ALGEMEEN

Procuratieregeling Keolis Nederland B.V.

ALGEMEEN

In deze procuratieregeling worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten opzichte van externe partijen vastgelegd.

VASTSTELLING

De procuratieregeling KEOLIS NL is op 10 juni 2021 vastgesteld door de Supervisory Board en vervangt alle voorgaande versies van de procuratieregeling.

TOEPASSINGSGEBIED

De procuratieregeling KEOLIS Nederland B.V., (hierna KNL), statutair gevestigd te Doetichem, geldt ook voor eventuele dochtervennootschappen.

RAADPLEGEN PROCURATIEREGELING

De procuratieregeling KNL staat op de website xxx.xxxxxx.xx, ligt ter inzage op het hoofdkantoor en is gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

VERLENEN EN ONTNEMEN VOLMACHT

De statutaire directie van KNL is bevoegd tot het verlenen en ontnemen van een volmacht namens KNL. De procuratieregeling wordt jaarlijks geactualiseerd. Een wijziging wordt terstond geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.

ONTSTENTENIS OF BELET STATUTAIRE DIRECTIE

Bij ontstentenis of belet van de statutaire directie berust het bestuur, conform de statuten artikel 21.6, tijdelijk bij een door de Supervisory Board aangewezen persoon.

VERVANGING BIJ AFWEZIGHEID

Bij afwezigheid van een procuratiehouder wordt deze bij voorkeur vervangen doo r een procuratiehouder met dezelfde procuratiebevoegdheid of hoger. Indien dit niet mogelijk is, kan een hiërarchisch lager geplaatste medewerker gemachtigd worden door de betreffende bevoegde procuratiehouder. De machtiging van een lagere procuratiehouder dient schriftelijk te gebeuren. De bevoegde procuratiehouder dient hiervoor deze vervanging door zijn/haar hiërarchisch leidinggevende en de compliance officer schriftelijk te laten valideren.

Langdurige afwezigheid

Indien een conform deze regeling tekeningsbevoegde procuratiehouder langer dan twee maanden afwezig is door bijv. ziekte of een sabbatical, dient er getekend te worden door een andere procuratiehouder met dezelfde procuratiebevoegdheid of hoger.

AD INTERIM

Externen die ad interim een procuratiehouder vervangen, kunnen de bevoegdheden conform de procuratie die bij de functie hoort ontvangen. Uiteraard dient hiervoor wel een volmacht te worden verleend overeenkomstig deze procuratieregeling.

BEHEER VAN DE PROCURATIEREGELING

De compliance officer beheert de procuratieregeling. De regeling wordt altijd vastgesteld door de Supervisory Board. De procuratietabel behorende bij de procuratieregeling wordt jaarlijks vastgesteld door de statutaire directie.

DOELEN PROCURATIEREGELING

Het doel van de procuratieregeling KNL is te borgen dat medewerkers van KNL weten waartoe zij bevoegd zijn in hun functie.

VIER-OGEN PRINCIPE

KNL past boven het gespecificeerde grensbedrag het vier-ogen principe toe. Dat betekent dat KNL bij het aangaan van externe verplichtingen boven de vermelde grensbedragen altijd wordt vertegenwoordigd door twee procuratiehouders.

INKOOPBELEID

Procuratiehouders zijn gehouden het geldend inkoopbeleid KNL te volgen.

CLUSTERING

Clustering van opdrachten worden als een opdracht gezien en mogen derhalve gezamenlijk niet de voor een procuratiehouder geldende drempelwaarde overschrijden.

HET AANGAAN VAN VERPLICHTINGEN NAMENS KNL

De door de statutaire directie aangewezen personen/functionarissen hebben de, binnen de door de statuten gestelde beperkingen conform artikel 23.4 en 23.5, een volmacht tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens KNL. Onder externe contractuele verplichtingen worden zowel inkoopcontracten, het uitbrengen van offertes of aanbiedingen en verkoopcontracten verstaan.

Een aparte procuratietabel behorende bij deze regeling bevat een overzicht van personen/functionarissen en het type procuratie waartoe zij bevoegd zijn. Ook is een matrix bijgevoegd, waarin schematisch de bevoegdheden zijn weergegeven. Uitsluitend de functionarissen vermeld in het aanhangsel hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan.

TYPEN PROCURATIEHOUDERS

Procuratiehouder A: CEO (statutair directeur) Procuratiehouder B: CFO

Procuratiehouder C: COO Procuratiehouder D: MT managers Procuratiehouder E: Concessiemanagers

Procuratiehouder F: Aangewezen functionarissen

SCHEMATISCHE WEERGAVE ORGANISATIE EN PROCURATIEREGELING KNL

Het aangaan van verplichtingen vindt plaats in functiescheiding en middels toepassing van het vier-ogen principe. Dat betekent dat KNL vertegenwoordigd wordt door de CEO (statutair directeur) en de CFO samen.

De Statutaire directie is op grond van de statuten bevoegd de vennootschap te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden binnen de door Keolis Group gestelde grenzen.

De statutaire directie verleent per 1 september 2021 volmacht uitsluitend aan de in de onderstaande tabel opgenomen functionarissen. Eerder verleende volmachten komen per 1 september 2021 te vervallen.

PROCURATIETABEL

Aangaan verplichtingen door procuratiehouders	Bedragen (excl BTW) + verlenen volmachten	Voorwaarden bij aangaan verplichtingen
Procuratiehouder A en B
A (CEO)	- Tot € 100.000	- Procuratiehouder A is gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 100.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Bij verplichtingen buiten het budget dienen deze altijd door Procuratiehouder A+B gezamenlijk te worden aangegaan. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
A + B gezamenlijk	- Geen limiet - Verlenen volmachten - 2e stap validatie van betalingen geen limiet	- Procuratiehouders A+B zijn gezamenlijk gerechtigd verplichtingen aan te gaan. - Bij rechtshandelingen van meer dan € 1 miljoen dient de investering/overeenkomst ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de Supervisory Board. - Het indienen van een offerte voor aanbesteding van een concessie dienen alle Groepsvereiste toestemmingen verkregen te zijn. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL. - Er dient voldaan te zijn aan alle Keolis Group vereisten.
B (CFO)	- Verplichtingen tot € 50.000 - 2e stap validatie van betalingen tot € 15 miljoen	- Procuratiehouder B is gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 50.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Bij verplichtingen buiten het budget dienen deze altijd door Procuratiehouder A+B gezamenlijk te worden aangegaan. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL. - 2e stap validatie van betalingen tot € 15 miljoen, daarboven A+B gezamenlijk.
Procuratiehouder C
C (COO)	- Tot € 50.000	- Procuratiehouder C is gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 50.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Bij verplichtingen buiten het budget dienen deze altijd door

		Procuratiehouder A+B gezamenlijk te worden aangegaan. - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
C + A	- Tot € 100.000	- Procuratiehouders C+A zijn gezamenlijk gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 100.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
C + B	- Tot € 100.000	- Procuratiehouders C+B zijn gezamenlijk gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 100.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
Procuratiehouder D
D (MT manager)	- Tot € 25.000	- Procuratiehouder D is gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 25.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
D + A	- Tot € 100.000	- Procuratiehouders D+A zijn gezamenlijk gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 100.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
D + B	- Tot € 100.000	- Procuratiehouders D+B zijn gezamenlijk gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 100.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
D + C	- Tot € 100.000	- Procuratiehouders D+C zijn gezamenlijk gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 100.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
Procuratiehouder E

E (Concessiemanager)	- Tot € 5.000	- Procuratiehouder E is gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 5.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
E + C	- Tot € 50.000	- Procuratiehouders E+C zijn gezamenlijk gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 50.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.
Procuratiehouder F
F (Gevolmachtigde mw)	- Tot € 2.000	- Procuratiehouder E is gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens KNL tot € 2.000 - Verplichtingen dienen binnen het vastgestelde budget te vallen. - Er dient te zijn voldaan aan het inkoopbeleid KNL.

Lijst Procuratiehouders F

Functie:

Management assistent

Manager ICT

Manager Facility

Manager Vloot

Accountmanager

Manager Communicatie

Operationeel manager

Logistiek manager

Manager KRC