Overeenkomst Magda Online - Magda documentendienst
Xxxxx Online - Xxxxx documentendienst
Tussen de ondergetekenden
enerzijds
(VLAAMSE GEMEENSCHAP of VLAAMS GEWEST), vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van departement of agentschap zonder rechtspersoonlijkheid [NAAM DEPARTEMENT OF AGENTSCHAP ZONDER RP], [NAAM EN TITEL LEIDEND AMBTENAAR]
of (IVA met RP) of (XXX), vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar van [NAAM INSTANTIE], [NAAM EN TITEL LEIDEND AMBTENAAR],
of (LOKAAL BESTUUR), vertegenwoordigd door XXX, [NAAM EN TITEL XXX],
ingeschreven in het KBO met nummer [ONDERNEMINGS- en VESTIGINGSNUMMER] waarvan de administratieve zetel zich bevindt te [MAATSCHAPPELIJKE ZETEL], hierna afgekort X,
hierna “de opdrachtgever”,
en anderzijds
A. Het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid agentschap Digitaal Vlaanderen, administrateur-generaal Xxxxxxx Xxx Xxx Xxxxx, ingeschreven in het KBO met nummer 0316.380.841 en vestigingsnummer 2.256.180.804, waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, hierna afgekort “Digitaal Vlaanderen”,
B. Het Eigen Vermogen Digitaal Vlaanderen, vertegenwoordigd door de voorzitter van de beheerscommissie van het Eigen Vermogen Digitaal Vlaanderen, in de persoon van mevrouw Xxxxxxx Xxx xxx Xxxxx, ingeschreven in het KBO met nummer 0643.634.986 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, hierna afgekort “EV DV”;
hierna A en B samen “de opdrachtnemer”, ieder wat zijn decretale of reglementaire bevoegdheden betreft,
[X], Digitaal Vlaanderen en EV DV worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;
wordt overeengekomen wat volgt
Artikel 1.Voorwerp van de overeenkomst
De opdrachtgever belast de opdrachtnemer met het uitvoeren van de opdracht zoals nader beschreven in bijlage 1.
Artikel 2.Verbintenissen
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de nodige mensen en middelen in te zetten voor de kwaliteitsvolle en efficiënte uitvoering van de in bijlage 1 omschreven opdracht.
De opdrachtgever verbindt zich ertoe de middelen en de nodige informatie ter beschikking te stellen voor het correct uitvoeren van de opdracht.
Artikel 3.Kostprijs en betalingsmodaliteiten
De totale kostprijs van de opdracht, evenals de verdeling van de kosten, betalingsmodaliteiten en facturatiegegevens, worden beschreven in de berekening in bijlage 2.
Artikel 4.Uitvoeringsmodaliteiten
De uitvoeringsmodaliteiten van deze overeenkomst staan in detail beschreven in bijlage 3.
Alle communicatie in het kader van onderhavige overeenkomst wordt gericht aan de contactpersonen van elke partij, vermeld in bijlage 3.
De taken die toevertrouwd zijn aan de opdrachtnemer kunnen tijdens de uitvoering van het project gewijzigd worden in functie van de bekomen resultaten of met het oog op een nieuwe oriëntering van de opdracht. Deze wijzigingen maken het voorwerp uit van een ondertekend addendum bij deze overeenkomst.
Artikel 5.Gegevensbescherming
Elke partij zal alle persoonsgegevens die zij in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst ontvangt, verwerken in overeenstemming met de regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De opdrachtnemer verwerkt in het kader van de opdracht persoonsgegevens ten behoeve van de opdrachtgever. Partijen sluiten voorafgaandelijk aan de verwerking van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst waarin aanvullende afspraken met betrekking tot deze verwerking van persoonsgegevens worden vastgelegd.
Artikel 6.Vertrouwelijkheid
Vertrouwelijke
informatie is technische, commerciële of organisatorische informatie
over de ene partij die ter kennis werd gebracht aan de andere partij
en in het algemeen, elke informatie van welke aard of vorm dan ook
die werd verstrekt aan een partij met het oog op de uitvoering van
deze overeenkomst.
De partijen verbinden er zich toe vertrouwelijke informatie niet te gebruiken, te reproduceren en te verspreiden, rechtstreeks of onrechtstreeks, mondeling of schriftelijk, buiten het kader van de overeenkomst, tenzij voorafgaande schriftelijke toelating van de andere partij.
De partijen verbinden er zich toe alle nodige stappen te ondernemen om de naleving te verzekeren van deze verplichting tot vertrouwelijkheid door hun personeelsleden en medecontractanten die betrokken zijn bij of werden aangeworven voor de uitvoering van de opdracht en die directe kennis moeten hebben van deze inlichtingen. Beide partijen blijven echter aansprakelijk tegenover elkaar voor elke inbreuk op de verplichting tot vertrouwelijkheid die in dit artikel wordt omschreven.
De partijen verplichten er zich toe om, op eerste verzoek, alle exemplaren en alle kopieën van vertrouwelijke inlichtingen die hen werden verstrekt terug te bezorgen of te vernietigen.
Artikel 7.Aansprakelijkheid
De opdrachtnemer is enkel aansprakelijk voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit de gebrekkige uitvoering van deze overeenkomst. De opdrachtnemer is evenwel nooit aansprakelijk in geval van overmacht, i.e. onvoorziene omstandigheden die onafhankelijk zijn van haar wil en de correcte uitvoering van de verbintenissen onmogelijk maakt.
Artikel 8.Geschillen
Deze overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd volgens de Belgische wetgeving.
Elk geschil of elke eis, voortvloeiend uit of in verband met de geldigheid, interpretatie, uitvoering of ontbinding van de overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de opdrachtgever gevestigd is.
Voor elk geschil zal eerst getracht worden van het in der minne te regelen door onderhandeling en zal er dus een verplichte verzoeningspoging vooraf gaan aan elke mogelijke gerechtelijke beslechting van het geschil.
Artikel 9.Duur en beëindiging van de overeenkomst
De overeenkomst treedt in werking op 01/01/20xx voor de duur van het project.
Indien aan de zijde van een der partijen sprake is van een toerekenbare ernstige tekortkoming in de nakoming van haar verbintenissen en de in gebreke blijvende partij tien dagen na schriftelijke aanmaning de tekortkoming niet heeft opgeheven, heeft de andere partij het recht deze samenwerkingsovereenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang zonder rechtelijke tussenkomst te ontbinden, zulks onverminderd het recht op vergoeding van de schade die deze laatste partij lijdt, doordat geen nakoming doch ontbinding plaatsvindt.
Artikel 10.Deelbaarheid
De nietigheid of ongeldigheid van één of meerdere bepalingen van deze overeenkomst beïnvloedt de geldigheid van de andere bepalingen niet. Elke bepaling, die nietig of ongeldig verklaard is, zal worden beschouwd als weggelaten uit de overeenkomst, zonder echter de andere bepalingen te beïnvloeden, die, wat hen betreft, van toepassing blijven, tenzij dat de nietig of ongeldig verklaarde bepaling(en) van wezenlijk belang is voor het voorwerp van de overeenkomst.
Opgemaakt te Brussel op [01/01/20xx] in zoveel exemplaren als er partijen zijn. Elke partij verklaart een origineel exemplaar te hebben ontvangen.
[handtekening]
[Naam entiteit]
[naam]
[functie]
Digitaal Vlaanderen EV DV
Xxxxxxx Xxx Xxx Haute Xxxxxxx Xxx Xxx Haute
Administrateur-Generaal Voorzitter beheerscommissie
Bijlagen
Onderstaande bijlagen maken integraal deel uit van deze overeenkomst:
Bijlage 1 : Concrete opdrachtomschrijving – verbintenissen van alle partijen
Bijlage 2 : Kostprijs en betalingsmodaliteiten
Bijlage 3 : Uitvoeringsmodaliteiten
Bijlage 1. Concrete opdrachtomschrijving – verbintenissen van alle partijen
Context
Digitaal Vlaanderen is een intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid met onder meer de taak om instanties te ondersteunen in hun contacten met burgers, ondernemingen en organisaties en hun digitalisering en vereenvoudiging van dienstverlening en processen , dit overeenkomstig artikel 4, 6° en 4, 8° van het besluit van de Vlaamse regering van 18 maart 2016 houdende de oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Digitaal Vlaanderen en de vaststelling van de werking, het beheer en de boekhouding van het Eigen Vermogen Digitaal Vlaanderen.
In dat kader biedt Digitaal Vlaanderen de kant en klare gebruikerstoepassing MAGDA Online aan:
om gegevens die via het MAGDA gegevensdelingplatform ontsloten worden en geïntegreerd werden in de toepassing te kunnen opvragen
om de aansluiting te voorzien voor entiteiten die digitaal documenten wensen te versturen via het gewenste kanaal, hetzij via een beveiligde elektronische brievenbus (de eBox voor natuurlijke personen en/of de eBox voor houders van een ondernemingsnummer), hetzij via een print- en leverdienstenleverancier om digitale documenten via een analoge postdienst te verzenden (hierna: de “MAGDA documentendienst”).
Deliverables
De dienstverlening bestaat uit volgende diensten:
logging: In MAGDA Online worden automatisch een aantal gegevens van de natuurlijke persoon, die namens de opdrachtgevende instantie een opvraging bij XXXXX doet, bijgehouden in het kader van de XXXXX loggingsverplichting .
gegevensontsluiting: Via MAGDA Online worden opvragingen van de opdrachtgevende instantie naar XXXXX xxxxxxxxx en wordt vervolgens het antwoord van XXXXX aan de opdrachtgevende instantie getoond ;
en/of de aansluiting voor entiteiten die digitaal documenten wensen te versturen via het gewenste kanaal
Aansluiting eBox voor natuurlijke personen.
Digitaal Vlaanderen zorgt voor de technische integratie met de document provider van de eBox voor natuurlijke personen. Om de authenticiteit en integriteit van de berichten te waarborgen, worden de documenten, metadata over het document en metadata over iedere individuele transactie bijgehouden in logbestanden.
Digitaal Vlaanderen verwerkt onderstaande persoonsgegevens in het kader van de aansluiting op de eBox voor natuurlijke personen:
het INSZ-nummer van de bestemmeling;
alle informatie vervat in het document dat de opdrachtgevende instantie via de eBox voor natuurlijke personen wenst te versturen.
De metadata over het document en de metadata over iedere individuele transactie worden gedurende 10 jaar bewaard in een logdatabank.
Het document wordt gedurende maximaal 5 jaar bewaard voor forensische doeleinden om de integriteit van het verzonden document te garanderen.
Het betreft de burgers waarnaar de opdrachtgevende instantie een document wenst te sturen via de eBox voor natuurlijke personen.
aansluiting eBox voor houders van een ondernemingsnummer
Digitaal Vlaanderen zorgt voor de technische integratie met de document provider van de eBox voor houders van een ondernemingsnummer. Om de authenticiteit en integriteit van de berichten te waarborgen worden de documenten, metadata over het document en metadata over iedere individuele transactie bijgehouden in logbestanden.
Digitaal Vlaanderen verwerkt onderstaande persoonsgegevens in het kader van de aansluiting op de eBox voor houders van een ondernemingsnummer:
de naam van ondernemingen waarbij een natuurlijke persoon kan worden geïdentificeerd.
De metadata over het document en de metadata over iedere individuele transactie worden gedurende 10 jaar bewaard in een logdatabank.
Het document wordt gedurende maximaal 5 jaar bewaard voor forensische doeleinden om de integriteit van het verzonden document te garanderen.
Het betreft de burgers waarnaar de opdrachtgevende instantie een document wenst te sturen via de eBox voor houders van een ondernemingsnummer die omwille van de ondernemingsnaam kunnen geïdentificeerd worden (zoals eenmanszaken).
Aansluiting print- en leverdienstenleverancier
Digitaal Vlaanderen zorgt voor de technische integratie met de print- en leverdienstenleverancier. Daarnaast houdt Digitaal Vlaanderen de authentieke digitale documenten gedurende de door de opdrachtgevende instantie bepaalde termijn in een beveiligde omgeving bij zodat deze binnen deze termijn door de bestemmeling kunnen worden opgevraagd. Om de authenticiteit en integriteit van de berichten te waarborgen worden de documenten, metadata over het document en metadata over iedere individuele transactie bijgehouden in logbestanden.
Digitaal Vlaanderen verwerkt onderstaande persoonsgegevens in het kader van deze dienstverlening:
het INSZ-nummer van de bestemmeling;
de naam en het adres van de bestemmeling;
alle informatie vervat in het document dat de opdrachtgevende instantie via de print- en leverdienstenleverancier wenst te sturen.
De authentieke digitale documenten worden gedurende de door de opdrachtgevende instantie bepaalde termijn bewaard zodat deze door de bestemmeling kunnen worden opgevraagd.
De metadata over het document en de metadata over iedere individuele transactie worden gedurende 10 jaar bewaard in een logdatabank.
Het document wordt gedurende maximaal 5 jaar bewaard voor forensische doeleinden om de integriteit van het verzonden document te garanderen.
Het betreft de burgers waarnaar de opdrachtgevende instantie een document wenst te sturen.
Timing
De vooropgestelde, oplevertermijn voor de aansluiting op MAGDA Online en de daarbijhorende aansluitingen (zie deliverables) is 3 tot 6 weken.
Bijlage 2. Kostprijs en betalingsmodaliteiten
Kostprijs en detailberekening
De kostprijs bedraagt een éénmalige aansluitkost van € 1000 per branding (getoonde logo’s op brieven en ebox) .
Per aansluiting kan de opdrachtgever een onbeperkt aantal gebruikers toe voegen en een onbeperkt aantal verzendingen per jaar uitvoeren.
Kosten voor verwerking door IPEX en versturen van brieven door bpost zijn niet opgenomen. Dit dient opgenomen te worden tijdens het aansluitingsproces.
Digitaal Vlaanderen en het EV DV worden aangemerkt als niet-belastingplichtige publiekrechtelijke lichamen in de zin van artikel 6, eerste lid, van het BTW-wetboek en zijn bijgevolg niet onderworpen aan de BTW.
Overzicht kosten en verdeling van de kosten
De kosten worden 100% gedragen door de opdrachtgever.
Kosten - Assumpties
Alle infrastructuurkosten worden gedragen door Digitaal Vlaanderen.
Facturatie- en betalingsmodaliteiten
Na het uitvoeren van de prestaties door de opdrachtnemer, zal het Eigen Vermogen Digitaal Vlaanderen een factuur aan de opdrachtgever bezorgen.
Betalingen aan de opdrachtnemer worden uitgevoerd op rekeningnummer XX00 0000 0000 0000, geopend op naam van het Eigen Vermogen Digitaal Vlaanderen.
Een betalingstermijn van 30 dagen is van toepassing.
Bijlage 3. Uitvoeringsmodaliteiten
Projectorganisatie
Indien nodig zullen de opdrachtnemer en de opdrachtgever statusoverleg inrichten.
Contactgegevens van de partijen:
- opdrachtgever : [in te vullen]
- opdrachtnemer : Xxxxxxxx Xxxxx (Project Manager), Xxxxxxxx Xxxxx (Product Owner)
10