Beleidsplan Sponsoring SV Soccer Boys

Beleidsplan Sponsoring SV Soccer Boys

Het Beleidsplan Sponsoring maakt onderdeel uit van het algehele beleidsplan SV Soccer Boys en omvat het gehele sponsorbeleidsplan. De inkomsten die sponsoring voor SV Soccer Boys genereert dienen als aanvulling op het totaal aan inkomsten. Met deze extra inkomsten kan het kwaliteitsniveau voor de leden worden verbeterd.

De communicatie over de sponsoractiviteiten van SV Soccer Boys is in handen van de sponsorcommissie, zowel intern als extern.

Inhoudsopgave

Beleidsplan Sponsoring SV Soccer Boys 1

1. Sponsorbeleid 2

2. Sponsorcommissie 2

2.1 Bevoegdheden van de sponsorcommissie 2

2.2 Afstemming met Dagelijks Bestuur 3

3. Overige sponsoring 3

4. Sponsorgelden 3

4.1. Financiële geldstroom 3

4.2. Toedeling sponsorgelden 3

5. Bestaande en nieuwe sponsors 3

6. Sponsorvormen 4

7. Activiteiten sponsorcommissie 6

7.1 Werkwijze relatiebeheer 6

7.2. Werkwijze aangaan sponsorovereenkomst 6

8. Overige afspraken 7

8.1. Merchandising 7

8.2. Businessvrienden 7

8.3. Sponsoring en fiscus 7

Bijlage: uiteenzetting sponsormogelijkheden 8

Beleidsplan Sponsoring SV Soccer Boys v1.0 concept.doc

1. Sponsorbeleid

SV Soccer Boys stelt zich ten doel om een actief sponsorbeleid te gaan voeren. Sponsors werven en zorg dragen voor een goede relatie met de sponsors.

Het doel

Het genereren van een externe geldstroom of een bijdrage in natura, teneinde aan de gestelde plannen van de vereniging te kunnen voldoen. Hierbij zal de vereniging zoveel mogelijk aan bepaalde wensen van de sponsor voldoen.

Visie op sponsoring

Vanuit het sponsorbeleid heeft de sponsorcommissie een werkwijze voor ogen die passend is bij de vereniging SV Soccer Boys.

• Sponsoring is vooral gunnen vanuit betrokkenheid

• We bieden voor elk wat wils in deze wat moeilijke tijd

• We maken heldere afspraken over de tegenprestaties

• We werken samen vanuit wederzijdse toegevoegde waarde

• We gaan met respect en zorg om met de goede naam van sponsor en club

De vereniging betaalt alle operationele kosten uit contributies, kantine inkomsten en een bedrag uit sponsoring. Op deze manier kan de vereniging zijn begroting sluitend krijgen.

Hierbij wordt gestreefd naar:

• harmonisatie en standaardisatie van sponsorbijdragen

• meerjarige sponsorovereenkomsten

• organisatie van sponsorbijeenkomsten

• transparantie in de sponsorinkomsten en de daarmee gerealiseerde uitgaven

Doelstelling

Het is de intentie om met de sponsoring een continue geldstroom te creëren voor SV Soccer Boys, die minimaal voorziet in de behoeften die behoren bij het huidige ambitieniveau van de vereniging, zowel op prestatie- als op recreatief niveau. Het beleid is er op gericht het aantal sponsors te vergroten door een diversiteit aan sponsormogelijkheden aan te bieden waardoor de continuïteit van de sponsorbijdrage voor SV Soccer Boys de komende jaren gegarandeerd zal worden.

2. Sponsorcommissie

Het bestuur heeft een sponsorcommissie ingesteld, bestaande uit (oud)leden en of ouders van leden. De sponsorcommissie heeft als taak om invulling te geven aan het sponsor- en merchandisingbeleid van de vereniging. Potentiële sponsoren kunnen alleen worden benaderd door de sponsorcommissie of leden van het Algemeen Bestuur. Merchandising- of sponsor activiteiten kunnen worden ontwikkeld door bestuur en/of leden na overleg en goedkeuring van de sponsorcommissie.

Alleen de sponsorcommissie is gerechtigd contracten af te sluiten met sponsors. Afspraken – afwijkend van de standaardisatie – worden door het Algemeen Bestuurslid (met het aandachtsgebied sponsoring) goedgekeurd. Deze legt hiervoor verantwoording af aan het Algemeen Bestuur.

2.1 Bevoegdheden van de sponsorcommissie

De leden van de sponsorcommissie hebben volledige bevoegdheid om, binnen het vastgestelde sponsorbeleid, hun werkzaamheden te verrichten, zoals:

• het werven van nieuwe sponsors

• het voorbereiden van overeenkomsten met sponsors

• het organiseren van activiteiten in het kader van relatiebeheer (behoud van bestaande sponsors)

• het bijhouden van een ‘relatiebeheerbestand’

• de facturering aan sponsors en bewaking van betaling

• het verstrekken van sponsorgegevens aan de penningmeester van SV Soccer Boys ten behoeve van de financiële administratie

• de sponsorcommissie onderhoudt het contact met sponsors en maakt afspraken met hen

• inkoop van materialen ten behoeve van bordsponsoring (het is de wens om centraal door Soccer Boys Sponsorcommissie in te kopen). De inkoop van kleding wordt gedaan door de secretaris of de penningmeester na ondertekening van het sponsorcontract en de betaling van de eerste factuur

2.2 Afstemming met Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur heeft minimaal twee maal (bij voorkeur vier maal) per seizoen overleg met de sponsorcommissie. Dit overleg heeft betrekking op:

• doelstellingen

• budgetten

• wervingsplannen

• plannen/activiteiten in het kader van relatiebeheer

• tussentijdse evaluatie sponsorplan rond de jaarwisseling

• evaluatie van totale sponsorwerkzaamheden aan het eind van het seizoen

3. Overige sponsoring

Het Dagelijks Bestuur beslist over andere vormen van sponsoring dan beschreven in dit document. Denk hierbij aan evenementensponsoring en feestavonden. Op voorhand staat het bestuur positief tegenover alle voorstellen die het clubbelang dienen

4. Sponsorgelden

Om iedereen snel inzicht en duidelijkheid te verschaffen wordt voorafgaand aan de uitvoering van plannen bepaald welke gelden waarvoor beschikbaar worden gesteld.

4.1. Financiële geldstroom

De sponsorgelden worden op een aparte rekening gestort. Daarvan gaat een, in overleg met het Algemeen Bestuur, vastgesteld bedrag (om de algemene begroting sluitend te krijgen) naar de vereniging. Het resterende geld wordt door Dagelijks Bestuur verdeeld over de volgende zaken:

• elftallen

• materialen

• activiteiten

4.2. Toedeling sponsorgelden

Aanvragen voor een budget kunnen door iedereen worden gedaan bij het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur bepaalt vervolgens of deze uitgaven kunnen worden gedaan. Het beschikbare budget bestaat uit de sponsorinkomsten minus het vastgestelde bedrag dat wordt afgedragen aan de vereniging ter dekking van de begroting. Voordat afspraken worden gemaakt over specifieke sponsoring van een bepaald doel, dient dit afgestemd te worden met het Dagelijks Bestuur..

5. Bestaande en nieuwe sponsors

Tot de doelgroep voor het benaderen of aangaan van sponsoractiviteiten behoren in principe alle bedrijven en instellingen.

Uitgesloten zijn die bedrijven/instellingen, die weliswaar maatschappelijk gedoogd worden, tenzij hun doelstelling niet past bij het karakter van SV Soccer Boys . Dit besluit wordt door het Algemeen Bestuur na overleg met de sponsorcommissie genomen.

6. Sponsorvormen

Voor alle duidelijkheid wordt onderscheid gemaakt tussen donaties (ofwel giften) en sponsoring. Wij gaan ervan uit dat bij sponsoring sprake is van een tegenprestatie en bij een donatie of gift in principe niet.

Omdat niet iedere sponsor de mogelijkheid dan wel de intentie heeft om een standaard bedrag bij te dragen aan de vereniging is er een differentiatie gemaakt in sponsorpakketten en andere vormen van reclame uitingen.

SV Soccer Boys kent de volgende sponsorvormen: Hoofdsponsor, Topsponsor, Stersponsor, Supersponsor, Evenementensponsor, Bordsponsor, Advertenties, Balsponsor, Overige vormen.

Zoals eerder vermeld wordt gestreefd naar harmonisatie en standaardisatie van sponsorbijdragen, meerjarige sponsorovereenkomsten en transparantie in de sponsorinkomsten en de daarmee gerealiseerde uitgaven. In de bijlagen zijn de gedetailleerde optielijsten opgenomen.

7. Activiteiten sponsorcommissie

7.1 Werkwijze relatiebeheer

Minimaal eenmaal per jaar wordt een specifieke sponsormeeting georganiseerd. Afstemming hierover vindt plaats tussen Dagelijks Bestuur en commissie, op initiatief van laatstgenoemde.

• alle sponsors worden uitgenodigd bij specifieke clubactiviteiten

• SV Soccer Boys presenteert alle sponsors op SV Soccer Boys website

Contact met de vereniging en contact met de andere sponsors is voor veel sponsors een belangrijke overweging om SV Soccer Boys te sponsoren. De sponsorcommissie zal dan ook ieder seizoen enkele sponsorevenementen organiseren. Het, per seizoen beschikbare budget voor die evenementen wordt bepaald door de het Dagelijks Bestuur in overleg met de sponsorcommissie. Hiertoe wordt vooraf door de sponsorcommissie een voorstel gedaan aan het bestuur.

7.2. Werkwijze aangaan sponsorovereenkomst

Het aangaan van een zakelijke overeenkomst brengt rechten en plichten met zich mee. De inhoud van

de overeenkomst en een goede nakoming zijn voor beide partijen van groot belang. Daarom is het belangrijk om onderstaande afspraken met betrekking tot taken en bevoegdheden na te leven.

1. Alle sponsoraanvragen worden neergelegd bij de sponsorcommissie van SV Soccer Boys. De sponsor wordt benaderd door een lid van de sponsorcommissie. Samen bespreken ze de sponsoropties aan de hand van de sponsorpakketten. Andere leden - buiten de sponsorcommissie - die een aanvraag tot sponsoring binnen (formeel of informeel) krijgen, kunnen geen uitspraak of toezegging doen.

2. Alle afspraken betreffende sponsoring worden vastgelegd in een sponsorovereenkomst. De looptijd van de overeenkomst is afhankelijk van het sponsorpakket.

In alle gevallen waarin SV Soccer Boys een sponsoring afspraak maakt, zal deze worden vastgelegd in een zogenaamde sponsorovereenkomst. Op deze manier maken we voor beide samenwerkingspartners duidelijk wat we hebben afgesproken. De sponsorovereenkomst zal ondertekend worden door de sponsor en een bestuurslid van het Algemeen Bestuur. Op alle sponsorovereenkomsten is het Nederlands recht van toepassing.

3. De sponsorcommissie stelt aan de hand van de informatie, afkomstig van de sponsor, de sponsorovereenkomst in tweevoud op en legt deze ter ondertekening voor aan een lid van het Algemeen Bestuur.

4. De sponsorcommissie informeert de sponsor en laat de overeenkomst in tweevoud ondertekenen. Eén exemplaar wordt geretourneerd aan de sponsorcommissie. Het andere exemplaar is voor de sponsor. De sponsorcommissie regelt de facturatie via Sponsit en deelt de factuur met de penningmeester, zodat deze zicht heeft op de te ontvangen bedragen.

5. De sponsorcommissie beheert de overeenkomsten en ziet toe op de uitvoering van de reclame-uitingen en bewaakt de tegenprestaties. Tevens evalueert de sponsorcommissie de sponsorovereenkomsten en acties, zodat zaken op elkaar worden afgestemd en waar nodig worden aangepast. Aandachtspunten in de evaluatie zijn: de profilering van sponsoren en SV Soccer Boys, reclamemogelijkheden, (structurele) voortzetting van de overeenkomst na de looptijd, eventuele noodzakelijke aanpassingen tijdens de looptijd en hoe de investeringen zich verhouden ten opzichte van de uitgaven voor alle reclame-uitingen en tegenprestaties.

6. In iedere overeenkomst zal duidelijk worden beschreven dat alle artikelen die op basis van de sponsor afspraken worden aangeschaft, eigendom zijn van SV Soccer Boys.

8. Overige afspraken

8.1. Merchandising

De vereniging beschikt over een merknaam ‘SV Soccer Boys’ alsmede een logo. Het is zonder toestemming van de sponsorcommissie niet toegestaan de merknaam en het logo aan te wenden voor commerciële doeleinden.

8.2. Businessvrienden

De stg Businessvrienden Soccer Boys draagt de vereniging een warm hart toe. De inkomsten van de stichting komen ten goede aan met name Heren 1. De sponsorcommissie zal daarom het lidmaatschap actief onder de aandacht brengen bij (potentiële) sponsors. De sponsorcommissie kan een plan indienen bij het Algemeen Bestuur om een evenement te organiseren met en voor de businessvrienden om een grotere sponsorambitie te realiseren.

8.3. Sponsoring en fiscus

Met ingang van 1 januari 2013 wordt er door de belastingdienst een onderscheid gemaakt tussen de kantine opbrengsten en fonds wervende activiteiten die een voetbalclub heeft. Sponsoring wordt gezien als een fonds wervende activiteit. Zolang het bedrag dat met fonds wervende activiteiten wordt verkregen beneden de

€50.000,-1 blijft, is SV Soccer Boys als voetbalclub verplicht niet-Btw-plichtig. De vereniging overschrijdt dit bedrag in de praktijk en is hiermee btw plichtig. .

Bleiswijk, 1 november 2018 Sponsorcommissie Algemeen Bestuur

1 Informatie Belastingdienst, bron xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxxxx ingen/sport_en_belasting/btw1/sportclubs_en_btw1/vrijstellingen_voor_sportclubs1/nevenactiviteiten_ sportclubs1/sponsoring (d.d. 29 september 2018).

Bijlage: uiteenzetting sponsormogelijkheden

Sponsor selectie teams SV Soccer Boys
Selectie Teams	Hoofdsponsor (shirt, tas, training)	Selectie - Heren 1	drie jaar
	Shirtsponsor achterzijde	Selectie - Heren 1	drie jaar
	Shirtsponsor	Selectie - Heren 2	drie jaar
	Shirtsponsor	Selectie - Heren 3	drie jaar
	Shirtsponsor	Selectie - JO19/JO17/JO15/MO19	drie jaar
	Shirtsponsor	Selectie - JO13/JO11/JO9/JO7	drie jaar
Onze tegenprestaties:
• U wordt als sponsor altijd uitgenodigd bij evenementen voor sponsoren;
• Uw merknaam/logo wordt bedrukt op de shirts van het door u gesponsorde team;
• U ontvangt van het gesponsorde team een ingelijste teamfoto in voetbaltenue;
• Vermelding van de merknaam/logo op onze website xxx.xxxxxxxxxx.xx
• U wordt per mail op de hoogte gehouden van alle activiteiten;
• U ontvangt per mail aankondigingen voor al onze feestelijke activiteiten;
• Gratis entree tot alle thuiswedstrijden van het 1ste elftal van SV Soccer Boys;
Kledingsponsor (kleding wordt/ blijft eigendom Soccer Boys)
Kleding	Shirt/tenue Sponsor	Lagere senioren elftallen	twee jaar
	Shirt/tenue Sponsor	Lagere senioren elftallen	drie jaar
	Shirt/tenue Sponsor	JO19/JO17/JO15/MO19	twee jaar
	Shirt/tenue Sponsor	JO19/JO17/JO15/MO19	drie jaar
	Shirt/tenue Sponsor	JO13-JO7/MO13-MO11	twee jaar
	Shirt/tenue Sponsor	JO13-JO7/MO13-MO11	drie jaar
	Trainingspakken (volwassen)		Eenmalig
	Trainingspakken (jeugd)		Eenmalig
	Trainingsshirts (jeugd)
	Coachjassen		Eenmalig
	Voetbaltassen		Eenmalig
	Sokken		Eenmalig
Onze tegenprestaties:
* U wordt als sponsor altijd uitgenodigd bij evenementen voor sponsoren;
• Uw merknaam/logo wordt bedrukt op de shirts/pakken van het door u gesponsorde team;
• U ontvangt van het gesponsorde team een ingelijste teamfoto in voetbaltenue;
• Vermelding van de merknaam/logo op onze website xxx.xxxxxxxxxx.xx
• U wordt per mail op de hoogte gehouden van alle activiteiten;
• U ontvangt per mail aankondigingen voor al onze feestelijke activiteiten;
• Gratis entree tot alle thuiswedstrijden van het 1ste elftal
Bestickkering e.d.
Borden	Promotion-borden ingang van terrein, incl. maakkosten		3 jaar
	Doek achter goal		3 jaar
	Tribune voorzijde (3.00mx0.6m)		3 jaar
	Wal-zijde (3.00mx0.6m)		3 jaar
	Veldborden (3.00mx0.6m)		3 jaar
	Deur bestickeren		3 jaar
Onze tegenprestaties:
* U wordt als sponsor altijd uitgenodigd bij evenementen voor sponsoren;
• Het bord is inbegrepen bij de bovengenoemde bedragen en blijft eigendom van Soccer Boys;
• Vermelding van de merknaam/logo op onze website xxx.xxxxxxxxxx.xx;
• U wordt per mail op de hoogte gehouden van alle activiteiten;
• U ontvangt per mail uitnodigingen voor al onze feestelijke activiteiten;
• Gratis entree tot alle thuiswedstrijden van het 1ste elftal
Wedstrijdbal:
Selectie teams	Wedstrijdbal	1ste elftal heren en dames	Eenmalig
Onze tegenprestaties:
• Uw merknaam wordt omgeroepen voorafgaand aan de wedstrijd
• Uw merknaam wordt genoemd op de Facebook-pagina van Soccer Boys

Reclame
	Website SV Soccer Boys	Banner	In overleg
		Logo	In overleg
		Link	In overleg
	Wedstrijdbal		Eenmalig
	Kantine TV	1⁄2 pagina	In overleg
		Hele pagina	In overleg
	Grote evenementen	Advertentie	Eenmalig
	Toernooien, feestelijke	Logo Poster	Eenmalig
		Banner website	Eenmalig
		Kantine TV	Eenmalig
		Overige	Eenmalig
Onze tegenprestaties:
• Uw merknaam/logo wordt getoond conform uw keuze;
• U wordt per mail op de hoogte gehouden van alle activiteiten;
• U ontvangt per mail aankondigingen voor al onze feestelijke activiteiten;
Voordeelsponsors
Voordeel	Pakket met veel voordeel !!	GOUD voor 3 jaar	3 jaar
		ZILVER voor 3 jaar	3 jaar
		BRONS voor 3 jaar	3 jaar
Item
GOUD	Veldbord
	Kantine TV (1/1 pagina)
voordeel	Banner website
	Logo Website
	Link website
	Wedstrijdbal
	Totaal
Item
ZILVER	Veldbord
	Kantine TV 1⁄2 pagina
voordeel	Logo website
	Link website
	Wedstrijdbal
	Totaal
Item
BRONS	Kantine TV 1⁄2 pagina
	Banner website
voordeel	Logo website
	Link website
	Wedstrijdbal
	Totaal
Onze tegenprestaties:
* U wordt sponsor altijd uitgenodigd bij evenementen voor sponsoren;
• Uw merknaam/logo wordt getoond conform uw keuze.
Bestickkering/ sponsoring voetbalschool
Xxxxxx	Kleedkamer 7 t/m 17, per kamer		3 jaar
	Kleedkamer 3+4 of 5+6		3 jaar
	Kleedkamer 1 t/m 2 per kamer		3 jaar
	Kledingkamer		3 jaar
	Ballenkamer		3 jaar
	Werkplaats		3 jaar
	Krachthonk		3 jaar
	Ref room		3 jaar
	Ref kamer		3 jaar
	Kleedkamer A, B of C per kamer		3 jaar
	Naamgever voetbalschool		3 jaar
Onze tegenprestaties:
* U wordt als sponsor altijd uitgenodigd bij evenementen voor sponsoren;
* In de kleedkamer komt verder een sponsorbord waarop Uw logo en eventuele bijbehorende reclame-
worden in Uw eigen bedrijfsstijl en kleur (deze dient u aan te leveren).
• U wordt per mail op de hoogte gehouden van alle activiteiten;
• U ontvangt per mail uitnodigingen voor al onze feestelijke activiteiten;
• Gratis entree tot alle thuiswedstrijden van het 1ste elftal