwijzing van niet-in aanmerking komende kosten, verlaging van de subsidie, terugvordering van onverschuldigde bedragen of andere in Hoofdstuk 5 beschreven maatregelen. Afwijzing van kosten of verlaging van de subsidie nadat het saldo is betaald, heeft herziening van het subsidiesaldo tot gevolg.

Naar aanleiding van bevindingen van de ad hoc controles en beoordelingen kan om wijziging van bijlage I worden verzocht.

De FOD Economie stelt de betrokken begunstigde en de begunstigde formeel op de hoogte van stelselmatige of terugkerende fouten.

Wanneer de bevindingen betrekking hebben op het voor subsidie in aanmerking komen van kosten bevat de formele kennisgeving:

een uitnodiging tot indiening van opmerkingen;
een verzoek tot indiening van herziene financiële staten;
het correctiepercentage voor extrapolatie dat door de FOD Economie op basis van de stelselmatige of terugkerende fouten is vastgesteld, voor het berekenen van de bedragen die worden afgewezen wanneer de desbetreffende begunstigde meent dat de indiening van herziene financiële staten niet mogelijk of haalbaar is, of geen herziene financiële staten indient.

Vanaf het moment dat hij de kennisgeving ontvangt, heeft deze begunstigde 30 dagen de tijd voor het indienen van opmerkingen, herziene financiële staten of een voorstel voor een naar behoren onderbouwde alternatieve correctiemethode. Deze termijn kan in gerechtvaardigde gevallen door de FOD Economie worden verlengd.

De af te wijzen bedragen worden op basis van de herziene financiële staten bepaald, onder voorbehoud van de goedkeuring ervan.

Als de FOD Economie geen opmerkingen of herziene financiële staten ontvangt, de waarnemingen of de voorgestelde alternatieve correctiemethode niet aanvaardt of de herziene financiële staten niet goedkeurt, stelt ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van het aanvankelijk gemelde correctiepercentage. Als de FOD Economie de door de betrokken begunstigde voorgestelde alternatieve correctiemethode aanvaardt, stelt ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van deze alternatieve methode. Wanneer de bevindingen betrekking hebben op een onjuiste uitvoering of op niet-nakoming van een andere verplichting, bevat de formele kennisgeving:

een uitnodiging tot indiening van opmerkingen en
het vaste percentage dat de FOD Economie voornemens is toe te passen overeenkomstig het evenredigheidsbeginsel.

Vanaf het moment dat de desbetreffende begunstigde de kennisgeving ontvangt, heeft hij 30 dagen de tijd voor het indienen van opmerkingen of een voorstel voor een naar behoren gemotiveerd alternatief vast percentage. Indien de FOD Economie geen opmerkingen ontvangt of de opmerkingen of het voorgestelde alternatieve vast percentage niet aanvaardt, stelt ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van het aanvankelijk gemelde vaste percentage. Indien de FOD Economie het vast percentage ter vervanging aanvaardt dat door de betrokken begunstigde is voorgesteld, stelt ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van dit alternatieve vaste percentage.

ARTIKEL 19 — EVALUATIE VAN DE IMPACT VAN HET PROJECT

Het opvolgingscomité en de FOD Economie kunnen op basis van de doelstelling van het project tussentijdse of eindevaluaties uitvoeren naar de impact van het project. Het opvolgingscomité en de FOD Economie kunnen deze evaluaties rechtstreeks (door eigen medewerkers) of onrechtstreeks (door daartoe gemachtigde externe instanties of personen) laten uitvoeren.

De desbetreffende begunstigde verstrekt alle voor het evalueren van de impact van het project noodzakelijke informatie, waaronder begrepen informatie in elektronische vorm.

AFDELING 3 — RECHTEN EN VERPLICHTINGEN MET BETREKKING TOT RESULTATEN

ARTIKEL 20 — BESCHERMING VAN RESULTATEN — ZICHTBAARHEID VAN DE FINANCIERING

De tekst “Met de steun van het subsidieprogramma van de 5G pilootprojecten” moet vermeld worden op alle drukwerken en al de publiciteit met betrekking tot het project, alsook het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie. De resultaten en belangrijkste conclusies van het gerealiseerde en gesubsidieerde project worden na afloop eveneens publiek bekend gemaakt met de vermelding “met steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie” en gebruik makend van het officiële logo van de FOD Economie.

ARTIKEL 21 — EXPLOITATIE VAN RESULTATEN

Rapportering inzake de exploitatie van resultaten

Elke begunstigde stelt de Minister van Telecommunicatie en de FOD Economie op de hoogte als hij de resultaten van het project heeft geëxploiteerd (direct of indirect, in het bijzonder door het overdragen of in licentie geven van die resultaten) en dat tot tien jaar na de termijn bepaald in artikel 3, bijvoorbeeld als volgt:

door het gebruiken van de resultaten in vervolgonderzoek (buiten het project);

door het ontwikkelen, creëren of op de markt brengen van een product of procedé;

door het creëren en verstrekken van een dienst, of

door het gebruiken van de resultaten in normalisatieactiviteiten.

ARTIKEL 22 — PUBLIEKE VERSPREIDING VAN RESULTATEN GEFINALISEERDE PROJECTEN

22.1. Mededeling en beschikbaarstelling aan het publiek

Voor iedere in het projectvoorstel voorziene te leveren prestatie en op te leveren document/deliverable die beschreven is in het werkplan (bedoeld in criterium 4.(2).c) van de oproep), wordt een behoorlijke en omstandige toelichting verschaft over de gerealiseerde resultaten in het licht van de vooropgestelde doelstellingen en wordt voornoemde informatie in de vorm van een executive summary via de gepaste kanalen publiekelijk verspreid.

Voornoemde informatie wordt kosteloos publiekelijk toegankelijk gemaakt met het oog op de maximale verspreiding van de resultaten van het project via de gepaste kanalen (wetenschappelijke/sectorgebonden/websites en sociale media, specifieke of eigen website, jaarverslagen, documentatie van conferenties of seminaries, enz.). De hoger beschreven informatie wordt publiekelijk toegankelijk gehouden tot 5 jaar na de voltooiing van het project.

De referentie en/of de link naar de betreffende bron wordt gedeeld met de FOD Economie ter gelegenheid van de eindevaluatie van het project. De FOD Economie zal hiernaar verwijzen op de eigen website.

Elke begunstigde moet de FOD Economie van tevoren op de hoogte brengen van communicatieactiviteiten die een belangrijke media-impact zouden kunnen hebben

22.2. Vrijwaringsclausule

De begunstigde garandeert dat hij bij de uitvoering van het gesubsidieerde project de intellectuele eigendomsrechten zal respecteren.

De begunstigde vrijwaart de FOD Economie tegen alle vorderingen of eisen die door derden zullen worden ingesteld m.b.t. het houderschap, de inhoud en de vorm van de creaties en resultaten die ten gevolge van de uitvoering van het huidige project worden vervaardigd en verbindt zich ertoe om alle kosten en schadevergoedingen voortvloeiend uit een vordering of eis van een derde op grond van een inbreuk op een intellectueel eigendomsrecht en/of ander recht, te dragen.

De begunstigde moet de FOD Economie op eerste verzoek bijstand verlenen en vrijwaren, indien de FOD Economie door derden aangesproken wordt op gronden waarvoor krachtens dit artikel op de auteur een vrijwaringsplicht t.o.v. de FOD Economie rust.

22.3. Naamtekening

Tenzij de FOD Economie anderszins verzoekt of anderszins met partijen overeenkomt, of het onmogelijk is, wordt bij elke verspreiding van de resultaten (in welke vorm ook en inclusief elektronische verspreiding) het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie weergegeven voor zover dit gebruikelijk is in het betreffende medium, en de volgende tekst: “Met de steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie” vermeld. Wanneer het logo van de FOD Economie samen met een ander logo wordt weergegeven, wordt het logo van de FOD Economie op een voldoende opvallende plaats gezet.

Voor het nakomen van zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst, mag elke begunstigde het logo van de FOD Economie gebruiken. Deze bepaling geeft hem echter geen exclusief recht op het gebruik ervan. In dat opzicht kan het logo van de FOD Economie of elk soortgelijk handelsmerk of logo niet toegeëigend worden, noch door registratie noch op enigerlei andere wijze.

22.4. De verlening van een niet-exclusieve licentie

De begunstigde verleent aan de FOD Economie een niet-exclusief gebruiksrecht (niet-exclusieve licentie) op de eventuele resultaten van het project voor eigen doeleinden (bv. incorporatie in te ontwikkelen strategieën).

De prerogatieven op het gebied van intellectuele eigendomsrechten in verband waarvoor de begunstigde een niet-exclusieve licentie verleent aan de FOD Economie zijn de volgende:

het recht tot reproductie in om het even welke vorm, in de Franse, Nederlandse, Duitse en Engelse taal van de resultaten of een deel ervan;
het recht om de resultaten te vertalen of te laten vertalen in het Nederlands, Frans, Duits en/of Engels;
het recht tot opname van (een gedeelte) van de resultaten op haar website, een folder, boek, databank, multimediawerk of anderszins en de verspreiding van de creaties;
het recht tot verveelvoudiging van een gedeelte of van de volledige resultaten (ongeacht in welke taal het werk zich bevindt) via geluids- en/of beelddragers (o.a. via geluidscassettes, beeldcassettes, cd, cd-rom, cd-i, internet, informatiesnelwegen, [elektronische] netwerken, elke andere elektronische exploitatie), en het recht tot openbaarmaking en verspreiding van de aldus tot stand gebrachte verveelvoudigingen;
het recht tot publieke mededeling (publieke op- of uitvoering) (bv. via voordrachten (voor een publiek), via radio of televisie) van een gedeelte of van de volledige resultaten, in ongewijzigde vorm, ongeacht de taal van de resultaten;
het recht publiciteit te maken voor het project, hierbij gebruik makende van eventuele afbeeldingen, video’s, documenten,… die gerealiseerd werden in het kader van het project en waarvan de begunstigde de rechthebbende is;
het recht op mededeling aan het publiek.

De niet-exclusieve licentie wordt verleend voor de gehele beschermingsduur van de toepasselijke zijnde intellectuele rechten en andere rechten en voor de gehele wereld.

Voor de verlening van de niet-exclusieve licentie aan de FOD Economie zal de begunstigde of auteur geen bijkomende vergoeding, naast de verleende subsidies, ontvangen.

Het werk van de begunstigde zal door de FOD Economie geëxploiteerd worden onder zijn naam, met de vermelding “met steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie” en gebruik makend van het officiële logo van de FOD Economie.

22.5. Wijzigingen van het werk

De FOD Economie, alsook zijn personeelsleden behouden zich het recht voor tot aanpassing en actualisatie van de door de dienstverlener overgemaakte documenten, met inbegrip van het verbeteren van de spelling en grammatica en van de inhoud of de vorm.

22.6. Conferentie

Tenslotte en in voorkomend geval kan - op verzoek van de FOD Economie – aan de begunstigde worden gevraagd om deel te nemen aan een publieke conferentie waarbij het gesubsidieerde project en de vooruitgang en resultaten worden toegelicht door de begunstigde en uitvoerder van het project.

AFDELING 4 — OVERIGE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN

ARTIKEL 23 — VERPLICHTING TOT HET NALEVEN VAN ETHISCHE BEGINSELEN

Elke begunstigde voert het project uit overeenkomstig:

de ethische beginselen die onder meer bestaan in het vermijden van verzinnen, vervalsen, plagiaat plegen en andere vormen van wangedrag bij het onderzoek;
de Ethische Code voor het wetenschappelijk onderzoek in België, opgesteld op gemeenschappelijk initiatief van de Xxxxxxxx xxxxxx xxx Xxxxxxxx, xxx Xxxxxxx xx xxx Xxxxx-Xxxx xx Xxxxxxxx, de Académie royale de Médecine de Belgique, de Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten en de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België, hierbij ondersteund door de POD Wetenschapsbeleid.

ARTIKEL 24 — VERPLICHTING TOT HET VOORKOMEN VAN BELANGENCONFLICTEN

Elke begunstigde neemt alle noodzakelijke maatregelen om situaties te voorkomen waarin de onpartijdige en objectieve uitvoering van het project in het gedrang komt als gevolg van een economisch belang, politieke of nationale binding, familiale of emotionele banden of andere gedeelde belangen ("belangenconflict"). Indien zich een situatie voordoet die een belangenconflict vormt of vermoedelijk tot een belangenconflict zal leiden, moet hij de FOD Economie daarvan onverwijld formeel in kennis stellen en onmiddellijk alle noodzakelijke stappen nemen om deze situatie te corrigeren.

De FOD Economie kan controleren of de genomen maatregelen voldoende zijn en kan eisen dat binnen een bepaalde termijn aanvullende maatregelen worden genomen.

ARTIKEL 25 — GEHEIMHOUDING

In de regel is alle uit het project voortkomende informatie vatbaar voor publieke bekendmaking. Slechts indien behoorlijk kan gemotiveerd worden dat de rechtmatige belangen of intellectuele eigendomsrechten van een begunstigde moeten worden gevrijwaard, kan de kwalificatie als ‘vertrouwelijk’ worden aangebracht. Gedurende de uitvoering van het project en tot tien jaar na de in artikel 3 bepaalde periode behandelen de partijen alle gegevens, documenten of andere elementen (in welke vorm ook), als vertrouwelijk indien die uitdrukkelijk als “vertrouwelijk” werden aangemerkt.

Tenzij anderszins tussen de partijen is overeengekomen, mag vertrouwelijke informatie alleen worden gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst. De ontvangende begunstigde mag vertrouwelijke informatie alleen aan zijn personeel bekendmaken indien hij die informatie nodig heeft voor het uitvoeren van de overeenkomst en is gehouden aan geheimhouding.

FOD Economie mag vertrouwelijke informatie bekendmaken aan het personeel van andere instellingen indien dit nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst of het waarborgen van de financiële belangen van de Staat en indien de ontvangers van de informatie zijn gehouden aan geheimhouding.

De geheimhoudingsverplichtingen zijn niet langer van toepassing indien:

de partij die de informatie bekendmaakt de andere partij ontheft van die verplichtingen;
de informatie reeds bij de ontvanger bekend was of hem zonder geheimhoudingsplicht is verstrekt door een derde die niet aan geheimhouding was gehouden;
de ontvanger bewijst dat de informatie zonder gebruik van vertrouwelijke informatie is ontwikkeld;
de informatie voor het publiek algemeen beschikbaar wordt, zonder schending van een geheimhoudingsplicht, of
de bekendmaking van de informatie bij de Europese of nationale wetgeving is voorgeschreven.

ARTIKEL 26 — HET PROMOTEN VAN HET PROJECT -ZICHTBAARHEID VAN DE FINANCIERING VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST ECONOMIE, KMO, MIDDENSTAND EN ENERGIE

26.1. Verplichting tot het promoten van het project en de resultaten ervan

Elke begunstigde promoot het project en de resultaten ervan door meerdere doelgroepen (waaronder de media en het grote publiek) doelgericht en op een strategische en effectieve wijze te informeren. Dit laat de verspreidingsvereisten, de geheimhoudingsverplichtingen en de verplichtingen op vlak van onthulling van de resultaten aan derden onverlet.

Elke begunstigde moet de FOD Economie van tevoren op de hoogte brengen van communicatieactiviteiten die een belangrijke media-impact zouden kunnen hebben.

26.2. Communicatieactiviteiten van de FOD Economie: Recht op gebruik van de materialen, documenten en informatie van de begunstigde

De FOD Economie mag van de begunstigde ontvangen informatie in verband met het project en niet vertrouwelijke documenten, met name voor publicatie bestemde samenvattingen en openbare presentaties, alsook andere niet vertrouwelijke elementen, zoals foto’s of audiovisueel materiaal (ook in elektronische vorm), voor haar eigen communicatie- en publicatieactiviteiten gebruiken mits daarbij verwijzing wordt gemaakt naar de betrokken begunstigde(n) van het project. Dit laat de verspreidingsverplichtingen en de verplichtingen ingeval van onthulling van de resultaten aan derden, voorzien in deze overeenkomst, onverlet. Indien gebruik van deze elementen, documenten of informatie door de FOD Economie echter het risico met zich meebrengt dat rechtmatige belangen worden geschaad, dan kan de betrokken begunstigde(n) de FOD Economie verzoeken om deze toch niet te gebruiken. Het recht om elementen, documenten en informatie van de begunstigde(n) te gebruiken wordt beschreven in artikel 22.

Indien het recht van gebruik afhankelijk is van rechten van een derde (waaronder begrepen personeel van de begunstigde(n)), moet de desbetreffende begunstigde ervoor zorgen dat hij voldoet aan zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst (in het bijzonder door de vereiste toestemming van de betrokken derde te verkrijgen).

Bij elk gebruik van de resultaten van het project door de FOD Economie, waarbij niet louter verwezen wordt naar een door de begunstigde gepubliceerd document of waarbij voornoemde publicatie niet letterlijk wordt geciteerd of wanneer daaruit aanvullende of afwijkende conclusies worden getrokken, wordt aangegeven dat daarin uitsluitend de mening van de FOD Economie wordt weergegeven.

ARTIKEL 27 — VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

27.1. Verwerking van persoonsgegevens door de FOD Economie

Alle persoonsgegevens die onder de werkingssfeer van de overeenkomst vallen, worden door de FOD Economie verwerkt in overeenstemming met de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en de toepasselijke Belgische wetgeving omtrent gegevensbescherming. Bedoelde gegevens worden door de FOD Economie verwerkt voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de overeenkomst, of om de financiële belangen van de Staat te beschermen (waaronder begrepen controlesen onderzoeken).

De privacyverklaring kan teruggevonden worden in hoofdstuk 7 van de projectoproep zelf.

27.2. Verwerking van persoonsgegevens door de begunstigde

Persoonsgegevens die onder het werkingsgebied van de overeenkomst vallen, worden door elke begunstigde verwerkt overeenkomstig de toepasselijke Europese en nationale wetgeving inzake gegevensbescherming (waaronder begrepen toestemmings- of kennisgevingsvereisten).

De begunstigde verleent zijn personeel slechts toegang tot gegevens voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de overeenkomst.

De begunstigde moet de personeelsleden van wie persoonsgegevens door de FOD Economie worden verzameld en verwerkt hiervan in kennis stellen. Te dien einde moet hij hen de privacyverklaring(en) verstrekken voordat hun gegevens naar de FOD Economie worden gestuurd.

ARTIKEL 28 — CESSIES VAN VORDERINGEN OP DE FOD Economie

De begunstigde mag geen vorderingen op de FOD Economie aan een derde cederen, uitgezonderd met toestemming van de FOD Economie op een daartoe strekkend gemotiveerd, schriftelijk verzoek van de betrokken begunstigde. Indien de FOD Economie de cessie niet aanvaardt of de voorwaarden van deze niet worden vervuld, kan de cessie niet aan de FOD Economie worden tegengeworpen. In geen geval bevrijdt een cessie de begunstigde van zijn verplichtingen jegens de FOD Economie.

HOOFDSTUK 5 — AFWIJZING VAN KOSTEN — VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG — TERUGVORDERING — SANCTIES — SCHADE — OPSCHORTING — BEËINDIGING — OVERMACHT

ARTIKEL 29 – MAATREGELEN IN GEVAL VAN NIET NAKOMING VERPLICHTINGEN DOOR DE BEGUNSTIGDE

Ingeval van niet-nakoming van de voorwaarden bepaald in de overeenkomst, in het koninklijk besluit van [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT], alsook in de oproep tot voorstellen van 2022, gaat de FOD Economie over tot het staken van de betalingen en de herziening van het bedrag van de steun, en kan deze de volgende maatregelen nemen zoals bepaald in dit hoofdstuk:

de begunstigde in gebreke stellen;
bijkomende voorwaarden opleggen.

De FOD Economie vordert de steun terug in de volgende gevallen en zoals bepaald in dit hoofdstuk:

de niet-nakoming van de voorwaarden gelinkt aan de toegekende steun, inbegrepen het respecteren van de drempels vastgelegd in de Europese Algemene Groepsvrijstellingsverordening;
de niet-nakoming van de wettelijke informatie- en raadplegingsprocedures bij collectief ontslag;
het niet aanwenden van de subsidie voor de doeleinden waarvoor zij werd verleend;
het verhinderen van de financiële controle.

AFDELING 1 — AFWIJZING VAN KOSTEN — VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG — TERUGVORDERING — SANCTIES

ARTIKEL 30 — AFWIJZING VAN NIET-IN AANMERKING KOMENDE KOSTEN

Voor projecten met duurtijd van minder dan één jaar: De FOD Economie, ondersteund door het Opvolgingscomité wijst, bij de betaling van het saldo of nadien, alle kosten die niet subsidiabel zijn af, met name naar aanleiding van ad hoc controles of onderzoeken.

Voor projecten met duurtijd van meer dan één jaar: De FOD Economie, ondersteund door het Opvolgingscomité, wijst, bij de evaluatie van de derde rapportageperiode of nadien, alle kosten die niet subsidiabel zijn af, met name naar aanleiding van ad hoc controles of onderzoeken.

Niet-in aanmerking komende kosten worden volledig afgewezen.

Indien de FOD Economie de kosten afwijst zonder vermindering van de subsidie of terugvordering van de onverschuldigd betaalde bedragen, stelt ze de begunstigde formeel in kennis van de afwijzing van kosten, de bedragen en de redenen ervan, indien van toepassing samen met de kennisgeving van de verschuldigde bedragen. De begunstigde kan desgevallend via de consortiumleider, binnen een termijn van 30 dagen na de ontvangst van de kennisgeving, formeel bij de FOD Economie bezwaar maken met opgave van de redenen ervan.

Indien de FOD Economie de kosten afwijst met vermindering van de subsidie of terugvordering van de onverschuldigd betaalde bedragen, stelt ze de begunstigde formeel in kennis van deze afwijzing.

Indien de FOD Economie de kosten afwijst, brengt ze deze in mindering op de totale in aanmerking komende kosten, die voor het project in het periodieke of definitieve overzicht van de financiële staten zijn gedeclareerd. Vervolgens berekent ze de betaling van het saldo, in overeenstemming met de overeenkomst.

Indien de FOD Economie na de betaling van het saldo kosten afwijst, brengt ze het afgewezen bedrag in mindering op de totale in aanmerking komende kosten die door de begunstigde in het definitieve overzicht van de financiële staten zijn gedeclareerd. Vervolgens berekent ze het herziene definitieve subsidiebedrag in overeenstemming met deze overeenkomst.

ARTIKEL 31 — VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG

De FOD Economie mag, op het moment waarop het saldo wordt betaald of daarna, het subsidiebedrag verlagen, als de begunstigde in gebreke blijft de vereiste verantwoordingsstukken te verstrekken voor de in aanmerking komende kosten.

Alvorens het subsidiebedrag te verlagen, doet de FOD Economie de begunstigde een formele kennisgeving toekomen, waarin het hem in kennis stelt van zijn voornemen om het subsidiebedrag te verlagen, het beoogde bedrag van de verlaging en de redenen ervan, en hen (desgevallend via de consortiumleider) verzoekt binnen een termijn van 30 dagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien de FOD Economie binnen deze termijn geen opmerkingen ontvangt of besluit de verlaging ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, wordt zij geacht akkoord te gaan met de verlaging (indien van toepassing samen met de kennisgeving van de verschuldigde bedragen).

Indien de FOD Economie het subsidiebedrag bij de betaling van het saldo verlaagt, berekent ze het verlaagde subsidiebedrag voor het project en bepaalt ze vervolgens het verschuldigde bedrag als betaling van het saldo.

Indien de FOD Economie het subsidiebedrag na de betaling van het saldo verlaagt, berekent ze het herziene definitieve subsidiebedrag voor de begunstigde. Indien het herziene definitieve subsidiebedrag voor de begunstigde lager is dan zijn aandeel van het definitieve subsidiebedrag, zal de FOD Economie het verschil terugvorderen.

ARTIKEL 32 — TERUGVORDERING VAN ONVERSCHULDIGDE BEDRAGEN

Indien terugvordering na beëindiging van de duur van het project bedoeld in artikel 3 plaatsvindt, vordert de FOD Economie het onverschuldigde bedrag van de begunstigde terug door hem formeel een debetnota te doen toekomen. In deze nota worden het terug te vorderen bedrag, de voorwaarden en de betalingsdatum vermeld.

Indien het bedrag op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, zal de FOD Economie het bedrag terugvorderen door juridische maatregelen te nemen.

Indien het bedrag op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, wordt het terug te vorderen bedrag (zie boven) vermeerderd met de vertragingsrente tegen het wettelijke tarief vanaf de dag die volgt op de in de debetnota vermelde betalingsdatum tot de datum waarop de FOD Economie het volledige bedrag ontvangt.

Gedeeltelijke betalingen worden eerst gecrediteerd tegen onkosten, lasten en vertragingsrente en dan in mindering gebracht op de hoofdsom.

De aanmaningskosten en de bankkosten die uit de terugvorderingsprocedure voortvloeien, komen voor rekening van de begunstigde.

Indien de betaling van het saldo de vorm van een terugvordering aanneemt, doet de FOD Economie de begunstigde (desgevallend via de consortiumleider) een formele bekendmaking toekomen waarin ze:

hen in kennis stelt van zijn voornemen om het verschuldigde bedrag terug te vorderen en de redenen ervan;
vermeldt dat ze voornemens is het terug te vorderen bedrag af te trekken van het ingehouden bedrag;

hen verzoekt binnen een termijn van 30 dagen na ontvangst van de kennisgeving opmerkingen kenbaar te maken.

Indien geen opmerkingen worden ingediend of de FOD Economie besluit de terugvordering ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, bevestigt ze de terugvordering, samen met een kennisgeving van de verschuldigde bedragen, en:

betaalt ze het verschil tussen het terug te vorderen bedrag en het voor de 5G pilootprojecten ingehouden bedrag, indien het verschil positief is, of
doet ze de begunstigde formeel een debetnota toekomen voor het verschil tussen het terug te vorderen bedrag en het voor de 5G pilootprojecten ingehouden bedrag, indien het verschil negatief is. In deze nota worden ook de voorwaarden en de betalingsdatum vermeld.

Indien voor de begunstigde het herziene definitieve subsidiebedrag lager is dan zijn aandeel van het definitieve subsidiebedrag, moet hij het verschil aan de FOD Economie terug betalen.

AFDELING 2 – AANSPRAKELIJKHEID VOOR SCHADE

ARTIKEL 33 — AANSPRAKELIJKHEID VOOR SCHADE

33.1. Aansprakelijkheid van de FOD Economie

De FOD Economie en het opvolgingscomité kunnen niet aansprakelijk worden gesteld door de begunstigde of derden als gevolg van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst geleden schade, en zelfs niet voor grove nalatigheid, noch voor door de begunstigde als gevolg van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst veroorzaakte schade.

33.2. Aansprakelijkheid van de begunstigde

Behalve in geval van overmacht moet de begunstigde alle schade die de FOD Economielijdt als gevolg van de niet conforme uitvoering van het project vergoeden. De begunstigden is verantwoordelijk voor de betaling van schade die wordt teruggevorderd door de FOD Economie.

Het bedrag dat de FOD Economie van een begunstigde mag terugvorderen, stemt met de door deze begunstigde veroorzaakte schade overeen.

Alvorens schade terug te vorderen, doet de FOD Economie deze begunstigde een formele kennisgeving toekomen waarin ze hem in kennis stelt van haar voornemen schade terug te vorderen, het verschuldigde bedrag en de redenen ervan, en hem verzoekt binnen een termijn van 30 dagen zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien geen opmerkingen worden ingediend of de FOD Economie besluit schade terug te vorderen ondanks de ontvangen opmerkingen, bevestigt ze formeel de terugvordering en doet ze de begunstigde formeel een debetnota toekomen die het terug te vorderen bedrag, de voorwaarden en de betalingsdatum vermeldt. Indien het bedrag op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, zal de FOD Economie het bedrag terugvorderen door juridische maatregelen te nemen.

Indien het bedrag op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, wordt het terug te vorderen bedrag (zie boven) vermeerderd met de vertragingsrente tegen het wettelijke tarief vanaf de dag die volgt op de in de debetnota vermelde betalingsdatum tot en met de dag waarop de FOD Economie het volledige bedrag ontvangt.

Gedeeltelijke betalingen worden eerst gecrediteerd tegen onkosten, lasten en vertragingsrente en dan in mindering gebracht op de hoofdsom.

De aanmaningskosten en de bankkosten die uit de terugvorderingsprocedure voortvloeien, komen voor rekening van de begunstigde.

AFDELING 3 — OPSCHORTING EN BEËINDIGING

ARTIKEL 34 — OPSCHORTING VAN DE BETALINGSTERMIJN

De FOD Economie kan de betalingstermijn van een verzoek om eerste betaling of betaling van het saldo te allen tijde opschorten omwille van het feit dat:

het niet in overeenstemming is met de bepalingen van de overeenkomst, het voornoemde koninklijk besluit van [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT] of de voornoemde oproep tot voorstellen van 2022;
de technische of financiële verslagen niet zijn ingediend of niet volledig zijn, of aanvullende informatie vereist is, of;
er twijfel is of bepaalde kosten in aanmerking komen voor subsidie van de in de financiële staten gedeclareerde kosten en aanvullende controles, beoordelingen, audits of onderzoeken vereist zijn.

De FOD Economie stelt de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel in kennis van de opschorting en de redenen ervan. De opschorting gaat in op de dag dat de FOD Economie de kennisgeving verzendt.

Indien niet langer aan de voorwaarden voor de opschorting van de betalingstermijn wordt voldaan, wordt de opschorting opgeheven en gaat de resterende periode in. De FOD Economie kan de overeenkomst ook beëindigen indien de betalingstermijn is opgeschort omdat de technische of financiële verslagen niet aan de eisen voldoen en het herziene verslag of de herziene financiële staat niet is ingediend of wel is ingediend maar eveneens is afgekeurd.

ARTIKEL 35 — OPSCHORTING VAN BETALINGEN

De FOD Economie kan de betaling of de betaling van het saldo te allen tijde geheel of gedeeltelijk opschorten, indien de begunstigde(n) zich schuldig heeft/hebben gemaakt aan, of wordt/worden verdacht van wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes, of ernstige niet-nakoming van zijn / hun verplichtingen in het kader van deze toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst.

Alvorens de betalingen op te schorten, doet de FOD Economie de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel een kennisgeving toekomen, waarin ze hen in kennis stelt van haar voornemen om de betalingen op te schorten en de redenen ervan, en hem verzoekt binnen een termijn van 30 dagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien de FOD Economie geen opmerkingen ontvangt of besluit de procedure ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, geeft ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel een bevestiging van de opschorting. In andere gevallen stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, er formeel van in kennis dat de opschortingsprocedure niet wordt voortgezet.

De opschorting gaat in op de dag dat de FOD Economie de bevestiging verzendt. Indien aan de voorwaarden voor de hervatting van de betalingen wordt voldaan, wordt de opschorting opgeheven.

ARTIKEL 36 — OPSCHORTING VAN DE UITVOERING VAN HET PROJECT

36.1. Opschorting van de uitvoering van het project door de begunstigde

De begunstigde mag, in gevval van uitzondelijke omstandigheden, de (gedeeltelijke) uitvoering van het project, zoals bijvoorbeeld in geval van overmacht dewelde de uitvoering onmogelijk of buitengewoon moeilijk maken.

De begunstigde moet de FOD Economie desgevallend via de consortiumleider onverwijld formeel van de opschorting in kennis stellen, en daarbij de redenen en de verwachte hervattingsdatum vermelden. De opschorting gaat in op de dag dat de FOD Economie de kennisgeving ontvangt.

Wanneer de omstandigheden de hervatting van de uitvoering mogelijk maken, moet de begunstigde de FOD Economie onverwijld daarvan in kennis stellen en om een wijziging van deze overeenkomst verzoeken om de dag waarop het project wordt hervat vast te stellen, de duur van het project te verlengen en andere wijzigingen door te voeren die vereist zijn om het project aan de nieuwe situatie aan te passen, tenzij de overeenkomst is beëindigd.

opschorting wordt opgeheven vanaf de in de wijziging vastgestelde hervattingsdatum. Deze datum kan eerder zijn dan de datum waarop de wijziging in werking treedt. Kosten die zijn gemaakt tijdens de opschorting van de uitvoering van het project komen niet in aanmerking voor subsidies.

36.2. Opschorting van de uitvoering van het project door de FOD Economie

De FOD Economie kan de uitvoering van het project of een deel ervan opschorten als de begunstigde(n) zich schuldig heeft/hebben gemaakt aan, of wordt/worden verdacht van wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes of ernstige niet-nakoming van zijn/hun verplichtingen in het kader van de toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst.

Alvorens de uitvoering van het project op te schorten, doet de FOD Economie de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel een kennisgeving toekomen, waarin ze hen in kennis stelt van haar voornemen om de uitvoering op te schorten en de redenen ervan, en hen verzoekt binnen een termijn van 30 dagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien de FOD Economie geen opmerkingen ontvangt of besluit de procedure ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, doet ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel een bevestiging van de opschorting toekomen. In andere gevallen stelt ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider er formeel van in kennis dat de procedure niet wordt voortgezet.

De opschorting gaat in vijf dagen nadat de begunstigde de bevestiging heeft ontvangen. De opschorting wordt opgeheven indien aan alle voorwaarden voor hervatting van de uitvoering van het project wordt voldaan. De begunstigde wordt formeel desgevallend via de consortiumleider van de opheffing in kennis gesteld en de overeenkomst wordt gewijzigd om de dag waarop het project wordt hervat vast te stellen, de duur van het project te verlengen en andere wijzigingen door te voeren die vereist zijn om het project aan de nieuwe situatie aan te passen, tenzij de overeenkomst reeds is beëindigd.

De opschorting wordt opgeheven vanaf de in de wijziging vastgestelde hervattingsdatum. Deze datum kan eerder zijn dan de datum waarop de wijziging in werking treedt.

Kosten die zijn gemaakt tijdens de opschorting zijn niet subsidiabel. De begunstigde kan aan een opschorting door de FOD Economie geen recht op schadeloosstelling ontlenen. De opschorting van de uitvoering van het project laat het recht van de FOD Economie om de overeenkomst te beëindigen, het subsidiebedrag te verlagen of ten onrechte uitbetaalde bedragen terug te vorderen onverlet.

ARTIKEL 37 — BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST

37.1. Beëindiging van de overeenkomst door de begunstigde

De begunstigde kan de overeenkomst beëindigen. De begunstigde moet de FOD Economie formeel van de beëindiging in kennis stellen met vermelding van de redenen, alsook de datum waarop de beëindiging zal ingaan. Deze datum moet na de datum van de kennisgeving liggen. De beëindiging gaat in op de in de kennisgeving vermelde datum.

Indien er door de begunstigde geen redenen worden opgegeven of de FOD Economie oordeelt dat de redenen de beëindiging niet rechtvaardigen, wordt de overeenkomst geacht "onjuist te zijn beëindigd".

De begunstigde moet, binnen de 60 dagen nadat de beëindiging van kracht is geworden, het periodiek verslag (voor de resterende verslagperiode tot de beëindiging), alsook het definitieve verslag indienen.

Indien de FOD Economie de verslagen niet binnen de voorgeschreven termijnen heeft ontvangen (zie hierboven), zullen alleen de in een goedgekeurd periodiek verslag opgenomen kosten in aanmerking worden genomen. De FOD Economie berekent op basis van de ingediende verslagen het definitieve subsidiebedrag en het saldo. Alleen kosten die vóór de beëindiging zijn gemaakt, zijn subsidiabel. Kosten in verband met na de beëindiging uit te voeren contracten, zijn niet subsidiabel.

Onjuiste beëindiging kan een verlaging van het subsidiebedrag tot gevolg hebben. Na de beëindiging blijven de verplichtingen van de begunstigde van toepassing.

37.2. Beëindiging van de overeenkomst door de FOD Economie

De FOD Economie kan de overeenkomst beëindigen indien:

een verandering in de juridische, financiële, technische, organisatorische of eigendomssituatie van een begunstigde of van zijn gelieerde entiteiten de tenuitvoerlegging van het project wezenlijk zou kunnen beïnvloeden of vertragen of zou leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen ;
de uitvoering van het project wordt verhinderd door overmacht of door de begunstigde wordt opgeschort en ofwel hervatting onmogelijk is, ofwel de noodzakelijke wijzigingen in de overeenkomst zouden leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen of tot schending van het beginsel van gelijke behandeling van inschrijvers;
een begunstigde failliet is verklaard, zich in staat van liquidatie bevindt, in surseance van betaling verkeert, een regeling met zijn crediteuren heeft getroffen, zijn werkzaamheden heeft gestaakt dan wel in een procedure van soortgelijke aard krachtens de nationale wetgeving is verwikkeld;
een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) schuldig is bevonden aan een ernstige fout in de uitoefening van zijn beroep, vastgesteld op om het even welke grond ;
een begunstigde niet voldoet aan de toepasselijke nationale belasting- en socialezekerheidswetgeving;
het project wetenschappelijk of technologisch niet langer relevant is;
een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) fraude heeft gepleegd, zich schuldig heeft gemaakt aan corruptie of betrokken is bij een criminele organisatie, witwassen of enige andere illegale activiteit waardoor de financiële belangen van de Staat zijn geschaad;
een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) zich tijdens de toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst schuldig heeft gemaakt aan wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes of ernstige niet nakoming van zijn verplichtingen, met inbegrip van een niet-correcte uitvoering van het project, het indienen van onjuiste informatie, verzuim om de vereiste informatie te verstrekken, schending van ethische beginselen;
een begunstigde voor de technische en/of financiële rapporten waarop artikel 16 betrekking heeft geen positieve evaluatie verkrijgt;
wanneer de kandidaat zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen en/of informatie heeft achtergehouden.

Alvorens de overeenkomst te beëindigen, doet de FOD Economie de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel een kennisgeving toekomen waarin zij hen in kennis stelt van haar voornemen en zijn redenen, en hen verzoekt om binnen een termijn van 30 dagen na ontvangst van deze kennisgeving opmerkingen in te dienen en waar van toepassing en mogelijk een waardige vervanger voor te stellen voor de verdere uitvoering van het project.

Indien de FOD Economie geen opmerkingen ontvangt of besluit de procedure voort te zetten ondanks de ontvangen opmerkingen, zal de FOD Economie de begunstigde desgevallend via de consortiumleider een formele bevestiging van de beëindiging en de datum waarop deze ingaat, doen toekomen. In andere gevallen stelt ze de begunstigde er formeel van in kennis dat de procedure niet wordt voortgezet.

De beëindiging zal ingaan op de in de kennisgeving van de bevestiging vermelde datum. De begunstigde moet, binnen 60 dagen nadat de beëindiging van kracht is geworden, een periodiek verslag (voor de resterende verslagperiode tot de beëindiging) en een eindverslag indienen. Indien de FOD Economie de verslagen niet binnen de vastgestelde termijnen ontvangt, zullen alleen de in een goedgekeurd periodiek verslag opgenomen kosten in aanmerking worden genomen.

De FOD Economie berekent op basis van de ingediende verslagen het definitieve subsidiebedrag en het saldo. Alleen kosten die vóór de beëindiging zijn gemaakt, zijn subsidiabel. Kosten in verband met na de beëindiging uit te voeren contracten, zijn niet subsidiabel.

Dit laat het recht van de FOD Economie om de subsidie te verlagen onverlet. De begunstigde kan aan een beëindiging door de FOD Economie geen recht op schadevergoeding ontlenen. Na de beëindiging blijven de verplichtingen van de begunstigde van toepassing.

AFDELING 4 — OVERMACHT

ARTIKEL 38 — OVERMACHT

Onder "overmacht" wordt verstaan elke situatie of gebeurtenis die:

een van de partijen verhindert om haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst te vervullen;
niet te voorzien was, uitzonderlijk is en waarover de partijen geen controle kunnen uitoefenen;
niet te wijten is aan fouten of nalatigheid door een van de partijen (of een bij het project betrokken derde), en
onvermijdelijk blijkt te zijn ofschoon alle noodzakelijke maatregelen zijn genomen.

Financiële moeilijkheden kunnen niet worden ingeroepen als overmacht.

Elke situatie die overmacht vormt, moet onverwijld formeel worden meegedeeld aan de andere partij onder vermelding van de aard ervan, de vermoedelijke duur en de te voorziene gevolgen. De partijen moeten onmiddellijk alle noodzakelijke maatregelen nemen om de schade als gevolg van de overmacht te beperken en al het mogelijke doen om de uitvoering van het project zo spoedig mogelijk te hervatten. De partij die door overmacht wordt verhinderd om haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst te vervullen, kan niet worden geacht inbreuk op de overeenkomst te maken.

HOOFDSTUK 6 — SLOTBEPALINGEN

ARTIKEL 39 — COMMUNICATIE TUSSEN DE PARTIJEN

Elke communicatie in het kader van deze overeenkomst moet schriftelijk geschieden en een verwijzing naar de overeenkomst vermelden. De communicaties worden geacht te zijn gedaan op het tijdstip van hun verzending door de verzendende partij.

De formele kennisgevingen op papier die bij aangetekende brief met ontvangstbewijs zijn verzonden (enkel na betaling van het saldo) worden geacht te zijn gedaan ofwel op de door de postdienst geregistreerde datum van bezorging, ofwel op de tijdslimiet voor het ophalen van de kennisgeving op het postkantoor.

De FOD Economie is bereikbaar per e-mail op het volgende adres: xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx.

De FOD Economie stelt de begunstigde voorafgaand aan elke wijziging van dat e-mailadres formeel in kennis.

De formele kennisgevingen op papier geadresseerd aan de FOD Economie moeten naar het volgende adres verzonden worden:

FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie

AD Economische Reglementering

Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxx

De papieren formele kennisgevingen naar de begunstigde moet naar zijn wettelijke adres verzonden worden.

ARTIKEL 40 — INTERPRETATIE VAN DE OVEREENKOMST

De beschikkingen in de bepalingen en voorwaarden van de overeenkomst hebben voorrang op haar bijlages.

ARTIKEL 41 — BEREKENING VAN DE PERIODES, DATA EN TERMIJNEN

De in dagen, maanden of jaren uitgedrukte termijnen worden berekend vanaf het moment dat de voor de termijn bepalende gebeurtenis plaatsvindt. De dag waarop deze gebeurtenis plaatsvindt wordt niet geacht binnen die termijn te vallen.

ARTIKEL 42 — WIJZIGINGEN VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst kan gewijzigd worden, tenzij de wijzigingen veranderingen in de overeenkomst met zich meebrengen die zouden kunnen leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen of een inbreuk zouden vormen op het beginsel van gelijke behandeling van inschrijvers. Elk van de partijen kan om een wijziging van de overeenkomst verzoeken. De partij die om een wijziging verzoekt moet een ondertekend wijzigingsverzoek bij de FOD Economie indienen.

Het wijzigingsverzoek moet de redenen ervoor, alsook de passende ondersteunende documenten omvatten. De FOD Economie kan om aanvullende informatie vragen.

Indien de partij die het verzoek ontvangt, instemt met het verzoek, moet zij de wijziging binnen dertig dagen na ontvangst van de kennisgeving (of de aanvullende informatie waarom de FOD Economie eventueel heeft verzocht) ondertekenen. Indien zij niet instemt met het verzoek, moet zij dit binnen dezelfde termijn formeel meedelen. De termijn kan indien nodig worden verlengd in verband met de beoordeling van het verzoek. Indien binnen deze termijn geen kennisgeving wordt ontvangen, wordt het verzoek geacht te zijn afgewezen.

Een wijziging treedt in werking op de door de partijen overeengekomen datum of, bij ontstentenis daarvan, op de datum waarop de wijziging in werking treedt.

ARTIKEL 43 — TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING

Op de overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Indien een geschil over de interpretatie, toepassing of geldigheid van de overeenkomst niet minnelijk kan worden geschikt, zijn de Belgische rechtbanken exclusief bevoegd.

ARTIKEL 44 — INWERKINGTREDING VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst treedt in werking op de dag van de ondertekening ervan door alle partijen.

Datum van ondertekening (door de laatste ondertekenaar): ………………………………………

4.HANDTEKENINGEN

Handtekening(en) van alle betrokken partners van het project. Deze persoon is gemachtigd om de organisatie juridisch te vertegenwoordigen en te verbinden

Voor de Belgische Staat		Voor de begunstigde/consortiumleider

		[NAAM ONDERTEKENAAR]
		[FUNCTIE]


Xxxxx Xx Xxxxxx
Vice-eersteminister en minister van Ambtenarenzaken, Overheidsbedrijven, Telecommunicatie en Post

Indien van toepassing:

Voor de begunstigde (2)		Voor de begunstigde (3)

[NAAM ONDERTEKENAAR]		[NAAM ONDERTEKENAAR]
[FUNCTIE]		[FUNCTIE]

Voor de begunstigde (4)		Voor de begunstigde (5)

[NAAM ONDERTEKENAAR]		[NAAM ONDERTEKENAAR]
[FUNCTIE]		[FUNCTIE]

Voor de begunstigde (6)		Voor de begunstigde (7)

[NAAM ONDERTEKENAAR]		[NAAM ONDERTEKENAAR]
[FUNCTIE]		[FUNCTIE]

5.BIJLAGEN

BIJLAGE I – Het goedgekeurde projectvoorstel (d.d. “XXX”)

BIJLAGE II – Koninklijk besluit [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT]

BIJLAGE III – De oproep tot voorstellen van 2022

BIJLAGE IV – Model van voortgangs- / eindverslag voor de halfjaarlijkse technische evaluatie

BIJLAGE V – Model verklaring van schuldvordering (betaling voorschot/tussentijdse schijf/saldo)

Document Metadata

Table of Contents

5G-PILOOTPROJECTEN SUBSIDIEOVEREENKOMST

Document Metadata