PRIVACYVERKLARING KIA AUTOLEASE ZAKELIJK
PRIVACYVERKLARING KIA AUTOLEASE ZAKELIJK
Kia Autolease en privacy
Axus Nederland B.V. handelend onder de naam Kia Autolease (hierna: ‘wij’ of ‘Kia Autolease’) is aanbieder van mobiliteitsdiensten, waaronder operationele lease van voertuigen. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze zakelijke klanten en leaserijders (hierna: ‘u’).
Wij respecteren uw privacy. Daarom verwerken wij uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG), overige geldende wetgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming en deze privacyverklaring.
Wie is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Kia Autolease is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketing van de full service lease- en private lease-diensten van Kia Autolease en voor het vernieuwen of verlengen van uw leasecontract zijn we gezamenlijk verwerkingsverant- woordelijk met Kia Motors Nederland B.V. (hierna: ‘KMNL’). Dit is de gemeenschappelijke privacyverklaring van KMNL en Kia Autolease. Alleen voor zover uitdrukkelijk uit deze verklaring blijkt dat KMNL verwerkingsverant- woordelijke is, is deze privacyverklaring op haar van toepassing. Deze verklaring ziet niet op de verwerking van persoonsgegevens door KMNL als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
Onze contactgegevens zijn:
Kia Autolease
Xxxxxxx 000
0000 XX Xxxxxxxxx
Tel. x00 (0)00 000 00 00
E-mail: xxxxxxx-xx@xxx-xxxxxxxxx.xx
U kunt onze functionaris gegevensbescherming bereiken via: xx-xxxxxxxxx@xxx-xxxxxxxxx.xx.
De contactgegevens van medeverwerkingsverantwoordelijke Kia Motors Nederland B.V. zijn: Kia Motors Nederland B.V.
Xx Xxxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxxxxx
Voor vragen over uw privacy kunt u contact zoeken via het contactformulier van KMNL: xxx.xxx.xxx/xx/xxxxxxx/xxxxxxx-xxx-xxx/#/
Verwerkingsverantwoordelijken Kia Autolease en KMNL kunnen u desgevraagd aanvullende informatie verstrekken over hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
· Identificatiegegevens: bijvoorbeeld uw naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, en gegevens met betrekking tot uw identiteitsbewijs. Dit geldt zowel voor bestuurders van de onderneming als de individuele bestuurders van onze voertuigen.
· Financiële bedrijfsgegevens en documenten van het bedrijf waar de (toekomstige) leaserijder werkzaam is die nodig zijn voor de beoordeling of de zakelijke klant voldoende draagkracht heeft voor de betaling van de leasetermijnen.
· Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst: bijvoorbeeld kenteken, voertuiggegevens, locatiegegevens, onderhouds- en schadegegevens, verzekeringsgegevens, tankgegevens en boetes.
Wij verwerken uw persoonsgegevens altijd op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen:
· omdat wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, voorbeelden hiervan zijn de voorkoming van fraude en diefstal, het voeren van juridische procedures en marketing- en promotieactiviteiten;
· om uitvoering te kunnen geven aan een (lease)overeenkomst;
· omdat u daar toestemming voor heeft gegeven;
· om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?
1. Om te beoordelen of wij met u een (lease)overeenkomst kunnen aangaan. Dit doen wij op basis van het
Kia Autolease Know Your Customer- en acceptatiebeleid (KYC). Bedrijfsmatige financiële gegevens van de werkgever kunnen worden getoetst aan de hand van gegevens bij de Kamer van Koophandel en gegevens die bekend zijn bij handelsinformatiebureaus. In aanvulling screenen wij onze klanten tegen internationale sanctielijsten in overeenstemming met ons KYC-beleid en internationale wettelijke verplichtingen als onderdeel van een bank.
2. Om u te kunnen identificeren.
3. Om met u een (lease)overeenkomst te sluiten en daaraan uitvoering te geven. Als wij met u een (lease)overeenkomst hebben gesloten dan kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken:
- om contact met u te onderhouden (bijvoorbeeld per post, e-mail, telefonisch en via onze portal xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx) en onze relatie met u te beheren;
- om het voertuig te registreren in het kentekenregister van de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW);
- om onderhoud, reparatie en schadeherstel aan het voertuig te laten verrichten;
- om het voertuig te laten keuren, bijvoorbeeld voor de APK;
- om verzekeringen af te sluiten en te beheren;
- om nood- of pechhulp te verlenen;
- om vervangend vervoer ter beschikking te stellen;
- om een tankpas van onze leverancier aan u ter beschikking te stellen en de betalingen die daarmee zijn gedaan af te handelen;
- om zorg te dragen voor de betaling en/of afhandeling van boetes;
- voor het afwikkelen van claims, bijvoorbeeld als sprake is van schade, een ongeval of diefstal;
- voor facturatie en betalingsdoeleinden;
- voor marketing- en promotieactiviteiten, waarbij KMNL persoonsgegevens kan verwerken ten behoeve van marketing van de full service lease- en private lease-diensten van Kia Autolease en/of voor het vernieuwen of verlengen van uw leaseovereenkomst;
- om nieuwsbrieven, enquêtes en klanttevredenheidsonderzoeken aan u te versturen;
- voor rapportage en interne en externe auditdoeleinden.
4. Om onze eigendommen en belangen te beschermen, bijvoorbeeld in het kader van juridische procedures of in verband met maatregelen tegen fraude of diefstal.
5. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Delen wij uw persoonsgegevens met derden?
Voor de uitvoering van een (lease)overeenkomst met u of uw werkgever kunnen wij gebruik maken van de diensten van derden. Voorbeelden hiervan zijn aan Kia Autolease gelieerde bedrijven, autodealers, garages en verzekeraars. In die gevallen verstrekken wij uw persoonsgegevens alleen voor zover dat noodzakelijk en relevant is voor de diensten die de derde verleent.
Ook is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken als wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet, als wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben of als u ons daarvoor toestemming heeft gegeven. Vanwege onze samenwerking met Kia Motors Nederland B.V. en de Kia Motor Company kunnen wij uw persoons- gegevens aan hen verstrekken als wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben. Als wij u gevraagd hebben om toestemming in verband met een verwerking of verstrekking, dan heeft u altijd het recht deze in te trekken.
Derden en aan ons gelieerde bedrijven die uw persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Deze afspraken leggen wij vast in verwerkersovereenkomsten. U kunt een lijst van categorieën van onze dienstverleners op verzoek ontvangen.
Met Kia Motors Nederland B.V. zijn we gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken voor verwerkingen van uw persoonsgegevens voor marketing doeleinden met betrekking tot Kia Autolease. Dit betekent onder andere dat u zowel van Kia Motors Nederland B.V. als van Kia Autolease marketing communicatie kunt ontvangen.
Kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt?
Het kan voorkomen dat uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Indien daarvan sprake is dan verzekeren wij ons ervan dat een afdoende beschermingsniveau van uw persoons- gegevens is gewaarborgd en dat de doorgifte alleen plaatsvindt overeenstemming met de eisen die de AVG daaraan stelt. Indien u meer informatie wilt ontvangen over de eventuele doorgifte van uw persoonsgegevens naar landen buiten de EER en welke passende waarborgen wij daarvoor hebben getroffen, kunt u contact met ons opnemen via xx-xxxxxxxxx@xxx-xxxxxxxxx.xx.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor wij deze hebben verkregen. Als de (lease)overeenkomst met u eindigt dan bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijnen die voor ons gelden. In de regel is dit 7 jaar nadat de leaseovereenkomst beëindigd is.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Tot deze maatregelen behoren onder andere:
· Bijgewerkte en up-to-date policies en werkinstructies en controle van de naleving daarop.
· Scheiding van taken en rollen, zodat onze medewerkers alleen toegang hebben tot uw persoonsgegevens als dat voor hun functie en rol noodzakelijk is.
· Het trainen van onze medewerkers.
· Fysieke beveiliging van de locaties waar wij uw persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld toegangscontrole en camerabewaking).
· IT-beveiligingsmaatregelen (bijvoorbeeld beveiligde servers, firewalls en encryptie).
Welke rechten heeft u ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken?
De AVG kent u de volgende rechten toe:
· Recht op inzage en rectificatie. Op grond van artikel 15 AVG heeft u het recht om persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien. Ook heeft u het recht op rectificatie op grond van artikel 16 AVG als deze gegevens onjuist of onvolledig zijn. Indien u toegang heeft tot onze portal xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx dan kunt u dat in veel gevallen zelf doen.
· Recht op wissen. Op grond van artikel 17 AVG heeft u onder omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn. Als wij een zwaarder wegend belang hebben om dat niet te doen of als wissen verboden is op grond van de wet dan zijn wij niet verplicht om aan uw verzoek gehoor te geven.
· Recht op beperking van de verwerking. Op grond van artikel 18 AVG heeft u onder omstandigheden het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
· Recht op dataportabiliteit. Op grond van artikel 20 AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en/of deze door ons te laten overdragen aan een derde.
· Recht op bezwaar tegen verwerking. Op grond van artikel 21 AVG heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (waaronder in ieder geval begrepen direct marketing). Als wij een zwaarder wegend belang hebben om dat niet te doen of als wissen verboden is op grond van de wet dan zijn wij niet verplicht om aan uw verzoek gehoor te geven.
· Recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit, waaronder profilering, waar rechtsgevolgen aan verbonden zijn. Artikel 22 AVG geeft u het recht om bezwaar te maken tegen geautomatiseerde besluitvorming waar voor u rechtsgevolgen aan verbonden zijn. In het kader van ons acceptatieproces wordt een berekening automatisch gemaakt over uw kredietwaardigheid (van het bedrijf), waarbij er altijd een controle gedaan wordt door één van onze creditanalisten. Daardoor is er geen sprake van een ‘geautomatiseerde verwerking dat leidt tot een besluit’ in de zin van de AVG.
· Recht op klachten indienen. Op grond van artikel 77 AVG heeft u het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Uiteraard kunt u uw klacht altijd eerst aan ons voorleggen. Daarvoor kunt u terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door via xxxxxxx-xx@xxx-xxxxxxxxx.xx of xx-xxxxxxxxx@xxx-xxxxxxxxx.xx contact met ons op te nemen. Zodra wij uw verzoek hebben ontvangen, laten wij u weten wat het verdere verloop van de procedure is.
Indien u uw rechten wilt uitoefenen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens voor het doeleinde waarvoor wij gezamenlijk met KMNL verwerkingsverantwoordelijke zijn, namelijk marketing van de full service lease- en private lease-diensten van Kia Autolease en voor het vernieuwen of verlengen van uw leaseovereenkomst, kunt contact opnemen met Kia Autolease.
Kia Autolease en KMNL hebben een onderlinge regeling getroffen om hun respectievelijke verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit AVG vast te stellen. Indien u de essentie van deze regeling wilt verkrijgen, kunt u contact opnemen met Kia Autolease.
Wijziging van deze privacyverklaring
Wij wijzen erop dat wij deze privacyverklaring kunnen wijzigen. U kunt de meest recente versie van deze privacy- verklaring aanvragen via een mailtje aan xxxxxxx-xx@xxx-xxxxxxxxx.xx.
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 november 2019.