Module Gegevensverwerking - Versie juni 2021
Module Gegevensverwerking - Versie juni 2021
Op deze Module Gegevensverwerking zijn de Algemene bepalingen uit Artikel 1 van toepassing uit de “ Algemene Voorwaarden – versie juni 2021”. Voor administratiedoeleinden is een ondertekend en invulbaar document te downloaden binnen het platform zelf.
Partijen:
1. De school of bovenschoolse organisatie of natuurlijke- of rechtspersoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf, met wie Schoolmonitor de Overeenkomst sluit: “Afnemer”.
en
2. De besloten vennootschap SWSH B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan Mercurius 18, te 0000 XX Xxxxxxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door directeur X. xxx xxx Xxxxxx hierna te noemen: “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Overwegen het volgende:
A. Afnemer en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij de Dienst Schoolmonitor wordt ingezet als digitale tool voor organisatieontwikkeling en kwaliteitsborging, (‘de Overeenkomst’). Deze Overeenkomst leidt ertoe dat Xxxxxxxxx in opdracht van Afnemer Persoonsgegevens verwerkt.
B. Xxxxxxxxx is aangesloten bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy (hierna: het Convenant). Partijen die aangesloten zijn bij het Convenant zijn verplicht om de model verwerkersovereenkomst te hanteren voor het maken van afspraken. Deze Module Gegevensverwerking is ontstaan uit de model Verwerkersovereenkomst en toegespitst op de dienstverlening van Verwerker. Van de actuele Model Verwerkersovereenkomst kan alleen gemotiveerd en schriftelijk worden afgeweken. Mocht dit het geval zijn dan wordt dat aangegeven bij de betreffende bepaling. Ten behoeve van de eigen administratie is op aanvraag en vanuit het platform een, door Schoolmonitor ondertekende, versie beschikbaar van de Module Gegevensverwerking die te specificeren is met de gegevens en ondertekening van de afnemer.
C. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
D. Deze Module Gegevensverwerking vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden en de Overeenkomst. Bij tegenspraak tussen bepalingen uit deze Module Gegevensverwerking, de Algemene Voorwaarden of de Overeenkomst, prevaleren de bepalingen uit deze Module Gegevensverwerking.
E. Deze Module Gegevensbescherming bevat twee bijlagen:
1. In de Privacybijsluiter (Bijlage 1) wordt met name een beschrijving gegeven van de dienstverlening, producteigenschappen en welke categorieën Persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden.
2. In de Beveiligingsbijlage (Bijlage 2) wordt omschreven welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen er worden getroffen. De beveiliging dient een continu punt van aandacht en zorg te blijven
Komen het volgende overeen:
Artikel 1. Aanvullende definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt, in aanvulling op de definities zoals genoemd in de Algemene Voorwaarden Schoolmonitor, verstaan onder:
1.1. Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
1.2. Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
1.3. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;
1.4. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Afnemer of Leverancier;
1.5. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
1.6. Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;
1.7. Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;
1.8. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Overeenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
1.9. Keten iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer dat de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten iD wordt ook ECK iD genoemd;
1.10. Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Afnemers;
1.11. Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;
1.12. Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
1.13. Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs;
1.14. Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu- K;
1.15. Overeenkomst: overeenkomst tussen Schoolmonitor en Afnemer op grond waarvan Schoolmonitor de Dienst levert aan Afnemer en waarvan de Algemene Voorwaarden onlosmakelijk onderdeel uitmaken.
1.16. Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
1.17. Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;
1.18. School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;
1.19. Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);
1.20. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst;
1.21. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
1.22. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.
Artikel 2. Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
2.1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst.
2.2. De Afnemer geeft Xxxxxxxxx conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Afnemer. De Instructies van de Afnemer kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst.
2.3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Overeenkomst. Verwerker brengt Xxxxxxx onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
2.4. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te Verwerken Persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende Betrokkenen.
Artikel 3. Rolverdeling
3.1. Afnemer is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Afnemer heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
3.2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Afnemer voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Afnemer in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden
met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Afnemer een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
3.3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Afnemer in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Xxxxxxx geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
3.4. De Afnemer neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
3.5. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Afnemer verricht.
3.6. Afnemer en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4. Privacyconvenant
4.1. Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.
Artikel 5. Gebruik Persoonsgegevens
5.1. Verwerker verplicht zich om de van Afnemer verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Afnemer (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Afnemer voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
5.2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.
5.3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.
5.4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
5.5. SPECIFIEKE BEPALING IN GEVAL VAN UITWISSELING VAN HET ONDERWIJSKUNDIG RAPPORT: In aanvulling op het bepaalde in lid 4, is het Verwerker uitsluitend toegestaan om Persoonsgegevens te verstrekken aan een door Onderwijsinstelling aangewezen en geselecteerde andere onderwijsinstelling, na een concreet verzoek tot verstrekking van die onderwijsinstelling en op voorwaarde dat deze andere onderwijsinstelling haar
administratieve onderwijsidentiteit (bijv. BRIN of OiN) aan Verwerker kenbaar heeft gemaakt. Indien de andere onderwijsinstelling niet beschikt over een administratieve onderwijsidentiteit zal Verwerker Persoonsgegevens alleen aan die andere onderwijsinstelling verstrekken op uitdrukkelijke instructie van Onderwijsinstelling.
5.6. SPECIFIEKE BEPALING VOOR VERWERKERSOVEREENKOMSTEN TUSSEN ONDERWIJSINSTELLINGEN EN DISTRIBUTEURS:
a. Convenantspartijen die Leermiddelen en Toetsen ontwikkelen en aanbieden (hierna te noemen: Leermiddelenleverancier), zullen jaarlijks ten behoeve van het opstellen van de leermiddelenlijsten voor het eerstvolgende schooljaar, (welke leermiddelenlijsten ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst worden opgesteld) de Privacy Bijsluiter voor die Leermiddelen en Toetsen aanvullen en/of wijzigen door het opnemen van de categorieën Persoonsgegevens en het gebruik dat van deze Persoonsgegevens wordt gemaakt (met betrekking tot de Leermiddelen en Toetsen die op de desbetreffende leermiddelenlijsten worden opgenomen).
b. Verwerker (de distributeur) wisselt in opdracht van de Onderwijsinstelling gegevens uit met deze Leermiddelenleveranciers.
c. De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het maken en vastleggen van afspraken met iedere Leermiddelenleverancier in een Verwerkersovereenkomst.
d. Onderwijsinstelling vrijwaart Verwerker (distributeur) voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met Leermiddelenleverancier, en de Onderwijsinstelling vrijwaart de Leermiddelenleverancier voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met Verwerker (distributeur).
e. De verantwoordelijkheid van Verwerker (distributeur) voor het beheer van de Persoonsgegevens houdt op, op het moment dat de Leermiddelenleverancier die gegevens heeft ontvangen van Xxxxxxxxx (distributeur).
Artikel 6. Vertrouwelijkheid
6.1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of – beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
6.2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a. voor zover Afnemer uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Afnemer te verlenen diensten; of
c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.
6.3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Xxxxxxx respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een
gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx - tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt - Afnemer onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Afnemer relevante informatie inzake deze verstrekking.
6.4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7. Beveiliging en controle
7.1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Afnemer, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
7.2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO- normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Afnemer wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
7.3. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
7.4. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
7.5. De Verwerker stelt in goed overleg de Afnemer in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
7.6. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Xxxxxxx te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te
(doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
7.7.
a. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Afnemer, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.
b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Afnemer wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
e. Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Afnemer, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8. Datalekken
8.1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
8.2. Indien Afnemer of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Afnemer met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
8.3. Verwerker informeert Xxxxxxx onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
8.4. Xxxxxxxxx stelt bij een Datalek de Afnemer in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Afnemer daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
8.5. In geval van een Datalek, voldoet Afnemer aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Afnemers in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Afnemers een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Afnemer onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.
8.6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Afnemer de Betrokkenen informeren over het Datalek.
8.7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
8.8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
8.9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Afnemer conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.
Artikel 9. Bijstand
9.1. Verwerker verleent Xxxxxxx bijstand bij het doen nakomen van de op Afnemer rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking - maar niet beperkt - tot:
a. het - voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Xxxxxxx om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
e. het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
9.2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Afnemer, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
9.3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10. Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
10.1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Afnemer daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Afnemer voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
10.2. Indien na toestemming van Afnemer Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Afnemer rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkers- overeenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
Artikel 11. Inschakeling Subverwerker
11.1. Afnemer geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
11.2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Xxxxxxx in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Afnemer de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
11.3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Xxxxxxx afschriften verstrekken van deze Verwerkers-overeenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12. Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
12.1. Afnemer zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
12.2. Afnemer verplicht Verwerker om de in opdracht van Xxxxxxx Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Afnemer. De Afnemer kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
12.3. Verwerker zal Afnemer (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
12.4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkers- overeenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
13.1. Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Overeenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.
13.2. Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
13.3. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.
Artikel 14. Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
14.1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Overeenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
14.2. Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
14.3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Afnemer de keuze hiertoe aanvaardt, de Afnemer in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
14.4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
14.5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15. Duur en beëindiging
15.1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
15.2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Overeenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 6, 9 en 12.
Bijlage 1: Privacybijsluiter
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER GEBRUIK SCHOOLMONITOR
Afnemers maken in toenemende mate gebruik van digitale toepassingen binnen het onderwijs. Bij het gebruik en levering van deze producten en diensten zijn gegevens nodig die te herleiden zijn tot personen (zoals onderwijsdeelnemers). Afnemers moeten met Verwerkers afspraken maken over het gebruik van die Persoonsgegevens. Deze bijsluiter geeft Afnemers informatie over de dienstverlening die Verwerker verleent en welke persoonsgegevens de Verwerker daarbij verwerkt. Alles bij elkaar eigenlijk over de vraag “wie, wat, waar, waarom en hoe” wordt omgegaan met de privacy van de betrokken personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
Het gebruik van deze Privacybijsluiter helpt Afnemers om beter te begrijpen wat de werking van het product en/of dienst is en welke gegevens daarvoor worden uitgewisseld. De Privacybijsluiter is een bijlage bij de Modelverwerkersovereenkomst en omvat de Instructies voor de Verwerking van Persoonsgegevens van de Afnemer aan de Verwerker.
In het kader van de herkenbaarheid is het wenselijk dat Verwerkers zo veel mogelijk op uniforme wijze gebruik maken van de Privacybijsluiter. Afwijkingen van dit model zijn weliswaar mogelijk, maar dienen bij voorkeur beperkt te blijven. Indien de ruimte in deze bijlage onvoldoende is om de benodigde informatie te beschrijven, is het mogelijk de informatie op te nemen in separate Bijlage(n), welke als volgt genummerd worden: “Bijlage 1A”, “Bijlage 1B”, etc.. Deze Bijlagen worden aan de Verwerkersovereenkomst gehecht.
Voor specifieke branches zoals uitgevers, distributeurs en leveranciers van student- en leerling- administratiesystemen, kunnen specifieke privacybijsluiters worden gemaakt die gebaseerd zijn op dit model. Deze specifieke modellen zijn afgestemd door de Initiatiefnemers van het Convenant. De modellen zijn te vinden op de website van het Platform: xxx.xxx-x.xx/xxx.
A. Algemene informatie
Naam product en/of dienst : Schoolmonitor
Naam Verwerker en vestigingsgegevens : SWSH BV, Xxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxxx Link naar leverancier en/of productpagina : xxxxxxxxxxxxx.xx
Beknopte uitleg en werking product en dienst : Schoolmonitor is een interactief systeem dat
in alle lagen van de school een cruciale rol vervult om de organisatie sterker te maken. Schoolmonitor is dé digitale oplossing rondom organisatieontwikkeling en kwaliteitsborging in onderwijs en geeft grip op de ontwikkelingen binnen de school/scholen d.m.v. cyclisch werken.
Doelgroep (zoals po/vo, onderbouw/bovenbouw) : PO, VO, MBO
Gebruikers : Bovenschoolse organisatie, schooldirectuer, teamlid, externe partijen
B. Omschrijving specifieke diensten
Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens:
1. Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst.
a. Het kunnen toewijzen van projecten naar medewerkers en daarmee het registreren van medewerkers
2. Omschrijving van de optionele Verwerkingen die de Verwerker aanbiedt
a. Geen
C. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van gegevens
De Verwerker dient in deze Bijsluiter expliciet aan te geven of deze:
□ NEE I. leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen, of
□ JA II. (tevens) leverancier is van een School- en Leerlinginformatiemiddel.
Ad II. (Alleen) indien de Verwerker (tevens) leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit een School- en Leerlinginformatiemiddel dan zijn de volgende mogelijke doelstellingen van gegevensverwerking in het kader van deze producten en diensten van toepassing:
a. de organisatie, het geven en volgen van onderwijs, het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers of het geven van school- en studieadviezen, waaronder:
▪ de indeling en aanpassing van roosters;
▪ de analyse en interpretatie van leerresultaten;
▪ het bijhouden van persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden van een Onderwijsdeelnemer en de gevolgen daarvan voor het volgen van onderwijs;
▪ het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling;
▪ de communicatie met Onderwijsdeelnemers en ouders en medewerkers van de onderwijsinstelling;
▪ financieel beheer;
▪ monitoring en verantwoording, ten behoeve van met name: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vorm) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs;
▪ het behandelen van geschillen.
▪ het uitwisselen van Persoonsgegevens met Derden, waaronder:
▪ toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak;
▪ samenwerkingsverbanden in het kader van passend onderwijs, regionale overstappen;
▪ partijen betrokken bij de invulling van stage of leer-/ werkplekken voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan;
▪ Onderwijsinstellingen ingeval van overstappen tussen onderwijsinstellingen en bij vervolgonderwijs.
b. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;
c. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
d. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel, Verwerkte Persoonsgegevens.
e. de continuïteit en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;
f. onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling;
g. het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analyse doeleinden beschikbaar kunnen stellen van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren.
h. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.
i. De uitvoering of toepassing van een andere wet
D. Categorieën en soorten persoonsgegevens
1. Omschrijving van de categorieën Betrokkenen over wie Persoonsgegevens worden verwerkt, en de categorieën persoonsgegevens van de Betrokkenen:
In de hieronder opgenomen tabel staat aangegeven welke Persoonsgegevens in beginsel van welke categorieën van Betrokken Verwerkt worden. De door Verwerker Verwerkte
Persoonsgegevens worden bepaald door de Persoonsgegevens die Afnemer via de Dienst Verwerkt. De Dienst van Verwerker is niet bedoeld en/of ontworpen voor het Verwerken van bijzondere Persoonsgegevens en bijzondere Persoonsgegevens zullen om die reden nooit door Verwerker worden gevraagd door Verwerker.
Van toepassing | Categorie | Toelichting |
Nee | 1. Contactgegevens | naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; Beperkte set = naam, e-mail, opleiding; Persoonlijke set = geboortedatum, geslacht; |
Nee | 2. Onderwijs-deelnemer- nummer | een administratienummer dat onderwijsdeelnemers identificeert |
Nee | 3.Nationaliteit en geboorteplaats | |
Nee | 4. Ouders, voogd | gegevens als bedoeld onder 1, van de ouders/verzorgers van onderwijsdeelnemers |
Nee | 5. Medische gegevens | gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs; |
Nee | 6. Godsdienst | gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs, of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs; |
Nee | 7. Studievoortgang | gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten; te weten: • klas / leerjaar / ILT code • Examinering • Studievoortgang en/of Studietraject • Begeleiding onderwijsdeelnemers, inclusief handelingplan • Aanwezigheidsregistratie |
Nee | 8. Onderwijsorganisatie | gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; |
Nee | 9. Financiën | gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene; |
Nee | 10. Beeldmateriaal | foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het instituut; |
Ja | 11. Docent, zorg- coördinator, intern begeleider, decaan, mentor | gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen; |
Nee | 12 Overige gegevens, te weten …. | andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Wel moet worden vermeld om welke gegevens het gaat. |
Nee | 13. BSN/PGN | |
Nee | 14. Keten-ID (ECK-ID) | unieke iD voor de 'educatieve contentketen'. hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar onderwijsdeelnemers of docenten. |
3. Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen):
Tot 3 maanden na contractduur, tenzij anders vermeld.
E. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:
Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens: Nederland
F. Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.
Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:
TRUE, Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxxxx (servers)
De Webdienst van Schoolmonitor, bereikbaar via de URL: xxxxxxxxxxxxx.xx, wordt geleverd vanuit een locatie (TRUE, Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxxxx), die is uitgerust om de Webdienst naar de huidige stand van de techniek tegen aanvaardbare kosten op professionele manier aan te kunnen bieden. Daarbij is voorzien in fysieke bescherming van het pand, belemmering van toegang door onbevoegden, 24x7 hardwareondersteuning, brandbeveiliging, bescherming tegen stroomstoringen, bescherming tegen internettoegang door onder meer firewall software, algemene bescherming, databescherming en het maken van back-ups.
True is ISO 27001, ISO 9001, NEN 7510 gecertificeerd en beschikt over ISAE 3402 Type 1 en 2 rapportages. Dit betekent dat zijn hun informatieprocessen in kaart hebben gebracht, passende beveiligingsmaatregelen hebben genomen en daar periodiek op worden getoetst.
Opmerking: indien de Persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt wordt apart opgave gedaan van de landen waar de Persoonsgegevens worden verwerkt én op welke wijze is gewaarborgd dat de gegevens rechtmatig kunnen worden doorgegeven.
G. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij: SWSH BV, Xxxxx xxx xxx Xxxxxx, telefoonnummer 0513 528 759 of e-mail xxxxx@xxxx.xx.
G. Versie
Mei 2021
Deze Privacybijsluiter maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad de verschillende betrokken ketenpartijen (GEU, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u hier: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE
De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
Normen informatiebeveiliging
Verwerker is verplicht om aan Onderwijsinstelling aan te tonen of en op welke wijze passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking plaatsvindt in overeenstemming met de AVG en de Model Verwerkersovereenkomst.
Voor het toepassen en aantonen van de technische maatregelen, kan Verwerker gebruik maken van (zo snel als redelijkerwijs mogelijk de meest recente versie van) het in het onderwijs ontwikkelde ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’. Dat schema voorziet in een baseline van (beveiligings)maatregelen waarmee organisaties dit aantoonbaar kunnen maken.
Indien Verwerker voornoemd Certificeringsschema gebruikt, dan mag gebruik worden gemaakt van een standaard beveiligingsbijlage die is afgestemd door de Initiatiefnemers van het Convenant. Deze afgestemde bijlage 2 is te vinden op de website van het Platform en komt in de plaats van deze model bijlage 2: xxx.xxx-x.xx/xxx.
Verwerker kan ook gebruik maken van andere certificeringsmechanismen en/of (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging, mits die een gelijkwaardig of hoger niveau van beveiliging bieden en de door Verwerker genomen maatregelen aan de Onderwijsinstelling inzichtelijk worden gemaakt.
Omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in artikel 7 Verwerkersovereenkomst
I. Omschrijving van de maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Verwerking van Persoonsgegevens.
SWSH hanteert een autorisatiebeleid om te bepalen wie toegang moet hebben tot welke gegevens. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
Medewerkers en gegevens | Handelingen |
Medewerkers hebben bij uitzondering toegang tot persoonsgegevens in geval van foutsituaties. | Opsporen van oorzaken van foutsituaties om deze te herstellen en herhaling te vorkomen. |
Leden van scrumteams hebben toegang tot test datasets voor de verdere ontwikkeling. | Ter verbetering van product |
IT beheerders hebben toegang tot de datebases | De handelingen van IT databeheerders zijn gericht op continuïteit en optimalisatie van ICT - systemen |
II. Omschrijving van de maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzet- telijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of on-rechtmatige opslag, Verwerking, toegang of openbaarmaking.
Organisatie van informatiebeveiliging en communicatieprocessen
XXXX beschikt over een actief informatiebeveiligingsbeleid.
XXXX heeft een security officer om xxxxxx’x rond de verwerking van persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die toezien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
Schoolmonitor heeft procedures ingericht voor de behandeling van en communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.
Medewerkers
Met medewerkers worden geheimhoudingsverklaringen overeengekomen en informatiebeveiligingsafspraken gemaakt.
SWSH stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.
Medewerkers hebben op grond van een autorisatiesystematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
Beveiliging en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie
[Let op: onderstaande rapportage middels het Certificeringsschema is een keuze van ieder bedrijf. U kunt de beveiliging en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie ook op andere wijzen regelen en rapporteren. In principe is iedere rapportage vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering (zie 7.2 van de verwerkersovereenkomst) toegestaan.] [Verwerker] heeft het Certificeringsschema2 van Edu-K gebruikt als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy voor het programma Schoolmonitor. Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden.
Toetsvorm | Self-assessment |
Uitvoerder toets | Schoolmonitor, Xxxxx xxx xxx Xxxxxx (CTO) |
BIV-classificatie | Beschikbaarheid=1, Integriteit=1, Vertrouwelijkheid=1 |
Categorie | Maatregelen | Compliance | Uitleg |
[Voldaan/niet voldaan/alternatieve maatregel] | [Bij niet voldaan aangeven hoe/wanneer dit wordt gecorrigeerd. Bij alternatieve maatregel deze beschrijven] | ||
Beschikbaarheid | Overbelasting | Voldaan | Middels inzet van Advanced Security Platform |
Business continuity | Niet voldaan | Er is dit moment geen cluster aanwezig. Bij uitval van de machin zijn we down totdat er een backup is teruggezet. Mogelijkheden om t werken met clusters wordt onderzocht. | |
Ontwerp | Voldaan | De presentatie en logische laag zijn gescheiden van elkaar | |
Monitoring | Voldaan | Onbeschikbaarheid en afname van performance wordt gemeten en geregistreerd / gelogd. Er is aantoonbaar actieve monitoring, testing en rapportage van performance. | |
Testen | Voldaan | Zie hierboven. | |
Software | Voldaan | Patchen en updates van firmware en software zijn ingeregeld en worden periodiek uitgevoerd. | |
Actuele dreigingen | Voldaan | Middels inzet van Advanced Security Platform | |
Integriteit | Herleidbaarheid (gebruikers) | Voldaan | Herleidbaar wie, wanneer, welke gegevens/configuraties gewijzigd heeft. |
Backup | Dagelijks | ||
Application controls | Voldaan | Verschillende groepen van informatie of diensten, gebruikers en informatiesystemen moeten gescheiden worden op het netwerk. | |
Onweerlegbaarheid | Voldaan | Gelogd wordt: • handelingen van beheerders; • beveiligingsovertredingen; | |
Herleidbaarheid (technisch beheer) | Voldaan | Enkel toegang dmv ticket systeem en versiebeheer. |
Controle integriteit | Voldaan | Servers draaien enkel bij partijen die ISO 27001 gecertificeerd zijn. | |
Onweerlegbaarheid | Voldaan | Gelogd wordt: • handelingen van beheerders; beveiligingsovertredingen. | |
Actuele dreigingen | Voldaan | Bij ransomware is rollback mogelij naar een gecontroleerde situatie korter dan 48 uur geleden. | |
Vertrouwelijkheid | Levenscyclus gegevens | Voldaan | Op apparatuur die wordt hergebruikt of de organisatie verlaat wordt data onherstelbaar vernietigd. Informatie in deze categorie word altijd gelabeld. |
Logische toegang | Voldaan | Middels SSO van organisatie. | |
Fysieke toegang | Voldaan | Fysieke toegangscontrole middels toegangspas is aangevuld met pincode, biometrische verificatie of soortgelijke oplossingen. Informatie blijft binnen locaties va de organisatie, of technische partners met een certificering op het gebied van informatiebeveiliging welke regelmatig wordt gecontroleerd. | |
Netwerk toegang | Voldaan | Wordt beveiligd middels het Advanced Security Platform. | |
Scheiding omgevingen | Voldaan | Presentatie laag is middels een AP gescheiden | |
Transport en fysieke opslag | Voldaan | Altijd encryptie van transport. Gee encryptie van opslag (met uitzondering van toegangscodes e dergelijke “sleutels”) | |
Logging | Voldaan | Logging is enkel toegankelijk voor bevoegde personen. Integriteit van logbestanden is gewaarborgd tegen ongeautoriseerde wijzigingen. | |
Toetsing | Voldaan | Servers draaien enkel bij partijen die ISO 27001 gecertificeerd zijn. | |
Actuele dreigingen | Voldaan | Bewustzijn van medewerkers over actuele dreigingen en het werken met data. |
III. Omschrijving van de maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling.
De systemen van Schoolmonitor worden om het jaar gecontroleerd op veiligheid door een externe partij. Daarnaast voorziet het informatiebeveiligingsbeleid van Schoolmonitor in interne processen om kwetsbaarheden te identificeren.
Rapportage
Verwerker actualiseert deze informatie voortdurend en informeert gebruikers over wijzigingen in de getroffen maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik via [Website: afgesloten gedeelte voor klanten, waar eventueel deze bijlage (met technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen) ook kan worden gepubliceerd].
In het geval u beveiligingsrisico’s constateert, dan verzoeken wij u contact op te nemen met de helpdesk van Schoolmonitor via 0513 528 759.
Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging
De wijze waarop monitoring en identificatie van Datalekken plaatsvindt
[Verwerker] monitort 24/7 (of anders afgesproken) haar dienstverlening en heeft de in Bijlage 2 opgenomen maatregelen getroffen om ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot gegevens te voorkomen en te identificeren. Signalen die duiden op een Datalek worden beoordeeld door de security officer van [Verwerker], die analyseert of sprake kan zijn van een Datalek.
De wijze waarop informatie wordt gedeeld:
Wanneer zich een Datalek voordoet, wordt de verwerkersverantwoordelijke onderwijsinstelling door of namens [Verwerker] in beginsel zonder onredelijke vertraging na vaststelling dat sprake is van een Datalek per e-mail geïnformeerd. Hiervoor worden de meest recente gegevens in vanuit het platform gebruikt. Afhankelijk van de situatie, kan ook informatie worden gedeeld via onze website en officiële sociale media kanalen en/of officiële distributeurs en/of handelsagenten.
Voor vervolgacties of vragen kan telefonisch of per e-mail contact worden opgenomen met onze helpdesk via de in de Privacy Bijsluiter opgenomen gegevens.
Schoolmonitor deelt ten minste de volgende informatie wanneer zich een Datalek voordoet:
- De kenmerken van het incident, zoals: datum en tijdstip constatering, samenvatting incident, kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens);
- De oorzaak van het beveiligingsincident;
- De maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen;
- Benoemen van betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de mate waarin;
- De omvang van de groep betrokkenen;
- Het soort gegevens dat door het incident wordt getroffen (met name bijzondere gegevens, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
Indien een concrete situatie zich daartoe leent, dan kan Schoolmonitor een (eerste) melding van een Datalek doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. De Onderwijsinstelling wordt hierover geïnformeerd en blijft ook in dit geval eindverantwoordelijk voor de melding.
Versie: Deze bijlage is voor het laatst bijgewerkt op 01-03-2021.
Deze beveiligingsbijlage maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (GEU, KBB-e en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u hier: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.